Fernando Jerez Alonso. Presidente de la Fundación CEEI Talavera de la Reina-Toledo

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3 a implantación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) ha dejado de ser una asignatura pendiente para la L gran mayoría de pequeñas y medianas empresas de la provincia de Toledo. Sin embargo, todavía hoy encontramos dificultades a la hora de entender correctamente las oportunidades que nos ofrece este cambio tecnológico y muchas veces no disponemos de los conocimientos necesarios para comprender la potencialidad de las herramientas TIC en nuestro entorno de trabajo. La Fundación Centro Europeo de Empresas e Innovación, CEEI Talavera de la Reina-Toledo, preocupada siempre por la innovación y la tecnología como elementos indispensables de cualquier empresa que desee competir en el difícil mercado actual, ha querido poner a disposición de todos los emprendedores y todas las pymes de la provincia esta completa GUÍA TIC, una herramienta básica de consulta sobre el proceso de informatización de cualquier empresa y los elementos que han de ser tenidos en cuenta en el gran salto que supone pasar de lo manual a lo informatizado. La Guía TIC de CEEI Talavera de la Reina-Toledo profundiza en todos los temas relacionados con la introducción del ordenador en el mundo laboral. Y, a modo de manual, explica pormenorizadamente cuáles deben ser nuestras prioridades y qué soluciones son las más acertadas en cada caso concreto. Basada en experiencias reales de empresarios que han vivido de primera mano la informatización de sus oficinas, esta guía es una forma rápida y amena de entender por qué es tan necesario reconvertir nuestros métodos de trabajo en sistemas informatizados que se adapten a los tiempos actuales. Algo que, sin duda, nos garantiza tanto la competitividad como la solidez de cada una de nuestras acciones. Los empresarios no podemos ignorar los avances del mundo tecnológico. Es nuestra responsabilidad, como agentes activos en la generación de riqueza, adaptarnos a esta era de la Información y la Comunicación con las herramientas que se ponen a nuestra disposición. Fernando Jerez Alonso Presidente de la Fundación CEEI Talavera de la Reina-Toledo 1

4 L a Fundación Centro Europeo de Empresas e Innovación, CEEI-Talavera de la Reina Toledo, es uno de los CEEIs creados desde 1984 por iniciativa de la Comisión de las Comunidades Europeas a través de la Dirección General de Política Regional y Cohesión (D.G XVI) para apoyar la creación de pequeñas y medianas empresas innovadoras e impulsar la puesta en marcha de nuevas actividades en las pymes existentes en la provincia de Toledo. CEEI Talavera de la Reina Toledo es una fundación sin ánimo de lucro, constituida en el año Esta institución nace por iniciativa de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Toledo, que implica en este proyecto a varias instituciones castellano manchegas, que adquieren el compromiso de crear un organismo que apoye y colabore, por un lado, a la plena integración de los emprendedores en el mundo empresarial, y, por otro, a las empresas constituidas a mejorar su competitividad en el mercado en el cual desarrollan su actividad, consiguiendo con todo ello dinamizar el tejido industrial y empresarial de la provincia de Toledo. CEEI Talavera de la Reina- Toledo se rige por un Patronato, que está integrado por la Consejería de Industria y Tecnología de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Toledo, el Ayuntamiento de Talavera de la Reina, la Diputación de Toledo, Caja Castilla La Mancha, la Universidad de Castilla La Mancha y la Federación Empresarial Toledana. Además, CEEI Talavera de la Reina-Toledo forma parte de EBN (European Business and Innovation Centres Network), una asociación científica y técnica con sede en Bruselas, organismo internacional sin ánimo de lucro, creado para gestionar el trabajo de red de los CEEIs. La red cuenta actualmente con más de 200 miembros, de los cuales algo más de 150 son miembros de pleno derecho que se encuentran en más de 20 países europeos y 50 miembros asociados se sitúan en Europa e, incluso, fuera de sus fronteras. EBN, a su vez, está organizada en redes nacionales. En el caso español se trata de AN- CES (Asociación Nacional de CEEIs Españoles), que agrupa 23 centros y colabora en la potenciación y difusión de los CEEIs, aportando su experiencia en creación y diversificación de empresas innovadoras. Los objetivos de CEEI Talavera de la Reina Toledo se centran en el apoyo técnico necesario para la puesta en marcha de nuevas iniciativas empresariales basadas en la innovación o la diversificación y en promover la mejora de la gestión tecnológica en pymes ya creadas. Entre los servicios que ofrece se encuentran: Asesoramiento para la creación y desarrollo de empresas innovadoras. Evaluación de proyectos empresariales. Asesoramiento empresarial total: asesoría de gestión integral permanente, plan de negocio, comercial, financiero, asesoramiento administrativo del negocio. 2 Información sobre ayudas y subvenciones. Formación. Empresa- Motivación rial. Implantación de sistemas de calidad. Vivero de Empresas. Desde febrero de 2005, CEEI Talavera de la Reina Toledo gestiona el vivero de empresas, un espacio de metros cuadrados destinado a nuevas empresas de carácter innovador y/o base tecnológica. El vivero ofrece a los emprendedores un espacio físico, especialmente diseñado para ellos, donde pueden disponer de amplias instalaciones y de todos los servicios necesarios para el desarrollo de su actividad durante sus tres primeros años de vida. El Vivero de Empresas cuenta con sala de conferencias, salas de juntas, acceso a internet, etc. Dispone de locales para emprendedores desde 18 m2, cuyo tamaño se adapta a las necesidades de cada empresa y están equipados para su inmediata puesta en marcha. Las empresas instaladas se benefician de una serie de servicios comunes (fax, teléfono, fotocopiadora, servicios de información y traducción, salas de reuniones, internet, etc.), además del asesoramiento continuo e integral por parte del equipo técnico de CEEI Talavera de la Reina- Toledo para poder consolidar su actividad.

5 ADQUISICIÓN DE UN ORDENADOR Qué nos aportan los ordenadores? Con la entrada del ordenador en el mundo laboral hemos conseguido una mayor eficacia en nuestro quehacer diario y un mejor control de la información. Con ello somos capaces de poder ahorrar espacios en nuestras oficinas y poder sacar el historial de nuestra clientela en décimas de segundo, sin necesidad de tener que recorrer toda la oficina en busca del archivador adecuado. Imaginémonos por unos minutos una empresa familiar que su actividad empresarial es la venta e instalación de cortinas en viviendas. Esta empresa está formada por dos personas: una de éstas atiende la tienda y la otra toma medidas y realiza las instalaciones en las viviendas de la clientela. El ciclo productivo de la empresa empieza en el momento que la clientela se dirige a la tienda a solicitar cita para la toma de medidas del hogar. Esta cita es anotada en una agenda y posteriormente se toman las medidas en los hogares y se apuntan en un cuaderno. Una vez tomadas las medidas se realiza el presupuesto mediante una maquina de escribir y, en el caso de ser aprobado, se genera el pedido de las telas a la empresa proveedora oportuna y se elabora una factura. Esta factura es emitida de la misma manera que el presupuesto y una vez realizado el encargo se archiva en formato papel y el presupuesto no aprobado se desecha. Uno de los problemas que se encuentra la empresa es a la hora de hacer un mailing general a toda la clientela. Esto les lleva mucho tiempo, ya que tienen que buscar en todos los archivadores de la oficina los datos de toda la clientela que han tenido en alguna ocasión. Hasta el momento es todo normal, como en cualquier otro negocio no informatizado, pero si decimos que toda esta gestión ha sido realizada mediante un cuaderno, un teléfono y una maquina de escribir nos daríamos cuenta que a lo largo de los 18 años que llevan realizando esta actividad habrá personas que no les han terminado de pagar en su totalidad las facturas emitidas, la contabilidad ahora la administra otra empresa y se les han podido extraviar expedientes de la clientela o bien ni siquiera los guardan, o no disponen de espacio en la oficina para guardar todos los archivadores de los últimos 5 años. Con la informatización de este negocio, conseguiríamos una serie de ventajas, como: 1º Automatización de las tareas: Con ello conseguiremos automatizar la realización de presupuestos y emisión de las facturas, disponibilidad de una Base de Datos con toda la clientela y ventas que se han realizado, al igual que la disponibilidad de un análisis de las telas mas vendidas. 2º Control Económico y Financiero: Disponibilidad de datos financieros sin esperar a finales de mes. Consiguiendo con ello un mejor manejo de la información de los beneficios o gastos en cualquier fecha, sin esperar al diagnóstico de la asesoría que lleva las cuentas. 3º Control de la Información: Con ello conseguiremos disponer de información, tanto de nuestra clientela como de las empresas proveedoras, sin necesidad de buscar en los archivadores de la oficina, eliminando así la posibilidad de duplicidad de la información. Otra de las ventajas de disponer de un control mayor de la información, es la posibilidad de disponer de datos de nuestra clientela, tales como: clasificación por edades, sexo, población, consumo realizado... 4º Ahorro de espacio: Con la ayuda de los ordenadores podremos disponer de todo aquel espacio de la oficina que en la actualidad está ocupado por baldas con archivadores de facturas. 5º Ahorro de Tiempo: Los ordenadores nos permiten buscar información de la clientela en menor tiempo, posibilitándonos incluso utilizar un filtro para hacer la búsqueda de la información que necesitamos en cada momento y sin tener que tocar el resto. Por lo tanto, podremos utilizar ese tiempo, que hemos ganado, en otras actividades empresariales. 6º Seguridad: Alguien ha pensado alguna vez que pasaría si la oficina tuviera algún desastre natural o bien un simple incendio o inundación? Con la informatización de nuestra oficina podremos tener la ventaja de realizar copias de seguridad periódicas, con el objeto de tener siempre una copia de respaldo con la información a salvo de todo el trabajo realizado y de toda nuestra clientela. Alguien ha pensado alguna vez que pasaría si la oficina tuviera algún desastre natural o bien un simple incendio o inundación? 3

6 ADQUISICIÓN DE LICENCIAS La importancia de las licencias de software La compra de licencias de software es obligatoria para el cumplimiento de la legalidad, ya que de lo contrario estaríamos infringiendo la misma y podríamos sufrir sanciones económicas por cualquier agente legal. La adquisición de licencias de todo el software que disponemos en cada ordenador nos aporta una serie de utilidades que podrían reflejarse de la siguiente manera: Cumplir con la legalidad vigente: Debemos adquirir todas las licencias del software que tenemos instalado en nuestros ordenadores o que instalaremos. Debemos exigir a la empresa p r o v e e d o r a dicha licencia o licencias. Poniendo un ejemplo más, la adquisición de estas licencias se podría comparar a la compra de CDs de música. A la hora de adquirir este CD de música pagamos unos derechos de autor. En el caso se las licencias de software estaríamos hablando de algo muy parecido. Actualización de las diferentes aplicaciones: A la hora de adquirir una licencia de software disponemos de una serie de ventajas. Entre éstas se encuentran las actualizaciones de software desde el mismo momento que se adquiere la licencia. Cabe la posibilidad de recibir las actualizaciones que vayan saliendo, o bien a través de Internet. Estas actualizaciones deben ser contratadas previamente. Garantía ante un posible mal funcionamiento de la aplicación instalada: En el momento que adquirimos una licencia dispondremos de una serie de garantías ante las mismas. Por ejemplo, con la adquisición de una licencia legal, dispondremos de una serie de indicaciones de utilización, donde se nos especificará la compatibilidad entre aplicaciones o sistemas operativos, por lo que podremos evitar un mal funcionamiento de algunas aplicaciones o de nuestro ordenador. Por qué exigir el CD original de nuestro software adquirido?: A la hora de comprar un software o un ordenador, deberemos exigir los CDs originales con las herramientas en cuestión para que el ordenador funcione adecuadamente. Este CD nos servirá como soporte a la hora de reinstalar todos los programas en el caso de necesitarlo. Si pusiéramos el caso de una empresa que decide adquirir un ordenador con la herramienta Office y un antivirus, nos daríamos cuenta que en muchas ocasiones solo nos proporcionarían un CD con lo esencial para que el equipo funcione, además de las aplicaciones mencionadas anteriormente. Es aquí cuando deberíamos exigir las licencias del paquete Office y del propio antivirus. Con ello estaríamos adquiriendo los derechos de estas herramientas, pudiendo registrar el producto a través de Internet y poder así recibir las actualizaciones que vayan saliendo a lo largo del primer año. Posteriormente habrá que inscribirse y pagar cada año por recibir dichas actualizaciones. Las instalaciones de los diferentes programas o aplicaciones se aconseja que sean realizadas por personal cualificado, aunque hoy en día cualquier persona es capaz de instalar el paquete Office o un simple antivirus. El porqué de la instalación por personal cualificado se debe a que en el momento de instalar el programa o los programas creemos que con dar al botón siguiente a todo es suficiente, y, en muchos casos, cuando hemos terminado de instalar el producto nos deja de funcionar otra herramienta o la propia que hemos instalado no funciona como nosotros queremos. La compra de licencias de software es obligatoria para el cumplimiento de la legalidad. Debemos adquirir todas las licencias del software que tenemos instalado en nuestros ordenadores o que instalaremos. Debemos exigir a la empresa proveedora dicha licencia o licencias. 4

