Renovación de los sistemas de información de ENISA

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1 Renovación de los sistemas de información de ENISA Pliego de prescripciones técnicas enisa empresa nacional de innovación

2 Índice 1. Objeto del la licitación Sobre ENISA Antecedentes Modelo de implantación Trabajos de que consta esta licitación Coordinación de los trabajos Lugar de desempeño de los trabajos y aportación de medios Requisitos funcionales Requisitos de infraestructuras Migración de datos Soporte, mantenimiento y garantía de los sistemas de información Escenario propuesto Metodología de implantación Traspaso del conocimiento Metodología de gestión del proyecto Planificación Referencias técnicas en proyectos similares Equipos de trabajo Certificaciones Oferta económica Mejoras del servicio ofertado. 41 2

3 1.Objeto de la licitación El presente pliego tiene por objeto el establecimiento de las condiciones técnicas que regirán en la contratación de los servicios para la renovación de los sistemas de información de ENISA y mantenimiento de los mismos. El procedimiento de contratación se regirá por lo establecido en los pliegos reguladores del presente concurso y por la legislación específica aplicable a ENISA. El objeto del presente procedimiento convocado por ENISA es permitir la selección del proveedor/es que prestará/n los servicios definidos en el presente pliego, de acuerdo con los términos recogidos en el Pliego de Cláusulas Particulares. De acuerdo con lo anterior, el presente pliego tiene por objeto definir los requerimientos técnicos mínimos de las prestaciones que el proveedor/es contratado/s deberá poner a disposición de ENISA. 2. Sobre ENISA ENISA es una empresa pública (dependiente del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa) que, desde 1982, participa activamente en la financiación de proyectos empresariales viables e innovadores. El objetivo de ENISA es fomentar la creación, crecimiento y consolidación de la empresa española, participando activamente en la financiación de proyectos empresariales viables e innovadores y en la dinamización del mercado de capital riesgo. ENISA dispone de diferentes líneas de financiación específicas para las diferentes etapas en las que se puede encontrar una empresa ya sea en sus comienzos, en una fase expansiva o en una fase de consolidación. 3. Antecedentes a) Situación actual de los sistemas de información de ENISA En la actualidad ENISA cuenta con un conjunto de sistemas de información para dar soporte a su negocio. Estas aplicaciones son las siguientes: SGPP (Sistema para la gestión de préstamos participativos) Se trata de un desarrollo a medida en Visual Basic 6. Las funcionalidades básicas del SGPP son las siguientes: control de clientes potenciales y propuestas de préstamos participativos gestión de la cartera de inversiones, gestión de los cobros asociadas a cada inversión el seguimiento de las obligaciones formales de los clientes Informes El motor de cobros realiza una exportación de los cobros a formato MS Access para permitir importarlos al módulo de contabilidad. 3

4 4

5 ULTIMUS ULTIMUS es una aplicación BPM que se encuentra instalada como un piloto para gestionar la línea de jóvenes emprendedores. La solución completa de la que forma parte ULTIMUS está formada por los siguientes componentes: ECM Microsoft SharePoint Services SGBD - SQL Server (compartido con el SGPP) Notificaciones - Conexión con Exchange Formularios - Desarrollos.NET para acceso Web Contabilidad La contabilidad se realiza con el módulo Sage Logic Class Diferentes sistemas para la gestión documental: Un ECM (Enterprise Content Manager) basado en el producto Microsoft SharePoint 3.0 SP2, asociado al piloto ULTIMUS mencionado anteriormente. Diferentes carpetas departamentales compartidas en servidor de archivos Carpetas de MS Outlook asociadas a las cuentas de los usuarios Archivos en papel Gestión de informes: Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) Esta herramienta de generación de informes forma parte de la solución piloto en la que se basa ULTIMUS. 5

6 Dispone de una interfaz web para su administración y es capaz de explotar los datos de la BD de negocio de ENISA. Portal del cliente ENISA no cuenta en la actualidad con un portal del cliente. b) Breve descripción de la cobertura de los sistemas de información sobre los procesos En el siguiente gráfico se muestra de forma resumida la cobertura que ofrecen los sistemas de información actuales sobre los diferentes procesos de ENISA: Front-office Los clientes pueden obtener información y descargar formularios en la web de ENISA, existiendo una interacción totalmente automatizada por los clientes por medio de este canal. La web de ENISA queda fuera del alcance de esta licitación. Mensajería El sistema de correo electrónico VMware Zimbra se usa como principal herramienta de mensajería (cliente MS Outlook), estando integrado con SGPP, ULTIMUS y GLPI. Este sistema queda fuera del alcance de esta licitación. 6

