Palabras Clave: Bibliotecas, Centro de Documentación e Información, Proyecto, Sistematización, Automatización.

Transcripción

1 Diseño, ejecución y puesta en marcha de una Intranet y Extranet en el Centro de Documentación e Información Pediátrica "Gustavo H. Machado" del Hospital de Niños "J.M. de los Ríos" NJ Mata V 1. 1 Bibliotecóloga, Jefa del Centro de Documentación e Información Pediátrica "Gustavo H. Machado" (C.D.I.P.), Hospital de Niños "J.M. de los Ríos". noheliamata@cantv.net ó nohelia.mata@cdip.org.ve RESUMEN El desarrollo del proyecto de transformación de la Biblioteca "Gustavo H. Machado" en un Centro de Documentación e Información Pediátrica (CDIP) orientado al uso de las nuevas tecnologías en el manejo de información, se originó por la necesidad de mejorar la calidad en la prestación de los servicios a los usuarios que solicitan información en la especialidad de Pediatría y en el área de Biomedicina. Gracias al financiamiento obtenido a través del Fondo Nacional para la Ciencia, la Investigación y la Tecnología (FONACIT), adscrito al Ministerio de Ciencia y Tecnología, se logró instalar una plataforma tecnológica moderna y sistematizar el fondo documental. La automatización de los procesos técnicos del Centro ha permitido optimizar el tiempo de respuesta de la información que solicitan los usuarios. La búsqueda de la información se hace a través del software Documanager, el cual administra todo el fondo documental, haciendo que el mismo se pueda ver vía Intranet y Internet, éste último, a través de su motor de búsqueda. A través del Portal Web del C.D.I.P., se han incrementado las relaciones con otras instituciones en el área Pediátrica o Biomédica, a nivel nacional e internacional, incentivando el intercambio, el canje y revisión de material documental. Sin duda alguna, el proyecto tecnológico implementado constituye una iniciativa muy importante que permitió crear nuevos servicios, incrementar la eficiencia y eficacia en cuanto a la satisfacción de las solicitudes de información y fortalecer la imagen institucional del Hospital de Niños J.M. de los Ríos. Palabras Clave: Bibliotecas, Centro de Documentación e Información, Proyecto, Sistematización, Automatización. ABSTRACT The development of the project of transformation of the Library "Gustavo H. Machado" in a Center of Documentation and Pediatrics Information oriented to the use of the new technologies in the information handling, was made with the necessity to improve the quality in the benefit of the services to the users who ask for information in the specialty of Pediatrics and the area of Biomedicine. Thanks to the financial support obtained through the National Foundation for Science, Investigation and Technology (FONACIT), affiliated to the Ministry of Science and Technology, were managed to install a modern technological platform and to systematize the documentary project. The automatization of the technical processes of the Center has allowed optimizing the response time of the information that ask for the users. The search of the information becomes through software Documanager, which administers the entire documentary project, causing that the same one can be seen via Intranet and Internet, this one last one, through its motor search. Through the Vestibule Web of the C.D.I.P., the relations

2 with other institutions in the area Pediatrics or Biomedical have been increased, at national and international level, stimulating the interchange, the exchange and documentary equipment teardown. Without a doubt some, the implemented technological project constitutes a very important initiative that it allowed to create new services, to increase the efficiency and effectiveness as far as the satisfaction of the information requests and to fortify the institutional image of the Hospital of Children J.M. de los Rios. Key Words: Library, Center for Information and Documentation, Proyect, Sistematization, Automatization. ANTECEDENTES El Hospital de Niños "J.M. de los Ríos" es asiento documental de información e investigaciones en Pediatría y sus distintas sub-especialidades. En diciembre de 1943, el Hospital de Niños pasa a llamarse Hospital de Niños "J.M. de los Ríos". En mayo de 1958, el mismo se muda a San Bernardino, y con él se viene la Biblioteca, donde estuvo ubicada en el piso "1" del Ala de hospitalización de la Torre antigua del Hospital. Posteriormente, el 2 de abril de 1964, por decisión de la Sociedad de Médicos de ese entonces, a la misma se le confiere el nombre de quien fuera el Primer Director del Hospital "Dr. Gustavo H. Machado". Luego, en el año 1978, es reubicada en el Ala Norte del piso "2" de la Torre nueva de consultas del Hospital, con un área de 301,11 m 2, donde permanece hasta la actualidad. La Biblioteca de Pediatría se inicia en 1950 con el Dr. Guillermo Tovar, quien para entonces era el Jefe de Investigación Pediátrica, dentro de las instalaciones del entonces Hospital Municipal de Niños de Caracas, ubicado para la fecha en la Esquina de Pirineos, San José. El Dr. Tovar comienza a formar la Biblioteca con algunos libros de su propiedad y de amigos, y a obtener por compra obras de referencia, así como también títulos de las revistas internacionales más completas sobre temas científicopediátricos. Una vez creada la Sociedad de Médicos, el 26 de julio de 1958, ésta toma las riendas del funcionamiento de la Biblioteca y, al año siguiente, en 1959, se publica el primer número del Boletín del Hospital de Niños "J.M. de los Ríos", que se convierte rápidamente en material de consulta indispensable para el estudiante de Pre y Post grado de Medicina, investigadores, docentes, especialistas y todos aquellos interesados en el área de la Biomedicina. MATERIALES Para el procesamiento de la colección bibliográfica se utilizaron las herramientas siguientes: Sistema de Clasificación de la Nacional Library of Medicine y la Lista de Encabezamiento en Ciencias de la Salud (DECS). Estos dos instrumentos son de uso normalizado a nivel internacional en lo que respecta a unidades de información en el área Médica y Biomédica. MÉTODOS

