GUIA PARA LA ELABORACION DE CIRCULARES, OFICIOS Y MEMORANDOS

Transcripción

1 GUIA PARA LA ELABORACION DE CIRCULARES, OFICIOS Y MEMORANDOS MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO 09/08/2010

2 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 2 de 14 INTRODUCCION La comunicación escrita es el medio más usual y seguro de trasmitir información ya sea al interior de la Alcaldía Municipal o de esta hacia el exterior. La oficina Asesora de Control Interno ha elaborado el presente documento con el fin de estandarizar los criterios para elaborar diferentes tipos de documentos como son circulares, oficios, memorandos, y las políticas o requisitos que se deben tener en cuenta cuando se requiera generar una comunicación escrita, con el propósito de agilizar el trámite de los asuntos, dar orden a los registros y archivos de la Alcaldía y facilitar nuestra comunicación. OBJETIVO Establecer las reglas generales, particulares, el catalogo de claves administrativas y las características para estandarizar las comunicaciones escritas que se generan al interior de la Alcaldía, a las cuales deberán sujetarse las secretarías, dependencias y demás unidades administrativas de la entidad. ALCANCE La presente guía es de observancia obligatoria, para el personal adscrito a la alcaldía que participe en la elaboración de comunicaciones escritas como circulares, oficios, memorandos, etc. Para facilitar su consulta, este documento deberá permanecer a disposición de los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de Puerto Carreño en la Unidad de archivo de la Secretaría General.

3 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 3 de 14 REGLAS GENERALES 1. Las Circulares, oficios, notas informativas y memorandos se transcribirán mediante el programa Word para Windows 98 y versiones posteriores. 2. Para todas las comunicaciones escritas se utilizarán las fuentes Times New Roman o Arial, el tamaño mínimo de la letra será de 9 puntos y el máximo de de 12, según la extensión del texto. 3. Los servidores públicos que suscriban documentos tanto internos como externos, firmaran el original con firma autógrafa, las copia podrá ser una fotocopia del original. 4. En ningún caso aparecerá en una hoja solo la firma del servidor público que suscribe el comunicado. 5. Los oficios que se generen como respuesta a una comunicación externa, deberán contener en la parte inferior, al final del escrito, el No. de radicado de dicho oficio. 6. El radicado del oficio al cual se da respuesta, deberá escribirse en el mismo tipo de fuente del oficio, en tamaño de 8 puntos, iniciando con las siglas RI, y continuando con el número asignado.

4 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 4 de 14 REGLAS PARTICULARES A fin de estandarizar su presentación, las circulares, los memorandos y oficios deberán reunir las siguientes características: CIRCULAR Documento de carácter interno y general, respecto a la aplicación del asunto de que trate, dirigido por el Alcalde Municipal a los secretarios de despacho o demás servidores públicos, para dar a conocer disposiciones relativas a la interpretación de normas, políticas administrativas, acuerdos, normatividad interna, etc., con el objeto de que se apliquen, conozcan o cumplan, según sea el caso. La circular tendrá las características que se indican a continuación: a. En la parte superior, hacia la izquierda del documento se ubicará el escudo del municipio. b. En la parte superior, centrado, se escribe República de Colombia, Alcaldía de Puerto Carreño Vichada y el nombre completo de la dependencia que emite la circular. c. En la parte superior, hacia la derecha del documento se ubicará el escudo de Colombia, en igual tamaño al del municipio. d. El tipo de letra del Encabezado es Mayúscula, fuente Bradley Hand ITC, No. 14 y No. 11. e. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual. f. En la parte superior, después del encabezado, clave de identificación precedido de la expresión circular No., deberá ir en mayúsculas, negrita, alineación centrada; en todas las hojas que formen parte del comunicado se repetirá en la parte superior la clave de identificación de la circular correspondiente. g. Debajo de la clave se anotarán las expresiones Para:, de:, Asunto:, en mayúscula, negrita, alineación justificada, y en seguida una descripción breve del tema a tratar en la circular.

