Integración de los datos de alumnos desde SICE al Abies 2.0 (Adaptación al SICE del método para SAUCE de Paco Antona)

Transcripción

1 Integración de los datos de alumnos desde SICE al Abies 2.0 (Adaptación al SICE del método para SAUCE de Paco Antona) El método consiste, resumiendo, en crear una base de datos en Access a partir de los datos en dbaseiv del SICE, que luego exportamos a Paradox 5 creando un archivo llamado alumnos.mdb que el Abies 2.0 reconoce como si fuera del IES2000 y lo puede integrar. 1º.- Se sacan los listados de todos los grupos del SICE (están en formato DbaseIV) se abren con Excel y se guardan como archivos de Excel. 2º.- Se agrupan todos los ficheros en uno solo de Excel copiando y pegando las filas con los datos de los alumnos y le ponemos el nombre que queramos, por ejemplo original SICE.xls. Lo guardamos en una carpeta en la que vamos a ir guardando todos los archivos generados, en mi caso la he llamado dbaseiv. Los campos son los de SICE y quedará así: DIRECCIONES TELÉFONOS TELÉFONOS D.N.I. 3º.- Tenemos que convertir los dos campos APELLIDO1 y APELLIDO2 en un solo campo y que los dos apellidos aparezcan en una única columna para que Abies lo entienda al hacer la integración. Para ello abrimos Excel, elegimos Libro en blanco, copiamos la columna C (APELLIDO1) del archivo original SICE.xls y la pegamos en la columna A. Hacemos lo mismo con la columna D(APELLIDO2) y la pegamos en la columna C. En la columna B nos situamos en la casilla B2 y pulsamos una sola vez la barra espaciadora para insertar un espacio (para separar los dos apellidos al concatenar). Seleccionamos dicha celda y arrastramos su contenido a los largo de toda la columna para que el espacio esté en todas las celdas. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 1 de 16

2 Después de hacer esto, el archivo se verá de la siguiente forma: A continuación seleccionamos la celda D2, tecleamos sobre Fx y elegimos la función concatenar, tecleamos en la ventana Argumentos de función en los campos Texto1, Texto2 y Texto3 sobre las celdas A2, B2 y C2 respectivamente, como se ve en la imagen, y aceptamos. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 2 de 16

3 El resultado es el de la celda D2, donde se han unido en una sola celda los dos apellidos del primer alumno separados por un espacio (ASENSIO PADILLA). Arrastramos la celda D2 hasta el final de la columna para que la fórmula =Concatenar(A2;B2;C2) se extienda al resto de celdas y conseguir unir los dos apellidos de todos los alumnos en una sola columna, como se ve en la siguiente imagen: Seleccionamos la columna D, la copiamos y hacemos un Pegado especial (Edición/Pegado especial) en la celda E2, marcando Valores para que sólo se pegue el texto (sin la fórmula de la función concatenar), como vemos en la imagen siguiente: Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 3 de 16

4 El resultado es el de la figura siguiente. A continuación seleccionamos y eliminamos las columnas A, B, C y D, escribimos APELLIDOS en la celda A1 de la tabla resultante y nos queda el siguiente archivo que podemos guardar con el nombre Dos apellidos.xls. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 4 de 16

5 4.- Ahora que ya tenemos los dos apellidos en una columna, vamos a sustituirlos en el archivo original SICE y a adaptar el resto de datos que tenemos del SICE a una base de datos que Abies pueda integrar. Abrimos el archivo original SICE.xls y eliminamos las columnas C y D (APELLIDO1 y APELLIDO2). Abrimos el archivo Dos apellidos.xls y copiamos la columna A (APELLIDOS). Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 5 de 16

6 Seleccionamos la columna C del archivo original SICE.xls e insertamos la columna A que hemos copiado antes con los dos apellidos mediante la orden Insertar celdas copiadas El resultado es que ahora ya tenemos los dos apellidos en una sola columna del archivo original SICE.xls. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 6 de 16

7 Sustituimos los códigos de provincia (28 = MADRID en el ejemplo) y de municipio (079 = Madrid en este caso) en las celdas E2 y F2 y arrastramos para trasladar estos datos a las demás celdas, como vemos en la imagen siguiente: En la columna J (CDGRUPO), en los grupos que comienzan por números hay que sustituirlos por ordinales (1A = 1ºA). Lo hacemos en el primero y arrastramos hasta el último del grupo. No hay que hacerlo si los números están al final o entre letras, como por ejemplo B2B o MAV1. En este caso pueden quedar así. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 7 de 16

8 Eliminamos la columna del número de expediente (NMEXPEDIEN) ya que Abies no lo utiliza y la de TELÉFONO2. El resultado final es como vemos en la imagen siguiente: DIRECCIONES TELÉFONOS D.N.I. Lo guardamos como LISTADO.xls y como LISTADO B.xls para tener un original de repuesto en caso de que en los siguientes pasos ocurra algo y se pierdan los datos que tanto trabajo nos ha costado organizar. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 8 de 16

9 5º.- Ahora vamos a exportar desde Excel a Access. Abrimos uno de los archivos, por ejemplo LISTADO B.xls y lo guardamos como archivo de texto delimitado por tabulaciones (Listado B.txt). La razón es que después lo vamos a importar desde una base de datos en blanco de Access y si lo hacemos desde un archivo de Excel tendremos problemas, cosa que no ocurrirá desde uno de texto. Abrimos una base de datos en blanco de Access y la llamamos alumnos.mdb. Importamos los datos del archivo Listado B.txt mediante archivo/obtener datos externos/importar. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 9 de 16

