Introdución a las bases de datos con Microsoft Access Gestión informatizada del subsistema comercial 2º Ciclo / 2º Curso Tema 9

Transcripción

1 Introdución a las bases de datos con Microsoft Access Gestión informatizada del subsistema comercial 2º Ciclo / 2º Curso Tema 9 Dpto. de Economía Financiera y Dirección de Operaciones (c)antonio Paredes Moreno Universidad de Sevilla

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3 Resumen Estas páginas responden al proposito de servir como material de base para el estudio del tema Modelización de la gestión comercial a través de los sistemas gestores de bases de datos, para los alumnos que cursan la asignatura Gestión informatizada del subsistema comercial en la Licenciatura en investigación y técnicas de mercado. Para ello utilizaremos como herramienta de trabajo la aplicación más extendida, MsAccess 2000 y siguientes, ya que la consideramos adecuada al perfil para este nivel de aprendizaje. Se muestra de una forma sencilla, concisa y clara, el proceso de aprendizaje de una de las materias más importantes en el mundo de la empresa, cual es el de las bases de datos. Con la ayuda de ejemplos se va introduciendo al alumno en el manejo de esta aplicación, desde la pantalla inicial. Para el aprendizaje de bases de datos con MsAccess 200x, se emplean tanto la forma manual de realizar las operaciones, como con la ayuda de los distintos asistentes incrustados en la herramienta. Se inicia mostrando el diseño de la base de datos: Qué son y como se crean e importan las tablas; como se manejan, modifican; qué son y como se crean las relaciones e indices; Una vez diseñada la estructura, se describe como se insertan, manejan y consultan los datos en las tablas. Otro capítulo lo integra todo el proceso de aprendizaje acerca de las consultas, sus creación, ejecución, distintos tipos, operadores a utilizar. Además de la creación en forma visual, se introduce el lenguaje SQL y sus instrucciones fundamentales, así como las subconsultas. Se dedica un capítulo al estudio detallado de los formularios y subformularios, describiéndose los distintos controles visuales, así como la codificación de eventos y acciones. Por último, dedicamos un capítulo al aprendizaje de las salidas impresas, es decir, a los informes y etiquetas. Para hacer más amigable y eficaz el aprendizaje, se incrustan figuras y ejemplos adecuados a la temática que se va exponiendo a lo largo de las páginas.

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5 Índice general 1. Introducción a Microsoft Access Iniciar y salir de Access El entorno de Access Introducción El escritorio, o área de trabajo Los ayudantes de Access Las Bases de datos de Access Introducción El Diseño de una base de datos Tipos de datos Relación entre tablas Crear una base de datos Diseño y Planificación de las tablas Propiedades de los campos Proceso de creación de la tabla Modificación de una tabla Otras formas de creación de tablas Renombrar tablas Eliminar tablas Claves e índices Claves

6 Indices Relaciones entre tablas Tipos de relaciones Crear relaciones Modificar relaciones Eliminar relaciones Introducción de datos en la tabla Introducir registros Editar registros Copiar, mover, eliminar datos Insertar registros Insertar columnas Buscar datos Filtrar datos Reemplazar datos Consultar la base de datos Creación de una consulta Campos de la consulta Condiciones de la consulta: Simples y compuestas Operadores lógicos El Operador Y (AND) El Operador O (OR) El Operador Negación La expresión Nulo Operaciones con la consulta Otros ejemplos de consulta Consultas de Selección Consultas de parámetros Consultas de referencias cruzadas Cómo crear consultas de referencias cruzadas

7 Consultas que crean tablas Consultas que borran registros (filas) Consultas que añaden registros (filas) Consultas que actualizan registros (filas) Consultas con varias tablas Consultas SQL Clases de consultas SQL Consultas de unión Cómo crear una consulta de unión Consulta de paso a través Como crear una consulta de paso a través Consulta de definición de datos Subconsultas Crear subconsultas Los Formularios de Access Creación de formularios Diseño de formularios: Los controles Tipos de controles Detalle de los controles Manejo de los controles Diseño de formularios: Las propiedades Solapa Formato Solapa Datos Solapa Eventos (y macros) Solapa Otras Solapa Todas Ejecución del formulario Otros asistentes para formularios Autoformulario: Columnas Autoformulario: Tabular

8 Autoformulario: Hoja de Datos Asistente para gráficos Asistente para tablas dinámicas Subformularios Creación de Subformularios Documentos impresos: Informes y etiquetas Informes Clases de informes Grupos totales Creación de informes Secciones del informe Etiquetas Creación de etiquetas

9 Índice de figuras 1.1. Pantalla inicial de Access Ayudante de Access Parte de una tabla Access Relaciones entre tablas de una base de datos Creación de una base de datos Creación de la estructura de una tabla Estructura de una tabla Tipos de datos de los campos Crear tablas con asistente Crear tablas con asistente Crear índices en las tablas Relación Uno a Varios Relación Varios a Varios Relación uno a uno Relacionar tablas Búsqueda de campos relacionados Búsqueda de registros en la tabla Filtrado de datos en la tabla Consultando una tabla Consultando una tabla Consultando una tabla con criterios El criterio OR en la consulta

