Concurso Público Nacional

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1 Concurso Público Nacional CPN MINCETUR/VMCE/BID 1442/OC-PE Selección de Firma Consultora para la Contratación de los Servicios de Consultoría en el Desarrollo de la Intranet/Extranet del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo Ministerio de Comercio Exterior y Turismo 2004

2 Índice General PARTE 1 PROCEDIMIENTOS DE CONVOCATORIA Página Glosario 5 Sección I. Instrucciones a los Oferentes 7 Sección II. Datos de la Convocatoria 26 Sección III. Criterios de Evaluación y Calificación 30 Sección IV. Formularios de la Oferta 34 Sección V. Países Elegibles 45 PARTE 2 SERVICIOS REQUERIDOS Sección VI. Alcance de los Servicios de Consultoría 47 PARTE 3 CONTRATACION Sección VII. Condiciones Generales del Contrato 49 Sección VIII Condiciones Especiales del Contrato 65 Sección IX Formularios y Apéndices de Contrato 69 2

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4 Glosario Adjudicación: acto mediante el cual el Contratante, sobre la base del Informe y Recomendación de Ofertas para Selección presentado por la Comisión Evaluadora: (i) notifica al Adjudicatario que su Oferta ha sido aceptada; y (ii) comunica este hecho en forma oficial a los demás Oferentes. Adjudicatario: firma consultora o asociación de firmas a la que, como resultado del proceso de selección, se le adjudica el Contrato y es invitada a suscribir el mismo. Banco: Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Comisión Evaluadora: Unidad (grupo de personas) responsable de convocar, recibir y evaluar las Ofertas para la contratación de servicios de consultoría y elevar al Contratante el informe y la recomendación correspondiente. Contratante: Es la entidad que llevará a cabo la selección y contratación de la Firma Consultora. Esta entidad podrá ser, según el caso, el Prestatario, los Organismos Ejecutores, los Beneficiarios, las Instituciones Financieras Intermedias, u otras que se indiquen en el respectivo Contrato de Préstamo. Contrato: documento que formaliza las relaciones entre el Contratante y el Adjudicatario, en el cual se establecen los derechos y obligaciones de ambas Partes, para la ejecución del servicio de consultoría convenido. Días: días calendario. Documentos de la Convocatoria: también llamados documentos o bases de la Convocatoria, o pliego de condiciones, constituyen el conjunto de documentos que especifican los servicios de consultoría cuya contratación se licita y determinan el trámite a seguir en el procedimiento de contratación. Firma Consultora: Es toda asociación legalmente constituida, integrada principalmente por personal profesional, para ofrecer servicios de consultoría, asesoría, dictámenes de expertos y servicios profesionales afines. Institución Especializada: es toda organización sin fines de lucro tal como una universidad, fundación, organismo autónomo o semiautónomo u organización internacional que ofrezca servicios de consultoría. Para los propósitos de este documento, a las Instituciones especializadas se le aplicarán las mismas reglas que a las firmas consultoras. Mejor Oferta evaluada: la Oferta que, una vez aplicados los Criterios de Evaluación y Calificación indicados en los Documentos de la Convocatoria, obtenga el mayor puntaje. Por escrito: significa una comunicación escrita con prueba de recepción. Oferente: Firma que presenta su Oferta para la realización del Servicio de Consultoría. 4

5 Oferta: conjunto de documentos presentados por el Oferente en la Convocatoria. Otro término sinónimo es: Oferta. Protesta: todo reclamo, objeción, impugnación, rechazo u otra manifestación de disconformidad, presentada por escrito por un Oferente. Servicio: conjunto de actividades a ser desarrolladas por la firma consultora para ejecutar el trabajo contratado y garantizar su buena ejecución. SBC: Selección basada en la Calidad. SBCC: Selección basada en la Calidad y en el Costo. SBMC: Selección basada en el menor costo. SBPF: Selección basada en un presupuesto fijo. 5

6 Sección I Instrucciones a los Oferentes Sección I. Instrucciones a los Oferentes

7 Oferentes Sección I. Instrucciones a los Sección I. Instrucciones a los Oferentes ÍNDICE DE CLÁUSULAS Pág. A. Generalidades Objeto de laconvocatoria Fuente de Recursos Prácticas Corruptivas Oferentes Elegibles Bienes y Servicios Conexos Elegibles...12 B. Contenido de los Documentos de la Convocatoria Contenido de los Documentos de la Convocatoria Aclaración sobre los Documentos de la Convocatoria Modificación de los Documentos de la Convocatoria...13 C. Preparación de las Ofertas Costos de la Oferta Idioma de la Oferta Documentos que Componen la Oferta Documentos que componen la propuesta técnica Formularios de la propuesta técnica Documentos que componen la Propuesta Económica Ofertas Alternativas Precio de la Oferta Monedas de la Oferta y Monedas de Pago Documentos que Establecen la Elegibilidad de los bienes Documentos que Establecen las Calificaciones del Oferente y su conformidad con los Documentos de la Convocatoria Período de Validez de Ofertas Formato y Firma de la Oferta...16 D. Presentación y Apertura de Ofertas Presentación e Identificación de Ofertas Plazo para Presentación de Ofertas Ofertas Tardías Retiro, Sustitución y Modificación de Ofertas Apertura de Ofertas...18 E. Evaluación de Ofertas

8 Oferentes Sección I. Instrucciones a los 27. Confidencialidad Aclaración de Ofertas Cumplimiento de Ofertas Disconformidades, Errores y Omisiones Evaluación y comparación de ofertas Metodología de evaluación y notificación de resultados Negociación o formalización del contrato...23 F. Adjudicación del Contrato Derechos y obligaciones del contratante Protestas y Reclamos

