Refrendado por Dr.: Ángel Antonio Pineda Cargo: Gerente Centro Especializado de Atención Integral al Adulto Mayor. Elaboración:

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1 Pagina 1 1. Introducción Se ha diseñado el Procedimiento para brindar asistencia médica en caso de falla del Sistema Informático con la finalidad de brindar una guía de actuación para las atenciones en salud en las unidades ambulatorias, cuando ocurran fallas en el sistema informático. Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben realizarse para efectuar los procesos y procedimientos, identificando el responsable de cada actividad. El grado de detalle con el que elaborado es útil para actividades de Capacitación e Inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforma a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer un mecanismo que para brinde una guía de actuación para brindar atención ininterrumpida al derechohabiente en las unidades ambulatorias cuando ocurra falla del sistema informàtico atención para las atenciones en salud en las Unidades Ambulatorias cuando ocurran fallas en el sistema informático Garantizar la continuidad del funcionamiento de la Institución frente a cualquier eventualidad, ya sea materiales o personales. La cual deberá de constar con un plan de contingencia, en la que se incluyan las 4 etapas básicas: La Evaluación Planificación Prueba de viabilidad Ejecución memorando 862- DMDSS-IHSS-

2 Pagina 2 Estos planes de contingencia deberán ser dinámicos y tienen que permitir la inclusión de alternativas frente a nuevas incidencias, que se pudieran producir con el tiempo Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar el proceso o procedimiento que se describe. 3. Alcance Este documento es aplicable a nivel nacional en todas las Unidades Médicas del IHSS, que trabajen con la aplicación informática. 4. Definiciones CONTINGENCIA: El término Contingencia, suele referirse a algo que es probable que ocurra, aunque no se tiene una certeza al respecto. La contingencia, por lo tanto, es lo posible o aquello que puede o no concretarse. PRE-CLINICA: Es la atención que se le brinda al paciente antes de ser atendido por el médico tratante, en el cual se toman: signos vitales ( presión arterial, temperatura) y peso. POST-CLINICA: Es la atención que se le brinda al paciente después de la atención con el médico tratante, en el cual se le da orientación al paciente de los pasos a seguir para solicitar nueva cita, cita con el médico especialista, tramite para el reclamo de incapacidades por más de 3 días y si es menos de 3 días entregársela en el momento, así como para el reclamo de medicamentos. 5. Referencias Documentos Internos Ticket de cita Expediente electrónico o Formato Especial de Contingencias Remisión memorando 862- DMDSS-IHSS-

3 Pagina 3 Receta médica electrónica o Manual Ordenes médicas (electrónicas) o Manuales 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por el cumplimiento de este procedimiento es cada uno de los Gerentes de las Unidades Médicas prestadoras de servicio, Dirección Médica Nacional realizará la evaluación y monitoreo de la misma Son responsables por la adquisición del equipo requerido y por la implementación de este procedimiento, los Gerentes y Administradores de las Unidades y el personal operativo que participa en la ejecución de este proceso 7. Procedimiento DERECHOHABIENTE/BENEFICIARIO 7.1 Solicita asistencia médica Se presenta al Área de Admisión de Consulta Externa, Ambulatoria o Emergencia de los establecimientos de salud ambulatoria a solicitar atención médica Si hubiera falla en el sistema informático, se aboca a un Oficial de Atención a las personas/derechohabientes, para que le brinde orientación sobre lo que procede a hacer. AREA DE ATENCION AL CLIENTE Personal de Atención al Cliente 7.2 Informa al paciente sobre los pasos a seguir para ser atendido Le informa al pacientes que por razones de falla en el sistema informático, el proceso de admisión se realizara en forma manual y le orienta a presentarse al Área de Admisión de Consulta Externa, Ambulatoria o Emergencia memorando 862- DMDSS-IHSS-

