Un enfoque estandarizado en relación con los riesgos mejora los resultados y la rentabilidad del proyecto

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1 Material institucional de Oracle 1 de octubre de 2011 Un enfoque estandarizado en relación con los riesgos mejora los resultados y la rentabilidad del proyecto

2 Resumen ejecutivo Todo proyecto tiene riesgos. Las organizaciones que triunfan son aquellas que hacen planes para estos riesgos (anticipar, mitigar y entregar respuestas y planes de contingencia ante eventos negativos que puedan ocurrir o no). Las soluciones Risk Analysis proporcionan las herramientas para hacer esto, y permiten a las empresas identificar, evaluar y modelar los riesgos y, en el proceso, eliminar gran parte de la incertidumbre propia de la gestión de carteras y proyectos. Introducción Las fallas reconocidas de proyectos, como el sistema automático para el manejo de equipaje que es propenso a causar problemas y demora la apertura del Aeropuerto de Denver año tras año, han llevado la atención hacia los riesgos inherentes de cada proyecto de gran envergadura. Los peligros y las consecuencias asociadas con los riesgos han aumentado junto con los grandes obstáculos que enfrentan las empresas en la incierta economía de la actualidad. Enfoques informales tradicionales hacia la gestión de riesgos fuerzan a los gerentes de proyectos a adoptar roles de bomberos que corren respondiendo a los problemas a medida que surgen, en lugar de evitarlos en primer lugar. Una nueva generación de soluciones de gestión de riesgo presenta un enfoque estandarizado que analiza completamente la sensibilidad al riesgo del proyecto, de modo que se comprendan completamente los impactos de los riesgos. Los efectos de las estrategias alternativas de mitigación pueden evaluarse en cualquier etapa del ciclo del proyecto, lo que garantiza una gestión proactiva para evitar los riesgos más perjudiciales. La gestión de riesgos puede integrarse con la gestión de cartera de proyectos empresariales (EPPM, por sus siglas en inglés) y las soluciones de programación, proporcionando entrada y visibilidad del riesgo para todo el equipo de trabajo. Como resultado, el proceso de gestión de riesgos ayuda a garantizar que los proyectos de misión crítica se realicen dentro del plazo y del presupuesto establecidos. 1

3 Consecuencias del fracaso de un proyecto El sistema de manejo de equipaje del Aeropuerto de Denver, instalado a mediados de la década de 1990, es uno de los ejemplos más notorios de fracaso en la gestión de los riesgos de proyectos. El sistema originalmente se planificó para sustentar a las tres explanadas completas, pero nunca pudo funcionar a este nivel debido a la subestimación de la complejidad de la nueva tecnología y al fracaso de construir un proceso de respaldo para manejar situaciones en las cuales falla parte del sistema. Como resultado, la inauguración del aeropuerto se demoró 16 meses, añadiendo $560 millones de dólares al costo del aeropuerto. El sistema comenzó a funcionar solo cuando se redujo su alcance drásticamente para controlar los vuelos internacionales desde una única explanada. Aproximadamente después de una década de su instalación, el sistema automatizado se descartó completamente porque se determinó que un sistema manual podría hacer el trabajo a un costo más bajo. 1 Desde este dramático fracaso de proyecto, la importancia en la gestión de riesgos para el éxito de un proyecto y del negocio se ha vuelto aún más importante con los años. Los proyectos son cada vez más complejos y costosos, lo que hace que sea más difícil analizar y mitigar los riesgos usando métodos informales. La débil economía crea una demanda escasa que, a su vez, reduce enormemente la posibilidad de que los excesos en costos y cronogramas puedan recuperarse con un precio más alto. La restricción de créditos implica que los presupuestos para proyectos son más ajustados que antes y reducen la posibilidad de que se pueda destinar capital adicional para compensar las circunstancias no previstas. Los factores ambientales, los cambios en el mercado, los desafíos de ingeniería no previstos, la planificación inadecuada, los problemas de talento calificado y una amplia variedad de otros problemas posibles tienen el potencial de hacer que los proyectos sean de bajo rendimiento, se demoren o excedan el presupuesto. Los métodos tradicionales de gestión de riesgos no están a la altura de este desafío. Muchas empresas con bajo rendimiento no cuentan con ningún proceso de gestión de riesgos, destaca Bob Prieto, vicepresidente principal de Fluor Corporation. Pueden debatir acerca de los riesgos, pero se trata más de planificación de contingencia. 2 El enfoque tradicional se basa en que los individuos analicen los riesgos subjetivamente. Un enfoque típico es construir un factor de contingencia estándar en el presupuesto y cronograma. Este enfoque trata de calcular, pero no de identificar, evaluar o mitigar los riesgos específicos en un proyecto 1 Calleam Consulting. Case Study Denver International Airport Baggage Handling System An Illustration of Ineffectual Decision Making Sarah Fister Gale, Closing the Gap: The link between project management excellence and long-term success. Economist Intelligence Unit Ltd