7 ADQUISICIÓN DE PERIFÉRICOS Qué nos aportan los periféricos? a cada periférico. La empresa Alp se dedica a tramitar diferentes siniestros de una aseguradora, para lo que utiliza el ordenador y una serie de periféricos. El ordenador en sí no es más que una maquina que sin la ayuda de las herramientas ofimáticas no es capaz de realizar nada. Un periférico es un componente externo de un ordenador que potencia la capacidad de éste y permite la entrada y/o salida de datos. El término suele aplicarse a los dispositivos que no forman parte indispensable de un ordenador y que son, en cierta forma, opcionales. Aunque también se suele utilizar habitualmente para definir a los elementos que se conectan externamente al ordenador. Los periféricos son dispositivos externos que se conectan a los ordenadores para realizar funciones específicas, siendo los más utilizados: Impresora: Es el periférico capaz de poder imprimir toda la información creada mediante el ordenador. Scanner: Es el periférico utilizado para la digitalización de diferente material, con el objeto de poder manipular o archivar dicho material en el propio ordenador. Cámara Digital: Es el periférico utilizado para la realización de fotografías. Posteriormente se necesita de un ordenador para su manipulación. Grabadora de CD: Este periférico es utilizado para la realización de copias de seguridad del sistema informático. Ratón, teclado, monitor, MODEM, etc... La adquisición de periféricos en las oficinas viene dada por la necesidad de las personas usuarias para poder manipular la información de la que disponen en los ordenadores en otros formatos, para lo que se utilizan diferentes periféricos con los que poder extraer la información o bien introducirlos en los mismos. El periférico mas utilizado en la oficina es la impresora, permitiéndonos ésta disponer de la información en formato papel. Situándonos en una empresa cualquiera en la que se dispone de un ordenador, podremos ver la utilidad que se da Una vez la empresa ALP ha diseñado un documento o bien una hoja de cálculo, deberá de presentarlo a su aseguradora, para lo que utiliza dos métodos. Un primer método es enviarlo mediante el correo electrónico y un segundo imprimirlo para posteriormente enviarlo vía correo ordinario, para lo que se necesita la impresora. La familia de periféricos es muy extensa, ya que periféricos son todos aquellos equipos externos que se conectan a los ordenadores, con el objeto de poder facilitar tareas que el propio ordenador no es capaz de realizar. Por ejemplo, un periférico que se hace imprescindible en cualquier oficina hoy en día, es una impresora, siendo ésta capaz de imprimir y duplicar en papel la información ya existente en formato electrónico. Volviendo al caso de la empresa ALP, podemos observar que debido a las funciones que cumple esta empresa, se necesitan hacer fotografías de los siniestros registrados, para lo que utilizan una cámara digital. A este tipo de cámaras se les considera también periféricos, ya que es necesaria la conexión de éstas a los ordenadores. Periféricos son todos aquellos equipos externos que se conectan a los ordenadores, con el objeto de poder facilitar tareas que el propio ordenador no es capaz de realizar. 5

8 IMPRESORAS Cómo saber qué impresora debemos utilizar? Las impresoras son periféricos externos con los cuales podemos realizar funciones que con el ordenador solo no podríamos realizar. Los periféricos mas habituales y necesarios son los siguientes: Ratón, Teclado, Monitor, Impresoras. Debido a los conocimientos que tenemos y de la utilización que se da a cada uno de ellos nos vamos a centrar en los diferentes tipos de impresoras que existen y en que caso utilizar una u otra. IMPRESORA DE IMPACTO O MATRICIAL Este tipo de impresora recibe el nombre de Impacto, ya que su funcionamiento se debe al impacto de unas pequeñas piezas. La calidad del texto y la velocidad son muy altas comparándolas con otros modelos de impresoras, además de permitir obtener copias de un mismo documento en papel de carbón. Aunque la resolución no sea muy alta es posible obtener gráficos de cierta calidad, pero en blanco y negro. Este tipo de impresoras es utilizada habitualmente en oficinas para realizar listados, nóminas, facturas o albaranes por duplicado. Uno de los inconvenientes es el ruido que produce y la falta de repuestos. En general, las impresoras matriciales tienen un precio reducido, calidad medio-baja, escaso mantenimiento y alta capacidad de impresión. Quedan pocas firmas fabricantes, y entre éstas destaca Epson. Cuándo utilizar esta impresora? La empresa ALP emite sus propias nóminas, por lo que necesita de una impresora capaz de realizar duplicados, ya que la persona trabajadora se queda con una copia y la propia empresa otra. Otra situación dentro de una empresa por lo que necesitaría una impresora matricial es la emisión de facturas y la necesidad de realizar diferentes copias de las mismas. IMPRESORAS DE TINTA DE INYECCIÓN Las impresoras de inyección utilizan tinta impulsada hacia el papel mediante un mecanismo denominado inyector. Los modelos antiguos de impresoras por inyección utilizaban para escribir en color dos tipos de cartuchos, uno negro y otro de color; el negro era sustituido por otro de color cada vez que se quería escribir algo de un color diferente a éste. En la actualidad, este tipo de impresoras utiliza dos cartuchos simultáneos: uno de color y otro negro. Este tipo de cartuchos son bastante caros. Esta impresora es utilizada principalmente en el ámbito doméstico. También es utilizada por las personas que no necesitan trabajar con papel continuo ni con copias múltiples, y por personas que necesitan imprimir ocasionalmente logotipos, gráficos o pequeñas imágenes. Con este tipo de impresoras se obtiene una calidad aceptable. Las firmas fabricantes más destacadas son HP y Epson. Este tipo de impresora es utilizada mayoritariamente en empresas o en hogares con el objeto de poder realizar copias en color, donde los logotipo o presentaciones deben tener una presentación aceptable. Este tipo de impresora viene siendo la más utilizada en hogares domésticos con el objeto de poder imprimir fotografías o bien gráficos concretos. IMPRESORAS LÁSER La impresora láser funciona mediante un pequeño tambor de polvo fino llamado tóner. Este elemento también es utilizado por las fotocopiadoras. La imagen se adhiere al toner electrostáticamente mientras el tambor sigue girando, encontrándose a su paso con la hoja en la que el toner se queda impreso. Este tipo de impresoras utiliza una pequeña memoria donde guarda todo lo que se va a imprimir para posteriormente ir imprimiendo. Lo único que puede considerarse un problema en las impresoras láser es que, aún existiendo impresoras en color, son excesivamente caras, por lo que solo se utilizan las que imprimen en blanco y negro. Las impresoras láser son muy resistentes, muy rápidas y silenciosas; mucho más que las matriciales o de tinta, y aunque la inversión inicial a realizar en una impresora láser es mayor que en una de inyección, en un futuro el tóner sale más barato que los cartuchos de tinta y por lo tanto se recupera la inversión realizada en la compra. Por todo ello las impresoras láser son idóneas para entornos de oficina con una intensa carga de impresión, donde se busca la velocidad, la calidad y el escaso coste de manutención. Las impresoras láser son utilizadas en empresas donde se realiza gran número de copias, y donde no se realizan las impresiones en color. Por ejemplo, la empresa ALP realiza numerosos documentos de muchas páginas, por lo que utiliza la impresora láser, ya que con otro modelo llevaría mucho más tiempo imprimir el mismo número de páginas suponiendo un gasto más elevado. De esta manera se ahorra en tiempo y dinero. El cartucho de tóner utilizado por la impresora láser puede imprimir cerca de 4000 páginas. Las impresoras matriciales son utilizadas en empresas que necesitan realizar duplicados, así como documentos o facturas en papel continuo. Las impresoras de inyección son utilizadas en empresas o en hogares donde se realiza la impresión en color o donde no se imprimen grandes cantidades de papel. Se recomienda el uso de las impresoras láser en empresas donde se imprime gran cantidad de páginas y no es necesaria la utilización del color. 6

9 ACTUALIZACIÓN DE LOS ORDENADORES Por qué actualizar nuestros ordenadores? Con el paso de los años nos vemos en la necesidad de actualizar nuestros ordenadores, ya que de otra manera no podríamos conectar a éstos ningún periférico actual o no podríamos instalar ningún programa de gestión actual. Esto se debe en gran parte al diseño en el que se realizan los mismos: los ordenadores se ven en la necesidad de disponer de más capacidad para poder mover las nuevas aplicaciones. La empresa ALP se formo hace 5 años con la intención de gestionar todos los siniestros de una aseguradora. Para ello, se adecuó un local y se adquirieron dos ordenadores junto con una impresora y un fax, pues la empresa era consciente de las ventajas que proporcionarían las tecnologías en el trabajo del día a día. Con el paso de los años, se ha ido ampliando el negocio y en estos momentos se cuenta con cuatro profesionales. En la actualidad y tras comprobar la ventaja que supone la utilización de diferentes tecnologías en el negocio, se decide realizar alguna inversión más. Viendo las necesidades se decide comprar una cámara digital que le facilite la manipulación y la gestión de las fotografías que se realizan en los siniestros y poder así ahorrar en el revelado de las fotos y disponer de más espacio al no necesitar más que un ordenador para archivar todas esas fotos. Por otro lado se adquiere una Impresora de color, con el objeto de poder imprimir todo tipo de documentos y cartas con su logotipo. Otra de las mejoras es la utilización del correo electrónico. De esta manera la velocidad de comunicación con la clientela y las empresas aseguradoras se agiliza. Con estas mejoras se podrá ahorrar tiempo en enviar por correo ordinario los presupuestos y los partes de los siniestros a la empresa aseguradora. La directora de la empresa ALP dispone de conocimientos informáticos, pero no conoce las herramientas que necesita para llevar a cabo sus propósitos de mejora, por lo que se dirige a un centro informático para que le hagan un estudio de sus necesidades. Una vez realizado el estudio de los ordenadores y los recursos y limitaciones, le recomiendan realizar una serie de mejoras en el equipamiento informático, ya que éstos tienen 5 años y no ofrecen recursos suficientes para la instalación de periféricos. Uno de los problemas que podemos encontrar habitualmente a la hora de adquirir nuevos equipos informáticos, son los recursos de los ordenadores que disponemos. En el caso de la empresa ALP, podemos comprobar que los ordenadores ya están un poco obsoletos y tienen limitaciones, por lo que es necesaria la adquisición de una serie de componentes que permitan instalar los nuevos periféricos. Estos componentes permiten la ampliación de la memoria y del Disco Duro; y la actualización del propio sistema operativo, ya que disponen de Windows 95 y 98. En estos momentos en la empresa ALP, en muchos de los periféricos no existen ficheros acordes a todos los sistemas y no se pueden instalar los mismos. Teniendo en cuenta el caso de la empresa ALP, debemos de ser conscientes de que el equipamiento informático necesita una revisión y actualización constante para adecuarse a las necesidades y demandas de cada momento, y que las tecnologías ofrecen. Si no actualizamos nuestros ordenadores no podríamos instalar ningún periférico actual o no podríamos instalar ningún programa de gestión actual. 7

10 ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE Por qué actualizar nuestro software? Las actualizaciones de aplicaciones y sistemas operativos se hace imprescindible a la hora de poder disponer de todas las mejoras realizadas en cada una de éstas, consiguiendo una rentabilidad y una adecuación a las necesidades del momento. Es por ello que conseguiremos un mejor manejo de las herramientas que utilizamos. disponen de los ficheros de configuración para los sistemas operativos de Windows Por otro lado se ve la necesidad de actualizar la herramienta de gestión que tienen disponible, ya que después de cuatro años se les ha quedado un poco pequeña, por lo que se ponen en contacto con la empresa proveedora. todas las aplicaciones de las que disponen, al igual que la actualización de los propios ordenadores. La empresa Mendoza hace una reflexión sacando una conclusión final: No solo vale comprar hoy, sino comprar hoy y actualizar mañana. Jesús y José Luis Mendoza dirigen una importante firma de prendas deportivas. Esta empresa se creo en el año 2000 e hicieron una importante inversión tecnológica acorde al momento, adquiriendo cinco ordenadores, un servidor y la compra de una herramienta de gestión capaz de gestionar la administración y el stock de las prendas deportivas. Con el paso de los años han ido realizando nuevas inversiones informáticas, adquiriendo nuevos ordenadores y periféricos. Debido a estas últimas inversiones se han ido encontrando con diferentes problemas. Uno de los problemas a destacar seria la incompatibilidad entre algunos de los sistemas operativos de los diferentes ordenadores, ya que al ser unos Windows y los últimos adquiridos Windows XP, se encuentran con problemas a la hora de poder compartir ficheros y documentos en una misma red. Se encuentran con más problemas a la hora de instalar los últimos periféricos que han adquirido, ya que no se Con el objeto de poder desarrollar dicha herramienta y adecuarla a las necesidades actuales. La empresa proveedora comprueba, antes de realizar la nueva herramienta, bajo qué sistema operativo debe de realizarla, y detecta un problema. Este problema viene derivado por los diferentes sistemas operativos de los que disponen la empresa Mendoza, por lo que se recomienda la homogenización de los diferentes sistemas operativos a uno más actual, ya que de lo contrario quedaría limitada la utilización a unas pocas personas usuarias. Con el fin de poder ser utilizada la herramienta en todos los ordenadores de la oficina, se decide instalar el último sistema operativo del mercado en todos los ordenadores y poder así hacer una herramienta con vistas al futuro. De la misma forma que se detecta un problema a la hora de realizar cualquier instalación de algo nuevo en aplicaciones viejas, se muestran una serie de medidas a tomar por la empresa. Estas medidas pasan por la actualización de 8 La actualización de aplicaciones y sistemas operativos proporcionan una serie de beneficios que capacitan el poder disponer de las últimas mejoras de cada una de las aplicaciones, al igual que permite adecuarlas a las necesidades de cada momento: Herramienta de Gestión: Adecuarla a las necesidades actuales, siendo una herramienta viva. Homogenización del Sistema Operativo: Disponibilidad a la hora de compartir carpetas y archivos entre los diferentes ordenadores, al igual que ampliar las medidas de seguridad entre los mismos. Instalación de Periféricos: Disponibilidad de ficheros de instalación para aplicaciones y sistemas actuales, no habiendo en numerosos caso ficheros para herramientas antiguas. Antivirus: Definición y actualización de vacunas actuales para nuevos virus.

