UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN AGUADILLA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA. Procedimientos Administrativos de Oficina

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1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN AGUADILLA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA TÍTULO DEL CURSO: Procedimientos Administrativos de Oficina CODIFICACIÓN: SOFI 3355 HORAS DE REUNIÓN: CRÉDITOS: INSTRUCTOR: PRE-REQUISITO: CO-REQUISITOS: Tres horas de conferencia semanales Tres Profa. María N. Hidalgo-Bordoy SOFI 3105 Producción de Documentos I SOFI 3228 Transcripción en Inglés SOFI 3227 Transcripción en Español DESCRIPCIÓN DEL CURSO: Énfasis en los deberes, responsabilidades, imagen profesional, características y cualidades del ayudante administrativo. Discusión y aplicación de los procedimientos de la oficina moderna. Enseñanza de los principios en la toma de decisiones y el manejo efectivo del tiempo para el mejor funcionamiento de la oficina. OBJETIVOS: A. Generales Al finalizar el curso el estudiante podrá: 1. Describir y comprender el rol del personal secretarial en la oficina moderna, su organización y funcionamiento. 2. Identificar las técnicas apropiadas para conseguir empleo, los recursos para mejorarse profesionalmente y las oportunidades en el campo administrativo y gerencial. 3. Reconocer las innovaciones dentro del campo de la tecnología que ha afectado el procesamiento de la información. 4. Utilizar efectivamente los servicios regulares y especiales prestados por la oficina de correos, la compañía telefónica, las instituciones bancarias y las agencias de viajes. 5. Seleccionar diversas situaciones que puedan surgir en una oficina en el aspecto de las relaciones humanas y las formas más adecuadas para enfrentarlas y tomar decisiones con efectividad. 6. Desempeñar tareas del asistente administrativo que requieran pensar, planificar, tomar decisiones, fijar prioridades y determinar procedimientos de trabajos

2 SOFI apropiados. 7. Desarrollar habilidad para seguir instrucciones orales y escritas. 8. Demostrar cualidades esenciales en asistente administrativo tales como: responsabilidad, puntualidad, cortesía, buenos hábitos de trabajo, iniciativa, habilidad para llevarse bien con sus compañeros, discreción, honradez y lealtad. 9. Participarán activamente en el programa de instrucción bibliográfica ofrecido por el personal de la biblioteca a fin de lograr acceso a la información más reciente en el área de Sistemas de Oficina. B. Específicos: Al finalizar el curso el estudiante podrá: 1. Identificar y demostrar características personales y profesionales esenciales en el personal de oficina. 2. Demostrar buenas relaciones, reglas de conducta y etiqueta Apropiadas para la oficina. 3. Explicar la estructura de la oficina y su diseño, así como el efecto físico-sicológico del mismo en el personal de oficina. 4. Identificar las medidas de seguridad y salud relacionadas con la oficina. 5. Aplicar los procedimientos de oficina correctamente para atender visitantes, programar viajes, realizar reuniones y las citas. 6. Organizar su trabajo utilizando el tiempo efectivamente y aplicar el proceso correcto para la toma de decisiones. 7. Explicar las técnicas correctas al atender y tramitar llamadas telefónicas y otros medios de comunicación electrónica tales como el facsímil, correo electrónico y teleconferencia. 8. Utilizar los equipos, procedimientos y materiales adecuados para la producción de documentos. 9. Describir las técnicas para el procedimiento de la correspondencia y el uso apropiado de los servicios de correo. 10. Describir las responsabilidades del Asistente Administrativo en cuanto a los servicios financieros. 11. Identificar los procedimientos para conseguir empleo y la forma correcta de comportarse en una entrevista de trabajo. 12. Evaluar y analizar mediante el estudio de casos problemas comunes en la oficina y

