1.- INTRODUCCIÓN RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES INTERNAS... 3

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1 Fecha: 29 junio 2006 ÍNDICE 1.- INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEFINICIONES POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES INTERNAS PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS I.1. CONVOCATORIA I.2. BASES DE LICITACIÓN I.3. JUNTA DE ACLARACIÓN A LAS BASES I.4. ENTREGA Y APERTURA DE PROPOSICIONES I.5. DICTAMEN TÉCNICO y ECONÓMICO I.6. ACTO DE FALLO I.7. CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS O ADJUDICACIÓN DIRECTA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS PLAZOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN Plazos máximos para licitación pública nacional Plazos mínimos para licitación pública nacional PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA POR ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PUBLICA... 18

2 12.- A N E X O S ANEXO I CONVOCATORIA ANEXO II BASES DE LA LICITACIÓN PUBLICA ANEXO III ACTA DE ACLARACIONES ANEXO IV ACTA EVENTO DE PRESENTACION Y APERTURA DE PROPOSICIONES ANEXO V DICTAMEN TECNICO ANEXO VI CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO ANEXO VII FALLO ANEXO VIII MODELO DE CONTRATO ANEXO IX BASES DE LA INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS... 86

3 INTRODUCCIÓN. La adscrita a la Dirección Administrativa del CICESE tiene como OBJETIVOS lo siguiente: Elaborar y proponer, para su autorización la planeación estratégica y táctica que se asegure el buen uso de los recursos materiales del Centro. Promover y vigilar el cumplimiento de los ordenamientos normativos, tanto internos como externos, que regulen las actividades del los departamentos a su cargo. Integrar y mantener actualizado el manual de organización y procedimientos de la subdirección y de los departamentos a su cargo, así como los documentos administrativos que resulten necesarios y controlar su registro. Con base en los objetivos anteriormente mencionados y en lo relativo a la adquisición de bienes y servicios, se emite El proceso para la adjudicación de contratos de adquisiciones y servicios con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que a la letra dice: Los recursos económicos de que dispongan el Gobierno Federal y el Gobierno del Distrito Federal, así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, se administraran con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados. Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra que realicen, se adjudicaran o llevarán a cabo a través de licitaciones públicas mediante convocatoria pública para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Cuando las licitaciones a que hace referencia el párrafo anterior no sean idóneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecerán las bases, procedimientos, reglas, requisitos y demás elementos para acreditar la economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el estado. El manejo de recursos económicos federales se sujetará a las bases de éste artículo. Los servidores públicos serán responsables del cumplimiento de estas bases en los términos del título cuarto de esta constitución. También para cumplir con los ordenamientos emanados de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, el Presupuesto de Egresos y la Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público Federal y sus reglamentos, así como las demás disposiciones aplicables para los proceso de adquisición de bienes y servicios. Este procedimiento contempla la contratación de adquisiciones de bienes y servicios que se realizan en el CICESE, desde la emisión de la convocatoria hasta la firma del contrato, incluyendo los procesos de aclaraciones; de recepción y apertura de proposiciones técnicas y económicas; revisión y dictamen técnico; fallo; y contratación. Página 1 de 129

4 OBJETIVO. Cumplir con la normatividad relativa a los procedimientos de contratación de adquisición de bienes y servicios; y obtener para el Centro las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad. ALCANCE. El cumplimiento y operación de este procedimiento estará a cargo de la SRMyS a través de los Departamentos de Recursos Materiales y de Servicios, lo que no exime a cualquier área o servidor público del CICESE a su cumplimiento y cabal observancia. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Derivado de las funciones que el Manual General de Organización del CICESE otorga al Director Administrativo, este es el responsable de la revisión y control del procedimiento que se desarrolla, a través de la Subdirección Recursos Materiales y Servicios. DEFINICIONES Para los efectos del presente documento, se entenderá por: ADQUISICIONES: Todo acto de compra de bienes muebles, arrendamiento o prestación de servicios. ANTICIPO: Entrega de efectivo a un proveedor a cuenta del monto del contrato formalizado con el CICESE. ÁREA SOLICITANTE: Es cualquier área del CICESE, que requiere conforme a sus programas y proyectos la adquisición de bienes o servicios y responsables de indicar las características técnicas de estos. BASES: Las bases de licitación pública e invitación cuando menos tres personas que redacte EL CICESE. BIENES: Los bienes muebles, sean instrumentales o de consumo. CHEQUE DE CAJA: Es un documento emitido por institución bancaria, que garantiza el contar con fondos disponibles al momento de ser presentado para su cobro. CICESE: El Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, B.C. COMITÉ: Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. CONTRALORÍA: La Secretaría de la Función Pública. DRM: El Departamento de Recursos Materiales adscrito a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. DS: El Departamento de Servicios adscrito a la. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Página 2 de 129

