Microsoft Excel 97 y 2000

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1 Microsoft Excel 97 y 2000 Trucos para la hoja de cálculo de Office Formato a texto y datos 1 Cambio del tamaño y el tipo de letra por defecto Por defecto, Excel siempre sacará el mismo tipo de letra y tamaño: Arial con 10 puntos. Para modificar estos parámetros de manera que cada vez que creemos una hoja de cálculo y empecemos a trabajar con ella sea posible elegirlos, deberemos acceder a «Herramientas/Opciones» y en la pantalla resultante escogeremos la ficha de «Opciones Generales». A continuación, modificaremos las listas desplegables correspondientes a la fuente estándar. Una vez que hayamos seleccionado nuestro tamaño y tipo de letra, pulsaremos «Aceptar» para que los cambios sean efectivos. 2 Crear un estilo para asignarlo a un rango de celdas Si encontramos engorroso o reiterativo tener que estar siempre formateando un rango de celdas con los mismos parámetros, puede ser 1 el momento ideal para que creemos un estilo que los recoja todos y los aplique automáticamente cuando nosotros lo indiquemos. Para ello, primero escogeremos una celda o rango de celdas y les daremos formato a nuestro gusto. Cuando hayamos terminado este proceso, elegiremos la opción «Formato/Estilo». En la pantalla que aparece introduciremos el nombre que queremos asignar a nuestro nuevo estilo y, a continuación, pulsaremos en el botón de «Aceptar». Inmediatamente éste será creado y lo podremos aplicar siempre que queramos sobre un rango de celdas previamente seleccionado, pulsando en la opción «Formato/Estilo», escogiendo el que queramos aplicar y pulsando en «Aceptar». 3 Crear y usar un hipervínculo La creación de un hipervínculo dentro de nuestra hoja de cálculo nos permitirá asociar una determinada celda de ésta con una página web, de manera que el hiperenlace lance automáticamente nuestro navegador hacia ese lugar en Internet. Para crearlo deberemos situarnos en la celda en la que queremos que se cree y seleccionar la opción «Insertar/Hipervínculo», o bien pulsar la combinación de teclas «Ctrl+Alt+q». Una vez hecho esto escribiremos la dirección Web en la pantalla que aparece y pulsaremos «Aceptar». 3 2

2 4 Crear un gráfico Un gráfico nos ayudará a interpretar de manera descriptiva los datos que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Para realizar el proceso de su creación, Excel pone a nuestra disposición un completo asistente para gráficos que nos permitirá representar en la pantalla exactamente lo que estamos buscando. Los pasos a seguir son los siguientes: seleccionar el rango de datos que va a ser el origen de nuestro gráfico, sin olvidar incluir también los títulos de las columnas o las filas, de manera que Excel pueda interpretarlas y colocarlas en el lugar correcto. A continuación deberemos pulsar en el botón de «Asistente para Gráficos» y elegir uno de los que aparece en pantalla, además de uno de los subgráficos permitidos. Después pulsaremos en el botón «Siguiente», verificaremos el rango de los datos y conti - nuaremos con el proceso pulsando en la misma tecla hasta que el gráfico esté creado. Si una vez completado el proceso nos damos cuenta de que los resultados no son los esperados, tendremos la posibilidad de pinchar en la parte más externa del gráfico con el botón derecho del ratón y acceder a las opciones de modificación del gráfico. Estas son: «tipo», «datos», «opciones» y «ubicación del gráfico». 5 Aplicar un formato condicional Un formato condicional se emplea para cambiar el estilo de una determinada celda o bien de un rango de celdas para darles mayor o menor importancia según se hayan o no cumplido una serie de condiciones. Un ejemplo de la utilización de este formato sería querer resaltar una cantidad determinada (ventas por mes) en el caso de que ésta haya superado las expectativas del empresario. Para crear un formato condicional deberemos seleccionar la celda o 5 Excel dispone de un completo asistente para gráficos con muchos tipos diferentes 6 Añadir un comentario sobre una celda A menudo puede resultar interesante e incluso necesaria la existencia de un comentario asociado a una de las celdas de nuestra hoja, de forma que sirva para interpretar de la mejor manera posible el contenido de esa u otras celdas. Para insertar un comentario en Excel primero habremos de colocar el cursor en el lugar al que deseamos se asocie el comentario, para después pulsar en la opción «Insertar/Comentario». No podemos olvidar que en Excel 2000 esta opción no suele estar dentro de las que muestra por defecto el programa en el menú de «Insertar». Para poder seleccionarla bastará con colocar el cursor encima de la última opción de este menú y esperar a que se muestre el resto. Una vez hecho esto, sólo deberemos escribir el comentario y pulsar «Aceptar». Si a continuación nos fijamos en la celda en la que hemos puesto el comentario, percibiremos que en su esquina superior derecha se ha creado una marca de color rojo (ver imagen adjunta), que indica que esa celda tiene comentario. Para visualizarlo colocaremos el cursor sobre esa celda y se mostrará en pantalla. 