SECTOR SALUD GUÍA DE IMPLANTACIÓN DEL ESTÁNDAR EDI EANCOM EN EL SECTOR SALUD

Transcripción

1 SECTOR SALUD GUÍA DE IMPLANTACIÓN DEL ESTÁNDAR EDI EANCOM EN EL SECTOR SALUD ENERO 2010

2 Índice 1. Prefacio Resumen ejecutivo Primera Sección AECOC y GS AECOC y GS1 en el sector salud Mensajes EANCOM para el sector salud El sector salud El estándar EANCOM Aspectos específicos de la asistencia sanitaria Selección de producto o servicio Información de las partes o puntos operacionales Autorización de pedido farmacéutico La integración del EDI y los códigos de barras Características adicionales del producto Qué datos deben enviarse? Segunda Sección El marco de los concursos públicos Tercera Sección El Marco del Alineamiento de Ficheros Maestros El marco de pedidos y entregas El marco de la facturación Cuarta Sección Mensaje ORDERS D6.A Mapping del mensaje ORDERS Ejemplos de mensajes ORDERS Mensaje ORDRSP D6.A Mapping del mensaje ORDRSP Ejemplo de mensaje ORDRSP Mensaje de DESADV D6.A Mapping del mensaje DESADV sin SSCC Mapping del mensaje DESADV con SSCC Ejemplo de mensaje DESADV Mensaje RECADV D6.A Mapping del mensaje RECADV sin discrepancias Mapping del mensaje RECADV con discrepancias sin SSCC Mapping del mensaje RECADV con discrepancias con SSCC Ejemplos de mensajes RECADV Mensaje INVOIC D3.A Mapping del mensaje INVOIC Ejemplo de mensaje INVOIC Mensaje PRICAT D01.B - Intercambio de los datos referentes a la tarjeta de implantación de productos protésicos e implantables Mapping del mensaje PRICAT Ejemplo de mensaje PRICAT Mensaje ORDERS D6.A Pedido Transfer Mapping del mensaje ORDERS Pedido Transfer Ejemplo de mensaje ORDERS Pedido Transfer Mensaje OSTRPT D6.A Situación Pedido Transfer Mapping del mensaje OSTRPT Situación Pedido Transfer Ejemplo de mensaje OSTRPT Situación Pedido Transfer Copyright AECOC

3 1. Prefacio Ésta es la tercera entrega de las directrices de AECOC, basadas en las recomendaciones de GS1, antes EAN Internacional, y en las conclusiones extraídas del grupo de trabajo nacional formado por entidades significativas del sector, sobre la aplicación de los estándares EDI EANCOM en las relaciones comerciales entre proveedores de productos sanitarios, laboratorios farmacéuticos, mayoristas de farmacia, operadores logísticos y hospitales y servicios de salud. Este documento está estructurado como sigue: El Resumen Ejecutivo suministra una introducción sobre los estándares GS1 orientada a directivos, incluyendo una breve explicación de los posibles beneficios de aplicar dichos estándares a la organización y relaciones comerciales en el sector salud. La Primera Sección contiene información sobre el papel de GS1 en el sector salud, así como, las especificaciones orientadas a los aspectos comerciales sobre el uso de EANCOM como herramienta de apoyo, de forma global, a las aplicaciones y procesos concretos del sector salud. La Segunda Sección describe el escenario de Concursos Públicos Sanitarios y la solución técnica basada en el estándar EANCOM. La Tercera Sección describe el escenario general de suministro de productos sanitarios y la solución técnica basada en el estándar EANCOM. La Cuarta Sección recoge detalles de los documentos EANCOM que tal vez sean necesarios para comprender en toda su magnitud los beneficios potenciales de aplicar los estándares de GS1 en el sector salud. Asimismo, contiene la lista de todas las Organizaciones GS1 en el mundo. Para poder sacar el máximo partido de este documento, es recomendable que los profesionales de la salud, expertos en las prácticas cotidianas en el entorno sanitario (por ejemplo, administradores de hospitales, departamentos de compras, etc.) lean la Primera Sección. Las personas encargadas de proporcionar soluciones técnicas a las necesidades comerciales (por ejemplo, directores de tecnología de la información, programadores, etc.) deberían leer la Segunda, Tercera y Cuarta Sección. Copyright AECOC

