POLITICAS DE CORREO ELECTRONICO Departamento de Soporte y Comunicaciones

Transcripción

1 El presente documento establece una política de uso del servicio de correo electrónico para ANA Compañía de Seguros. También se hace referencia a los términos y condiciones para el uso del correo electrónico en la Red. 1. Requisitos de acceso 1.1 Introducción Una cuenta de correo electrónico permite el envío y la recepción de mensajes y está asociada a una dirección única, tanto en el ámbito de ANA Compañía de Seguros como en Internet. Para acceder a una cuenta de correo se requiere esa dirección única y una contraseña. Así mismo, esos datos permiten el acceso identificado a otros servicios de red. ANA Compañía de Seguros gestiona todos los servicios bajo el dominio "anaseguros.com.mx". 1.2 Dominio "anaseguros.com.mx" Bajo el dominio anaseguros.com.mx se encuentran las cuentas privadas y públicas, Para disponer de una cuenta personal de correo electrónico bajo el dominio "anaseguros.com.mx" el usuario deberá tener una relación laboral con ANA Compañía de Seguros o de alguna de las entidades colaboradoras. Las cuentas personales de correo electrónico que no respondan a los criterios anteriores sólo se crearán si están avaladas, administrativamente, por la Gerencia, y, técnicamente, por la Gerencia de Soporte y comunicaciones. Estas cuentas son válidas hasta que finalice la relación laboral adquirida con ANA compañía de Seguros o con las entidades colaboradoras. La naturaleza legal de contenidos, directorio electrónico, etc. es distinta en el caso de empleados y colaboradores. Las cuentas se crearan hasta que el encargado del área u oficina colaboradora envíe un correo a adrianrb@anaseguros.com.mx. 2. Servicios no estándar relacionados con el correo electrónico 2.1 Redirecciones El servicio de redirección de cuentas de correo está regido por los siguientes criterios: Cuentas del tipo "anaseguros.com.mx": puede redireccionarse a cualquier cuenta interna o externa, siempre y cuando sea aprobada por el responsable del área. 2.2 Autorrespondedores El servicio de correo de ANA Compañía de Seguros no soporta por el momento el uso de autorrespondedores, en breve los habrá.

2 3. Acceso al correo electrónico 3.1 Introducción Puede accederse al correo electrónico de ANA Compañía de Seguros tanto desde dentro como desde fuera de la red corporativa, con las restricciones de seguridad indicadas. Los protocolos de acceso dependen del tipo de cuenta, según se describe a continuación: 3.2 Cuentas anaseguros.com.mx Protocolos de acceso disponibles: POP (995 SSL), HTTP (443 SSL) e IMAP (993 SSL) Protocolos de envío disponibles: SMTP (465 SSL) 4. Clientes de correo Los agentes de usuario soportados en ANA Compañía de Seguros son: Outlook Outlook Express Internet Explorer, Mozilla ANA Compañía de Seguros ofrece la posibilidad de acceso vía web a las cuentas de correo. El servicio se realiza a través de la dirección El servicio de webmail es una alternativa a los clientes estándar, y, en cualquier caso, ANA Compañía de Seguros no se hace responsable de la información (libretas de direcciones, mensajes enviados, filtros, etc.) generadas por el perfil de configuración del webmail. 5. Tamaño del buzón. Cada cuenta de correo electrónico tiene asociado un conjunto de recursos de almacenamiento que puede ser limitado. Al día de Hoy el tamaño máximo de un buzón es de 200 Mb. 6. Envíos y transferencias El tamaño máximo del mensaje que se puede enviar utilizando el servidor de ANA Compañía de Seguros es de 25 Mb. Debe tenerse en cuenta que el correo enviado circula por distintos servidores de Internet y las restricciones las pone cada institución en sus servidores: no sirve de gran cosa enviar mensajes de tamaño grande, si no van a poder circular externamente, este tamaño únicamente es para correos de manera interna. Respecto al máximo número de destinatarios en un mensaje de correo no existen límites en función del dominio de la cuenta anaseguros.com.mx.

