Aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows Guía de inicio para el Administrador. Carlos Milán Figueredo

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1 Aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows Guía de inicio para el Administrador Carlos Milán Figueredo VERSIÓN 2.0 JULIO 2009

2 TABLA DE CONTENIDO Registro de la institución... 3 Paso 1 de 2: indentificar su institución y dominio... 3 Servicio de correo electrónico 3 Paso 2 de 2: crear la cuenta de administrador... 4 Aprovisionamiento del dominio... 5 Configuración del dominio... 5 Registrando subdominios... 7 Despliegue del servicio... 9 Herramientas de despliegue... 9 Herramienta de gestión web... 9 Gestión masiva de usuarios Generador de cartas de bienvenida Personalización del servicio Dominios personalizados Cambio de idioma FAQ Preguntas y respuestas frecuentes Nota: Tenga en cuenta que esta es una guía de despliegue de carácter introductorio orientada a administradores no familiarizados con el servicio Para acceder a documentación avanzada y detallada de la administración de Microsoft diríjase a: Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 2

3 REGISTRO DE LA INSTITUCIÓN Registrar la institución en es un proceso sencillo que apenas le llevará un minuto de su tiempo. El formulario de inscripción es claro, intuitivo y sólo le pedirá la información estrictamente necesaria para registrar su centro en el servicio. Diríjase a PASO 1 DE 2: INDENTIFICAR SU INSTITUCIÓN Y DOMINIO En este paso deberá proporcionar información básica para registrar su institución en el sistema. Deberá facilitar los datos tal como se ven en la imagen de la derecha. Todos los campos son obligatorios: Nombre de la institución. Tipo de institución: universidad, instituto, escuela primaria, escuela secundaria, escuela de formación profesional, Ministerio/Dep. de Educación u otros. Dirección web institucional. No tiene por qué coincidir con el dominio a dar de alta. Se usa para verificar la condición de institución educativa de su centro. País, cuidad y provincia. Código postal. Dominio. Dominio o subdominio donde va a proceder a desplegar el servicio. Ejemplos pueden ser: micentro.edu, iescontoso.es, live.contoso.org, etc Nota: Desde no se realiza registro y gestión de dominios. Para desplegar el servicio es necesario que el centro esté en posesión del dominio utilizado para el despliegue, teniendo la facultad de acceder a su administración o solicitar cambios en el mismo. Si el centro no posee un dominio propio, puede contratar uno con cualquier proveedor de servicios. SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO Puede seleccionar dos sistemas de correo electrónico para su infraestructura: Windows Live Hotmail y Outlook Live. Outlook Live (recomendado) pondrá al servicio de sus estudiantes una experiencia de profesional, similar a la que se puede encontrar en oficinas y empresas. También dota a los administradores de sistemas herramientas de gestión avanzadas, tales como seguimiento de mensajes y listas de distribución, así como integración GAL para usuarios de Exchange Server. Esta es la opción recomendada. Hotmail ofrece a los estudiantes una experiencia divertida y personalizada de , integrada con el resto de servicios de Windows Live. A día de hoy existe un notable incremento del interés en las redes Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 3

4 sociales por parte de los estudiantes, pasando a ser su medio primario de comunicación; si este es su caso, Hotmail le ayudará a satisfacer las necesidades comunicativas de los alumnos. A continuación se muestra una tabla comparativa de ambas modalidades: Outlook Live (recomendado) Windows Live Hotmail Coste Gratuito Gratuito Personalización de institución Logo, color de fondo, 6 elementos de menú Logo, 6 elementos de menú Tamaño del buzón 10 GB Ilimitado (sujeto a políticas de abuso) Tamaño máximo de archivos adjuntos 20 MB 10 MB Publicidad de terceros Mensajería Instantánea Acceso móvil a los servicios Conexiones seguras y encriptación de Ninguna (en el futuro puede ser incorporada publicidad para los estudiantes) Integrada con Outlook Live o Windows Live Messenger Navegador WAP, Windows Live para Mobile, Outlook Live mobile Access a través de Exchange Active Sync Sí Sólo para estudiantes Windows Live Messenger Windows Live para Mobile No Filtro de Spam y anti-virus Sí Sí La opción recomendada es Outlook Live, la cual debería ser seleccionada salvo que por alguna razón específica prefiera Hotmail para su centro. PASO 2 DE 2: CREAR LA CUENTA DE ADMINISTRADOR Ahora necesita crear la cuenta de administrador de su dominio. El administrador será la persona encargada de gestionar el servicio, incluidas todas las opciones de usuarios, grupos y personalización. Los campos necesarios son: Id de Administrador. Contraseña. Nombre y apellidos. Número de teléfono. Dirección de correo electrónico de contacto. El administrador recibirá una notificación en su dirección de correo electrónico y tendrá acceso a la administración de Pulse Acepto para finalizar el registro. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 4