4 2. Resumen ejecutivo La búsqueda dentro del sector salud en pos de una mayor eficiencia, paralela a una mejora de servicios, ha dirigido los intereses del negocio hacia una escala global para desarrollar mejores maneras de dirigir la cadena de suministros sanitarios. El Intercambio Electrónico de Datos (EDI: Electronic Data Interchange) se concentra en la transmisión de información y sirve de apoyo a los procesos de la cadena de suministros. El EDI no es una tecnología sino una herramienta que puede ser utilizada en la práctica para rediseñar los procesos comerciales relacionados con la información. El EDI es una herramienta vital a la disposición de todas las actividades comerciales, incluyendo las relacionadas con el sector salud, al permitirles realizar sus transacciones electrónicamente y ganar en eficiencia y productividad. La posibilidad de conseguir datos precisos y pertinentes sobre el movimiento de productos y el uso de los recursos, así como la posibilidad de transmitir dicha información de manera inequívoca, han transformado los sistemas de procesamiento de la información. Para todo actor participante en la cadena de suministro sanitario-farmacéutico (proveedores de productos sanitarios, laboratorios farmacéuticos, mayoristas de farmacia, operadores logísticos y hospitales y servicios de salud.) la implementación con éxito del EDI será un proyecto multidisciplinario que exigirá un compromiso de alto nivel no sólo por parte de directivos importantes sino de un amplio espectro de encargados funcionales al mando de diferentes áreas de actividades. En la base del sistema radica un uso mejorado y compartido de la información, tanto internamente como entre los participantes de actividades comerciales afines, de modo que la toma de decisiones pueda ejecutarse con mayor fiabilidad y disponibilidad de información. Por qué EDI? Día a día, las entidades sanitarias y sus proveedores generan y procesan un importante volumen de documentos impresos. Estos documentos papel van desde los pedidos u órdenes de compra y facturas hasta catálogos de productos e informes de ventas, y proporcionan el flujo de información fundamental que precede, acompaña y sigue a los bienes físicos en las transacciones comerciales. Cualquier interrupción en la circulación de bienes físicos o de información suspende el buen funcionamiento de la cadena de suministros, hecho que conlleva sobrecargas costosas y posibles impactos sobre los pacientes finales. En los últimos años, los servicios sanitarios y sus proveedores han dedicado muchos esfuerzos a racionalizar la cadena de suministros físicos. Mucha menos atención han recibido los beneficios de mejorar la circulación de la información entre las organizaciones y dentro de las mismas. Ante mercados cada vez más competitivos, la dirección no puede permitirse ignorar ninguna herramienta que mejore la capacidad de su organización para tratar la información eficientemente y, así, les permita tomar las decisiones apropiadas en el momento y lugar apropiados. En el próximo milenio, la recepción puntual, manipulación y uso de la información necesaria para dirigir cualquier organización distinguirá a las organizaciones más eficientes de las demás. Qué es el EDI? Hoy en día, la mayoría de los datos que figuran en los documentos comerciales son generados a partir de las aplicaciones informáticas existentes. Dichos documentos Copyright AECOC

5 están impresos y copiados antes de que la información que contienen sea transmitida por correo, fax o teléfono. El interlocutor comercial, por su parte, reintroduce toda esta información en otra aplicación informática para someterla a más procesamientos. Un número creciente de entidades sanitarias ha valorado el proceso recién expuesto como muy lento, costoso y poco fiable. La necesidad de una solución más rápida, barata y precisa para el intercambio de datos comerciales se ha convertido en una prioridad notable para muchas empresas, organizaciones, hospitales, laboratorios, y en definitiva, actores del Sector Salud. El EDI o Intercambio Electrónico de Datos puede ser considerado como comercio sin papeles. Una definición clásica y útil del EDI sería: "la transmisión de datos estructurados, mediante mensajes en estándares convenidos, desde una aplicación informática a otra por medios electrónicos y con una intervención humana mínima." PROVEEDOR (Laboratorio) CLIENTE (Mayorista, Hospital) EDI Gráfico 1: El Intercambio de Datos Electrónico La estructuración de datos sanitarios en mensajes estándares exige que la información a intercambiar sea reconocible en su contenido, significado y formato, para así permitir que las aplicaciones correspondientes (gestión de pedidos, facturación, etc.) los procesen automáticamente y sin errores. La implementación del EDI requiere que los participantes de la actividad mercantil cooperen, colaboren y compartan información en un grado mayor que hasta ahora, construyendo efectivamente relaciones entre los participantes de actividades comerciales afines. El EDI ofrece a los actores comerciales del sector salud un instrumento de negocio eficaz para la transmisión de datos (comerciales, logísticos, etc.) directamente de una aplicación informática a otra. Gracias al uso de una directriz EDI como EANCOM, que se basa y que cumple estrictamente el estándar internacional de Naciones Unidas, UN/EDIFACT, los datos pueden ser transmitidos de manera rápida, eficaz y precisa, independientemente del hardware y software con que operen los usuarios. Copyright AECOC

6 SISTEMA PARTICULAR ESTANDAR EANCOM Proveedor Proveedor Proveedor LENGUAJE EANCOM Cliente Hospital A Mayorista Hospital B Gráfico 2: El estándar internacional EANCOM para el sector salud Cuáles son los beneficios del EDI? Varias prácticas con éxito del EDI han demostrado que los mayores beneficios de implementar el EDI son más cualitativos e intangibles que cuantitativos al inicio de un programa EDI. Las siguientes áreas pueden analizarse para obtener una visión lo más completa posible de los beneficios que pueden derivar del EDI: Disminución de los costes administrativos y de procesamiento, como: costes relativos al procesamiento de documentos comerciales (por ejemplo, facturas) que comprenden material de oficina previamente impreso, sobres, sellos, télex, teléfono/fax y costes de fotocopias; el tiempo invertido en reunir y recabar la información, introducir la información, fotocopiar, archivar, enviar por correo o fax y, más importante aún, en supervisar y corregir errores. El intercambio de datos directamente de una aplicación a otra permite la eliminación de esos errores frecuentes y costosos que se producen inevitablemente cuando la información es introducida manualmente. Beneficios de un ciclo comercial más dinámico: un sistema EDI efectivo puede reducir drásticamente los ciclos de pedido-entrega y facturación-cobro, permitiendo así reducciones en el inventario, mejor gestión de cash flow y una liberación del capital laboral. El EDI no sólo conducirá a un ciclo comercial más rápido sino también a una cadena de suministros más segura como resultado de la mayor cantidad y la mejor calidad de la información compartida por los participantes de actividades comerciales afines. Las cadenas de suministros seguras y más fiables permiten la eliminación de las existencias en previsión o de garantía que antes se mantenían en diferentes partes de la cadena de suministros para afrontar situaciones imprevistas. Beneficios Estratégicos, como: mayor satisfacción del cliente y mejores relaciones con el proveedor dado que el EDI fortalece las relaciones comerciales. Copyright AECOC