9 Oferentes Sección I. Instrucciones a los Sección I. Instrucciones a los Oferentes A. GENERALIDADES 1. Objeto de la Convocatoria 1.1 De conformidad con el Llamado a Convocatoria indicado en la Sección II, Datos de la Convocatoria (DDL), el Contratante, tal como se indica en los DDL, emite estos Documentos de la Convocatoria para el suministro de los servicios especificados en la Sección VI, Términos de Referencia. Se invita a los consultores a presentar una Oferta para los servicios de consultoría requeridos para el trabajo indicado en los DDL. Dicha Oferta deberá incluir una Propuesta Técnica y una Oferta financiera. 2. Fuente de Recursos a) El Prestatario o Beneficiario (en adelante denominado Prestatario ) indicado en los DDL, ha solicitado o recibido un financiamiento (en adelante denominado fondos ) del Banco Interamericano de Desarrollo (en adelante denominado el Banco ) para sufragar el costo del proyecto especificado en los DDL. El Prestatario destinará una porción de estos fondos para sufragar gastos elegibles en virtud del Contrato objeto de estos Documentos de la Convocatoria. b) El Banco efectuará desembolsos solamente a solicitud del Prestatario y después que el Banco haya aprobado dichas solicitudes, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en el Contrato de Préstamo entre el Prestatario y el Banco o Convenio (en adelante denominado Contrato de Préstamo ). Los desembolsos estarán sujetos en todo respecto a los términos y condiciones establecidos en dicho Contrato de Préstamo. Sólo el Prestatario tendrá derechos en virtud del Contrato de Préstamo para reclamar los recursos del préstamo. 3. Prácticas Corruptivas 3.1 El Banco exige que los Prestatarios (incluyendo los beneficiarios de una donación y el Contratante), así como los Oferentes, contratistas y consultores que participen en proyectos con financiamiento del Banco, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de Convocatoria o de ejecución de un contrato. Las definiciones de acciones que constituyen prácticas corruptivas y que se transcriben a continuación, constituyen las más comunes, pero estas acciones pueden no ser exhaustivas. Por esta razón, el Banco actuará frente a cualquier hecho similar o reclamación que se considere corrupto, conforme al procedimiento establecido (a) (b) Soborno ( Cohecho ). Consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar indebidamente cualquier cosa de valor capaz de influir en las decisiones que deban tomar funcionarios públicos o privados quienes actúen en relación con el proceso de contratación de consultores o durante la ejecución del contrato correspondiente. Extorsión o Coacción. Consiste en amenazar a otro con causarle a él mismo o a miembros de su familia, en su persona, honra, o bienes, un mal que constituyere delito, para influir en las decisiones durante el proceso de Convocatoria o de contratación de consultores 9

10 Oferentes Sección I. Instrucciones a los (c) (d) o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiese o no logrado. Fraude. Consiste en la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una Convocatoria o de contratación de consultores o ejecución del contrato, en perjuicio del Prestatario y de otros participantes. Colusión. Consiste en las acciones entre Oferentes destinadas a que se obtengan precios de Convocatoria a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar al Prestatario de los beneficios de una competencia libre y abierta. 3.2 Si se comprueba, de acuerdo con el procedimiento administrativo del Banco, que un funcionario público o privado, quien actúe en su lugar, y/o el participante o Adjudicatario propuesto en un proceso de adquisición llevado a cabo con motivo de un financiamiento del Banco, ha incurrido en prácticas corruptivas, el Banco: (a) (b) (c) No financiar cualquier Oferta de adjudicación relacionada con el proceso de adquisición o contratación de que se trate; y/o declarará a una firma y/o al personal de ésta directamente involucrado en las prácticas corruptivas, no elegibles para ser Adjudicatarios o ser contratados en el futuro con motivo de un financiamiento del Banco. La inhibición que establezca el Banco podrá ser temporal o permanente; y/o cancelará, y/o acelerará el repago de la porción del préstamo destinado a un contrato, cuando exista evidencia que representantes del Prestatario o de un Beneficiario del préstamo o donación han incurrido en prácticas corruptivas, sin que el Prestatario o Beneficiario haya tomado las acciones adecuadas para corregir esta situación, en un plazo razonable para el Banco y de conformidad con las garantías de debido proceso establecidas en la legislación local 3.3 El Oferente deberá declarar las comisiones o gratificaciones que hayan sido pagadas o a ser pagadas a agentes, representantes, o comisionistas relacionados con esta Convocatoria o con la ejecución del contrato. La información proporcionada deberá incluir, como mínimo, el nombre y dirección del agente, representante, o comisionista, monto y moneda, y el propósito de la comisión o gratificación. Dicha información deberá incluirse en el formulario de presentación de Oferta. 3.4 El Proveedor deberá permitir al Banco, o a quién éste designe, inspeccionar o realizar auditorias de los registros contables y estados financieros de los proveedores, contratistas o consultores, relacionados con la ejecución del contrato. 4. Oferentes Elegibles Estas condiciones de elegibilidad son aplicables para los casos en que no hubiera habido precalificación formal. Asimismo, se advierte que en los casos que hubo precalificación, no pueden variarse las condiciones evaluadas en esa oportunidad. 4.1 Un Oferente puede ser una Firma Consultora nacional, internacional, o un grupo de Firmas asociadas. Los Consorcios o Asociaciones Transitorias de Firmas Consultoras deberán presentar una Carta de Intención en la cual se exprese la voluntad de asociarse para el presente llamado a concurso, en caso de resultar adjudicatarios. 10

