PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES NUEVOS A PROGRAMAS ACADÉMICOS DE PREGRADO PRESENCIAL

Transcripción

1 Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Coordinador de Admisiones Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la matrícula de s nuevos a programas académicos de pregrado. Aplica para los s admitidos por los procesos de: Selección de Aspirantes a los programas de pregrado en la Sede Principal, Sedes Regionales y Educación A Distancia; Selección y Admisión al Ciclo Universitario de Estudiantes de Programas de Educación en Convenio con Escuelas Normales y transferencia de s a programas académicos de pregrado. MATRÍCULA EXTRAORDINARIA: La realizada NORMATIVIDAD posteriormente en los plazos establecidos por la Universidad. Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 072 de Octubre 8 de 1982 del Consejo Superior. Acuerdo 004 de enero 20 de 1993 del Consejo Académico, por el cual se aprueba el programa de capacitación para s de enseñanza media DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS MATRÍCULA: La matrícula es el acto individual por medio del cual una persona adquiere la calidad de de la Universidad, según lo señala el artículo 2º del Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. El al firmar el registro de matrícula acepta y se compromete a cumplir los reglamentos y demás disposiciones de la Universidad. MATRÍCULA ORDINARIA: La realizada dentro de las fechas establecidas para tal fin en el calendario académico. MATRÍCULA EXTRAORDINARIA: La realizada posteriormente a la matrícula ordinaria en los plazos establecidos en el calendario académico ESTUDIANTE DE PREGRADO: Son s de Pregrado quienes cursan un programa académico en la universidad, con el fin de obtener un título profesional mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente reglamento.

2 Página 2 de 5 CONSIDERACIONES q Este proceso contempla los aspirantes que han sido admitidos en el proceso de selección vigente y los provenientes de procesos anteriores a los que se les aprobó la reserva de cupo. q La matrícula es responsabilidad personal del. q La matrícula académica para los s de primer nivel se realizará directamente en el Sistema de Información Académico. q DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA MATRICULA Original del registro civil de nacimiento. Fotocopia del documento de identidad; para s extranjeros se solicita fotocopia de la visa y cédula de extranjería. Fotocopia de la libreta militar; si ya definió situación militar. Fotocopia del título de bachiller y acta de grado. Una foto tamaño 3 x 3. Recibo de pago del valor de la matrícula. El que no haya cancelado servicios médicos debe presentar fotocopia de la constancia de afiliación a una entidad de seguridad social. Certificado Médico. Para s admitidos en todas las sedes de la universidad el Certificado médico es expedido en la División de Bienestar Universitario de la UIS. En el caso de los s de programas académicos a distancia, se debe presentar el Certificado de Afiliación a una EPS o en su defecto comprar el seguro estudiantil; para los s del Programa Técnico Profesional en Producción Agropecuaria y Tecnología en Regencia de Farmacia es de carácter obligatorio la compra del seguro estudiantil. Para la obtención del certificado médico, aplica para todas las sedes, presentar los siguientes documentos en el Bienestar Universitario: - Exámenes de serología y grupo sanguíneo y una fotocopia de la carta de admisión. Recibo de pago del Reglamento Académico estudiantil de pregrado. Recibo de pago del valor del carnet de. q Para Programas Académicos de Pregrado del Instituto de Proyección Regional y Educación a distancia, el admitido debe reclamar en la coordinación del Programa al cual aspira el Formato de Liquidación, Prematricula, Pert de Actividades, de acuerdo a las fechas suministradas en la página Web. NOTA: Para s extranjeros se solicita la convalidación del título de bachiller ante el Ministerio de Educación.

3 Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Presenta documentos Documentos exigidos para la matrícula 1. Durante el período establecido para el proceso de matrícula, el admitido presenta en la Dirección de Admisiones y Registro Académico ó en la Coordinación de la Sede los documentos necesarios para legalizar su ingreso a la Universidad. Los documentos están completos? Si No 2. Informa al 2. En caso de que los documentos estén incompletos se informa al. Admisiones o Sede Regional 3. El completa los documentos 3. El admitido completa los documentos exigidos de matrícula. 1

4 DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ ADMISIONES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4.Entregar documentos al admitido 4. Si la documentación está completa, se genera la hoja de vida del. Nota: Si el aspirante ha adelantado materias antes de haber sido admitido se le entrega la solicitud de inclusión de nota de curso especial. Admisiones Coordinador de la Sede Hoja de vida del FAR.01 Solicitud Inclusión Nota curso especial FAR.03 Hoja de Vida del Solicitud inclusión nota curso especial 5. Firma hoja de vida y diligencia formatos 6. Archivar hoja de vida 5. Revisa y firma la hoja de vida. Además diligencia los formatos. 6. Se Archiva la hoja de Vida con los documentos exigidos. En el caso de las sedes regionales, se envía la hoja de vida y los documentos de matrícula a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Admisiones Coordinador o funcionario de admisiones de la Sede l Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia 7. Elabora carné de 7. La Dirección de Admisiones elabora el carné del. En el caso de las Sedes Regionales, diligencia el formato FAR.02 y hace la solicitud de elaboración del carné a la DARA. Admisiones y Registro Académico la Sede Información carné. FAR Asignar cupos en las asignaturas y Generar Matrícula Académica 8. Asigna los cupos en las asignaturas de primer nivel y se genera la matrícula académica. Dirección de Admisiones o Coordinación de la Sede 9. Consulta de horario a través de la página WEB 9. Terminada la matrícula académica el consulta su horario a través de la página WEB. Estudiante FIN

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Octubre 11 de 2004 Creación del documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 02 Diciembre 03 de 2007 El Procedimiento para la Matrícula de Estudiantes Nuevos a Programas Académicos de Pregrado Presencial código PAR.06, modifica y sustituye al Procedimiento Matrícula de Estudiantes Nuevos a Programas Académicos de Pregrado Presencial código A03.01 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. 03 Abril 17 de 2009 Modificación en la descripción del procedimiento en el numeral 5 y 6 04 Mayo 16 de 2012 Modificación de las actividades 1 y Agosto 04 de 2014 Noviembre 28 de 2014 Se incorporan las actividades del procedimiento PAR. 34 Procedimiento de Matrícula de s nuevos a programas académicos de pregrado al PAR.06, de tal forma que se unifican en el presente procedimiento. Modificación del alcance y consideraciones. Se elimino la actividad No.2. Se realiza aclaración para algunas actividades asociadas a las sedes regionales, Modificación de las actividades 7, 8 y 9. Se unifico el PAR.34 y el PAR.35, quedando como referencia el PAR.06 Modificación en las consideraciones, describiendo como se obtiene el certificado médico en cada Sede, y especificando que documentos reclaman los admitidos para Programas Académicos de Pregrado del Instituto de Proyección Regional y Educación a distancia.