10 4.5. Tipos de consultas Consulta de un parámetro Consulta de dos parámetros Consulta de referencias cruzadas Consulta de referencias cruzadas Consulta de eliminación de registros Botones de prueba y ejecución de consultas Consulta de datos anexados Consulta de actualización Consulta de varias tablas Consultas SQL Consulta de unión básica Consulta de paso a traves Consulta con una subconsulta Creación de un formulario Creación de un formulario con el asistente Vista del formulario terminado por el asistente Vistas del formulario y sus distintas zonas Cuadro de herramientas para el diseño Grupo de opciones Cuadro combinado Propiedades el control Propiedad Datos del control Propiedad Eventos del control Asistente para botones de comando Resultado: Formulario con el botón salir Responder a evento con una macro Macro salir Asistente para tablas dinámicas Asistente para tablas dinámicas: Creación del formulario

11 5.17. Formulario de tablas dinámicas: Resultados Creación de un subformulario Formulario de clientes y su pedidos Asistentes para diseñar informes Informe tabular Informe en columnas Informe de clientes Secciones del informe Previsión de ventas por divisiones Asistente para el diseño de etiquetas Etiquetas de clientes

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13 Capítulo 1 Introducción a Microsoft Access 1.1. Iniciar y salir de Access Con el fin de no hacer demasiado extensas esta páginas de acercamiento a MsAccess, vamos a suponer ya instalada la aplicación en el ordenador con el sistema operativo Windows. Para entrar en Access se pulsa Inicio en la barra de tareas, y en el menú que se despliega, se elige Programas, y dentro de este Microsoft Access. Otro modo más cómodo podría ser pulsando el icono de Acceso directo a Access desde el mismo escritorio de Windows 1. De inmediato nos aparece el entorno de Access con una ventana en la que podemos crear o abrir una base de datos. Para salir de Access lo primero que deberemos hacer es guardar nuestros trabajos y pulsar la opción Salir que se encuentra al final del menú Archivo. Otra forma de salir el pulsar el pequeño botón de la parte superior derecha, con el símbolo del aspa o la X, que es el que utiliza Windows para cerrar sus aplicaciones. 1 Creación de acceso directo: Pulsar el botón derecho del ratón, elegir Nuevo, elegir Acceso directo, buscar el directorio donde se haya situado Access, o sea MSACCESS.EXE. Por ejemplo: C:\Archivos de programa\microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE. 13

14 14 Capítulo 1. Introducción a Microsoft Access Figura 1.1: Pantalla inicial de Access.

15 Capítulo 2 El entorno de Access 2.1. Introducción El entorno de Access se compone de la ventana o marco dentro del cual realizaremos nuestro trabajo. Dentro de esta ventana marco, La primera tarea es la de elegir entre dos opciones: 1. Abrir una base de datos ya existente o bien 2. Crear una base de datos nueva. Antes de seguir adelante hay que señalar que contamos con el ayudante de Office : Se trata del componente llamado Clipo (Se trata de un clip), quien amigablemente nos ofrece ayuda según la tarea que estemos desarrollando. Para que aparezca basta con pulsar el botón derecho de la barra de herramientas, que aparece con un signo de interrogación dentro de una viñeta. También contamos con es sistema de ayuda clásico, es decir, la tecla F1, que nos brinda información sobre la acción u objeto donde nos encontramos y su contexto. Es- Figura 2.1: Ayudante de Access. 15

16 16 Capítulo 2. El entorno de Access ta es la Ayuda oficial de Access. Se la activa con el signo? (A la derecha, en la barra superior), abriéndose una ventana de tres solapas. El contenido de esta ayuda es prácticamente un manual de la aplicación. En la ventana principal, se encuentran los siguientes elementos: La barra de título: Situada en la parte superior, de color azul y con el titulo Microsoft Access. A la derecha los tres botones de Windows (Cerrar, Maximizar, Minimizar). La barra de menús: Situada inmediatamente debajo de la barra de titulo. Contiene los típicos menús desplegables de Windows: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Registro, Herramientas, Ventana y Ayuda. La barra de herramientas: Con las distintas funcionalidades. Se las puede mover y recolocar, simplemente con el ratón. Se dispone de un menú emergente (al pulsar el botón derecho del ratón cuando se está situado sobre alguna herramienta), con las opciones para ver las barras de Base de datos, Web, o Personalizar, con otras herramientas El escritorio, o área de trabajo El resto de la ventana bajo las barras señaladas, es lo que constituye el área de trabajo de Access. En la parte inferior se encuentra la Barra de estado, en cuya parte izquierda aparecerán los mensajes de la aplicación. En su parte derecha se muestra la situación de algunas teclas ( mayúsculas, numérico, insertar...) 2.3. Los ayudantes de Access Aunque los iremos señalando en su momento oportuno, sólo diremos por el momento, que Access cuenta con varios programas que nos ayudan a realizar algunas de las tareas siguientes: Bases de datos. Tablas Informes o listados Formularios o pantallas

17 2.3. Los ayudantes de Access 17 Etiquetas Gráficos Vínculos HTML Publicación en Web Existen muchos más asistentes. Para ver una relación más completa buscar el termino asistentes en el índice de la ayuda.

