Gestión de Riesgos en proyectos informáticos

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1 Gestión de Riesgos en proyectos informáticos Ing. Jorge Fernando Bejarano Lobo II SEMINARIO Riesgo Operacional en las Actividades Bancaria y Bursátil por medios electrónicos Bogotá D.C., 2 de Septiembre de 2010

2 Proyecto Informático Proyecto «Esfuerzo temporal acometido para crear un único servicio o producto» (PMI) Combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para consueguir un propósito determinado(1) Informático <de informática(2)> Ciencia que tiene como objetivo estudiar el tratamiento automático de la información a través de la computadora. (1) Cleland y King. (2) Para referirse a esta ciencia, también suele utilizarse el término Computación o Ciencia de la Computación, con la diferencia de orígenes. El término informática proviene de la conjunción de las palabras francesas information y automatique que derivaron en la palabra informatique, creada por el ingeniero Dreyfus. Mientras que computación es de origen inglés, refiriéndose a ella como Computer Science.

3 Seguridad Instalaciones Software Hardware Comunicaciones FACULTAD DE DERECHO Algunos tipos de Proyectos Informáticos Sistemas Operativos, Ofimática, Especializado A la medida (análisis, diseño, implementación y puesta en operación). Mantenimiento (ajustes, mejoras y nuevas funcionalidades) Parametrización y adaptación de soluciones. Equipos de cómputo Servidores Dispositivos periféricos (almacenamiento, respaldo y restauración, impresión, digitalización, etc.) Enrutadores Switches Cableado Antenas Redes inalámbricas Consultorías Data Center Auditorías UPS Hacking ético Aires Acondicionados Firewall Adecuaciones físicas Soluciones Antivirus, Antispam UTM CCTV Control de acceso

4 La importancia de los proyectos informáticos Circular externa 052/2007

5 10 «visiones» de un proyecto informático (software)

6 Problemas en el desarrollo de los proyectos informáticos Afectan Desempeño: Problemas técnicos. Recursos técnicos insuficientes. Problemas de confiabilidad. Cambios en las especificaciones. Problemas interfuncionales. Afectan Costo: Dificultades técnicas requieren más recursos. Estimados iniciales bajos. Control correctivo no ejercido a tiempo. Cambios en precios iniciales. Afectan Tiempo: Dificultades toman más tiempo de los deseado. Planeación demasiado optimista. Recursos no disponibles conforme al plan Tareas precedentes incompletas. Cambios en la regulación o generados por el cliente.

7 No se cumple presupuesto FACULTAD DE DERECHO La vida real Proveedores no realizan entregas a tiempo Apoyarse en reportes de avance del proveedor (que después resultaron falsos) Supervisión muy «holgada» a los proveedores Las tareas no terminan en la fecha planeada Realización múltiples tareas Personal sobrecargado fue asignado a otra tarea Demasiadas reuniones interrumpen el trabajo Surgen nuevas tareas Cambios en las especificaciones Dudas en el alcance

8 La vida real Fuente: Standish Group

9 La vida real Proverbios «condenatorios» Rápido, económico, y bueno. Sólo puede escoger dos. Ningún proyecto jamás ha terminado a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo todos los requerimientos. El suyo no será el primero. El proyecto no hubiera arrancado si se hubiera dicho toda la verdad sobre el costo y tiempo.

10 De la triple restricción a una visión expandida...

11 Qué es administrar los riesgos en el marco de la gerencia de proyectos? «Es el arte y la ciencia de identificar, analizar, y responder a los riesgos a lo largo de la vida de un proyecto, con el propósito de lograr los objetivos del proyecto». Fuente: Quantitative Risk Analysis for Project Management: A critical review (Galway, 2004)

12 La Gestión de riesgos vista desde el PMBOK del PMI Procesos de Inicio Procesos de Planeación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre

13 11.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO: Planear como se ejecutarán las actividades que gestionen el riesgo. ENTRADAS Medio Ambiente Organizacional Políticas Organizacionales Ámbito del Proyecto Plan de Adm. Del Proyecto Actitud y tolerancia hacia el riesgo Estándares predefinidos Definición de los objetivos del proyecto Definición de cómo se desarrollará el proyecto para lograr los objetivos

14 11.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO: Planear como se ejecutarán las actividades que gestionen el riesgo. Herramientas y Técnicas Reuniones Asisten personajes relevantes del proyecto y de la gestión de riesgos en la organización. Lineamiento básico de cómo se desarrollarán las actividades de gestión del riesgo.

