UNIVERSIDAD VERACRUZANA M O N O G R A F Í A. Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos. Ernesto Rojas Cordova. Héctor Guzmán Coutiño

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1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Sistemas de Información: Presente y Futuro M O N O G R A F Í A para obtener el Título de: Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Presenta: Ernesto Rojas Cordova Asesor: Héctor Guzmán Coutiño Xalapa-Enríquez, Veracruz Noviembre 2013

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3 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Sistemas de Información: Presente y Futuro M O N O G R A F Í A para obtener el Título de: Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos Presenta: Ernesto Rojas Cordova Asesor: Héctor Guzmán Coutiño Xalapa-Enríquez, Veracruz Noviembre 2013

4 AGRADECIMIENTOS Me gustaría que estas líneas sirvieran para expresar mi más profundo y sincero agradecimiento a todas aquellas personas que con su ayuda han colaborado en la realización del presente trabajo. A MIS PADRRES Gracias por gran apoyo que me han brindado durante todos mis estudios, por haberme dado su cariño y haberme motivado cada día, sobre todo a mi madre por haberme brindado el apoyo económico durante mi carrera. A MIS ABUELOS Por haberme dado sus grandes consejos, además de haberme permitido vivir con ellos. A MI NOVIA CITLALI No tengo las suficientes palabras para agradecerle todo su apoyo y cariño que me ha brindado a lo largo de la carrera por estar ahí dándome consejos y ayudándome para seguir adelante. AL MAESTRO HECTOR GUZMAN COUTIÑO No me queda más que agradecerle por el tiempo, dedicación, atención y apoyo brindado para poder realizar este trabajo. A MIS SINODALES Por haberme brindado su tiempo y atención para hacerme las correcciones necesarias para el presente trabajo.

5 ÍNDICE RESUMEN... 1 INTRODUCCIÓN... 2 CAPITULO I: ANTECEDENTES Sistemas de información Concepto de información Que es un sistema de información? Como se define un sistema de información Tendencias en los sistemas de información Línea del tiempo Evolución de los sistemas de información Según Richard Nolan Modelo de Nolan/Strassaman CAPITULO II: TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y USOS Funciones principales de un sistema Características Importantes de los Sistemas de Información Ciclo de vida de un sistema Pirámide organizacional de una empresa Diferentes sistemas de información en la pirámide organizacional de una empresa Sistemas a nivel operativo: Sistemas a nivel del conocimiento: Sistemas de nivel administrativo: Sistemas de nivel estratégico: Categorías de sistemas de información Tipos de sistemas de información Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS) Sistemas de Información Gerencial (MIS) Sistemas de soporte para la decisión (DSS) Sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo (GDSS) Sistemas de trabajo con conocimientos (KWS) II

6 2.6.6 Sistemas de automatización de oficinas (OAS) Sistemas de información para la administración (SIA) Sistemas de información estratégicos Componentes de los Sistemas de Información Enfoques para el Desarrollo de Sistemas de Información Metodología MEDSI Fases de la metodología MEDSI CAPITULO III: TECNOLOGIA MOVIL Y LA NANOTECNOLOGIA Revolución Móvil Qué es un dispositivo móvil? Aplicaciones de un dispositivo móvil Sistemas operativos de dispositivos móviles Android IOS Windows Phone Symbian OS BlackBerry OS Tipos de dispositivos móviles Categoría de dispositivos móviles PDA (Personal Digital Assintant) Teléfono Móvil Definición De Smartphone Definición Tablet PC Videoconsolas y otros dispositivos móviles Qué es? Concepto Y Definición de nanotecnología Avances De La nanotecnología Riesgos de la nanotecnología El futuro del teléfono móvil, la nanotecnología Dispositivos móviles en las empresas Retos y oportunidades: Los móviles en las empresas Redes sociales en la organización CAPITULO IV: LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA TECNOLOGIA MOVIL III

7 4.1 Móviles como interfaz de los Sistemas de Información Los Dispositivos Móviles: El Futuro De Las Empresas Las nuevas tecnologías y su impacto en las empresas Tendencias Futuras El Futuro De Los Sistemas ERP En La Organización Historia y Evolución del Cloud Computing (Computo en la Nube) Cloud Computing en la Organización Viafirma, quiénes son? ViaFirma Electrónica para móviles y tablets Impacto en los Smartphone CONCLUSIÓN IV

8 RESUMEN Hoy en día los dispositivos móviles se han convertido en una de las herramientas tecnológicas más extendidas en todo el mundo. La industria de los dispositivos móviles ha sufrido en la última década uno de los mayores avances tecnológicos de la historia del hombre, y se ha convertidos en una forma prefecta de interacción en las personas con el mundo con los rodea y los sistemas de información. El presente trabajo describe como cómo han evolucionado los sistemas de información a través del tiempo, además de los diferentes sistemas de información que utilizan las organizaciones, esto se explica en los primeros dos capítulos. En los dos capítulos que siguen del trabajo se analiza los dispositivos móviles y los sistemas de información del futuro aplicado a dispositivos móviles, en el tercer capítulo se explican los dispositivos móviles que hay en la actualidad y sus principales características y los dispositivos móviles en las empresas. En el cuarto capítulo se describe a los sistemas de información del futuro y su impacto en las organizaciones. 1