5 LICITANTE: Persona física o moral que participe en los procedimientos de licitación publica ó invitación a cuando menos tres personas. O.I.C.: Órgano Interno de Control en el CICESE. ÓRGANO DE GOBIERNO: Cuerpo colegiado constituido como la máxima autoridad de el CICESE. PEDIDO: Documento por medio del cual se comprometen tanto el proveedor como el comprador, al cumplimiento de las condiciones pactadas en la adquisición de bienes. PROVEEDOR: Personas físicas y morales que celebren contratos de adquisiciones arrendamientos o servicios. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. SECRETARIA: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. SERVICIOS: La actividad organizada que se contrata para ser prestada y realizada a favor del CICESE, y que son indispensables para su funcionamiento. SRMyS:. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES INTERNAS. 1. Los anticipos solo serán otorgados por el diez por ciento del monto del contrato. Solo en casos debidamente justificados y previa autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios se podrá aumentar esta cantidad y no será mayor al treinta por ciento del monto total del contrato. 2. La garantía de cumplimiento que podrán presentar los proveedores de bienes o servicios serán: Fianza de cumplimiento por el diez por ciento del monto del contrato sin incluir el impuesto al valor agregado o, Cheque de caja por un monto equivalente al diez por ciento del total del contrato sin incluir el impuesto al valor agregado. El proveedor podrá elegir entre ambas opciones. Cabe señalar que esta situación deberá quedar expresa en las bases de licitación y en el contrato, también se deberá señalar que el proveedor que haya otorgado un cheque de caja podrá sustituirlo por fianza de cumplimiento. 3. Los eventos de apertura de proposiciones técnicas y económicas, de los procedimientos de contratación por invitación cuando menos a tres personas serán en sesión privada, con la presencia siempre de un representante del O.I.C., quien supervisará que se cumplan con los requisitos de las bases y el proceso. 4. La SRMyS presentará en la primera sesión del Comité, los montos máximos para determinar las excepciones del procedimiento de contratación por licitación pública, en relación al monto de la operación conforme los establece el artículo 42 de la Ley. Página 3 de 129

6 5. Cuando se declaren dos licitaciones públicas desiertas, el CICESE bajo su responsabilidad podrá realizar el procedimiento de contratación mediante adjudicación directa. 6. Es responsabilidad del área solicitante aportar todos los elementos técnicos sobre los bienes o servicios para que se pueda llevar a cabo cualquier adquisición, ya que estos serán parte integral de las bases de licitación y del contrato respectivo. 7. Es obligación del área solicitante establecer los criterios de las necesidades y requisitos de los bienes o servicios por adquirir, así como apoyar en la elaboración de los dictámenes técnicos que serán el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas presentadas por los licitantes que servirá como base fundamental para la emisión del fallo, y deberá ser en tiempo y forma para dar cumplimiento a las fechas establecidas en las bases de licitación. 8. Es obligación del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios firmar las convocatorias de las licitaciones públicas. 9. Es responsabilidad del área solicitante justificar los motivos, para poder reducir los plazos que establece la normatividad para la presentación y apertura de proposiciones en la licitación pública. 10. La pena convencional por retraso en la entrega de los bienes o servicios por causa imputable al proveedor será del uno por ciento del monto de los bienes no entregados por cada día de retraso. Por otra parte para los servicios no otorgados será el mismo porcentaje por día, indicado, sin embargo en el caso que sea por ausencia de personal será el cien por ciento del costo del elemento que no sea sustituido en tiempo y forma por el proveedor. 11. Los actos de: junta de aclaraciones; presentación y apertura de proposiciones técnicas y económicas, y de fallo, serán presididos por el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios y como suplentes tendrá a los titulares de las áreas de Recursos Materiales o de Servicios, según la índole de la licitación, quienes estarán facultados para aceptar o desechar propuestas y, en general, para tomar todas las decisiones durante la realización de los actos en comento. 12. Iniciados los actos de: junta de aclaraciones; presentación y apertura de proposiciones técnicas y económicas, y de fallo, los servidores públicos del CICESE que intervengan en los mismos se abstendrán de efectuar cualquier modificación, adición, eliminación o negociación a las condiciones de las bases y/o a las proposiciones de los licitantes, con el fin de evitar vicios en el procedimiento. 13. Los únicos servidores públicos del CICESE que tienen facultades suficiente para formalizar los contratos resultado de los procedimientos de contratación son el Director General y el Director Administrativo, se adiciona solo como apoyo de los mencionados el titular del área solicitante sin facultad alguna. 14. La liberación de las fianzas que presenten los proveedores será por escrito y solo esta facultado para realizar esta liberación a nombre del CICESE, el Director Administrativo. Para liberar los cheques de caja el Director Administrativo girará instrucciones escritas a la tesorería del CICESE para que se lleve a cabo la devolución de la cantidad que ampara el cheque, conforme al procedimiento establecido para dicho fin. 15. Los formatos que se presentan en este documento serán utilizados para los procedimientos de contratación mediante licitación pública, invitación cuando menos a tres personas y adjudicación directa, los servidores públicos autorizados para llevar a cabo estos Página 4 de 129

7 procedimientos, podrán adecuarlos y resumirlos según las necesidades y características de los bienes o servicios a licitar, para un manejo operativo eficiente. 16. Este documento se podrá adecuar conforme las necesidades operativas, autorizándose al Director de Administrativo del CICESE, para llevar a cabo estos cambio e irlos anexando como parte de este procedimiento para posteriormente presentarlo en su conjunto ante los órganos colegiados encargados de su revisión, validación y autorización. Conforme a la normatividad aplicable, las adquisiciones de bienes y servicios, deberán, en general, realizarse mediante un procedimiento de contratación por licitación pública. Además la propia normatividad acepta como procedimientos de contratación por excepción a la licitación publica: el de invitación a cuando menos a tres personas y el de adjudicación directa. Para poder realizar los procedimientos de excepción deberán cumplirse los requisitos que la Ley y su reglamento indican. Por lo anterior se determina que los procedimientos de contratación de adquisición de bienes y servicios son: Licitación publica (nacional o internacional) Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa. Los procedimientos de licitación pública podrá ser nacional e internacional, para determinar cuando podrá hacerse de una u otra forma se deberá considerar lo siguiente. La licitación pública nacional, limita que la participación sea por personas de nacionalidad mexicana y que los bienes o servicios a adquirir sean producidos en el país y cuente por lo menos con un cincuenta por ciento de contenido nacional, el que será determinado tomando en cuenta el costo de producción del bien. La licitación pública internacional, en esta podrá participar personas tanto de nacionalidad mexicana como extranjera, y los bienes o servicios a adquirir serán nacionales o extranjeros. Solamente podrán realizarse este tipo de licitación cuando: Resulte obligatorio por tratados internacionales. No exista oferta de proveedores nacionales. Habiéndose realizado una de carácter nacional sin que se presente alguna propuesta. Así se estipule en los créditos externos financiados al Gobierno Federal o con su aval. I.- PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS. Este procedimiento se compone de las siguientes etapas mínimas ha realizar: I.1. Convocatoria. I.2. Bases de la licitación I.3. Junta de aclaración I.4. Recepción y apertura de proposiciones. I.5. Dictamen técnico y económico I.6. Acto de fallo Página 5 de 129

