INTRODUCCION A OFFICE 365

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1 INTRODUCCION A OFFICE 365 Microsoft Office 365 es un conjunto de servicio creados por Microsoft para trabajar en la nube con soluciones integradas que nos permitirá potenciar la productividad de nuestras aplicaciones de escritorio con herramientas de colaboración, comunicación y correo electrónico (Exchange Online), aprovechando todas las ventajas de computación en la nube para acceder a la información desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Qué es computación en la nube? También conocida como Cloud Computing por su denominación en inglés, es un nuevo concepto que se utiliza para hacer referencia a un conjunto de herramientas y servicio a través de internet. Su principal característica es que permite conectar diferentes dispositivos, como por ejemplo equipos de escritorio, tablets o teléfonos celulares, y aplicaciones informáticas para acceder a información que se puede elaborar compartir y almacenar en servidores remotos de internet. Contarás con el servicio de Exchange Online el cual está incluido en Office 365 para Suppla y que nos permite gestionar en línea el correo electrónico, el calendario y nuestros contactos, tendrás disponible un buzón de correo de 25 GigaBytes (GB) para enviar mensaje de correo con adjuntos hasta de 10 MegaBytes (MB), utilizando el entorno compatible como Outlook 2010 e integrando todas las bondades. Contarás con el servicio de Lync Online el cual está incluido en Office 365 para Suppla siendo una herramienta que permite establecer diferentes canales de comunicación con otros usuarios como por ejemplo utilizar la mensajería instantánea, realizar llamadas de voz y establecer reuniones entre otras cosas que verás a continuación:

2 Microsoft Exchange Online en Outlook Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2010 es una aplicación diseñada para administrar tu Correo, Contactos, Calendarios, Planeador de Reuniones y mucho más. Outlook 2010 integrado con los nuevos servicios en la nube de Microsoft Online ofrece unas bondades las cuales, entre otras, son: Compartir Calendario Crear citas y ver disponibilidad de los invitados Agenda Global de Contactos Respuestas Automáticas Para disfrutar de estos beneficios hay primero que Iniciar Sesión en el aplicativo Inicio de Sesión Inicie el programa desde el menú de Inicio o desde el Escritorio. 1. Al abrir el programa se mostrara la pantalla Inicio de Sesión y se solicitara la dirección de correo corporativo y la contraseña y de click en Iniciar.

3 2. Una vez conectado podrá acceder a la aplicación y disfrutar de los beneficios que este ofrece. Compartir Calendario La compartición de calendario en Microsoft Exchange nos ofrece la posibilidad de que otro usuario pueda ver o editar nuestro calendario. Esta opción puede ser útil si trabajamos con secretaria, supervisores, etc. Tal y como hemos dicho anteriormente, tenemos distintos permisos de compartición, que definiremos según las necesidades. Por defecto, Microsoft Outlook nos da varios perfiles preconfigurados que podemos editarlos según nuestras necesidades.

4 Para compartir nuestro calendario nos vamos al mismo y pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el calendario predeterminado nuestro en la lista de calendarios y le damos Compartir Compartir Calendario (esta opción es para Outlook 2010, en versiones anteriores puede ser algo diferente). Tras realizar este paso se nos abrirá una ventana semejante a la de enviar un correo electrónico pero con varias opciones más. En esta elegiremos el/las personas con las que queremos compartir nuestro calendario. Nos da la opción de solicitar a los destinatarios permisos para que nos compartan su calendario. En detalles podemos elegir qué grado de compartición queremos, dándole solo vista, algunos detalles o todos los permisos. Esta opción puede ser configurada más detalladamente a posteriori. Una vez relleno nos da la opción de insertar un texto como mensaje para el usuario destino. Tras este paso nuestro calendario quedaría compartido, a falta de que el usuario destino lo configure en su equipo.

5 Una vez el usuario tenga la compartición en su buzón puede agregar el calendario de una manera muy sencilla. En la pantalla de calendario le damos a Abrir Calendario Calendario compartido. Nos pide la dirección de correo electrónico del usuario que nos ha compartido el calendario, tras este paso ya tendremos acceso al calendario según los permisos concedidos como si de un calendario propio se tratara. Como hemos indicado anteriormente podemos configurar más detalladamente los permisos que concedemos a los usuarios sobre nuestro calendario. Para ello nos vamos al calendario, como en el primer paso, pero esta vez vamos a Compartir Permisos de calendario. Desde aquí vemos todos los usuarios que tienen acceso a dicho calendario y los permisos que dispone, que además podemos modificar libremente a nuestro gusto. Terminado este paso ya tenemos disponible nuestro calendario compartido.