11 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO Por qué actualizar nuestro sistema operativo? Este tipo de herramientas necesitan de una serie de requisitos por parte de los ordenadores, ya que al ser tan gráfica la herramienta, los ordenadores deben de disponer de una serie de elementos acordes a la aplicación. Como primer requisito deben disponer todos los ordenadores de un sistema operativo actual y no anticuado. Los sistemas operativos son programas que se hacen necesarios para la utilización de cualquier ordenador. Existen diferentes sistemas operativos, siendo los más habituales Windows 95, 98, 2000, XP, Linux y Mac. Tomando como referencia los primeros sistemas operativos que se citan, se podría ver de manera fácil que, con el paso de los años, han ido evolucionando y han ido saliendo diferentes sistemas. Estos sistemas van mejorando y se van adecuando a las necesidades de la persona usuaria, por lo que se deben ir actualizando con el paso del tiempo. Ana Ortiz es propietaria de una pequeña empresa dedicada a la moda textil y cuenta con 10 personas. Estos puestos de trabajo disponen de ordenador y una serie de periféricos capaces de realizar las tareas de diseño y corte de las prendas que realizan. La empresa fue creada hace cinco años y desde entonces ha ido adquiriendo nuevos ordenadores y nuevas aplicaciones para el desarrollo de su actividad empresarial. En la actualidad cuentan con diferentes sistemas operativos en cada ordenador. La empresa textil en la actualidad dispone de diferentes aplicaciones de diseño y patronaje, y decide unificar todas ellas en una misma herramienta, por lo que manda a una empresa proveedora informática la creación de una herramienta mas actual que englobe todas las finalidades de las que dispone entre las aplicaciones actuales, mejorando con ello el diseño de la aplicación y un mejor manejo de la información, pudiendo así añadir nuevos catálogos que envían diferentes empresas proveedoras de tejidos e, incluso, añadir nuevas empresas proveedoras. Una vez realizada la nueva aplicación se disponen a instalarlo en todos los ordenadores, y es entonces cuando se dan cuenta que alguno de los mismos no disponen de suficiente capacidad para dicha aplicación. Ana Ortiz deberá actualizar cuatro de los 10 ordenadores que dispone en la oficina. Este tipo de actualizaciones pasa por la homogenización del sistema operativo de toda la red de la oficina, actualizando todos los ordenadores a un sistema operativo actual, como por ejemplo Windows 2000 o bien XP. La homogenización y actualización de los sistemas operativos a uno más actual en cualquier empresa u organización nos ayudará a evitar que los ordenadores se queden bloqueados. Con la actualización de los sistemas operativos también evitaremos no poder instalar nuevos periféricos, ya que estos no disponer de archivos para sistemas operativos anticuados. 9

12 CREACIÓN DE UNA RED LAN Conexión en red de ordenadores: beneficios en el ámbito empresarial (I) Conectar en red varios ordenadores de un mismo entorno (oficina, taller ) no sólo permite intercambiar datos entre equipos sino que, en la práctica totalidad de las ocasiones, incide directamente en el incremento de la productividad al agilizar diversos procesos internos (facilita la comunicación). Por ello, para descubrir si es posible obtener tales beneficios, deben plantearse una serie de cuestiones esenciales para la futura decisión: tengo que compartir archivos o documentos?; qué ventajas obtendré si conecto mis ordenadores?... De este modo, con el fin de observar las razones que motivarían dicha configuración, se va a plantear un caso real como ejercicio de aproximación. En 2000, se constituye Inmobiliaria Aguado. La situación del sector es positiva e Ignacio Aguado decide finalmente abrir una agencia inmobiliaria en un local céntrico y contratar a una persona para reforzar la atención al cliente. Desde el principio, el promotor es consciente de la necesidad de adquirir un equipam i e n t o i n f o r m á t i c o suficiente -inversión ajustada- para gestionar adecuadamente la actividad cotidiana de su nueva empresa (ha pensado en la creación de fichas de viviendas y contratos en formato digital, llevar una contabilidad básica...). Por ello, no duda en dotar a cada uno de los puestos de trabajo existentes en la oficina de un PC estándar; y de comprar un equipo multifunción que actúe al mismo tiempo como fax, impresora y fotocopiadora (situado en una mesa auxiliar, y conectado al equipo del propietario). Sin embargo, no tiene en cuenta ningún otro factor a la hora de tomar la decisión de compra, ni considera la posibilidad de interconectar los PC s (intenta minimizar el coste). Una vez la oficina está acondicionada y los equipos instalados en cada una de las mesas, Ignacio Aguado y Nerea López, la agente de ventas contratada, comienzan de lleno con su actividad informática : generación de fichas en el procesador de textos, redacción de contratos, gestión de facturas por medio de una hoja de cálculo, escaneado/ impresión de documentos, etc. A medida que aumenta la carga de trabajo y se incrementa su cartera de inmuebles, el empleo de los ordenadores se intensifica, siendo entonces cuando surg e n d e t e r m i n a d o s inconvenientes que cuestionan el escenario representado: Tanto Ignacio como Nerea se encargan de crear las fichas correspondientes a las viviendas. Utilizan una plantilla común, pero cada cual almacena aquéllas que ha realizado en su propio PC, teniendo que emplear disquetes o CD s para copiarlas de un ordenador a otro con el fin de que tanto Nerea como Ignacio puedan disponer de la totalidad de las fichas (imprescindible para no dificultar las consultas y que exista un archivo global de inmuebles; evitando así una pérdida de la calidad en el trabajo y/o la atención al cliente). Por otro lado, el equipo multifunción está conectado directamente al PC de Ignacio, por lo que Nerea está obliga- da a trasladar cualquier documento que quiera imprimir a dicho ordenador; ya que desde su sistema no tiene acceso al dispositivo en cuestión. Todos los inconvenientes señalados, así como otros que puedan surgir en el sistema descrito, tienen un denominador común: la dificultad encontrada a la hora de compartir o intercambiar datos y recursos entre los equipos del mismo entorno (oficina). Ante esta situación de ineficiencia, Ignacio consulta a su empresa proveedora informática y resuelve finalmente a s u m i r e l g a s t o necesario (cuenta con asesoramiento profesional y sus criterios de inversión son más sólidos). En esta ocasión, ya es consciente de las necesidades presentes y no duda en seguir los consejos del personal técnico e instalar una red LAN. Una LAN (Local Area Network; o Red de Área Local) es una red de ordenadores, es decir, dos o más equipos conectados entre sí; de manera que puedan compartir todos los recursos del sistema, tales como: disco duro, impresoras, CD- ROM, Internet, etc. Una LAN (Local Area Network o Red de Área Local) es una red de ordenadores, es decir, dos o más equipos conectados entre sí, de manera que puedan compartir todos los recursos del sistema, tales como: disco duro, impresoras, CD-ROM, Internet, etc. 10

13 CREACIÓN DE UNA RED LAN Conexión en red de ordenadores: beneficios en el ámbito empresarial (II) A la hora de conectar los dos ordenadores en red se comprueba que éstos ya disponen del elemento imprescindible: la tarjeta de red. Únicamente quedaría interconectar ambos equipos por medio de otros dispositivos necesarios (variables en función del esquema de red). Así, acuerdan optar por una arquitectura de red que posibilite fácilmente la interconexión de más equipos; la experiencia ha demostrado a Ignacio que es más conveniente anticiparse a situaciones futuras y consolidar un sistema escalable: aquél que permita el crecimiento de la red sin traumas (en previsión de un posible aumento del conjunto de ordenadores). No obstante, el personal técnico informático señala la posibilidad de reproducir el mismo esquema de red proyectado sin realizar la instalación del cableado en la oficina, utilizando para ello tecnología inalámbrica (WI-FI). En este caso, los dispositivos necesarios serían los mismos (excepto los cables) pero, obviamente, las tarjetas deberían ser inalámbricas. El personal técnico informático explica a Ignacio que, fundamentalmente, la única diferencia que existe entre una red con cables y una inalámbrica es el medio empleado para la transmisión de la información: mientras que la primera emplea el hilo de cobre, la segunda se sirve de ondas de radio (lo que implica flexibilidad en la ubicación de equipos). A pesar de ello, ya que los ordenadores de la inmobiliaria cuentan con sendas tarjetas de red y la instalación del cableado en la sala en la que se ubican no resulta compleja, se decantan por una red estándar ; evitando el coste derivado de la adquisición de componentes inalámbricos para los PC s. Finalizadas las operaciones de instalación y configuración de la red, los PC s ya están preparados para intercambiar documentos y compartir el dispositivo multifunción: De este modo, se disponen diversas carpetas compartidas (de acceso permitido desde otro equipo perteneciente a la red) en los ordenadores, y se aloja en una de ellas el conjunto de las fichas de inmuebles; con lo que, aunque realmente éstas se encuentren almacenadas en un solo equipo, las características de la red local hacen posible trabajar con dichos documentos como si estuvieran en cualquiera de los dos PC s (ya no es necesario trasladar documentos o cambiar de equipos para consultar determinada información). Asimismo, las tareas de impresión -por ejemplo- ya no requieren que el archivo o documento esté igualmente en el ordenador de Ignacio (aquél conectado al faxescáner- impresora), sino que la red permite configurar cualquier dispositivo como un recurso compartido y, por lo tanto, imprimir desde ambos puestos. Es en este momento cuando Ignacio Aguado observa realmente el potencial de su sistema informático; se da cuenta de que toda actividad de la inmobiliaria que se apoya o realiza por medio de los ordenadores transcurre óptimamente y, sobre todo, ve como la productividad del negocio se incrementa gracias a ellos. Este estado motiva que, poco después de desplegar la red local, considere la oportunidad de contratar una conexión de banda ancha a Internet (posibilita una rápida navegación y descarga de archivos). Cada vez resulta más necesario acceder a las posibilidades que brinda este medio y la persona propietaria vuelve a considerar los beneficios que para su actividad obtendría de dicho canal de comunicación (consulta de información -son numerosos los portales inmobiliarios-, contacto con la clientela a través del , etc.). Así, vuelve a hablar con la empresa proveedora informática y comienzan los trámites para dar de alta una línea ADSL (tecnología que permite conectarse a Internet a través de la línea telefónica, y simultanear las llamadas con la conexión a Internet). En este punto, gracias a que finalmente se decidió por un esquema de red de fácil ampliación, permitir el acceso a Internet a los dos PC s de la inmobiliaria resulta sumamente sencillo. De nuevo, se demuestra el acierto resultante de apostar por sistemas que admitan posteriores etapas de crecimiento, basando la decisión en un correcto análisis de las necesidades presentes y futuras. La línea ADSL es una tecnología que permite conectarse a Internet a través de la línea telefónica, y simultanear las llamadas con la conexión a Internet. 11

14 CREACIÓN DE UNA RED LAN Conexión en red de ordenadores: beneficios en el ámbito empresarial (III) Ciertamente, la marcha de la inmobiliaria es destacada; tanto la evolución de las operaciones realizadas (ventas, alquileres,...), como el funcionamiento de la pequeña red corporativa presentan un comportamiento positivo, e Ignacio comienza a percibir el exceso de carga de trabajo. Este hecho impulsa la contratación de otra persona más que libere a las dos personas que integran la plantilla, Ignacio y Nerea, y obliga a dotar a éste de un puesto. La oficina tiene una pequeña sala que inicialmente quedó sin uso y que, por tal motivo, no cuenta con cableado de red. Esta sala, debido a la reciente contratación, ha sido ocupada por Ignacio (no por cuestiones de espacio, sino de preferencias : tranquilidad, luminosidad, ); cediendo a la nueva persona trabajadora su antiguo puesto de trabajo. Lógicamente, es necesario comprar otro equipo, ya que los dos PC s existentes se han quedado insuficientes para una plantilla de tres personas; e Ignacio se ha decidido por las ventajas que en movilidad le ofrece un portátil (el cual le permitiría seguir trabajando en su domicilio). El problema surge ante la dificultad de conectar el nuevo equipo a la red formada por los otros dos PC s, ya que tender nuevo cableado hasta ese despacho es complicado. Sin embargo, Ignacio recuerda el escenario WI-FI y, sin dudarlo, encarga a la empresa proveedora informática la compra de un ordenador portátil con tarjeta de red inalámbrica y el dispositivo inalámbrico necesario para emular el cableado entre equipos (empleando para ello ondas de radio), logrando así la conexión con el resto de la los PC s de la red (accediendo a las carpetas y servicios comentados anteriormente). La movilidad que ofrece un ordenador portátil ha de ser tenida en cuenta para aquellas tareas que requieran continuar trabajando también en casa o en otros lugares fuera del trabajo. Gracias a una tarjeta de red inalámbrica y a un dispositivo inalámbrico se puede emular el cableado entre equipos. En resumen, gracias a la implementación de la red LAN (escenario mixto: LAN cablead a e i n a l á m b r i c a ), Inmobiliaria Aguado ha logrado intercambiar documentos y compartir recursos (periféricos, conexión a Internet...) entre los diferentes equipos de la oficina; y que desde cada uno de los ordenadores sea posible el acceso al dispositivo multifunción (impresora...) y a la conexión a Internet (superando al mismo tiempo trabas a la hora de ubicar un PC gracias al WI-FI). Factores que han contribuido a elevar la productividad y eficiencia de la empresa. 12