11 Oferentes Sección I. Instrucciones a los 4.2 El Oferente y el personal de dirección, profesional y técnico propuesto deberá tener la nacionalidad de un país elegible, de conformidad con la Sección V, Países Elegibles. Se considera que una Firma Consultora tiene la nacionalidad de un país elegible si cumple con los siguientes requisitos: a) esté constituido y opere de conformidad con las disposiciones legales del país miembro donde tenga su domicilio principal; b) tenga la sede de sus negocios en territorio de un país miembro; c) más del 50% de1 capital del Postulante sea de propiedad de una o más personas naturales o jurídicas de uno o más países miembros o de ciudadanos o residentes de esos países elegibles; d) forme parte de la economía del país miembro en que esté domiciliado; y e) no exista arreglo alguno por el cual una parte sustancial de las utilidades o de otros beneficios tangibles del Postulante sea acreditada o pagada a personas naturales que no sean ciudadanos o residentes bona fide de los países miembros, o a personas jurídicas que no sean elegibles de acuerdo con los requerimientos de nacionalidad de esta cláusula 4.3 Estos criterios aplicarán también a cada uno de los miembros de un grupo de Firmas asociadas. 4.4 Un Oferente no deberá tener conflicto de interés, de lo contrario será descalificado. A tal efecto: a) Un Oferente, incluidos todos los miembros de un consorcio, asociación, o grupo, sus filiales o Firma Consultoras que formen parte de un mismo grupo económico o financiero, sólo podrá presentar una postulación. Si un Oferente participa en más de una postulación, no se evaluará ninguna de ellas. Esto, sin embargo, no limita la participación de subcontratistas en más de una Oferta. Para los efectos antedichos se entiende que forman parte de un grupo económico o financiero, las Firmas Consultoras que tengan directores, accionistas (con participación de más de 5%), o representantes legales comunes, o que dependan o subsidien económica o financieramente a otra Firma Consultora; b) ninguna filial del Contratante o de su agencia de compras, incluyendo Firmas Consultoras que formen parte de un mismo grupo económico o financiero, según la definición anterior, será elegible para participar en licitaciones que involucren a dicho Contratante o agencia; c) cuando una Firma Consultora, sus filiales o subsidiarias que formen parte de un grupo económico o financiero, según la definición anterior, deban ofrecer servicios de consultoría y tengan que proveer bienes o construir obras, no lo podrán hacer en un proyecto en que dicha Firma Consultora o sus filiales o subsidiarias del mismo grupo económico o financiero haya participado como consultor en la preparación del diseño o especificaciones técnicas de los bienes u obras objeto de la Convocatoria. La determinación de la existencia de un conflicto de interés será prerrogativa del Contratante. 11

12 Oferentes Sección I. Instrucciones a los d) una Firma consultora plenamente calificada que sea filial o subsidiaria de un contratista de construcciones, de un proveedor de equipos o de una holding company, sólo se considerará aceptable si acuerda, por escrito, limitar sus funciones a los servicios de consultoría profesional y acepta, en el contrato que suscriba, que la firma y sus asociados no podrán participar en la construcción del proyecto, en el suministro de materiales y equipos para el mismo o en la realización de actividades de carácter financieras relacionadas con el Programa. e) las Firma Consultoras estatales podrán participar en el llamado a Convocatoria si cumplen con las siguientes condiciones: i) gozan de autonomía legal y financiera, ii) operan de acuerdo con las leyes comerciales, iii) no pertenecen ni dependen del Contratante y iv) no gozan de exenciones o ventajas legales o que puedan alterar el principio de igualdad de los Postulantes. 4.5 Serán descalificadas las Firmas que el Banco hubiese declarado o declare inelegibles a la fecha de presentación de ofertas o posteriormente, de conformidad con la Cláusula 3 de las IAO. 4.6 Los Oferentes deberán mostrar evidencia, a solicitud del Contratante y a satisfacción de éste, que su autorización legal para ejercer la profesión continúa vigente. 5. Bienes y Servicios conexos elegibles 5.1 Todos los bienes que hayan de suministrarse de conformidad con el Contrato y financiados por el Banco, si los hubieren, deberán tener su origen en países miembros de éste, según la definición que se establece en esta cláusula. 5.2 El término país de origen significa: a) aquél en el cual el material o equipo ha sido extraído, cultivado, producido, manufacturado o procesado; o b) aquél en el cual, como efecto de la manufactura, procesamiento o montaje, resulte otro artículo, comercialmente reconocido, que difiera sustancialmente en sus características básicas de sus componentes importados. 5.3 La Nacionalidad o país de origen de la firma que produzca, ensamble, distribuya o venda los bienes o equipos no establecerá el origen de éstos. 5.4 En la Sección IV, Formularios de la Oferta, se encuentra el documento a través del cual se declarará el origen de los bienes que formen parte de esta Convocatoria, cuando corresponda. 5.5 Para los efectos de esta cláusula, la expresión bienes comprende productos básicos, materias primas, maquinarias, equipos y plantas industriales, y la expresión servicios conexos comprende servicios tales como seguros, instalación, capacitación y mantenimiento inicial. B. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA 6. Contenido de los Documentos de la Convocatoria. 6.1 Los Documentos de la Convocatoria están compuestos por las Partes 1, 2 y 3, con sus respectivas Secciones indicadas a continuación. Los documentos comprenden, además, cualquier adenda que se emita de conformidad con la Cláusula 8 de las IAO. 12

13 Oferentes Sección I. Instrucciones a los PARTE 1 Procedimientos de Convocatoria Sección I. Instrucciones a los Oferentes (IAO) Sección II. Datos de la Convocatoria (DDL) Sección III. Criterios de Evaluación y de Calificación Sección IV. Formularios de la Oferta Sección V. Países Elegibles PARTE 2 Servicios requeridos Sección VI. Alcance de los servicios de consultoría PARTE 3 Contratación Sección VII. Condiciones Generales del Contrato (CGC) Sección VIII.Condiciones Especiales del Contrato (CEC) Sección IX. Formularios del Contrato. 6.2 La Carta de Invitación a Licitar que emite el Contratante no forma parte de los Documentos de la Convocatoria 6.3 El Contratante no se hace responsable de que los Documentos de la Convocatoria y sus adenda estén completos, a menos que éstos se hayan obtenido directamente de éste. 6.4 Es responsabilidad del Oferente examinar todas las instrucciones, formularios, términos y especificaciones contenidos en los Documentos de la Convocatoria. La falta de presentación de toda la información o documentación requerida en los Documentos de la Convocatoria podrá constituir causal de rechazo de la oferta. 7. Aclaración sobre los Documentos de la Convocatoria 7.1 Todo Oferente que requiera alguna aclaración sobre los Documentos de la Convocatoria podrá solicitarla por escrito al Contratante a la dirección indicada en los DDL, a más tardar 10 (diez) días antes de la fecha límite de presentación de ofertas. El Contratante responderá también por escrito a las solicitudes de aclaración que se reciban por lo menos cinco (5) días antes de la fecha límite de presentación de ofertas. El Contratante enviará copia de las respuestas, incluyendo una descripción de las consultas realizadas, sin identificar su fuente, a todos los Oferentes. Si, como resultado de las aclaraciones, el Contratante considerase necesario modificar los Documentos de la Convocatoria, deberá hacerlo siguiendo el procedimiento indicado en la Cláusula 8 y Sub Cláusula 23.2 de las IAO. 8. Modificación de los Documentos de la Convocatoria 8.1 El Contratante podrá enmendar los Documentos de la Convocatoria a través de la emisión de adendas, en cualquier momento antes de la fecha límite de presentación de ofertas. 8.2 Las adenda que se emitan formarán parte de los Documentos de la Convocatoria y deberán ser notificadas, por escrito, a todos los Oferentes. 8.3 Cuando se hubiesen emitido adenda a los Documentos de la Convocatoria y para dar más tiempo a los Oferentes para preparar sus ofertas con motivo de dichas adenda, el Contratante podrá, a su discreción, prorrogar la fecha límite de presentación de ofertas, de conformidad con la Sub-Cláusula 23.2 de las IAO. 13