8 I.7. Contratación I.1. CONVOCATORIA. Las convocatorias se publicarán en el Diario Oficial de la Federación y contener como mínimo la siguiente información: Si se refieren a uno o más bienes o servicios. Denominación de la entidad. Indicar lugar, fecha y horario para adquirir las bases, así como costo y formas de pago, costo que será fijado solo en razón de recuperación de la publicación y de la reproducción de documentos. La fecha, hora y lugar de celebración de la etapa de recepción y apertura de proposiciones, y de la primera junta de aclaración a las bases de licitación. Reducción de plazos, así como el señalamiento de los medios por los que se aceptará el envió de propuestas. Si la licitación es nacional o internacional. En el caso de ser internacional si se realizará o no bajo la cobertura del capítulo de compras del sector público de algún tratado, y el idioma o idiomas, además del español, en que podrán presentarse las proposiciones. Que las condiciones contenidas en las bases de licitación y las proposiciones no podrán ser negociadas. La descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios. Lugar y plazo de entrega. Condiciones de pago. Porcentajes de los anticipos. Indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren en los supuestos del artículo 50 de la Ley. En caso de arrendamiento, la indicación de si este es con o sin opción a compra. La indicación de que cualquier persona podrá asistir a los diferentes actos de la licitación en calidad de observador, sin necesidad de adquirir las bases, registrando previamente su participación. El formato de la Convocatoria que se utiliza en el CICESE se encuentra como Anexo I de este procedimiento. Este documento será emitido por la SRMyS, para estos efectos es necesario que el área solicitante, como área con la capacidad técnica, emita toda la información necesaria para identificar el bien por adquirir y que cubra todas las necesidades que el área solicitante requiera para que el bien o servicio sea el que con mayor exactitud cubra sus necesidades. Es importante recalcar que derivado de la descripción exacta en cuanto a especificaciones técnicas del bien o servicio, será la base para que la SRMyS realice la adquisición que el área solicitante requiere, lo único que no pueden solicitar en estas especificaciones técnicas es la marca, ya que la normatividad en la materia lo prohíbe. I.2. BASES DE LICITACIÓN. Las bases de licitación son los requisitos que deberán cumplir los licitantes para participar en el procedimiento de contratación, estas bases entre otros aspectos garantizan que los participantes en la licitación, contiendan por el contrato en las mismas condiciones y evitar tanto la preferencias, Página 6 de 129

9 como las discriminación de personas físicas y morales así como la de sus productos o servicios, para tales efectos se emitieron por parte del CICESE el modelo de estas bases que se presentan como Anexo II. En dicho anexo se consideraron para su elaboración los requisitos y contendrán en lo aplicable lo siguiente: El lugar y la fecha en donde se pondrán a disposición de los participantes y los tiempos para su adquisición; Nombre de la Entidad convocante; Forma en que deberá acreditar la existencia y personalidad jurídica el licitante; Fecha, hora y lugar de celebración de la junta de aclaraciones a las bases de licitación, del acto de presentación y apertura de proposiciones; comunicación del fallo y firma del contrato; Señalamiento de que será causa de descalificación el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases de la licitación; así como la comprobación de que algún licitante ha acordado con otro u otros elevar los precios de los bienes o servicios, o cualquier otro acuerdo que tenga como fin obtener una ventaja sobre los demás licitantes. Idioma o idiomas, además del español, en que podrán presentarse las proposiciones y los anexos técnicos y folletos; Moneda en que se cotizará y efectuará el pago respectivo; La indicación de que ninguna de las condiciones contenidas en estas, pueden ser negociadas; Criterios claros y detallados para la evaluación de las propuestas; Descripción completa de los bienes o servicios; Plazo y condiciones de entrega; Requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar; Condiciones de precio y pago; Datos sobre las garantías y la indicación de si se otorgara anticipo; La indicación que si la adjudicación se hará por partida a cada proveedor o sobre el procedimiento simultaneo, en este último caso la adjudicación de la parte a otro proveedor no deberá, en precio, ser mayor al cinco por ciento respecto de la propuesta más baja; En el caso de contratos abiertos deberá establecerse: cantidad mínima y máxima, descripción completa de los bienes o servicios con sus correspondientes precios unitarios; hacer referencia al contrato celebrado en la solicitud de entrega; y los plazos para el pago de los bienes o servicios sin exceder de treinta días naturales; Establecer penas convencionales por el atraso en la entrega de los bienes o servicios; La indicación de que el licitante que no firme el contrato será sancionado en los términos de la Ley; Indicaciones claras en el caso de que se acepte el envió de las proposiciones a través del servicio postal o por medios remotos de comunicación electrónica; Las condiciones de precio, en el que se precisará si se trata de precios fijos o variables, para este ultimo indicar la formula o mecanismo de ajuste de precios; Los casos en que se podrá otorgar prorrogas para el cumplimiento de las obligaciones contractuales; Las causales para la rescisión de los contratos; Las previsiones relativas a los términos y condiciones a las que se sujetará la devolución y reposición de bienes por motivos de fallas de calidad o cumplimiento de especificaciones; El señalamiento de las licencias, autorizaciones y permisos que conforme a otras disposiciones sean necesario contar para la adquisición y prestación de servicios; La indicación de que no podrán participar las personas físicas o morales inhabilitadas por resolución de la Secretaria de la Función Pública; Página 7 de 129