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19 Capítulo 3 Las Bases de datos de Access 3.1. Introducción Como decimos, nada más entrar en Access deberemos abrir una base de datos o bien crear una nueva. En cualquiera de ambos casos creemos de suma importancia el conocimiento aunque sea breve de algunos conceptos básicos sobre las bases de datos. Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto, almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. El principal componente de una base de datos son las tablas. Una tabla de una base de datos, es un conjunto de datos organizado en una matriz compuesta de filas y columnas. Cada fila de la tabla es un registro. El registro contiene la información de un indi- Figura 3.1: Parte de una tabla Access. 19

20 20 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access viduo o unidad (en este caso un cliente). Cada columna es un atributo o característica del registro o individuo. Es lo que se llama un campo del registro. Los campos de cada registro deben ser homogéneos, es decir deben contener el mismo tipo de información (por ejemplo, el CIF o el nombre) El Diseño de una base de datos Se compone fundamentalmente de tres etapas: 1. Diseño conceptual: Consiste en la recopilación de los aspectos reales de aquellos objetos sobre los que tratará la base de datos y la creación de un modelo conceptual de tales aspectos. 2. Diseño lógico: Partiendo del anterior se construyen las distintas tablas que componen la base de datos. 3. Diseño físico: Se concretan las tablas en ficheros físicos por medio de una determinada aplicación de software, como por ejemplo la Access. Organización de los datos: Para que la información realmente nos preste un servicio eficaz, hay que ordenarla. De poco nos valdrá la guía telefónica si no estubiera ordenada. Si queremos organizar nuestra biblioteca, debemos decidir qué concepto, o sea qué columna o campo vamos a tomar como clave (ya sea el título, el autor o el tema sobre el que trata el libro). Igualmente hay que tener en cuenta que en una tabla no deben duplicarse los registros (que pasaría si dos clientes tuvieran el mismo CIF?). La clave de una tabla, es por tanto, la columna o columnas cuyos valores no pueden repetirse en dos o más registros. A cada valor de la clave le corresponde una sola fila (clave única). Se llama clave primaria a la columna por la cual se identificará a la tabla. En el caso de los libros, la clave primaria sería el código del libro, en el caso de un proveedor o cliente, sería el CIF (u otro código único) Tipos de datos Otro aspecto que se ha de tener en cuenta es que los datos pueden ser de distinto tipo: Por ejemplo El título del libro se compone de caracteres alfanuméricos, en tanto que la edición se compone de datos numéricos. Entre los tipos de datos que contempla Access, estos son los los fundamentales. Mas adelante se profundizará más: 1. Datos alfanuméricos: Caracteres y aquellos números no susceptibles de cálculo.

21 3.2. Crear una base de datos Datos numéricos: Números y cifras susceptibles de cálculo. 3. Datos de fecha: Magnitudes temporales, años, meses, días, etc. 4. Datos lógicos: Los que tienen sólo dos valores posibles (sí o no; verdadero o falso; 0 o 1, etc.) Relación entre tablas Después de diseñar las tablas que conforman la base de datos, hay que determinar qué relaciones existen entre las tablas, con el fin de dar consistencia a los datos: Supongamos que tenemos una lista de correos con información sobre los clientes de un almacén que distribuye accesorios de cocina al por mayor. El almacén puede tener, además, una base de datos aparte para los pedidos de los clientes, incluyendo campos para el código del cliente, el código de la mercancía, el precio unitario, la cantidad solicitada y el coste total. La base de datos de la lista de correos y la de los pedidos de los clientes son relacionales, ya que tiene el campo de código de cliente en común (véase fígura 3.2). Buscando el código de cliente en la lista de correos y enfrentándolo con el del formulario de pedidos, el gestor de base de datos puede determinar, quién es el comprador y donde localizarlo, y que es lo que ha pedido y el coste total de la compra, mediante la otra tabla Crear una base de datos Una vez analizados los datos, diseñadas en papel las tablas y definidas las relaciones entre ellas, retomamos el proceso iniciado al comienzo de este capítulo. Vamos a crear una base de datos utilizando como herramienta el gestor de bases de datos Access. Antes deberíamos haber creado una carpeta nueva o directorio en el que podamos trabajar con los datos. Para crear la base de datos podemos dejarnos ayudar por el asistente o partir de cero. Si lo elegimos podremos tomar como ejemplo alguna de las varias bases de datos ya creadas que el asistente nos ofrece, o bien empezar con una base de datos en blanco, que es lo que vamos a hacer. Se accede a esta pantalla pulsando Archivo y Nueva base de datos, o desde la ventana que aparece al iniciarse Access, marcando la opción base de datos en blanco. De inmediato nos aparece la ventana Archivo nueva base de datos en la que nos solicita

22 22 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Figura 3.2: Relaciones entre tablas de una base de datos.

23 3.2. Crear una base de datos 23 Figura 3.3: Creación de una base de datos.

24 24 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access el nombre de la base de datos y la carpeta donde situarla. En este ejemplo le llamaremos prueba 1. Aceptamos, se guarda el nuevo nombre y aparece la pantalla de la figura 3.3. En el panel izquierdo de esta ventana podemos ver siete epigrafes, que corresponden a los tipos de objetos que puede contener nuestra base de datos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos. Existen tres botones en el panel superior: Nuevo (crear un nuevo objeto, según la solapa activada); Diseño (modificar el objeto creado) y Abrir el objeto en cuestión Diseño y Planificación de las tablas Una vez creada la base de datos, lo primero es crear la o las tablas que la componen. El proceso es el siguiente: Seleccionar el epígrafe Tablas y pulsar el botón Nuevo. Aparece la ventana Nueva tabla que contiene varias posibilidades: Vista Hoja de datos: Para crear una tabla con apariencia de hoja de cálculo. Vista Diseño: Permite diseñar paso a paso la tabla; es la forma normal de crear las tablas. Asistente para tablas. Llama al programa de ayuda para creación de tablas. Importar tabla. Permite importar y convertir tablas de otras bases de datos. Al importar crea una copia de aquellos datos en una tabla nueva de Access. Vincular tabla. Permite leer y en muchos casos modificar y añadir los datos de tablas externas sin tener que importarlas y respetando el formato original. Elegimos Vista de diseño, y nos aparece la pantalla Tabla, sobre la que trabajaremos para crear la nueva tabla: La ventana de divide en dos partes: En la superior aparecen distintas filas. En cada una de las filas escribiremos el nombre de un campo o atributo de la tabla. Cada fila se divide en tres columnas: 1. Nombre del campo: Puede tener hasta 64 caracteres. No debe empezar por espacios en blanco, ni punto ni admiración no corchetes ni acentos. En una misma tabla no se pueden definir dos campos con el mismo nombre. Se debe poner a cada campo un nombre que sea lo mas descriptivo posible de su contenido ( ej. si el campo es de edad, lo mejor es ponerle edad). 1 Por defecto se guarda con la extensión mdb

25 3.2. Crear una base de datos 25 Figura 3.4: Creación de la estructura de una tabla.