7 Gestión de procesos de negocio SGPP tiene codificado un work-flow con los principales hitos del proceso de gestión de préstamos. ULTIMUS es una herramienta BPM cuya funcionalidad (piloto) actual está limitada a la línea de jóvenes emprendedores. Generación de informes SGPP cuenta con una serie de informes predefinidos y que están vigentes en gran medida en la actualidad. La herramienta de MS Reporting Services permite la creación de informes a partir de los datos de la BD de negocio. Gestión de préstamos SGPP es la herramienta que da soporte a la gestión de préstamos, principalmente enfocada a la gestión de cobros. Gestión documental La mayor parte de los documentos asociados a expedientes se encuentra en carpetas compartidas. Se cuenta con MS SharePoint asociado a la solución implantada para el piloto de ULTIMUS. Contabilidad La contabilidad se realiza con el módulo ERP Sage Logic Class. Otros La aplicación GLPI se utiliza para la gestión de incidencias, inventario y reserva de salas. c) Breve diagnóstico Los sistemas de información relacionados anteriormente cuentan, de forma general, con las siguientes limitaciones: Escasa automatización de los procesos de negocio. Limitaciones en la obtención de información estratégica y financiera. Gestión documental dispersa y no estructurada, incluyendo el uso intensivo del papel, dificultando su acceso ágil. Inconsistencia y dispersión de la información. Orientación al back-office de los sistemas de información. 7

8 Carencia de un portal del cliente que permita la interacción telemática con los clientes. Escasa escalabilidad y flexibilidad de los sistemas de información actuales. d) Escenario requerido Con el fin de solventar estas carencias ENISA ha determinado la necesidad de renovar sus sistemas de información a través de la implantación de diferentes sistemas integrados entre sí, formando los siguientes bloques funcionales: A continuación se relacionan los sistemas de información requeridos. En algunos casos se considera que podrían considerarse como válidas otras alternativas, siempre que el proveedor lo justifique convenientemente. Estas alternativas se indican entre corchetes [ ]. Portal del cliente: Liferay [alternativa: Drupal] Gestión de procesos de negocio (BPM): JBoss jbpm5 [alternativa: Activiti] Gestión documental: Alfresco [alternativa: SAP DMS] Gestión de inversiones y contabilidad: SAP ERP/TRM 8

9 Gestión de informes: Eclipse BIRT [alternativa: SAP Business Objects y MS Reporting Services en caso de optar por SQL Server como gestor de base de datos] El sistema de correo electrónico VMware Zimbra queda fuera del alcance de esta licitación La selección final de productos, la adquisición de las licencias software correspondientes, el soporte por parte del fabricante y los derechos de acceso a parches y nuevas versiones serán suministrados por el adjudicatario, así como la instalación y configuración de estos productos en los entornos correspondientes. Adicionalmente, el licitador deberá aportar la infraestructura hardware, productos y componentes software de base que sean necesarios para el correcto funcionamiento de los sistemas descritos, como por ejemplo: Sistemas operativos: MS Windows Server [alternativas: Red Hat, Solaris] Bases de datos, contemplándose dos alternativas: Escenario mixto: Sybase (para SAP y BPM) y MySQL. Escenario con una única base de datos: MS SQL Server, Oracle o MySQL. Seguridad: antivirus, firewall, etc. El licitador realizará la instalación y configuración de los sistemas de información en los diferentes entornos: Producción Preproducción Desarrollo e) Dimensiones clave del proyecto En este apartado se relacionan algunas de las dimensiones clave del proyecto objeto de la licitación, con el fin de orientar a la empresa licitadora a la hora de presentar su mejor solución para las necesidades de ENISA. Usuarios internos Número total de usuarios internos: 50 Número de usuarios internos financieros: 10 máximo Presupuesto operativo Presupuesto operativo anual (previsión 2013): Expedientes Número de expedientes activos (actualmente): Número de nuevas solicitudes al año (previsión pleno régimen): Número de solicitudes aprobadas al año (previsión pleno régimen):