15 11.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO: Planear como se ejecutarán las actividades que gestionen el riesgo. SALIDAS Plan de Gestión Del Riesgo Metodología Presupuesto Calendarización Categorías de Riesgo Probabilidad de Ocurrencia e Impacto Matriz de Riesgo Formato de Reportes Monitoreo y Control

16 11.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características. Entradas Factores Ambientales de la Empresa Activos de Procesos Organizacionales Alcance del Proyecto Plan de Manejo del Riesgo Plan de Proyecto Bases de datos comerciales Estudios académicos Benchmarking Otros estudios de la industria Información de proyectos previos Lecciones aprendidas Enunciado del alcance del proyecto Asignación de Roles y Responsabilidades Categorías de riesgos Plan de Trabajo Costos Gestión de Calidad Salidas del proceso de Area de Conocimiento

17 11.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características. Revisión de Documentación Planes y supuestos del Proyecto Información histórica de otros proyectos Herramientas y Técnicas Recopilación de Información Análisis de Checklist Brainstorming Técnica Delphi Entrevistas Identificación de Causa-Raíz Análisis DOFA Listas de riesgos de proyectos anteriores Análisis de Supuestos Revisión de inexactitud, inconsistencia o incompletitud de los supuestos Técnicas de Diagramas Diagramas de Causa-Efecto (Ishikawa/Fishbone) Diagramas de Flujos de Procesos y Sistemas Diagramas de Influencia

18 11.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS: Determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características. Salidas Registro de Riesgos Lista de Riesgos Identificados Lista de Potenciales Respuestas Causa-Raíz de los Riesgos Categoría de Riesgos Actualizada

19 11.3 Análisis Cualitativo de Riesgos: Priorizar los riesgos para un análisis o acción determinada Entradas Activos de los Procesos de la organización Declaración del ámbito del proyecto Plan de gestión del riesgo Registro de riesgos Riesgos en proyectos pasados Tipo de proyecto: -Vanguardista - Recurrente o conocido Elementos claves del plan de gestión del riesgo: - Roles y Responsabilidades - Presupuesto - Calendarización de actividades - Categoría de riesgos - Definición de la probabilidad e impacto - Matriz de probabilidad e impacto Elementos claves del registro de riesgos

20 11.3 Análisis Cualitativo de Riesgos: Priorizar los riesgos para un análisis o acción determinada Herramientas y Técnicas - Que tan probable es el riesgo - Riesgos a los objetivos del proyecto Evaluación de la probabilidad e impacto del riesgo Matriz de probabilidad e impacto Evaluación de la calidad de los datos del riesgo Categorización de los riesgos Evaluación de la urgencia de los riesgos Tabla o matriz de probabilidad e impacto con clasificación de alto, moderado y bajo riesgo. - Grado de entendimiento - Exactitud - Calidad - Fiabilidad - Integridad de los datos - Por fuente de los riesgos - Por área de proyecto afectada - Alguna categoría útil Que riesgo se necesita atender a corto plazo y cuales no.

21 11.3 Análisis Cualitativo de Riesgos: Priorizar los riesgos para un análisis o acción determinada Salidas Registro de Riesgos -Clasificación relativa o lista de prioridades de los riesgos del proyecto - Riesgos agrupados por categoría - Lista de riesgos que requieren respuesta a corto plazo - Lista de riegos para un análisis y respuesta adicional - Listas de supervisión de riesgos de baja prioridad - Tendencia en el resultado del análisis cualitativo del riesgo

22 11.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos Análisis y asignación de valores numéricos a los riesgos. ENTRADAS ACTIVOS DEL PROCESO ORGANIZACIONAL DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO PLAN DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS REGISTRO DE RIESGOS PLAN DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO Información previa Similares proyectos terminados Estudios realizados por especialistas de riesgo a proyectos similares. Base de datos de riesgos Objetivos proyecto Requerimientos del proyecto Límites proyecto Criterios aceptación del producto Definición riesgos Requisitos de aprobación. Roles y responsabilidades Presupuestos Agenda de actividades Categorías de riesgos Lista de riesgos identificados Ranking relativo Lista priorizada de los riesgos del proyecto Riesgos agrupados por categorías Plan de administración de la agenda del proyecto Plan de administración de los costos del proyecto

23 11.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos Análisis y asignación de valores numéricos a los riesgos. RECOLECCIÓN DE DATOS Y TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN Entrevistas Distribuciones de probabilidades Juicio experto HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS ANÁLISIS CUANTITATIVOS DE RIESGOS Y TÉCNICAS DE MODELADO Análisis sensitivo Análisis de valor monetario previsto Análisis de árbol de decisión Modelado y simulación

24 11.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos Análisis y asignación de valores numéricos a los riesgos. SALIDAS REGISTRO DE RIESGOS (ACTUALIZACIÓN) Análisis probabilístico del proyecto Análisis de costos de ejecución y objetivos de tiempo Lista priorizada de riesgos cuantificados Tendencias en análisis cuantificado de los riesgos

25 11.5 Planificación de Respuesta al Riesgo: Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto Entradas Plan de gestión de riesgos Registro de riesgos Roles y responsabilidades. Definiciones del análisis de riesgo. umbrales de riesgo (bajo, medio y alto) El tiempo y presupuesto. Lista de prioridades de riesgos. Respuesta a corto plazo. Tendencia de resultados La causas. Los riesgos agrupados por categorías. Lista de supervisión de riesgo de baja prioridad.