26 26 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Figura 3.5: Estructura de una tabla. 2. Tipo de datos: Cuando pulsamos es esta columna se despliega una lista con los tipos de datos disponibles. Veámoslos con detenimiento en la figura 3.6. Los tipos de datos Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Sí/No disponen de formatos de visualización predefinidos. Establezca la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos. También puede crear un formato de visualización personalizado para todos los tipos de datos excepto para el tipo de datos Objeto OLE. 3. Descripción: En esta columna se puede escribir un comentario aclaratorio del campo. Se puede escribir texto libremente. En la parte inferior de la pantalla, llamada Propiedades del campo, tenemos una serie de posibilidades que nos permiten depurar el diseño de la tabla. El contenido de las solapas General y Búsqueda, que en la figura 3.5 aparecen vacías, cambiará según el tipo de campo que seleccionemos en cada fila.

27 3.2. Crear una base de datos 27 Siguiendo nuestro ejemplo, vamos a crear la tabla clientes perteneciente a la base de datos Prueba. Vamos a introducir los campos de la tabla: En la primera fila tecleamos código (nombre del campo), y como tipo de campo elegimos Texto. De inmediato se llenan de contenido las solapas General y Búsqueda. Dicho contenido cambiará si nosotros seleccionamos otro tipo de campo. Es preciso detenernos aquí un momento para analizar con cierto detenimiento estas solapas con las propiedades de los campos Propiedades de los campos 1. Tamaño: Pulsemos la solapa General: la primera propiedad es el tamaño del campo. En nuestro caso, en el campo código del cliente 2 introducimos la cantidad de caracteres que preveamos, en este caso 6. El campo código es importante, ya que será la clave. En los demás campos, no tiene demasiada importancia que podamos equivocarnos al elegir un tamaño demasiado largo o corto, ya que posteriormente podremos rectificar modificando adecuadamente los tamaños. Claro, que hay que tener en cuenta que si hemos introducido datos, estos pueden verse afectados si acortamos los campos. Igualmente pasa con los datos de tipo numérico, cuyo tamaño puede oscilar entre 0 a 255 (Byte) hasta +/ (Entero largo), y hasta valores con 15 decimales (Doble). Definimos un segundo campo, llamado CIF, y otro llamado Nombre, donde se introducirá el nombre o razón social de cada cliente. 2. Formato: Otra propiedad es el formato. Con ella podemos definir la forma en que Access muestra la información almacenada en el campo. El formato no afecta a cómo se almacenan los datos, solamente al modo de presentarlos. Si el campo es numérico, podemos hacer que aparezca con los separadores de millar, si se trata de fechas, que estas aparezcan con texto o con números, etc. para los tipos numéricos y de moneda, existen cinco formatos: Moneda (presenta los números con el símbolo del euro), Fijo (sin separadores de miles), Estándar (con separadores de miles), Porcentaje (multiplica por 100 y añade el carácter de procentaje) y Científica (notación científica estándar). Para personalizar los distintos formatos, es aconsejable hacer pruebas con ellos, hasta encontrar los mas adecuados par los campos de nuestras tabla. 3. Máscara: La propiedad máscara es la encargada de que los datos introducidos en el campo se ajusten a un formato predefinido. La máscara se compone de tres partes separadas por punto y coma: la primera parte de la mascara utiliza unos códigos o caracteres de acuerdo al tipo de datos que se van a mostrar 2 Aunque esté formado por caracteres numéricos, hay que considerarlo como de de texto, para que la extensión sea siempre la misma, y no se pierdan los ceros a la izquierda.

28 28 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Figura 3.6: Tipos de datos de los campos.

29 3.2. Crear una base de datos 29 Carácter Utilización , 9, # Dígitos L,?,A,a Letras &,C Cualquier carácter.,:;-/ Marcadores < Convierte a minúsculas > Convierte a mayúsculas! Se rellena de derecha a izquierda 1 La segunda parte de la máscara define si deben almacenarse los caracteres literales mostrados, y la tercera parte indica el carácter que se utiliza para los espacios en blanco. 4. Titulo: Esta propiedad se refiere al texto o rotulo del campo, y aparece en diversos lugares como indicador del campo a que se refiere. 5. Valor predeterminado: Se refiere a un valor que Access introduce cuando se crea un nuevo registro en la tabla. Es de gran utilidad para campos con un valor fijo en todos los registros ( por ejemplo la fecha del día).incluso pueden almacenarse expresiones o fórmulas complejas. Pulsando los tres puntos de la derecha aparece una ventana en la que podemos crear estas expresiones o fórmulas. 6. Regla de validación: Con ella podemos definir los limites de los valores a introducir en el campo y así evitar posibles errores. Pulsando los tres puntos de la derecha aparece un generador de expresiones.(por ejemplo >=#01/01/80# Y <#01/01/90#, indica que la entrada de ese campo debe estar comprendida entre el 1 de enero del 1980 y el 1 de enero del 1990). 7. Texto de validación: Es el texto que explica la propiedad anterior. 8. Requerido: Esta propiedad indica si el campo puede quedar vacío o no. Si el campo en cuestión es un campo clave, es útil aplicarle la propiedad de Requerido = Si, para que no quede nunca vacío. 9. Permitir longitud 0: Su valores pueden ser igualmente Si o No. Sólo se aplica a los campos de tipo Texto o Memo. 10. Indexado: Indica esta propiedad si el campo ha de estar ordenado, y puede tomar tres valores: No. (no hay índice, y si lo hay lo elimina). Sí (con duplicados). Creará un índice para el campo seleccionado. Sí (sin duplicados). Crea el índice, pero no permite introducir datos duplicados en el campo seleccionado.