6 Envío de calendario por correo electrónico: Otra opción que tenemos para compartir calendarios es el envío de calendarios por correo electrónico. Esta opción nos ofrece algo más puntual o periódico ya que enviamos al usuario un periodo de tiempo de nuestro calendario solamente. Las funciones son múltiples, tales como planificación semanal, supervisión, etc. Para ello, en calendarios, podemos darle al botón superior Calendario de Correo electrónico para comenzar. Nos saldrá un correo electrónico nuevo y una ventana con las opciones disponibles para el envío. En ella podemos elegir qué calendario enviar, el intervalo de fechas a enviar, los permisos que le vamos a dar al usuario, mostrar o no eventos fuera de la jornada laboral (tras establecer la misma), así como alguna opción de configuración más. Una vez esto solo tenemos que enviar el correo electrónico a la persona que queramos compartir.

7 La persona recibirá un correo electrónico pero tendrá una opción más, en la parte superior, de Abrir calendario. Si pulsamos en dicha opción tendrá un calendario nuevo en la sección de calendarios acotado en las fechas que nosotros hemos dicho y con nuestras tareas. Según los permisos que se le han dado podrá verlas, editarlas o crear nuevas. Estas son dos de las opciones que tenemos para compartir tareas y calendarios en Microsoft Exchange Crear citas y ver disponibilidad de los invitados Para crear una convocatoria de reunión, crearemos una nueva cita en el calendario, utilizando el botón Nuevo (si seleccionamos primero el intervalo sobre el calendario, la nueva cita ya contendrá las fechas y horas de inicio y finalización correctas). A continuación hay que invitar a los participantes. Para ello, utilizaremos la opción Asistente para programación e iremos agregando asistentes. En el panel de la derecha podemos comprobar la disponibilidad de éstos de acuerdo a los calendarios de cada usuario (por defecto se publica la disponibilidad de 2 meses, pero se puede configurar desde Herramientas >Opciones > Preferencias > Opciones del calendario). Por último, ingresaremos el resto de detalles y pulsaremos el botón Enviar.

8 Las barras en azul, indican la no disponibilidad de los invitados, lo que ayuda a programar mejor la cita en horarios donde se verifique la disponibilidad de los asistentes. Luego, cada uno de los asistentes recibirá un mensaje con la convocatoria y se le solicitará una confirmación de asistencia o rechazo. Si aceptamos la convocatoria, la cita se añadirá automáticamente a nuestro calendario y notificaremos al convocante. Libreta Global de Contactos La Libreta Global de Contactos (Global Address List (GAL) es una libreta que está ubicada en la nube de Exchange y contiene la lista de todas las personas que tiene cuenta de correo corporativa direcciones de correo electrónico de la compañía, incluyendo los grupos de contacto. Cada usuario en Exchange también tiene una carpeta de contactos que se utiliza para almacenar los contactos adicionales. Los usuarios se pueden añadir nuevos usuarios, o de mensajes de correo electrónico que se han enviado a usted. Información adicional sobre el usuario también pueden ser almacenados, como el título, número de teléfono, la dirección, etc. La lista de contactos en Outlook 2010 contiene la Lista de Contactos Global y la lista de contactos guardados en su directorio de Contactos. Anadir un nuevo contacto Para agregar un nuevo contacto en la libreta de contactos de Outlook 2010 hay dos maneras: Anadir nueva contacto o agregarlo desde un correo electrónico. Agregar nuevo contacto 1. Seleccione Contactos en Outlook Haga click en Nuevo Contacto 3. Ingrese la información requerida Debe escribir el nombre en el campo Nombre Completo. Si da click sobre el botón Nombre Completo, puede ingresar la información más específica del usuario. Se pueden agregar tres diferentes cuentas de correo, y esto se puede hacer dando click sobre la flecha que esta sobre el campo Correo Electrónico. Puede ingresar tanta información acerca del contacto como desee.