3 El desarrollo del proyecto se basó en la "Guía para la Formulación de Proyectos de Servicios y Productos de Información" suministrada por la institución que financió el proyecto: Fondo Nacional para la Ciencia, la Investigación y la Tecnología (FONACIT), dependiente del Ministerio de Ciencia y Tecnología. PROCEDIMIENTOS METODOLÓGICOS El desarrollo del proyecto se alcanzo debido a que se cumplió con el cronograma de actividades que registra el tiempo de ejecución de las mismas, tales como: Planificación y diseño global del proyecto, planificación y diseño de la red y servicios básicos de teleinformática, planificación y diseño de las bases de datos, Actividades de culturización de la informática, inducción y entrenamiento, Administración de servicio, Gestión global del proyecto entre otras. Además del uso de técnicas para planificación y control de proyectos, elaboración de informes de avance y un informe final. RESULTADOS LOGRADOS 1. Adquisición de la plataforma informática del Centro de Documentación e Información Pediátrica "Gustavo H. Machado" (C.D.I.P.): 1 Servidor de Red bajo sistema operativo MS-Windows 2000 Server. 1 U.PS. 1 Concentrador de 24 Puertos. 1 Firewall marca SONIC WALL SOHO3 (dispositivo de seguridad para Internet). Red de Área Local tipo Ethernet con 10 computadores bajo sistema operativo Windows NT y software de productividad MS-Windows XP y MS-Office XP. 1 Impresora Láser a color y B/N. 3 Scanner de alta resolución. 1 Cámara digital para dar apoyo a las labores informativas y comunicacionales del Centro. Software Antivirus McAfee. Software de gestión de la Sala de Internet NetCoffe. Software de base de datos para el Fondo Documental (Documanager Versión Instalación de una Sala de Consulta Virtual con 6 computadoras, capacidad de navegación de 100 bps en banda ancha y acceso a la Base de Datos del Centro. 3. Ampliación de la Sala de lectura con capacidad para 12 usuarios.

4 4. Base de datos con registros de 3056 libros, tesis y monografías, 256 títulos de revistas, conformados en su totalidad por 3600 revistas. 5. Digitalización de: Tablas de contenido de los libros. Boletín del Hospital de Niños J.M. de los Ríos ( ). Trabajos de ascenso. Trabajos especiales de investigación. Tabla de contenido de "Archivos Venezolanos de Puericultura y Pediatría" ( ). 6. Portal Web del Centro de Documentación e Información Pediátrica "Gustavo H. Machado" (C.D.I.P.), en donde se da a conocer todos los servicios que él se prestan y desde allí se informa sobre los servicios del Hospital de Niños J. M. de los Ríos. 7. Consulta electrónica del Fondo Documental a través de la Base de Datos (en las instalaciones del Centro y por Web). 8. Motor de búsqueda de información instalado y listo para usar a través del servicio de Intranet e Internet. 9. Creación de nuevos servicios tales como: consulta a través de Internet, impresión láser a negro y color, digitalización (escaneo), copia a CD, transcripción de documentos, asesoría en el uso de software, además se dictan cursos a nivel básico, intermedio y avanzado de Internet, Word, Excel, Power Point y Access, lo que ha permitido un incremento considerable del número de usuarios que acuden al Centro. 10. Se logró mejorar el tiempo de respuesta al usuario al satisfacer oportunamente sus necesidades de información. EXPERIENCIA UNICA EN EL PAIS La información recabada en las unidades de información, llámese Bibliotecas, Centro de Documentación, Archivos y otros, de los centros hospitalarios y no hospitalarios del país, evidenció que no existen experiencias conocidas y consolidadas de aplicación de nuevas tecnologías (Intranet y Extranet), salvo algunas corporaciones como son: PDVSA, Fundación Polar y Organización Cisneros, por nombrar algunas. El C.D.I.P., es único dentro de una institución hospitalaria que implantó una Intranet y Extranet, además toda su información se encuentra registrada en una base de datos y dispone de una plataforma tecnológica de última generación que se encuentra operativa desde finales del año La digitalización del Boletín del Hospital de Niños J.M. de los Ríos, donde se encuentran registrados todos los trabajos de los galenos del Hospital, está listo para intercambio con centros documentales análogos que así lo requieran, lo que promueve el cruce de