9 INTRODUCCIÓN

10 Actualmente ya se encuentra muchos trabajos elaborados de sistemas de información e igualmente de dispositivos móviles. El presente trabajo recepcional se realiza con el propósito de reunir información que en un conjunto pueda unir a los sistemas de información y los dispositivos móviles, ya que hay mucha información en la red y en libros sobre los sistemas de información y los dispositivos móviles pero no en conjunto que puedan relacionar la evolución de los sistemas de información, los diferentes sistemas de información así como sus aplicaciones en las organizaciones y sus características además de cuáles son los dispositivos móviles que hay hoy en día e igualmente sus características principales y las sistemas de información que hay hoy en día y como se aplican a los diferentes dispositivos móviles y sus características. Debido a que la información se encuentra por separado de estos temas, se realizara una investigación documentada la cual contendrá la información reunida acerca de los sistemas de información y dispositivos móviles además de cómo se aplican estos a los dispositivos móviles. Al ser los dispositivos móviles unas de las herramientas indispensables en la sociedad y además pueden ser muy importantes en las organizaciones como Smartphone, tabletas etc. Es una de las razones más importantes que me ha llevado a elaborar este trabajo, porque esta herramienta no solo nos sirve para las redes sociales como muchos ocupan estos dispositivos, pero no solo nos sirve para esto, en las organizaciones esta herramienta puede llegar a ser la diferencia entre el quiebre de la organización o que sea una de las mejores. Una razón más por lo que se elabora el presente trabajo es conocer como ha sido la evolución de los sistemas de información y como son hoy en día, sus características principales y como han ido mejorando para ayudar a las organizaciones además de cómo se acoplaran con los dispositivos móviles. Esta herramienta que junto con los sistemas de información que hay hoy en día puede llegar hacer una gran estrategia para lograr hacer una organización de las más competitivas. 3

11 En el primer capítulo de esta monografía se habla sobre los conceptos de información y de sistemas además de diferentes puntos de vista de diversos autores de que es un sistema de información, de los sistemas formales que pueden ser los sistemas CRM, ERP que se encuentran basado en las computadoras y los sistemas de información informales que son conversaciones de correo. Otro punto importante en el primer capítulo es como se encuentra definido un sistema de información ya que muchos autores definen a un sistema de información de diferente manera en este trabajo se investigó diferentes definiciones de un sistema de información y se llegó a una sola conclusión que considere que es la más cercana a un sistema de información para la organización. Además conocer la tendencia de los sistemas de información, como han ido evolucionando a través del tiempo como pasaron de ser solo unos sistemas de procesamiento para sistemas contables y procesamiento de datos, a ser sistemas que no solo procesan datos si no son capaces de recolectar información, almacenar y distribuir la información y poder ayudar a los altos puestos a tomar decisiones en las organizaciones. Otro punto importante es conocer la evolución de los sistemas de información según Richard Nolan el describe en seis etapas: Etapa de iniciación, Etapa de contagio o Expansión, Etapa de control o Formalización, Etapa de Madurez, etapa de integración, etapa de administración de datos. En el segundo capítulo se describen a los sistemas de información que hay además de las funciones y características principales que desarrollan un sistema de información, otro punto importante en este capítulo son las categorías de los sistemas de información que hay en las organizaciones. Estos sistemas se pueden clasificar de acuerdo a sus funciones o tipos, dentro de los sistemas que se clasifican de acuerdo a sus funciones pueden ser los 4

12 sistemas de información para funciones específicas y los sistemas de información integrados. Los sistemas de información de acuerdo a su tipo pueden ser: sistemas de información para el procesamiento de datos, sistemas de información administrativa y sistemas para el soporte de decisión. Aparte de conocer cuáles son los componentes principales de un sistema de información, y conocer la metodología MEDSI. En el tercer capítulo conoceremos una breve historia de lo que fue la revolución móvil como surgió el teléfono móvil y como fue llegando a lo que es hoy en día. Y lo que es un dispositivo móvil, también se conocerá la importancia de los dispositivos móviles en las empresas, asimismo conocer cuáles son las ventajas y desventajas de usar los dispositivos móviles. Otro punto importante dentro de este capítulo es conocer cuáles son los diferentes sistemas operativos para los dispositivos móviles ya que dependiendo del sistema operativo que tenga el dispositivos móvil será su utilidad ya que dependiendo del sistema operativo será lo que pueda soportar el dispositivo móvil. Es importante conocer el sistema operativo, su procesador, su capacidad de almacenamiento y su memoria de procesamiento. Y principalmente conocer los diferentes dispositivos móviles conocer las características de estos. En el cuarto capítulo se explica cómo los dispositivos móviles son el futuro de las empresas como han evolucionado a tal manera de que son una gran estrategia para las organizaciones, conocer como seria la interfaz de los sistemas de información en los dispositivos móviles. Igualmente conocer cuáles son las nuevas tecnologías y su impacto en las empresas. Además de conocer que es el cloud computing que es unos de los sistemas de información más importantes en la actualidad conocer sus características ventajas y desventajas de este, y muy importante la seguridad en los dispositivos móviles ya que sin este sería una desventajas muy negativa, ya que el acceso a cualquier dispositivos puede ser muy fácil pero con Vía Firma esto puede ser muy diferente y seguro. 5