14 Oferentes Sección I. Instrucciones a los C. PREPARACIÓN DE LAS OFERTAS 9. Costos de la Oferta 9.1 El Oferente sufragará todos los gastos relacionados con la preparación y presentación de su Oferta. El Contratante no será responsable en ningún caso de dichos costos, independientemente de la forma en que se lleve a cabo la Convocatoria o su resultado. 10. Idioma de la Oferta La oferta que prepare el Oferente, así como toda la correspondencia y documentos relativos a ella que intercambien el Oferente y el Contratante, deberán redactarse en el IDIOMA ESPAÑOL. Los documentos complementarios y textos impresos que formen parte de la oferta podrán estar escritos en otro idioma, con la condición de que las partes relevantes de dicho material vayan acompañados de una traducción fidedigna al idioma español. Para los efectos de la interpretación de las ofertas, sólo se tomarán en cuenta los fragmentos traducidos. En caso de discrepancias regirá la traducción en español. 11. Documentos que Componen la Oferta 11.1 La oferta deberá incluir los siguientes documentos: (a) La Propuesta Técnica, de conformidad con la Cláusula 12 de las IAO. (b) La Propuesta Económica, de conformidad con la Cláusula 14 de las IAO. 12. Documentos que componen la Propuesta Técnica La Propuesta Técnica debe incluir los siguientes documentos: a) el Formulario de Presentación de Propuesta Técnica; b) ofertas alternativas, cuando éstas estén permitidas, de conformidad con la Cláusula 15 de las IAO; c) confirmación escrita que autorice al signatario de la Oferta a comprometer al Oferente, de conformidad con la Cláusula 21.2 de las IAO; d) evidencia documentada de que los servicios de consultoría cumplen con los requerimientos especificados en los Documentos de la Convocatoria; e) evidencia documentada estableciendo que el Oferente está calificado para ejecutar el Contrato en caso de que su oferta sea aceptada, de conformidad con la Cláusula 19 de las IAO; f) formularios de la Propuesta Técnica, de conformidad con la Cláusula 13 de las IAO; g) cualquier otro documento requerido en los DDL. 13. Formularios de la Propuesta Técnica Los formularios de la Propuesta Técnica deberá incluir los siguientes documentos: a) formulario de Presentación de la Propuesta Técnica; b) referencias de la Firma Consultora; c) descripción de la metodología y plan de trabajo para llevar a cabo el trabajo; d) composición del equipo y asignación de tareas; e) formulario y formato de Currículum Vitae (CV) para el personal profesional propuesto; f) cronograma para el personal profesional; g) calendario de actividades (Trabajo); 14

15 Oferentes Sección I. Instrucciones a los h) Propuesta Técnica alternativa cuando sea permitido, de conformidad con la Cláusula 15 de las IAO Los oferentes deberán presentar el formulario de Propuesta Técnica que se provee en la Sección IV, Formularios de la Oferta. Este formulario deberá completarse sin alteraciones en su formato y no se aceptarán sustitutos. Todos los espacios en blanco deberán completarse con la información solicitada. 14. Documentos que componen la Propuesta Económica La Propuesta Económica debe incluir los siguientes documentos: a) el formulario de Presentación de la Propuesta Económica. b) confirmación escrita que autorice al signatario de la Oferta a comprometer al Oferente, de conformidad con la Cláusula 21.2 de las IAO; c) evidencia documentada estableciendo el cumplimiento de los requerimientos de la Propuesta Económica, de conformidad con la Cláusula 21 de las IAO; d) Lista de Precios, de conformidad con la Cláusula 16 de las IAO; e) Propuesta Económica Alternativa relativa a la Propuesta Técnica Alternativa presentada, cuando fuese permitido de conformidad con la Cláusula 15 de las IAO; f) cualquier otro documento requerido en los DDL. 15. Ofertas Alternativas 15.1 A menos que se indique lo contrario en los DDL, no se considerarán Ofertas alternativas. 16. Precio de la Oferta 16.1 El precio que se debe cotizar en la Presentación de la Propuesta Económica, será el precio de la Oferta, donde no se incluyan los impuestos locales, los cuales serán considerados en forma separada, tal cual se indica en la Sección IV, Formularios de la Oferta. Sobre B, Formulario l. 17. Monedas de la Oferta y Monedas de Pago Los precios serán cotizados en las siguientes monedas: a) Para servicios de consultoría o para bienes originarios del país del Contratante, los precios serán cotizados en la moneda de éste, salvo indicación contraria en los DDL; y b) Para servicios de consultoría o para bienes originarios del exterior, si los hubiere, o para las partes o componentes importados de bienes originarios del país del Contratante, los precios podrán ser cotizados en la moneda del país donde se incurra el gasto o en la moneda que se indique en los DDL. Si el Oferente desea que se le pague en una combinación de distintas monedas, debe especificar como parte del precio de su Oferta las necesidades en otras monedas, ya sea indicando el monto para cada moneda o el porcentaje del precio de la oferta para cada moneda, con los tipos de cambio utilizados para justificar los montos o porcentajes solicitados. Los montos en cada moneda se deben especificar y justificar por separado. Para los fines de esta cláusula, la moneda de la Unidad Económica Europea (Euro) se considera como moneda elegible El Contratante efectuará pagos en la(s) misma(s) moneda(s) en que se haya preparado la oferta. Si el Contratante estableció que el precio de la oferta se exprese en una sola moneda y el Oferente especificó y justificó en su oferta que desea recibir pagos en otras monedas (ya sea indicando el monto para cada moneda o el porcentaje del precio de la oferta para cada moneda), el Contratante, para efectuar dichos pagos, deberá respetar las tasas de cambio que el Oferente haya indicado en su Oferta entre la(s) moneda(s) del (de los) gasto(s) y la 15

