CARGA MASIVA EMOV 7/1/2013

Transcripción

1 CARGA MASIVA EMOV 7/1/2013

2 Tabla de Contenido 1.0 Introducción... 3 Especificaciones del Archivo Carga del Archivo al Servidor Errores Posibles Generación de Endosos Verificar Información (Generar Endosos) Borrar Formato de Archivo Excel Como crear el archivo correctamente para el Sistema De Excel a CSV y CSV a Excel Layout de Carga de Movimientos Masivos... 27

3 1.0 Introducción Lo primero que debe saber es que el proceso consta de 2 partes: Carga del Archivo al Servidor Generación de Endosos Solo podrá cargar 3 archivos por día y cada archivo deberá contener en promedio 50 Registros y como máximo 100 registros, entre altas, cargas y bajas. Especificaciones del Archivo. El archivo que debe subir al servidor debe contener las siguientes especificaciones: Debe ser un archivo valido de Microsoft Excel Esto quiere decir que debe contener la extensión ".xls" Si crea el archivo en un sistema Microsoft Office 2007 o superior, ir al menú "Archivo o el icono -> Guardar Como -> Archivo de Microsoft Excel El libro u hoja donde debe contener la información deberá llamarse "Archivo": La cabecera del primer campo debe ser la del RamoSubramo y deberá llamarse RSRAMO :

4 El Archivo debera coincidir con el LayOut de especificaciones: El campo de FECHA ALTA se llena cuando el movimiento es un Alta o Modificación. El campo de FECHA BAJA se llena cuando el movimiento corresponde a Baja. El formato de todos los registos corresponde a tipo Texto.

5 Respetar las especificaciones del LayOut. Todo lo referente a Longitudes, ya que el formato deberá ser en todas las celdas del archivo Excel de tipo Texto : 2.0 Carga del Archivo al Servidor Dentro del menú de Movimientos en emov se encuentra la opción "Carga Masiva" dentro de la cual encontrara 2 botones.

6 En primero de ellos es para subir el archivo de carga Masiva al Servidor: Al presionarlo se abrirá una ventana emergente donde le solicitara la ruta del archivo de carga: Posteriormente tendrá que preparar el archivo:

7 Si su archivo es correcto se nombrara con su ID de usuario, la fecha en que lo está agregando y el número de archivo que corresponde (USUARIO_AA_MM_DD_N.xls): Cargue su archivo y si todo esta correcto recibirá un mensaje de "Archivo Cargado"

8 OJO: Es importante que si cargo o no su archivo utilice los botones del sistema para cancelar o salir de la carga, ya que esto ayudara al buen funcionamiento del mismo. Si carga el Archivo seleccione Salir Si no lo carga Seleccione Cancelar

9 2.1 Errores Posibles El sistema está diseñado para verificar si existe algún error de formato en su archivo o no corresponde el número de registros con el Máximo indicado. Los errores posibles que pueden ocurrir son los siguientes: Error 1: Más de 100 Registros. Si el archivo que trata de cargar contiene más de 100 registros el sistema le mandara un mensaje de error: Por favor verifique que su archivo no contenga más de 100 Registros.

10 Importante: Si su archivo no contiene más de 100 Registros y el sistema le marca este error realice lo siguiente: Seleccione el resto de las filas que no contienen información hasta llegar a la número 100: Con clic derecho sobre el identificador de las filas, seleccionar la opción de Eliminar:

11 Posteriormente intentar cargar el archivo nuevamente. Error 2: El archivo esta vacio. Si usted trata de cargar un archivo vacio el sistema le mandara el siguiente error: Por favor verifique que el archivo que está cargando sea el correcto y no se encuentre vacio o que la cabecera principal coincida con el nombre de RSRAMO : No contiene información o falta información:

12 Por favor verifique que su archivo no contenga datos vacios que sean necesarios: No existe la hoja "Archivo". Si el sistema envía el error de que no existe la hoja de CargaMasiva: Favor de verificar que su archivo contenga la hoja Archivo que identifica el sistema:

13 3.0 Generación de Endosos Posterior a la Carga, usted podrá visualizar sus archivos en el segundo botón del menú de Carga Masiva, "Archivos Cargados". En esta opción usted podrá visualizar los archivos que ha cargado y tendrá 2 opciones para cada uno de ellos: Verificar Información (Generar Endosos) En esta opción usted podrá verificar la información que cargo y el estatus en que se encuentra. Un archivo recién cargado tendrá los registros en estatus Pendiente (Pend.) y el sin numero de endoso.