4 particular. Si en este proyecto hay una mina terrestre oculta que amenaza su rentabilidad, un simple cálculo de los factores de contingencia no podrá identificarla ni mitigarla. Además, un factor de contingencia que no está sujeto a riesgos específicos puede tener una tendencia de fomentar la ineficiencia, sencillamente, porque está disponible. Beneficios de un enfoque estandarizado en relación con la gestión de riesgos Las soluciones de gestión de riesgos permiten un enfoque estandarizado para identificar, evaluar y mitigar los riesgos durante el ciclo de un proyecto. Un proceso colaborativo para la identificación de riesgos ayuda a adoptar presunciones al momento de iniciar un proyecto y extiende conocimiento por toda la organización. El análisis de riesgos proporciona visibilidad en excesos de costos y retrasos potenciales. Los gerentes de proyecto pueden comparar fácilmente los efectos de respuestas alternativas para desarrollar una estrategia óptima para la mitigación de riesgos. Por consiguiente, se obtienen mejores resultados para el proyecto, como una mayor posibilidad de cumplir con el cronograma y el presupuesto estipulados. El análisis de riesgos también genera lecciones que pueden complementarse para mejorar el resultado de futuros proyectos. La última generación de soluciones de gestión de riesgos se integra con una variedad de herramientas de programación. La integración de la gestión de riesgos con la gestión de cartera de proyectos empresariales posibilita que se piensen los riesgos como parte integral del proceso de gestión del proyecto. Una metodología estandarizada de gestión de riesgos La planificación de riesgos La identificación de riesgos en la etapa de planificación permite una mejor selección de decisiones y un presupuesto y cronograma más precisos. Un registro de riesgos basado en estándares o buscadores de riesgos tiene un rol clave, ya que hace un seguimiento de la información sobre todos los riesgos asociados con el proyecto. El registro de riesgos incluye información, como el propietario del riesgo, la causa, el efecto, el estado, la probabilidad, el impacto del riesgo sobre el costo del proyecto, el cronograma y el cliente. Los usuarios pueden configurar la matriz para que coincida con sus estándares empresariales, garantizando así el uso coherente de los estándares en toda la organización. Durante la etapa de planificación, se puede usar una aplicación de verificación de la calidad del cronograma para evaluar de qué modo los problemas de programación comunes pueden afectar los cronogramas deterministas. Por ejemplo, si se espera que una actividad demore 10 días más si ocurre un evento de riesgo, la verificación de calidad se asegura que el 3