5 APROVISIONAMIENTO DEL DOMINIO CONFIGURACIÓN DEL DOMINIO El asistente de registro le llevará a una pantalla que le indicará la configuración a realizar en el servidor DNS de su dominio. Verá una pantalla similar a la siguiente: Este es un paso necesario por motivos de seguridad, ya que el sistema debe verificar que usted o su institución son los propietarios del dominio que está dando el alta. Este proceso se lleva a cabo a través de la configuración de su servidor DNS asociado al dominio. Puede demostrar la que el dominio está en su propiedad a través de un registro CNAME o bien usando un registro MX. Cuál utilizar? Si su dominio no disponía con anterioridad de un sistema de correo electrónico o bien dispone de uno pero quiere desecharlo completamente utilice el registro MX. Si su dominio dispone de un sistema de correo electrónico configurado y no desea que se interrumpa su funcionamiento, debe utilizar el registro CNAME. Si decide usar el registro MX, debe eliminar cualquier otro registro MX pre-existente no relacionado con Outlook Live o Hotmail, en el servicio DNS de su dominio. No olvide que el valor del campo MX Server comienza con una serie de números a los cuales llamaremos MX token. Este valor será específico de cada dominio que de de alta. Una vez haya configurado su servicio DNS, vuelva al Service Management Portal y verifique que el sistema ha reconocido el cambio. Normalmente los cambios se detectan cuestión de minutos, pero este tiempo podría extenderse hasta 48 horas. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 5

6 Si todo ha ido bien, verá una pantalla similar a la siguiente: Puede hacer Microsoft Outlook o Microsoft Entourage se configuren automáticamente para trabajar con el servicio de correo electrónico de su institución. Para ello debe agregar esta entrada DNS adicional: Desde este panel podrá controlar todas las opciones y configuraciones de A partir de ahora está preparado para crear cuentas de usuario: Perfil de la institución. Si necesita modificar algún dato de registro, este es el lugar adecuado para hacerlo. Usuarios y grupos. Desde aquí puede administrar a los usuarios del servicio, así como los grupos que estos forman. También puede tener una lista global de direcciones con contactos externos. Dominios. Expone los dominios y subdominios dados de alta. Desde esta opción también podrá crear un nuevo subdominio (por ejemplo, para alumnos). Personalización. Agregue su imagen institucional al servicio. Entrega de correo. Utilidades relativas al flujo de transporte de correo electrónico. Inicio de sesión único. Desde aquí podrá descargar el kit de implementación SSO. Informes. Utilidad de generación de informes. Soporte técnico. Problemas con Aquí encontrará ayuda. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 6

7 REGISTRANDO SUBDOMINIOS Muchas instituciones prefieren separar el servicio a estudiantes del resto de colectivos del centro (profesores, administradores, etc ). La opción común y más recomendada para hacer esto es mediante la creación de un subdominio exclusivo para ellos. Por ejemplo, si ha registrado el dominio micentro.edu en puede quiera crear también un subdominio del tipo alumnos.micentro.edu. De esta manera los profesores tendrán cuentas tipo y los estudiantes del tipo El proceso de registro de subdominios es muy similar al de dominios completos y se lleva a cabo desde su Service Management Portal. Vaya a la opción Dominios del menú izquierdo y verá bajo su lista de dominios el siguiente mensaje: Haga clic en el enlace y se abrirá una nueva ventana en el navegador que le llevará a la web de registro. Es importante que elija el mismo servicio de correo electrónico que configuró para su dominio principal. Introduzca el nombre de su subdominio, no es necesario prestar atención al prefijo www. Al presionar Continuar se le llevará a una página de confirmación. Si todo está correcto, finalice el proceso y se le llevará a la página de control de su subdominio. En dicha se le facilitarán las entradas DNS que debe dar de alta para activar el subdominio. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 7

8 Podrá acceder a la gestión del subdominio con las mismas credenciales de su sistema raíz. Una vez las DNS hayan sido configuradas, el subdominio se mostrará como Acpetado. A partir de ahí cuando cree nuevas cuantas de correo, tendrá la oportunidad de especificar a qué dominio van a pertenecer: Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 8