7 Este manual pretende suministrar una visión general de los diferentes aspectos, tanto técnicos como organizativos, que los clientes sanitarios (mayoristas farmacéuticos, hospitales y servicios de salud) y sus proveedores deberán afrontar cuando implementen el estándar EANCOM, basado en UN/EDIFACT. Este manual comprende la adquisición de productos farmacéuticos, médicos, paramédicos y los suministros no médicos (por ejemplo, comida, material de oficina) que nos encontramos comúnmente en el sector salud. Pero no comprende, específicamente, el intercambio de datos médicos ni financieros relacionados con reembolsos o transacciones de la seguridad social. Esperamos que el manual le parezca útil e interesante en la constante búsqueda de una mayor eficiencia y unos mejores servicios. Copyright AECOC

8 3. Primera Sección Esta sección presenta una breve introducción de AECOC y GS1, proporciona información acerca del papel que desarrollan en el sector salud y describe conceptos clave para la correcta implementación del estándar EANCOM en el sector AECOC y GS1 GS1 es una asociación internacional que dirige un sistema mundial que permite la identificación y comunicación de información relativa a productos, servicios, utilidades, recursos, unidades de transporte y localizaciones. Esto se consigue a través del desarrollo y mantenimiento de numeraciones aplicables mundialmente, códigos de barras y los estándares de Intercambio Electrónico de Datos (EDI). El objetivo de dichos estándares es la creación de un estándar globalmente aceptado que proporcione un lenguaje común al comercio internacional. La actividad principal de GS1 es el desarrollo del sistema GS1 gracias a la coordinación del trabajo realizado por sus miembros, ciento cuatro Organizaciones GS1, entre las cuales se encuentra AECOC, representando a las entidades sanitarias españolas. Además, GS1 representa los intereses de las empresas miembros en reuniones con organismos oficiales (tales como las Naciones Unidas y la Comisión Europea), asociaciones internacionales y otras instituciones. AECOC, al igual que el conjunto de Organizaciones GS1, es una asociación profesional a nivel nacional que ayuda a sus miembros en la implementación del conjunto de herramientas GS1 a nivel nacional. Concretamente, las principales responsabilidades de AECOC, en materia de estandarización, son las siguientes: asignar números raíces para la generación de GTINs y GLNs. ofrecer ayuda y asesoramiento sobre la numeración, los códigos de barras y el EDI como herramienta fundamental del desarrollo del comercio electrónico. suministrar información sobre los estándares EANCOM y GS1 XML y la evolución de los sistemas GS AECOC y GS1 en el sector salud En noviembre de 15, la creación del Proyecto de Colaboración con la Asistencia Sanitaria de EAN Internacional, ahora GS1, (GS1 Healthcare Collaboration Project: HCP) reunió a varios de los actores más importantes del sector salud internacional, para desarrollar el mejor modelo de práctica que pudiera ayudar al sector a recortar gastos, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del servicio. Los creadores del modelo se concentraron en la racionalización e integración de los procesos logísticos y de distribución de los fabricantes, distribuidores y los servicios de asistencia sanitaria a través de una implementación efectiva de herramientas de Captura Automática de Datos (Automatic Data Capture: ADC) y EDI, usando estándares aceptados internacionalmente. Además, en los casos en que era posible, el proyecto incluyó el análisis y perfeccionamiento del proceso administrativo. En junio de 16 se estableció el equipo de GS1 para el proyecto en el sector salud. Este equipo de proyecto continuó el trabajo que había realizado el grupo de Intercambio Electrónico de Datos Médicos Europeo (European Medical Electronic Data Copyright AECOC

9 Interchange: EMEDI) en la producción de manuales internacionales de aplicación del EDI en las funciones principales de logística y comercio dentro del sector salud. El desarrollo del EDI se basó en EANCOM, el manual oficial de GS1 para la implementación de mensajes en estándares EDIFACT. La participación en el grupo de trabajo de GS1 sobre EDI y el sector salud estaba abierta a todas las partes que tenían un interés comercial en desarrollar las directrices de aplicación EANCOM en el sector. AECOC se ha basado en los resultados de este grupo para la elaboración de las recomendaciones adaptadas al sector salud español, así como, en los acuerdos establecidos en el grupo de trabajo, coordinado por AECOC y compuesto por las entidades sanitarias más representativas del sector salud a nivel nacional Mensajes EANCOM para el sector salud Como resultado del equipo de proyecto internacional, a continuación se presentan el conjunto de mensajes EANCOM 7, aplicables al sector salud. A nivel nacional, algunos de estos flujos no están completamente definidos. En consecuencia, el presente documento describe las directrices sobre cómo aplicar los mensajes más utilizados: PROVEEDOR Concursos públicos SOLICITUD DE OFERTA OFERTA Datos Maestros INFORMACIÓN EMPRESAS CATÁLOGO DE PRODUCTOS Y PRECIOS Transacciones comerciales PEDIDO RESPUESTA PEDIDO AVISO EXPEDICIÓN CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN FACTURA RELACION DE ENTREGAS Planificación e Informes SITUACIÓN INVENTARIOS INFORME DATOS VENTAS PREVISIONES VENTAS CLIENTE Gráfico 3: Mensajes EANCOM para el sector salud Los mensajes escogidos por los miembros del grupo de trabajo, para su desarrollo como directrices de la aplicación en el sector fueron seleccionados por su posición estratégica en el ciclo comercial y porque incluían elementos sobre el sector salud que requerían clarificación. Este manual de aplicación está diseñado para ofrecer una guía de implementación precisa sobre el uso de los mensajes EANCOM en el sector salud y con este fin, Copyright AECOC 2010

