Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

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1 OIMT Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT SERIE IG

2 OIMT Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT SERIE IG ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE LAS MADERAS TROPICALES Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 1

3 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT Serie de información general N o 15 La Organización Internacional de las Maderas Tropicales (OIMT) es una organización intergubernamental que promueve la conservación y la ordenación, utilización y comercio sostenible de los recursos de los bosques tropicales. Sus 60 miembros poseen alrededor del 80 por ciento de los bosques tropicales del mundo y representan un 90 por ciento del comercio mundial de maderas tropicales. La OIMT elabora documentos normativos acordados a nivel internacional para promover la conservación y la ordenación sostenible de los bosques y presta ayuda a los países miembros tropicales a fin de permitirles adaptar estas normativas a las circunstancias locales para llevarlas a la práctica a través de proyectos. Además, la OIMT recopila, analiza y distribuye datos sobre la producción y el comercio de maderas tropicales y financia una diversidad de proyectos y actividades para el desarrollo de empresas tanto a escala comunitaria como industrial. Todos los proyectos se financian mediante contribuciones voluntarias de los miembros, principalmente de los países miembros consumidores. Desde que inició sus actividades en 1987, la OIMT ha financiado más de 750 proyectos, anteproyectos y actividades con un valor total de más de 300 millones de dólares estadounidenses. Los principales donantes son los gobiernos de Japón, Suiza y los Estados Unidos de América. OIMT 2009 Reservados todos los derechos. Con excepción del logotipo de la OIMT, se autoriza la reproducción total o parcial del material gráfico o texto contenido en esta publicación, siempre que se cite la fuente de procedencia y no se utilice con ningún propósito comercial. ISBN Fotografía de portada: CIB 2 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

4 Prefacio Tengo el honor de presentar aquí el Manual sobre procedimientos operativos estándar (POE) para el ciclo de proyectos de la OIMT. Este ciclo consta de varias fases, por las que atraviesa un proyecto desde su concepción inicial hasta su conclusión, incluyendo la identificación y formulación, presentación, examen, aprobación, financiación, inicio, ejecución, seguimiento y evaluación, conclusión y cierre. El manual cubre todos los procedimientos que se deben seguir en el trabajo de un proyecto y ofrece una orientación a los principales ejecutores del ciclo de los proyectos para el desempeño de sus funciones durante las diversas fases correspondientes. Los países miembros, contactos oficiales, organismos ejecutores, mecanismos nacionales de intercambio de información, Grupos de Expertos para la Evaluación Técnica de Propuestas de Proyectos, consultores, evaluadores de los proyectos, auditores independientes, la Secretaría de la OIMT, los Comités y el Consejo de la Organización deberán todos cumplir con los procedimientos y directrices estipulados en este manual para administrar eficazmente un proyecto de principio a fin. El manual es breve pero exhaustivo y consolida todas las prácticas y experiencias adquiridas durante la ejecución de los proyectos de la OIMT, que han evolucionado como procedimientos estándar. Los anexos del manual contienen directrices y formatos modelo para ciertos procedimientos y resultados esenciales de las distintas fases específicas del ciclo de los proyectos. Este manual se basa en el conjunto limitado de disposiciones incluidas en las Normas y procedimientos relativos a proyectos de la OIMT, noviembre de 1999 y debería utilizarse conjuntamente con otras disposiciones estipuladas en la edición revisada de los manuales y directrices de la OIMT y las decisiones pertinentes del Consejo en relación con el ciclo de proyectos. Emmanuel Ze Meka Director Ejecutivo Yokohama, diciembre de 2008 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 3

5 4 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

6 Índice Prefacio A Introducción general B Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT I Introducción al ciclo de proyectos de la OIMT Descripción del ciclo de proyectos Alcance de los POE II Identificación y formulación de proyectos Elegibilidad de países/organismos ejecutores Elegibilidad de proyectos Formulación de proyectos Herramientas computarizadas Categorías de proyectos Proyectos de alcance regional o mundial Proyectos a ejecutarse en otro(s) país(es) miembro(s) de la OIMT Propuestas urgentes por situaciones de emergencia III Presentación de proyectos El contacto oficial Lista de verificación para la presentación de propuestas Mecanismo nacional de intercambio de información Número y priorización de proyectos Fechas de entrega Nueva presentación de proyectos aprobados IV Examen de las propuestas de proyectos La función de la Secretaría La función del Grupo de Expertos Examen de las propuestas Clasificación de las propuestas La función de los Comités V Aprobación de los proyectos La función de los Comités y el Consejo Aprobación de proyectos por el Director Ejecutivo VI Caducidad de los proyectos Proyectos aprobados con financiación pendiente Proyectos financiados con ejecución pendiente Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 5

7 VII Financiación de proyectos Fuentes de financiación de la OIMT Criterios para los donantes VIII Acuerdos de los proyectos Tramitación del acuerdo del proyecto Partes signatarias del acuerdo del proyecto Acuerdo(s) subsidiario(s) IX Inicio del proyecto Duración Preparación para el inicio Aprobación del informe inicial junto con un POA/plan de trabajo detallado Cartas de no objeción para el personal central del proyecto y sus consultores Requisitos para la primera remesa de fondos de la OIMT X Ejecución del proyecto Comienzo de la ejecución de un proyecto Envío de las siguientes remesas de fondos de la OIMT Selección de auditores financieros y presentación de estados financieros auditados anuales/finales Selección de consultores, subcontratos y adquisición de bienes Presentación puntual de informes de avance, financieros y técnicos Mantenimiento de la documentación del proyecto y la contabilidad financiera 30 7 Modificación del presupuesto y los elementos del proyecto Viajes y presentación de informes Difusión de los resultados del proyecto Responsabilidades del gobierno anfitrión Responsabilidades del OE y otras partes interesadas XI Seguimiento y evaluación del proyecto Reunión inicial Control interno del organismo ejecutor y el contacto oficial Reuniones del CDP/CTP y misiones de revisión Programación, preparación y celebración de misiones de revisión Evaluación intermedia Evaluación ex-post Participación de donantes y actores interesados Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