9 4. Cuando termine ingresar la información del nuevo contacto, haga click en el Botón Guardar y Cerrar Agregar nuevo contacto desde un correo 1. Abra un correo electrónico 2. Selecciones la cuenta de correo que quiere agregar. 3. Click derecho y seleccione Agregar a Contactos 4. La ventana de nuevo contacto se abrirá, y puede agregar cuanta información desee del contacto. 5. Cuando termine ingresar la información del nuevo contacto, haga click en el Botón Guardar y Cerrar Usar la libreta de Direcciones Como mencionado, la Libreta de Contactos contiene los contactos de GAL y tus contactos. Para acceder a la Libreta de Direcciones haga click en Libreta de Direcciones en la sección Buscar. La libreta de direcciones te permite cambiar el orden que lo contactos son mostrados, el orden de los nombres que se registran, cuando se envía un correo, y también donde los contactos personales están guardados. Todo esto haciendo click en Opciones en menú Herramientas. Listas de Distribución Una Lista de Distribución es una lista de contactos agrupados para propósitos administrativos, y para hacer más fácil de enviar un correo electrónico a un grupo específico de personas. Tu puedes crear tus propias listas de distribución En Outlook 2020 seleccione Contactos Click en el botón Nuevo Grupo de Contactos Dele un nombre al grupo

10 Si desea agregar contactos de GAL o de su propia lista de contactos haga click en Agregar Miembros 1. Asegúrese que la lista que desea ver esta seleccionada. 2. Seleccione los nombre que quiere añadir al grupo 3. Click en Aceptar Después de seleccionar los contactos deseado en dicho grupo de click en Guardar y Cerrar. La lista de distribución se crea en su carpeta local de contactos, debe estar conectado con el servicio de Exchange para usarla. Respuestas Automáticas E probable que reciba una gran cantidad de correo electrónico cada día. Muchos de esos mensajes son sensibles al tiempo y requieren una respuesta rápida, que no es posible si usted se encuentra fuera de la oficina para pasar unas vacaciones. Si va a estar fuera durante unas vacaciones, con la cuenta de Exchange puede configurar Outlook 2010 para enviar respuestas automáticas de vacaciones para los mensajes entrantes. Incluso si el ordenador está apagado, éste se notifique al remitente de un mensaje que no podrá responder hasta que regrese. Accedemos a la ficha Archivo (1) Información (2) Respuestas automáticas (3)

11 En primer lugar accedemos a la pestaña de respuestas automáticas Dentro de mi organización. 1. Activamos Enviar respuestas automáticas y definimos si queremos un intervalo de tiempo determinado (días/horas). En caso de no definirlo se aplicará a partir de entonces y hasta que lo desactivemos. 2. Escribimos el texto que recibirán como respuesta. Se puede dar formato. 3. Si queremos, podemos definir reglas a aplicar dependiendo de ciertas condiciones. Si queremos también enviar respuestas automáticas a los mensajes que recibamos de contactos que no están en nuestra organización, accedemos a la pestaña Fuera de mi organización y configuramos igualmente el intervalo y el texto. Aquí también podemos definir si enviaremos respuestas Sólo a Mis contactos o por el contrario a todos los mensajes que reciba, independientemente de si son mensajes de personas que aún no pertenezcan ni a mi organización ni a mis contactos.

12 Además de configurar las respuestas automáticas a los contactos de nuestra organización y/o a los mensajes de nuestros contactos fuera de la organización o a cualquier mensaje recibido, también podemos crear reglas específicas para aplicar cuando recibamos mensajes con las respuestas automáticas activada. Podemos refinar más qué hacer con los mensajes entrantes, por ejemplo, si un mensaje es de cierto remitente que se reenvíe a un compañero de trabajo que pueda responder al mismo; o que se reenvíe a otra cuenta nuestra que si revisemos cuando estamos fuera de la oficina (Hotmail, Gmail, etc.). O si es de ciertos remitentes que los elimine directamente. O moverlos directamente a otras carpetas (para mantener la Bandeja de entrada limpia).

13 Incluso podemos pulsar el botón Avanzadas y concretar más los detalles de los correos recibidos: si son de cierto tamaño, si son recibidos en un período determinado, si tiene adjuntos, etc. Una vez definida pulsamos Aceptar 2 veces.

14 Dentro de reglas podemos Agregar más reglas, editarlas y eliminarlas.

15 Por último, anotar que, cuando tengamos activadas las respuestas automáticas, nos aparecerá una barra de información, en la ventana de Outlook, avisándonos de ello. Outlook Web App- OWA (Accede a tu correo desde cualquier lugar) OWA es uno de los servicios que Microsoft Exchange ofrece para acceder al correo electrónico, calendario, contactos cuando no es posible hacer por Outlook 2010, desde cualquier computador con acceso a internet teniendo el mismo correo en todo momento. Como Acceder a OWA: 1. En el navegador de internet (Internet Explorer) vaya a la siguiente dirección: https://login.microsoftonline.com/ 2. Ingrese su cuenta de correo y contraseña. Haga click en el botón Iniciar Sesión.