13 CAPITULO I: ANTECEDENTES

14 1.1 Sistemas de información Concepto de sistema Antes que nada es importante tener la definición de lo que es un sistema y que es la información para ello recurrimos a los autores dedicados al desarrollo de los sistemas de información, ya que es muy conveniente tener una idea general de lo que es un sistema, basándonos en el autor Oz, Effy.(2001) define a un sistema como una serie de elementos que funcionan en conjunto para alcanzar un objetivo, o varios objetivos en común, al aceptar una entrada, procesarla y producir una salida de manera organizada Concepto de información Otro concepto fundamental para el desarrollo del presente trabajo es la definición de información. Una definición general de la información es el conjunto de datos organizados que unidos constituyen un conocimiento, mensaje o situación acerca de un determinado fenómeno. La información la componen datos que se han colocado en contexto significativo y útil y se ha comunicado con un receptor Que es un sistema de información? Según el autor Vincenç, F. (junio de 2006). Un sistema de información es un conjunto de componentes que interacciones entre sí para lograr un objetivo común. 7

15 Otro autor define que Un sistema de información es el sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta organización, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados. Los autores james A. O Brien y Gorge M. Marakas.(2006) del libro de sistemas de Información Gerencial pueden ser cualquier combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de información que almacenen, recupere, transforme, y disemine información en una organización. Una definición de mi parte de un sistema de información, es aquel que permite recopilar, administrar y manejar un conjunto de datos que forman la información necesaria para las personas que dirigen la organización y puedan realizar una correcta toma de decisiones. Una definición proporcionada por los autores Laudon, Kenneth C. y Laudon Jane P.(2004) nos dice que hay sistemas de información formales e informales. Como se muestra en la tabla 1.1 Los sistemas de información formales son aquellos que se apoyan en definiciones fijas y aceptadas de datos y procedimientos, que operan en conformidad con reglas predefinidas, mientras, que los sistemas de información informales se basan en reglas de comportamiento no establecida. Las conversaciones de trabajo en el chat o una reunión durante una comida puede considerarse sistemas informales. Basados en computadoras Manuales Formales Un ERP Informes en papel Informales Correo electrónico Conversaciones en cafeterías Tabla 1.1 Tipos de sistemas (elaboración propia basada en el libro de Laudon, k C (2004) Sistemas de información gerencial.) 8

16 1.1.3 Como se define un sistema de información. Podemos definir a un sistema de información de acuerdo a los autores Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon (2004) como un conjunto de componentes interrelacionados que recolecta (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y control en una organización. 1.2 Tendencias en los sistemas de información. Las aplicaciones de negocios de los sistemas de información se han ampliado de manera importante a través de los años. Hasta la década de los años 60, la función de los sistemas de información era simple: procesamiento de transacciones, mantenimiento de riesgos, contabilidad, y otras aplicaciones de procesamiento electrónico de datos. Para la década de los años 70, era evidente que los productos de información predefinidos, producidos por dichos sistemas de información administrativa, no satisfacción de manera conveniente muchas de las necesidades de toma de decisiones. Por eso nació el concepto de sistemas de apoyo a la toma de decisiones. La nueva función de los sistemas de información era proporcionar apoyo específico e interactivo a los usuarios finales de nivel gerencial en los procesos de toma de decisiones. En la década de los años 80, surgieron algunas nuevas funciones para los sistemas de información. Primero, el rápido desarrollo del poder de procesamiento de las microcomputadoras, los paquetes de software de aplicaciones y las redes de telecomunicaciones dio vida al fenómeno de la computación del usuario final. Segundo, se hizo evidente que la mayoría de los altos ejecutivos corporativos no utilizaban directamente los reportes de los sistemas de información, ni las capacidades analíticas de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones por lo que se desarrolló el concepto de sistemas de información ejecutiva. Esto sistemas se crearon para proporcionar a los altos ejecutivos una forma fácil de obtener la 9

17 información crítica que requieran, en el momento adecuado y el los formatos que prefieran. Un nuevo e importante uso de los sistemas de información apareció en la década que comenzó en el año de 1980 y continuo durante la década siguiente. Este es el concepto de una nueva función estratégica, llamado a veces sistemas de información estratégicos. En este concepto la tecnología de información se convierte en un componente integral de los procesos, productos y servicios de negocio, que ayudan a una empresa a obtener una ventaja competitiva en el mercado global. Desde mediados hasta finales de los 90 se vio el surgimiento revolucionario de los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP, siglas en ingles Enterprise Resource Planning). Texto Recuperado el 25 de mayo de 2013, de Nuevas Tendencias en Sistemas de Información. 10