9 DESPLIEGUE DEL SERVICIO HERRAMIENTAS DE DESPLIEGUE Dispone de distintas herramientas para dar de alta masivamente a todos los estudiantes, profesores y personal administrativo de su institución: Herramienta web de gestión Windows PowerShell Remoting Microsoft Identity Lifecycle Manager 2007 Descripción: Recomendado para: Aplicación web con un interfaz fácil de usar que permite crear varias cuentas de una en una o a través de cargas por lotes, sin necesidad de tener conocimientos de programación o IT. Instituciones educativas que requieran una prueba rápida o piloto Instituciones educativas con recursos técnicos limitados y actualizaciones poco frecuentes Puede conectarse a la línea de comandos remota a través de PowerShell Remoting para llevar a cabo multitud de operaciones en el servicio, así como la creación y ejecución de scripts. Instituciones educativas que quieran automatizar la gestión de cuentas (creación, cambio y eliminación) Administradores de red que estén familiarizados con el script de líneas de comandos Profesionales IT Servidor que automatiza la creación de cuentas y sus actualizaciones. Se puede ajustar el tamaño del sistema para una solución total de gestión de identidades. Instituciones educativas que utilicen servicios de directorios para la gestión de la información de sus usuarios Instituciones educativas que quieran potenciar un servidor MIIS o ILM existente HERRAMIENTA DE GESTIÓN WEB Puede acceder a la herramienta de gestión web de usuarios y grupos desde el Service Management Portal. Allí podrá acceder al panel de control de Outlook Live, donde se le mostrará un listado de usuarios dados de alta en el servicio y una serie de opciones: Crear nuevo usuario. Importar usuarios. Explicada con detalle más adelante. Detalles/Modificar usuario. Restablecer contraseña. Refrescar listado. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 9

10 GESTIÓN MASIVA DE USUARIOS Con frecuencia los centros deben realizar numerosas altas de estudiantes, un proceso que puede resultar tedioso realizar a mano. La herramienta de gestión web incorpora una funcionalidad en el botón Importar usuarios que puede utilizarse para realizar un alta masiva de la cual puede encontrar información detallada en: Para importar usuarios necesita crear un archivo CSV (valores separados por comas) con un formato predeterminado que se especifica en la URL anterior. Los archivos CSV tienen la propiedad de que pueden convertirse fácilmente a formato Excel y viceversa. AUTOMATIZANDO EL ALTA: CSVPREP Es posible que su centro únicamente disponga de un archivo Excel con los nombres de los estudiantes y sus apellidos. Usando la herramienta CSVprep para puede convertir dicho archivo en uno utilizable por el servicio de importación de usuarios. La aplicación rellenará por usted los campos restantes. El proceso es el siguiente: 1. Cree un archivo Excel de dos columnas nombre y apellidos-, que contenga los usuarios a dar de alta en el servicio. Opcionalmente puede agregar más columnas para definir roles (profesores, estudiantes ) y/o grupos (1A, 2A, tercero, etc ). Es importante respetar el orden de los campos y verificar que no hay espacios en blanco ni antes ni después de los valores. 2. Desde Microsoft Excel seleccione Guardar como y elija como tipo de archivo CSV (delimitado por comas). Asegúrese de guardar el archivo en formato UTF-8 para evitar problemas con caracteres especiales tales como tildes o la letra Ñ. 3. Puede abrir el archivo CSV con el bloc de notas para comprobar el resultado de la operación. 4. Abra el Preparador CSV para Microsoft Verá una pantalla similar a la siguiente: 5. Los campos a rellenar son los siguientes: Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 10

11 Dominio o subdominio de El nombre que ha registrado en el servicio y con el que se dispone a trabajar. Archivo de entrada. El archivo CSV que ha obtenido previamente desde Microsoft Excel. Archivo de salida. Ubicación donde se va a generar el nuevo archivo adaptado al servicio. Delimitador. Es el carácter que actúa como delimitador en su archivo CSV. Excel usa por defecto el punto y coma ( ; ). El encabezado contiene los nombres de los campos. Si la primera línea de su archivo CSV contiene los nombres de los campos marque esta casilla. Tenga en cuenta que esto no implica que puedan tener cualquier orden. Debe siempre respetar el orden: nombre, apellidos. Número de atributos personalizados. Si decidió añadir columnas adicionales a su Excel para definir perfiles y grupos, especifique aquí el número de columnas adicionales que contiene su archivo CSV. El máximo es 15. Lista desplegable de herramienta. El programa soporta generar archivos válidos tanto para usuarios de la herramienta web como para PowerShell y ManageDomain (obsoleto). Si va a trabajar con la herramienta web seleccione Web CSV Import. 6. Presione el botón Procesar cuando esté listo para generar un archivo compatible con la herramienta de importación. Las características de este nuevo archivo son: Compatible con la herramienta de importación web de usuarios. Automáticamente genera nombres de usuario y contraseñas para cada persona. 7. Desde el panel de administración de usuarios y grupos presione el botón y podrá ver la siguiente ventana: 8. Seleccione mediante el botón Examinar el archivo CSV generado por el programa y presione Importar. El proceso de alta masivo comenzará en segundo plano. Son necesarios aproximadamente 10 segundos para importar un usuario, por lo que puede utilizar esta medida para calcular el tiempo que va a llevar la operación. Por ejemplo: importar 360 cuentas llevará aproximadamente 1 hora. Si tiene que importar un número considerable de cuentas, es recomendable dividir el archivo de importación en varios segmentos y subirlos por separado. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 11