8 XII Suspensión de los proyectos Criterios para la suspensión Procedimiento de suspensión Efectos de la suspensión Criterios para levantar la suspensión XIII Cancelación de los proyectos Criterios para la cancelación Procedimiento de cancelación Efectos de la cancelación XIV Conclusión de los proyectos Informe final y sustentabilidad posterior al proyecto Informe(s) técnico(s) Verificación práctica de productos y logros La función de los Comités Requisitos técnicos y financieros para la conclusión de los proyectos XV Cierre del proyecto ANEXOS ANEXO A Categorías de decisiones del grupo de expertos ANEXO B Documentos de trabajo del nuevo sistema de evaluación ANEXO C Directrices del Fondo de Cooperación de Bali ANEXO D Modelo de acuerdo de proyecto ANEXO E Ejemplo de acuerdo entre el OE y una EC ANEXO F Directrices para la auditoría de proyectos (o anteproyectos) de la OIMT ANEXO G Modelo de estado financiero de un proyecto ANEXO H Modelo de estado de flujo de fondos de un proyecto ANEXO I Guía para las reuniones del CDP/CTP ANEXO J Guía para las visitas de seguimiento/control GLOSARIO Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 7

9 8 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

10 A Introducción general Los procedimientos operativos estándar (POE) constituyen un marco de prácticas y normas relativas al ciclo de proyectos de la OIMT que deben aplicarse desde el inicio hasta la conclusión de un proyecto. Estos procedimientos evolucionaron como resultado de las decisiones adoptadas por el Consejo y las experiencias pasadas de varios ejecutores del ciclo de proyectos de la OIMT. Los procedimientos operativos estándar fueron preparados para orientar las actividades de los principales ejecutores del ciclo de proyectos, inclusive los países miembros (contactos oficiales, mecanismos nacionales de intercambio de información, organismos ejecutores), la OIMT (secretaría, Comités, Consejo), el Grupo de Expertos, consultores y proveedores de bienes y servicios, y auditores independientes, para lograr los objetivos de los proyectos y sus resultados e impactos previstos. Sus funciones y responsabilidades específicas deben guiarse por procedimientos aplicables en todas las fases del ciclo de proyectos. En este manual se han incluido nuevas directrices para la mayoría de los aspectos del ciclo de proyectos que no tengan procedimientos operativos establecidos, y se hace referencia a los procedimientos actualizados y las últimas decisiones del Consejo que actualmente utiliza la Organización. El Manual de POE para el ciclo de proyectos debe utilizarse conjuntamente con: el Manual de la OIMT para la formulación de proyectos, tercera edición, 2008; el Manual de la OIMT para la presentación de informes y el seguimiento, revisión y evaluación de proyectos (tercera edición, 2008); las Directrices de la OIMT para la selección y contratación de consultores y para la adquisición y pago de bienes y servicios (2008); El software ProTool 2008 y su correspondiente Guía del Usuario, que constituye una herramienta computarizada que se puede descargar de la internet para facilitar la preparación de propuestas de proyectos y presupuestos; y el Reglamento financiero y de proyectos de la OIMT. Cada uno de estos manuales contiene una descripción más detallada de los procedimientos y directrices correspondientes a cada una de las fases del ciclo de proyectos que cubren, a los que se hace referencia en todo el texto del Manual POE. Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 9

11 B Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT I Introducción al ciclo de proyectos de la OIMT 1 Descripción del ciclo de proyectos El ciclo de proyectos de la OIMT comprende las diversas fases por las que atraviesa un proyecto desde su concepción inicial hasta su conclusión, incluyendo la identificación y formulación, presentación, examen, aprobación, financiación, inicio, ejecución, seguimiento y evaluación, conclusión y cierre. Cada una de estas fases tiene medidas y procedimientos clave que deben aplicarse para completar esa fase específica. El ciclo de proyectos, en general, es secuencial y las fases subsiguientes sólo pueden concluirse cuando se ha(n) llevado a cabo la(s) fase(s) anterior(es). Algunas actividades clave se pueden realizar en diversas fases, por ejemplo, los procesos de seguimiento y evaluación y las auditorías financieras. El ciclo de los proyectos concluidos ofrece también un mecanismo de retroinformación para continuar con una fase posterior o un proyecto de seguimiento. El Gráfico 1 muestra el diagrama de flujo del ciclo de proyectos. Gráfico 1: El ciclo de proyectos de la OIMT Cierre Identificación/ formulación Conclusión Presentación Seguimiento y Evaluación El ciclo de proyectos de la OIMT comprende las diversas fases por las que atraviesa un proyecto desde su concepción inicial hasta su conclusión Examen Ejecución Aprobación Inicio Financiación 2 Alcance de los POE Los procedimientos operativos estándar (POE) son medidas y requisitos que deben cumplirse durante todo el ciclo de proyectos de la OIMT para llevar a cabo eficazmente los proyectos en todas sus etapas. Los POE ofrecen una orientación a los principales actores para el desempeño de sus responsabilidades durante la ejecución de las diversas fases del ciclo de proyectos. Los POE para los países miembros, el contacto oficial, el organismo ejecutor, el mecanismo nacional de intercambio de información, el Grupo de Expertos para la Evaluación Técnica de Propuestas de Proyectos, los consultores, la Secretaría de la OIMT, el Consejo y sus Comités Técnicos se definen desde la identificación y formulación de los proyectos hasta su conclusión. 10 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