10 La indicación de que en caso de violaciones en materia de derechos inherentes a la propiedad intelectual, la responsabilidad estará a cargo del licitante o proveedor según sea el caso; El tipo y modelo de contrato; Todo los requisitos que se establezcan en las bases de licitación deberán cumplir lo anteriormente indicado, además aquellas condiciones adicionales que el CICESE solicite para realizar las adquisiciones con las mejores condiciones, sin embargo se deberá siempre establecer que las condiciones no limiten la libre participación de los licitantes y compitan en las mismas condiciones en un ambiente de igualdad, equidad y transparencia. I.3. JUNTA DE ACLARACIÓN A LAS BASES. La junta de aclaración a las bases, es la reunión que se lleva a cabo entre los licitantes y el CICESE, con el fin de resolver las preguntas que sobre las bases o proceso licitatorio formulen los licitantes. La fecha y lugar de dicha reunión serán incluidas en las bases de licitación. Para tales efectos se levanta un acta de los puntos importantes así como de las aclaraciones realizadas durante esta reunión. La cual será firmada por lo menos por un representante del CICESE y por los licitantes o un representante que los mismos elijan, el modelo de acta para el CICESE es el que se presenta como Anexo III de este documento. Los cambios que a las bases se hagan en esta reunión se considerarán parte de las mismas, por lo que la inasistencia de cualquier licitante no será obstáculo para que no se hagan dichos cambios, igual que la falta de firma de los licitantes. Para efectos de comunicación a los licitantes que no asistan a esta reunión deberá enviársele copia del acta de la junta de aclaraciones, o dejar bien especificado en las bases el domicilio, la fecha, el horario y el área que les entregará este documento y que por este solo motivo el licitante se da por notificado. Por otra parte la inasistencia de cualquier licitante no será obstáculo para que continué participando en el procedimiento de contratación. También a este acto podrán presentarse personas físicas o morales que no hayan adquirido las bases en calidad de observadores, que así lo hagan del conocimiento de la SRMyS, con la condicionante que no tiene derecho a voz ni voto en la reunión. I.4. ENTREGA Y APERTURA DE PROPOSICIONES. Esta etapa del procedimiento de contratación por licitación pública, consiste en la entrega por parte de los licitantes de sus proposiciones técnicas y económicas, y apertura de las mismas de conformidad a lo estipulado en las bases de la licitación. De esta etapa deberá levantarse el acta respectiva, la cual será conforme al modelo que como Anexo IV se presenta como parte integral de este documento. El proceso paso a paso de esta etapa esta contenido en las bases de licitación por lo que en este apartado solo se presentará los puntos que la integran; Recepción de la documentación en sobre cerrado conteniendo la propuesta técnica y económica. Se abrirá el sobre y se verificara cuantitativamente la documentación presentada, desechándose las que hubieren omitido alguno de los requisitos exigidos (sin ser entregadas al licitante). Por lo menos un licitante, si asistiera alguno, y el servidor público del CICESE, facultado para presidir el acto o el servidor público que este designe, rubricarán las partes de las propuestas, Página 8 de 129

11 que previamente haya determinado la convocante en las bases de la licitación, las que para estos efectos constaran documentalmente. Se dará lectura al importe total de cada unas de las propuestas económicas. Se levantará el acta que servirá de constancia de la celebración de este acto. Debidamente firmada por los asistentes, en la cual deberá constar las propuestas técnicas aceptadas para su análisis, así como las que hubieren sido desechadas con las causas que las motivaron, relacionando también las propuestas económicas. En el acta se señalará lugar, fecha y hora en que se dará a conocer el fallo de la licitación que deberá coincidir con los estipulados en las bases de licitación. En el caso que la primera licitación se declare desierta, por la falta de proposiciones se hará constar en esta acta y se deberá iniciar otra vez el proceso licitatorio, cuando suceda lo mismo en esta segunda licitación, el CICESE bajo su responsabilidad podrá realizar el procedimiento de contratación mediante adjudicación directa. La falta de firma de algún licitante no invalidara su contenido y efectos, poniéndose a partir de esa fecha a disposición de los que no hayan asistido, para efecto de su notificación, es importante señalar que mencionar en las bases la fecha, lugar y área que tendrá a la disposición esta acta, será suficiente y así lo aceptara el licitante, para darse por notificado. En esta etapa de la licitación, no será objeto para desechar las propuestas, el incumplimiento de las condiciones establecidas por el CICESE que tengan como propósito facilitar la presentación de las proposiciones y agilizar la conducción de los actos de la licitación, así como cualquier otro requisito cuyo incumplimiento, por si mismo, no afecte la solvencia de las propuestas. Se deberá tener cuidado que en las bases de licitación queden bien establecidos estos requisitos con la nota respectiva de que no será causa para desechar la propuesta con el fin de establecer una mayor transparencia en el proceso. I.5. DICTAMEN TÉCNICO y ECONÓMICO. Esta etapa se refiere a la evaluación de las proposiciones, la primera acción que se hará en esta es el de verificar que se cumplan cabalmente los requisitos solicitados en las bases de licitación. El modelo de dictamen que el CICESE tiene para la evaluación técnica se adjunta como Anexo V. El modelo de cuadro comparativo económico que el CICESE tiene se adjunta como Anexo VI. En ningún caso podrán utilizarse mecanismos de puntos o porcentajes, excepto cuando se trate de servicios, en los que se demuestre la conveniencia de aplicar dichos mecanismos para evaluar objetivamente la solvencia de las propuestas, de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto emita la Secretaria de la Función Pública. Dentro de los criterios de adjudicación, podrá establecerse el relativo a costo beneficio, siempre y cuando sea definido, medible y aplicable a todas las propuestas, y dejarlas bien determinadas en las bases de licitación. Por lo que el contrato se adjudicará, de entre los licitantes, a aquel cuya propuesta resulte solvente por que reúne conforme a los criterios de adjudicación establecidos en las bases de licitación, las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas por la convocante, y garantice satisfactoriamente el cumplimiento de las obligaciones respectivas. Es importante señalar que iniciado el proceso de licitación publica se le tendrá que adjudicar el contrato al que cumpla con lo que indica el párrafo anterior, esto implica que los requisitos técnicos del bien o servicio deberán estar bien establecidos por el área solicitante de los mismos y que en Página 9 de 129