30 30 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Proceso de creación de la tabla Teniendo a la vista la figura 3.5, retomamos el proceso de creación de una tabla: En la columna Nombre del campo introducimos los nombres de cada campo o atributo. En la columna Tipo de datos introducimos los tipos correspondientes a los datos, según hemos visto más arriba, y en la columna Descripción, cuyo contenido no es obligatorio, podemos introducir un comentario libre, explicando las particularidades de ese campo, o cualquier otra ocurrencia. Por supuesto, a cada campo hay que asignarles las propiedades correctas, explicadas anteriormente. Llegado el momento de Guardar la tabla, se elige el menú Archivo y dentro de él la opción Guardar o Guardar como, debiendo dar un nombre a la Tabla que acabamos de crear. Un ejemplo concreto de la tabla clientes lo tenemos en la figura 3.1 Truco: Con frecuencia uno o varios campos de una tabla son iguales o similares a otra que debamos crear. Access nos ahorra el esfuerzo de acordarnos y nos ayuda a diseñar la nueva tabla copiando de otra los campos: El proceso es el siguiente: 1. Estando en la ventana de diseño, situarse el la columna que se desee agregar. 2. Pulsar el botón derecho del ratón; aparecerá un pequeño menú emergente; elegir la opción Generar, y aparecerá el Generador de campos a partir de tablas anteriores. 3. Seleccionar la tabla y el campo que servirán de ejemplo. Con doble clic sobre el campo, este será copiado en la tabla que se está creando Modificación de una tabla Es posible que se comentan errores a la hora de definir los campos durante la creación de una tabla. Access nos permite modificar la estructura de la tabla en estos cuatro aspectos: Eliminar un campo: para borrar o eliminar un campo basta con seleccionar la fila y pulsar la tecla Supr., o utilizar el comando Eliminar filas del menú Edición5. Una vez eliminada la fila (del campo) todas las demás filas se moverán hacia arriba. Insertar un campo: Otra modificación consiste en insertar filas a la estructura de la tabla. Para ello se sitúa el cursor en la fila sobre la que se desea insertar, y se pulsa la tecla INS. Una fila nueva y en blanco aparecerá justo encima. Mover un campo: Hacer clic sobre el selector de la fila a mover. Esta invertirá el color. Hacer clic con el ratón sobre el selector de la fila y arrastrarlo hasta la posición deseada.

31 3.2. Crear una base de datos 31 Cambiar el contenido de la fila: o sea el Nombre, Tipo de datos o Descripción del campo. Basta con seleccionar la columna del campo o fila a cambiar, y modificar su contenido. hay que tener en cuenta que si se cambia el tipo de datos quedará modificado el contenido de ese campo. Por ejemplo, si los datos de ese campo eran de texto y se pasa a un tipo de datos numérico, Access avisa de que se van a perder los datos de ese campo Otras formas de creación de tablas Anteriormente, en el epígrafe elegimos la Vista de diseño para crear una tabla, sin embargo veíamos que Access nos proporciona otros caminos. Vamos a tratar de analizarlos brevemente. Asistente para tablas El asistente para tablas tiene una ventaja: La comodidad. El nos presenta varias tablas de ejemplo y nos ayuda a través de ventanas para crear la nueva tabla. El inconveniente es que nuestro control sobre el proceso es menor, ya que Access decide por nosotros sobre muchos detalles. El proceso es el siguiente: 1. Elegir Tablas en la ventana de base de datos, pulsar el botón Nuevo y doble clic en el Asistente para tablas. Aparece la ventana (Figura 10 ) Se trata de elegir una de las tablas de ejemplo que pueda parecerse a la que deseamos crear y después seleccionar los campos de ejemplo Pulsar el botón Siguiente, asignar nombre a la tabla, elegir el campo que será la clave principal. (Si decidimos asignar nosotros la clave principal, entonces nos preguntará qué campo será la clave; si le dejamos esta decisión al asistente, entonces elige como clave principal el primer campo de la tabla. 3. Se pueden establecer relaciones con otras tablas, como veremos más adelante. 4. La última ventana antes de crear la tabla nos pregunta qué hacer al terminar: Modificar manualmente el diseño, introducir datos directamente en la tabla, o introducir datos en la tabla a través de un formulario o pantalla que crea el propio asistente. 3 Con >> quedan seleccionados todos los campos.

32 32 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Figura 3.7: Crear tablas con asistente.