26 11.5 Planificación de Respuesta al Riesgo: Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas Evitar el riesgo. Transferir el riesgo. Mitigar el riesgo. Herramientas y Técnicas Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades Estrategia Común ante Amenazas y Oportunidades Estrategia de Respuesta para Contingencias Explotar riesgos con impacto positivo. Compartir un riesgo positivo. Mejorar los impactos positivos. Aceptar el Riesgo. Plan de respuestas bajo condiciones predefinidas. Definir y seguir los eventos que disparan las respuestas para contingencias.

27 11.5 Planificación de Respuesta al Riesgo: Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto Salidas Registro de Riesgos (Actualización) Plan de Gestión del Proyecto (Actualización) Acuerdos Contractuales Relacionados con el Riesgo Riesgos identificados. Propietarios del Riesgo. Estrategias de respuestas acordadas. Acciones para implementar la respuesta. Síntomas y Señales. Presupuesto y Actividades. Reservas para contingencias (Tiempo y Costo). Nuevas actividades de respuesta. Presupuesto y Cronograma Actualizado. Acuerdos por seguros. Acuerdos por Servicios. Responsabilidad de las partes.

28 Procesos de Inicio Procesos de Planeación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre

29 11.6 Seguimiento y Control De Riesgo: Gestionar los riesgos de manera efectiva durante el ciclo de vida de un proyecto ENTRADAS Plan administrador del riesgo Registro del riesgo Requerimientos de cambio aprobados Información del funcionamiento del trabajo Informes de funcionamiento Asignación de recursos Identificar riesgos Respuestas al riesgo Acciones de implementación Reservas de contingencias Cambios que generan nuevos riesgos Análisis de efectos del riesgo Planes de respuesta al riesgo Estado del proyecto Acciones correctivas Informes de desempeño Informes de desempeño Análisis del funcionamiento

30 11.6 Seguimiento y Control De Riesgo: Gestionar los riesgos de manera efectiva durante el ciclo de vida de un proyecto Reevaluación del riesgo Identificación de nuevos riesgos. Reevaluación de los existentes. Revisión del riesgo Selección de recurso Cantidad Herramientas y Técnicas Análisis de tendencias y variaciones Medidas técnicas de funcionamiento Análisis de reservas Reuniones de estado Métodos de visualización de tendencias y desviaciones. Impactos en el proyecto. Aplicación de medidas técnicas en el desempeño. Indicaciones de grado de éxito. Riesgos con impacto negativo o positivo. Reservas adecuadas al término del proyecto. Reuniones periódicas Tiempo adecuado asignado. Prioridad y dificultad a la respuesta al riesgo.

31 11.6 Seguimiento y Control De Riesgo: Gestionar los riesgos de manera efectiva durante el ciclo de vida de un proyecto SALIDAS Actualización del riesgo Requerimientos De cambio Acciones correctivas recomendables Acciones preventivas recomendables Proceso organizacional activo Plan administrador del proyecto Probabilidad de ocurrencia. Prioridad e impacto. Planes de respuesta. Planes de contingencia. Respuestas al riesgo. Respuestas no vistas e incluidas en planes de contingencias Riesgos emergentes no identificados de forma previa. Acciones para cumplimiento del proyecto. Matriz de probabilidad e impacto. Registros de riesgos. Documentación actual al cierre del proyecto. Requerimientos con efectos en procesos. Documentación correspondiente a estos cambios.

32 Conclusiones y recomendaciones Utilice una metodología marco, guía de buenas prácticas o directrices como el PMBOK, como base, pero adapte la complejidad de los insumos, herramientas, técnicas y salidas, según las necesidades y complejidad del proyecto. Gestionar los riesgos no son garantía de éxito de un proyecto, pero brinda un apoyo fundamental tendiente a lograr sus objetivos. El Gerente de Proyectos (sus conocimientos, habilidades, calidades y experiencia) es pieza clave para una adecuada gestión de los proyectos. Invierta en Planeación y recogerá frutos en la ejecución

33 Gracias por su atención

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