12 base a ellos podrán realizar el dictamen técnico derivado de la evaluación, esto significa que después de iniciado el procedimiento de contratación y ya emitidas las bases no se podrá adicionar requisitos técnicos. Por lo anterior es importante que el anexo técnico que se elabora para insertar en las bases de licitación, se hagan en conjunto entre el área solicitante y la SRMyS con un análisis exhaustivo de estos requisitos. Los incumplimientos por parte del CICESE al procedimiento de contratación serán sancionados por el O.I.C., conforme a la normatividad establecida para este caso, así mismo el propio O.I.C. determinará si los pagos que tenga que hacer el CICESE derivados de estos incumplimientos serán con cargo al servidor público, investigador o empleado del propio CICESE. I.6. ACTO DE FALLO. Este es la etapa del procedimiento de contratación en la que se da a conocer el nombre del licitante al que se le adjudicará el contrato. El fallo se dará a conocer en junta pública, donde podrán asistir los licitantes que hubieren participado, así como aquellas personas interesadas que no hayan adquirido las bases y sigan el procedimiento de contratación. El acta de este evento se firmará por los asistentes, a quienes se les entregara copia de la misma. La falta de firma de algún licitante no invalidara su contenido y efectos, poniéndose a partir de esa fecha a disposición de los licitantes que no hayan asistido a este evento, para efectos de su notificación, se consideran los licitantes notificados cuando en las bases de licitación se les indique la fecha, lugar y área que tendrá esta acta para entregarla al licitantes. El modelo de Acta de fallo que el CICESE tiene se adjunta como Anexo VII. En esta acta o por separado el CICESE deberá proporcionar por escrito a los licitantes la información acerca de las razones por las cuales su propuesta no resulto ganadora. I.7. CONTRATACIÓN. Con esta etapa del procedimiento de contratación por licitación publica, se concluye dicho procedimiento, en el se definirán jurídicamente las obligaciones y derechos del CICESE y del proveedor, para tales efectos el CICESE ha creado el modelo de contrato para bienes y servicios que se presenta como Anexo VIII que como parte integrante de este documenta se presenta. Los requisitos básicos que contienen los modelos de contratación, en lo aplicable es lo siguiente: Pactarse preferentemente la condición de precio fijo. Reconocer en su caso incrementos o decrementos a los precios conforme a los lineamientos que emita la CONTRALORÍA. Los bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se deberán reconocer los incrementos o decrementos en su caso. La autorización del presupuesto para cumplir con el compromiso. El procedimiento que se llevo a cabo para la contratación. El precio unitario y el importe total. La fecha, lugar y condiciones de entrega. Página 10 de 129

13 Porcentaje, número y fechas de las exhibiciones y amortizaciones de los anticipos que se otorguen. Forma y términos de las garantías. Plazo y condiciones de pago. Penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o servicios. Descripción pormenorizada de los bienes o servicios. La estipulación que los derechos de autor u otros derechos exclusivos que se desprendan, invariablemente se constituirán a favor de la federación o del CICESE. El contrato se deberá formalizar dentro de los veinte días posteriores al fallo. En el contrato se indicará las consecuencias de la falta de cumplimiento del párrafo anterior, tanto para el proveedor como para el CICESE. Si el CICESE requiere de un mismo bien o servicio de manera reiterada, podrá celebrar contratos abiertos, conforme se establece en el artículo 47 de la Ley, mediante el mismo procedimiento que hasta este párrafo se ha descrito. Es importante que el contrato especifique además todas aquellas obligaciones y derechos que se hayan estipulado en las bases de licitación además de las indicadas con anterioridad, y anexar las bases como parte integrante del propio contrato. Las garantías deberán otorgarse a nombre del CICESE. Conforme se establecieron en las bases de licitación. Las fechas de pago que se estipulen en el contrato serán las que el CICESE estipule, siempre y cuando no excedan de los cuarenta y cinco días naturales posteriores a la presentación de la factura respectiva, previa entrega de los bienes o prestación de los servicios en los términos del contrato. Se deberá incluir en el contrato las causas de rescisión o suspensión del contrato, así como los procedimientos que se seguirán en el caso que se presenten. II. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS O ADJUDICACIÓN DIRECTA. Para llevar a cabo el procedimiento de contratación por invitación cuando a menos tres personas o por adjudicación directa, el CICESE bajo su responsabilidad, deberá fundamentar y motivar la selección de estos procedimientos. Situación que deberá constar por escrito y ser firmado por el área solicitante o requirente de los servicios o bienes. Siempre con base en criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez. Son dos los casos en los que se podrá seleccionar estos procedimientos: 1. Cuando por las características de los bienes y servicios se encuentren en algunos de los supuestos del artículo 41 de la Ley. 2. Cuando el importe de cada operación exceda los montos máximos que al efecto se establezca en el Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio que corresponda. En el primer caso se optara, bajo la responsabilidad del CICESE, por este procedimiento licitatorio cuando Página 11 de 129