15 CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO Modalidades en la organización de redes de ordenadores (I) Una vez las redes locales o corporativas de las empresas adquieren un determinado tamaño, su administración - lógicamente- se hace más compleja y deben emprenderse nuevas medidas que garanticen un escenario estable y óptimo. Por ello, es imprescindible considerar detalladamente su organización, no sólo para adaptarla al funcionamiento interno y/o lógica de la empresa, sino también como medida de seguridad. Con objeto de mostrar de forma sencilla los modelos básicos de organización de redes, se va a tomar como punto de partida el ejemplo presentado en el epígrafe anterior. El negocio de Ignacio Aguado evoluciona positivamente. Su inmobiliaria ha ido creciendo paulatinamente en clientela y en relevancia dentro del sector (estableciendo importantes alianzas con empresas promotoras de la zona); lo que ha obligado al empresario a realizar nuevas contrataciones y aumentar la plantilla hasta alcanzar siete personas empleadas al cumplir cuatro años desde el comienzo de su actividad. Asimismo, comienza a plantearse complementar los servicios inmobiliarios con otros afines ; y aprovecha la oportunidad que le brinda una compañía de seguros para ofrecer en su agencia este tipo de prestaciones. Esta situación precisa, de nuevo, ampliar el número de personas trabajadoras con el fin de ajustarse a las obligaciones de la aseguradora y a la carga de trabajo estimada; por lo que el espacio de la oficina actual se queda insuficiente (en ese momento, el espacio ya estaba sobreexplotado ). Así que alquila el local contiguo y lo acondiciona como anexo de la agencia; instalando en él los equipos informáticos necesarios -para tres nuevas personas trabajadoras- y planteando su conexión a la red local existente. El propietario está satisfecho: el negocio evoluciona positivamente y ha incrementado el número de sus servicios; además, cada vez percibe con mayor claridad los beneficios derivados de intercambiar y acceder fácilmente a la información. En este sentido, Ignacio ha contratado el mantenimiento de su red a una empresa proveedora informática, que había configurado la citada red organizando los equipos por Grupo de Trabajo. Es decir, hasta la entrada de la nueva línea de actividad, se había formado un grupo con los ordenadores de la oficina, caracterizándose los PC s en este escenario por contar con carpetas que servían para compartir información y documentos con los demás equipos. Por ello: Cada PC estaba configurado para permitir el acceso a otro de la red; así, una persona usuaria, debía tener permisos en cada ordenador al que quisiera acceder. 13 Cualquier modificación, como el alta de una nueva persona trabajadora, debía hacerse en cada una de las máquinas del grupo de trabajo. De otra forma, no se tendría acceso al PC que contiene la carpeta compartida. La organización de las redes locales o corporativas debe ser tenida en cuenta para garantizar un escenario estable y óptimo. Cuando las redes de una empresa adquieren un determinado tamaño es necesario adaptarla al funcionamiento interno de la empresa. Así garantizaremos su seguridad.

16 CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO Modalidades en la organización de redes de ordenadores (II) Sin embargo, Ignacio, junto con la empresa informática proveedora que se ocupa de traducir las necesidades empresariales transmitidas al entorno digital, observan una serie de problemas en ese esquema descentralizado (ya que cada modificación obliga a configuraciones en los PC s afectados) que les hacen cuestionarse el estado actual y la entrada de los nuevos equipos (área seguros) en la red: A la hora de dar de alta los tres nuevos equipos en la red, y posibilitar que en éstos se pueda ver la información compartida por el resto, han de darse permisos a las personas usuarias en cada uno de los ordenadores, representando una tarea pesada. Resulta complicado restringir o limitar el acceso de cada uno de las personas usuarias a cierta información que Ignacio no considera necesario. Por ejemplo, cree conveniente que las personas trabajadoras ocupadas en los servicios inmobiliarios no puedan acceder a determinados datos particulares de los seguros (y viceversa). Para ello, se debe configurar cada una de las carpetas o directorios compartidos en los equipos de la red para permitir o restringir en función de la persona usuaria. Algunas de las nuevas personas integrantes de la plantilla no disponen de un buen nivel de conocimientos informáticos, e Ignacio teme que puedan causar algún tipo de problema. Así que requiere un método que posibilite fácilmente alterar el perfil de un conjunto de personas usuarias para que sólo sean capaces de acceder a funciones esenciales de los ordenadores y no a aquéllas que puedan ocasionar un error fortuito. Finalmente, considera la conveniencia de realizar copias de seguridad de la información relevante con cierta frecuencia, pero con el modelo actual resulta difícil, ya que los datos se reparten en los distintos PC s, existiendo una alta fragmentación. Por tales motivos, la empresa informática proveedora plantea a Ignacio la posibilidad de reproducir un entorno centralizado basado en un servidor (en este caso, un ordenador con prestaciones elevadas que gestiona y sirve datos a los demás). De este modo, propone el establecimiento de un 14 Dominio: Un Dominio se trata de una agrupación de ordenadores (en este caso, todos los PC s de la oficina) en el que, básicamente, uno de ellos contiene todas las cuentas de las personas usuarias dados de alta en la red y la información de seguridad. Así, un solo servidor maneja todos los aspectos y permisos de las personas usuarias, los directorios compartidos a los que puede tener acceso, etc., centralizando la seguridad y la administración. Por todo ello, cada vez que se comience a trabajar con cualquier ordenador perteneciente al Dominio de la inmobiliaria, el servidor será quien determine, fundamentalmente, las funciones que dicha persona usuaria puede emplear del ordenador y la información a la que tiene acceso. Un Dominio es una agrupación de ordenadores donde uno de ellos contiene todas las cuentas de usuarios dados de alta en la red, así como la información de seguridad. Así, un solo servidor centraliza la seguridad y la administración.

17 CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO Modalidades en la organización de redes de ordenadores (III) dos por el resto de las personas integrantes de la red. En definitiva, gracias al establecimiento de un Dominio en la red local de la inmobiliaria, el empresario ha conseguido: 1. Gestionar de forma adecuada y centralizada la información (y al acceso a ésta) de la inmobiliaria. Así, la empresa adquiere un nuevo equipo para que actúe como servidor del Dominio: Centralizará toda la red, pero también servirá como servidor de archivos. Es decir, almacenará documentos o ficheros útiles y accesibles para todas las personas de la red y reservará un espacio para el uso particular de cada persona usuaria, posibilitando la realización de copias de seguridad. Y, posteriormente, se dan de alta los correspondientes personas usuarias (personal de la inmobiliaria) en dicho servidor central (obviamente, planificando la estructura/ jerarquía de las personas usuarias y los permisos asociados a cada una de estas personas). En definitiva, los beneficios inherentes a un Dominio darán respuesta y solución a los problemas que el crecimiento de la red de la inmobiliaria ha originado. Dichos beneficios son: Escalabilidad. Permitirá hacer frente al crecimiento de la red de forma relativamente cómoda y sin restricciones. Administración centralizada. Toda la información relativa a las personas usuarias se almacena centralizadamente. De esta forma, el control de todas las cuentas se encuentra en el servidor; mientras que en el Grupo de Trabajo anterior se debían gestionar las cuentas individualmente en cada ordenador. Es posible aplicar políticas de grupo que efectivamente limitan las posibilidades de utilización del ordenador por parte de la persona usuaria; restringiendo el acceso de estas personas a determinadas funciones vitales del equipo o la red. Es posible iniciar la sesión en cualquier equipo de la red con una persona usuaria; accediendo a los directorios y permisos concedidos a esta persona (independientemente del ordenador desde el que se acceda). Posibilidad de centralizar en un equipo los datos maneja Separar informáticamente las dos áreas de actividad de la empresa. 3. Establecer una ubicación única para los datos manejados por cada uno de las personas trabajadoras, permitiendo la realización de copias de seguridad periódicas. 4. Establecer medidas de seguridad adecuadas al tamaño de la red y restringir el acceso a ciertas carpetas compartidas en función del perfil asignado a cada persona trabajadora. La adquisición de un nuevo equipo para que actúe como servidor del Dominio cumplirá la función de servidor de archivos: almacenará documentos o ficheros útiles y accesibles para todas las personas de la red y reservará un espacio para el uso particular de cada persona usuaria.

18 ESTRUCTURACIÓN DE LA RED LAN Importancia del correcto diseño y configuración de una red local corporativa (I) A la hora de instalar una red local en una empresa, además de planificar y diseñar previamente su esquema, han de tenerse en cuenta una serie de consideraciones con el objeto de garantizar el correcto estado y funcionamiento de la misma. Son numerosos los peligros derivados de una inadecuada configuración de los elementos que la componen, pudiendo convertirse en graves obstáculos para la actividad cotidiana. Como ya se ha visto anteriormente, una red local (LAN) se instala fundamentalmente para compartir los recursos y/ o periféricos (impresora, escáner...) entre distintos ordenadores de un entorno determinado (oficina, edificio, almacén ). Con ello, es posible acceder (lectura y grabación) a la información, documentos o bases de datos alojadas en otros equipos; o emplear una misma impresora o escáner desde cualquiera de los PC s en red. Constituyendo, en definitiva, una herramienta clave para mejorar los procedimientos internos de una empresa y elevar los niveles de eficacia y eficiencia. Sin embargo, la creación de una red local debe seguir una serie de criterios elementales para evitar situaciones como la de Materiales de obra Navarro : Esta empresa, hacía varios años, instaló una red LAN ante la necesidad de un mayor nivel de gestión informática: además de tener que compartir documentos e impresoras, empleaban una aplicación para controlar el stock a la que debían tener acceso las personas integrantes del área de administración y la directiva. Desde el principio, se planteó la interconexión de los equipos como algo imprescindible, pero no se tuvo en cuenta ningún factor a la hora de establecerla. Así, en el momento de la creación de la LAN, únicamente eran tres los ordenadores que debían conectarse en red; y, ya que estaban relativamente próximos, se tendió el cableado necesario por el suelo de la oficina (sin ningún tipo de protección, intentando disimular su paso). La verdad es que la directiva quería abaratar al máximo el coste de la operación (ya siguió esta línea con los cables) y, por ello, adquirió el dispositivo que iba a actuar como puente de unión sólo para cinco equipos (creía que era más que suficiente). A su vez, tampoco se preocupó de ubicar ese aparato sobre el suelo ( por qué no?, las unidades de los PC s también estaban ahí ). Un año después, Materiales de obra Navarro tuvo que contratar a dos nuevas personas para reforzar la plantilla: una comercial, Rebeca Medina, y un auxiliar administrativo, Jesús Riaño. El volumen de trabajo aumentaba y era necesaria su presencia para soportar adecuadamente la actividad. Se compraron dos equipos para los recién creados puestos, y se conectaron ( más cables por el suelo ) al dispositivo que permitía conectar en red los ordenadores de la oficina, el cual ya no admitía más (tenía capacidad sólo para cinco PC s). Transcurrió el tiempo y comenzaron a representar un verdadero problema los accidentes y complicaciones ocurridas en la oficina con origen en la instalación de red: En primer lugar, la integridad física de las personas corría cierto peligro. Al encontrarse los cables tirados por el suelo de la oficina, era común que el personal se tropezara con ellos. Además, cada traspié y el tirón que producía tenía su lógica repercusión en alguno de los extremos del cable, por lo que también era normal la desconexión fortuita de los ordenadores (incluso su avería). Como los ordenadores y el dispositivo de red (así como el dispositivo de acceso a Internet, que estaba conectado a este último) se encontraban encima del suelo, justo al lado de cada puesto de trabajo, no era raro que accidentalmente se empujaran provocando nuevamente su desconexión. A su vez, la humedad proveniente del piso era elevada, y ya había causado el malfuncionamiento de algún PC. Por último, nuevamente fue necesario contratar a una nueva persona (ayudante de la comercial) y, a la hora de conectar en red el ordenador que se había comprado al efecto, se cayó en la cuenta de que ya no era posible con el dispositivo de red existente, ya que éste se encontraba al máximo de su capacidad. Una inadecuada configuración de alguno de los elementos de una red local LAN puede convertir en grandes obstáculos la actividad cotidiana de una empresa. 16