18 1.3 Línea del tiempo Negocio y comercio electrónico: año de 1990 Sistemas Expertos Operaciones empresariales habilitadas en la web, de negocios electrónicos y de comercio electrónico y global en internet, intranets, extranet. Apoyo estratégico y al usuario final: año de Sistemas de información ejecutiva Sistemas de información estratégicos Apoyo a la toma de decisiones: año de 1975 Sistemas de apoyo a la toma de decisiones Sistemas de información Gerencial: año de 1965 Reportes administrativos: año de 1960 Sistemas de información administrativa Procesamiento de datos: año de 1950 Sistemas de procesamiento de datos electrónicos. Procesamiento de transacciones, almacenamiento de registros. En la siguiente figura se muestra la evolución de los sistemas de información en una línea del tiempo. 11

19 Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Sistema de información Gerencial. Sistemas de automatización de oficinas. Sistemas expertos. Sistemas de información administrativa. Sistemas de soporte a la toma de decisiones. Sistemas de información ejecutiva. Figura 1.1 Línea del tiempo (elaboración propia) 12

20 1.4 Evolución de los sistemas de información Según Richard Nolan En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la escuela de negocios de Harvard, publicó un artículo sobre la evolución de los sistemas de información basándose en las inversiones en informática y evolución del tiempo. Etapa de Iniciación: comienza con la adquisición de la primera computadora que se justificaba por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones típicas que se implantan son los sistemas tradicionales tales como nominas contabilidad. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal. Etapa de Contagio o Expansión: se inicia con la implantación exitosa del primer sistema de información en la organización. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los sistemas transaccionales no desarrollado en la etapa de inicio, tales como la facturación, inventario, control de clientes y proveedores, cheque. La informática empieza a tener una posición dominante. Etapa de Control o Formalización: las aplicaciones de sistemas de información en esta etapa está orientado a facilitar el control de las operaciones de la organización para hacerlas más eficaces, como para el control de flujo de fondos, control de inventarios, etc. Y el presupuesto de informática alcanza su cumbre y la dirección de la organización se plantea gestionarlo como otro departamento más. Etapa de Madurez: al llegar a esta etapa, la informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primero niveles del organigrama de la dirección. Los sistemas que se desarrollan son sistemas basados en el conocimiento, sistemas de soporte a las decisiones que 13

21 proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico Modelo de Nolan/Strassaman Más adelante según Strassaman el modelo de Nolan se mostraba incompleto y se añade dos fases: Etapa de integración: la integración de los datos y se los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas de administradores de base de datos y lenguajes de programación que hicieron posible la integración. Etapa de Administración de Datos: el departamento de sistemas de información reconoce que la informaciones un recurso muy valioso que debe de estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo anterior resulta muy necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlo y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. En la siguiente figura 1.2 se muestra completo el diagrama de Nolan/Strassaman. INICIO MADUREZ DEL SISTEMA CONTAGIO O EXPANSION ADMINISTRACION DEL SISTEMA CONTROL O FORMALIZACIÓN INTEGRACIÓN Figura 1.2 Modelo de nolan / strassaman (Juan D. C. Tecnicos de soporte informatico de la comunidad de castilla y león. (Enero de 2006) 14

22 El termino información, es en nuestra época, una palabra de vital importancia. Todo el conocimiento comienza con una información sobre lo que ocurre, lo que se hace y lo que se piensa. La información es un recurso fácilmente comparable con el conjunto de bienes que desempeñan un papel creciente en la vida económica, social, cultural y política de toda sociedad. Las organizaciones se desarrollan en escenarios complejos en los que la información se utiliza como un recurso económico, y se aprecia un mayor uso de ella. Los sistemas de información ofertan, regulan y gestionan todo tipo de recursos de información. Con este objetivo se producen los procesos de almacenamiento, identificación, transformación, organización, tratamiento y recuperación de la información. En estos pasos o fases intervienen la tecnología, que facilita el cumplimiento el cumplimiento de los usos y funciones de la información. Como resultado de esto se genera cambios en el estado de conocimiento que poseen las personas, la solución de problemas y la toma de decisiones operacionales. Actualmente, los sistemas de información se enfrentan a dos retos fundamentales. En primer lugar, su diseño, desarrollo e implementación son procesos que confluyen en diferentes contextos, con distintos puntos de vista y suposiciones acerca de determinado dominio. Esto provoca problemas de comunicación por falta de entendimiento compartido y por la complejidad de la realidad. En segundo lugar, las representaciones en los sistemas de información deben corresponderse, lo más estrechamente posible, con la realidad y los procesos que ellos representan para que finalmente cumplan con los objetivos diseñados. Texto recuperado el 1 de Mayo de 2013 del documento de sitio web Tecnico de soporte informatico. 15