10 Número de expedientes activos (previsión pleno régimen): Tiempo de vida de un expediente: 10 años Clientes Número de clientes (actualmente): Número de clientes usuarios del portal (previsión pleno régimen): Procesos de negocio Número de procesos: 15. Número de tareas por proyecto: 100 Número de transiciones entre tareas al día: Modelo de implantación Al objeto de realizar la valoración económica de las ofertas, los licitadores presentarán su oferta económica teniendo en cuenta que el proyecto de implantación objeto del presente pliego es un proyecto cerrado con una duración limitada tal y como se describe a continuación. 5. Trabajos de que consta esta licitación Los trabajos a realizar para la renovación de los sistemas de información de ENISA incluyen dos ámbitos: Servicios de implantación y mantenimiento En este ámbito se incluyen los servicios de implantación y desarrollo de los módulos software requeridos en el escenario objetivo por parte de ENISA. Se incluyen asimismo los costes de licencias de software correspondiente y el mantenimiento de los sistemas desarrollados. Infraestructura tecnológica En este ámbito se incluyen los servicios de administración, gestión y explotación de la infraestructura tecnológica necesaria para el nuevo escenario requerido por ENISA. 6. Coordinación de los trabajos Es necesaria una coordinación estrecha de los trabajos de los dos ámbitos incluidos en este pliego. Esta coordinación se deberá realizar en aspectos técnicos y de coordinación de tareas: Aspectos técnicos El escenario de solución finalmente adoptado estará sujeto a los condicionantes reflejados en este pliego, existiendo determinados aspectos cuya decisión se delega en los criterios del adjudicatario. 10

11 Existe una necesidad de coordinación entre los trabajos para garantizar que las recomendaciones del adjudicatario den lugar al escenario óptimo para ENISA. El adjudicatario debe garantizar que el dimensionamiento de la infraestructura es el adecuado en cada momento de la implementación, puesta en marcha y explotación de los sistemas, con el objetivo de generar los correspondientes ahorros de costes para ENISA. Coordinación de tareas El adjudicatario deberá facilitar en su propuesta de solución la correspondiente planificación de fases y tareas que estime necesarias para la puesta en marcha y ejecución del proyecto. A partir del momento de licitación será necesaria una estrecha colaboración de los trabajos en ambos ámbitos con el fin de alinear ambas planificaciones. 7. Lugar de desempeño de los trabajos y aportación de medios El desempeño de las tareas de implementación de los sistemas de información se hará efectivo en el lugar que determine ENISA, estando previsto que, dada la naturaleza de la prestación, este lugar esté ubicado en las dependencias de la propia ENISA. La empresa adjudicataria deberá proveer todos los medios técnicos personales necesarios para realizar la implantación (PCs, portátiles, teléfonos móviles, PDAs, etc.). El centro de datos que se oferte para prestar el servicio de infraestructura tecnológica debe estar situado obligatoriamente en España. 8. Requisitos funcionales A continuación se describen un conjunto de funcionalidades mínimas que no debe entenderse como una relación exhaustiva ni cerrada de requisitos. Los nuevos sistemas de información darán respuesta al menos a las siguientes áreas funcionales: Portal del cliente Gestión de procesos de negocio Gestión documental Gestión de informes Gestión de las líneas de financiación Gestión de cobros Gestión de impagos 11