33 3.2. Crear una base de datos 33 Figura 3.8: Crear tablas con asistente. Vista Hoja de datos Si elegimos esta opción a la hora de crear una tabla, Access crea automáticamente una especie de hoja de cálculo con 20 campos (llamados Campo1, Campo2. etc.) en la cual se pueden introducir datos de inmediato. Al pulsar el botón de Cerrar nos pedirá el nombre para la tabla que se acaba de crear. Es posible posteriormente modificar los nombres de los campos a través de la opción diseño de tablas. Importar tabla Tras seleccionar esta opción, se abre la ventana Importar en la que se busca y elige la base de datos desde la cual se importará la tabla. De inmediato se abre la ventana Importar objetos (véase figura 3.8) en la que se muestran las distintas tablas a elegir.

34 34 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Seleccionada un o varias tablas, si pulsamos el botón Opciones >> se abrirá la ventana con las opciones de la importación de tablas. En esta ventana podemos elegir los elementos a importar de cada tabla o tablas. Para ejecutar la importación se pulsa el botón Aceptar. Vincular tablas Microsoft Access puede importar o vincular una tabla de datos de otras bases de datos de Microsoft Access (versiones 1.x, 2.x y 7.0/95, y 8.0/200x), al igual que datos de otros programas y formatos de archivo, como los de Excel, dbase, FoxPro o Paradox, bases de datos externas, y varios formatos más. También puede importar (o vincular) tablas y listas de HTML, las cuales pueden estar en su equipo local, en un servidor de red, o en un servidor Internet. Al importar datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de su base de datos de Microsoft Access. La tabla o archivo de origen no se modifica en este proceso. La vinculación de datos le permite la lectura y en muchos casos la actualización de los datos en el origen de datos externo sin tener que importar. El formato del origen de datos externo no se modifica para que pueda continuar utilizando el archivo con el programa que lo creo originalmente, pero también puede agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. El proceso de vinculación de tablas es similar al de importar, tan solo que no se duplica la información, sino que se crea un enlace a la tabla determinada, y las modificaciones de datos queda reflejadas en la tabla original. Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas vinculadas y las tablas que están guardadas en la base de datos actual. Se pueden vincular distintos tipos de archivos, cuyo contenido puede examinarse bajo el formato Access y en algunos casos modificar el contenido del original. Si elimina el icono que representa a una tabla vinculada, elimina el vínculo con la tabla, pero no la tabla externa Renombrar tablas Para cambiar el nombre a una tabla, se marca con el ratón, se abre el menú desplegable Edición situado en la barra de Menús y se pulsa la opción cambiar nombre. Otro modo de hacerlo es marcar el nombre de la tabla con un solo click, entonces el cursor se sitúa en el nombre de la tabla.

35 3.3. Claves e índices Eliminar tablas Para eliminar una tabla lo primero es marcarla con el ratón, y entonces, podemos seguir cualquiera de estos tres caminos: 1. Pulsar la tecla Supr. y responder Sí a la pregunta de si deseamos eliminarla. 2. Pulsar el botón derecho del ratón, y elegir la opción Eliminar en el menú de contexto. 3. Abrir el menú desplegable Edición situado en la barra de Menús y elegir Eliminar Claves e índices Claves En la introducción a este capitulo se hablaba de la Organización de la base de datos. También se hacía referencia a las claves. Aunque no es absolutamente necesario, sin embargo en las tablas de Access se pueden definir claves 4. La clave principal en una tabla es el campo o columna por medio del cual esta tabla se relaciona con otras. Cada fila tiene valores únicos en las columnas que forman la clave. La clave principal se compone de uno o varios campos de la tabla cuyo contenido identifica a cada registro o fila de manera única, es decir: Los campos que componen la clave no pueden estar repetidos, ni tampoco vacíos. En nuestro ejemplo de los clientes, la clave principal debe ser el código, puesto que es el campo cuyo valor identifica inequívocamente a un cliente (el campo Nombre puede servir de índice pero no de clave principal, ya que un nombre puede estar repetido). Un ejemplo claro de clave principal es el DNI o CIF, ya que identifica a una única persona o empresa. Para crear la clave principal en una tabla se siguen estos pasos: 1. Situar el selector de fila activa en el campo deseado como clave principal. 2. Hacer Clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas o con el comando Edición, Clave principal. Consejo: Es conveniente crear la clave principal al crear la tabla, ya que si se crea después, es posible que se repitan los datos y Access dará error ante los datos duplicados o nulos. Si la clave principal se compone de varios campos, el proceso es marcar las filas o campos con el ratón (pulsado y arrastrando) y pulsando después el botón Clave principal de la barra de herramientas. 4 Se denomina clave principal.

36 36 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Indices Los campos de la tabla tienen una propiedad cuya finalidad es aumentar la velocidad de acceso a los datos. Esta propiedad es la de ser indexados, o sea, que se construya un índice sobre dicho campo. Cuando buscamos una cierta información en un libro consultamos el índice; esta es la mejor manera de encontrar la información rápidamente. Por ejemplo, sabiendo que tenemos una extensa biblioteca, un amigo nos pregunta por un titulo que le es muy necesario. Esta situación tiene dos posibles salidas: Podríamos buscar uno a uno, sin ningún orden, ya sea físicamente por todas las estanterías, o bien a través de una lista que fuimos haciendo a medida que los comprábamos; Otra posibilidad sería la que tener creado un fichero ordenado por orden alfabético de títulos o autores o cualquier otro campo significativo. Evidentemente, nos bastaría con buscar la ficha para saber si los tenemos o no. Esta segunda opción es más rápida. Con un menor esfuerzo y menor tiempo saldremos de nuestras dudas bibliográficas. La propiedad de ser indexado admite tres posibilidades9: 1. No ser índice. 2. Crear un índice de este campo y admitir valores duplicados. 3. Crear un índice de ese campo y no admitir valores duplicados. Esto imposibilita la introducción de datos repetidos. El orden normal de Access a la hora de indexar los campos es ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9), pero este orden puede invertirse, pulsando el botón índice apropiado en la barra de herramientas de la entrada de datos, o por medio de la ventana de dialogo de Indices (véase figura 3.9). En dicha ventana de dialogo aparecen las tres características posibles que puede tener un índice: Principal: Sólo hay un índice que es clave principal. Los índices principales garantizan que en un campo sólo se introducen valores únicos. Unico: Indica si el índice permite valores duplicado o no. Ignorar nulos: Permite excluir del índice los registros con valor nulo. Creación de índices: Pueden crearse índices basados en un solo campo de la tabla, o en varios. Qué campos deben indexarse? Aquellos campos que se utilicen con frecuencia y cuyo orden