23 CAPITULO II: TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y USOS

24 2.1 Funciones principales de un sistema. La función principal de todo sistema de información, es la de brindar todo el material informativo posible y veras para la toma de decisiones de una empresa, no obstante esto no es la única función de un sistema de información. Recopilación de información: es la actividad de registrar o captar la información para que pueda utilizarse más adelante. Acopio o acumulación de la información: consiste en la agrupación de la información recogida en lugares y momentos diferentes. Tratamiento de la información: En esta función se puede distinguir tres operaciones fundamentales: de ordenamiento, de cálculo aritmético-lógico y transferencia de la información, este debe de cumplir con una serie de requisitos de los cuales los más relevante son: claridad, precisión, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada, compleja, jerarquizada, sintética y necesaria. Aunque, en la mayoría de los casos, la información tiene defectos, de los cuales los más comunes son: la repetición de datos excesivos, lentitud de avance y tendencia a la aproximación. Difusión de la información: el problema de la difusión consiste en dar respuesta a tres preguntas fundamentales: como, cuando, y a quien. 2.2 Características Importantes de los Sistemas de Información Un buen Sistema de Información puede llegar a representar el éxito de una organización, de esto depende que se mantengan siempre actualizados en cuantos a los procesos de la empresa, por lo tanto estos presentaban características importantes que lo identifican: 17

25 Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño denominados estándares. La retroalimentación, información proporcionada al comparar los resultados de los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos. Los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en: Un estándar para lograr un desempeño aceptable. Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar. Un método para medir el desempeño actual. Un método de retroalimentación 2.3 Ciclo de vida de un sistema Este punto no es más que la breve descripción del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son: Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema. Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creación del sistema. Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado. Deterioro o muerte: Es la extinción del sistema realizado. Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si después de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa, o por alguna condición en especial. Recuperado el 25 de abril de 2013 del libro de Vincenç, F. (junio de 2006). Desarrollo de sistemas de información, una metodologia basada en el modelado. 2.4 Pirámide organizacional de una empresa Diferentes sistemas de información en la pirámide organizacional de una empresa. 18

26 Dado que hay diferentes especialidades y niveles diferentes en una organización existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la información que una empresa necesita. En la imagen 2.1 se muestra la pirámide organizacional de una empresa de acuerdo a los niveles en que opera cada sistema Sistemas a nivel operativo: Estos apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, depósito en efectivo, nomina, decisiones de crédito y flujo y materiales una fábrica. Estos tienen como objetivos responder las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a través de la organización. Cuántos partes hay en el inventaron? Qué paso Con el pago de los empleados? Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a los trabajadores del conocimiento y datos de una organización. El Propósito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas están entre las aplicaciones de crecimiento más rápidas en los negocios actuales Sistemas de nivel administrativo: Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Estos apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos organizadas para las cuales los requisitos de información no siempre son claros. 19

27 2.4.5 Sistemas de nivel estratégico: Estos ayudan a los directos a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del externo con la capacidad organizacional existente. Imagen 2.1 Niveles en la organización (elaboración basada en el libro de Laudon, k C (2004). Sistemas de información gerencial.) 2.5 Categorías de sistemas de información. Existen diferentes tipos de sistemas entre los cuales están: Los sistemas de información de acuerdo a las necesidades que satisfacen: Sistemas para procesamiento de datos (TPS). Sistemas de información administrativa (MIS). Sistemas para el soporte de decisión (DSS). 20

28 Sistemas de información de acuerdo a sus funciones: Sistemas de información para funciones específicas. Sistemas de información totalmente integrados. Generalmente en todas las organizaciones existen varios tipos de sistemas de información, los cuales se desarrollan en forma conjunta e interrelacionada, a pesar de que cada uno de ellos posee características diferentes. 2.6 Tipos de sistemas de información Tipos Principales De Sistemas La organización cuenta con sistemas de apoyo ejecutivos (ESS, por sus siglas en ingles) en el nivel estratégico; sistemas de información gerencial (MIS) y Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) en el nivel administrativos; sistemas de trabajo de conocimiento (KWS), sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales áreas funcionales. Los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo(gdss), sistemas de atomización de oficinas (OAS), sistemas de información para la administración (SIA), sistemas de información estratégicos Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS) Un TPS del inglés Transaction Processing System es un tipo de sistema de información cuya función es la administración y el manejo de datos producidos en una transacción. Una transacción es una interacción entre dos o más partes donde ocurre un intercambio de bienes o elementos de valor (información, dinero, etc.) gracias a la importancia en el manejo correcto del bien con que se está tratando este proceso debe de cumplir con un conjunto de características que al mismo tiempo definen y determinan a un sistema para el procesamiento de transacciones. 21