12 9. Al finalizar la operación se enviará un a la cuenta del administrador del servicio, detallando el resultado de la operación. Se indicarán con detalle todas las incidencias que hayan podido producirse. El archivo CSV que ha usado para dar de alta las cuentas es una valiosa fuente de información, pues contiene los nombres de usuario y las contraseñas de todas las cuentas dadas de alta. Sin embargo, este archivo es poco manejable, por lo que es interesante convertirlo a formato Microsoft Excel para facilitar su uso. Para ello: 1. Abra Microsoft Excel y diríjase a la pestaña Datos -> Obtener datos externos -> Desde texto. 2. Seleccione el archivo CSV que ha utilizado para importar las cuentas. 3. En el asistente seleccione datos delimitados y origen de archivo UTF Marque coma en separadores. 5. Presione Finalizar y elija nueva hoja de cálculo. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 12

13 GENERADOR DE CARTAS DE BIENVENIDA Utilizando los recursos obtenidos en el apartado anterior archivo CSV y Excel con listado de cuentas y contraseñas- puede generar automáticamente cartas de bienvenida para los usuarios de Para este fin, dentro del kit de bienvenida a se le proporciona un documento de Microsoft Word especialmente preparado para esta tarea. Siga estos pasos para generar cartas de bienvenida: 1. Abra el documento 2. Le aparecerá una ventana preguntado si se debe ejecutar una sentencia SQL. Responda Sí. 3. El documento no encontrará el archivo especificado. Esto es una situación normal, deberá seleccionar su propio origen de datos, que será el CSV con cuentas y contraseñas que usó para importar los usuarios en la herramienta web. Haga clic en Buscar origen de datos y seleccione su archivo CSV. 4. Microsoft Word detectará automáticamente la codificación de su archivo, aún así le dará la oportunidad de especificarla manualmente. En la mayoría de los casos podrá limitarse a presionar Aceptar. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 13

14 5. A continuación el documento se abrirá y verá lo que es una plantilla de las cartas que se van a generar. Las variables (partes que se sustituirán por los datos de cada persona) de la plantilla están delimitadas por los caracteres «y». 6. Modifique el documento a su gusto para que concuerde con las necesidades y preferencias del centro. Como puede ver en la imagen, crear un alias de acceso al webmail es útil para que los usuarios tengan acceso al correo institucional. 7. Cuando esté contento con el diseño de la plantilla, puede hacer clic en el botón Vista previa de resultados que encontrará en la pestaña Correspondencia: 8. Si está satisfecho con los cambios presione el botón Finalizar y combinar. Se creará un nuevo documento de Word con todas las bienvenidas de los usuarios que figuraban en el archivo CSV. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 14

15 PERSONALIZACIÓN DEL SERVICIO El equipo de entiende que para su centro es importante mantener una imagen institucional que lo distinga de una solución genérica. Desde la opción de Personalización de su Service Management Portal podrá acceder a las distintas formas de branding de su servicio de . No olvide que se encuentra aún bajo fuerte desarrollo y que en el futuro irán apareciendo nuevas características y capacidades de personalización. Podrá ver los distintos elementos a personalizar en una pantalla similar a la de la imagen. Una vez haya realizado los cambios deseados presione el botón Vista previa de cambios para ver cómo quedarían una vez publicados. Sólo puede activar una vista previa cada 5 minutos. Cuando esté satisfecho con el aspecto del servicio, presione Publicar en el web para hacerlos definitivos. Los cambios se harán efectivos en un plazo de 24 horas. DOMINIOS PERSONALIZADOS La dirección por defecto para acceder al interfaz web de su correo es Pero generalmente deseará que la dirección de acceso sea del tipo Este tipo de direcciones se pueden habilitar desde la opción Direcciones personalizadas del panel de configuración de su dominio. 1. Seleccione Correo de la lista desplegable y presione Agregar: 2. Escriba el nombre del subdominio que usará para acceder al correo electrónico. 3. Agrege una entrada CNAME a su servidor DNS cuyo alias sea el nombre elegido y de valor go.domains.live.com. Normalmente tras pocos minutos podrá acceder a la interfaz de correo usando el subdominio configurado. Casos excepcionales pueden requerir hasta 48 horas. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 15