37 3.3. Claves e índices 37 Figura 3.9: Crear índices en las tablas.

38 38 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access sea necesario 5. También aquellos campos que se vayan a relacionar con otras tablas. Cuando se crea una clave principal, dicho campo queda automáticamente indexado. El proceso de creación de índices es el siguiente: Cuando se define un campo en la ventana de diseño, de elige Si en la propiedad Indexado (puede establecerse Con o Sin duplicados). Desde la ventana de diseño de la tabla se sitúa el cursor en la barra del título y se pulsa el botón derecho del ratón. Se abre la ventana de índices en la cual aparecen todos los campos que se han definido como indexados. En esta ventana pueden seleccionarse campos o ajustarse manualmente los índices, el orden de estos, e incluso crear índices con varios campos. El procedimiento para crear índices con varios campos es este: Una vez introducido en nombre del índice en la primera columna, se elige el primer campo en la segunda columna; después se pulsa intro y dejando en blanco la primera columna, se sitúa el cursor en la segunda columna y se elige otro campo (no debe introducirse nada en la primera columna ya que entonces se creará otro índice), y así sucesivamente se van añadiendo los campos deseados al índice. Para grabar se pulsa el botón de cierre de la ventana y se salva la ventana de diseño. A cada índice se le pueden asociar las propiedades que aparecen en la parte inferior de la ventana. Suprimir índices: Desde la ventana de índices se elige el índice a borra y se pulsa Supr. Si el índice es compuesta, han de suprimirse todos los campos que lo componen Relaciones entre tablas Las bases de datos relacionales tienen la ventaja de poder distribuir la información en varias tablas en vez de agruparla en una sola. Una vez que las tablas de una base de datos están definidas y poseen sus respectivas claves e índices es el momento para determinar las relaciones entre ellas. 5 No pueden ser indexados los campos Memo, Ole y los Hyperenlaces.

39 3.4. Relaciones entre tablas 39 Figura 3.10: Relación Uno a Varios Tipos de relaciones La forma en que se interconectan la tablas entre sí da lugar varios tipos de relación: Relación Uno a Varios Esta es la relación mas frecuente entre tablas. En este tipo de relación, un registro o fila de la tabla A puede relacionarse (coincidir) con más de un registro de la tabla B. La tabla A, que se considera tabla principal o tabla padre puede tener mas de un registro enlazado con la tabla secundaria o tabla hija. Podemos apreciar la relación entre un Autor de la tabla autores ( Federico García Lorca) con varios registros u obras literarias de la tabla libros. Un único autor puede escribir varios libros, pero un mismo libro no puede estar escrito por varios autores a la vez. Relación Varios a Varios En este tipo de relación, cada registro de una tabla A puede tener mas de un registro enlazado en la tabla B, y cada registro de la tabla B puede tener mas de uno enlazado en la tabla A. Veamos un ejemplo: Relación uno a uno Este tercer tipo de relación es menos frecuente: Cada registro de la tabla A sólo puede estar relacionado un solo registro de la tabla B, y viceversa. Como ejemplo prodríamos señalar dos tablas: Una de Empleados y otra la de las nóminas del mes. Cada registro de la primera tabla (Datos de un empleado) sólo tiene relación con un único registro de la otra.(su nómina mensual).

40 40 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Figura 3.11: Relación Varios a Varios. Figura 3.12: Relación uno a uno.

41 3.4. Relaciones entre tablas 41 Integridad referencial Una vez que se ha establecido el tipo de relación existente entre las distintas tablas de la base de datos, se puede ir más adelante y obligar a que se cumpla la regla llamada Integridad referencial. Esto supone que: No puede haber un registros en la tabla B sin que estén relacionados con un registro de la tabla A, es decir: no se pueden introducir libros en la tabla hasta que se haya introducido el autor. No se puede borrar un registro de la tabla A si tiene enlazados registro en la tabla B, o sea: no se puede borrar un autor de la tabla de autores si existen libros suyos en la tabla libros. No se puede cambiar un registro de la tabla A si con ello queda sin relacionar algún registro en la tabla B Crear relaciones Con el fin de poder detallar el proceso relacional, presentamos además de la tabla clientes (que hemos renombrado como tblclientes, tres tablas relacionadas con ella, es decir la tabla de provincias, de paises y de sectores industriales. El proceso de creación de las relaciones entre tablas, se muestra en la figura 3.13, y es el siguiente: Abrir la ventana Relaciones, cuyo icono se encuentra situado en la barra de Herramientas; después pulsando el botón derecho del ratón, se abre la ventana Mostrar tabla, en la que se deben elegir (Agregar), aquellas tablas que quieran incluir en la relación. Las tablas seleccionadas irán apareciendo en la pantalla de Relaciones con sus campos en forma de listas desplegables. Cerrar una vez terminada la selección. Para crear la relación, con el ratón, se pulsa y arrastra el campo de la tabla principal (que al ser clave primaria debe aparecer con letra negrita) hasta el campo relacionado de la tabla secundaria. De inmediato se abre una pequeña ventana de Relaciones, en la que aparecen las tablas a relacionar con sus campos respectivos. En ella se puede establecer la integridad referencial, así como los distintos tipos de combinación entre los campos de las tablas. para ello se pulsa el botón Tipo de combinación. Como muestra la figura, se ha establecido relación entre las tablas tblpaises, tbl- Provincias y tblsectores con tblclientes. Todas las relaciones son de Uno a Varios. Los