7 Eliminar un comentario previamente insertado Igual de importante es colocar un comentario en nuestra hoja como eliminarlo en caso de que ya no nos haga falta. Para hacerlo, sólo debemos colocar el cursor en la celda en la que está el comentario (identificado con una marca roja en la esquina superior derecha) y pulsar en el botón derecho del ratón. Del menú que aparece en pantalla seleccionaremos la opción «Eliminar comentario» y pulsaremos «Aceptar». Trabajo con datos 6 celdas objeto de éste. Una vez hecho esto, escogeremos la opción «Formato/Formato condicional». En la pantalla resultante especificaremos la condición que se tiene que cumplir para que se aplique. Esta tarea la realizaremos pulsando en «Formato» y, para terminar, en «Aceptar». 8 Generar una serie Muchas veces nos encontramos al rellenar una hoja de cálculo con que tenemos que ir metiendo uno a uno los datos de una columna cuando, a menudo, éstos siguen una numeración más o menos regular o son producto de un cálculo sencillo que sigue una determinada pauta. En estos

3 casos Excel es capaz con unas pocas muestras de generar una serie y completar automáticamente tantas columnas o filas como queramos. Para realizar este proceso sólo tenemos que rellenar tres o cuatro de las primeras filas de la hoja con los datos correctos. A continuación, seleccionaremos todos los elementos que acabamos de teclear, que conforman el principio de la serie, y colocaremos el cursor en la parte inferior derecha de la última celda escogida para esperar a que éste se convierta en una cruz. En ese momento haremos «click» con el botón derecho del ratón y, sin soltarlo, arrastraremos el cursor hasta la posición de la hoja en la que se termina la serie. Cuando soltemos el ratón, Excel nos preguntará mediante un menú contextual cuál es la acción que queremos realizar; nosotros elegiremos «Rellenar serie» y los datos se generarán automáticamente. 8 defecto o mediante el que nosotros queramos si pulsamos en la opción «Personalizar la lista». Para eliminar el filtro de datos y volver a la situación inicial deberemos pulsar en la opción «Datos/Filtro/Autofiltro». 11 Crear una tabla dinámica En nuestra hoja de datos figura un conjunto indeterminado de datos que han sido introducidos de la manera más fácil o según fueron entregados a la persona que los metió. Sin embargo, puede ser interesante analizarlos de diferentes formas, una de ellas será utilizando una tabla dinámica. En ella se resumen rápidamente los datos de manera que se puedan colocar, filtrar, ordenar o agrupar mediante un procedimiento sencillo. Para crear una tabla dinámica en Excel 2000 deberemos hacer «click» en cualquier parte de la hoja y pulsar en la opción «Datos/Informe de tablas y datos dinámicos». En Excel 97 lo haremos mediante la opción «Datos/Asistente para tablas dinámicas». 9 Ordenar una parte de los datos Una vez que tenemos escritos todos nuestros datos, puede darse el caso de que queramos ordenarlos mediante algún criterio. Para realizarlo bastará con que seleccionemos aquellas filas y columnas que dependan directamente de la columna o la fila que queremos colocar. Es importante tener en cuenta que una ordenación realizada sin prestar atención a lo que esto afecta puede desencadenar un auténtico desastre, ya que es posible que se pierda toda la coherencia de la información. Una vez que hemos seleccionado las filas o columnas, pulsaremos en la opción «Datos/Ordenar» y en esta pantalla incluiremos el primer, segundo y tercer criterio de ordenación, aunque sólo el primero será obligatorio. A continuación, haremos «click» en la opción «Lista» o base datos de Microsoft Excel y pulsaremos en el botón «Siguiente». En la pantalla que aparece seguidamente comprobaremos que el rango de los datos es el acertado o lo modificaremos en caso de no ser el correcto, para volver a pulsar «Siguiente». Por último, colocaremos los campos en las áreas Fila, Columna y Datos, especificaremos dónde se colocará la tabla dinámica y pulsaremos en «Finalizar». 12 Explotar parte de un gráfico circular Establecer un filtro de datos Un filtro de datos puede servirnos para realizar muestreos o vis - tas de nuestra información con unas pautas determinadas, de la misma forma que si estuviésemos realizando una consulta. Para crear un filtro, seleccionaremos primero la columna que quere - mos muestrear con todos sus datos, incluido el título de ésta. Después pulsaremos en la opción «Datos/Filtro/Autofiltro» y aparecerá en la celda del título de la columna una lista desplega - ble. En ella podremos consultar según los criterios que salen por La forma que exhibe un gráfico circular puede ayudar sobremanera a la hora de interpretar adecuadamente los datos que tenemos escritos en la hoja de cálculo. Sin embargo, habrá veces que resulte interesante resaltar una parte de este gráfico por su importancia frente al resto. Esto significa separar una de las secciones circulares hacia fuera de la circunferencia, para mostrar un aspecto similar al de una tarta de cumpleaños partida en diferentes porciones. Antes de realizar esta tarea con Excel es necesario haber creado un gráfico de tipo circular. Una vez situados en él, pulsaremos con el ratón sobre la porción que queramos separar hasta que muestre una especie de contorno sólo alrededor de ésta. Si el contorno afecta a