12 El Cuadro 1 que se muestra a continuación contiene un resumen de los POE y una guía para cada una de las etapas del ciclo de proyectos. Cuadro 1. Resumen de los POE y guía correspondiente ETAPAS DEL CICLO DE PROYECTOS 1. Identificación y formulación PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR Los miembros identifican propuestas de proyectos prioritarios GUÍA Prioridades y planes de acción / directrices nacionales y de la OIMT Idea de proyecto El OE formula la propuesta de proyecto Se alienta a los miembros a utilizar el software desarrollado 2. Presentación El contacto oficial presenta la(s) propuesta(s) El mecanismo nacional de intercambio de información chequea y prioriza las propuestas de proyectos 3. Examen La Secretaría chequea las propuestas El Grupo de Expertos realiza una evaluación técnica de las propuestas de proyectos 4. Aprobación Los comités técnicos recomiendan una decisión sobre las propuestas de proyectos El Consejo toma una decisión definitiva sobre las propuestas 5. Caducidad El Consejo determina la caducidad de los proyectos 6. Financiación La OIMT selecciona los proyectos y adjudica fondos de varias fuentes, p.ej. la cuenta especial y el FCB 7. Acuerdo del proyecto La OIMT prepara un acuerdo para los proyectos aprobados /financiados Firma del acuerdo del proyecto por los representantes autorizados de la OIMT, el país miembro, el OE y las entidades colaboradoras según corresponda Manual para la formulación de proyectos Software y guía del usuario para la formulación de proyectos La OIMT sólo acredita un contacto oficial por país miembro Lista de verificación para la presentación de propuestas Límite de 3 nuevas propuestas presentadas por cada país Lista de verificación para el chequeo de propuestas Sistema de criterios y evaluación aprobado por el Consejo Informe de evaluación del Grupo de Expertos Evaluación final de los Comités Los proyectos aprobados por el Comité pueden modificarse (dentro de ciertos límites) y presentarse otra vez directamente al Consejo dentro de un plazo de 20 meses Los proyectos aprobados por los Comités pueden recibir financiación en un plazo de 26 meses, después del cual caducan si no son financiados Los donantes deben tener en cuenta los criterios generales para la financiación de proyectos Modelo de acuerdo de proyecto (AP) Revisión de las disposiciones del texto preliminar del AP Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 11

13 ETAPAS DEL CICLO DE PROYECTOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR 8. Inicio El OE presenta un informe de inicio del proyecto a la OIMT 9. Ejecución Se envía la primera remesa de fondos de la OIMT 10. Seguimiento y evaluación El OE comienza la ejecución del proyecto La OIMT envía las siguientes remesas de fondos El OE presenta estados financieros auditados anuales /final El OE selecciona a los consultores / el personal del proyecto y adquiere los bienes y servicios necesarios El OE presenta informes de avance, POAs, informes financieros e informes técnicos El CDP/CTP celebra reuniones para la revisión y evaluación del proyecto El OE y la OIMT realizan controles internos y externos respectivamente Se realizan evaluaciones intermedias y ex-post según corresponda GUÍA Después de la aprobación y financiación, el OE confirma que está en condiciones de iniciar el proyecto con instalaciones de oficina; una cuenta o subcuenta separada abierta, preferiblemente en dólares, en un banco de reputación internacional; gestiones realizadas para la contratación del personal profesional y los consultores; acuerdo(s) concluido(s) con la(s) entidad(es) colaboradora(s) y el primer POA o el plan de trabajo detallado presentado; y celebra una reunión de lanzamiento para aprobar el informe de inicio según corresponda Utilizar el formato estipulado en el manual para la presentación de informes y el seguimiento, revisión y evaluación de proyectos Presentación del informe de inicio para el envío de la primera remesa de fondos Presentación de informes de avance semestrales, POA y justificación de entrega de fondos Directrices para la selección de auditores independientes y modelo de estados financieros auditados Directrices de la OIMT para la selección de consultores y adquisición de bienes Fechas de entrega y formato estipulados en el manual para el seguimiento, revisión y evaluación de proyectos Términos de referencia (TdR) para las reuniones del CDP Directrices del manual para la presentación de informes y el seguimiento, revisión y evaluación de proyectos 12 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