14 De acuerdo al número de registros que cargo, aparecerán botones de desplazamiento para que pueda visualizar todos sus registros Aparecerán 25 registros por pagina. En la parte superior existen 2 botones. El botón de Regresar, lo regresara al menú de archivos. El siguiente botón es el más importante. "Generar Endosos". Es el que procesara los registros que cargo y devolverá los endosos correspondientes. Cuando usted presione este botón aparecerá un mensaje que indicara que se están generando los endosos:

15 Debe tomar en cuenta que este proceso puede ser tardado y de acuerdo al número de registros y las peticiones al servidor en ese momento, el proceso puede tardar entre 3 y 8 minutos. Usted sabrá que el proceso culmino ya que automáticamente el sistema le regresara al menú de sus archivos, entonces al verificar la información del archivo procesado nuevamente: Si la información procesada es correcta podrá ver el número de endosos generados. Si usted cargo información incorrecta podrá ver que su registro aparece con Error, para ver la razón puede desplazar el mouse sobre el campo Resultado de cada registro y podrá visualizar el error. En estos casos aparecerá un botón extra "Imprimir Errores" con cual generara un archivo Excel con sus registros erróneos y una nueva columna con la razón del error: Resultado con Error: Nos preguntara si queremos abrir el archivo aunque tenga un formato diferente. Responderemos que si:

16 Al abrir verificaremos los datos del archivo: Observaremos la columna de los errores: Si Los endosos se Generaron Correctamente podrá ver que se encuentra en un estatus Ok y su el número de endoso así como el resultado: Cuando sus endosos estén Generados, podrá visualizarlos en el menú de Consulta o Histórico y se seguirá el proceso normal como si los hubiera dado de alta manualmente.

17 Borrar Esta opción es para no generar sobre carga de datos dentro de la aplicación. Usted podrá borrar los archivos que ya no le sean útiles siempre y cuando no sean del mismo día que cargo el archivo: No podrá eliminar los archivos cargados el mismo día.

18 OJO: Antes de borrar algún archivo por favor asegúrese que ya haya generado sus endosos y verificado sus errores.

19 4.0 Formato de Archivo Excel Como se explica en el Manual de Carga Masiva, el sistema emov puede procesar archivos de Microsoft Excel Al crear nosotros un documento de este tipo podemos enfrentarnos a diversas situaciones. Una y la más importante es el formato con que se crea cada Celda del archivo que vamos a subir: Como podemos ver en el siguiente ejemplo, el archivo contiene 2 formatos diferentes, la parte superior con formato numérico y la inferior con formato texto. Es importante que el archivo se suba al sistema con un formato de texto correcto, y en muchas ocasiones esto no funciona así. Si el sistema detecta un formato incorrecto podría impedirnos cargar el archivo aun que nosotros veamos el archivo correctamente creado.

20 5.0 Como crear el archivo correctamente para el Sistema Si al tratar de cargar el archivo, el sistema nos impide hacerlo y nos muestra errores de Formato, o al verificar el archivo, usted lo ve correctamente creado, realizar lo siguiente: De Excel a CSV y CSV a Excel. Lo primero que debemos hacer es identificar el archivo que queremos subir: El error mas común es el formato en el numero de Asegurado, el cual consta de 13 Caracteres y en su mayoría inician con 0: Si el Formato de nuestras celdas es Texto, podremos ver los Ceros a la izquierda, si el formato es numérico, automáticamente los borrara.

21 Para no batallar cambiando formatos podemos realizar lo siguiente: Cuando estemos seguros que información que contiene nuestro archivo es correcta, basados en las especificaciones del LayOut, al guardar el archivo lo guardaremos de la siguiente forma: Lo guardaremos como un archivo Binario de Excel, donde nos solicitara el nombre y el tipo de Archivo a guardar: Lo guardaremos como archivo CSV con delimitador tipo comma. Posteriormente nos mostrara un mensaje de advertencia donde nos preguntara si queremos guardar el archivo ya que contiene formatos no reconocidos por CSV, a lo cual responderemos que sí.