42 42 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Figura 3.13: Relacionar tablas.

43 3.5. Introducción de datos en la tabla 43 campos clave de las tablas aparecen en negrita; eso quiere decir que ellos son los extremos Uno de la relación, o sea los que no se pueden repetir en su tabla; es obvio que en la tabla tblprovincias no se deben repetir; cada cliente solo pertenece a una provincia, pero cada provincia puede ser la sede de varios clientes. Como vemos en la figura, en esta relación se ha activado la casilla en la que se exige integridad referencial. Ello implica, como se ha señalado anteriormente, una gran coherencia y consistencia de los datos, lo que lleva consigo una gran seguridad a la base de datos. Se ha activado la opción de actualizar en cascada los campos relacionados de ambas tablas, o sea, si se modifica un sector en la tabla tblsectes, automáticamente quedan modificados los campos sector de la tabla tblclientes. También se ha activado la opción de borrar en cascada los registros relacionados (si se borra un sector, se borrarán también los registros de clientes de ese sector) Modificar relaciones Para modificar las relaciones ya creadas, el procedimiento es abrir la ventana Relaciones y pulsar con el ratón sobre la línea que une ambas tablas; de inmediato la línea cambia a una línea mas gruesa. Con doble click se abre la ventana con los campos de la relación. Otro modo es pulsar el botón derecho del ratón sobre la línea gruesa de la relación; Aparece entonces el menú de contexto, con la opción Modificar relación Eliminar relaciones Si se desea eliminar una relación, hay que seguir estos pasos: En la ventana Relaciones, hacer click sobre la línea de relación entre tablas. Esta aparece con trazo mas grueso. Entonces se pulsa la tecla Supr. o bien el botón derecho del ratón, apareciendo la opción Eliminar. basta con confirmar la opción para que la relación quede eliminada Introducción de datos en la tabla Hemos aprendido a diseñar y crear las tablas de una base de datos. Ya tenemos el armazón o estructura. Ahora es el momento de introducir datos en ellas. Atención: No es conveniente introducir datos en las tablas hasta que no se haya terminado el proceso de relación, de lo contrario, resultará dificil crear las relaciones con datos en la tabla.

44 44 Capítulo 3. Las Bases de datos de Access Introducir registros La introducción de datos se efectúa a través de la Hoja de Datos. Una vez abierta la tabla en modo Hoja de Datos (basta con hacer click en la tabla y abrirla), se sitúa el cursor en el primer campo de la tabla y se van introduciendo los datos de los distintos campos del registro. Al llegar al final de registro automáticamente se salta al primer campo de un nuevo registro. Para moverse a través de la tabla pueden utilizarse las teclas de cursor o los botones situados en la parte inferior de la tabla (Hoja de datos). Para ir a un registro determinado se introduce el número y se pulsa Intro, o bien se utilizan los botones indicados. Para introducir un nuevo registro se pulsa el botón situado a la derecha que muestra una flecha y un asterisco. Igualmente basta con situar el cursor del ratón en el registro nuevo (tiene un asterisco y está siempre situado en la parte inferior de la tabla ). También puede insertarse un nuevo registro abriendo el menú Insertar y eligiendo Nuevo Registro. Los campos de tipo OLE y Memo tienen un tratamiento distinto. En el campo Memo puede introducirse libremente el texto que se desee sin restricción de tamaño. Para introducir datos en el campo de tipo OLE se sitúa el cursor dentro del campo, se pulsa el botón derecho del ratón y se elige Insertar Objeto. Cuando se abre la ventana Hoja de datos, se activan automáticamente las barras de herramientas de Hoja de datos de la tabla: Para realizar operaciones con los registros de la tabla (ordenarlos, buscarlos, imprimirlos, etc.). Formato de Hoja de datos: Permite modificar el aspecto de la Hoja de datos (colores, tipos de letra, fondo de la hoja de datos, etc) Editar registros En bastantes ocasiones habremos de modificar algún registro cuyos datos sean erróneos o hayan cambiado. Para modificar la información contenida en los registros de la tabla deberemos seguir los pasos siguientes: Por supuesto abrir la tabla. Buscar el registro a modificar. Los registros pueden ordenarse por el campo deseado mediante las herramientas proporcionadas en barra Hoja de datos 6. Una vez situados en el registro a modificar, se coloca el cursor en el campo en cuestión y se modifica el texto. En caso de equivocación, se puede deshacer la operación utilizando el botón apropiado. Hay ciertos campos que no pueden ser editados. Son los siguientes: 6 Situar el cursor del ratón en el titulo de la columna a ordenar. Hacer click para marcar toda la columna y teniéndola marcada pulsar el botón de Ordenar (Ascendente o Descendente).