29 A) Atomicidad: El flujo e intercambio de información en cada operación debe ser atómico esto quiere decir que: o la operación es completada y procesada totalmente o no ocurre nada; por lo que ante cualquier error o eventualidad que no permita al sistema completar el procesamiento y el manejo de datos de una operación, este debe ser capaz de regresar cambios y retroceder hacia el estado que tenía antes de que la operación fuera comenzada. B) Consistencia: Cada operación dentro de una transacción debe de ser independiente y ser llevada a cabo por separado sin que afecte a la otra. El sistema debe de ser capaz de dar correctamente prioridad a cada operación y resolver cada una de manera secuencial o al menos simular una ejecución independiente. C) Aislamiento: cada operación dentro de una transacción debe ser independiente y ser llevada a cabo por separado sin que afecte a la otra. El sistema debe ser capaz de dar seriedad a cada operación y resolver cada una de manera secuencial o al menos simular una ejecución independiente. D) Durabilidad: Una vez llevada a cabo una operación del efecto de esta debe ser persistente en el tiempo, esto quiere decir que una vez el sistema haya procesado la información de manera correcta (siguiendo con las características anteriores) y actualizando la base de datos, estos cambios deben de mantenerse sin la posibilidad de deshacer cambios o que se pierdan ante errores o fallas. Características de un sistema para el procesamiento de transacciones (TPS) a) Fiabilidad: todo sistema para el procesamiento de transacciones debe de ser capaz de manejar simultáneamente miles de operaciones que usen la misma información con un margen de error nulo o bajo, puesto que un fallo en el sistema puede repercutir en la parálisis de la organización o hasta un quiebre de la misma. 22

30 b) Estandarización o inflexibilidad: cada transacción debe de ser ejecutada siguiendo patrones preestablecidos que deben mantenerse cada vez que se realice la transacción, sin importar el tipo de circunstancia. c) Operaciones controladas: el sistema para el procesamiento de transacciones debe estar implementado siguiendo rigurosas normas de seguridad y control tanto en su utilización como en el manejo de operaciones, con el fin de impedir sabotaje del sistema y la información. Entre los controles que se deben de seguir se encuentran: Deben de llevar un registro de datos de cada transacción y de cada operación realizada dentro de la misma. Respaldar la información que se proporcione, de manera que sea recuperable ante cualquier error. Tener acceso restringido pudiendo identificar los usuarios válidos y las operaciones disponibles para estos. Áreas que apoyan dentro de la organización. Entre las áreas que apoyan se encuentran: Control de balance de contabilidad: manejan operación en el flujo de dinero y bienes: ejemplo de estos sistemas. El manejo de cuentas bancarias, inventarios, nominas. Monitoreo y control: contralan la correcta realización de operaciones de otros sistemas logrando que cada tarea se ejecute de manera correcta. Ejemplo de estos son los sistemas de administración de tiempo en los cybers. Ventajas y desventajas Ventajas: a) Permiten manejar grandes volúmenes de información de manera eficaz y eficiente en tiempo real. 23

31 b) Permiten llevar un control en las operaciones de una transacción evitando resultados no deseados. Desventajas: a) Debido a la importancia en los datos que maneja un sistema para el procesamiento de transacciones, una caída del sistema puede provocar la parálisis de las organizaciones que los utilizan. b) Cualquier alteración invalida en la información que maneja los sistemas para el procesamiento de transacciones, puede provocar situaciones caóticas llevando a la quiebra de la organización que los utiliza y quienes están vinculadas a estas Sistemas de Información Gerencial (MIS) Los sistemas de información gerencial (MIS) son una colección de sistemas de información que interactúan entre si y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como la administración de la empresa. Además conforman un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos e información en una variedad de formas para cumplir los requerimientos de los administradores. Propósito Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer en la organización. El conocimiento de las capacidades y potenciales de un sistema de información que permiten a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización. Estructura de un sistema de información Gerencial. El sistema de información gerencial posee una estructura piramidal, la cual posee los siguientes niveles: 24

32 1.- La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones que se preguntan acerca de su estado. 2.- El segundo nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control. 3.- El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo. 4.- El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración. Información que manejan El tipo de información que manejan son grandes volúmenes de datos que son procesados de muy diversas formas, entre ellos tenemos: los recursos e información de gestión de personal, gestión de proyectos, formación empresarial y datos necesarios. Esto influye en la toma de decisiones en la compañía, algo crucial si se desea sobrevivir en el ámbito del mercado empresarial. Organizaciones que los utilizan y áreas o funciones que apoyan a las organizaciones. El sistema de información gerencial tiene su aplicación en el campo empresarial, más específicamente en la pequeña y mediana industria (PYME), para ayudar en la creación de un entorno de éxito en los tiempos de crisis, ya que al implementarlo, hace que la empresa surja y responda adecuadamente a las necesidades de mercado y sea adaptable a los cambios que estas generen. Áreas que apoyan en las organizaciones: 25