16 Oferentes Sección I. Instrucciones a los moneda de la Oferta. Un oferente no podrá recibir pagos en una moneda distinta a las especificadas en los documentos de la Convocatoria, en su oferta o en el contrato Independientemente de la moneda que se especifique para el pago, el riesgo de cambio no correrá por cuenta del Oferente. 18. Documentos que establecen la elegibilidad de bienes En el caso que el contrato requiera que se suministren bienes, para demostrar la elegibilidad de éstos, el Oferente deberá completar el formulario de Presentación de Ofertas, contenido en la Sección IV, que forma parte integral de los documentos de la Convocatoria. 19. Documentos que establecen las Calificaciones del Oferente y su conformidad con los Documentos de la Convocatoria El oferente presentará, como parte de su Oferta, evidencia documentada que acredite sus calificaciones actualizadas y su conformidad con los documentos de la Convocatoria para ejecutar el contrato en caso de que resulte ser el adjudicatario Los documentos indicados en los DDL que presente el Oferente para demostrar que posee las calificaciones actualizadas necesarias para ejecutar el Contrato en caso de que su oferta sea aceptada, deberán establecer en forma satisfactoria para el Contratante, que cumplen sustancialmente con todos los requisitos establecidos en la Sección III, Criterios de Evaluación y Calificación, que forman parte integral de estos documentos de la Convocatoria. 20. Período de Validez de Ofertas 20.1 Las Ofertas permanecerán válidas por el período especificado en los DDL, a partir de la fecha límite para presentación de ofertas establecida por el Contratante. Toda Oferta con un período de validez menor será rechazada por el Contratante En circunstancias excepcionales, y antes de la expiración del período de validez de ofertas, el Contratante podrá solicitar a los Oferentes prorrogar dicho período. La solicitud y las respuestas se harán por escrito. Los Oferentes podrán rechazar tal solicitud y retirar sus ofertas. A los Oferentes que accedan a la prórroga no se les pedirá ni permitirá que modifiquen sus Ofertas. 21. Formato y Firma de la Oferta 21.1 El Oferente deberá preparar un original de los documentos que constituyen su oferta, conforme a la Cláusula 11 de las IAO, y marcar claramente en dicho ejemplar la palabra ORIGINAL. Adicionalmente, el Oferente deberá presentar el número de copias de la oferta que se indique en los DDL, y marcar cada una claramente con la palabra COPIA. En caso de cualquier discrepancia entre el original y las copias, prevalecerá el original El original y todas las copias de la oferta deberán ser mecanografiadas o escritas con tinta indeleble y firmados por una persona debidamente autorizada para firmar en nombre del Oferente. Esta autorización, que se adjuntará a la oferta, deberá consistir en una confirmación escrita, según lo indicado en los DDL. El nombre y cargo de los que firmen la autorización deberán ser mecanografiados o impresos al pie de la respectiva firma. Todas las páginas de la oferta, excepto las que contengan texto impreso que no haya sido modificado, deberán llevar la firma o las iniciales de la persona que firma la oferta. 16

17 Oferentes Sección I. Instrucciones a los 21.3 Todo texto entre líneas, tachaduras o palabras superpuestas serán válidos solamente si llevan la firma o las iniciales de la persona que firma la oferta. D. PRESENTACIÓN Y APERTURA DE OFERTAS 22. Presentación e Identificación de Ofertas 22.1 El Oferente deberá presentar adentro de un solo sobre mayor, dos sobres separados y cerrados conteniendo sus Ofertas técnica y económica respectivamente, con sus originales y copias correspondientes. Cada sobre deberá estar claramente identificado como SOBRE A PROPUESTA TÉCNICA y SOBRE B PROPUESTA ECONÓMICA, y cada documento en su interior con los términos ORIGINAL y COPIA, según corresponda Los sobres interiores y exteriores deberán: a) indicar el nombre y dirección del Oferente; b) estar dirigidos al Contratante; c) indicar la identificación específica de la presente Convocatoria mencionada en los DDL; y d) contener la advertencia de que los sobres no deberán ser abiertos antes de la hora y fecha de apertura de las ofertas, de conformidad con la Sub-Cláusula 23.1 de las IAO Si los sobres no estuviesen cerrados e identificados según lo dispuesto, el Contratante no asumirá responsabilidad alguna por el extravío o la apertura prematura de las ofertas. 23. Plazo para Presentación de Ofertas 23.1 Las Ofertas deberán ser recibidas por el Contratante en la dirección y a más tardar a la hora y fecha que se especifiquen en los DDL El Contratante podrá, a su sola discreción, extender la fecha límite para la presentación de ofertas emitiendo una adenda a los Documentos de la Convocatoria, de conformidad con la Cláusula 8 de las IAO. En este caso todos los derechos y obligaciones del Contratante y de los Oferentes que estaban sujetos a la fecha límite original, quedarán sujetos a la nueva fecha límite para presentación de ofertas. 24. Ofertas Tardías 24.1 El Contratante no considerará ninguna oferta que llegue con posterioridad a la fecha límite fijada para la presentación de ofertas, de conformidad con la Cláusula 23 de las IAO. Toda oferta que reciba el Contratante una vez vencida la hora y fecha límite para presentación de ofertas será declarada tardía, rechazada y devuelta al Oferente sin abrir. 25 Retiro, Sustitución y Modificación de Ofertas 25.1 Un Oferente podrá retirar, sustituir o modificar su oferta después de presentada, mediante el envío de una comunicación al Contratante por escrito y debidamente firmada por su representante autorizado. Deberá, además, incluir una copia de la autorización, de conformidad con la Sub Cláusula 21.2 de las IAO, (con excepción de las notificaciones de retiro de oferta que no requieren copias). Dicha comunicación deberá ser acompañada de la correspondiente sustitución o modificación de oferta. Todas las comunicaciones deberán: 17