19 ESTRUCTURACIÓN DE LA RED LAN Importancia del correcto diseño y configuración de una red local corporativa (II) La directiva de la empresa, ante tal cúmulo de inconvenientes, no tardó en obtener la siguiente conclusión: una mala configuración e instalación de la red había generado situaciones de ineficiencia, freno de actividad e imposibilidad de ampliación. Inmediatamente, la directiva de la empresa resolvió contratar a Alberto Urtiaga, técnico especialista en redes, que acometiera la reestructuración. Dicho técnico, ante el interés de la directiva, no dudó en explicar los pasos lógicos que se deben considerarse a la hora de crear una red local: Alberto, el informático, comentó que representa una tarea fundamental -previa a la implementación final de la red-, analizar las necesidades particulares de la empresa (principio que la directiva no consideró en ningún momento). Y pese a que la red ya existía, se iba a seguir una serie de pasos genéricos similares: Análisis de las necesidades. Debe plantearse el porqué de la red y resolverse el encaje de ésta dentro de la actividad de la empresa (servicios, procesos internos, aplicaciones, etc.). En el caso particular, esta fase ya no es necesaria. No obstante, es conveniente revisar su planteamiento con el fin de prever nuevas actuaciones. Diseño de la red. Una vez se ha tenido en cuenta el objeto y las funciones principales que va a cubrir la red local, deberá comenzarse con el diseño propio de ésta. Dicho paso es en el que más errores se suelen cometer, y donde más dificultad se presenta a la hora de subsanarlos (la directiva conoce este escenario de primera mano); así que es fundamental dedicar un esfuerzo apropiado en términos de tiempo y medios (el suficiente para representar un escenario definido tanto para el presente como para el futuro -previsión-). Para efectuar este trabajo de diseño, deben formularse cuestiones como: Qué número de ordenadores van a formar la red local? Cuál va a ser su disposición y ubicación? Qué funciones van a desempeñar? Cuál va a ser la información compartida? Qué aplicaciones están instaladas en cada uno de los equipos? Cuántas personas usuarias tendrán acceso? Deben existir diferentes perfiles? Se prevé la incorporación de nuevos equipos a la red? Va a ser necesario un servidor?... Como la red está creada, Alberto, el informático, analiza el estado actual y propone las mejoras que cree aconsejable implementar. Finalmente, es conveniente realizar un esquema lo más preciso posible de la red planteada, en el que se reflejarán los requerimientos y dispositivos imprescindibles para llevar a cabo la implementación del modelo de red considerado. Por ello, Alberto, el técnico informática, elabora un sencillo modelo que representa la red. Adquisición e instalación de los elementos necesarios. Tras el diseño de la red y la elaboración del esquema con los equipos o dispositivos necesarios para realizarla, únicamente quedará su instalación física. En este caso, el informático apunta una serie de actuaciones a realizar: Los ordenadores deben estar en puestos que garanticen su aislamiento (no sobre el piso) y la comodidad de la persona trabajadora. De esta manera, propone comprar mobiliario especial para este fin (no hay suficiente espacio encima de las mesas para los PC s). El cableado de la red local debe estar correctamente dispuesto, canalizándose a través de elementos existentes al efecto. Alberto, el técnico informático, recuerda que un adecuado diseño del recorrido a seguir por el cableado evitará posibles accidentes (tropiezos, roturas accidentales, ) e interferencias producidas por agentes externos a la LAN (corrientes eléctricas, humedad, etc.); y además, contribuirá a disminuir la cantidad de cable a utilizar. Los dispositivos específicos de red tienen que encontrarse ubicados en un lugar en el cual estén protegidos. Para este fin Alberto, el informático, recomienda la compra de un pequeño armario de conexiones que permita guardar en unas buenas condiciones, tanto de seguridad como de conectividad, los diferentes elementos que conforman la red de ordenadores. Mantener estos elementos protegidos ayudará a evitar su deterioro (caídas, excesiva tensión en los cables, etc.), a identificar los cables a los que van conectados (favoreciendo así cualquier labor de manipulación de los mismos) y evitará tropezar con ellos. Antes de llevar a cabo la implementación final de una red es conveniente analizar las necesidades particulares de la empresa: el porqué de la red y su encaje dentro de la actividad de dicha empresa. 17

20 ELABORACIÓN DE BASES DE DATOS Obtener un mayor rendimiento empresarial con el tratamiento informático de la información (I) Cualquier actividad empresarial implica manejar una cantidad significativa de información relativa a la clientela, empresas proveedoras, ventas Por ello, se convierte en una cuestión de máxima importancia almacenar y -sobre todo- estructurar dichos datos en un soporte informático; hecho que permitirá, entre otros beneficios, un elevado nivel de acceso a los mismos y el incremento general de los niveles de eficiencia. Independientemente del sector al que pertenezca una empresa, o la actividad que desempeñe, ésta se vale de gran cantidad de información que ha de procesar y considerar para llevar a cabo cualquier operación. Por ello, la correcta gestión de los datos (acceso, disponibilidad, intercambio, etc.) tiene su inmediata traducción en beneficios empresariales con carácter general. El caso de una empresa familiar dedicada a la fabricación de muebles de madera puede servir como ejemplo gráfico o traslación al plano real de lo comentado anteriormente: Muebles Montealto, S.L. comenzó hace 5 años a elaborar mobiliario para el hogar, empleando para ello como materia prima la madera. Desde el inicio de su actividad, la familia Montealto (considerablemente amplia) se ocupó de todas las funciones o tareas de la empresa: desde el tratamiento de la madera y la producción de los muebles, hasta todos los niveles existentes de gestión (facturación, contabilidad, ); repartiéndose dichas atribuciones en función de su perfil o conocimientos. En los ejercicios siguientes, la familia Montealto observó como la sociedad evolucionaba positivamente: los pedidos crecían en número cada mes y los índices de facturación no dejaban de superar los objetivos fijados. Por ello, las distintas áreas de la empresa empezaron a sufrir el incremento, no sólo de la carga de trabajo, sino también de la complejidad a la hora de hacer frente a la demanda solicitada. En este sentido, aquellas personas encargadas de la gestión, pese a que contaban con un ordenador que tenía instaladas las herramientas ofimáticas más comunes: procesador de textos, hoja de cálculo únicamente lo empleaban para redactar documentos, albaranes, etc.(es decir, como una simple máquina de escribir), ya que mantenían un desfasado método de registro documental apoyado en diarios, libros de facturas, agenda Por lo que el considerable aumento de la de información y datos a procesar, les desbordaba claramente, impidiendo en numerosas ocasiones responder adecuadamente a la demanda de su clientela o plantear medidas de mejora. Como ejemplos más significativos de esta situación de ineficiencia, es posible señalar: En primer lugar, toda la información relativa a las empresas proveedoras con los que trabajaban y a la clientela más destacada (tiendas de mobiliario, empresas de diseño, etc.), se gestionaba a través de un libro-agenda que contenía, además de los datos de contacto, otro tipo de apuntes relacionados con su nivel de compras/ ventas, plazos de entrega, formas de pago Ahora bien, la cantidad de contactos y datos asociados era tal, que había obligado a almacenarlos en otros volúmenes, haciendo prácticamente imposible relacionar dicho contenido con el objeto de conocer el importe facturado por X en determinado periodo, qué productos solicitó, etc. Además, en una ocasión se perdió accidentalmente la agenda, por lo que fue necesario obtener de nuevo la información registrada sobre su clientela y empresas proveedoras, perdiendo una cantidad sustancial de datos esenciales. Por otro lado, como ya se ha comentado, la relación de productos vendidos se llevaba a cabo a través de libros con un formato especial. En ellos se intentaba recoger la máxima información posible pero, pese a que se había codificado la clientela, debían complementarse los datos de venta con nuevas referencias (formas de pago, etc.). Además, los documentos internos que contenían los pedidos, y que se compartían entre el taller y la oficina, sumaban aún más datos. De este modo, existía multitud de información duplicada (parte se contenía en otros volúmenes) que complicaba sobremanera el análisis de su actividad y el trabajo cotidiano. El almacenamiento y estructuración de la información de una empresa (clientes, productos o proveedores) en un soporte informático es una cuestión de máxima importancia. 18

21 ELABORACIÓN DE BASES DE DATOS Obtener un mayor rendimiento empresarial con el tratamiento informático de la información (II) La situación de Muebles Montealto se estaba tornando insostenible, el incremento de su actividad difícilmente podía ser absorbido por su ineficiente sistema de gestión (en todos los niveles, también en producción). En especial, la familia Montealto señalaba la complejidad, e incluso imposibilidad, de manejar la información vital de la empresa. Un claro perjuicio que les impulsó a plantearse un cambio significativo (tras recibir el asesoramiento y consejo de algunas de sus empresas proveedoras): informatizar aún más (antes el empleo de los equipos era escaso) su empresa, con el convencimiento de que esta era la única vía posible de mejora. Así, solicitaron el asesoramiento de una consultoría especializada, y emprendieron la compra de nuevos equipos, configurándose a su vez una pequeña red local con sus ordenadores. Asimismo, como elemento clave aconsejado por la consultoría, encargaron la creación de una Base de Datos, es decir, una colección de datos estructurados que reflejaba la realidad de la empresa y permitía almacenar de forma relacionada en formato informático la información relativa a su clientela, ventas, proveedores, etc. En definitiva, reproducía -y mejoraba- la agenda y los libros empleados anteriormente (los combinaba); aunque también consideraba nuevos datos (ya que permitía un volumen de almacenamiento muy elevado). La citada Base de Datos (archivo) estaba gestionada a través de un aplicativo (programa informático: Sistema de Gestión de Base de Datos), con lo que, una vez se hubo finalizado la realización de las mismas (esquema, tablas, campos necesariosnombre, domicilio -, relaciones, etc.), los ordenadores de la empresa contaban con una herramienta en la que definir, guardar y manipular la información de forma estructurada y, por ello, fácilmente accesible. Además, como los equipos estaban en red y tenían instalada la comentada aplicación, todas las personas usuarias accedían a los mismos datos, evitándose la duplicidad. A partir de ese momento, se l o g r ó la i nt eg r a c i ó n (informática) de toda la información manejada por Muebles Montealto, obteniéndose una serie de ventajas significativas: Centralización de los datos y control sobre su redundancia. A través del sistema de Bases de Datos, la empresa había logrado reunir en un solo volumen informático toda la información anteriormente dispersa. Ya no dependía de los datos recogidos en la agenda, en los libros, etc., ni 19 se veían en la necesidad de duplicar información por la escasez de espacio físico, sino que ésta se almacenaban en una única ubicación accesible desde el resto de los ordenadores. Información compartida. La nueva Base de Datos podía ser compartida por todas las personas usuarias autorizadas de la empresa. Seguridad de los datos. Al encontrarse en un soporte informático, era posible realizar copias de seguridad de la Base de Datos, permitiendo salvaguardar la información y restaurarla en caso de accidente. Estructuración de la información. Como elemento derivado de la integración de datos, se formó un estándar en el momento de almacenar los datos, evitándose la situación anterior en la que cada persona trabajadora empleaba un modelo de registro particular. En resumen, el paso dado por la empresa de muebles fue decisivo, logrando superar un momento crítico y alcanzar un modelo de gestión superior. Las Bases de Datos y los sistemas que apoyan su gestión, dan respuesta a las necesidades que muestran las empresas a la hora de administrar toda la información que manejan. Al permitir la integración de los datos y su gestión eficiente, posibilitan a éstas un control elevado de su actividad y ventajas como: Integridad de datos. Dicha integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Mejora en la productividad. Las empresas van a poder alcanzar un buen nivel de gestión gracias al tratamiento informático y estructurado de sus datos. Incremento de la seguridad y de recuperación ante contingencias, ya que se recoge la información en un medio fácilmente reproducible (copia de seguridad). Accesibilidad de la información.

22 HERRAMIENTA DE GESTIÓN Automatización de procesos empresariales (I) Una vez las empresas han alcanzado un modelo de gestión en el que predomina el tratamiento informático de sus datos (información empresarial: clientela, stock, etc.), es común que se presente la necesidad de superar ese nivel y alcanzar una mayor automatización de algunos de sus procesos. Aquellas empresas que finalmente han decidido almacenar toda la información relevante para su actividad en f o r m a t o i n f o r m á t i c o (basándose en Bases de Datos), ya disfrutan de las ventajas derivadas de un óptimo control de sus datos: integridad y seguridad del contenido almacenado, accesibilidad, escalabilidad, etc. Es en este punto, a partir del apoyo continuo en los ordenadores, y del conocimiento de los beneficios aportados al ámbito empresarial por los sistemas informáticos, cuando comienza a analizarse en dicho entorno la posibilidad de explotar aún más el potencial de los equipos. De esta manera, el siguiente paso -lógico- consiste en obtener un mayor rendimiento de los datos tratados informáticamente y facilitar los procedimientos internos que se basan en ellos; en otras palabras, automatizar o informatizar procesos tomando la información ya existente en formato digital. En este sentido, el caso presentado en la página anterior reproduce fielmente la evolución aquí comentada: Muebles Montealto llevaba tiempo empleando un completo sistema de Bases de Datos que les permitía crear, modificar y acceder a los principales datos tratados por la empresa (información sobre su clientela, productos, empresas proveedoras, etc.); utilizando intensivamente la pequeña red de ordenadores que habían implementado, y que soportaba la aplicación (además de otros productos de ofimática: procesador de textos, hoja de cálculo ). No obstante, desde el área de administración de la empresa, observaban como el trabajo y la cantidad de información a gestionar crecía constantemente, mientras que las prestaciones particulares de su programa comenzaban a resultar insuficientes. En concreto, a la hora de realizar las facturas para su clientela, tenían que cumplimentar los modelos prediseñados de estos documentos con los datos que habían almacenado en su Base de Datos y actualizar después el registro del stock tras su salida, tarea que resultaba sumamente pesada. Por este motivo, se planteó la oportunidad (tras solicitar el asesoramiento de una consultoría informática) de crear una pequeña aplicación para la realización de facturas a través de la hoja de cálculo instalada en los equipos. La idea era vincular el nuevo programa desarrollado a partir de la hoja de cálculo (aprovechando sus funcionalidades de cálculo) con la Base de Datos. Una vez desarrollada, Muebles Montealto ya disponía del aplicativo que buscaba. Éste, conservaba prácticamente inalterada la apariencia de la plantilla de factura ya empleada; sin embargo, la nueva herramienta enlazaba con la Base de Datos, y tomaba de ésta información relativa a: La persona que realizaba la compra y su datos: dirección, teléfono, CIF El producto o productos facturados (comprobando que se encontraban en el almacén). El precio asociado a cada producto... Es decir, a la hora de generar una factura determinada desde administración, únicamente debían indicar: El cliente o la clienta: mediante una función de búsqueda se accedía fácilmente a aquellos datos almacenados en la Base de Datos y, con sólo seleccionar, se cumplimentaban automáticamente en la factura los datos relativos a la persona en concreto: dirección, CIF, etc. El producto o los productos: De igual manera, era posible desde la plantilla en la hoja de cálculo buscar los productos vendidos, generándose posteriormente los asientos correspondientes en la factura (con su importe). Una vez que se ha creado una base de datos en formato informático, el siguiente paso es automatizar procesos tomando la información ya existente en formato digital. 20