5 cronograma se actualice cuando se mide el efecto del riesgo. Este enfoque da como resultado cronogramas de mejor calidad que se adhieren a las prácticas más recomendables de la industria. Una empresa de energía multinacional líder con ganancias de más de $160 mil millones de dólares usa la gestión de riesgos para mejorar el control corporativo de riesgos de proyectos y proporciona un entorno de gestión de riesgos estándar. Los cronogramas probabilísticos se crean a partir de registros de riesgos susceptibles de repetición, lo que resulta en una inteligencia de proyecto mejorada, errores reducidos y procesos duplicados. Como resultado, la empresa reduce demoras y costos inesperados. La empresa mejoró la colaboración entre miembros del equipo del proyecto, lo que permitió una gestión de riesgos y procesos de inteligencia de proyecto más efectivos. Además, se ha aumentado la coherencia del proyecto gracias a la propiedad centralizada de los procesos para identificar, seguir e informar sobre riesgos. Uno de los principales ingenieros de planificación de la empresa destaca lo siguiente: la gestión de escenarios de riesgos nos ayuda a identificar mejor potenciales eventos graves y a crear contingencias que pueden implementarse rápidamente para mitigar el impacto. La identificación de riesgos La nueva generación de soluciones de gestión de riesgos proporciona un enfoque coherente y metódico para identificar riesgos. Los usuarios ingresan los riesgos mediante registros de riesgos predefinidos que incorporan las prácticas más recomendables de la empresa y pueden también definir registros de riesgos al instante. El registro de riesgos aplica cálculos de forma coherente cada vez, mientras documenta la lógica, lo que facilita la revisión y permite que otros miembros del equipo del proyecto puedan revisar los cálculos y proporcionar información. El registro de riesgos, automáticamente, integra eventos de riesgo identificados dentro del cronograma, a través de la creación de un plan de eventos de riesgo que los usuarios, luego, podrán analizar para determinar cuáles son los factores de riesgo principales y el costo-efectividad de las estrategias de mitigación identificadas. Las plantillas de riesgo proporcionan otro método para modelar la incertidumbre de riesgos con respecto al cronograma. Las plantillas se pueden crear para aplicar riesgos a actividades según una variedad de atributos como la estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés), códigos de actividad, funciones definidas de usuarios, etc. Por ejemplo, los riesgos climáticos como vientos helados, huracanes y riesgos ambientales se pueden modelar e incorporar en el plan de riesgos. Un importante proveedor mundial de servicios de ingeniería e infraestructura usa gestión de riesgos para identificar riesgos o problemas que pueden demorar el cumplimiento de un proyecto. Los usuarios pueden identificar subgrupos de trabajo que deben lograrse para mantener el progreso del proyecto. Los gerentes de proyecto y los supervisores tienen una perspectiva instantánea del estado del proyecto en un formato fácil de comprender. Esta funcionalidad reduce el riesgo de fracaso del proyecto debido a la falta de comunicación entre 4

6 las partes interesadas y garantiza que la empresa pueda tomar medidas para mantener el cumplimiento, si existiesen problemas. Por ejemplo, si la entrega del piso para un edificio se demora, los gerentes de proyecto usan el sistema de gestión de riesgos para determinar de qué modo este contratiempo afectará el cronograma del proyecto. Un enfoque formal hacia la gestión de riesgos ayuda a encaminar nuevamente el proyecto y a volver a programar otros trabajos que pueden verse afectados. La evaluación de riesgos La evaluación de riesgos es crítica para comprender el impacto de los riesgos y la incertidumbre del cronograma y del costo de un proyecto. Simples cálculos de tres puntos no distinguen entre las razones para diferentes resultados, lo que hace muy difícil determinar la probabilidad de estos resultados. Por otro lado, el enfoque estándar de la industria asigna los riesgos a tareas de artículos WBS y define el impacto que cada riesgo tiene sobre cada tarea o sobre el artículo WBS al que se lo asigna. Los registros de riesgo, por lo tanto, pueden cuantificar el impacto en el cronograma y en el costo de cada riesgo en el proyecto. El análisis de cronograma y costos con base en Monte-Carlo describe de manera realista la probabilidad de lograr una variedad de fechas de finalización y costos. Por ejemplo, el análisis puede mostrar una posibilidad del 10% de finalizar un mes antes y un 30% de posibilidad de terminar un mes después. El análisis identifica las actividades clave y los riesgos que afectan el cronograma, y tienen el potencial de tener el mayor impacto sobre el cronograma y el costo del proyecto. Además, los usuarios pueden realizar análisis de riesgos en el nivel de cartera de proyecto para tomar decisiones estratégicas acerca de la selección del proyecto. Un importante generador de energía eléctrica usa la gestión de riesgos para mejorar la precisión de las evaluaciones de riesgos que se toman antes de que la planta de energía cierre por tareas de mantenimiento e inspección de rutina. El generador de energía identifica, cuantifica y gestiona las áreas de riesgo e incertidumbre, tanto probabilísticas como desconocidas, durante todo el ciclo del proyecto. La empresa crea un cronograma de matriz de riesgo total y un cronograma ajustado a los riesgos que incluyen planes de mitigación durante la interrupción y el retorno al servicio comercial. Algoritmos multidimensionales y respuestas de contingencia se usan para el control de riesgos, la puntuación y la gestión del cronograma. Las herramientas intuitivas de la solución de gestión de riesgos predicen la posibilidad y el impacto de riesgos primarios y específicos, tales como la condición física actual de la planta y de las maquinarias. Se usa un modelo de computador avanzado para evaluar el impacto de los elementos secundarios y genéricos, como la acción industrial o el mal clima durante el plazo y el costo del cierre. La empresa reduce la exposición a precios 5