18 Oferentes Sección I. Instrucciones a los a) Ser presentadas de acuerdo con las Cláusulas 20 y 21 de las IAO (con excepción de las notificaciones de retiro de oferta que no requieren copias) y, adicionalmente, los sobres correspondientes deberán identificarse claramente con los términos RETIRO, SUSTITUCIÓN o MODIFICACIÓN, según corresponda; y b) Ser recibidas por el Contratante antes de la fecha límite indicada para la presentación de ofertas, de conformidad con la Cláusula 20 de las IAO Las ofertas cuyo retiro hubiese sido solicitado, de conformidad con la Sub-Cláusula 25.1 de las IAO, deberán ser devueltas a los Oferentes sin abrir Ninguna oferta podrá ser retirada, sustituida o modificada durante el intervalo comprendido entre la fecha límite para presentación de ofertas y la fecha de vencimiento del período de validez de la oferta especificado por el Oferente en el Formulario de Presentación de Ofertas. 26. Apertura de Ofertas 26.1 El Contratante llevará a cabo el acto de apertura de las ofertas en la dirección, fecha y hora establecidas en los DDL, en forma pública y en presencia de los representantes designados de los Oferentes que deseen asistir El Contratante abrirá los sobres mayores y solamente los sobres A de Ofertas Técnicas en ellos contenidos. Los sobres de las Ofertas Económicas, sobre B, se mantendrán cerrados hasta que se anuncien los resultados de la evaluación técnica Al comenzar el acto público, se abrirán y leerán en voz alta los sobres marcados RETIRO y el sobre con la correspondiente oferta será devuelto al Oferente sin abrir. No se permitirá el retiro de ninguna oferta, a menos que la comunicación de retiro incluya una solicitud válida que solicite el retiro y ésta haya sido leída en voz alta en el acto de apertura. A continuación, se abrirán y leerán en voz alta los sobres marcados SUSTITUCIÓN y su contenido se intercambiará con la oferta que estuviese siendo sustituida. La oferta sustituida será devuelta al Oferente sin abrir. No se permitirá la sustitución de una oferta, a menos que la comunicación de sustitución incluya una autorización válida que solicite la sustitución, y ésta haya sido leída en voz alta en el acto de apertura. Los sobres marcados MODIFICACIÓN se abrirán y leerán en voz alta junto con el de la oferta correspondiente. No se permitirá la modificación de una oferta, a menos que la comunicación de modificación incluya una autorización válida que solicite la modificación y ésta haya sido leída en voz alta en el acto de apertura. A discreción del Contratante, la presentación de una oferta bastará para seguir adelante con el procedimiento Todos los demás sobres deberán ser abiertos uno por vez, y sólo serán abiertos sus respectivos sobres A de Ofertas Técnicas, y se leerá lo siguiente en voz alta: nombre del Oferente, si hay una modificación de la Oferta: y cualquier otro detalle que el Contratante considere pertinente Todos los sobres B de Ofertas Económicas no deberán ser abiertos, y deberán mantenerse sellados, en custodia de la Comisión Evaluadora hasta que se anuncien los resultados de la Evaluación Técnica Ninguna oferta podrá ser rechazada en el acto de apertura, excepto las tardías, de conformidad con la Cláusula 24.1 Ofertas Tardías de las IAO El Contratante preparará un acta de apertura de ofertas que deberá incluir, como mínimo: el nombre del Oferente y la existencia de un retiro, sustitución o modificación de oferta. Las 18

19 Oferentes Sección I. Instrucciones a los observaciones que hubiesen manifestado los representantes de los Oferentes se harán constar en el Acto de Apertura. Se solicitará a los representantes de los Oferentes que estén presentes, que firmen el acta. La omisión de la firma por parte de un Oferente no invalidará el contenido y efecto del acta. Se distribuirá una copia del acta a todos los Oferentes Cuando así se especifique en los DDL, los Oferentes tendrán la oportunidad de revisar las Ofertas técnicas de los demás participantes. Esto podrá ocurrir luego de la apertura de Ofertas técnicas y antes del inicio del proceso confidencial de evaluación. E. EVALUACIÓN DE OFERTAS. 27. Confidencialidad 27.1 No se divulgará a los Oferentes ni a cualquier otra persona que no esté oficialmente involucrada en el proceso de esta Convocatoria, ninguna información relacionada con la revisión, evaluación, comparación y calificación de las ofertas, ni las recomendaciones para la adjudicación del contrato. La información podrá darse a conocer una vez que el Informe de Recomendación de Adjudicación del Contrato hubiese sido comunicado a todos los Oferentes, o una vez que la notificación de adjudicación hubiese sido comunicada a todos los Oferentes Cualquier intento por parte de un Oferente de influir al Contratante en la revisión y evaluación de Ofertas, podrá resultar en el rechazo de su oferta No obstante lo dispuesto en la Sub-Cláusula 27.2 de las IAO si, desde la fecha de apertura de ofertas hasta la fecha de adjudicación del Contrato, algún Oferente desease comunicarse con el Contratante sobre cualquier asunto relacionado con esta Convocatoria, deberá hacerlo por escrito Sólo se evaluarán las Ofertas Técnicas que hubiesen sido leídas en el acto de apertura. La Comisión Evaluadora no podrá tener acceso a los sobres de Ofertas económicas, hasta tanto la evaluación de las Ofertas técnicas no haya culminado y se haya realizado el acto de apertura de Ofertas económicas. 28. Aclaración de Ofertas 28.1 Para facilitar el proceso de revisión y evaluación de Ofertas, el Contratante podrá, a su discreción, solicitar de los Oferente aclaraciones acerca de sus Ofertas. No serán consideradas las aclaraciones presentadas por los Oferentes que no sean en respuesta a aclaraciones solicitadas por el Contratante. Las solicitudes de aclaraciones del Contratante y las respuestas de los Oferentes, deberán ser hechas por escrito. No se solicitará, ofrecerá, ni permitirá ninguna modificación a los precios, ni a la sustancia de las Ofertas, excepto para confirmar la corrección de errores aritméticos descubiertos por el Contratante en la evaluación de las ofertas, de conformidad con la Cláusula 30 de las IAO. 29. Cumplimiento de Ofertas 29.1 Una Oferta se ajusta sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria cuando concuerda con todos los términos, condiciones y especificaciones de dichos documentos, sin desviaciones, reservas u omisiones significativas. Constituye una desviación, reserva u omisión significativa aquella que: 19