14 ETAPAS DEL CICLO DE PROYECTOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR 11. Suspensión La OIMT puede suspender un proyecto si no cumple con lo estipulado en el AP 12. Cancelación El Consejo puede cancelar un proyecto por recomendación de la Secretaría en base a los criterios estipulados para la cancelación de proyectos 13. Conclusión El OE presenta un informe final y un estado financiero auditado final El Consejo declara oficialmente concluido el proyecto por recomendación de los Comités 14. Cierre La Secretaría inicia el cierre de la(s) cuenta(s) del proyecto GUÍA Empleo de fondos no autorizado en el AP y casos de fraude, mal uso de fondos, negligencia o mala administración Artículo 31 sobre criterios del Reglamento financiero y de proyectos de la OIMT Modelo de informe final y de estado financiero auditado final Aprobación del informe final y el estado financiero auditado final presentados por el OE Los Comités aprueban el proyecto concluido y el OE presenta el estado financiero auditado final y devuelve los fondos no utilizados II Identificación y formulación de proyectos 1 Elegibilidad de países/organismos ejecutores Todos los países miembros de la OIMT pueden presentar propuestas de proyectos, pequeños proyectos o anteproyectos. Para ello, deben haber pagado la totalidad de sus contribuciones a la Organización en los últimos tres años. Varios países miembros pueden presentar propuestas conjuntas, por ejemplo, para proyectos transfronterizos o regionales. Si un solo país presenta un proyecto de este tipo, debe presentar también por escrito el consentimiento y apoyo de los otros países participantes. Los organismos gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y el sector privado de un país miembro pueden desempeñarse como organismos ejecutores de los proyectos de la OIMT. El contacto oficial de la OIMT en un país miembro debe contar con un sistema de acreditación para los organismos ejecutores que propongan proyectos. Su principal criterio debe ser la capacidad financiera y administrativa de tales organismos para llevar a cabo el proyecto en cuestión, su experiencia pasada en un ámbito similar y en las actividades propuestas para el proyecto correspondiente, una trayectoria en la ejecución de proyectos de la OIMT y una cartera actual de proyectos. 2 Elegibilidad de proyectos Las propuestas de proyectos presentadas a la OIMT deben ser compatibles con el plan de acción vigente de la Organización y la política forestal nacional de los países miembros proponentes [Decisión 4(XXV), Anexo A]. Las propuestas deben también ajustarse a los objetivos de la OIMT y a las diversas directrices normativas de la Organización, disponibles en su sitio web. Sobre la base de las necesidades de los países en desarrollo, los miembros pueden presentar propuestas de proyectos y anteproyectos al Consejo en los ámbitos de la investigación y el desarrollo, la información sobre el mercado, estadísticas, transformación mayor y más avanzada de maderas en los países miembros productores, y actividades de repoblación y ordenación forestal. Los proyectos y anteproyectos deben contribuir a la consecución de uno o más objetivos de la OIMT. Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 13

15 3 Formulación de proyectos Las propuestas de proyectos presentadas por los países miembros deben ajustarse a las directrices y formato estipulados en el Manual de la OIMT para la formulación de proyectos (2008), que ofrece una guía completa para la preparación de proyectos y describe los procedimientos y directrices que deben aplicar los países miembros y organismos ejecutores en la identificación y formulación de un proyecto para su presentación a la OIMT. Este manual se encuentra disponible en el sitio web de la OIMT. Además, para facilitar la elaboración de la propuesta y asegurar la coherencia del marco lógico y los insumos y presupuestos requeridos, se han creado herramientas computarizadas que los formuladores de propuestas pueden descargar del sitio web de la OIMT. 4 Herramientas computarizadas Se recomienda a los formuladores de proyectos que utilicen el software para la formulación de proyectos de la OIMT con el fin de facilitar la elaboración de sus propuestas. Este software es de fácil uso y facilita el proceso de formulación sobre la base del Manual para la formulación de proyectos. La Guía del Usuario de este software de la OIMT ofrece una guía para el uso de estas herramientas computarizadas en la elaboración de una propuesta. Las herramientas computarizadas permitirán a los autores de propuestas generar productos sobre los siguientes aspectos de la formulación de proyectos: Análisis del problema clave y creación del árbol de problemas Análisis de los objetivos Especificación de productos para cada objetivo Creación de la matriz del marco lógico Especificación de actividades para cada producto Elaboración del plan de trabajo Identificación de los insumos requeridos para cada actividad Elaboración de tablas presupuestarias Análisis de supuestos Preparación del documento del proyecto El software y la guía del usuario se encuentran disponibles en el sitio web de la OIMT y los formuladores de proyectos pueden descargarlos para su uso en la elaboración de propuestas. 5 Categorías de proyectos Las actividades relativas a proyectos de la OIMT se clasifican en proyectos, pequeños proyectos y anteproyectos según los distintos requisitos y directrices con que cumplen. Cada una de estas categorías de proyectos tiene un formato, contenido y presentación diferente. El Manual de la OIMT para la formulación de proyectos (tercera edición, 2008) especifica el formato y contenido de estos proyectos y ofrece una orientación para la elaboración de propuestas ilustrada con ejemplos. Un proyecto es una iniciativa coordinada, dirigida a lograr uno o excepcionalmente dos objetivos específicos correctamente articulados y relacionados con un objetivo de desarrollo más amplio. Una propuesta de proyecto es el documento que contiene toda la información pertinente para la ejecución de un proyecto, inclusive la definición clara de un proceso de desarrollo, cronograma y costos, normalmente acompañados de una solicitud de financiación. 14 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