10 Seleccionamos Delimitado en el asistente para importación de texto y pulsamos Siguiente. A continuación seleccionamos Tabulación, marcamos Primera fila contiene nombres de campos y Siguiente: Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 10 de 16

11 En la siguiente ventana marcamos en una tabla nueva y continuamos hasta el final permitiendo a Access agregar la clave principal. El resultado final será una tabla de datos de la siguiente forma: A continuación cambiamos el nombre de la tabla Listado B y le ponemos alumnos (en minúsculas). Seleccionamos la tabla alumnos, nos ponemos en vista diseño y le cambiamos el nombre a los campos que tenemos (ID = matricula, NOMBRE = nombre, etc.), añadimos los que faltan (DNI_padre, DNI_madre, etc.) y los ordenamos para que queden así: Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 11 de 16

12 Los campos deben llamarse de la siguiente forma y deben estar en el siguiente orden: matricula, apellidos, nombre, fecha_nacimiento, dni, estudios, grupo, domicilio, DNI_padre, codigo_postal, DNI_madre, sexo, provincia, localidad, fecha_matricula y telefono. Todo sin acentos y ojo con las mayúsculas y minúsculas, tal y como está en la imagen porque si no es así no funciona. Estos son los campos correspondientes a la base de datos alumnos.mdb del IES2000, que simularemos para que Abies crea que va a importar los archivos del IES2000. Hay que poner todos los campos como Texto, excepto teléfono : Número y Fecha_nacimiento: Fecha/Hora. Nota: el campo matricula es el antiguo ID Autonumérico que puso automáticamente la base de datos al importar los datos y que nosotros hemos renombrado. Lo pasamos a Vista de tabla y queda así: Resto de datos Hay que tener en cuenta que no es necesario que existan datos en todos los campos, algunos pueden estar vacíos, pero lo que si tienen que existir son dichos campos. IMPORTANTE: Hay que comprobar si al final de la tabla tenemos algunas filas completas sin datos, si es así hay que eliminarlas porque en caso contrario nos dará error al hacer la integración. El final de la tabla debe quedar como vemos en la siguiente imagen. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 12 de 16

13 6º.- Exportar la base de datos a PARADOX.- A continuación exportamos la base de datos a Paradox 5, llamándola alumnos. Esto lo hacemos desde el menú Archivo/Exportar y lo guardamos en el directorio donde hemos ido guardando todos los archivos hasta ahora y que yo he llamado dbaseiv. Esta será la base de datos y el directorio donde irá Abies a buscar para integrar los datos de los lectores. 7º.- Modificación del archivo Integrar de Abies.-Buscamos el archivo Integrar.mdb que está en la carpeta donde hemos instalado Abies 2 (Por defecto en C:\Archivos de Programa\Abies2), lo copiamos y lo guardamos aparte porque vamos a modificarlo y así luego podremos volver a pegar el original en su sitio sustituyendo al modificado. Se abre el archivo Integrar.mdb. que hemos dejado en la carpeta Abies 2, tecleamos sobre Formularios y aparecen tres tablas. Abrimos la de Programas y aparece una ventana que hay que modificar para que quede así: Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 13 de 16

14 La instrucción SQL tiene que quedar así: SELECT a.matricula, a.apellidos, a.nombre, a.sexo, a.dni, Year(a.fecha_nacimiento) AS Nacido, a.domicilio, a.localidad, a.provincia, a.telefono, a.codigo_postal, a.fecha_matricula, a.grupo FROM alumnos a Borramos la instrucción SQL2 En la Ruta ponemos la que corresponda al lugar donde tenemos nuestro archivo paradox (alumnos.db). Yo lo he puesto en C:\dBaseIV. En Archivos dejar sólo alumnos.db y eliminar el registro matricul.db, pero OJO, eliminar el registro, la fila, no el contenido!! NO SI Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 14 de 16

15 Cerramos el archivo integrar.mdb guardando los cambios. 8º.- Integrar datos de lectores en Abies desde IES2000 Abrimos Abies y pulsamos Archivo/Integrar/Integrar datos de lectores/programa IES2000. No seleccionar el Juego de caracteres OEM ya que puede dar problemas con algunos caracteres finales, acentos, etc. Si después de integrar los datos de lectores hay algún error, eliminamos el bloque de alumnos que acabamos de integrar y lo hacemos marcando Juego de caracteres OEM para ver si desaparecen esos problemas, aunque si lo hemos hecho todo bien no debería ocurrir nada. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 15 de 16

16 La ruta donde se encuentra el archivo de Paradox 5 alumnos.mdb se selecciona automáticamente si previamente lo hemos indicado en el archivo Integrar que hemos modificado. Si dicho archivo estuviera en otra ubicación lo buscamos con Examinar. Si después de todo esto no se integran los datos no te suicides, revisa que los nombres de los campos de la base de datos alumnos.mdb coinciden exactamente con los de la consulta SQL de Integrar.mdb. Tiene que ser como lo hemos dicho, sino no funciona, teniendo cuidado con las mayúsculas, minúsculas y todo sin acentos. Nota: todos los alumnos se integran como de sexo M (mujer) independientemente de si en las Opciones de Abies tenemos activado por defecto M o H o tenemos desactivada la opción de valores por defecto de lectores. Un saludo, ánimo y suerte. Integrar lectores desde SICE a Abies 2 Antonio Suárez Página 16 de 16