23 HERRAMIENTA DE GESTIÓN Automatización de procesos empresariales (II) Continuando con el ejemplo de Muebles Montealto, en ese proceso de generación de una factura, también se calculaba automáticamente el importe correspondiente al IVA y el total a cobrar, almacenando un registro en la Base de Datos propio de la factura (lógicamente, asociada a la clienta o cliente en cuestión) con su detalle, forma de pago, etc. También restaba los productos facturados (si se les daba salida), quedando el stock actualizado correctamente. En definitiva, se había conseguido automatizar el procedimiento de facturación; no sólo con la emisión de facturas, sino también con la integración de la nueva herramienta y la Base de Datos, haciendo posible la actualización automática de esta última. La automatización de procesos empresariales es, sin duda, uno de los mayores beneficios que la informática ha propiciado en el ámbito de los negocios. No sólo permite agilizar procesos, con el consiguiente ahorro de costes y aumento de la eficiencia, sino que también se convierte en base imprescindible para soportar etapas de crecimiento e incrementar las ventajas competitivas de las compañías (como en el caso planteado). No obstante, el comienzo de dicho modelo parte ineludiblemente de un tratamiento informático de la información relevante de las empresas. Obviamente, sin estos datos no será posible reproducir los procedimientos comentados. Los beneficios obtenidos por la empresa eran patentes. Entre otros: Se había logrado agilizar sobremanera la emisión de facturas. La Base de Datos mantenía un adecuado nivel de actualización, reflejando correctamente el stock de la empresa. Registro inmediato de las facturas emitidas en la Base de Datos, lo que les permitía comprobar fácilmente la persona que compra los productos facturados, su volumen, evolución, Así, recogían información de gran valor p a r a a n a l i z a r s u s relaciones. La automatización de procesos empresariales es, sin duda, uno de los mayores beneficios que la informática ha propiciado en el ámbito de los negocios: 1. Permite agilizar procesos 2. Ahorra costes 3. Aumenta la eficiencia 4. Es una base imprescindible para soportar etapas de crecimiento 5. Incrementa las ventajas competitivas de las compañías 21

24 SOFTWARE ESPECÍFICO DE GESTIÓN Automatización de procesos empresariales (III) Las empresas pueden -y deben- aprovecharse de los beneficios que las aplicaciones de gestión proporcionan a su negocio, ya que a través de estas soluciones informáticas logran simplificar y controlar sus procedimientos. El software de gestión, por lo general, está desarrollado específicamente para ocuparse de tareas o procesos empresariales concretos: contabilidad, producción, gestión del stock, ventas, distribución, etc.); permitiendo disponer de información y herramientas de análisis cómodas y ágiles con distintos niveles de complejidad. En ocasiones, las empresas, ante la necesidad de emplear determinada herramienta informática como soporte de su actividad (constatan esa necesidad), pueden optar entre el desarrollo (encargo) de una herramienta ad hoc (diseñada específicamente) o un producto software existente en el mercado (aplicativo de gestión). Esta cuestión debe resolverse tras la consideración de varios criterios (necesidad, tareas a realizar, equipos de la empresa, aplicaciones o Bases de Datos ya instaladas ). Pero, sobre todo, el factor económico y el ajuste a la actividad - presente y futura- para la que se plantea son los elementos determinantes en la decisión final. Retomando el caso planteado en las páginas anteriores como ejemplo para el escenario planteado en ésta, cabe recordar cómo Muebles Montealto decidió contratar el desarrollo de una sencilla herramienta para realizar f a c t u r a s, aprovechando al mismo tiempo la Base de Datos con la que ya contaban (se e n l a z a r o n ambas). En ese momento, era la alternativa adecuada: conseguían automatizar un proceso y explotar aún más su sistema de información con un coste contenido. Sin embargo, la posterior evolución positiva de la empresa repercutió en todas las áreas de la misma: aumento de la plantilla, mayor énfasis en la delimitación de las áreas de la empresa, adquisición de maquinaria para la producción, etc.; con lo que se alcanzó un mayor nivel de complejidad en la totalidad de sus procedimientos internos. La familia Montealto iba asumiendo este crecimiento y la carga de trabajo asociada de la mejor forma posible, pero sus miembros (las personas propietarias de la empresa), pese a comprender la necesidad de automatizar y controlar aún más su negocio, no eran capaces de alcanzar con precisión cuál sería la mejor manera de trasladar tales requerimientos a los sistemas informáticos. La consultoría tecnológica con la 22 que trabajaban ya les explicó que existían aplicaciones globales de gestión que posibilitaban un control pleno de todas las áreas de actividad de la empresa, pero eran costosas. A pesar de ello, y como factor decisivo, la inversión realizada en maquinaría no les permitía decantarse por equipos o productos software más especializados e integrales. El software de gestión, por lo general, está desarrollado específicamente para ocuparse de tareas o procesos empresariales concretos: contabilidad, producción, gestión del stock, ventas, distribución, etc.), permitiendo disponer de información y herramientas de análisis cómodas y ágiles con distintos niveles de complejidad.

25 SOFTWARE ESPECÍFICO DE GESTIÓN Automatización de procesos empresariales (IV) Finalmente, Muebles Montealto decidió automatizar aquellos procesos más urgentes como la gestión contable (por el momento, consideraban que así solventarían en parte la complejidad de su gestión). Hasta ese período, se apoyaban para tal tarea en su sistema de Base de Datos pero, lógicamente, éste ya no resultaba adecuado para un control como el que demandaba el volumen de operaciones que efectuaban. En un primer momento, pensaron en seguir el mismo esquema de la herramienta de facturas y desarrollar una aplicación a partir de su sistema de información (BB.DD). Sin embargo, tras comprobar los productos específicos existentes en el mercado y su coste ajustado, no dudaron en adquirir un software de gestión para la contabilidad de PYMES por varios motivos: Se garantizaba un correcto ajuste al Plan General Contable (Cuentas y Epígrafes). Permitía una fiel reproducción informática de los libros contables (libro Mayor y Diario). Generaba automáticamente el Balance anual. Su precio no resultaba elevado. En definitiva, su carácter específico proporcionaba el entorno perfecto para la gestión de dichos procesos; y les evitaba el alto coste derivado de encargar una herramienta con las mismas características. El único pero era la importación de la información almacenada en su Base de Datos, ya que parte de ésta era importante. No obstante, existía la posibilidad de trasladarla a la nueva aplicación (tal y como les comentó la empresa proveedora informática). De este modo, se instaló el nuevo aplicativo, se importaron ( capturaron ) los datos necesarios que se encontraban almacenados, y comenzó a utilizarse el programa con excelentes resultados. A pesar de ello, la familia Montealto ya estaba pensando en los beneficios de un sistema integrado que le permitiera controlar desde un mismo entorno informático todas las áreas de la empresa (ya que en ese instante utilizaban la herramienta de contabilidad, la de facturas -no estaba enlazada con la contable- y la aplicación de Base de Datos). Los programas específicos de gestión, sobre todo aquéllos que se ocupan de procesos o tareas delimitadas, representan una herramienta de alto valor para todas las empresas interesadas en controlar eficazmente su negocio, agilizar procedimientos y poder dedicar todos sus esfuerzos a c u e s t i o n e s n o administrativas : estrategia, toma de decisiones, etc. cubren, proporcionando así un modelo o patrón que las empresas pueden seguir con garantía. Por último, en el caso e x p u e st o, se han presentado los programas de gestión como elem ento s i ndi vi duales. Ahora bien, conviene apuntar que éstos también pueden actuar como partes de un todo : es decir, de un sistema totalmente integrado en el que cada actuación en uno de ellos tengan su efecto en otros aplicativos relacionados (comparten una misma fuente o Base de datos y una lógica común): por ejemplo, que las facturas efectuadas en la herramienta informática al efecto, además de actualizar el stock y registrar una venta, generen un asiento automáticamente que pueda ser gestionado desde la aplicación de contabilidad. Este nuevo género de sistemas (ERP) se analizará en la siguiente página. Otra de las principales ventajas de este género de aplicaciones radica en que están basadas en procedimientos derivados de las mejores prácticas y, generalmente, entienden perfectamente los pasos y necesidades que se producen en la actividad que 23 Los programas específicos de gestión, sobre todo aquellos que se ocupan de procesos o tareas delimitadas, representan una herramienta de alto valor para todas las empresas interesadas en controlar eficazmente su negocio.

26 CONTRATACIÓN DE UN ERP Gestión global e integrada de la empresa: ERP (I) Una característica principal de las empresas es su variedad: diferentes tamaños, sectores, actividades, procedimientos, etc.; en consecuencia, la elección de los software de gestión ha de considerar y depender de tales criterios. Sin embargo, en ocasiones, el nivel de gestión que debe alcanzarse para garantizar el crecimiento, el posicionamiento en el mercado de referencia o el incremento de las ventajas competitivas, obliga a tomar como factor prioritario en dicha deliberación la necesidad de integrar el conjunto que forma la organización a través de un único sistema informático, dependiendo el resto de los criterios apuntados de este requerimiento fundamental. Una consecuencia lógica del crecimiento de las empresas es el incremento de la complejidad de sus procesos, debido a que aumenta la dificultad -ante un ingente flujo de información- a la hora de atender y controlar sus diferentes departamentos, recursos humanos, activos de forma coordinada y óptima (factores claves para el futuro de cualquier compañía). En este escenario, la tecnología y, en concreto, los sistemas informáticos ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) se presentan como la solución idónea, posibilitando conformar un modelo de gestión integral que incorpore todos los procesos operativos y de negocio. Otra de las características esenciales de este género de programas empresariales es su modularidad; es decir, plan- tean la empresa como un conjunto de departamentos interrelacionados entre sí (con procesos que convergen) y, por ello, parten de un núcleo común (Base de Datos) que comparten el resto de aplicaciones o módulos (que representan cada área funcional o departamento). De este modo, un ERP se compone de distintas herramientas de gestión (abarcando todas las áreas de una compañía: Ventas, Producción, Contabilidad, etc.) con una base de datos común (integración). Esto permite a las empresas ir adquiriendo módulos en función de sus necesidades, las cuales, además, pueden beneficiarse de otro elemento específico de los ERP: su adaptabilidad. Están diseñados para ajustarse o configurarse a los procedimientos propios de cada compañía. Tras la explicación y presentación de los beneficios inherentes a un sistema ERP, conviene considerar un caso práctico que facilite su comprensión. En este sentido, la continuación del ejemplo desarrollado a lo largo de este capítulo resulta apropiado. Como ya se ha explicado, Muebles Montealto se trata de una pyme dedicada a la elaboración de mobiliario de madera. En los últimos años, ha seguido una línea de crecimiento invariable que ha contribuido decididamente a que la gestión de sus recursos se haya complicado. Por ello, la empresa ha ido implementando diversos sistemas informáticos como apoyo imprescindible para su actividad. Sin embargo, la situación presente requiere un nuevo impulso en su modelo de gestión; es tal el volumen de información y la intensidad de las relaciones entre los diferentes departamentos de la empresa que las aplicaciones existentes vuelven a mostrarse insuficientes (es una constante en su trayectoria); incrementándose los niveles de ineficiencia e incumplimiento de pedidos. Por ello, la dirección ha decidido finalmente ante este estado crítico (se ponía en juego su posición en el mercado) implementar un nuevo sistema que permita un eficiente tratamiento de la información, el cual derive en la disminución de los costes totales de las operaciones (en general, procedimientos internos y externos). Así, los objetivos son los siguientes: 1. Mejorar el nivel de gestión. En el área administrativa y financiera. En el área de producción (taller). Fluidez en las comunicaciones producidas entre el área administrativa-financiera y el área de producción. 2. Mejorar el nivel de servicio externo hacia la clientela, reduciendo los tiempos de entrega. 3. Incrementar y facilitar el contacto con sus empresas proveedoras. 4. Conseguir posibles reducciones de costes debido a una optimización de los procesos. 5. Escalabilidad. Buscan un sistema que tolere el crecimiento de la empresa y el establecimiento de nuevos procesos. 24 Los sistemas informáticos ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) se presentan como la solución idónea, posibilitando conformar un modelo de gestión integral que incorpore todos los procesos operativos y de negocio.

