SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CD

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1 ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CD OBJETO: ADQUISICIÓN DE LICENCIAS CAL WINDOWS SERVER 2000 PARA LA ENTIDAD. En Bogotá, D.C., a los veintidós (22) días del mes de diciembre del 2003 siendo las 10:20 A.M. se dio inicio al acto de adjudicación en audiencia pública de la Contratación Directa en mención en cumplimiento a lo señalado en el artículo 16 del Decreto 2170 del 2002, con la asistencia de los siguientes personas: POR PARTE DE LA ENTIDAD: Dra. LINA JARAMILLO ESCALLÓN Dra. JACQUELINE MURILLO SÁNCHEZ Dra. MARIA DEL PILAR DE LA TORRE S. Dr. JOSÉ ERNESTO QUIÑONES REINA Dra. NATALIA PERRY TURBAY Dr. SERGIO LUIS CHAPARRO MADIEDO Secretario General Subdirector Administrativo y Financiero Delegado Director Jurídico Director de Informática y de Planeación (E) Delegado Superintendente Bancario Asesor Secretaría General Dr. ANDRÉS GONZÁLEZ ANGULO Asesor Subdirección de Representación Judicial y Ediciones Jurídicas Dr. REINALDO QUINTERO QUINTERO Dr. ALFONSO SEPÚLVEDA GALEANO Coordinador Grupo de Contratos Abogado Grupo de Contratos

2 POR PARTE DE LOS OFERENTES Y LA CIUDADANÍA: NOMBRE ALVARO CUESTAS ROJAS DORA BUITRAGO DAZA PATRICIA GOMEZ EMPRESA MULTISOFT LTDA. MULTISOFT LTDA. COLSOF LTDA. ORDEN DEL DIA 1. Instalación. 2. Verificación de los asistentes. 3. Antecedentes. 4. Intervención de oferentes y ciudadanía. 5. Decisión. 1.- Instalación La Dra. Lina Jaramillo Escallón, Secretario General de la Superintendencia Bancaria, procede a instalar la Audiencia Pública para adjudicar la Contratación Directa CD , cuyo objeto es la adquisición de licencias CAL Windows Server 2000 para la Entidad, y señala que se celebra la presente audiencia pública de adjudicación en cumplimiento de lo establecido en el artículo 16 del Decreto 2170 del Verificación de asistentes Las personas indicadas anteriormente. 3.- Antecedentes Respecto a los antecedentes de la Contratación Directa, la Dra. Jacqueline Murillo Sánchez, Subdirector Administrativo y Financiero de la Entidad, da lectura a los antecedentes de la Contratación Directa CD , -con la

3 anotación de que la Superintendencia Bancaria adelantó un primer proceso de contratación a través de la licitación pública 006 del 2003 cuyo objeto fue la ampliación del sistema para el manejo de flujo electrónico de documentos y administración de imágenes para la Entidad. El objeto de la licitación estuvo conformado por los siguientes ítems: ÍTEM 1: ÍTEM 2: Adquisición de un sistema servidor de Fax. Adquisición de impresoras de código de barras. ÍTEM 3: Adquisición de licencias CAL Windows Server ÍTEM 4: Adquisición de un escáner de microfilm. ÍTEM 5: Adquisición de licencias de software para el sistema de manejo de flujo electrónico de documentos y administración de imágenes en el subsistema de trámites. En dicho proceso fue declarado desierto el ítem tres (3) mediante Resolución No de fecha 18 de noviembre del DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: DOCE MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS ($ ) para la vigencia fiscal de 2003, según certificado de disponibilidad presupuestal No. 742 del 21 de Noviembre de SE INVITÓ A PARTICIPAR A LAS SIGUIENTES FIRMAS: ZURICH S.A., INTERGRUPO LTDA., RED COLOMBIA S.A., SOLOSOFT LTDA., COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF LTDA., COMPUREDES S.A., ROYHER LTDA., AXESNET S.A., MULTISOFT LTDA., AJC MICROS Y ASESORÍAS LTDA., ANSER GROUP LTDA., COMPUFACIL LTDA. Y NEW HORIZONS. FECHA DE CIERRE: LA FECHA LÍMITE PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS FUE INICIALMENTE ESTABLECIDA PARA EL DÍA DOS (2) DE DICIEMBRE DE 2003, HASTA LAS 4:00 P.M. LA MISMA FUE PRORROGADA POR TRES (3) DÍAS HÁBILES, HASTA EL DÍA CINCO (5) DE DICIEMBRE DE 2003, HASTA LAS 4:00 P.M. PRESENTARON PROPUESTA: MULTISOFT LTDA., COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF LTDA. Y RED COLOMBIA S.A.