16 3. En la pantalla de Bienvenido vera los recurso que tiene disponibles, en este caso Outlook. Para ingresar a su cuenta de correo haga click en Outlook en la parte superior del navegador. A primera vista, la pantalla de OWA estará divida en 4 áreas principales: (1) Carpetas, (2) atajo, (3) Bandeja de Entrada y (4) vista previa. En OWA tendrá las mismas funciones y bondades que hay en Outlook Todos tu correos, contactos y calendario están conectados, eso es, que cualquier que correo que recibas o envíes desde OWA lo podrás también ver en Outlook igual con los contactos y calendario.

17 SABES QUE ES LYNC!! Suppla ha adquirido los servicios de Microsoft en la nube de correo y comunicaciones unificadas llamado Office 365 a continuación encontrarás las bondades de LYNC el cual es el cliente de Microsoft que permite el acceso a la solución de Comunicaciones Unificadas de Suppla. Lync proporciona Mensajería Instantánea, Audio y Video llamada, Audio/video conferencia y herramientas de colaboración. Primer Uso Bondades Lync 3. Inicie el programa desde el menú de Inicio o desde el Escritorio. 4. Al primer inicio se mostrara la pantalla Inicio de Sesión y se solicitara la dirección de inicio. Ingrese su cuenta de correo corporativo y de click en Iniciar. Nota: Si el equipo de cómputo está unido al Dominio Suppla SA después del primer inicio de sesión, el acceso a la aplicación será directo.

18 Una vez conectado será necesario ingresar la cuenta de correo corporativa, esta vez con la contraseña. Al ingresar los datos dar click en Iniciar Sesión.

19 Si los datos ingresados son correctos y se logra establecer conexión con el servicio podrá disfrutar de los servicios que Lync ofrece, los principales son: Presencia: Lync 2010 establece automáticamente su presencia en función de su actividad o calendario de Outlook, también puede actualizar manualmente su estado. Mensajería Instantánea: Chat Llamada PC a PC: Puede realizar y recibir llamadas telefónicas con Lync igual que con un teléfono tradicional, solo necesita los altavoces y el micrófono del PC o unos auriculares conectados al PC. Videoconferencia o Video llamada: Es la comunicación que permite la conexión entre dos personas utilizando recursos de Audio y Video simultáneamente en tiempo real. Conferencia y Herramientas de Colaboración: Reuniones en Línea, puede compartir el escritorio de su PC, compartir programas como PowerPoint para que los asistentes a la reunión vea su presentación y por ultimo puede grabar su reunión para posterior difusión.

20 Manejo de Contactos Agregar personas a la lista de contactos 1. En el campo de búsqueda, escriba un nombre o un alias de correo electrónico de la persona que desea agregar a la lista de contactos. Lync muestra los resultados a medida que escribe. 2. Haga clic en el signo más (+) de la tarjeta de contacto que aparece. 3. Seleccione un grupo de contacto donde poner el contacto. Campo de búsqueda Agregar contacto Crear Grupos Una vez que haya encontrado los contactos que desea, puede agregarlos a un grupo de contacto a fin de poder encontrarlos con facilidad en el futuro. Crear un grupo 1. En la lista de contactos, haga clic con el botón secundario en cualquier nombre de grupo (por ejemplo, Contactos frecuentes), haga clic en Crear nuevo grupo y, a continuación, proporcione un nombre al grupo.

21 2. Para agregar personas al nuevo grupo, busque un contacto, seleccione el nombre de los contactos en los resultados de la búsqueda y haga clic en el signo más (+). O bien, haga clic con el botón secundario en el contacto en los resultados de la búsqueda, haga clic en Agregar a la lista de contactos y, a continuación, haga clic en el nombre del grupo. Nombre del grupo Crear nuevo grupo Contactos Frecuentes Contactos frecuentes simplifica la administración de contactos proporcionando a los usuarios un acceso más sencillo a los contactos favoritos. Lync 2010 rellena automáticamente el grupo Contactos frecuentes en función de las conversaciones recientes pero puede fijar algunos de sus contactos más importantes a este grupo para un acceso rápido.