4 Pagina 4 ADMISION DE CONSULTA EXTERNA AMBULATORIA O EMERGENCIA Auxiliar de Registros médicos 7.3 Identifica al paciente, conforme a Carné de Afiliación y Comprobante de Vigencia de Derechos, según especialidad o Emergencia Verifica Boleta de Cita asignada y anota en Libro de Control de Citas Comprueba si se trata de primera cita o subsiguiente a través de cita asignada con anterioridad, y en ambos casos lo anota en Libro de Control 7.33 En caso de Emergencia, lo anotará en el Formato de Contingencia de datos personales 7.4 Asigna cupo en forma manual y llena formato especial de contingencia de datos Personales (Formato especial de Contingencias de datos personales) Asigna cupo en forma manual Llena los datos personales del paciente en formato especial de contingencia de datos personales Indica al paciente para que se presente a pre-clínica en la hora que se le asigno a fin de recibir la asistencia médica. 7.5 Traslada Formato Especial de Contingencias al Área de Preclínica (Formato Especial de Contingencias de datos personales) Los formatos especiales de contingencia, correspondientes a cada paciente se trasladan al rea de pre-clínica AREA DE PRE CLINICA Enfermera y Personal de Atención al Cliente 7.6 Registra datos del paciente en el formato de Atención Médica en caso de contingencia de datos personales (Formato de Atención Médica en caso de contingencia de datos personales) Verifica si se encuentra el formato de Atención Médica en caso de contingencia de admisiones en el lugar indicado Engrapa boleta de cita emitido en forma manual ya que no hay sistema informatico Registra los datos personales del paciente 7.7 Toma Signos Vitales y los registra en formato especial de contingencias (Formato memorando 862- DMDSS-IHSS-

5 Pagina 5 de Atención Médica en caso de Contingencias de datos personales) Registra resultados en Formato Especial de Contingencias Indica al paciente pasar a Clínica del Médico 7.8 Verifica en el Area de Archivo Cínico, si existe expediente clinico en físico del paciente que será atendido en consulta (expediente clinico en físico) Verifica en el Area de Archivo Clinico, si existe expediente clínico en físico del paciente que será atendido en consulta, el cual servirá como apoyo para que el medico pueda brindar atención al paciente, con la aclaración que si existe o no, el médico trabajará con el formato de Atención Médica en caso de contingencia 7.9 Traslada formato especial de contingencias a Clínica del Médico (Formato de Atención Médica en caso de Contingencias de datos personales) Verifica que los datos personales y constantes del paciente estén completos Traslada formato a Clínica del Médico CLINICA MEDICA Médico Tratante 7.10 Si el paciente fue atendido en la pre-clinica de manera electronica y al llegar a la clinica hubiese falla del sistema, el paciente será atendido de forma manual en el formato especial de contingencia con los datos personales del paciente (Formato de Atención Médica en caso Contingencias de datos personales) se procede a engrapar el ticket en la hoja de contingencia Se llenarán los datos generales del paciente se realizará el examen físico Se hará diagnostico clinico Se anotan hallazgos en el formato de contingencia y otros autorizados por la Institución o según la especialidad 7.11 Si el paciente fue atendido en la pre-clinica de manera manuscrita, al llegar a la clinica el medico procederá atenderlo en forma manual en el formato de Atención Médica en caso de contingencia con los datos personales (formato de Atención Médica en caso de contingencia de datos personales) Verifica hacer recepcionado la hoja de contingencia de datos personales memorando 862- DMDSS-IHSS-