3 Sin embargo cuida cuando respondas correos que únicamente sean a las personas involucradas en el asunto o problema, ya que en ocasiones las respuestas llegan a toda la compañía y personas ajenas a esta. A su vez el correo electrónico es para asuntos y respuestas específicas, no para tener conversaciones, si deseas tener una conversación en línea te recomendamos utilizar el Messenger que ANA Compañía de Seguros tiene en sus servidores, con el cliente Spark con el que podrás tener conversaciones en línea y transferencia de archivos, lo puedes obtener en En cualquier momento, y sin necesidad de previo aviso, pueden modificarse estos valores, e, incluso, incluir otro tipo de restricciones, como limitar el número máximo de mensajes enviados desde una cuenta durante un período de tiempo. 7. Uso correcto del correo electrónico. Responsabilidades de los usuarios con respecto al uso del correo: 1. Los usuarios son responsables de todas las actividades realizadas con las cuentas de correo electrónico proporcionado por ANA Compañía de Seguros. 2. Esta responsabilidad supone el cuidado de los recursos que integran dicha cuenta y, particularmente, de los elementos, como la contraseña, que pueden permitir el acceso de terceras personas a dicha cuenta, o a otros recursos personales que utilicen ese identificador. 3. Si se sospecha que la cuenta está siendo utilizada por una tercera persona, hay que dar parte inmediatamente al departamento de Soporte y Comunicaciones a la extensión 8254 con el Ing. Oscar Cuamatzi Osorio y/o el Ing. Gabriel Bozada Valencia. 4. No están permitidos los mecanismos y sistemas que intenten ocultar la identidad del emisor de correo. 5. Está prohibida la suplantación de identidad de otra persona en el envío de mensajes de correo electrónico, actividad tipificada como infracción en la Ley General de Telecomunicaciones. 8. Abuso del correo electrónico Determinadas prácticas en el uso de la cuenta de correo electrónico están catalogadas como Abuso del Correo Electrónico. Estas actividades están especialmente perseguidas por la comunidad Internet, y suelen ocasionar un grave deterioro de la imagen de la organización. Cuando una institución se ve afectada por actividades de este tipo, y es posible determinar el origen de los responsables, la institución puede decidir bloquear y rechazar todos los mensajes de correo pertenecientes a otra organización, práctica cada vez más habitual. La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSICE) contempla específicamente el abuso en el servicio de correo como una falta con graves repercusiones económicas. Si recibe algún mensaje de correo que responde a alguna de las descripciones de esta sección, por favor, mande un mensaje a la dirección oscarco@anaseguros.com.mx y/o gabrielbv@anaseguros.com.mx Los abusos de correo pueden agruparse en las siguientes categorías:

4 8.1 Difusión de contenido inadecuado Contenido ilegal por naturaleza (todo el que constituya complicidad con hechos delictivos). Ejemplos: apología del terrorismo, programas piratas, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o código malicioso. 8.2 Difusión a través de canales no autorizados Uso no autorizado de una estafeta ajena para reenviar correo propio. Aunque el mensaje en sí sea legítimo, se están utilizando recursos ajenos sin su consentimiento. Por eso, en el momento de obtener una cuenta de correo electrónico se notifican al usuario todos los parámetros de configuración, incluyendo los servidores que debe utilizar para el envío y recepción de mensajes. 8.3 Difusión masiva no autorizada El uso de estafetas propias o ajenas para enviar masivamente mensajes de correo no solicitados por el destinatario, sean o no publicitarios, no está permitido. Esta actividad puede llegar a constituir una infracción castigada por la ley y supone un uso inapropiado de los recursos de ANA Compañía de Seguros. Este tipo de correo se conoce con el nombre de SPAM, y supone a todos los niveles una merma en la calidad del servicio electrónico. Actualmente, se considera que el 65% del tráfico es SPAM. Evidentemente, el supuesto anterior no es aplicable a las comunicaciones que ANA Compañía de Seguros pueda enviar a los usuarios con los que se relacionan en el ejercicio de las actividades habituales que les son propias. 8.4 Ataques con objeto de imposibilitar o dificultar el servicio. Pueden dirigirse a un usuario o al propio sistema de correo. En ambos casos, el ataque consiste en el envío de un número alto de mensajes por segundo, o cualquier variante, que tenga el objetivo de paralizar el servicio por saturación de las líneas, la capacidad de CPU del servidor, o el espacio en disco de servidor o usuario. La responsabilidad de este tipo de abuso puede ser tanto por acción como por omisión, pues existe gran cantidad de "software" que genera mensajes de correo electrónico automáticamente y que con una configuración inapropiada puede suponer una merma en la calidad del servicio general. 9. Garantía de entrega Aunque en un tanto por cierto muy elevado de los casos los mensajes de correo electrónico llegan a su destino rápidamente, en ningún caso el servicio de correo electrónico garantiza la entrega de un mensaje. Numerosas circunstancias pueden impedir la recepción de un mensaje: caídas imprevistas en las líneas de comunicaciones, límites de almacenamiento en los buzones del usuario receptor, rechazo de mensajes por virus, exceso de tamaño para el servidor que recibe, direcciones mal formadas, etc. "Mailbackup" ANA Compañía de Seguros dispone de un sistema de backup de mail de manera que en caso de caída de la Red, todo el correo enviado a ANA Compañía de Seguros no se pierde. Esto puede originar que después de un corte de red, caída del servicio etc., se vayan recibiendo progresivamente mensajes almacenados en este servicio.