16 Los pequeños proyectos son proyectos de una duración máxima de dos años que no requieren más de una cantidad determinada de fondos de la OIMT (la cantidad es fijada por el Consejo y al momento de prepararse el presente manual era de US$ ). Como ejemplos de pequeños proyectos se pueden citar estudios y congresos relacionados con los temas de la ordenación forestal sostenible, la industria forestal o el comercio de maderas. Las propuestas de anteproyectos tienen como objetivo preparar el terreno para la formulación de una propuesta de proyecto y la elaboración de dicha propuesta. Típicamente los productos de una propuesta de anteproyecto comprenden los resultados de estudios y prospecciones, o la identificación de organismos ejecutores y actores interesados para su participación en el proyecto futuro. Cuanto mayor sea el período de ejecución del proyecto, menor será la necesidad de detallar exactamente las actividades por realizar y las estimaciones de costos. En el caso de proyectos con una duración total anticipada de cuatro (4) años o más, se recomienda su división en dos o más fases porque la ejecución de proyectos en fases ha resultado útil para reducir el problema de previsión a largo plazo. La presentación de una propuesta de proyecto completa dividida en dos o más fases permite brindar información sobre el seguimiento de cada fase y una estimación preliminar del presupuesto total. La financiación de este tipo de propuestas se busca separadamente para cada una de las fases, comenzando con la primera y a partir de allí, poco antes de finalizar cada una de las fases previas. Este enfoque en fases permite realizar los reajustes necesarios en la propuesta y presupuesto para la(s) fase(s) subsiguiente(s) que se presentarán a la OIMT. 6 Proyectos de alcance regional o mundial En general, se fomenta la presentación de proyectos de alcance regional o mundial para que tengan un valor más amplio y beneficios que vayan más allá de las instituciones y personas directamente relacionadas con el proyecto (organismo ejecutor, entidades colaboradoras y actores/beneficiarios inmediatos). El país en conjunto y otros países miembros deben de alguna forma beneficiarse con los resultados y el impacto del proyecto. Ello significa, por ejemplo, que los productos y resultados obtenidos se pueden reproducir y que la estrategia de difusión del proyecto permite extender su impacto a nivel nacional y a otros países miembros, o que la ejecución del proyecto tiene una dimensión regional o mundial. Las propuestas regionales o mundiales presentadas por un único país u organización regional pero con el apoyo de otros miembros de la OIMT deben mostrar pruebas de dicho apoyo. Estas propuestas deben contener una confirmación del firme compromiso de los países participantes para buscar seriamente los objetivos comunes y llevar a cabo actividades conjuntas, inclusive las que ya estén en curso. Estas propuestas deben ir acompañadas de cartas de apoyo de todos los países participantes firmadas por el contacto oficial o por un representante debidamente acreditado. Asimismo, se deben presentar otros documentos comprobatorios indicando cómo se originó y diseñó el proyecto. 7 Proyectos a ejecutarse en otro(s) país(es) miembro(s) de la OIMT Cuando un país miembro presenta una propuesta que comprende la ejecución de algunas actividades, o todas ellas, en el territorio de otro miembro, el país proponente debe obtener el acuerdo oficial del país en cuyo territorio se desarrollará el proyecto, o parte del mismo. El Grupo de Expertos debe indicar a los Comités si la confirmación del apoyo de otros países u organizaciones participantes es suficiente y si dicho apoyo ha sido debidamente ratificado por los gobiernos correspondientes a través de sus representantes autorizados. 8 Propuestas urgentes por situaciones de emergencia En el caso excepcional en que inesperadamente se presente una propuesta urgente que no pueda seguir todo el ciclo de proyectos y sus proponentes deseen que sea estudiada en el siguiente período de sesiones del Consejo y/o los Comités, el contacto oficial de la OIMT en el país proponente debe: Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 15

17 1) presentar por escrito a la Secretaría, dos semanas antes de la reunión del Consejo, la justificación de los motivos urgentes de la propuesta; 2) asegurar que la propuesta cumpla con el formato y contenido estipulados en el Manual para la formulación de proyectos, tercera edición, 2008; 3) garantizar que la propuesta sea distribuida a todos los miembros del comité pertinente, acompañada de una justificación por escrito indicando por qué la propuesta no puede esperar a someterse al examen de la siguiente reunión del Grupo de Expertos; 4) asegurar el apoyo verbal de, por lo menos, tres países miembros productores y tres miembros consumidores en el período de sesiones del Comité pertinente, cuando se discuta la propuesta [Decisión 5(XII), Anexo]. Un ejemplo reciente de este tipo de propuestas urgentes fue una iniciativa de rehabilitación forestal para las zonas asoladas por el tsunami en Tailandia e Indonesia. III Presentación de proyectos 1 El contacto oficial Cada país miembro debe designar a una persona y/o institución como contacto oficial nacional para tratar los asuntos específicos de la OIMT [Decisión 4(XXV), Anexo A, Sección III]. Sólo puede haber un contacto oficial en cada país miembro para evitar la confusión y la superposición de decisiones. Este contacto oficial debe estar registrado en la Secretaría de la OIMT y constituye el canal oficial de comunicación entre un país miembro y la Organización, procesando las propuestas de proyectos presentadas por los OE conforme a los procedimientos estipulados por la OIMT. Las principales funciones del contacto oficial de la OIMT son las siguientes: evaluar las ideas de proyectos presentadas por los organismos ejecutores antes de formular una propuesta de proyecto propiamente dicha; ofrecer una orientación para la formulación y ejecución de proyectos; procesar las propuestas de proyectos presentadas por los OE conforme a los procedimientos establecidos por la OIMT; priorizar las propuestas de proyectos de acuerdo con las prioridades nacionales y los objetivos y el plan de acción de la OIMT; presentar todas las propuestas de proyectos y anteproyectos de la OIMT (la Organización no acepta ninguna propuesta de proyecto o anteproyecto que no sea canalizada a través de su contacto oficial); efectuar, junto con los representantes de la OIMT, un seguimiento/control y revisión de los proyectos en ejecución; coordinar y resolver, en coordinación con la OIMT, los problemas que surjan durante la ejecución de los proyectos, que podrían llevar, por ejemplo, a la suspensión o cancelación de un proyecto debido a las causas descritas en este manual POE; participar en el CDP/CTP para la orientación y revisión de los proyectos de la OIMT; contemplar el establecimiento de un mecanismo nacional de intercambio de información para el chequeo de propuestas de proyectos o anteproyectos teniendo en cuenta las prioridades nacionales y su compatibilidad con los objetivos de la OIMT antes de su presentación (documento ITTC(XXXVI)/5 del Grupo de expertos sobre medidas para mejorar la formulación y evaluación de proyectos). 16 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