4 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: La evaluación de las propuestas fue realizada por Alfonso Sepúlveda y Reinaldo Quintero (aspectos jurídicos), por Javier Aristizábal (aspectos económicos) y por Armando Vivas y Martha Lucía Reyes (aspectos técnicos). De dicha evaluación y del análisis de las observaciones presentadas a la misma, se concluyó que una (1) de las tres (3) propuestas presentadas incurrió en causal de eliminación por las razones que se mencionan a continuación. PLAZO PARA CONOCER LA EVALUACIÓN Y PRESENTAR OBSERVACIONES: Fijado para los días 16 y 17 de Diciembre de 2003, término dentro del cual se presentaron observaciones a la evaluación realizada por la Superintendencia, por parte de la firma MULTISOFT LTDA. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN: Con el fin de calificar las propuestas se tuvieron en cuenta los siguientes factores de evaluación: FACTORES Puntaje máximo 1.- CAPACIDAD TÉCNICA DE LOS BIENES PRECIO 75 TOTAL PUNTAJE 100 De la evaluación jurídica, técnica y económica de las propuestas presentadas, se determinó que incurrió en causal de eliminación la propuesta presentada por la firma MULTISOFT LTDA., por cuanto las certificaciones de experiencia anexas no cumplen con las condiciones mínimas establecidas por la Superintendencia en el Formato No. 1 de los Términos de Referencia. Se constituye en causal de eliminación de conformidad con lo establecido en el literal B) del numeral 4) del Instructivo para la presentación de propuestas en contrataciones directas. OBSERVACIONES PRESENTADAS A LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR MULTISOFT LTDA.:

5 Encontrándose dentro del término previsto para el efecto, con Oficio remitido vía FAX en Diciembre 17 de 2003, la firma MULTISOFT LTDA. presentó las siguientes observaciones a la evaluación realizada por la Superintendencia: Por medio de ésta me permito presentar formalmente en nombre de la sociedad Multisoftware Transaccional Multisoftware Ltda., solicitud de revisión a la evaluación de la referencia basado en los siguientes argumentos. En la evaluación mencionada se alude que la sociedad no cumple con los requisitos exigidos toda vez que las certificaciones de experiencia allegadas No discriminan el valor de los productos (No es posible determinar si supera el 50% del valor de la oferta). En cuanto a este argumento utilizado para desechar las dos certificaciones, vale decir que los términos de condiciones en ninguno de sus apartes utilizan la palabra discriminar el valor de los productos, es más ni siquiera sugieren esta posibilidad. El requerimiento se expresa simplemente solicitando que el objeto debe ser igual al requerido en la presente contratación y más adelante complementa adicionando el requisito de que los negocios relacionados sean po r un valor no inferior al 50% del valor de la propuesta. Las certificaciones de experiencia presentadas por Multisoftware Transaccional Multisoft Ltda. cumplen plenamente con este requerimiento, como a continuación expongo: Certificación Fundación Social: el objeto hace referencia al suministro de bienes informáticos representados en licencias de la plataforma Microsoft, en cuadro posterior lista dichos bienes informáticos (Win 2000, Exchange, SQL SVR, PROJECT, VISIO) y finalmente incluye el valor total de dichos bienes: $ Valor que ampliamente supera el objeto de la contratación CD Certificación Productos el Rey: el objeto hace referencia al Suministro de Licencias Microsoft entre estas Windows 2003 Serve r Standard y Enterprise. Cal de Windows 2003 e incluye el valor total del suministro de dichas licencias: $ Valor que nuevamente supera el exigido por el requerimiento.