10 incluye notas precisas, mensajes y listas de códigos concisos, pensados para atender el núcleo de las exigencias del sector salud. Este documento no pretende ser un documento puramente técnico sobre EDI, sino una plataforma entre los conocimientos técnicos y comerciales que deben reunirse para poder implementar con éxito EANCOM en el sector salud. Además de tender puentes dentro de una organización, esperamos que este documento ayude a tender puentes entre organizaciones comerciales dando el primer paso en la creación de un detallado acuerdo de intercambio entre participantes de actividades comerciales afines. Bajo ninguna circunstancia puede considerarse una Guía de Implantación Sectorial, como un documento independiente o como sustituto de los manuales para la implementación completa de los mensajes EANCOM. Para poder implementar EANCOM en el sector salud los manuales sectoriales deben ser utilizados siempre en conjunción con los manuales para la implementación completa de los mensajes EANCOM 7. Copyright AECOC

11 3.4. El sector salud. Como ya se ha mencionado, las recomendaciones EANCOM para sector salud recogen las prácticas comerciales que tienen lugar en el marco de las relaciones comerciales entre fabricantes, mayoristas de farmacia, farmacias y centros sanitarios. Comprenden el proceso de la compra de suministros farmacéuticos, así como suministros médicos, paramédicos y no médicos (por ejemplo, comida y material de oficina) que normalmente nos encontramos en el mercado sanitario. Laboratorio Proveedor productos sanitarios Operador Logístico Mayorista Farmacéutico Servicios de Salud Oficina de Farmacia Usuario Gráfico 4: Escenario del sector salud 3.5. El estándar EANCOM. En 187, la Asamblea General de EAN Internacional, ahora GS1, en respuesta a una demanda de sus miembros, aprobó el desarrollo de EANCOM, un subconjunto del estándar EDIFACT de Naciones Unidas. Los dos objetivos principales establecidos por la Asamblea General para este desarrollo consistían en que EANCOM fuera el estándar para las comunicaciones internacionales multisectoriales y que las organizaciones nacionales adoptaran EANCOM como su estándar EDI. Hubo un compromiso de apoyo absoluto al proceso de desarrollo de EDIFACT y hoy GS1 asiste a reuniones de EDIFACT a todos los niveles. Copyright AECOC

12 Los principios básicos adoptados para el desarrollo de EANCOM son: Sencillez - El estándar EDIFACT se presenta de una manera y con un formato fácil de entender e implementar. Uso de codificación GS1 - Para ayudar al procesamiento automático deberían utilizarse códigos GTIN para identificar productos, servicios y ubicaciones. Novedades EANCOM - Cada novedad de EANCOM se basa sólo en un mismo directorio EDIFACT Aspectos específicos de la asistencia sanitaria. A continuación se describen, conceptos generales referentes al uso de EANCOM en el sector salud, para facilitar el que todas las partes implicadas posean la misma comprensión Selección de producto o servicio. En todos los sectores, los números o códigos son vitales para los propósitos logísticos y directivos. Estos números o códigos permiten la identificación exacta de productos y servicios individuales, partidas o lotes de productos, productos basados en fechas, o cualquier unidad especifica utilizada en el ámbito comercial. Identificación de producto o servicio El uso efectivo de EDI y EANCOM depende de números de artículo internacionalmente reconocidos para asegurarse de que los productos o servicios son identificados de manera unívoca y exacta. Esto quiere decir que un producto o servicio tendrá siempre un único número para identificarse globalmente. Esta es la codificación conocida como GTIN-13. De este modo, la información relativa a un único producto o servicio puede ser procesada con exactitud por aplicaciones informáticas. La codificación GTIN-13 no sustituye los códigos internos o modifica los códigos ya existentes en el sector. El código GTIN (EAN) es el elemento que sirve de nexo de unión entre las referencias de los artículos almacenados en las bases de datos de los actores de la cadena de suministro. Se recomienda no utilizar los números asignados por un comprador o proveedor en la relación comercial dado que no existen garantías de que esos números sean únicos y no repetidos. Hay dos soluciones internacionales en el sector de la asistencia sanitaria para identificar los productos; los códigos GTINs (EAN) y los códigos HIBC. Históricamente, el código HIBC fue diseñado para identificar los productos del sector salud. No obstante, hoy día la numeración de artículos tiene una implantación mucho más amplia y su uso en instrumentos médicos es recomendado por la Confederación Europea de Asociaciones de Instrumentos Médicos (EUCOMED: European Confederation of Medical Device Associations). Esto, unido al hecho de que la codificación GS1 es utilizada para los suministros farmacéuticos, así como suministros médicos, paramédicos y no médicos (por ejemplo, comida, material de oficina, etc.), ofrece al sector salud una solución única para la identificación y codificación de todas las aplicaciones. Copyright AECOC