3 SOFI ofrecer soluciones. CONTENIDO Y DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO Capítulos a discutirse Capítulo 1 - La Oficina Moderna (3 horas) Capítulo 2 - La imagen del profesional administrativo y las relaciones (3 horas) Capítulo 3 - La ética en el ambiente de trabajo (4 horas) Examen #1 - Capítulos 1, 2 y 3 Capítulo 6 - Planificación del trabajo diario y manejo del estrés en la oficina (4 horas) Capítulo 7 - Procesamiento de la información (3 horas) Capítulo 9 - Calidad del servicio al cliente (3 horas) Capítulo 11 - Técnicas para presentaciones orales y adiestramientos (4 horas) Examen #2 - Capítulos 6, 7, 9 y 11 Capítulo 12 - Arreglos de viajes (4 horas) Capítulo 13 - Planificación de reuniones y conferencias (3 horas) Capítulo 15 - La búsqueda de empleo (4 horas) Capítulo 16 - La entrevista de empleo y el primer día de trabajo (3 horas) Examen #3 - Capítulos 12, 13, 15 y 16 * Nota: El tiempo restante del curso se empleará en los temas discutidos en las conferencias.

4 SOFI Fecha 19/enero 21/enero 24/enero 28/enero 30/enero 2/febrero 4/febrero 7/ febrero Contenido y Distribución de Tiempo (Procedimientos Administrativos de Oficina-SOFI 3355) Temas a Discutir Introducción al curso y discusión del prontuario Capítulo 1 La Oficina Moderna Capítulo 1 La Oficina Moderna Capítulo 1 La Oficina Moderna 9/ febrero Capítulo 3 La ética en el ambiente de trabajo 11/ febrero Capítulo 3 La ética en el ambiente de trabajo 14/ febrero Capítulo 3 La ética en el ambiente de trabajo 16/ febrero Capítulo 3 La ética en el ambiente de trabajo 18/ febrero Primer Examen (Capítulos 1, 2 y 3) 22/ febrero Capítulo 6 Planificación del trabajo diario y manejo del estrés en la oficina 21 febrero Feriado Día de los Presidentes 23/ febrero Capítulo 6 Planificación del trabajo diario y manejo del estrés en la oficina 25/ febrero Capítulo 6 Planificación del trabajo diario y manejo del estrés en la oficina 28/ febrero Capítulo 6 Planificación del trabajo diario y manejo del estrés en la oficina 2/marzo Desarrollo de Facultad NO HAY CLASES 4/marzo Capítulo 7 Procesamiento de la información 7/marzo Capítulo 7 Procesamiento de la información 9/marzo Capítulo 7 Procesamiento de la información 11/marzo Capítulo 9 Calidad del servicio al cliente 16/marzo Capítulo 9 Calidad del servicio al cliente 18/marzo Capítulo 9 Calidad del servicio al cliente 21/marzo Capítulo 11 Técnicas para presentaciones orales y adiestramientos 22/marzo Feriado Día de la Abolición de la Esclavitud 23/marzo Capítulo 11 Técnicas para presentaciones orales y adiestramientos 25/marzo Receso Justa LAI (25-26) 28/marzo Capítulo 11 Técnicas para presentaciones orales y adiestramientos 1/abril Capítulo 11 Técnicas para presentaciones orales y adiestramientos 4/abril Segundo Examen (Capítulos 6, 7, 9 y 11) 6/abril Capítulo 12 Arreglos de viajes 8/abril Capítulo 12 Arreglos de viajes 9/abril Capítulo 12 Arreglos de viajes 11/abril Capítulo 12 Arreglos de viajes 13/abril Capítulo 13 Planificación de reuniones y conferencias