20 Oferentes Sección I. Instrucciones a los a) afecta de manera sustancial el alcance, la calidad o los productos esperados especificados en los Documentos de la Convocatoria; o b) limita de manera sustancial, en discrepancia con lo establecido en los Documentos de la Convocatoria, los derechos del Contratante o las obligaciones del Oferente emanadas del Contrato; o c) de rectificarse, afectaría injustamente la posición competitiva de otros Oferentes que hubiesen presentado Ofertas que se ajusten sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria Toda oferta que no se ajuste sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria será rechazada por el Contratante. La oferta rechazada por desviaciones, reservas u omisiones significativas, no podrá ser presentada nuevamente. 30. Disconformidades, Errores y Omisiones 30.1 Siempre y cuando una Oferta se ajuste sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria, el Contratante podrá dispensar cualquier disconformidad u omisión que no constituya una desviación significativa Siempre y cuando una Oferta se ajuste sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria, y a efectos de rectificar disconformidades u omisiones insignificantes, el Contratante podrá requerir que el Oferente presente la información o documentación necesaria, dentro de un plazo razonable. Las omisiones no deberán referirse a ningún aspecto del precio de la oferta. Si el Oferente no presenta lo solicitado, la Oferta podrá ser rechazada Siempre y cuando la oferta se ajuste sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria, el Contratante corregirá errores aritméticos de la siguiente manera: a) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido; b) Para el caso de viajes y viáticos, si existiese discrepancia entre un precio unitario y el precio total que se obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que, a criterio del Contratante, existe un error obvio en la colocación del punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario; y c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los párrafos (a) y (b) El Contratante rechazará toda oferta que no se ajuste sustancialmente a los documentos de la Convocatoria. No se admitirá correcciones posteriores que permitan que cualquier oferta, que inicialmente no se ajustaba a las Bases, posteriormente se ajuste a dichos documentos. 31. Evaluación y Comparación de Ofertas Conforme a las Cláusulas 29 y 30, el Contratante evaluará y comparará únicamente las ofertas que se ajusten sustancialmente a los documentos de la Convocatoria aplicando los 20

21 Oferentes Sección I. Instrucciones a los criterios y el sistema de puntaje establecido en la Sección III, Criterios de Evaluación y Calificación. No se podrán tomar en cuenta los factores que no estén especificados en dicha sección Para la evaluación y comparación de ofertas, el Contratante deberá definir en los DDL el método que aplicará para la selección de la oferta adjudicataria. El método a utilizar podrá ser uno de los cuatro siguientes: a) Selección basada en calidad (SBC) b) Selección basada en calidad y costo (SBCC) c) Selección basada en el menor costo (SBMC), o d) Selección basada en un presupuesto fijo (SBPF). 32. Metodología de evaluación y Notificación de resultados. I. Método basado en calidad (SBC) 32.1 Cuando se aplique este método el Contratante seleccionará la Propuesta Técnica que, ajustándose sustancialmente a los documentos de la Convocatoria, haya sido evaluada como la de puntaje más alto El contratante notificará a todos los oferentes, al mismo tiempo y por comunicación escrita, los resultados de la evaluación del Sobre 1, Propuesta Técnica. A los oferentes cuyo puntaje no hubiese alcanzado el puntaje mínimo se les comunicará su descalificación, previa no objeción del Banco. Los correspondientes sobres de las propuestas de precio serán devueltas sin abrir, pero no antes de transcurrir diez días desde la fecha de notificación de los resultados de la evaluación de las propuestas técnicas, siempre y cuando no se hayan recibido protestas. En estos casos no se devolverán los sobres con las propuestas de precio hasta que no se hayan resuelto las protestas Al oferente que haya resultado seleccionado, se notificará de su elección y en un plazo no mayor de diez días se le invitará a la apertura del Sobre 2, Propuesta Económica, así como también a negociar el contrato Los Sobres 2, Propuesta Económica, de los demás oferentes permanecerán cerrados y no serán devueltos sino hasta la conclusión de las negociaciones y la firma del contrato con el oferente seleccionado. II. Método basado en calidad y costo (SBCC) 32.5 Cuando se aplique este método, el Contratante considerará las ofertas contenidas en los Sobres 1 que se ajusten sustancialmente a los documentos de la Convocatoria. Una vez terminada esta fase del análisis, el Contratante notificará al mismo tiempo y por escrito los resultados de la evaluación de los sobres técnicos. A los oferentes cuyo puntaje no hubiese alcanzado el puntaje mínimo se les comunicará su descalificación, previa no objeción del Banco. Los correspondientes sobres de las propuestas de precio serán devueltas sin abrir, pero no antes de transcurrir diez días desde la fecha de notificación de los resultados de la evaluación de las propuestas técnicas, siempre y cuando no se hayan recibido protestas. En estos casos no se devolverán los sobres con las propuestas de precio hasta que no se hayan resuelto las protestas. El acto público de apertura de las propuestas de precio no se realizará 21