27 CONTRATACIÓN DE UN ERP Gestión global e integrada de la empresa: ERP (II) Como ejemplo de la situación ineficiente que vive la empresa Muebles Montealto, puede señalarse el proceso que sigue la realización de un pedido. En primer lugar, cuando alguien de la clientela efectúa la correspondiente solicitud, en administración se crea una orden de venta que se remite al taller en formato documental (ya que ninguna aplicación se ocupa de enlazar ambas áreas), dándose ocasiones en las que se extravía o deteriora por accidente dicha orden. Una vez ejecutado el pedido (desde administración sólo pueden conocer su estado si llaman directamente al taller y consiguen localizar la persona encargada - misión no siempre sencilla-), la persona encargada de producción avisa a administración y comunica el material que finalmente se ha utilizado (desde esa área no se tiene acceso al control de stock, y en ocasiones se han aceptado pedidos urgentes que no han podido atenderse por falta de madera - el registro del almacén no estaba al día-). En último lugar, se realiza la factura en administración (esta herramienta sí está vinculada con la Base de Datos principal) y se procede a apuntar este hecho en la aplicación de contabilidad; tarea que hay que ejecutar manualmente observando el registro de facturas, ya que son programas independientes. En resumen, un proceso costoso, ineficiente y con posibles errores o inconsistencias. En definitiva, la situación actual de Muebles Montealto, tanto en términos de procesos de negocio y organizativos como atendiendo a la situación de sus sistemas de información (no integrados), requiere una solución informática ERP (como así se lo aconseja la consultoría tecnológica) que se adapte al tamaño de la empresa y a sus procedimientos particulares y, además, no obligue a una inversión desmesurada en equipamiento, tiempo de consultoría para su implantación y recursos tantos externos como internos para mantenerla. La consultoría también insiste en que la implementación del ERP se trata, en definitiva, de un proyecto de empresa, y no sólo de la puesta en marcha de un paquete de software, ya que permitirá analizar el desarrollo de los procedimientos actuales y mejorar éstos (añadiendo, por supuesto, muchos más). Y, a su vez, señala los principales beneficios -genéricos- que pueden destacarse tras la implementación del ERP para la pyme fabricante de muebles: Integración de todos los procesos de negocio mediante la aplicación informática. Integración de la información: acceso a datos en tiempo real que posibilita obtener información oportuna y de confianza, útil como soporte para la toma de decisiones. Mayor agilidad en las operaciones, e incremento en la eficiencia de los recursos administrativos, además de un mayor control de los procesos de negocio -monitorizaciónjunto con su automatización. Escalabilidad y apertura: el ERP actúa como soporte base para la futura incorporación de nuevas funcionalidades, permitiendo con ello una gestión del cambio adaptación, crecimiento... óptima. Las soluciones estándar, incluidas dentro del software, provienen de las mejores prácticas existentes. De este modo, tras la implantación de los distintos módulos del ERP, Muebles Montealto podrá optimizar los procesos de negocio en las distintas áreas de la empresa, destacando un aumento importante de la eficiencia en la gestión de: Ventas y Compras. De este modo, se gestionarán de forma óptima los stocks y las compras de madera, mejorando sustancialmente el contacto con las empresas proveedoras en el proceso final, con la consiguiente disminución del plazo de entrega. Además, la entrada de los pedidos resultará más cómoda y enlazará con las demás áreas. Financiera-Contable. Permitirá disponer de potentes herramientas que cubran las necesidades de reporting y permitan una gestión eficaz, además de facilitar la toma de decisiones en el ámbito de tesorería, ya que se obtiene la información de forma inmediata (enlace entre pedidoproducción-facturacióncontabilidad). Producción. Posibilitará la automatización de procesos críticos y hará más eficientes la producción y las acciones en el taller, en constante comunicación con el resto de departamentos. Finalmente, la empresa habrá alcanzado un modelo de gestión eficiente que conducirá, sin duda, al incremento de sus ventajas competitivas y al desarrollo de nuevas estrategias de crecimiento. Los sistemas ERP son una alternativa viable para aquellas empresas que alcancen un nivel de complejidad significativo en su actividad, y que asuman la considerable inversión en estas herramientas informáticas como algo necesario para mantenerse en el mercado; sobre todo, si la necesidad de crecimiento y de información actualizada son factores fundamentales. Implementar una solución ERP es complicado. No obstante, aportará grandes benéficos a la empresa al integrar y optimizar los procesos empresariales; haciendo posible compartir información entre todas las personas que componen la organización y reducir los tiempos de las operaciones (y sus costes asociados). Por último, pueden destacarse una serie de ventajas características de los ERP en el ámbito empresarial: Integración de los procedimientos entre las diferentes áreas funcionales. Incremento de la productividad. Disponibilidad de información para la toma de decisiones. Incremento de la adaptación al cambio. Escalabilidad. Integridad de los datos. Reducción de los costes. 25

28 CENTRALITA DE TELÉFONOS Adquisición Una centralita de teléfonos es, básicamente, un sistema telefónico dentro de una empresa que hace posible el intercambio de llamadas internas entre las personas usuarias dentro de la compañía y, al mismo tiempo, permite que todas éstas personas compartan cierto número de líneas telefónicas externas. Así, se trata de un dispositivo que pertenece y opera dentro de la empresa, ocupándose la operadora telefónica únicamente de soportar o proporcionar el servicio. Lógicamente, el propósito principal de una centralita es ahorrar el coste de requerir una línea para cada persona usuaria de la organización. El caso de Reparaciones Bilbao reproduce apropiadamente el escenario idóneo para la implementación de una centralita telefónica: La empresa se constituyó en 2002 con el objetivo de actuar como servicio de reparación general de electrodomésticos; y ya habían alquilado el local (una nave dividida en oficinas y taller), faltando únicamente su acondicionamiento. Por ello, estaban identificando los procesos y tareas internas que iba a desarrollar la empresa con el fin de adecuar los medios a las necesidades. Analizando su futura actividad, constataron que: Los dos puestos de trabajo de la oficina deberían tener su correspondiente aparato telefónico. Las tres personas técnicas que se ocuparían de las reparaciones y de concertar la cita en el domicilio correspondiente para el posterior arreglo (destacado número de llamadas que efectúan justo cuando entran a trabajar a primera hora ), también necesitarían un teléfono para cada persona técnica en las oficinas (o dos para las tres personas técnicas; la cuestión era agilizar esa tarea). Las dos personas del taller requerirían estar en contacto directo con la oficina y, por ello, debía habilitarse un sistema de comunicación entre ambos espacios separados físicamente. Por ello, como respuesta a esta serie de necesidades, las personas propietarias decidieron adquirir una centralita telefónica. Es decir, un sistema telefónico privado que permitiera manejar llamadas externas e internas. Así, Reparaciones Bilbao no necesitaría una línea telefónica para cada uno de sus teléfonos y, como las llamadas internas no saldrían al exterior, éstas no serían facturadas. Tras la instalación, su centralita estaba compuesta por: La centralita en sí; es decir, el dispositivo conectado a la línea telefónica que centralizaba todo el sistema y que controlaba el paso de las llamadas internas y externas. La red de líneas (se tendió el cableado que unificaba todos los puestos de trabajo). Una consola o dispositivo telefónico específico para la persona administrativa de la empresa (desde este dispositivo telefónico se controlaba y configuraba el sistema). El resto de aparatos (teléfonos) que actuaban como extensiones dentro de la red. En definitiva, al implantar un sistema de centralita telefónica Reparaciones Bilbao había conseguido: 1. Dotar a todas las personas empleadas de un aparato telefónico sin tener que contratar una línea individual por cada persona, ahorrándose el importe por dicho servicio. 2. Centralizar el tráfico de llamadas entrantes a través de una sola persona: la persona administrativa que opera el dispositivo principal de la red de teléfonos. 3. Posibilitar una fluida comunicación interna entre las oficinas y el taller a través del teléfono sin coste alguno (en llamadas, claro). Gracias al empleo de las centralitas telefónicas, aquéllas empresas que requieran dotar a las personas trabajadoras de un aparato telefónico podrán evitar el coste asociado a la contratación de una línea telefónica. Las centralitas son capaces de desplegar una red compuesta por diversos terminales telefónicos con una sola línea, pudiéndose desde cada una de ellas realizar tanto llamadas al exterior como llamadas de tipo interno (éstas, se gestionarán por la centralita, y no saldrán por medio de la línea telefónica. Así que serán gratis ). 26

29 CONEXIÓN A INTERNET Para qué necesita mi empresa acceso a Internet? Internet se ha convertido en un medio que reúne a diferentes agentes de la sociedad: empresas, particulares, administraciones, asociaciones, actuando como un instrumento de difusión, colaboración e interacción que supera las barreras geográficas. Este carácter, y los servicios que Internet ofrece, representan para las empresas una oportunidad a la hora de incrementar su mercado y rentabilidad. A continuación, se va a presentar un ejemplo ilustrativo de los beneficios que el acceso a Internet proporciona en el ámbito de las pymes. Patricia Serrano es propietaria de una pequeña imprenta (tres personas empleadas) que realiza trabajos variados en diversos formatos. Cuenta entre su clientela tanto con particulares como con empresas de la zona. Lógicamente, para poder hacer frente a un abanico destacado de servicios (impresión digital, realización de tarjetas y folletos, edición digital ), se ha visto obligada a realizar fuertes inversiones en maquinaria específica y equipamiento, entre el que se encuentra un ordenador. En los últimos tiempos, el PC ha alcanzado un protagonismo significativo dentro de la actividad de la imprenta. Cada vez es más la clientela que demanda trabajos en los que interviene el diseño gráfico (uno de los nuevos servicios de la empresa) y, por ello, la utilización de las aplicaciones informáticas de edición instaladas en el PC es continua. No obstante, este equipo no está conectado a Internet. Patricia Serrano no ve ninguna utilidad práctica a esta medio, ni cree que pueda representar un avance para su empresa. Sin embargo, cede a las presiones de su entorno más cercano (familia, empresas proveedoras, personas trabajadoras ), y termina contratando un acceso a Internet. Le insisten en las ventajas de la utilización de este medio, pero en términos tan amplios o vagos que no acaba de convencerse. Una vez se encuentra en marcha la conexión, la propietaria se apunta a un curso de iniciación a Internet: Patricia siempre ha defendido que la mejor forma de obtener rendimiento de la tecnología es a través de una correcta comprensión de su funcionamiento; anteriormente ya había realizado cursos de edición digital y, en esta ocasión, no iba a ser menor su dedicación... Indudablemente, la formación recibida en las tecnologías y posibilidades de Internet termina de convencer a Patricia. Ya en la imprenta, no tarda en hacer uso de la conexión. En este punto, y no sin cierto reparo, Patricia Serrano y el citado Grupo de presión repasan el cambio que Internet ha supuesto para la actividad cotidiana de la imprenta: A través del correo electrónico mantiene un continuo contacto con varias de las empresas proveedoras y clientela. Con las empresas, verifica y confirma ordenes de compra; y con la clientela intercambia archivos de imágenes con los trabajos solicitados. Gracias al , ha conseguido ofrecer a su clientela un servicio de mayor calidad: anteriormente, cada vez que quería verificar con alguien algún determinado trabajo digital, este persona debía acudir a la imprenta y visualizarlo en el ordenador; ahora, se lo envía por correo electrónico, agilizándose así el trabajo y mejorando la satisfacción de la clientela. A la hora de realizar determinados diseños o composiciones en formato digital, es necesario contar con c o n t e n i d o g r á f i - co (fotografías, gráficos, figuras ). Este material, Patricia siempre lo había obtenido de distintos catálogos en CD (comprados). Gracias a Internet, puede acceder a inventarios de imágenes considerablemente más amplios e incluso adquirir ciertas imágenes de forma on line. Búsqueda de información: P a t r i c i a a ú n s i g u e deslumbrada por la cantidad de información a la que puede acceder por medio de Internet. Sobre todo, la relativa a nuevos dispositivos específicos para imprentas o técnicas novedosas, de utilidad directa para su profesión. Su imprenta ya está registrada en distintos medios que le proporcionan publicidad online: directorios empresariales, espacios sectoriales (ella misma ejecuta los pasos necesarios a través de los formularios al efecto). Ya han sido varias las personas que han solicitado sus servicios tras ver sus anuncios. Incluso empresas de zonas que la propietaria inicialmente consideraba fuera de su mercado natural. Las colas del banco parecen cosa del pasado. Las oficinas virtuales que las entidades financieras disponen para su clientela a través de Internet permiten efectuar un gran número de consultas y operaciones. Internet, como instrumento al alcance de cualquier empresa, presenta numerosos beneficios, y se convierte en un factor principal en: El incremento de la eficiencia interna en las empresas (agiliza numerosos procesos y posibilita otros no reproducibles mediante los canales tradicionales -compartir datos/ archivos de forma inmediata-). La mejora de los procesos de interacción (contacto) con agentes participantes en las relaciones empresariales: clientela, empresas proveedoras La ampliación de mercado. 27