5 10. Protección del correo electrónico La transferencia de correo electrónico a través de Internet no es segura, salvo en soluciones llamadas de extremo a extremo aún poco difundidas y utilizadas. Esto se traduce en que es posible (aunque poco probable) para un usuario con suficientes recursos acceder y leer el contenido de los mensajes que atraviesan un tramo determinado de la red. ANA Compañía de Seguros ofrece actualmente la posibilidad de acceder a los buzones donde se almacenan los mensajes de manera segura (utilizando métodos criptográficos), tanto desde dentro como desde fuera de la Intranet. El único requerimiento que existe, es el uso de un cliente que soporte POP/IMAP. Respecto al envío y recepción ANA Compañía de Seguros cuenta con un sistema antispam, que revisa correo saliente y entrante, por listas negras, y 2 antivirus. Debe tenerse en cuenta que una cosa es la transmisión segura entre ordenadores y, otra, la confidencialidad usuario-usuario. Hay mecanismos de seguridad aplicables para los dos fines. 11. Política de copias de seguridad No se realizan copias de seguridad de los buzones de usuario, siendo responsabilidad de éstos guardar una copia local en caso de almacenar los mensajes en el servidor. Los datos a efectos legales se consideran en tránsito y temporales. 12. Virus de correo electrónico Las estafetas de ANA Compañía de seguros analizan todo el tráfico de correo entrante y saliente, y rechazan el envío de mensajes que contienen virus. Cuando un mensaje es rechazado se envía una notificación al destinatario del mensaje, salvo en el caso de virus que falsifiquen la cabecera de origen. La cadencia de actualización de los sistemas antivirus de las estafetas de correo electrónico es de una hora, salvo errores de comunicación u otros imprevistos que puedan ampliar este plazo. Esta cadencia implica un margen de infección de un máximo de una hora en el peor de los casos. 13. Activación y desactivación de cuentas de correo. El uso inapropiado o el abuso en el servicio de correo electrónico podrían ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas. Las acciones en este sentido pueden llevarse a cabo en función de incidencias que puedan suponer un problema para el buen funcionamiento del servicio.

6 13.1 Cuentas "anaseguros.com.mx" Cuentas: cuando se alcance su período de caducidad. Cuentas personales: cuando finaliza la relación contractual del usuario con ANA Compañía de Seguros. En principio las cuentas anaseguros.com.mx sólo se desactivarán de acuerdo a los siguientes criterios: - Solicitud expresa del usuario. - Inactividad de la cuenta: ningún mensaje leído / enviado durante un período de tiempo superior a 6 meses. - En cualquier caso, una cuenta de ANA Seguros desactivada por motivo de inactividad podrá ser activada en cualquier momento previa solicitud del usuario. 14. Problemas Si tiene cualquier duda o cuestión sobre el servicio de correo electrónico, diríjase al departamento de Soporte y Comunicaciones o mediante