13 Una vez los datos del producto/servicio, en referencia cruzada a un solo código GTIN (EAN), son archivados en las bases de datos de los respectivos socios comerciales, ese código GTIN único (EAN) será utilizado para recuperar la información relevante en las correspondientes aplicaciones. En el escenario concreto de concursos públicos donde las entidades sanitarias solicitan públicamente, de acuerdo con las directrices oficiales, productos o servicios en línea con los presupuestos asignados oficialmente, las solicitudes y posteriores ofertas deberán identificar y gestionar los productos y servicios desde el punto de vista de su función y características generales. En este caso se recomienda el uso de una Clasificación Estandarizada de Productos, reconocida en el sector salud, como método principal de identificación de productos y servicios. Número de partidas/lotes de fabricación. En EANCOM, también es posible identificar partidas de productos mediante los números de partida/lote de fabricación. Por lo general, los números de partida/lote son asignados por los fabricantes para facilitar lo siguiente: permitir a un comprador volver a ordenar un producto de un lote o partida específico; por ejemplo, un producto químico utilizado en procedimientos de prueba para asegurarse de que los resultados de las pruebas son fiables. permitir a proveedores y compradores localizar y seguir el itinerario de una partida de productos a través de la cadena de suministros hasta su punto de consumo o uso. permitir a un proveedor enviar una petición de devolución en aquellas circunstancias en que se ha descubierto que una partida o lote concreto es imperfecto. Los números de partida/lote no pueden ser utilizados para identificar una muestra individual de un producto. Esto se debe a que, por norma, un número de partida/lote atañe a un conjunto de productos manufacturados bajo las mismas condiciones. Es probable que el contenido y estructura de los números de partida/lote difieran entre fabricantes. Si es importante para el comprador, EANCOM recomienda que la estructura del número de partida/lote sea comunicada, utilizando formatos acordados bilateralmente, en el mensaje del Catálogo de Producto. Mientras que el número de partida/lote puede cambiar, no es frecuente que la estructura del número cambie. La comunicación del nº de partida/lote en el mensaje Aviso de Expedición ayuda en el proceso de seguimiento de la trazabilidad. No obstante, existen determinadas categorías de productos en las que es una exigencia legal transmitir el lote y la fecha de caducidad, en cuyo caso la inclusión de esta información en el DESADV será obligatoria. En el escenario de concursos públicos, el término lote de productos se utiliza para agrupar productos o servicios en función de un presupuesto asignado. Copyright AECOC

14 Ambos conceptos lote de producción y lote de productos no tienen ninguna relación y, en consecuencia, serán gestionados independientemente, sin posibilidad de confusión. Números de serie Puede que haya necesidad de utilizar números de serie, aparte de proporcionar números de artículo y de partida/lote de fabricación. Los números de serie identifican únicamente una muestra del producto fabricado; por ejemplo, un equipo médico serializado únicamente con propósitos de servicio y garantía. En algunas circunstancias, como en los productos protésicos e implantables, registrar el número de serie del implante y la identidad del paciente es un requisito legal para poder administrar y seguir el tratamiento que sea indicado. Los códigos GTIN (EAN) no pueden ser utilizados para la serialización de productos porque identifican un producto a un nivel comercial genérico y normalmente no se usarán para identificar muestras individuales del mismo producto. La combinación del código de barras GS1-128, utilizando los identificadores de aplicación apropiados para un número de serie en la etiqueta de la agrupación, con los mensajes de Aviso de Expedición EANCOM, permite a las partes implicadas seguir, controlar y verificar el flujo del producto serializado a través de la cadena de suministros. Esto ofrece una solución total para la administración del producto serializado. Se recomienda en EANCOM que el número de serie sea comunicado en el mensaje de Aviso de Expedición o en el de Factura. Fechas / periodos del producto. Para la administración correcta del stock de productos sanitarios es fundamental que todos los participantes de una transacción comercial sean conscientes de la variedad de fechas o periodos que atañen a cada producto. En EANCOM, es posible detallar fechas y/o periodos relativos a un producto o servicio concreto. Esta tabla ilustra fechas y periodos particularmente relevantes en los productos sanitarios que han sido definidos en EANCOM. Nombre Código EANCOM Fecha de producción/fabricación Fecha de caducidad Fecha de consumo preferente Tipo de Fecha La fecha de producción o fabricación es utilizada para permitir la selección de los productos y es comunicada por el proveedor al comprador o punto de entrega en el mensaje de Aviso de Expedición EANCOM. El proveedor utiliza esta fecha para informar al comprador, o punto de entrega, la fecha antes de la cual (durabilidad máxima) el producto debe ser utilizado. Normalmente se marca sobre el producto y se comunica en el mensaje de Aviso de Expedición EANCOM. El proveedor utiliza esta fecha para informar al comprador, o punto de entrega, de la fecha óptima (durabilidad mínima) en que debería utilizarse un producto. Puede Copyright AECOC

15 Nombre Código EANCOM Fecha de embalaje Periodo de disponibilidad del producto o servicio Tiempo de durabilidad mínima antes de la venta tras la fecha de la recepción Fecha de esterilización Tipo de Fecha Guía EDI Sector Salud marcarse sobre el producto y comunicarse en el mensaje de Aviso de Expedición EANCOM. El proveedor utiliza esta fecha para informar al comprador, o punto de entrega, de la fecha en que se empaquetó un producto. Normalmente se marca sobre el producto y se comunica en el mensaje de Aviso de Expedición EANCOM. Periodo calculado a partir de la diferencia entre la fecha de producción/fabricación y la fecha de caducidad. Puesto que dicho periodo no cambia durante la vida del producto o servicio, el proveedor lo comunica una sola vez al comprador en el mensaje de Catálogo de Datos de Producto y Precios. El comprador comunica este periodo de tiempo al proveedor en el mensaje de Pedido EANCOM para indicarle el tiempo de durabilidad mínima necesario y requerido desde la recepción del producto hasta su venta. El proveedor utiliza esta fecha para informar al comprador, o punto de entrega, de la fecha en que un producto fue esterilizado. Puede marcarse sobre el producto y comunicado en un mensaje de Aviso de Expedición EANCOM. Gráfico 5: Selección de fechas / periodos de productos. Nota: será necesario que los participantes de las actividades comerciales alcancen un acuerdo para poder realizar los cálculos de periodos; por ejemplo, acordar si las fechas de inicio y término se incluyen en el cálculo de periodo. Copyright AECOC