22 Oferentes Sección I. Instrucciones a los hasta que no se hayan devuelto los sobres de las propuestas de precio de las firmas descalificadas Una vez abiertos los Sobres 2, Ofertas Económicas, de los oferentes que se ajustaron sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria, el Contratante ponderará estas ofertas con las ofertas técnicas. La ponderación podrá ser de setenta u ochenta por ciento (70% u 80%) para la Propuesta Técnica y de treinta o veinte por ciento (30% ó 20%) para la Propuesta Económica, de acuerdo a lo que establezcan los términos del contrato La oferta seleccionada será la que, al aplicar las ponderaciones mencionadas para sus ofertas técnica y económica, resulte la mejor evaluada. El Contratante invitará a esta empresa a formalizar el contrato. III. Método basado en el menor costo (SBMC) 32.8 Cuando se aplique este método, el Contratante considerará las ofertas contenidas en los Sobres 1 que se ajusten sustancialmente a los documentos de la Convocatoria y que hayan sobrepasado el puntaje técnico mínimo definido previamente en los Criterios de Evaluación y Calificación. A los oferentes cuyo puntaje no hubiese alcanzado el puntaje mínimo se les comunicará su descalificación, previa no objeción del Banco. Los correspondientes sobres de las propuestas de precio serán devueltas sin abrir, pero no antes de transcurrir diez días desde la fecha de notificación de los resultados de la evaluación de las propuestas técnicas, siempre y cuando no se hayan recibido protestas. En estos casos no se devolverán los sobres con las propuestas de precio hasta que no se hayan resuelto las protestas. El acto público de apertura de las propuestas de precio no se realizará hasta que no se hayan devuelto los sobres de las propuestas de precio de las firmas descalificadas Todas las ofertas a quienes se les abra el Sobre 2 serán consideradas en igualdad de condiciones y la empresa adjudicataria, a la cual el Contratante invitará a suscribir el contrato, será aquella que haya presentado el precio más bajo. IV. Método basado en un presupuesto fijo (SBPF) 32.10Cuando se aplique este método, el Contratante considerará únicamente las ofertas cuyo Sobre 1, Propuesta Técnica, se ajusten sustancialmente a los documentos de la Convocatoria. A los oferentes cuyo puntaje no hubiese alcanzado el puntaje mínimo se les comunicará su descalificación, previa no objeción del Banco. Los correspondientes sobres de las propuestas de precio serán devueltas sin abrir, pero no antes de transcurrir diez días desde la fecha de notificación de los resultados de la evaluación de las propuestas técnicas, siempre y cuando no se hayan recibido protestas. En estos casos no se devolverán los sobres con las propuestas de precio hasta que no se hayan resuelto las protestas. El acto público de apertura de las propuestas de precio no se realizará hasta que no se hayan devuelto los sobres de las propuestas de precio de las firmas descalificadas El Contratante abrirá los Sobres 2 de las ofertas que hayan resultado técnicamente mejor evaluadas y la empresa adjudicataria será aquella cuyo precio sea igual o menor que el precio establecido en el presupuesto oficial y, de ser el caso, en los documentos de la Convocatoria. Al aplicar este método cualquier propuesta técnicamente bien evaluada cuyo precio sea mayor que el presupuesto oficial, será descalificada. El Contratante invitará a la 22

23 Oferentes Sección I. Instrucciones a los firma así seleccionada a formalizar el contrato de consultoría. 33. Negociación o formalización del contrato Cuando se utilice el método basado en la calidad (SBC), una vez abierto el Sobre 2, Propuesta Económica, del oferente seleccionado comenzará la negociación del contrato. El objeto de la negociación es que el Contratante y el Oferente seleccionado lleguen a un acuerdo sobre todos los aspectos relativos a la ejecución y el precio de los servicios de consultoría a contratarse Las negociaciones no podrán tener como resultado que se modifiquen sustancialmente la Propuesta Técnica ofertada o los términos de referencia indicados en la Sección VI En caso de que las negociaciones con el oferente seleccionado fracasaran, el Contratante dará por terminadas las negociaciones e invitará a negociar el contrato al Oferente que haya obtenido el segundo puntaje más alto en la selección de la Propuesta Técnica y así sucesivamente Cuando se utilice cualquiera de los tres métodos en los cuales el precio de la oferta es un parámetro de evaluación (SBCC, SBMC o SBPF), no habrá negociación del contrato y cualquier modificación que se acuerde deberá relacionarse con temas menores de forma,nunca de contenido, alcance o de montos. F. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO. 34. Derechos y obligaciones del Contratante 34.1 El Contratante se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier Oferta, así como de anular el proceso de Convocatoria y de rechazar todas las Ofertas en cualquier momento con anterioridad a la adjudicación del Contrato, sin que por ello incurra en responsabilidad alguna frente a los Oferentes El Contratante adjudicará el Contrato al Oferente, cuya Oferta haya sido la evaluada como la de puntaje más alto, se ajuste sustancialmente a los Documentos de la Convocatoria y con el cual haya finalizado satisfactoriamente la negociación del Contrato El Contratante notificará a todos los Oferentes, al mismo tiempo y por comunicación escrita, los resultados de la Convocatoria, con la indicación de que las Ofertas económicas que no fueron abiertas serán devueltas sin abrir, quedando a disposición de sus titulares El Contratante le enviará al adjudicatario el Formulario del Contrato incluido en los documentos de la Convocatoria. Si se hubiese utilizado el método basado en la calidad (SBC) para la selección de la empresa adjudicataria, el contrato deberá tener incorporados todos los acuerdos alcanzados entre las partes durante la negociación. Si para la selección de la empresa adjudicataria se hubiere utilizado cualquiera de los tres métodos en los cuales el precio de la oferta es un parámetro de evaluación (SBCC, SBMC o SBPF), el contrato deberá reflejar sensiblemente el mismo texto y estructura que el formato contenido en los documentos de la Convocatoria El Oferente seleccionado tendrá un plazo de veinte (20) días, a partir de la fecha en que reciba el Modelo del Contrato, para firmar, fechar y devolver el Contrato al Contratante. 23

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