16 CAMBIO DE IDIOMA soporta multitud de idiomas. El administrador puede seleccionar el idioma que se mostrará por defecto. Para seleccionarlo debe entrar en el Service Management Portal y seguir el camino: Personalziación -> Centro de Administración de Windows Live -> Personalización -> Cambiar Por otra parte, los usuarios podrán cambiar individualmente el idioma de su interfaz tras iniciar la sesión en: Opciones -> Configuración -> Configuración Regional Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 16

17 FAQ PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES A continuación se citan algunas preguntas y respuestas comunes relacionadas con el servicio: Qué sistemas están soportados en Hay soporte oficial para Windows, Mac y Linux. Esto no quiere decir que no funcione en otros entornos, pero los esfuerzos van a ir dirigidos a cubrir compatibilidad con estos 3 sistemas. Qué cliente de correo de escritorio son compatibles? Para una experiencia completa (sincronización de , calendario, contactos y tareas): Microsoft Outlook 2003 y superior (Windows). Microsoft Entourage 2004 y superior (Mac). Sólo correo electrónico: Todos los clientes a través de los protocolos POP3 e IMAP4. Qué dispositivos móviles son compatibles? Para una experiencia completa (sincronización de , calendario, contactos y tareas): Todos los teléfonos y PDAs basados en Windows Mobile. Apple iphone. Sólo correo electrónico: Todos los teléfonos móviles que soporten a través de los protocolos POP3 e IMAP4. No consigo configurar el iphone con experiencia completa de Microsoft Exchange, el sistema me informa de que no puede conectar con m.outlook.com. Cambia la URL de conexión por pod51002.outlook.com, ahora debería conectar sin problemas. Dependiendo del navegador que utilice para acceder a se me muestran versiones distintas de la interfaz, incluso llegando a tener opciones diferentes. A qué se debe? Se trata de Outlook Web Access Light. A esta versión se accede seleccionándola voluntariamente en el cuadro de inicio de sesión o bien aparece automáticamente cuando entramos en el servicio desde un navegador no soportado por la versión Premium (completa). Tiene funcionalidad reducida respecto a la versión completa pero también un consumo de ancho de banda considerablemente menor, por lo que es ideal para cuando se usa un dispositivo móvil o una conexión de datos 3G. Las configuraciones de navegadores soportadas para Premium son: Internet Explorer (Windows) Firefox (Windows, Mac) Safari (Mac) Otras configuraciones como Firefox en Linux mostrarán automáticamente la versión Light. Actualmente se está trabajando para que las diferencias entre navegadores y sistemas sean mínimas, pudiéndose ver el estado actual en: Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 17

18 Algunas personas no ven el logo y las opciones de personalización del centro cuando entran desde su navegador. Probablemente estén usando una configuración que no admite la experiencia Premium en su navegador. De momento las opciones de personalización y branding sólo se encuentran disponibles en la versión completa del cliente web. Puedo descargar correo desde cuentas externas a la mía de Sí, podrá agregar cuentas de correo que soporten POP3. Outlook Live descargará cada 30 minutos el correo de las cuentas externas en su cuenta de Me gustaría importar/exportar mensajes de correo, contactos, citas del calendario, etc con mi cuenta de De momento este tipo de operaciones sólo están soportadas para usuarios de Microsoft Outlook y usuarios de Hotmail. Outlook Live me devuelve errores al intentar hacer una búsqueda. Habitualmente esto se debe a que sus mensajes no han sido aun indexados. El problema debería resolverse automáticamente. Puedo crear alias de direcciones de correo electrónico dadas de alta en Sí, tiene las instrucciones en Usando SkyDrive me he dado cuenta de que sólo admite subir 5 archivos al mismo tiempo. Existe alguna forma de superar este límite? Sí, pero requiere usar Internet Explorer como navegador web. Cuando esté en las opciones de carga de archivo, verá un enlace que le ofrecerá instalar el complemento de carga de archivos para Internet Explorer. Tras instalarlo podrá subir archivos tan sólo arrastrándolos y soltándolos en un área de la página. Podrá arrastrar más de 5 archivos a la vez. Guía de aprovisionamiento y despliegue del servicio Windows - 18

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