7 inestables de la energía, determinando con precisión la insuficiencia durante la interrupción, haciendo posible obtener energía de reemplazo a los mejores precios. Según el vocero de una empresa: El software Primavera Risk Analysis de Oracle nos ha dado una ganancia masiva, inmediata y sostenible de nuestra inversión. Al usar la solución, pudieron concluir las reparaciones y volver al proyecto de servicio cinco días antes de lo programado, incrementando su ganancia en $1.6 millones de dólares más que el plan inicial. La empresa logró una ganancia de mil veces sobre la inversión en software. La respuesta de riesgo Una vez que se identifican y evalúan los riesgos, el próximo paso es desarrollar un plan de respuesta. Las acciones normales de mitigación incluyen añadir tiempo al cronograma, hacer uso de más recursos en el proyecto, traer experiencia externa, aumentar el presupuesto, etc. El registro de riesgos hace un seguimiento de las acciones que se usan para mitigar la probabilidad y el impacto de los riesgos mediante un plan de mitigación y gráficos tipo cascada. Los usuarios pueden comparar escenarios de mitigación alternativos, como también, crear y comparar planes de riesgo personalizados. El equipo del proyecto puede, entonces, realizar otra ronda de simulaciones para evaluar enfoques alternativos a fin de reducir el impacto de un evento de riesgo. Con el proyecto en proceso, el plan de mitigación puede controlarse contra los datos reales del proyecto para evaluar su efectividad y realizar correcciones a su debido tiempo en caso de que fueran necesarias. Una de las empresas de petróleo integradas más grande del mundo implementó una solución de gestión de riesgos de ciclo completo para un importante proyecto de perforación. La gestión de riesgos provee un medio global para determinar los niveles de confianza en los cronogramas, junto con técnicas rápidas y fáciles para establecer los planes de contingencia y de respuesta al riesgo. La gestión de riesgos proporciona un cronograma más realista que ayuda a maximizar el uso de recursos expansivos tales como equipos de perforación. Las fechas de actividad previa a la producción y de la primera producción de petróleo pueden ser previstas con más precisión, mejorando la planificación de recursos en esas fases. La precisión de los pronósticos de volumen total también mejora. Un cronograma más realista en relación con el uso de equipos de perforación puede ahorrar potencialmente cientos de miles de dólares por día. Los informes Los informes ayudan a comprender el impacto de los diversos riesgos y cómo priorizar los recursos de la organización para resolverlos. Además los informes ayudan a cuantificar el impacto de los riesgos en el flujo de caja del proyecto, como también, a hacer un seguimiento y asignar las contingencias de costos y cronograma. Los histogramas y gráficos de distribución muestran la variedad de resultados posibles; por ejemplo, las 6