12 Renegociaciones Control de riesgos Gestión jurídica Contabilidad y finanzas Contabilidad administrativa y financiera Tesorería Inmovilizado Contabilidad analítica Documentación de requisitos Al comienzo de la implantación ENISA entregará al licitador la documentación de requisitos detallado para la implantación de SAP ERP. Este documento deberá ser revisado por el licitador para adecuarlo a la configuración final de sistemas que compondrán la nueva arquitectura. Asimismo, se entregarán al licitador los diagramas y descripciones de los principales procesos de negocio que se deben implementar en el nuevo sistema y que deberán revisarse antes de la implantación. a) Portal del cliente El portal del cliente se implementará utilizando un producto de fuentes abiertas, debiendo optar el licitador por una de las siguientes opciones: Liferay Drupal La elección del producto y modelo de licencia a utilizar será responsabilidad del licitador y deberá estar correctamente argumentada. El portal del cliente permitirá a los clientes interactuar con ENISA desde el principio del proceso. Esta herramienta permitiría automatizar desde un principio la introducción de datos en el sistema en el formato requerido y facilitaría la comunicación con el cliente. El portal del cliente permitirá realizar la solicitud del préstamo mediante formularios online. Esta solicitud será única, aunque incluirá variaciones según el tipo de préstamo solicitado. El nuevo sistema de información será lo suficientemente flexible como para contemplar requisitos diferentes según la tipología del préstamo y de la empresa solicitante. El cliente podrá enviar su plan de negocio a través del portal del cliente utilizando un formulario. Los datos de la solicitud y el plan de negocio se incorporarán automáticamente al nuevo sistema de información. Una vez el cliente ha realizado la solicitud del préstamo, el portal del cliente será el medio de comunicación bidireccional entre ENISA y el cliente, permitiendo: El envío de documentación adicional que se adjunte a la solicitud de préstamo. El envío de notificaciones al cliente tanto de carácter ordinario como certificado. 12

13 La actualización de los datos de la solicitud por parte del cliente. Las acciones de los clientes en el portal se almacenarán en un registro de actividad. El nuevo portal del cliente permitirá la explotación ágil y directa de los datos de las solicitudes de admisión. El diseño del portal deberá ser suficientemente flexible para poder incorporar funcionalidades de firma electrónica e identificación mediante certificado digital en futuras fases de la implantación del nuevo sistema. Las funcionalidades de firma electrónica e identificación mediante certificado digital no forman parte del alance de este pliego. b) Gestión de procesos de negocio Los procesos de negocio de ENISA, asociados al ciclo de vida de las líneas de financiación, se implementarán a través de una herramienta BPM de fuentes abiertas, debiendo el licitador optar por una de las siguientes opciones: JBoss jbpm5 Activiti La elección del producto a utilizar será responsabilidad del licitador y deberá estar correctamente argumentada. El ciclo de vida de la inversión, desde la solicitud al cierre, será implementado en el gestor de procesos de negocio (BPM). Se implementarán los procesos de negocio requeridos para la gestión de ciclo de vida completo de la inversión. La información del préstamo, independientemente del estado en el que se encuentre, desde la solicitud hasta el cierre, podrá ser consultado en el sistema. Será posible consultar el detalle del histórico del préstamo, incluyendo estados, fechas, datos que hayan sido modificados, cambios en la valoración del riesgo crediticio, etc. El nuevo sistema administrará la documentación asociada a cada expediente utilizando para ello el producto software de gestión documental que se escoja. De este modo, los documentos que el cliente envíe a través del portal y los que genere el sistema quedarán asociados al expediente del préstamo. 13

14 El nuevo sistema facilitará la explotación de la información mediante el diseño y generación de informes. Inicialmente contará con plantillas de los informes que genera actualmente el sistema SGPP, más los que se consideren necesarios para la puesta en marcha del nuevo sistema. ENISA facilitará en su momento la documentación completa de sus procesos de negocio al licitador. No obstante se describe de forma resumida alguna de las características de estos procesos: Fase de solicitud y admisión El nuevo sistema de información permitirá al cliente la introducción de los datos para la detallar el plan de negocio y la propuesta de inversión a través de formularios del portal del cliente. El sistema permitirá al personal de admisiones consultar los datos de la solicitud de financiación para evaluar si ésta cumple ciertos requisitos básicos. En caso de que se considere oportuno, se requerirán al cliente documentos adicionales. El cliente podrá añadir dichos documentos a la solicitud a través del portal del cliente. Fase de análisis Cuando una solicitud de financiación haya pasado exitosamente la fase de admisión, ésta pasará a la fase de análisis. En ese momento, un analista recibirá una notificación en su bandeja de entrada para que realice el estudio detallado de la solicitud. El analista tendrá la posibilidad de mantener los datos de la solicitud o bien de realizar modificaciones de los mismos, según su criterio. En caso de que el analista modifique los datos introducidos por el cliente en la solicitud, el sistema registrará los cambios realizados, permitiendo la consulta posterior de los datos originales. El sistema permitirá al analista explotar los datos de la inversión solicitada en formato XLS editable (o formato equivalente a revisar durante la fase de definición de requisitos). El analista dispondrá de mecanismos automáticos de cálculo de determinados parámetros y ratios para ayudar a determinar la calidad crediticia del cliente. Estos datos quedarán registrados junto con la solicitud del préstamo. Aprobación/revisión En esta fase la propuesta puede ser revisada por distintos roles de nivel superior (responsable de área, director de operaciones ). El sistema les notificará a los roles responsables de revisar la solicitud siguiendo ciertas reglas de negocio. En este momento el sistema ofrecerá acceso a todo el expediente a cada persona que lo debe revisar. Cuando la propuesta haya sido aprobada o rechazada, el sistema notificará al cliente de la resolución de su petición. 14