5 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 5 de 14 h. El texto en la circular se escribirá con alineación justificada, interlineado sencillo, sin sangría. i. Los titulares de las dependencias podrán emitir circulares sobre aspectos relacionados con sus atribuciones a todos los funcionarios de la Alcaldía. j. Al final del texto deberá escribirse nombre completo del servidor público que suscribe el documento, en mayúscula, negrita y centrado; cargo. Ejemplo: REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREÑO DESPACHO DEL ALCALDE CIRCULAR No. Fecha PARA: DE: ASUNTO: TEXTO DESPEDIDA, NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN EMITE LA CIRCULAR CARGO TRABAJANDO CON LA GENTE

6 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 6 de 14 OFICIOS El oficio es el documento en el cual se exponen los asuntos oficiales de la Alcaldía de carácter interno y externo. Los oficios internos de la Alcaldía Municipal, podrán emitirse entre servidores públicos que tiene el mismo nivel jerárquico o de estos a servidores de menor jerarquía, ya sea de la misma dependencia o de otra. El oficio tendrá las particularidades que se indican a continuación: Encabezado y Píe de Página: a. En la parte superior, hacia la izquierda del documento se ubicará el escudo del municipio. b. En la parte superior, centrado, se escribe República de Colombia, Alcaldía de Puerto Carreño Vichada y el nombre de la dependencia o unidad administrativa. c. En la parte superior, hacia la derecha del documento se ubicará el escudo de Colombia, en igual tamaño al del municipio. d. El tipo de letra del Encabezado es Mayúscula, fuente Bradley Hand ITC, No. 14 y No. 11. e. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual. f. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual, Dirección, teléfono, institucional, página web. Cuerpo del Oficio: a. Los márgenes superior e inferior serán de 2.5 centímetros, y los márgenes laterales serán de 3.0 centímetros. b. Fecha (día, mes y año) de emisión del documento, en minúsculas, alineación justificada antecedido del nombre del municipio.

7 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 7 de 14 c. Clave de identificación y número, en mayúsculas, negrita, alineado al lado derecho del documento. En todas las hojas que formen parte integral del documento se repetirá en la parte superior derecha, la clave de identificación del oficio correspondiente y se indicará el número consecutivo a partir de la hoja número dos cuando el documento contenga más de una. d. Nombre de la persona, servidor público o entidad a la que va dirigido el oficio, identificando cargo. e. Asunto o Referencia; breve explicación del contenido del oficio, en Mayúscula, justificado, interlineado sencillo. f. El texto del oficio se escribirá con alineación justificada, interlineado sencillo. g. Al final del oficio deberá anotarse cualquiera de las siguientes expresiones: sin otro particular, Atentamente, Cordialmente, y debajo de esta el nombre de quien suscribe el oficio, en mayúsculas, negrita, alineación izquierda, interlineado sencillo, sin sangría. h. Nombre y cargo del servidor público que firmará el oficio en mayúscula, interlineado sencillo, justificado. i. Las abreviaturas c.c. (con copia) se escribirán en minúsculas, después del último punto un guión, y en seguida el nombre completo de la persona a la que se le envía la copia y el cargo que ocupa. El párrafo completo se escribirá en 8 puntos. j. El último reglón se integrará por el nombre del funcionario que elaboró el oficio y si es el caso se dará referencia al radicado del oficio que se le dio respuesta. En fuente número 8. k. El servidor público que elaboró el oficio rubricará el original y las copias sobre su nombre.

8 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 8 de 14 Ejemplo: REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREÑO NOMBRE COMPLETO DE LA DEPENDENCIA Puerto Carreño, dd-mm-aaaa CLAVE ADMINISTRATIVA A QUIEN VA DIRIGIDO Cargo ASUNTO O REF: TEXTO Despedida, NOMBRE DE QUIEN SUSCRIBE Cargo cc. Nombre completo, cargo o puesto. P/ Nombre y apellido TRABAJANDO CON LA GENTE Cra. 10 No Telefax. (098) , cel Correo Institucional R.I. 0000

9 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 9 de 14 MEMORANDOS El memorando es el documento redactado en forma breve, relacionado con un asunto en particular, el cual podrá ser emitido al interior de una secretaría o al exterior de esta por cualquier funcionario de nivel directivo. El memorando entre otras cuestiones, es útil para comunicarse entre áreas con la intención de informar o solicitar algo. El memorando tendrá las características que se indican a continuación: a. Se usará hoja tamaño carta b. Los márgenes laterales serán de 3 centímetros, los márgenes superior e inferior serán de 2.5cm, sin embargo estos podrán aumentar o disminuir según la extensión del texto hasta ½ cm c. En la parte superior, hacia la izquierda del documento se ubicará el escudo del municipio. d. En la parte superior, centrado, se escribe República de Colombia, Alcaldía de Puerto Carreño Vichada y el nombre de la dependencia o unidad administrativa. e. En la parte superior, hacia la derecha del documento se ubicará el escudo de Colombia, en igual tamaño al del municipio. f. El tipo de letra del Encabezado es Mayúscula, fuente Bradley Hand ITC, No. 14 y No. 11. g. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual. h. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual, Dirección, teléfono, institucional, página web. i. Se identificará con la leyenda MEMORANDO en letras mayúsculas, negritas. Texto centrado. j. Se anotará la fecha con alineación a la izquierda y antecedido del nombre del municipio.