22 Ver Contactos frecuentes 1. Haga clic en la comilla angular (^) junto a Contactos frecuentes. Anclar contactos frecuentes 1. Escriba en el campo de búsqueda el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona. 2. En los resultados de búsqueda, haga clic con el botón secundario en la persona y, a continuación, haga clic en Anclar en contactos frecuentes. SUGERENCIA: puede mostrar u ocultar sus Contactos frecuentes usando el menú para mostrar opciones. Contactos frecuentes Anclar contacto Presencia

23 Lync 2010 establece automáticamente su presencia en función de su actividad o calendario de Outlook. También puede actualizar manualmente su estado. Cambiar su estado 1. Haga clic en el estado de la presencia y seleccione una de las opciones. Disponible: está en línea y disponible para establecer contacto. Ocupado: se encuentra actualmente en una llamada o en una reunión. No molestar: de manera predeterminada, solo verá las alertas de conversación desde los contactos del grupo de trabajo. Vuelvo enseguida: se ha alejado del equipo durante un momento. Día libre: no está trabajando y no está disponible para ponerse en contacto con usted. Aparecer como ausente: el equipo ha estado inactivo durante un tiempo. Nota personal Opciones Fotografía Estado Ubicación Estado de presencia

24 Opciones Personales y de imagen Lync proporciona acceso rápido para configurar y actualizar la información que un usuario desea para compartir, incluyendo una nota personal, el estado y la ubicación. Cambiar las opciones personales y de mi foto 1. Haga clic en el botón Opciones para mostrar las opciones. 2. Haga clic en Personal en la lista de opciones. 3. Compruebe las opciones para mostrar imágenes de sus contactos y actualizar su presencia en función de su información de calendario de Microsoft Outlook. 4. Haga clic en Mi imagen. 5. Seleccione qué imagen desea mostrar o seleccione la opción para no mostrar una imagen. También puede mostrar una imagen desde una dirección web. 6. Haga clic en Aceptar. Nota personal, estado y ubicación Opciones personales Opciones de mi imagen

25 Establecer Ubicación Lync 2010 muestra una ubicación debajo de su estado de presencia relacionada con la red a la que está conectado. Puede proporcionar más detalles sobre dicha ubicación, cambiándole el nombre a Trabajo o Casa. A continuación, cada vez que esté trabajando desde esta ubicación, los contactos que desee que conozcan la información tendrán una mejor idea de donde se encuentra. Establecer su ubicación 1. Haga clic en la flecha Establecer la ubicación. Seleccione una ubicación. Crear una ubicación personalizada 1. Haga clic en la flecha Establecer la ubicación. 2. Haga clic en Establecer la ubicación. 3. Escriba el nombre de la ubicación en la ventana Editar ubicación. 4. Haga clic en Aceptar. Ubicación

26 Agregar Nota Personal Lync 2010 le permite actualizar con facilidad su ubicación y nota. Sabe con un vistazo lo que otras personas están viendo acerca de usted de modo que pueda asegurarse de que la información es precisa y está actualizada. Su nota personal aparece como la segunda línea de la información de contacto cuando otras personas ven su información de contacto en Lync Actualizar su nota personal 1. Haga clic en el área Nota personal. 2. Escriba su nota. 3. También puede incluir un hipervínculo. Nota personal Tarjeta de Contacto La tarjeta de contacto es una herramienta que está siempre presente para ver el perfil de alguien y la información sobre la organización. La tarjeta de contacto también sirve como punto de partida para la comunicación con una persona o grupo.

27 Ver una tarjeta de contacto 1. Coloque el puntero del mouse encima de la imagen de una persona para mostrar su tarjeta de contacto. 2. Haga clic en la comilla angular (^) para obtener una versión completa de su tarjeta de contacto. 3. Para ver su organización, haga clic en Organización. Información de contacto Información de organización Mensajería Instantánea El Área Yo presenta información de imagen, estado y otra información personal para ayudar a los usuarios a identificar un contacto. La imagen de un contacto es un gran lugar para iniciar una mensajería instantánea. Iniciar una mensajería instantánea con alguien 1. Seleccione la foto de una persona.

28 2. Cuando se abra la tarjeta del contacto, haga clic en el botón Mensajería instantánea. O bien 3. Haga doble clic en el contacto. Cambiar las opciones de presentación 1. Haga clic en la flecha Opciones de presentación. 2. Cuando aparezca la tarjeta del contacto de grupo, haga clic en el botón Mensajería instantánea para enviar un mensaje a todo el grupo. Paso 1: movimiento del mouse Paso 2: hacer clic Opciones de presentación

29 Audio y Video Configuración Audio y Video Comprobar la configuración de audio 1. En la barra de herramientas, haga clic en Configuración. Si no ve la barra de herramientas, presione la tecla Alt del teclado para activar la barra de herramientas. 2. Haga clic en Configuración de dispositivo de audio. 3. En la ventana Opciones de Lync, haga clic en la ficha Dispositivo de audio.