6 Al rompe se sigue que los negocios relacionados para acreditar la experiencia de la sociedad, ambos referidos al suministro de licencias Microsoft, permiten determinar de manera elemental que su valor supera el mínimo exigido por los términos de condiciones. Con base en los argumentos expuestos reitero mi solicitud de revisión de la evaluación realizada por ustedes. SE RESPONDE A LA OBSERVACIÓN FORMULADA, CON FUNDAMENTO EN LO EXPRESADO POR LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y PLANEACIÓN: Atendiendo la solicitud de la firma Multisoft Ltda., se efectuó la revisión de las certificaciones anexas a su propuesta, con los siguientes resultados: REQUERIMIENTOS 5. Acreditar experiencia en la venta de los bienes ofrecidos. Mínimo solicitado Anexar, en original o fotocopia, dos (2) constancias sobre el cumplimiento en contratos celebrados anteriormente, a nombre del proponente, cuyo objeto debe ser igual al requerido en la presente contratación, o en su defecto corresponder a la venta de Windows Server con sus respectivos clientes, por un valor no inferior al cincuenta por ciento (50%) del valor de la propuesta y con fecha de expedición no superior a un (1) año, contado a partir de la fecha de presentación de la oferta. Nota: El valor de cada contrato individualmente considerado no debe ser Verificación de cumplimiento 1a. Certificación: Productos el Rey S.A. (folio 8) Cumplimiento: Excelente Objeto: suministro de Licencias Microsoft entre estas Windows 2003 Server Standard y Enterprise. CAL de Windows No discrimina el valor correspondiente a estas licencias. Valor: $54,186,264 Incluido IVA Fecha de expedición: Diciembre 2 de a. Certificación: Fundación Social Colmena: (folio 9) Cumplimiento: Excelente Objeto: bienes informáticos Win 2000, Exchange, SQL SVR, WIN SVR, PROJECT, VISIO). No discrimina el valor correspondiente a

7 REQUERIMIENTOS Mínimo solicitado inferior al mencionado 50%. La Superintendencia Bancaria de Colombia se reserva la facultad de verificar la información suministrada. Verificación de cumplimiento las licencias de WIN SVR. Valor: 234,887,130 Fecha de expedición: sin fecha de expedición Dado que ninguna de las certificaciones cumple la totalidad de requerimientos establecidos por la Superintendencia Bancaria para este numeral, se ratifica la descalificación de la propuesta presentada por la firma MULTISOFT LTDA., de acuerdo a lo establecido en el numeral 4 literal b) del Instructivo para la presentación de propuestas en contrataciones directas: Cuando no cumpla con las condiciones mínimas establecidas en la invitación. Con base en lo anterior, la observación formulada no aplica y se mantiene el concepto inicialmente emitido. LA JUNTA DE ADQUISICIONES Y LICITACIONES en su sesión del día 19 de diciembre del 2003, recomendó adjudicar el contrato correspondiente a la contratación directa CD a la firma COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE COLSOF LTDA., por ser propuesta hábil, cumplir con las condiciones requeridas y ser conveniente a los intereses de la Entidad. 4.- Intervención de Oferentes y Ciudadanía El artículo 3 del Decreto 2170 del 2002 establece que la audiencia pública de adjudicación se llevará a cabo con el propósito de presentar el proyecto de respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes en la oportunidad establecida para el efecto, así como para escuchar a éstos en relación con la falta de respuesta a observaciones presentadas dentro del término legal o para señalar cuando alguna de éstas haya sido resuelta en forma incompleta. Como quiera que durante el término de traslado de la evaluación de la presente contratación directa se presentaron observaciones a la misma, se procedió a dar respuesta a las mismas conforme lo expresado anteriormente.