14 El contrato solo pueda celebrarse con una sola persona, por tratarse de obras de arte, titularidad de patentes, derechos de autor u otros derechos exclusivos. Peligre o se altere el orden social, la economía, los servicios públicos, la salubridad, la seguridad o el ambiente. Existan circunstancias que puedan provocar pérdidas o costos adicionales importantes, debidamente justificados. Se realicen con fines militares. Derivado de caso fortuito o fuerza mayor, no sea posible obtener los bienes o servicios, por licitación pública en el tiempo requerido. Se rescinda el contrato por causa del proveedor. Se realicen dos licitaciones públicas que hayan sido declaradas desiertas. Existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de bienes de marca determinada. Se trate de bienes perecederos o bienes usados. Se trate de servicios de consultaría, asesorías, estudios, investigaciones o capacitación, debiendo aplicar el procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, entre las que se incluirán instituciones de educación superior y centros de investigación, si la materia de los servicios se refiriese a información reservada, en los términos establecidos en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, podrá autorizarse la contratación mediante adjudicación directa. Contratos que se realicen con campesinos o grupos urbanos marginados, contratándoles en forma directa. Se trate de adquisiciones para su comercialización o para someterlos a procesos productivos, en cumplimiento a su objeto o fines propios. Se ofrezcan bienes en condiciones favorables, en razón de encontrarse en estado de liquidación, disolución o intervención judicial. Se trate de servicios profesionales, realizados por una sola persona. Se trate de servicios de mantenimiento de bienes en los que no sea posible precisar su alcance, establecer las cantidades de trabajo o determinar las especificaciones correspondientes. El objeto del contrato sea el diseño y fabricación de un bien que sirva como prototipo para producir otros en la cantidad necesaria para efectuar las pruebas que demuestren su funcionamiento. Se trate de equipos especializados, sustancias y materiales de origen químico, fisicoquímico, o bioquímico para se utilizadas en actividades experimentales requeridas en proyectos de investigación científica y desarrollo tecnológico, siempre que dichos proyectos se encuentren autorizados por quien determine el Órgano de Gobierno del CICESE. Sean en dación en pago. La adquisición de bienes y servicios relativos a la operación de instalaciones nucleares. En lo que se refiere al cumplimiento del Segundo requisito, y sin perjuicio de lo dispuesto con anterioridad del punto uno, se podrá llevar a cabo el procedimiento de contratación por invitación cuando menos a tres personas o adjudicación directa, cuando el importe de cada operación no exceda los montos máximos que al efecto se establecerán en el Presupuesto de Egresos de la Federación, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar comprendidas en los supuestos de excepción a la licitación publica a que se refiere este documento. La suma de operaciones que se realicen al amparo de lo que indica el párrafo inmediato anterior no podrán exceder del porcentaje del presupuesto de adquisiciones, servicios y arrendamientos autorizado al CICESE, que determine la Dirección Administrativa. Página 12 de 129

15 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS. Procedimiento de contratación por Invitación cuando menos a tres personas que realizará el CICESE se compone de las siguientes etapas: Invitación a participantes Apertura de proposiciones técnicas y económicas. Evaluación de proposiciones. Adjudicación del contrato. Con base en el catálogo de proveedores del CICESE, se realizarán las invitaciones a tres personas que por las características del los bienes o servicios reúnan los requisitos que para la adquisición necesite el CICESE. Así como las que se presenten derivado de la difusión obligatoria que se haga de la invitación en lugares visibles en las oficinas del CICESE. El CICESE emitirá junto con la invitación las bases de participación, indicando, como mínimo, la cantidad y descripción completa de los bienes o servicios por adquirir; el plazo y el lugar de entrega; y las condiciones de pago. Para tales efectos se presenta modelo de bases en el Anexo IX. Los plazos para la presentación de las proposiciones se fijarán para cada operación atendiendo al tipo de bienes o servicios requeridos. Dicho plazo no deberá ser inferior a 5 días naturales a partir de que se entrego la última invitación. El carácter nacional o internacional en los términos del artículo 28 de la Ley. Las demás disposiciones de la ley que resulten aplicables. Posteriormente en cesión privada el CICESE abrirá los sobres con las propuestas técnicas en presencia de un representante del O.I.C. en el CICESE. Se proseguirá el proceso si por lo menos se tienen tres propuestas susceptibles de analizarse técnicamente. En el plazo que se estipule en las bases o en su caso en el acta que se levante en el evento de apertura de proposiciones técnicas económicas se dará a conocer el fallo de la propuesta ganadora. La adjudicación del contrato se hará con las mismas actividades que se mencionan en el procedimiento de licitación pública. Cuando se declare desierto un procedimiento de contratación a cuando menos tres personas se realizará otro procedimiento de contratación a cuando menos tres personas, si se vuelve a declarar desierta se optará por el procedimiento de contratación por adjudicación directa. Página 13 de 129