22 Al terminar cerrar el archivo. Este nos preguntara si deseamos guardar los cambios, a lo que responderemos que si : Si es necesario, sobrescribir el archivo: Nos volverá a realizar la pregunta si deseamos guardar ya que contiene formatos diferentes, a lo que responderemos que si :

23 Al terminar nos daremos cuanta que ahora existe el archivo pero en formato CSV: Procederemos a Abrir el archivo. Al abrirlo nos daremos cuenta que no cuenta con ningún tipo de Formato, lo cual es correcto ya que ahora todo el archivo es tipo texto: IMPORTANTE: Veremos que el Numero de Asegurado perdió lo Ceros, esto no tiene ninguna repercusión en el sistema ya que está capacitado para colocarle los Ceros a la izquierda que falten hasta formar los 13 caracteres. Solo resta verificar que la información no haya sido alterada y sea la correcta que deseamos subir:

24 Si todo esta correcto, ir al Menú de Guardar y guardarlo como Archivo de Excel : Sobrescribimos el archivo de Excel original: Y renombramos la hoja del archivo de Excel con le nombre de Archivo para que el sistema la identifique: Guardamos y Cerramos el archivo.

25 Entramos a EMOV y cargamos nuestro archivo modificado:

26 Comprobamos que se haya cargado correctamente: Como podemos ver, a pesar de que en el archivo se habían omitido los Ceros a la izquierda del número de asegurado, el sistema los crea para evitar problemas.

27 6.0 Layout LAY OUT DE CARGA DE MOVIMIENTOS MASIVOS IN I FI N CAMPO RAMSUBRAMO DE LA PÓLIZA NÚMERO DE PÓLIZA (ACTUAL) NÚMERO DE SUBGRUPO NÚMERO DE CATEGORÍA NÚMERO DE ASEGURADO NÚMERO DE DEPENDIENTE TIPO LONGITU D OBLIGATORI O ALTA CAMBIO BAJA OBSERVACIÓN VALORES Texto 5 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO Texto 7 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO Texto 3 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO Texto 3 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO Texto 13 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO Texto 2 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD 1 = ALTA TIPO DE MOVIMIENTO Texto 1 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO CONSERVAR VALORES 2 = CAMBIO 3 = BAJA ORDEN DE TRABAJO Texto 15 NO NOMBRE Texto 25 SI OBLIGATORIO MODIFICABLE APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO FECHA DE NACIMIENTO Texto 20 SI OBLIGATORIO MODIFICABLE Texto 20 SI OBLIGATORIO MODIFICABLE Texto 8 SI OBLIGATORIO MODIFICABLE CLAVE DE SEXO Texto 1 SI OBLIGATORIO MODIFICABLE CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR LA LONGITUD CONSERVAR FORMATO CONSERVAR VALORES 0 = NO APLICA 1 = MASCULINO 2 = FEMENINO CLAVE DE PARENTESCO Texto 1 SI OBLIGATORIO MODIFICABLE CONSERVAR VALORES. NO ES VALIDO DE DEPENDIENTE A TITULAR 0 = TITULAR 1 = CONYUGE 2 = HIJO 0 = NO APLICA 1 = SOLTERO CLAVE DE ESTADO CIVIL Texto 1 NO OBLIGATORIO MODIFICABLE CONSERVAR VALORES 2 = CASADO 3 = DIVORCIAD O 4 = VIUDO SUELDO DEL ASEGURADO FECHA DE ALTA DEL MOVIMIENTO Texto 12 OPCIONAL OPCIONAL MODIFICABLE Texto 8 SI OBLIGATORIO OBLIGATORIO ES OBLIGATORIO DE ACUERDO A LA PÓLIZA CONSERVAR FORMATO AAAAMMDD FECHA DE BAJA DEL MOVIMIENTO FECHA DE INGRESO A LA EMPRESA Texto 8 SI OBLIGATORIO Texto 8 NO OPCIONAL MODIFICABLE CONSERVAR FORMATO CONSERVAR FORMATO AAAAMMDD AAAAMMDD