8 INTERVENCIÓN DEL SEÑOR ALVARO CUESTAS ROJAS DE MULTISOFT LTDA.: Manifiesta que el requerimiento del valor de las licencias en las certificaciones no fue claro en los términos de referencia. INTERVENCIÓN DE LA DRA. LINA JARAMILLO ESCALLÓN, SECRETARIO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA: Reitera que al proponente le corresponde cumplir con el requerimiento de las constancias sobre el cumplimiento en contratos celebrados anteriormente, con los requisitos indicados en los términos de referencia de la contratación directa. Al referirse las constancias aportadas a varios productos, no se acredita el cumplimiento del valor de dichas constancias respecto de las licencias CAL de Windows 2003 y licencias de WIN SVR conforme lo establecido en el requerimiento. Además la constancia expedida por la Fundación Social no tiene fecha de expedición, incumpliendo igualmente con el requerimiento. 5.- Decisión La doctora Lina Jaramillo Escallón, Secretario General de la Superintendencia Bancaria, con fundamento en la delegación conferida en la Resolución No del 1º de Marzo de 1999 expedida por el Superintendente Bancario, teniendo en cuenta la evaluación realizada por la Entidad, las observaciones presentadas a la evaluación, la respuesta dada a las mismas y la recomendación de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, resuelve adjudicar la Contratación Directa CD y suscribir el correspondiente contrato con la sociedad COLOMBIANA DE HARDWARE Y SOFTWARE COLSOF LTDA., cuyo objeto es la adquisición de licencias CAL Windows Server 2000 para la Entidad, por valor de ONCE MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS ($ ), de los cuales UN MILLÓN SEISCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS ($ ) corresponden al IVA. La Secretaria General informa que la adjudicación se entiende comunicada al proponente favorecido en estrados por haber estado presente en esta

9 audiencia pública. De igual manera se entiende comunicada en la presente audiencia a los no favorecidos. Se levanta la sesión, siendo las 10:35 A.M. del día lunes veintidós (22) de diciembre del En constancia firman: LINA JARAMILLO ESCALLÓN Secretario General NATALIA PERRY TURBAY Delegado Superintendente Bancario MARÍA DEL PILAR DE LA TORRE S. Delegada Director Jurídico JOSÉ ERNESTO QUIÑONES REINA Director de Informática y de Planeación ( E ) JACQUELINE MURILLO SÁNCHEZ Subdirector Administrativo y Financiero SERGIO LUIS CHAPARRO MADIEDO Asesor Secretaría General

10 ANDRÉS GONZALEZ ANGULO Asesor Subdirección de Representación Judicial y Ediciones Jurídicas REINALDO QUINTERO QUINTERO Coordinador Grupo de Contratos ALFONSO SEPÚLVEDA GALEANO Abogado Grupo de Contratos

11 ACTO POR EL CUAL SE DECIDE REALIZAR EN AUDIENCIA PÚBLICA LA ADJUDICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CD.049 DEL 2003 Y SE ESTABLECE FECHA Y HORA PARA LA MISMA. OBJETO: ADQUISICIÓN DE LICENCIAS CAL WINDOWS SERVER 2000 PARA LA ENTIDAD. El Secretario General de la Superintendencia Bancaria, de conformidad con las facultades de delegación que para el efecto le confiere la Resolución No del 1 de Marzo de 1999 expedida por el Superintendente Bancario, y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 16 del Decreto 2170 de 2002, resuelve que la adjudicación de la contratación directa CD se realice en audiencia pública el día lunes veintidós (22) de diciembre del 2003, a las 10:00 A.M. en el Auditorio de capacitación de la Superintendencia Bancaria, ubicado en la Calle 7 No de la ciudad de Bogotá D.C., primer piso, Zona C. Se expide en Bogotá D.C., a los DIC 19/2003 LINA JARAMILLO ESCALLÓN ASG