18 Las ideas de proyectos contienen información muy básica sobre el problema por abordar, el objetivo que se desea lograr, el tipo de productos previstos y, de ser posible, una primera estimación de costos. Se recomienda a los formuladores que presenten primeramente al contacto oficial nacional sus ideas de proyectos descritas en una o dos páginas. 2 Lista de verificación para la presentación de propuestas Los proponentes de proyectos (gobiernos y/u organismos ejecutores) deben asegurar que los proyectos presentados cumplan con las siguientes pautas básicas para la presentación de propuestas: 1. El formato del documento del proyecto debe ajustarse a lo estipulado en el Manual de la OIMT para la formulación de proyectos, tercera edición, 2008, que contiene una explicación detallada del procedimiento a seguir para la formulación de proyectos. 2. La propuesta debe presentarse en inglés, español o francés y debe ser traducida por la OIMT para su evaluación. 3. Los proponentes deben asegurarse de que el contenido de sus propuestas de proyectos, anteproyectos o pequeños proyectos sea completo conforme a lo estipulado (el formato varía según se describe en el Manual de la OIMT para la formulación de proyectos, tercera edición, 2008), inclusive apéndices, mapas y términos de referencia. 4. Todas las propuestas de proyectos y anteproyectos deben ser presentadas directamente por el contacto oficial de un país miembro de la OIMT [Decisión 4(XXV), Anexo A, Sección III]. No se aceptará ninguna propuesta de proyecto o anteproyecto que no sea presentada a través del contacto oficial de la OIMT. La carta de envío de la propuesta debe estar debidamente firmada por el contacto oficial. 5. Las propuestas de proyectos deben presentarse dentro del plazo fijado en el anuncio del ciclo de proyectos de la OIMT para la presentación de propuestas nuevas y revisadas y proyectos recomendados a los comités, antes de cada período de sesiones del Consejo siguiendo la hora de Japón. 6. En vista de la limitada cantidad de propuestas de proyectos que puede examinar el Grupo de Expertos para la Evaluación Técnica de Propuestas de Proyectos, es conveniente limitar el número de nuevas propuestas presentadas a no más de tres por reunión del Grupo de Expertos y presentar una lista de las propuestas por orden de prioridad para su consideración por el Grupo de Expertos. 7. Se sugiere a los contactos oficiales que tengan en cuenta las recomendaciones formuladas por el grupo de expertos sobre medidas para mejorar la formulación y evaluación de proyectos [documento ITTC(XXXVI)/5], en particular con respecto al establecimiento de un mecanismo nacional de intercambio de información para el examen preliminar de las propuestas de proyectos o anteproyectos antes de su presentación, teniendo en cuenta las prioridades nacionales y su compatibilidad con las metas de la OIMT. 8. Se recuerda a los miembros que decidan retirar sus propuestas de proyectos después de haberlas presentado, que al momento de retirar las propuestas ya se habrá incurrido en considerables gastos de traducción y tiempo de tramitación con relación a las mismas. Por lo tanto, se ruega a los gobiernos miembros tomar una decisión definitiva con respecto al respaldo de las propuestas antes de presentarlas y tener en cuenta que no se podrán aceptar enmiendas después de la fecha límite, ya que las propuestas son procesadas de inmediato y enviadas a los integrantes del Grupo de Expertos. 9. La redacción de la propuesta debe ser clara y adecuada para permitir su evaluación. 10. Las propuestas de proyectos deben ser de un máximo de 30 páginas (de una sola faz), mientras que las propuestas de anteproyectos deben tener una longitud máxima de 15 páginas (de una sola faz) (Referencia: Manual de la OIMT para la Formulación de Proyectos, Tercera edición). Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 17

19 11. Los proponentes deben tener en cuenta también que un número muy alto de propuestas, propuestas exageradamente largas, o errores en la ortografía, sintaxis o en los cálculos presupuestarios, implican una carga inmanejable para la Secretaría y para los traductores de la OIMT debido a las limitaciones de tiempo dentro del ciclo de veintidós semanas. 12. Las propuestas se deben preparar en tamaño de página A4 utilizando el tipo de letra Arial, tamaño Los miembros deben enviar por correo privado internacional (courier) una copia limpia de sus propuestas, sin enmiendas escritas a mano, con una versión electrónica en formato MS Word 2003 para Windows (o una versión anterior). La propuesta se debe presentar en un solo archivo electrónico integrado que incluya cuadros, mapas y anexos. 14. Si el Grupo de Expertos recomienda la revisión de una propuesta, el miembro proponente debe indicar en la versión revisada todas las adiciones, omisiones o enmiendas para agilizar el proceso de traducción. Dichas enmiendas podrán indicarse, por ejemplo, subrayando los cambios, o marcándolos en negrita, o con resaltador. Todos los cambios hechos al texto original deben marcarse claramente y se deben adjuntar a la propuesta notas aclaratorias sobre los cambios realizados. Las propuestas de proyectos revisadas que no tengan los cambios marcados no serán consideradas por el Grupo de Expertos ni los Comités Técnicos. 15. Las propuestas que hayan sido rechazadas por la OIMT después de haberse presentado tres veces (es decir, después de dos revisiones) no pueden volver a presentarse. 16. Las propuestas deben contener una confirmación del firme compromiso de los países participantes para buscar seriamente los objetivos comunes y llevar a cabo actividades conjuntas, inclusive las que ya estén en curso. 17. No se aceptarán propuestas incompletas. 3 Mecanismo nacional de intercambio de información En general se recomienda a los países miembros que establezcan un mecanismo nacional de intercambio de información conforme a las recomendaciones del grupo de expertos para mejorar la formulación y evaluación de proyectos y la decisión adoptada por el Consejo en tal respecto [Decisión 3(XXXVII)]. Función El mecanismo nacional de intercambio de información ayudará al contacto oficial a chequear las propuestas de proyectos o anteproyectos, antes de su presentación, teniendo en cuenta su compatibilidad con las prioridades nacionales y los objetivos de la OIMT. Este mecanismo se desempeñará como una secretaría técnica del contacto oficial del país para la evaluación detallada y la priorización de las propuestas. Debe también evaluar las ideas de proyectos de los organismos ejecutores si se presentan al contacto oficial antes de la elaboración de las propuestas de proyectos propiamente dichas. Por otra parte, este mecanismo se encargará de chequear que las propuestas estén completas y se hayan preparado con el contenido y formato apropiado a fin de permitir su correcta evaluación. Composición El mecanismo nacional de intercambio de información estará integrado por funcionarios y personal del contacto oficial del país relacionados con actividades de ordenación y manejo forestal sostenible y comercio de maderas. Lo ideal es que los integrantes principales estén familiarizados con las normas y procedimientos del ciclo de proyectos de la OIMT. También se puede invitar a participar en este mecanismo a los representantes de la OIMT, los organismos ejecutores y las entidades colaboradoras, así como instituciones académicas u organizaciones profesionales. El trabajo se llevará a cabo a través de reuniones de evaluación, revisión de documentos pertinentes de la OIMT y del país, entrevistas con los actores interesados y visitas en el terreno, de ser necesario. 18 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