5 información y mejora la calidad y desarrollo de los profesionales, no sólo en nuestro país sino en otras fronteras. El Centro ha recibido la visita de representantes de la Alcaldía Mayor, Hospital Militar, Hospital Magallanes de Catia, Centro de Estudios Militares Avanzados (CEMA), instituciones interesadas en iniciar proyectos similares en sus respectivas unidades de información. BENEFICIOS La implantación del proyecto y el uso de la red integrada por estaciones de trabajo ha despertado el interés de todo el personal que integra la comunidad hospitalaria. Los usuarios de los servicios del C.D.I.P., aprenden a utilizar las nuevas tecnologías lo cual les actualiza y mejora su rendimiento académico, profesional y laboral haciéndolos altamente competitivos, lo cual redundará en el buen desarrollo de todas las actividades que se realizan dentro del Hospital. Se logró que la variedad de documentos en el área de Pediatría que llegan a través de compras, canjes y donaciones, se tenga localizado, organizado, clasificado y automatizado, lo que contribuye a mantener la información veraz y oportuna, garantizando un mejor servicio. Se ha dado a conocer el Centro de Documentación e Información Pediátrica "Gustavo H. Machado", a nivel nacional e internacional, lográndose de esa manera fortalecer la imagen del Hospital de Niños "J.M. de los Ríos". El Portal Web facilita a sus usuarios tanto internos como externos un rápido y fácil acceso a la información, desde cualquier lugar en que se encuentre, garantizando la atención oportuna, dentro de un marco participativo, a través de cada uno de los servicios del Centro, que conllevan a mejorar la calidad de los servicios en el ámbito de su especialidad o sub-especialidad. La implementación de nuevos servicios le permiten tanto a los usuarios de la comunidad hospitalaria como a los familiares de los pacientes del Hospital ahorro de tiempo y rapidez en la información que solicitan. CONCLUSIONES 1. Se realizó la transformación de "Biblioteca" a "Centro de Documentación", con la incorporación de tecnología de punta en el área, dándole una nueva visión al ambiente de trabajo. 2. Se logro una sistematización y automatización del material bibliográfico a través del software Documanager. 3. Se diseño e instaló un Portal Web que permite a cualquier usuario consultar la información contenida en el Centro. 4. Se ampliaron los servicios, al incorporar la consulta por Internet, digitalización, copia en CD e impresión en láser.

6 5. Se incrementó el uso de los servicios, tanto vía Intranet como Internet y el intercambio de información con otras instituciones, a nivel nacional e internacional. 6. Se logró mejorar el tiempo de respuesta al usuario al satisfacer oportunamente sus necesidades de información. 7. Se observa una mayor demanda de los servicios y mejor respuesta en la información que solicitan los usuarios de la comunidad hospitalaria. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. Historia del Hospital Municipal de Niños de Caracas / Fundación Patronato del Hospital "J.M. de los Ríos". Caracas: El Hospital, 2001; p Proyecto de Sistematización y Automatización de la Biblioteca del Hospital de Niños "J.M. de los Ríos". Caracas, 2001; p Guía para la Elaboración de Informes de Seguimiento de Proyectos de Información Técnica. Caracas: MCT, Fonacit, 2004; p Reglamento de la Biblioteca del Hospital de Niños "J.M. de los Ríos Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas/ Banco de la República Luis Ángel Arango. 3ed. Santa fé de Bogotá: Rojas Eberhard Editores. 2v Reapertura de la Biblioteca de la Sociedad de Médicos del Hospital de Niños "J.M de los Ríos". Bol. Hosp. Niños "J.M. Ríos" 1965; 7(1): 158, Clayton, Marlene. Gestión de automatización de bibliotecas. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1991; p Ponjuán Dante, Gloria. Gestión de Información en las Organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones. Chile: Centro de Capacitación en Información Prorrectoría (CECAPI), 1998; p Palmer, Michael J. Guía Práctica: redes informáticas. Madrid: Internacional Thomson Editores Spain Paraninfo, 2000; p Da Costa Carballo, Carlos y Clausó, Adelina."Bibliotecas especializadas: Biblioteca Médica". En: Revista General de Información y Documentación. 1992; 2(1): García Martín, M.A. La biblioteca hospitalaria y los sistemas integrados de gestión de información. Cuartas Jornadas de Documentación Automatizada, 1994; p La automatización de las bibliotecas hospitalarias en España. Segundo Congreso de Informática de la Salud, Carrión Gútiez, Manuel. Automatización de Bibliotecas. Madrid: Pirámide, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993; p 178.