15 Firma de póliza En caso de que la solicitud de financiación sea aprobada, se procede a la firma del contrato. El sistema confeccionará el borrador del contrato mediante la utilización de plantillas cumplimentadas con los datos de la solicitud del préstamo. El área de Gestión Jurídica realizará posteriormente las modificaciones manuales que considere oportunas. Los datos de la cita para la firma del contrato se registrarán en el sistema y serán notificados automáticamente a los asistentes. En el momento en que se apruebe el desembolso, el sistema creará de forma automática una instancia nueva en el gestor de préstamos SAP, que incluirá toda la información necesaria para que este módulo pueda gestionarlo. Fase de seguimiento El proceso de seguimiento se activa a partir de la firma del contrato. Durante este proceso, el sistema permitirá al cliente enviar periódicamente información económico-financiera (balance, cuenta de resultados, etc.) a través del portal del cliente, que quedará almacenada asociada al expediente del cliente. El nuevo sistema facilitará el seguimiento y control de los compromisos del cliente y permitirá configurar alertas basadas en reglas de negocio. Asimismo, posibilitará a los analistas el establecimiento del nivel de riesgo crediticio del cliente en cada momento mediante la cumplimentación de un formulario dedicado a tal efecto. El sistema registrará el nuevo nivel manteniendo un histórico de los valores. Esta revisión se realizará al anualmente, aunque podrá realizarse en cualquier momento de la vida del préstamo, atendiendo a las alertas fijadas por el área de Control del Riesgo. El módulo SAP también generará alertas y eventos que iniciarán procesos de negocio en el módulo BPM, asignando tareas a los departamentos correspondientes en cada caso. El sistema facilitará la ejecución de dichas tareas facilitando la información necesaria al usuario. El nuevo sistema facilitará la tarea de cálculo de interés variable, que se realiza una vez al año basándose en los resultados de la empresa y particularidades reflejadas en los términos del contrato con el cliente. Gestión de irregulares Adicionalmente el sistema permitirá registrar incidencias relevantes relacionadas con el préstamo, como la entrada de la empresa en concurso de acreedores, la liquidación de la misma o las reclamaciones judiales. El gestor de procesos de negocio registrará estas incidencias en el historial del préstamo y realizará automáticamente las acciones necesarias en el gestor de préstamos SAP. En caso de impago, el sistema registrará la relación de las acciones realizadas por el área de Gestión Jurídica para la recuperación de la 15

16 inversión, así como del detalle de los costes incurridos (p.ej. gastos de juicio) y los importes recuperados. En caso de renegociación de las condiciones del préstamo, el sistema mantendrá registradas las antiguas condiciones (calendario, etc.) a modo de histórico en el sistema aunque entren en vigor otras condiciones nuevas. c) Gestión documental Se implementará un sistema de gestión documental para lo cual el licitador deberá optar por una de las siguientes opciones: Sistema de gestión documental de fuentes abiertas Alfresco. SAP DMS. La elección del producto y modelo de licencia será responsabilidad del licitador y deberá estar correctamente argumentada. El sistema de gestión documental cumplirá los siguientes requisitos: Centralización del almacenamiento de documentos. Búsqueda avanzada de documentos, incluyendo búsquedas por nombre, atributos y contenido. Gestión de permisos de acceso y modificación de documentos basada en roles. Recuperación de versiones anteriores de los documentos. Consulta del histórico de cambios. Integración con los demás sistemas de ENISA, incluyendo el portal del cliente, el gestor de procesos de negocio y SAP. d) Generación de informes Se implantará una herramienta de informes, debiendo optar el licitador por una de las dos alternativas siguientes: Eclipse BIRT SAP Business Objects (como motor de informes) y Crystal Reports (como cliente) MS Reporting Services en caso de optar por SQL Server como gestor de base de datos La elección del producto y modelo de licencia será responsabilidad del licitador y deberá estar correctamente argumentada. El módulo de generación de informes cumplirá los siguientes requisitos: Proporcionará, al menos, los informes que genera actualmente la aplicación SGPP, más aquellos informes que ENISA considere claves para su operativa. Permitirá la elaboración de nuevos informes por parte del personal de ENISA. 16