8 fechas de finalización programadas para el proyecto teniendo en cuenta todos los riesgos moldeados y aplicados al cronograma. Los histogramas pueden usarse para determinar niveles de confianza, cronogramas de probabilidad y contingencias de costos y cronograma. Por ejemplo, los histogramas pueden informar los niveles de confianza respecto de las fechas de finalización, costos, fondo fijo, retorno interno de la inversión y valor neto actual. Los gráficos de tornado ayudan a identificar los factores de riesgo principales y a localizar la tarea o el evento que evitan que el cronograma o presupuesto no funcionen según lo planeado. Los usuarios también pueden utilizar informes de sensibilidad a los costos para aislar las tareas o los eventos de riesgo más críticos en cuanto al costo. Los diagramas de dispersión se pueden usar para determinar la probabilidad combinada de cumplir con los presupuestos establecidos y las fechas de finalización, así como también, realizar análisis de qué sucedería si...?, alternando interactivamente entre los umbrales de costo y programación para descubrir las oportunidades de éxito resultantes. Un proveedor internacional líder de soluciones de infraestructura e instalaciones utiliza la gestión de riesgos para ayudar a mejorar la precisión del presupuesto corporativo incorporando pronósticos ajustados a los riesgos en el presupuesto para múltiples unidades comerciales. Además, la solución le permite calcular los elementos predecibles y aleatorios de actividades comerciales para determinar con más exactitud el rendimiento de la inversión. Como resultado, puede informar resultados precisos y cifras de rendimiento ajustadas en tiempo real como mejor y peor y previstas versus reales a las personas interesadas y al consejo directivo de la empresa. En última instancia, la empresa se ha beneficiado gracias a la inteligencia extraída de la solución para generar ganancias predecibles y a largo plazo desde una diversificada cartera de inversiones. Primavera Risk Analysis de Oracle aumenta nuestra confianza en nuestra capacidad de comprender los riesgos y cumplir con nuestros presupuestos informados, afirma el jefe de gestión de riesgos empresariales de la empresa. Conclusión Cada proyecto tiene riesgos, y la forma de identificar, evaluar y mitigar estos riesgos tiene un rol esencial en el resultado del proyecto. Las soluciones de gestión de riesgos, como Primavera Risk Analysis de Oracle, permiten la implementación de un proceso formal para gestionar riesgos en toda la carpeta de proyectos de su empresa. Se proporcionan herramientas analíticas para evaluar el impacto de diversos escenarios de riesgos y desarrollar planes de contingencia y respuesta para los riesgos. Este enfoque reduce sustancialmente la incertidumbre de proyectos y carteras, y ayuda a garantizar que las iniciativas de misión crítica se realicen dentro del plazo y del presupuesto establecidos. 7

9 Oracle se compromete a desarrollar prácticas y productos que ayuden a proteger el medio ambiente Un enfoque estandarizado en relación con la gestión de riesgos mejora los resultados y la rentabilidad del proyecto Revisado el 1 de octubre de 2011 Oracle Corporation Sede mundial 500 Oracle Parkway Redwood Shores, CA Estados Unidos Consultas mundiales: Teléfono: Fax: oracle.com Copyright 2011, Oracle y/o sus afiliadas. Todos los derechos reservados. Este documento se ofrece únicamente con fines informativos y su contenido está sujeto a cambios sin previa notificación. No se garantiza que esté libre de errores. El presente documento no está sujeto a ningún otro tipo de garantías ni condiciones, ya se hayan expresado de forma oral o queden implícitas en la legislación, incluidas las garantías implícitas y las condiciones de comercialización o aptitud para un determinado propósito. Renunciamos en forma específica a toda responsabilidad en relación a este documento. El presente documento no generará obligaciones contractuales, ya sea en forma directa o indirecta. Se prohíbe la reproducción y la divulgación de este documento a través de cualquier medio, electrónico o mecánico, sea cual sea su finalidad, si no se cuenta previamente con nuestra autorización por escrito. Oracle y Java son marcas registradas de Oracle y/o sus afiliadas. Otros nombres podrán ser marcas registradas de sus respectivos propietarios. Intel e Intel Xeon son marcas comerciales o marcas registradas de Intel Corporation. Todas las marcas comerciales de SPARC se utilizan bajo licencia y son marcas comerciales o marcas registradas de SPARC International, Inc. AMD, Opteron, el logo de AMD y el logo de AMD Opteron son marcas comerciales o marcas registradas de Advanced Micro Devices. UNIX es una marca registrada bajo licencia de X/Open Company, Ltd. 0611

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