16 Ejemplo de utilización de Fechas a través de la cadena de suministro Guía EDI Sector Salud Al comunicar los datos de producto de unos guantes quirúrgicos, un proveedor indica al hospital que los guantes quirúrgicos tienen un periodo de disponibilidad de ocho meses a contar desde la fecha de esterilización hasta la fecha en que deberían ser usados. El hospital ordena los guantes quirúrgicos y pide en la orden de compra que tengan un tiempo de durabilidad mínima de seis meses a contar desde su entrega. Al despachar la orden, el proveedor informará de que los guantes quirúrgicos tienen una durabilidad restante de al menos seis meses como probará la fecha de caducidad indicada. Fecha de esterilización Fecha de entrega Fecha de uso tiem p o Periodo de disponibilidad Tiempo de durabilidad mínima Información de las partes o puntos operacionales. Como con los productos y servicios, el uso efectivo de EANCOM radica en el uso de números para identificar correctamente a participantes, localizaciones físicas y, si es necesario, aplicaciones comerciales o informáticas. Dentro de EANCOM, el uso de los puntos operacionales o Global Location Number son obligatorios para identificar unívocamente a participantes y localizaciones. Un punto operacional (GLN) es un código numérico, único en todo el mundo, que identifica cualquier localización legal, funcional o física dentro de una entidad comercial u organizativa: entidades legales: por ejemplo, autoridades sanitarias, hospital, médico de medicina general, proveedor, compañía de seguros, banco, etc.; entidades funcionales: un departamento específico dentro de una entidad legal; por ejemplo, accidentes y urgencias, admisiones, administración, etc.; entidades físicas: un espacio concreto de un edificio; por ejemplo, una sala de hospital, el laboratorio, quirófanos, etc. No se recomienda el uso de texto libre en EANCOM para identificar nombres y direcciones recurrentes dado que eso obligaría a procesar los mensajes manualmente. Copyright AECOC

17 Identificación del paciente o usuario final Es de gran importancia para el sector salud poder identificar exacta e inequívocamente al paciente o usuario de un recurso. Esta identificación asegura, por ejemplo, que se administre el tratamiento apropiado al paciente apropiado o que los suministros correctos (por ejemplo, farmacéuticos) son enviados al usuario autorizado. La identificación del paciente o usuario final se implementa en los mensajes EANCOM utilizando el segmento Nombre y Dirección (NAD: Name And Address) a nivel de línea de producto. Aunque se usa el mismo segmento la identificación, el mecanismo interno del NAD es diferente para pacientes y usuarios finales. Identificación de pacientes En este documento, definimos 'paciente' como la persona que recibe un tratamiento sanitario. El método utilizado para identificar a los pacientes puede variar dependiendo del tratamiento que se esté administrando al paciente. Se han identificado las dos posibilidades siguientes para la identificación de pacientes: Pacientes bajo el cuidado de un hospital. Los historiales de los pacientes bajo el cuidado de un hospital pueden ser identificados mediante el Número de Relación de Servicio GS1 (GSRN: Global Service Relation Number). El GSRN es un número que el hospital asigna al historial de cada paciente para poder registrar los detalles de todos los tratamientos o suministros administrados al paciente mientras está a su cuidado. El GSRN actúa simplemente como una clave única que permite el acceso a una base o bases de datos que contienen información de cada paciente. El GSRN puede ser representado en códigos de barras mediante el código de barras GS1-128 y el Identificador de Aplicación (8018) (por ejemplo, en muestras de sangre, informes de rayos-x, etc.). Dentro del historial de un paciente, éste puede ser identificado mediante su número de documento nacional de identidad o el número de la seguridad social. Pacientes que no están bajo el cuidado de un hospital. Pacientes que no están bajo el cuidado directo de un hospital pero que reciben productos médicos que deben ser registrados para su reembolso financiero o por otras razones (por ejemplo, medicamentos de una farmacia). Se les puede identificar a través del número de su documento nacional de identidad o del número de la seguridad social. Se debe tener en cuenta que el intercambio de identificaciones de pacientes puede estar sujeto a leyes nacionales de protección de datos. Identificación de los usuarios finales. Al contrario que los pacientes, los usuarios finales son entidades o personas reconocidas como proveedores profesionales de servicios sanitarios (por ejemplo, laboratorios técnicos que tratan con suministros de laboratorio). Si fuera necesario identificar a los usuarios finales de forma codificada, debería identificárseles mediante los puntos operacionales (GLNs). Copyright AECOC

18 Autorización de pedido farmacéutico. En el sector salud muchos productos farmacéuticos están sujetos a una autorización de pedido que informa al proveedor de que el comprador autor del pedido está autorizado a hacer dichas compras. Habitualmente, los códigos de autorización serán mantenidos y asignados por una entidad sanitaria oficial (por ejemplo, la autoridad sanitaria local). En EANCOM se recomienda el envío de un Pedido (ORDERS) separado por cada código de autorización La integración del EDI y los códigos de barras. Algunos datos, que pueden enviarse por EDI, pueden representarse también físicamente utilizando los códigos de barras. GS1 mantiene, aparte de los estándares del EDI, estándares para la codificación en barras. Cuando se usan a la vez, los estándares de EDI y los de los códigos de barras proporcionan una herramienta comercial integrada que puede utilizarse en toda la cadena de suministro. En especial, los datos que se envían a través de EANCOM también pueden ser representados utilizando un código de barras GS GS1-128 es un estándar de alcance mundial que comprende tanto la información contenida como los símbolos utilizados para su representación. GS1-128 se usa con frecuencia en el comercio abierto. El tipo de datos que los códigos de barras GS1-128 pueden representar y que son de la mayor importancia para el sector salud incluyen entre otros: códigos GTIN (EAN) fechas números de lote números de serie puntos operacionales de hospitales códigos seriados de las unidades de envío (SSCCs: Serial Shipping Container Codes) Características adicionales del producto. Además de los datos comerciales y logísticos, especificados actualmente en el Catálogo de Datos de Producto y Precios a nivel nacional, podría haber otras características asociadas a los productos sanitarios. Esos datos pueden ser necesarios para garantizar el uso correcto del producto. Aquí detallamos ejemplos de posibles complementos a las características de un producto': Información nutricional Advertencias y precauciones especiales para el uso Ingredientes del producto Interacciones con otros medicamentos así como otras formas de interacción Copyright AECOC