6 Pagina Realiza examen físico diagnostica y escribe hallazgos encontrados en el paciente 7.12 Elabora Orden de Remisión, prescripción y Órdenes Médicas, si la requiere (Orden de Remisión, recetas y órdenes médicas) El Médico tratante elabora Remisión, recetas y órdenes médicas, en formatos ya establecidos, si el estado de salud del paciente así lo requiere Concluye atención médica y le indica al paciente que en el área de preclínica le informaran sobre el proceso a seguir AREA DE POST-CLINICA Enfermera 7.13 Orienta al paciente y lo remite a los Servicios de Apoyo y las Especialidades El Personal de Enfermería, en conjunto con los Oficiales de Atención a las Personas, deberá brindar orientación necesaria al paciente Lo remite a los diferentes servicios de apoyo o al especialista 7.13 Retira informes de pacientes del Consultorio Medico (Formatos e Informes) Retira del Consultório Medico lós diferentes formatos e informes de los pacientes Traslada formatos e informes al Área de Pre- Clinica ARCHIVO CLINICO Auxiliares de Archivo Clinico 7.14 Retira formatos e informes de Pre clinica (Formatos e Informes) Retira de la Pre clínica los formatos e informes de los pacientes Lleva formatos e informes al Archivo Clínico 7.15 Ingresa en el Modulo de Admisiones la información de los formatos e informes de pacientes, por médico y especialidad La persona encargada de archivo, identifica los formatos cuya cita fue manual o que no tuviere engrapado el ticket en el formato de contingencias Ingresa información al modulo de admisiones para que quede consignado, tanto para efectos de estadística como de producción del médico memorando 862- DMDSS-IHSS-

7 Pagina Escanea formatos utilizados. Identificando y asociando el episodio en el sistema y los archiva en el expediente del paciente (Formatos, expediente) Escanea los informes generados de la atención médica de cada paciente Identifica en el sistema al paciente, asociándolo a la cita donde se quiere cargar los informes ya escaneados Incorpora la información escaneada a cada expediente clínico electrónico Los informes y demás documentos utilizados en la consulta médica son archivados en cada expediente clínico físico. SERVICIOS DE APOYO ESTUDIOS CLINICOS, GABINETE Y FARMACIA 7.17 El paciente se presenta a los Servicios de Apoyo a los que fue remitido El paciente se presenta a los diferentes servicios de apoyo, donde fue referido por el médico tratante, según indicaciones prescritas, en ordenes médicas físicas En caso de que no haya sistema informático en la Farmacia, la farmacia con apoyo de los servicios de atención al cliente, remiten nuevamente al paciente al médico tratante para que este elabore la receta médica escrita paciente se presenta a la Farmacia a reclamar los medicamentos prescritos por el Médico tratante (consulta externa, ambulatoria o emergencia) SERVICIO DE FARMACIA Auxiliar de Farmacia 7.19 Entrega medicamentos a derechohabiente/asegurado/paciente (Medicamentos) Identifica al paciente, mediante Carné de Afiliación y Comprobante de Vigencia de Derechos Recibe y revisa las recetas extendidas por el médico tratante Ubica medicamentos en anaqueles Guarda medicamentos en bolsas para entrega Entrega medicamentos a pacientes Devuelve Recetas cuyo medicamento no se hay en existencia Guarda recetas despachadas en anaquel especial, para posterior trámite administrativo y control de inventario en sistema memorando 862- DMDSS-IHSS-

8 Pagina 8 OBSERVACIONES GENERALES La falla eléctrica o de sistema, puede suceder en cualquier punto o área de atención en que se encuentre el paciente, por lo que deben tomarse las medidas respectivas por cada área de atención. El formato Especial de Contingencias debe estar disponible en cada área de atención, 7.20 FIN DEL PROCEDIMIENTO memorando 862- DMDSS-IHSS-

9 Pagina 9 8 Diagrama de Flujo memorando 862- DMDSS-IHSS-

10 Pagina 10 9 Anexos memorando 862- DMDSS-IHSS-

11 Pagina Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados 1 6/11/2013 Primera elaboración, incluye observaciones del Memo NO DMDSS-IHSS /02/2014 Observaciones memo NO dmn Memorando 1246-DMN-2014 de la Direccion Medica Nacional 4 0 Memorando 475-CAIAM Memorando 3560-DMDSS- IHSS Memorando 672-DMN- 7 Memorando 862-DMDSS-IHSS- Actualizado por Lic. Liliana Castillo Autorizado por: memorando 862- DMDSS-IHSS-

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