20 Por ser una iniciativa del país miembro, el mecanismo nacional de intercambio de información deberá ser respaldado con suficientes recursos por el gobierno correspondiente. La OIMT, a través de una decisión del Consejo, puede facilitar alguna ayuda con la organización y administración de este mecanismo institucional. 4 Número y priorización de proyectos En vista del limitado número de propuestas de proyectos que puede examinar el Grupo de Expertos para la Evaluación Técnica de Propuestas de Proyectos, se recomienda a los países miembros que limiten el número de nuevas propuestas de proyectos presentadas a no más de tres por reunión del Grupo de Expertos y el contacto oficial de la OIMT debe presentar una lista de las propuestas por orden de prioridad para su consideración por el Grupo de Expertos en el caso en que se presente más de una propuesta de (ante)proyecto en un mismo ciclo [Decisión 4(XXV), Anexo A, Sección III, y Decisión 3(XXXVII)]. En el caso de proyectos enmendados presentados nuevamente al Grupo de Expertos, los países miembros con más de una presentación deben también dar prioridad a los comentarios del grupo, especialmente en lo relativo a la compatibilidad de los proyectos con los objetivos y el plan de acción de la OIMT además de otras directrices y los criterios de los países. 5 Fechas de entrega El calendario del ciclo de proyectos de la OIMT establece que la fecha de entrega de las propuestas de proyectos y anteproyectos para su consideración en el siguiente período de sesiones del Consejo es dos semanas después del final del período de sesiones anterior. Las fechas exactas para la presentación de propuestas se anuncian a todos los países miembros a través del calendario del ciclo de proyectos correspondiente al período de sesiones específico, distribuido como documento informativo. El calendario se coloca también en el sitio web de la OIMT. Las propuestas que no se presenten dentro de los plazos fijados por la OIMT no serán consideradas para la evaluación. 6 Nueva presentación de proyectos aprobados Los proyectos aprobados que no hayan sido financiados dentro de un período de validez de 20 meses pueden ser revisados y presentados nuevamente al Consejo (Comité). Si no se vuelve a presentar, el proyecto pierde su condición de aprobado [Decisión 2(X)] y es afectado por la cláusula de caducidad. IV Examen de las propuestas de proyectos 1 La función de la Secretaría La Secretaría de la OIMT debe asegurar que la propuesta presentada por los países miembros pueda ser correctamente evaluada por el Grupo de Expertos. Para ello, debe verificar lo siguiente: La propuesta fue presentada por un país miembro a través de su contacto oficial de la OIMT. Se presentó dentro del plazo fijado en el calendario del ciclo de proyectos para la presentación de propuestas, basado en el ciclo de proyectos aprobado a través de las decisiones 7(XXI) y 3(XXXVII). Se ajusta al formato y contenido estipulados en la tercera edición del Manual de la OIMT para la formulación de proyectos (2008). Está escrita en un lenguaje apropiado y comprensible. La propuesta está correctamente categorizada como proyecto, pequeño proyecto o anteproyecto. Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 19