4 todo el gráfico, indicará que las modificaciones se realizarán sobre todas las porciones y no sobre la que nosotros queríamos. A continuación, pulsaremos dentro de este borde y arrastraremos la porción hasta el lugar que estimemos oportuno. Al soltarla, ésta quedará disgregada del resto de componentes del gráfico. 13 Creación de una macro que se ejecute al abrir el Libro de datos Existen numerosas operaciones que se pueden realizar sobre nuestro libro para que el trabajo con él resulte más sencillo. Una de ellas puede ser la creación de una macro que se ejecute cada vez que abramos el archivo de hoja de cálculo. En ella se pueden incluir, por ejemplo, las acciones necesarias para inicializar una serie de variables, o simplemente mostrar una pantalla de «Inicio». Para crear esta macro deberemos acceder a la opción «Herramientas/Macro/Grabar nueva macro». En la pantalla que aparece colocaremos el nombre de ésta, que deberá ser obligatoriamente «AUTO_OPEN». Este nombre hará saber al programa que sus acciones se deben ejecutar nada más abrir el fichero. Seguidamente pulsaremos en «Aceptar» y realizaremos todas las acciones necesarias para completar la macro. Después, pincharemos en el botón «Stop» de la barra que aparece en medio de la pantalla. Una vez hecho esto, para probarla deberemos cerrar el fichero de datos guardando los cambios y, a continuación, volver a ejecutarlo para comprobar cómo se comporta. 14 Creación de una macro para que se ejecute al cerrar el Libro de datos La creación de una macro de este tipo sirve también para almacenar contadores que nos puedan hacer falta en la siguiente apertura del fichero, así como para mostrar una pantalla que anuncie al usuario su salida de la aplicación. Para crearla deberemos acceder a la opción «Herramientas/Macro/Grabar nueva macro». En la pantalla que aparece a continuación deberemos introducir como nombre de la macro obligatoriamente «AUTO_CLOSE», con el fin de que el programa entienda que ésta es para cerrar el fichero de datos. Pulsaremos «Aceptar» y realizaremos los cambios pertinentes en la hoja de datos. Para terminar, pincharemos en el botón «Stop» de la barra de grabación de macros. En este caso, para probarla deberemos cerrar el fichero de datos mediante la opción «Archivo/Cerrar». 15 Asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas Cuando el volumen de información que manejamos empieza a ser grande y difícil de controlar, existe una utilidad de Excel que puede ser interesante utilizar: consiste en asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas para identificar de una manera sencilla el contenido de éstas. Para asignar un nombre a estas celdas seleccionaremos primero el rango al que queramos nombrar y pulsaremos a continuación en el cuadro «Nombre», situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Ya sólo restará escribir el nombre y pulsar «Enter». Trabajo con fórmulas 16 Creación de una fórmula conversora En un momento en el que las pesetas y los euros están empezando a coexistir, conviene preparar un sencillo sistema conversor, de modo que sólo sea 16 necesario incluir las cantidades en pesetas y que sea la propia hoja la que calcule su equivalencia en euros. Para crearla vamos a suponer que el valor en pesetas está situado en la celda B11, mientras que la fórmula de equivalencia en euros estará en la B12. Nos situaremos en esta última y, una vez en esa posición, pulsaremos en el botón «=» de la barra de fórmulas. En este momen - to deberemos introducir la siguiente orden «B11/166,386» y pulsar a continuación en el botón verde de asentimiento de la barra de fórmulas o en la tecla «Enter» del teclado. En ambos casos la fórmula habrá sido creada y los datos calculados. 17 Trasladar y copiar fórmulas Supongamos que tenemos en la hoja una sucesión de columnas con fórmulas iguales en las que lo único que cambia son las referencias relativas a cada una de ellas. Para copiar estas fórmulas en cada una de las columnas deberemos situarnos encima de la parte inferior derecha de la celda que la contiene, esperando hasta que el cursor se ponga con forma de cruz. En ese momento pulsaremos con el botón derecho del ratón y, sin soltarlo, arrastraremos el cursor hasta situarlo en la última de las columnas en las que queremos incluir esta fórmula. Al soltar el ratón, el programa nos preguntará qué acción queremos realizar mediante un menú emergente. Nosotros contestaremos que lo que deseamos es «Rellenar» valores. Entonces se calcularán todas las operaciones con cada una de las columnas en las que hemos incluido la fórmula.