30 ELECCIÓN DE LA CONEXIÓN A INTERNET Qué conexión a Internet debo contratar? 28

31 CORREO ELECTRÓNICO Herramienta empresarial (I) Con seguridad, el servicio más popular y extendido de Internet es el correo electrónico (también conocido como e- mail). Este sistema de correo permite transmitir mensajes entre distintas personas usuarias de forma inmediata, sin importar la ubicación geográfica de los ordenadores. Por ello, se convierte en una herramienta de comunicación con importantes repercusiones en el ámbito empresarial. sólo falta que las empresas comprendan tales beneficios y en esta tarea se encuentra Marta Campoamor. Hace tiempo que lleva intentando sin éxito que su padre - Alfonso-, propietario de una empresa dedicada a la distribución de ropa de trabajo, comprenda las ventajas de emplear Internet como medio de comunicación con su clientela y empresas proveedoras. Pero parece que, por fin, tiene los argumentos convincentes que necesita. Ropa de trabajo Campoamor lleva más de 20 años comercializando ropa específica para ocupaciones industriales entre empresas de producción (sobre todo, de tamaño medio), ofertando productos como: guantes de seguridad, petos, buzos, botas, etc. Para su actividad, mantener un contacto estrecho con las compañías que forman parte de su clientela es un factor fundamental. Sin embargo, mantener esa intensidad en las relaciones con su clientela obliga a destinar numerosos recursos. Y representa un coste que, Alfonso Campoamor, cada vez encuentra más difícil de asumir. Por ejemplo, entre las tareas relacionadas con la comunicación comercial, las cuales ya no resultan tan eficientes, se encuentran: Llamadas continuas del personal comercial para anunciar nuevas ofertas o artículos (o recalcar la conveniencia de éstos para los trabajos particulares de cada organización). Dada la amplia cartera que compone la clientela de la empresa, éste resulta un trabajo pesado que requiere un tiempo excesivo. Creación y envío frecuente de catálogos (por correo tradicional) con los productos actualizados (es necesario que la clientela posea siempre una referencia real de las prendas que comercializa la empresa). Elaborar y reelaborar este listado, encargar su impresión y franquearlo por correo obliga, tanto a Alfonso como al personal comercial, a realizar un considerable esfuerzo. Al mismo tiempo, el coste en impresión y envío es significativamente elevado. Cuando Alfonso comenta tales problemas a su hija Marta, ésta, inmediatamente, le responde que la solución va a encontrarla en Internet y, concretamente, en el correo electrónico. A Alfonso, esta vez, no le queda más remedio que escuchar una nueva defensa de ese medio de comunicación (tan desconocido para él); además, en esta ocasión, Marta le intriga al presentarle una aplicación concreta. Por ello, atiende atentamente y pide a su hija que le explique desde el principio qué es el correo electrónico. Así, Marta le comenta que el correo electrónico (o ) es uno de los elementos más destacados de las tecnologías de Internet. En cierto modo, y salvando las diferencias, puede afirmarse que Internet es al mensaje electrónico lo que la empresa de correo es al envío tradicional. Es decir, Internet es el mediotransporte a través del cual los mensajes viajan desde la persona emisora hasta la receptora. Con una gran diferencia -obviando el componente físico -: la recepción del envío en destino se produce inmediatamente (este factor estimula la atención de Alfonso). De este modo, Marta establece una clara analogía entre un concepto y otro: lo único que cambia es el formato y el canal de transmisión. Así, el correo electrónico es una herramienta de comunicación que posibilita intercambiar mensajes entre distintos ordenadores con conexión a Internet. El correo electrónico es una herramienta de comunicación que posibilita intercambiar mensajes entre distintos ordenadores con conexión a Internet. 29

32 CORREO ELECTRÓNICO Herramienta empresarial (II) Alfonso ya ha captado la idea, pero aún no ve una aplicación realmente práctica de ésta en su empresa. Por ello, Marta no tarda en trasladar su introducción teórica al plano real y, específicamente, muestra como el correo electrónico es la solución para mejorar las relaciones que Ropa de trabajo Campoamor mantiene con su clientela y empresas proveedoras. Por supuesto, sin perder la eficacia y ganando en eficiencia: En primer lugar, recuerda que prácticamente la totalidad de las empresas que forman parte de su clientela poseen ya una conexión a Internet y dirección de correo electrónico; así que disponen y emplean este medio de comunicación habitualmente (es un elemento de uso en común en las empresas de ese tamaño). Por tal motivo, propone que Campoamor realice la distribución de su catálogo a través de este canal. Con ello la compañía: Podrá tener permanentemente actualizado un catálogo (de varias páginas) en formato digital -como anteriormente-, pero no tendrá que trasladar éste a un formato documental (a papel) para su posterior impresión, ya que las personas destinatarias lo recibirán tal cual -y al momento- por medio de un mensaje electrónico (e- mail) Así, tampoco será necesario asumir los elevados gastos en distribución (el coste de la conexión a Internet que deberá contratar es ridículo comparado con el envío postal) La clientela, por lo tanto, contará con la última versión del listado de artículos, sin que represente para la plantilla de Campoamor un esfuerzo elevado. Además, se reforzará la presencia de la empresa en la clientela al estrecharse el contacto y aumentar la periodicidad en la recepción del catálogo comercial. ción electrónica (por ejemplo, c o m e r Marta le explica que, por lo general, las mismas operadoras de telecomunicaciones que ofrecen conexión a Internet conceden gratuitamente determinado número de buzones de correo con su correspondiente dirección; pero que también es posible -y recomendable- que registre y contrate su propio nombre en Internet (como en el ejemplo anterior: Alfonso, sorprendido tras la Al final, Marta ha conseguido convencer a su padre con razones de peso, convirtiéndose la empresa (y por ende, Alfonso, el propietario) en la principal beneficiaria del empleo del correo electrónico. clara exposición de Marta, sólo alcanza a preguntar: «Ya pero qué necesito para enviar mensajes de correo electrónico?». Para empezar, le responde ella, se tiene que contratar un acceso a Internet para la empresa, ya que es el medio por el que va a viajar el . Una vez disponga de dicha conexión para los ordenadores de la oficina (en los que se realizan los catálogos, además de otras tareas de gestión), necesitará disponer de un buzón (igual que en el correo convencional) y de una direc- En definitiva, es necesario subrayar el papel del correo electrónico en el ámbito empresarial; ya que aporta: Un nuevo modelo de comunicaciones más estrecho y directo entre diferentes agentes (clientela, empresas proveedoras ). Un incremento del rendimiento en el intercambio de información. Comodidad, sencillez y rapidez en el envío y recepción de documentos, superando con creces los tiempos del correo tradicional. Todo ello, con un coste relativamente bajo. 30 El correo electrónico supone un incremento del rendimiento en el intercambio de información, a la vez que comodidad, sencillez y rapidez en el envío y recepción de documentos; superando con creces los tiempos del correo tradicional.

33 INTERCONEXIÓN DE DISTINTOS CENTROS Conexión en red de ordenadores (I) El origen de Internet parte de un principio elemental: interconectar ordenadores y sistemas informáticos situados en distintos puntos geográficos con el fin de compartir información. Este modelo, y los beneficios derivados de su aplicación, pueden trasladarse al mundo empresarial, construyendo redes de e q u i p o s i n t e r n a s (pertenecientes a una organización o empresa determinada) a través de la Red. En páginas anteriores, ya se han destacado los beneficios derivados de un entorno informátic o det ermi nado - empresa- en el cual sea posible compartir entre distintos ordenadores desde carpetas con documentos, hasta periféricos tales como impresoras, unidades de CD... Esta misma lógica se puede aplicar a una escala más amplia o global, empleando una red de carácter público, como Internet, para construir una red de ordenadores privada o propia de una organización en la que se reproduzca el comentado esquema de colaboración. El caso de Creando Moda ayudará a comprender las particularidades y ventajas de interconectar equipos o centros localizados en espacios distanciados : Los distintos establecimientos de moda de esta cadena ofrecen cobertura a la actividad principal del negocio: venta minorista ( al detalle ) de artículos textiles. En concreto, comercializan prendas juveniles (textiles exteriores) -masculinas y femeninas- de carácter general; es decir, en todas las tiendas se venden artículos como: camisas, jerséis, pantalones, faldas, camisetas, etc. Así, el público objetivo queda claramente definido: jóvenes de ambos sexos. En cada una de las cuatro tiendas, los procesos de gestión y venta se controlan mediante una aplicación informática instalada en sus ordenadores (que también actúan como cajas registradoras). Sin embargo, como señala Javier Vázquez propietario y gerente, los problemas más serios, aquéllos que complican el adecuado ajuste de los procedimientos del negocio, provienen fundamentalmente de la inexistencia de alguna herramienta informática que mejore las comunicaciones y posibilite una gestión integrada de los cuatro establecimientos. Como muestra de dicha situación, cada tienda actúa de forma autónoma, pero los pedidos efectuados a las empresas proveedoras se reciben en un solo establecimiento (tienda-central); por lo que Javier debe distribuirlos entre el resto. De este modo, la falta de centralización informática del stock provoca desfases: el pedido llega a la tienda proveniente de la tienda- central antes de que Javier genere su correspondiente referencia (en los ordenadores de cada comercio debe ejecutar la importación de los datos -talla, color - pertenecientes a las referencias que previamente ha generado en el equipo de la tiendacentral: emplea un disquete para trasladarlo de un ordenador a otro). Además, la limitada comunicación entre los comercios dificulta los procesos y compartir artículos. De esta forma, desde uno de los establecimientos no p u e d e n c o n o c e r d i r e c t a - mente los productos que tienen los otros (la aplicación software con la que cuentan no conecta los comercios en red). Esta situación impide aprovechar una de las ventajas inherentes a una cadena de establecimientos: configurar un almacén a partir de la suma de los propios de cada tienda-miembro, haciendo posible un stock más eficaz y eficiente. Sin olvidar que, para controlar las ventas y realizar la gestión del conjunto de establecimientos con los datos que le suministra la aplicación informática, Javier tiene que efectuar tales operaciones de formar separada, sufriendo complicaciones significativas y errores continuos. Definitivamente, no se efectúa un control riguroso del funcionamiento de las tiendas Creando Moda. Es decir, aunque la mayoría de los procedimientos o trabajos realizados están respaldados permanentemente por alguna herramienta informática o método de registro eficaz, la gestión del stock y su distribución entre los comercios no se efectúan con la debida eficacia. Pese a que las tiendas cuentan con una aplicación específica, por su inadecuado ajuste a los flujos de trabajo del negocio, ésta no ofrece el escenario de trabajo óptimo. En el mundo empresarial tiene un especial interés la construcción de redes de equipos internas a través de la Red. 31

34 INTERCONEXIÓN DE DISTINTOS CENTROS Conexión en red de ordenadores (II) configuración del programa en cada una de las tiendas; preparándolo para que trabaje en red junto con otros establecimientos. Javier, ante la identificación de las mencionadas carencias localizadas dentro del entorno de la empresa, se plantea como una acción prioritaria interconectar de alguna manera (él no sabe cómo) los establecimientos para que sea posible compartir datos y acceder al stock del resto desde cualquiera de las tiendas. Tras comentar sus intenciones a las empresas proveedoras del software que emplean las cuatro tiendas, le explican a Javier que la aplicación también está diseñada para tra- bajar en red; es decir, para que puedan operar distintos ordenadores como miembros de una misma tienda o cadena y compartir datos entre ellos. Y que, dicha conexión en red, puede realizarse a través de Internet (permitiendo así la interconexión de los ordenadores de las cuatro tiendas). Finalmente, se dispone que la tienda central actúe también informáticamente como tal; es decir, que desde su aplicación puedan controlarse las operaciones efectuadas en el resto de tiendas, trasladar virtualmente el stock, insertar artículos, Con todo ello, se ha logrado salvar el obstáculo geográfico y desplegar un modelo que permite un elevado grado de integración informática entre los diversos establecimientos de la cadena Creando Moda. Esta situación posibilita, además de unificar procesos y compartir información (vía redinternet), ejecutar acciones y medidas como: Traspaso rápido y eficiente de artículos entre almacenes (tiendas). Javier no lo duda más y encarga a la empresa proveedora informática que se ocupe de efectuar la conexión vía Internet: En primer lugar, como requerimiento ineludible, se contratan conexiones permanentes a Internet para tres de las tiendas (la Central ya tenía). Después, se modifica la Eficacia en la logística interna de la empresa (estado y traslado del stock). Consulta en tiempo real de los diferentes stocks. Centralizar la gestión de los comercios. Por ejemplo, desde la tienda-central se generan todas las referencias una vez se ha recibido el pedido; traspasándose posteriormente por la red desde la aplicación informática al stock particular del resto. En definitiva, las actuaciones llevadas a cabo: adaptación de la infraestructura informática y conexiones, han permitido modificar el poco eficiente sistema de gestión de Creando Moda, adaptando la empresa a un modelo basado en procedimientos integrados y centralizados. Es común, encontrar empresas u organizaciones distribuidas en diferentes centros de trabajo u oficinas (en puntos geográficos distintos) que operan de forma autónoma o, expresado de otra forma, que no mantienen ningún tipo de comunicación real- mente continua entre las partes ; saliendo perjudicadas por un modelo poco integrado, caracterizado por cierta pérdida de eficacia (se complica la colaboración entre centros separados ) y procedimientos ineficientes (se requiere un mayor esfuerzo para lograr los objetivos). La unión entre las soluciones informáticas y las posibilidades d e c o m uni c ac i ó n/ interconexión que ofrece Internet, se convierte en la solución a este escenario. Gracias a este tándem, se establece un canal de comunicación que hace posible unificar los esfuerzos, compartir datos entre centros distantes, integrar procedimientos (ventas, stock, gestión de la clientela, ), etc. En consecuencia, da un impulso a la actividad de la empresa (incrementando las ventajas competitivas). 32 La conexión en red de los diferentes ordenadores posibilita unificar procesos y compartir información y, además, salvar el obstáculo geográfico de pymes con diferentes delegaciones

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