21 La Secretaría debe también presentar al Grupo de Expertos una reseña de la propuesta, destacando el origen y los objetivos del proyecto y resumiendo otros datos de interés necesarios para su evaluación, así como los resultados de otros proyectos o anteproyectos anteriores que sean pertinentes. La Secretaría debe proporcionar anticipadamente a los miembros la información sobre el calendario del ciclo de proyectos para cada período de sesiones del Consejo. Dicho calendario se basa en las decisiones 7(XXI) y 3(XXXVII) aprobadas en relación con el ciclo de proyectos de la Organización. La propuesta se ajusta a todas las normas y procedimientos relativos a proyectos de la OIMT aprobados a través de la Decisión 8(XXVII). Además de chequear las propuestas antes de su presentación al Grupo de Expertos, la Secretaría debe realizar las siguientes tareas: proporcionar servicios administrativos y de apoyo al grupo de expertos; traducir las propuestas al inglés; efectuar las gestiones necesarias para fijar la fecha, duración e información necesaria para la reunión del grupo de expertos; transmitir las comunicaciones oficiales de los países miembros y contactos oficiales al grupo de expertos, por ejemplo, la priorización de proyectos; clasificar las propuestas en las distintas divisiones de la OIMT y determinar si se trata de nuevos proyectos o indicar el número de revisiones presentadas en el caso de proyectos enmendados. Para facilitar el proceso de examen de propuestas, la Secretaría adjudica los proyectos y anteproyectos presentados a evaluadores primarios y secundarios de un país miembro consumidor y un país miembro productor entre los doce integrantes del grupo. De este modo, antes de la evaluación general de todos los expertos y la adopción de decisiones, se realiza una presentación detallada y un examen preliminar de los proyectos. En el proceso de adjudicación de propuestas se debe tener en cuenta la objetividad de los evaluadores, de modo que un experto de un país cuya propuesta está siendo evaluada no puede ser el presentador primario ni secundario de dicha propuesta. Como norma general, no se deben asignar los mismos evaluadores para varios proyectos de un mismo país. Varios funcionarios y miembros del personal de la OIMT asisten a las reuniones del Grupo de Expertos para ofrecer explicaciones y proporcionar información básica sobre distintos aspectos de las propuestas. Toman nota además de las deliberaciones sobre las evaluaciones generales y recomendaciones específicas y sobre las decisiones del Grupo en relación con las distintas propuestas. El funcionario o miembro del personal de la Secretaría correspondiente prepara un resumen de la evaluación de cada proyecto examinado en la reunión del Grupo de Expertos, el que posteriormente es finalizado por el Grupo. El resumen de los resultados se adjunta al informe del Grupo de Expertos y se distribuye a los países miembros para la revisión de las propuestas y otras medidas. La Secretaría debe ofrecer apoyo técnico al Grupo de Expertos sin influir en sus decisiones. 2 La función del Grupo de Expertos El Grupo de Expertos para la Evaluación Técnica de Propuestas de Proyectos (GE) se estableció a través de la Decisión 6(IX) y se extendió mediante la Decisión 2(X), teniendo en cuenta el aumento de las actividades operativas de la Organización y la necesidad de fortalecer la capacidad de la Secretaría en la evaluación técnica de las propuestas de proyectos antes de su presentación a los Comités. Composición Los miembros del Grupo de Expertos son nombrados por el Consejo en base a sus conocimientos técnicos y teniendo en cuenta los principios del equilibrio geográfico y la rotación de los integrantes. Seis de los miembros del Grupo son de países productores y otros seis de países consumidores. El nombramiento es por un período de dos años, con la posibilidad de extenderlo a tres años si así lo 20 Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT

22 desea la región correspondiente [Decisiones 7(XXI) y 7(XXII)]. Asimismo, se tienen en cuenta las ventajas de asegurar cierta continuidad en la composición del Grupo. Se recomienda a los países miembros que mantengan una lista de expertos para la elección de los integrantes del GE. Términos de referencia del Grupo de Expertos Las funciones del Grupo de Expertos son las siguientes: (i) Evaluar las nuevas propuestas de proyectos y anteproyectos presentadas a la Organización. Todas las recomendaciones del Grupo para modificar estas propuestas deberán hacerse exclusivamente con el propósito de asegurar su calidad técnica. (ii) Analizar estas propuestas de proyectos para estudiar su relación con el mandato, el plan de acción y los programas de trabajo de la OIMT (en los ámbitos de la información económica e información sobre el mercado, repoblación y ordenación forestales, e industrias forestales), así como su compatibilidad con las directrices y políticas de la Organización, pero sin establecer un orden de prioridades entre ellas. (iii)en los casos en que se recomiende una reformulación de la propuesta con importantes enmiendas, los expertos requerirán efectuar un examen final de la versión enmendada de la propuesta en cuestión, previo a su presentación al Comité pertinente de la OIMT. (iv) Presentar los resultados de su evaluación técnica de las propuestas de proyectos y anteproyectos a los gobiernos proponentes y al Consejo y los Comités de la OIMT, por intermedio de la Secretaría de la OIMT. (v) El Grupo de Expertos deberá tener en cuenta los informes de otros grupos de expertos anteriores. Al evaluar los proyectos y anteproyectos, el Grupo de Expertos también deberá tener en cuenta lo siguiente: (a) su compatibilidad con los objetivos del CIMT de 1994 y la condición de que todos los proyectos y anteproyectos deben contribuir al logro de uno o más objetivos del Convenio; (b) sus efectos ambientales y sociales; (c) sus efectos económicos; (d) su eficacia en función de los costos; (e) la necesidad de evitar la duplicación de esfuerzos; (f) cuando corresponda, su relación e integración con las actividades de la OIMT relacionadas con políticas y su compatibilidad con el Objetivo 2000 y las directrices aprobadas por la OIMT, incluidas las siguientes: Directrices de la OIMT para la ordenación sostenible de los bosques tropicales naturales, 1990; Directrices de la OIMT para el establecimiento y la ordenación sostenible de los bosques tropicales plantados, 1993; Directrices para la conservación de la diversidad biológica en los bosques tropicales de producción, 1993; Directrices de la OIMT para el manejo de incendios en los bosques tropicales, 1996; y Otros documentos normativos pertinentes de la OIMT, por ejemplo, los criterios e indicadores, el plan de acción sobre manglares, las directrices para la rehabilitación de bosques tropicales secundarios y degradados, y directrices para la restauración del paisaje forestal. 3 Examen de las propuestas El Grupo de Expertos debe analizar estas propuestas de proyectos para estudiar su relación con el mandato, el plan de acción y los programas de trabajo de la OIMT, pero sin establecer un orden de prioridades entre ellas. Manual sobre procedimientos operativos estándar para el ciclo de proyectos de la OIMT 21