19 Instrucciones de ensamblaje del Embarazo y lactancia producto Información de uso/dosificación Efectos sobre la capacidad para del producto conducir y manejar maquinaria Indicaciones tóxicas Efectos secundarios Notas sobre contraindicaciones Instrucciones de esterilización EANCOM permite que se especifique toda esta información. Estos datos se comunicarían en el mensaje EANCOM de Catálogo de Producto (PRICAT) como información codificada, siguiendo un esquema de codificación reconocido por la industria, o bien, como información en texto libre Qué datos deben enviarse? Como regla general en EANCOM, los datos no deberían reenviarse en mensajes nuevos si ya fueron enviados en mensajes anteriores. En EANCOM la información se categoriza bajo los siguientes apartados: Datos maestros Datos de transacción. Datos maestros EANCOM. En EANCOM, definimos los datos maestros como aquellos datos que se registran en bases de datos y se retienen como información de referencia para intercambios subsiguientes. Los datos maestros se comunican a través de los mensajes de Información de la Parte (PARTIN) y de Catálogo de Producto (PRICAT). Dado que esa información puede extraerse de la base de datos a través del código GTIN (EAN) y el punto operacional (GLN), los mensajes posteriores no necesitan reproducir los datos maestros. El proceso de intercambio de datos maestros se conoce en EANCOM como el alineamiento del fichero de maestros. La alineación de las bases de datos de todas las partes implicadas en el EDI aplicado al sector salud es un requisito previo para un uso eficiente de EANCOM y para una eficiencia mejorada en la cadena de suministro. La alineación de datos puede ejecutarse partiendo de una relación bilateral, entre partes comerciales, o mediante una base central de datos abierta a todas las partes comerciales. De las dos opciones, el alineamiento bilateral es el que requiere más esfuerzo y tiempo, dado que las relaciones comerciales EDI deben mantenerse directamente con todas las partes del negocio, y las actualizaciones deben ser enviadas a cada parte comercial individualmente. El uso de una base de datos central para comunicar y almacenar los datos maestros elimina la necesidad de mantener múltiples vínculos EDI y le ahorra al proveedor tener que crear mensajes EDI por separado. Los dos ejemplos siguientes deberían ayudar a ilustrar los gastos generales de la alienación bilateral de datos y los beneficios de la alineación de datos maestros a través de una base de datos central. Copyright AECOC

20 Ejemplo Alineación Bilateral de Datos Guía EDI Sector Salud Ministerio de Sanidad Fabricante A Fabricante B Fabricante C Comisón Europea Hospital A Hospital B Hospital C Gráfico 6: Un ejemplo de 15 alineaciones bilaterales de datos. En este primer ejemplo, tenemos a tres hospitales que manejan sus propias bases de datos internas. Dichas bases de datos son actualizadas con información relevante directamente por las partes o interlocutores relevantes. Para cada hospital, esto quiere decir que los mensajes se reciben/envían de/a las cinco partes de sus comunicaciones. Los mensajes intercambiados a través de la alineación de datos comprenden los de Catálogo de Datos de Producto y Precios e Información de la Parte, aunque no todas las partes trabajan con todos los mensajes. Nota: En este ejemplo, entre las partes comerciales deben establecerse 15 relaciones bilaterales para alinear los datos. Todos los usuarios internos de cada hospital (por ejemplo, los departamentos) acceden directamente a las bases de datos internas a través de la red interna y el hospital ha restringido el acceso a los datos que son relevantes para las operaciones de cada usuario. Ejemplo - Alineamiento de Fichero de Maestros a través de una Base de Datos Central. En este ejemplo, una entidad neutral mantiene una base de datos central para los tres hospitales bajo su jurisdicción. Todas las partes comerciales relacionadas con el hospital envían sus datos maestros directamente a la base de datos central a través de los mensajes EANCOM de Catálogo de Datos de Producto y Precios e Información de las Partes. Los tres hospitales mantienen sus propias bases de datos internas que contienen sólo la información relevante a sus operaciones. Cada hospital actualiza sus bases de datos intercambiando mensajes sólo con la base de datos central; dichos mensajes EANCOM pueden ser los de Catálogo Datos de Producto y Precios e Información de las Partes. Copyright AECOC