5 SOFI /abril Capítulo 13 Planificación de reuniones y conferencias 18abril Feriado Natalicio de José de Diego 19-23/abril Receso Semana Santa 25/abril Capítulo 13 Planificación de reuniones y conferencias 27/abril Capítulo 15 La búsqueda de empleo 29/abril Capítulo 15 La búsqueda de empleo 28/abril Capítulo 15 La búsqueda de empleo 2/mayo Capítulo 15 La búsqueda de empleo 4/mayo Capítulo 16 La entrevista de empleo y el primer día de trabajo 5/mayo Capítulo 16 La entrevista de empleo y el primer día de trabajo 6/mayo Capítulo 16 La entrevista de empleo y el primer día de trabajo 9/mayo Primer Conferencia 11/mayo Segunda Conferencia 13/mayo Tercera Conferencia 16/mayo Ultimo día de clases 18-20/mayo Período de estudio 23/mayo Examen Final (Capítulos 12, 13, 15 y 16) Nota: La distribución de tiempo incluida en la tabla anterior puede variar de acuerdo a las situaciones particulares que se presenten durante el semestre y/o a discreción de la profesora. ESTRATEGIAS INSTRUCCIONALES 1. Películas 2. Conferencias 3. Estudio y análisis de casos 4. Dramatizaciones 5. Trabajo en grupos 6. Técnicas de aprendizaje colaborativo 7. Oficina Simulada (crear una organización) 8. Seminarios 9. Informes orales 10. Visitas a Compañías (5 horas de Experiencias Clínicas RECURSOS DE APRENDIZAJE: Maldonado Ruiz, Amelia, Conchita Delgado y Ana L. Román de Martínez. Procedimientos Administrativos para la Oficina, 2 da. Ed. McGraw-Hill, EVALUACIÓN Notas Exámenes Parciales 1 Informe Oral (individual) 1 PresentaciónTrabajo en Grupo (Organización) 1 Portafolio 1 Informe de Experiencias Clínicas (5 visitas) 1 Examen Final 1

6 SOFI CURVA: Evaluación diferenciada a estudiantes con impedimento. La evaluación responderá a la necesidad particular del estudiante % = A 89-80% = B 79-70% = C 69-60% = D 59% = F REFERENCIAS Burton, Sharon y Nelda Shelton. Office Procedures for the 21st Century. 7th edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall, 2008 Calkins-Fulton, Patsy. Technology & Procedures for Administrative Professionals; Thomson Learning, South-Western, Cooperman, Susan H. Professional Office Procedures, 4th edition. Pearson Prentice Hall: Upper Saddle River, NJ, Delgado, Conchita y Amelia Maldonado Ruiz. Manual de Referencia para la Oficina Moderna. 3ra edición, México: McGraw-Hill Interamericana, 2004 Fulton, Calkins, Hanks. Procedures for the Office Professional; 4 th edition,south Western Educational Publishing, Fulton-Calkins, Patsy. The Administrative Professional: Technology & Procedures. 13th edition, Ohio: Thomson/South Western, 2007 Office Pro. Monthly Publication of the International Association of Administrative Professionals. Oliverio, Mary Ellen, William Pasewark y Bonnie R. White. The Office: Procedures and Technology. Ohio: Thomson/South Western, Quiñones de Pérez, Josefina; Acosta de Escudero María E.; Guía de Consulta para el Personal de Oficina; Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Edición, The Office Profesional s Guide. Oxford University Press, New York,

7 SOFI HORA PROFESIONAL: LUNES Y MIERCOLES 8:00-10:00 A.M. 2 HRS. = 4 HRS. MARTES Y JUEVES 8:00-9:00 A.M. 1 HR. = 2 HRS. TOTAL = 6 horas semanales Misión Ofrecer a la región del noroeste un programa de administración de oficinas dirigido a desarrollar profesionales competentes; enmarcado en una educación de calidad, cónsona con los avances tecnológicos que habrán de servir de instrumento para enfrentar los retos del futuro. Este programa estará enmarcado en un mercado global y capacitará al educando en las destrezas de comunicación oral y escrita, pensamiento crítico, trabajo en equipo, aspectos éticos y la integración de la tecnología. Visión Aspira a ser modelo de excelencia entre programas similares de administración de oficinas, actuando como agente de transformación personal y técnica de sus egresados para que puedan responder con agilidad, flexibilidad y efectividad, a las cambiantes demandas de la sociedad, en el contexto de su profesión. Summary of CPC Topics Covered in this Course: Contact Hours/Minutes Business Finance 2 Accounting 2 Management, and Resource Management 5 Legal environment of Business 1 Business Ethics 6 Information Systems 3 Business Policies 2 Comprehensive or integrating experience 20 Total (estimate of contact hours) 41 Revisado en enero 2011 Profa. María Hidalgo