16 PLAZOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN. Plazos máximos para licitación pública nacional EVENTO Venta de bases Junta de aclaraciones PLAZO A PARTIR DEL DÍA QUE SE PUBLICA LA CONVOCATORIA Hasta inclusive el sexto día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones. hasta inclusive el sexto día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones Quince días naturales a partir de la fecha de publicación de la convocatoria. TIEMPO A PARTIR DE LA CONVOCATORIA 9 días naturales 9 días naturales Acto de apertura de 15 días naturales proposiciones Dictamen técnico Entre el acto de apertura y el evento de fallo. Entre 16 y 34 días naturales Fallo Hasta Veinte días naturales siguientes a la 35 días naturales presentación y apertura de proposiciones Firma del contrato Dentro de los veinte días posteriores al fallo. 55 días naturales Fianza Dentro de los diez días posteriores a la firma 65 días naturales del contrato. Plazos mínimos para licitación pública nacional EVENTO Venta de bases Junta de aclaraciones PLAZOS hasta inclusive el sexto día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones hasta inclusive el sexto día natural previo al acto de presentación y apertura de proposiciones Diez días naturales a partir de la fecha de publicación de la convocatoria. TIEMPO A PARTIR DE LA CONVOCATORIA 5 días naturales 5 días naturales Acto de apertura de 10 días naturales proposiciones Dictamen técnico Entre el acto de apertura y el evento de fallo. 13 días naturales fallo Hasta Veinte días naturales siguientes a la 15 días naturales presentación y apertura de proposiciones Firma del contrato Dentro de los veinte días posteriores al fallo. 20 días naturales Fianza Dentro de los diez días posteriores a la firma 25 días naturales del contrato. Los plazos mínimos para licitación pública nacional especificados en la tabla anterior, serán aplicados de igual manera para llevar a cabo el procedimiento de contratación por invitación a cuando menos tres personas. Página 14 de 129

17 PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA POR ACTIVIDADES Área Responsable No. de Actividad Encargado de Proyectos 1 Jefe del Departamento 2 Licitante Descripción Elabora bases para la licitación pública, conforme al modelo que se presenta como Anexo II, según corresponda. Revisa y autoriza las bases de Licitación Pública. Elabora convocatoria conforme al Anexo I y envía al Diario Oficial de la Federación para su publicación. Adquiere las bases por Internet se le envía en automático, no la compra por este medio continúa. Hace el pago en la tesorería y presenta su recibo al encargado de proyectos. Encargado de Proyectos 6 Imprime las Bases y las entrega al licitante. Jefe del Departamento y Encargado de Proyectos Área Solicitante Encargado de Proyectos Licitante Jefe del Departamento Envía Memorando al área solicitante comunicando la fecha en que se llevará a cabo la Junta de Aclaración de bases, para lo cual es indispensable su asistencia al evento. Recibe las dudas por escrito sobre las bases, de los licitantes que así lo elijan, hasta la fecha marcada en las mismas bases y las soluciona conjuntamente con el jefe del departamento. Realiza la sesión de aclaración de las bases de la licitación pública. Aclara las dudas sobre las bases, que realicen los licitantes durante la reunión, así como las que se recibieron por escrito. Al terminar la sesión levanta el acta correspondiente y entrega copia a cada licitante. Ver Anexo III. Apoya en la realización de la junta de aclaración de dudas en lo relativo a requisitos técnicos. Coloca en lugar visible el acta de aclaraciones que servirá de notificación a los licitantes que no asistieron a este evento. Envía al DRM, en sobre cerrado su oferta técnica y económica. Realiza el Acto de Recepción y Apertura de los sobres conteniendo las ofertas técnicas y económicas. Encargado de Proyectos 16 Apoya en la realización del Acto de Recepción y Página 15 de 129

18 Jefe del Departamento y Encargado de Proyectos 17 Encargado de Proyectos Área Solicitante Encargado de Proyectos Apertura de los sobres conteniendo las ofertas técnicas y económicas. No recibe ofertas, declara desierta la licitación y elabora el acta respectiva. Recibe propuestas continúa Recibe los sobres e inicia la apertura, de las propuestas técnicas Verifica cuantitativamente que cumpla con los requisitos legales, jurídicos, técnicos y financieros. Abre los sobres de las propuestas económicas leyendo en voz alta las cantidades e importes ofertados. Elabora Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Técnicas y Económicas conforme al modelo que se presenta en Anexo V. Recaba las firmas de por lo menos dos funcionarios del CICESE y de los licitantes que asistieron. Entrega a los asistentes al acto, una copia del acta, así mismo envía una copia de la misma a los participantes que no asistieron al acto. Envía al usuario vía memorando copia de las propuestas técnicas del material y/o equipo, solicitando elabore su dictamen técnico de las partidas aceptadas o rechazadas. Determina los motivos de la o las partidas, de la propuesta técnica, que califican y que no califican. Envía dictamen técnico al Encargado de Proyectos Externos. Recibe y elabora tabla comparativa, en base a lo solicitado de los aspectos técnicos, legales, jurídicos y financieros. Indica en la tabla las propuestas que fueron y no fueron aceptadas indicando las causas de cada una que dieron origen a su evaluación y valuación técnica. Las propuestas que cumplan con los aspectos técnicos, legales, jurídicos y financieros requeridos, pasan a formar parte del cuadro comparativo económico conforme se establece en el Anexo VI, y se selecciona la opción que cumpla con las mejores condiciones para el CICESE. Elaborar acta de fallo en los términos que se presenta en el Anexo VII, identificando al Licitante, el precio y las partidas a adjudicar, Página 16 de 129