33 Planificación Control Organización Ventajas y desventajas El sistema de información gerencial posee ciertas ventajas y desventajas: Ventajas: Pueden manejar un enorme flujo de datos y realizar una amplia gama de procedimientos que son útiles para desarrollar planes de mercado de la empresa. Utilizan recursos avanzados de tecnología (software y hardware) haciendo que el sistema sea mucho más rápido y eficiente. Desventajas: Puede que al ganar rapidez y eficiencia con el software y el hardware, también aumente el costo, ya que estos elementos al ser adquiridos por la empresa tienen un costo asociado que depende de la funcionalidad de los mismos. Haciendo que si son más rápidos y efectivos serán más costosos Sistemas de soporte para la decisión (DSS) Los Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS Decision Support Systems) son aquellos sistemas orientados a ayudar la toma de decisiones para aquellos que se enfrentan a esta labor. Evidentemente, los DSS son automáticos y computarizados (pues cumplen con la misión de los Sistemas de Información) y además suelen ser interactivos, flexibles y adaptables. En los medios de información podemos encontrar diferentes conceptos de sistemas de soporte de Decisiones. Entre ellos podemos mencionar los que consideramos más importantes: 26

34 Un sistema interactivo y basado en computadoras que ayuda a los encargados a tomar decisiones no estructuradas. Los DSS juntan los recursos intelectuales de los individuos con las capacidades de una computadora para mejorar la calidad de las decisiones. Es un sistema de soporte basado en computadoras para la gerencia de decisiones para aquellos que lidian con problemas semi-estructurados. Un DSS es un sistema interactivo basado en software hecho con la intención de ayudar, a quienes toman las decisiones, a compilar, analizar, y manipular información desde datos sin procesar, documentos, y o médelos de negocio para identificar y resolver problemas y tomar decisiones. Cabe destacar que una decisión no estructurada es aquella decisión que abordan situaciones poco usuales, donde es necesario plantear un esquema a seguir o lo que en este caso se suele llamar un modelo. Propósito El propósito esencial de un sistema de soporte para la toma de decisión es el de simular soluciones, a fin de dar alternativas a las decisiones que se tomen a determinados problemas. Dada a la creciente demanda por la información en los tiempos actuales, y adecuadamente a la capacidad de cómputo de las máquinas, es útil pensar que estos sistemas proveen una gran solución a la hora de tomar decisiones con bastantes alternativas y que requieren de muchos cálculos matemáticos Información que manejan. La información que se maneja en estos sistemas es la que reside en la base de datos, cuyo origen puede ser interno (proveniente de la empresa) o externo (fuera de la empresa). Esta información puede venir de manera desorganizada y para seguir un orden estricto que pueda ser procesado por el sistema debe ser organizada. 27

35 Áreas o Funciones que apoyan en las organizaciones. El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del Business Intelligence (inteligencia empresarial) ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte delas limitaciones de los programas de gestión. Otras de las facilidades de los DSS, es la posibilidad de manejar y almacenar información, incluyendo funciones tales como: - Acceso a las bases de datos corporativas. - Generación de información privada en bases de datos locales. - Manipulación de la información a través de técnicas de manejo de información, consolidaciones, etc. Ventajas y desventajas Ventajas: 1) Ahorro de tiempo: Reducen los ciclos de tiempo de toma de decisiones para una organización, lo que aumenta la productividad de los empleados y mejora los resultados. 2) Mejora la eficiencia: Las decisiones obtenidas a través de los sistemas de soporte para la toma de decisiones suelen ser mejores que si no se hubiese usado dicho sistema, ya que hace un mejor análisis de los datos de entrada. 3) Aumenta la comunicación interpersonal: Mejora la comunicación entre empleados del mismo nivel, y la dirección de la empresa y sus empleados. 4) Provee ventaja competitiva: Evidentemente provee una ventaja de competencia entre la organización que usa sistema de soporte para la toma de decisiones y aquella que no la usa. 28

36 5) Ayuda a reducir costos: Tomar decisiones rápidamente reduce costos a la hora de enfrentarse a problemas de manera veloz y más prevenida. 6) Alta satisfacción para quienes toman decisiones: Aumenta la satisfacción para quienes toman las decisiones dentro de la empresa, y reduce las frustraciones por decisiones erróneas o mal tomadas, lo que aumenta a su vez la confianza y por motivación con la empresa. 7) Apoya el aprendizaje: Permite el aprendizaje a quienes gestionan las decisiones del sistema con el manejo de nuevos conceptos, y hay de hecho un mejor entendimiento del funcionamiento del negocio y la toma de decisiones. 8) Mayor control organizacional: Hay una mejor comprensión de las operaciones comerciales por parte de la dirección dela empresa, dada las funciones que permite realizar el sistema de soporte para la toma de decisiones (Como monitorear algunos empleados y hacer consultas). Desventajas: 1) Exageración en la toma de decisiones: Es importante saber en qué situaciones hay que utilizar el sistema de soporte para la toma de decisión y qué factores sociales, políticos y de otra índole afectan las decisiones, a fin de que la toma de decisiones sea la correcta, ya que el sistema de soporte para la toma de decisión está orientado a tomar decisiones racionales. 2) Transferencia de poder: Siempre estará presente la sensación de que se está confiando las decisiones a una máquina. 3) Efectos imprevistos: Algunos efectos imprevistos pueden suceder cuando el sistema se sobrecarga de información, sin embargo al parecer mucho de estos efectos suelen tener soluciones casi inmediatas. 4) Oscureciendo la responsabilidad: Las personas que trabajan con sistema de soporte para la toma de decisión muchas veces suelen desviar sus 29