17 Ciertos informes podrán ser modificados según los criterios del usuario, incluyendo ordenación, agrupación y filtrado de los resultados y adición de nuevos campos. El acceso a los informes estará regulado basado en roles. e) Nuevo ERP SAP / TRM El nuevo ERP estará basado en el producto comercial SAP y se encargará de gestionar las diferentes líneas de financiación, estará basado en la funcionalidad de la gestión de préstamos del módulo de tesorería extendida de SAP (SAP TRM). Este módulo deberá ser configurado de tal forma que cubra las necesidades del negocio de ENISA. La gestión de inversiones de ENISA será tratada en SAP mediante la funcionalidad de la gestión de préstamos del módulo de tesorería extendida. Desde el momento en que se produce un desembolso por parte de ENISA, debe existir una integración entre SAP ERP y el gestor de procesos de negocio que permita el intercambio automático de datos. Los datos manejados por SAP y el gestor de procesos deberán ser consistentes en todo momento, debiéndose valorar la utilización de un repositorio de datos centralizado. Los datos de las líneas de financiación se almacenarán en SAP recibiendo información de forma automática desde el gestor de expedientes. Se mantendrá toda la información necesaria para el funcionamiento de las áreas de contabilidad y de tesorería extendida de SAP. Para todos los tipos de líneas de financiación existen los siguientes conceptos: comisiones de apertura, intereses fijos, interés variable provisional y/o definitivo, cuotas de amortización, amortización anticipada (parcial o total), comisión de cancelación y fallidos, que deben estar gestionados por SAP. Si bien la operativa de todas las líneas de financiación es muy similar y únicamente cambian las condiciones en las que se entregan dichos préstamos en cuanto a tipos de interés fijos, variables, importes máximos, comisiones, vencimientos, etc., se debe realizar un análisis detallado que refleje todos los posibles tipos de préstamo. También se deben tener en cuenta diferentes tipos de interés de referencia (Euribor, Mibor, etc.) así como los tipos de retención aplicable en cada comunidad autónoma. Cada inversión realizada por ENISA se encontrará en un estado que vendrá determinado por la ocurrencia de diferentes eventos a lo largo del ciclo de vida del préstamo. Algunos de estos eventos vendrán informados desde el gestor de procesos de negocio, como por ejemplo que el beneficiario se encuentre en situación de concurso de acreedores, o tenga una reclamación judicial. Desde SAP ERP también se generarán alertas hacia el gestor de expedientes para que los departamentos correspondientes realicen ciertas acciones, como por ejemplo una alerta por incidencia en la gestión de los cobros. SAP ERP implementará toda la funcionalidad para la gestión de eventos como el recálculo de intereses, nuevas condiciones en la póliza, baja de contabilidad, fin de emisión de recibos, etc. 17