19 turnando al Jefe de Recursos Materiales. Jefe del Departamento 31 Revisa la tabla y da su visto bueno. Encargado de Proyectos Jefe del departamento Subdirector de Recursos Materiales y servicios 41 Inicia el evento publico de fallo en la fecha y hora establecida en las bases y lee en voz alta las partidas adjudicadas y las rechazadas indicando las causas de cada decisión. En el caso de que dos licitantes estén en las mismas condiciones técnicas se optara por la propuesta económica mas baja y lo indicara en este evento. En caso que al aplicar el criterio anterior persista el empate se realizara en el propio evento un sorteo por insaculación entre los licitantes empatados y de este proceso se determinara al licitante ganador. De las actividades realizadas levantará el acta correspondiente, ver Anexo VII, y entregará a cada uno de los licitantes su copia como notificación. Girará instrucciones para que el acta se difunda en un lugar visible o por Internet a los licitantes que no acudieron al evento de fallo como notificación. Comunica al usuario el Licitante y precio al cual se le adjudicará la compra Envía a los Licitantes participantes, vía fax o correo electrónico copia del Acta de fallo. Captura en el modelo de contrato, conforme al Anexo VIII. Según corresponda, los datos relativos a la información legal del Licitante, información de las partidas adjudicadas, monto total y los montos de las fianzas a entregar, turna al jefe del departamento. Integra la documentación del procedimiento de contratación por licitación pública junto con el contrato respectivo para su revisión y formalización. Revisa y formaliza el contrato con las firmas del Director administrativo y el proveedor, así como con el área solicitante. 42 Debidamente firmado lo turna al jefe del departamento correspondiente, para su operación. 43 FIN DEL PROCEDIMIENTO. Página 17 de 129

20 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PUBLICA Área: Encargado de Proyectos Área: Jefe de Recursos Materiales Área: Licitante Inicio Elabora bases para licitación pública, conforme al modelo presentado en Anexo II Revisa y autoriza las bases de Licitación Pública Adquiere las bases por Internet No Si Imprime las bases y las entrega al Licitante Elabora convocatoria conforme al Anexo I y envía al D.O.F. para su publicación Envío automático de las bases, vía Internet Envía escrito al área usuaria comunicándoles la fecha de la Junta de Aclaración de bases Hace el pago en la tesorería y presenta su recibo al encargado de proyectos Recibe las dudas por escrito sobre las bases, de los licitantes y las soluciona con el Jefe del departamento Realiza la sesión de aclaración de las bases de la licitación pública. Coloca en lugar visible el acta de aclaraciones que servirá de notificación a los licitantes que no asistieron al evento Apoya en la realización del Acto de Recepción y Apertura de los sobres conteniendo las ofertas técnicas y económicas E3.1 Aclara las dudas sobra las bases, que realicen los licitantes durante la reunión, así como las que se recibieron por escrito Realiza el Acto de Recepción y Apertura de los sobres conteniendo las ofertas técnicas y económicas Envía al DRM, en sobre cerrado su oferta técnica y económica. Página 18 de 129

21 Departamento de Recursos Materiales Área: Encargado de Proyectos E3.1 No recibe ofertas Si No Declara desierta la licitación y elabora el acta respectiva Recibe los sobres e inicia la apertura, de las propuestas técnicas Verifica cuantitativamente que cumpla con los requisitos legales, jurídicos, técnicos y financieros Abre los sobres de las propuestas económicas leyendo en voz alta las cantidades e importes ofertados Elabora Acta de Recepción y Apertura de Ofertas Técnicas y Económicas conforme al modelo en Anexo IV Recaba las firmas de por lo menos dos de los funcionarios del CICESE y de los licitantes que asistieron Entrega a los asistentes, copia del acta, envía copia los participantes que no asistieron al acto Envía al usuario vía memorando copia de las propuestas técnicas del material y/o equipo, solicitando elabore dictamen técnico de las partidas E3.2 Página 19 de 129

22 Área Solicitante Área: Encargado de Proyectos Área: Jefe de Recursos Materiales E3.2 Determinar los motivos de la o las partidas, de la propuesta técnica que califican y que no califican Envía dictamen técnico al Encargado de Proyectos Externos Recibe y elabora tabla comparativa, en base a los aspectos técnicos, legales, jurídicos y financieros Indica en la tabla las propuestas que fueron y no fueron aceptadas señalando las causas de cada una Las propuestas que cumplan con los aspectos solicitados pasan a formar parte del cuadro comparativo económico Se selecciona la opción que cumpla con las mejores condiciones para el CICESE Elabora acta de fallo en los términos que se presentan en el anexo VII, identificando al Licitante, y turna al Jefe de Recursos Materiales Revisa la tabla y da su visto bueno Inicia el evento público de fallo en la fecha y hora establecida en las bases y lee en voz alta las partidas adjudicadas y rechazadas En el caso de que dos licitantes estén en las mismas condiciones técnicas se optara por la propuesta económica mas baja En caso que al aplicar el criterio anterior persista el empate se realizara en el propio evento un sorteo por insaculación De las actividades realizadas levantara el acta correspondiente, ver anexo 6, y entregara a los licitantes copia como notificación Girara instrucciones para que el acta se difunda en un lugar visible o por Internet a los licitantes que no acudieron al evento como notificación E3.3 Página 20 de 129

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