37 responsabilidades a las decisiones tomadas por el sistema, aun cuando éste sólo es un intermediario y son los gerentes o los administradores del sistema quienes realmente están cometiendo el error Sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo (GDSS) Un sistema de soporte para la toma de decisiones de grupos es un sistema interactivo basado en computadoras, el cual solicita la solución de problemas no estructurado por un conjunto de personas que tomas decisiones trabajando juntos como un grupo. Este es un sistema interactivo basado en computadoras que facilitan la solución de problemas no estructurados por un grupo de tomadores de decisión. El objetivo de este sistema es facilitar la toma de soluciones en grupo. Es práctico pensar en un sistema de soporte a la toma de decisiones en grupo en términos de actividades grupales comunes que potencialmente pueden ser ayudadas por sistemas computacionales. Existe la información recuperada que incluye una selección de datos de una base ya existente como recuperación de datos de otros miembros del grupo. La información compartida que es desplegada a todo el grupo. Características de un sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo Diseño especial: El método del sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo reconoce que en los ambientes de toma de decisiones en grupo se necesitan procedimientos dispositivos y métodos especiales. Facilidad de uso: El sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo tiene que ser fácil de aprender y usar. Flexibilidad: Dos o más personas encargadas de tomar decisiones y que trabajan en el mismo problema, quizá tengan diferentes estilos y preferencias para tomar las decisiones. Un sistemas de soporte para la 30

38 toma decisiones en grupo eficaz no sólo tiene que dar apoyo a los métodos diferentes que usan para tomar decisiones, sino que también deben encontrar una forma de integrar sus diferentes perspectivas en un punto de vista común de la tarea por realizar. Apoyo a la toma de decisiones. Aportaciones anónimas. Resoluciones del comportamiento negativo del grupo. Mantenimiento de registros automatizados: Capacidad de mantener registro minucioso de la reunión. Factores de costo, control y complejidad: El sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo puede ser costoso y requerir un gran número de computadores personales, software, redes, personal y soporte Componentes de un sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo. Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos. Hardware Requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas: Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada y producir una salida. Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones. Una línea de comunicación, entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los miembros del grupo. Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados. 31

39 Software Software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo: Base de datos, que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos. Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisión. Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos. Una interface flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación. Recursos Humanos Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, aun operador del sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo y a un facilitador, quien se encarga del control de desarrollo de la junta. El operador del sistema de soporte para la toma de decisiones en grupo es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo. Procedimientos Pueden referirse al uso del hardware y software y pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta. Ventajas Y Desventajas De Un Sistema De Soporte Para La Toma De Decisiones En Grupo. Ventajas: 32

40 Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos. Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo. Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de información que aporta cada miembro del grupo. Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones. Apoya al desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra. Mejora la calidad de la toma de decisiones. Incrementa la creatividad en la toma de decisiones Desventajas: Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo. Resistencia al cambio por parte de los administradores. La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse Sistemas de trabajo con conocimientos (KWS) Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son llamados K.W.S (Knowledge Work System). El conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, incluso apenas se está comprendiendo como se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimientos y llevar los procesos de su gestión de una manera más efectiva, todas las habilidades y los conocimientos debe de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar. 33

41 Para crear conocimiento: (KWS), apoyan las actividades de los empleados y profesionistas de alto desempeño y lo ayudan a crecer nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelación y simulación). Para compartir conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser presencial o a distancia ( , teleconferencias). Para distribuir conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de información a través de la organización (Procesamiento de datos, calendarios electrónicos) Sistemas de automatización de oficinas (OAS) Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en inglés (Office Automation Systems) son aplicaciones de la tecnología de información diseñados para incrementar la productividad de los trabajadores de la información en la oficina. Estos sistemas comunican con los clientes, proveedores y otra instituciones y sirven como clarificadores para el flujo de comunicación y conocimiento en las actividades de administración de documentos (a través de procesadores de palabras, archivamiento digital), programación (mediante la agenda electrónica) y comunicación (a través de correo de voz, electrónico o video conferencias) a este conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática. Modelos de sistemas de automatización de oficinas Quizás los sistemas de automatización de oficinas más populares sean los de Microsoft office en cualquiera de sus versiones pertenecientes a la compañía Microsoft, funcionan oficialmente, a través de Microsoft Windows y Apple Mac os, aunque también lo hace en Linux si se utilizan emuladores otras suites ofimáticas disponibles son: 34