30 Información general de vídeo 1. En la ficha Dispositivo de audio, compruebe el altavoz y el micrófono y ajuste según sea adecuado. 2. Haga clic en la ficha Dispositivo de vídeo y, a continuación, seleccione la cámara web que desea usar. 3. Haga clic en Configuración de cámara web para ajustar las opciones según sea adecuado. Dispositivo de audio Dispositivo de vídeo

31 Audio y Video Llamadas Realizar una llamada Para realizar una llamada, puede usar la barra de búsqueda para encontrar a alguien o desplazarse para encontrar a alguien de su lista de contactos. 1. Abra Microsoft Lync. 2. Escriba nombre de la persona en la barra de búsqueda. 3. Seleccione el contacto y, a continuación, haga clic en el botón Llamar. Cuando haga clic para llamar, el número de trabajo del contacto es el número predeterminado que se marca. 1. Haga clic en la flecha del menú Llamar para seleccionar otros números para llamar al contacto. Búsqueda Llamar para opciones adicionales

32 Responder llamada: 1. Haga clic en la ventana de notificación para la llamada entrante. 2. La ventana de conversación aparece y la llamada comienza. Redirigir o rechazar la llamada: 1. Haga clic en Redirigir para llamar a otro número como su teléfono móvil. 2. Haga clic en Rechazar para enviar a la persona que llama al correo de voz si está configurado o bien, desconectar a la persona que llama. Realizar una video llamada Si tiene una configuración de cámara web, puede elegir permitir a su contacto que le vea mientras conversa. Si acepta la llamada de vídeo entrante que le realiza alguien, no le verán hasta que no agregue vídeo desde su lado de la conversación. Unirse a una video llamada 1. Haga clic en Vídeo en la ventana de la conversación para iniciar su cámara web y comenzar la conversación de vídeo. Haga clic en Vídeo para iniciar su cámara web. Imagen en la vista de imagen de usted mismo, haga clic en Ver para establecer las opciones u ocultarlas.

33 Aceptar una video llamada No necesita una cámara de vídeo para aceptar una llamada de vídeo de otro usuario de Office Lync Si no dispone de una cámara web, puede ver las imágenes de vídeo de la persona que llama y esa persona verá un marcador de icono de vídeo para su fuente. La persona que le llama no le verá a menos que agregue su propia fuente de vídeo a la conversación. Acepte una llamada de vídeo. 1. Otro participante en la reunión en línea inicia un vídeo. 2. Lync automáticamente muestra el vídeo del participante en la ventana de conversación. 3. Haga clic en Iniciar mi vídeo para mostrar su cámara a otros participantes. 4. Haga clic en Ver para mostrar su ventana de vista previa o cambiar la configuración de la cámara web. Haga clic en Ver para mostrar su ventana de vista previa o modificar la configuración de la cámara web. Haga clic en el botón Pantalla completa para maximizar la ventana de vídeo.

34 Conferencia y Herramientas de Colaboración Programar una reunión en línea El complemento de reunión en línea para Microsoft Outlook se instala automáticamente al instalar Lync. Use una de las siguientes opciones para programar una reunión en línea: En la ficha de Outlook, haga clic en Nuevos elementos y, a continuación, haga clic en Reunión en línea. Vaya a la vista Calendario de Outlook y haga clic en Nueva reunión en línea en la cinta de opciones de Outlook para programar la reunión. O bien En la vista Calendario, haga doble clic en la hora en que desea tener la reunión. Haga clic en Reunión en línea en la barra de herramientas. Reunión en línea

35 Una invitación a una reunión en línea se abre con la siguiente información incluida: Vínculo Unirse a la reunión en línea Información de audio El identificador de la conferencia Ayuda para nuevos usuarios Cuando haya terminado de configurar las opciones de reunión, puede agregar los asistentes, compruebe que tiene la fecha y la hora correcta y, a continuación, envíe la invitación. La convocatoria de la reunión aparece en su calendario y las invitaciones se envían a sus asistentes.