21 Ministerio de Sanidad Fabricante A Fabricante B Fabricante C Comisión Europea Base de datos central Hospital A Hospital B Hospital C Gráfico 7: Alineación de datos a través de una base de datos central. Todos los usuarios (por ejemplo, departamentos) de cada hospital tienen acceso a las bases de datos internas directamente a través de la red interna y su acceso está restringido sólo a los datos que son relevantes a sus operaciones. La filosofía de base de datos centralizada permite conseguir la máxima eficiencia en este ámbito, ya que cualquier comunicado de modificación o actualización de los datos del producto se realiza una sola vez y está disponible para todos los interlocutores. Del mismo modo, la consulta que debe realizar un cliente es mucho más rápida y sencilla si se tiene que conectar con un único punto. En este sentido, AECOC dispone en estos momentos de la base de datos centralizada AECOC-Data, utilizada en sectores como Gran Consumo y Ferretería y Bricolaje Datos de transacción EANCOM. La información de transacción se comunica en mensajes distintos de aquellos identificados como mensajes de datos maestros. En este caso, el contenido de los mensajes será, por lo general, muy variado y los mensajes serán necesarios para operaciones cotidianas. Como ejemplos de datos de transacción tenemos: códigos de artículo, fechas, cantidades y sumas monetarias comunicadas a través de mensajes como los de Pedido o Factura. Copyright AECOC

22 4. Segunda Sección 4.1. El marco de los concursos públicos. Cuando un comprador del sector de la asistencia sanitaria consulta a sus proveedores acerca de nuevos productos o servicios, o busca nuevos proveedores para productos y servicios preexistentes, lo normal es que haga pública una "invitación de presupuesto" o que presente un concurso público ante los proveedores potenciales, solicitándoles enviar un presupuesto. En EANCOM, existen unos mensajes de Solicitud de Oferta (REQOTE) y de Oferta (QUOTES) que cumplen estas funciones. Un comprador del sector salud puede enviar un mensaje de Solicitud de Oferta a una lista preestablecida de proveedores en el que les invite a presentar presupuestos para el aprovisionamiento de productos o servicios específicos. La entidad sanitaria u Hospital, solicitará al proveedor información precisa que le ayude a: Identificar con claridad los productos y servicios de cada proveedor. Entender los términos y condiciones referentes al aprovisionamiento (por ejemplo, términos de entrega, plazos, presentaciones de productos, precios, presupuestos, etc.). Los posibles proveedores responden mediante un mensaje de Oferta. El mensaje de Oferta detalla los términos y condiciones para el suministro de los productos y servicios especificados. Como mínimo, se espera que el proveedor envíe toda la información que el Hospital haya pedido específicamente. Como extra, el proveedor puede suministrar información adicional que añada valor a su presupuesto y, posiblemente, a su ventaja competitiva. PETICIÓN DE OFERTA OFERTA PROVEEDOR CLIENTE Gráfico 8: El entorno de los concursos públicos Las mayores ventajas que, para un comprador del sector sanitario, se derivan del uso de los mensajes EANCOM de Solicitud de Oferta y Oferta son las siguientes: Copyright AECOC

23 Guía EDI Sector Salud Las Ofertas electrónicas pueden compararse automáticamente con las exigencias detalladas en la Solicitud de Oferta original para identificar a todos aquellos que cumplen con los criterios exigidos. Las Ofertas electrónicas de todos los proveedores pueden ser comparadas entre sí automáticamente para ver cuáles son más competitivos. Las mayores ventajas que, para un proveedor del sector salud, se derivan del uso de los mensajes EANCOM de Solicitud de Oferta y Oferta son las siguientes: Las Solicitudes de Ofertas se pueden consultar y procesar con mayor celeridad. Las Ofertas electrónicas pueden generarse casi automáticamente con las exigencias detalladas en la Solicitud de Oferta original. La mayoría de los datos de la Solicitud de Oferta están presentes en la Oferta. Los mensajes REQOTE y QUOTES, pueden sentar las bases de un contrato subsiguiente entre el comprador y el proveedor y, finalmente, conducir a un pedido de aprovisionamiento de productos o servicios. Asimismo, los mensajes REQOTE y QUOTES deberán cumplir con las legislaciones vigentes en el momento de su uso. Si quiere la guía de estos mensajes consulte con AECOC. Copyright AECOC

24 5. Tercera Sección 5.1. El Marco del Alineamiento de Ficheros Maestros. El uso eficiente y efectivo de los mensajes comerciales EANCOM depende de la precisión de los datos. Las partes implicadas en transacciones EDI deben ser capaces de interpretar y usar los datos correctamente. El establecimiento de una alineación de datos entre socios comerciales es el primer paso recomendado en cualquier implementación de EANCOM, dado que hará que incrementen las oportunidades de eficiencia y precisión en las etapas posteriores de la relación comercial. El mensaje de Información de la Parte (PARTIN) es el que utilizan los socios comerciales para intercambiar todos los datos relativos a las partes que luego se transmitirán información comercial o de otro tipo vía EDI (por ejemplo, los puntos operacionales, nombres y direcciones, información bancaria, programas de reparto, etc.). Esta información es vital para el buen funcionamiento de la relación EDI entre dos sociedades. Todas las partes, estén implicadas en una transacción comercial o no, podrán ser identificadas mediante este tipo de mensaje (por ejemplo, comprador, proveedor, acreedor, expedidor, agente de transportes, transportista, banco, etc.). En EANCOM existe un mensaje que permiten la alineación de datos de productos; el mensaje de Catálogo de Productos y Precios: PRICAT. La función de los mensajes de Catálogo de Productos y Precios consiste principalmente en establecer y mantener la información de un producto, ya sea a nivel logístico o de sólo una unidad, en el archivo de producto y/o el archivo de precios de un socio comercial. En este estadio, el vendedor envía el código GTIN del artículo al comprador para identificar el producto. El código GTIN de los mensajes EDI conlleva toda la información de un producto necesaria para atender transacciones EDI subsiguientes. Entonces, se convierte en la llave del proveedor y el comprador para recuperar la información relevante del producto de sus respectivas bases de datos. Copyright AECOC