5 18 Utilizar una función predefinida para calcular algún valor Las funciones son fórmulas predefinidas que efectúan cálculos utilizando unos valores específicos que se llaman argumentos. Estos pueden ser números, textos, valores lógicos como «Sí» o «No», etc. Por ejemplo, nos puede interesar aplicar una cuota u otra a un cliente en función de si éste cumple o no un determi - nado requisito. Dicha condición estará representada en la hoja con un «Sí» o un «No». Calcularemos la cuota normal en aque - lla celda en la que vamos a colocarla, en el caso de que en la otra aparezca un «Sí». Suponiendo que aparezca «No», la calcularemos igualmente pero aplicándole un incremento de pesetas en la cuota final. Para diseñarla, colocaremos el cursor en la zona de fórmulas. Una vez allí pulsaremos en la lista desplegable de funciones y elegire - mos «Sí». En Excel 97 hará falta pulsar en el botón «=» antes de acceder a la lista. Inmediatamente se ejecuta un asistente para la creación de la misma. En él insertaremos el siguiente texto: «SI (F5= Sí ;SUMA(E5:E9) ; SUMA (E5:E9))». Esto indica que si F5 tiene como valor un «Sí», calculará la suma desde la celda E5 hasta la E9 y a continuación le sumará Si F5 no tuviera un «Sí» calcularía tan sólo la suma desde E5 hasta E9. Protección de datos 19 Proteger todo el libro de datos A / Excel 97 y 2000 Una vez que tenemos creado nuestro libro con todos los datos, Excel dispone de posibilidades de protección de la estructura de un libro para que las hojas de éste no puedan moverse, eliminar - se, ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni sea posible insertar nuevas hojas o modificar el tamaño de las ventanas. Esta protección se puede realizar sobre una hoja o sobre el libro completo. En este último caso utilizaremos la opción «Herra - mientas/proteger/proteger libro». En la pantalla que aparece a continuación pulsaremos en los parámetros de «protección Estructura», activado por defecto y que evita la vulnerabilidad de la estructura del libro, y en «Ventanas», que afecta a la seguridad del tamaño de las mismas. Existe un último cuadro de texto para incluir una contraseña opcional, algo aconsejable por motivos lógicos de seguridad. Para completar el proceso pulsaremos en el botón «Aceptar» Proteger una hoja de datos En el truco anterior hablábamos de proteger el formato de las hojas para que no pudieran ocultarse, eliminarse, etc. Sin embargo, nos puede interesar también proteger toda la hoja en la que nos encontramos para evitar que el usuario modifique el contenido y todos los formatos de las celdas. En este caso lo único que se puede hacer es visualizar el contenido de la hoja, nunca modificarlo. Para realizar este proceso recurriremos a la opción «Herra - mientas/proteger/proteger hoja». En la pantalla que aparece a continuación pulsaremos sobre todos los parámetros, «Con - tenido», «Objetos» y «Escenarios», con el fin conseguir una total inmunidad ante cambios. Igual que en el caso anterior, podemos incluir una contraseña para mayor seguridad. Ya sólo nos restará pulsar en «Aceptar» y nuestros datos que - darán protegidos. 21 Proteger determinadas celdas A / Excel 97 y 2000 En los dos trucos anteriores hablábamos de protección global tanto para libros como para hojas de datos. No obstante, muchas veces el hecho de proteger una hoja de datos no será muy útil puesto que evitamos de esta forma que el usuario pueda interactuar con el programa. La solución tampoco será habilitar la modificación completa para el usuario, ya que siempre existirán celdas que no nos interesa que alguien modifique, tales como los rótulos del título o las fórmulas más importantes en las que un cambio accidental por parte del usuario acarrearía numerosos problemas. Por tanto, la mejor solución será la de proteger o bloquear aquellas celdas importantes y permitir el acceso y modifi - cación al resto. Para realizar este proceso primero deberemos marcar aquellas celdas cuyo contenido vamos a permitir que se modifique. A con - tinuación, pulsaremos en la opción «Formato/Celdas», elimina - remos la marca de «Bloqueada» y pulsaremos en «Aceptar». Para terminar el proceso nos falta bloquear el resto de la hoja, con el fin de que aquellas celdas a las que hemos eliminado la marca de «Bloqueada» estén accesibles, mientras que el resto permanecen impenetrables.

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