10 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 10 de 14 k. Nombre completo y en mayúsculas del servidor público a quien va dirigido el memorando antecedido de la expresión PARA:. l. Nombre de la Dependencia que suscribe el memorando después de la expresión DE:. m. El memorando se redacta en forma breve y podrá hacer referencia al número de anexos que lo soporten n. Las abreviaturas c.c. se escribirán de la misma manera que en los oficios. o. Al término del texto deberá escribir el nombre completo de quien suscribe el documento en mayúscula y en negrita. p. Al final de documento se escribe en letra número 8, el nombre o siglas del funcionario que elaboró el memorando. Ejemplo: REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREÑO NOMBRE COMPLETO DE LA DEPENDENCIA Puerto Carreño, dd/mm/aaaa MEMORANDO No. PARA: DE: TEXTO NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE SUSCRIBE TRABAJANDO CON LA GENTE Cra. 10 No Telefax. (098) , cel Correo Institucional

11 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 11 de 14 CERTIFICACIONES El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo anteriormente declarado, puede ser sancionado por la ley. a. Se usará hoja tamaño carta b. Los márgenes laterales serán de 3 centímetros, los márgenes superior e inferior serán de 2.5cm, sin embargo estos podrán aumentar o disminuir según la extensión del texto hasta ½ cm c. En la parte superior, hacia la izquierda del documento se ubicará el escudo del municipio. d. En la parte superior, centrado, se escribe República de Colombia, Alcaldía de Puerto Carreño Vichada y el nombre de la dependencia o unidad administrativa. e. En la parte superior, hacia la derecha del documento se ubicará el escudo de Colombia, en igual tamaño al del municipio. f. El tipo de letra del Encabezado es Mayúscula, fuente Bradley Hand ITC, No. 14 y No. 11. g. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual. h. En la parte inferior, pie de página, centrado se debe ubicar el nombre del Plan de Desarrollo actual, Dirección, teléfono, institucional, página web. i. En la parte superior, centrado, en mayúsculas, se escribe el cargo del funcionario que certifica. j. Seguidamente en mayúscula negrita y centrado, el letra No. 14, la palabra CERTIFICA:

12 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 12 de 14 k. Justificado se escribe el nombre completo del interesado en la certificación y la leyenda. l. Se escribe la fecha, hora y lugar de expedición del certificado m. Nombre completo del funcionario que certifica en letra mayúscula, negrita. Ejemplo: REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREÑO NOMBRE COMPLETO DE LA DEPENDENCIA EL (Secretario de Despacho, Alcalde o Tesorero Municipal) CERTIFICA: Que el señor (a) NOMBRE COMPLETO, TEXO Y para que conste a los efectos oportunos, se expide el presente certificado, a petición del interesado, en Puerto Carreño, a los (--) días del mes de (----) de (20--) NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE SUSCRIBE TRABAJANDO CON LA GENTE Cra. 10 No Telefax. (098) , cel Correo Institucional

13 Versión 1.0 Fecha: 09 de agosto de 2010 Página 13 de 14 CATALOGO CLAVES ADMINISTRATIVAS Las Claves de identificación de los oficios y circulares serán alfanuméricas y estará integrada por las iniciales de las secretarías, dependencias u oficinas emisora de la Alcaldía Municipal seguidas del número consecutivo que corresponde al documento, iniciando con el 001, y los dos últimos dígitos del año en que se elabore. UNIDAD ADMINISTRATIVA CLAVES PARA OFICIOS CLAVES PARA CIRCULARES CLAVES PARA MEMORANDOS Despacho del Alcalde D.A.001/10 D.A.C.001/10 D.A.M.001/10 Secretaría General S.G.M.001/10 S.G.C.001/10 S.G.D.001/10 Secretaría de Planeación y Obras públicas S.P.M.001/10 S.P.C.001/10 S.P.D.001/10 Secretaría de Hacienda S.H.M.001/10 S.H.C.001/10 S.H.D.001/10 Secretaría de Desarrollo Social Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria Inspección de Policía Comisaría de Familia S.D.S.001/10 D.S.C.001/10 D.S.M.001/10 U.M.A.001/10 U.M.C.001/10 U.M.M.001/10 I.P.001/10 C.F.001/10 Oficina de Control Interno O.C.I.001/10 C.I.C.001/10

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