36 Unirse a una reunión Para unirse a una reunión, elija uno de los siguientes métodos: En la invitación de Outlook, haga clic en Unirse a la reunión en línea o en el vínculo de la reunión. Si dispone de Microsoft Outlook, haga clic en Unirse en línea en el aviso de Outlook. Copie y pegue el vínculo de la reunión en una ventana del explorador. Unirse a la reunión en línea

37 Seleccionar el audio de su reunión Elija una de las siguientes opciones de audio: No unirse al audio: seleccione esta opción si desea llamar por teléfono al audio de la reunión, usando los números de conferencia y el id. de conferencia. Tenga en cuenta que si está llamando por teléfono como el líder o un autor de la llamada autenticado, también necesitará su PIN y número de extensión. Usar Lync (vídeo y audio integrados): seleccione este opción si desea usar el audio del equipo. Asegúrese de que el micrófono y los altavoces están funcionando correctamente usando Configuración de dispositivo de audio. En la reunión, haga clic en Configuración en la barra de menús y, a continuación, haga clic en Configuración de dispositivo de audio. Llamarme al: seleccione esta opción si desea que Lync le llame automáticamente y le conecte a la reunión. Mediante esta opción, se unirá a la reunión usando Lync, pero escuchará a la parte del audio de la reunión en su teléfono. No tiene que introducir un número de teléfono o id. de conferencia.

38 Compartir Escritorio Una vez conectado a la reunión, podrá compartir su escritorio o un programa, entregar una presentación de PowerPoint, insertar una pizarra o diapositiva de sondeo, y agregar adjuntos entre otras opciones. Para compartir su escritorio: 1. En la reunión en línea, haga clic en Compartir. 2. En el menú desplegable Compartir, haga clic en Escritorio. 3. Aparecerá una barra en la parte superior de la pantalla y un resplandor alrededor de la pantalla. 4. Haga clic en Dejar de compartir para que se deje de mostrar su escritorio.

39 Compartir un programa Para compartir un programa y las ventanas asociadas: 1. Haga clic en Compartir en la reunión en línea. 2. En el menú desplegable Compartir, haga clic en Programa. 3. Seleccione el programa que desea compartir. 4. Se muestra una barra en la parte superior de la pantalla y aparecerá un resplandor alrededor de la ventana de la aplicación indicando que se está compartiendo. 5. Para detener el uso compartido de la aplicación en cualquier momento, haga clic en Dejar de compartir. Dejar de compartir Ceder y tomar el control de su sesión de uso compartido Cuando empieza a compartir, usted es el único que controla lo que se está mostrando en la región de reunión. Puede permitir que otros tomen el control de su sesión de uso compartido y recuperar el control en cualquier momento. Ceder el control 1. Haga clic en Ceder el control en la barra de uso compartido de la parte superior de la pantalla. 2. Haga clic en el nombre de un individuo con el que desea compartir el control y, a continuación, haga clic en Aceptar en el cuadro de confirmación para continuar.

40 3. Esta persona controla ahora su sesión de uso compartido y puede usar su teclado y mouse para controlar su contenido compartido. La opción para Liberar control también estará disponible en su barra de herramientas de Reunión en línea. 4. Para recuperar el control, haga clic en Recuperar el control en el menú Ceder el control. Ceder el control Solicitar el control de una sesión de uso compartido Los participantes pueden solicitar el control de su sesión de uso compartido en cualquier momento y usted recibirá una notificación para Aceptar o Rechazar la solicitud. Puede permitir que todos los participantes asuman el control de su sesión de uso compartido automáticamente siguiendo estos pasos: 1. En la barra de uso compartido de la parte superior de la pantalla, haga clic en Ceder el control y, a continuación, en Aceptar automáticamente las solicitudes de control. 2. Haga clic en Aceptar. 3. La opción para Solicitar control está disponible para todos los participantes de la reunión y las solicitudes se aceptan automáticamente. Puede desactivar la opción en cualquier momento usando los comandos de menú Ceder el control. Los participantes también tienen la opción de liberar control.

41 Entregar una presentación de PowerPoint Para entregar una presentación de PowerPoint: 1. Haga clic en Compartir en la reunión. 2. Haga clic en Compartir y, a continuación, en Presentación de PowerPoint. 3. Haga doble clic en el archivo PPT que desea compartir. 4. Las diapositivas se mostrarán en el área de la región. 5. Para mover las diapositivas, use las flechas de la esquina inferior derecha de la ventana de la reunión. 6. Haga clic en Mostrar notas del moderador para ver sus notas. 7. Para mostrar las miniaturas, haga clic en el icono Mostrar miniaturas. 8. Use los controles de la parte inferior de la reunión para anotar en las diapositivas, usar un puntero láser, insertar una imagen, etc. 9. Para dejar de mostrar la presentación de PowerPoint, haga clic en Detener la presentación. Mostrar notas del moderador Herramientas de anotación Mostrar miniaturas

42 Insertar pizarra Use la pizarra para publicar una nota para todo el mundo de la reunión o úsela como una página en blanco para lluvia de ideas. Todas las personas de la reunión pueden escribir y dibujar en la pizarra. 1. Haga clic en Compartir en la reunión. 2. En el menú desplegable Compartir, haga clic en Nueva pizarra. 3. Se inserta una página de pizarra en el área de la región. 4. Para empezar a escribir o dibujar en la pizarra, use las herramientas de la parte inferior de la reunión. 5. Haga clic en Dejar de compartir cuando haya terminado.