18 Desde SAP se gestionarán comunicaciones con los beneficiarios como el listado trimestral de las retenciones a ingresar en Hacienda, un listado con todos los importes brutos y retenciones devengadas en el año y el tipo de interés anual, así como otras comunicaciones personalizadas. En la funcionalidad de las líneas de financiación se deben incluir informes que faciliten su gestión, como por ejemplo informes de Presupuestos, de indicadores de riesgo, de morosidad, de relación de Saldos, de relación de Retenciones, de amortización anticipada, de intereses de demora y partidas abiertas, etc. Gestión de terceros Se garantizará una base de datos de terceros única para todas las entidades del sistema, sin perjuicio de las limitaciones de acceso que se establezcan en función de las definiciones de perfiles de usuarios. El mantenimiento del sistema se realizará de manera centralizada. Se posibilitará el alta de las cuentas de retenciones y descuentos simultáneamente para todos los terceros. Deberá garantizar la posibilidad de mantenimiento de direcciones, personas de contacto y cuentas bancarias para un mismo tercero. El sistema gestionará cambios de NIF de un tercero, así como cambios de forma jurídica en el caso de empresas y el resto de incidencias que puedan ocurrir y como mínimo las actualmente contempladas. La gestión de cambios (incluido la variación del NIF) se realizará de forma que, situados en un tercero, pueda consultarse el histórico de cualquier dato modificado. El sistema validará la introducción de aquellos datos que por tener formatos establecido son susceptibles de control, (NIF, cuenta bancaria etc.). Se facilitará el registro, gestión y seguimiento de las compensaciones de terceros. Gestión de pagos Asignación o modificación de fecha prevista de pago y forma de pago a cualquier documento contable o justificante para el pago. Posibilidad de realizar simulaciones de pago sobre la base de poder combinar diferentes parámetros de selección como tipo de pago, forma de pago, tercero, importes limitados entre dos valores, fechas de documentos, de recepción. Se podrá realizar la selección y asignación de banco pagador por documento contable, simulación y por ordenadores de pagos. Obtención de los medios necesarios para los pagos: Relaciones o documentación contable exigida, órdenes de transferencia, avisos de pago, etc. Permitirá la posibilidad de eliminar un documento de la relación de pagos, antes de hacerse el trámite correspondiente (como consecuencia de incidencias, necesidad de practicar retenciones, etc.). Se podrá generar y enviar a las entidades financieras, ficheros de pago. Obtención de informes y consultas de obligaciones pagadas/pendientes de pago, movimientos y saldos de cuentas. 18

19 Contabilidad administrativa y financiera En lo referente a la apertura y cierre del ejercicio: El sistema debe permitir la mayor autonomía posible a la unidad responsable que se determine para lanzar la ejecución de los proceso de apertura y cierre. El sistema posibilitará la apertura y ejecución del ejercicio corriente sin haber cerrado definitivamente el ejercicio anterior a través de un periodo transitorio con dos ejercicios contables abiertos. Se podrán efectuar operaciones simultáneamente en el ejercicio actual y en el anterior, con las limitaciones que determine ENISA. Durante el periodo transitorio debe además permitirse en la contabilidad de la Tesorería la liquidación en formalización, de operaciones del ejercicio que se cierra. Los derechos y obligaciones reconocidas durante el periodo transitorio en el ejercicio que se cierre, se incorporarán automáticamente en el momento de su contabilización al pendiente de cobro y pago, respectivamente, al inicio del nuevo ejercicio. Una vez finalizados los procesos de cierre. Deberá haberse realizado las siguientes operaciones: Traspaso de los saldos de cuentas financieras y patrimoniales del ejercicio que concluye al ejercicio que se abre. Traspaso de los saldos de las operaciones y las referencias sin asociar del ejercicio que concluye al que se abre quedando registrados los documentos que componen el saldo al mismo tiempo que se realizan los cambios de estructura producidas entre ambos ejercicios. Incorporación de los saldos de obligaciones y derechos reconocidos de gastos e ingresos a la agrupación de cerrados del nuevo ejercicio. El cierre definitivo bloqueará todas las operaciones sobre ese ejercicio, permitiendo el acceso al mismo únicamente para consultas. Previamente deberán haberse realizado tanto los asientos de cierre como la cancelación de todos los documentos contables que no se hubiera contabilizado. Se dispondrá de las opciones que permitan la obtención de los estados financieros definidos en las cuentas anuales, así como informes a la fecha de cierre del ejercicio. El proceso de apertura creará el nuevo ejercicio, cargando, según los casos, las estructuras contables correspondientes al nuevo ejercicio, tales como: Estructuras Orgánicas, Funcionales, Económicas. Cuentas financieras. Cuentas de Tesorería. Todas aquellas estructuras, tablas y catálogos definidos por ejercicio y necesarias para una correcta gestión y contabilización de las operaciones económicas. Se traspasarán y contabilizarán automáticamente en corriente los documentos contables relativos a: Gastos plurianuales. 19

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