43 Insertar una diapositiva de sondeo Encuesta Para crear una diapositiva de sondeo en la reunión: 1. Haga clic en Compartir en la reunión. 2. En el menú desplegable Compartir, haga clic en Nuevo sondeo. 3. Escriba un nombre para la página de sondeo, una pregunta y las opciones. 4. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. 5. Se inserta una página de sondeo en el área de región de la reunión y los participantes podrán hacer clic en las opciones para responder a la pregunta. 6. Use los botones de control de la parte inferior de la página de sondeo para administrar la página de sondeo, como abrir, cerrar, mostrar u ocultar resultados.

44 Agregar vídeo a su reunión 1. Configure su cámara web siguiendo las instrucciones del dispositivo. 2. Haga clic en la flecha del menú Vídeo y, a continuación, haga clic en Configuración del dispositivo de vídeo. 3. Configure la configuración de su cámara web según sea adecuado y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en la flecha del menú Vídeo y, a continuación, en Agregar vídeo. Su vídeo se mostrará a todos los participantes de la reunión. 5. Haga clic con el botón secundario en el vídeo y use el menú para ejecutar los siguientes comandos según sea adecuado: Pausar mi vídeo, Ocultar mi vista previa, Expandir mi vista previa, Plegar vídeo, Ver pantalla completa y Configuración del dispositivo de vídeo. Nota: tras llevar a cabo cualquiera de las tareas anteriores, puede hacer clic con el botón secundario en el vídeo de nuevo para deshacer el comando. Por ejemplo, tras pausar el vídeo, haga clic con el botón secundario en el vídeo de nuevo y haga clic en Iniciar mi vídeo para mostrar su vídeo. También puede usar los controles de la parte superior del vídeo para pausar el vídeo, ir a pantalla completa, plegar el vídeo, etc. Grabar una reunión: 1. Haga clic en el botón Más opciones de su reunión y, a continuación, haga clic en Iniciar grabación. 2. Los comandos Pausa y Detener se vuelven disponibles en la parte inferior de la ventana de la reunión. 3. Haga clic en el botón Detener y personalice las opciones de la ventana Detener grabación en caso necesario. 4. De manera predeterminada, Lync guarda sus grabaciones en el formato de grabación de Lync en la ubicación: C:\Users\username\LyncRecordings. Haga clic en Examinar para guardar la grabación en una ubicación diferente.

45 5. De manera predeterminada, la opción para guardar la grabación en formato (.wmv) también está habilitada. De no ser así, active la casilla Crear también una versión que se pueda publicar para los demás usuarios (.wmv). Esta opción guarda su grabación en un formato de vídeo.wmv único, que puede enviar a otros. Vea su grabación: 1. Haga clic en Inicio, Todos los programas, Microsoft Lync y, a continuación, en Administrador de grabaciones de Microsoft Lync. Sugerencia: también puede obtener acceso al Administrador de grabaciones desde Lync. Haga clic en Herramientas en la barra de menús y, a continuación, en Administrador de grabaciones. 2. En la ventana del Administrador de grabaciones, seleccione si desea ver la grabación en formato de Lync Recording o en el formato de Grabaciones de Windows Media. Haga clic en la ficha adecuada de la parte superior del Administrador de grabaciones. 3. Seleccione una grabación y, a continuación, haga clic en Reproducir. 4. Si ha seleccionado el formato Grabaciones de Windows Media, la grabación se reproducirá en el Reproductor de Windows Media. Si ha seleccionado el formato de Lync, la grabación se reproducirá en la reproducción de grabación de Lync. Comparta su grabación con otros: 1. Abra el Administrador de grabaciones y, a continuación, haga clic en la ficha Grabaciones de Windows Media. 2. Seleccione su grabación y, a continuación, haga clic en Examinar hasta la ubicación en la que se ha guardado su grabación. 3. Copie el archivo y publíquelo donde otros puedan obtener acceso al mismo.

46 Si ha guardado su grabación solo en el formato de grabación de Lync y desea tener también una versión de WMV, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha de grabación de Lync. 2. Seleccione su grabación y, a continuación, haga clic en Publicar. 3. En la ventana Guardar y publicar, cambie el nombre y la ruta de acceso de la grabación si lo desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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