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1 3.6.3 Alineación del texto. La manera más fácil de cambiar la alineación del texto en el documento es utilizar los botones de alineación de la barra de herramientas Formato. En el Cuadro de diálogo Párrafo existe un botón para cada una de las posibilidades de alineación. Practiquemos la alineación del texto utilizando los botones de la barra de herramientas Formato: Paso 1.- Observe que el texto seleccionado esta justificado a la izquierda, haga clic en el botón Centrar. Paso 2.- Cambiemos la alineación del texto a la derecha, hacer clic en el botón Alinear a la derecha. Paso 3.- Haga clic en el botón Justificar. Observe las diferencias entre las distintas posibilidades de alineación del texto. En la figura 3.38 se muestra Alineación del texto. Figura 3.38 Alineación del texto. 129

2 3.6.4 Tabulaciones. La alineación izquierda y derecha del texto en el documento está controlada por los márgenes establecidos en el mismo. Cuando se requiera alinear el texto, para dar énfasis a una lista de elementos, o separar de alguna otra manera el texto del resto de los elementos de la página, se emplean las Tabulaciones. Una alternativa rápida para configurar las tabulaciones es configurar la regla de Word y establecer las marcas de tabulación sobre la regla misma. Practiquemos: Paso 1.- Oprimir Tab. Observe como se alinea el texto. Paso 2.- Para seleccionar el tipo de tabulación (izquierda, derecha, centrar o decimal), se debe hacer clic en el botón de tabulación que se encuentra en el extremo izquierdo de la regla. Haga clic una vez en este botón para seleccionar Centrar Tabulación. Paso 3.- Haga clic sobre una posición de la regla para fijar una tabulación. En la práctica haga clic en los 7 centímetros. Paso 4.- Oprima Tab. Observe como el texto se alineó centrado en torno a la marca de Tabulación. En la figura 3.39 se muestra Tabulaciones. Figura 3.39 Tabulaciones. 130

3 3.6.5 Sangrías. Una manera sencilla de sangrar un párrafo, desde el margen izquierdo, es utilizar el botón: Aumentar sangría de la barra de herramientas Formato. Otra manera de regular la Sangría en un párrafo es seleccionar el Cuadro de diálogo Párrafo en el menú Formato. Veamos ambas opciones: Paso 1.- Haga clic en el botón Aumentar sangría. Hay que colocar el puntero del ratón al inicio del párrafo. Cada vez que haga clic en este botón estará aumentando la sangría en media pulgada. Paso 2.- Haga clic en Formato en la Barra de Menús. Paso 3.- Haga clic en la opción Párrafo. Paso 4.- En el cuadro de diálogo Párrafo, dentro del grupo Sangría, haga clic en la flecha, debajo de Especial. Paso 5.- Se despliega una lista, haga clic en Primera línea. Paso 6.- Haga clic en Aceptar. Además de la Sangría en primera línea, puede crear Sangrías francesas. En la figura 3.40 se muestra Sangrías. Figura 3.40 Sangrías. 131

4 3.6.6 Estilos. Los estilos de Word le ofrecen una manera muy eficiente de regular el formato de caracteres y párrafos en un documento y crear documentos que tengan igual apariencia. Aprendamos como seleccionar un Estilo: Paso 1.- Haga clic en la flecha del cuadro Estilo de la barra de herramientas Formato. Hay que colocar el puntero del ratón al inicio del párrafo. Paso 2.- Seleccione el Estilo a emplear en el párrafo, en este caso haga clic en Título 1. El estilo será asignado a todo el párrafo. Recuerde que al crear un nuevo documento Word le ofrece la posibilidad de seleccionar entre un conjunto de estilos prediseñados. En la figura 3.41 se muestra Estilos. Figura 3.41 Estilos. 132

5 3.6.7 Párrafos. En los anteriores puntos de estudio, hemos conocido diferentes posibilidades de cambiar la apariencia de los párrafos de un documento. En este punto de estudio conoceremos el cuadro de diálogo Párrafo, en la barra de menús: Paso 1.- Seleccione Formato en la barra de menú. Paso 2.- Haga clic en Párrafo, aparecerás un cuadro de diálogo. Paso 3.- Haga clic en la flecha a la derecha de Alineación, y seleccione Justificada. Paso 4.- Haga clic en la flecha a la derecha de interlineado, y seleccione Doble. Observe que Párrafo nos permite regular diferentes propiedades. En la figura 3.42 se muestra Párrafos. Figura 3.42 Párrafos. 133

6 3.7 Impresión. En la figura 3.43 se muestran los temas de estudio de este punto: Figura 3.43 Impresión Encabezados y pies de página. En la creación de documentos es el uso de encabezados y pies de página permite insertar información que deberá repetirse en todas las páginas del documento. Para agregar un encabezado o pie de página, dé los pasos siguientes: Paso 1.- Seleccione el menú Ver. Paso 2.- Haga clic en Encabezado y pie de página. Temporalmente se pasa a la vista Diseño de impresión. Aparece la Barra de Herramientas: Encabezado y pie de página. Paso 3.- Escriba en el área de encabezado el texto (puede utilizar las mismas opciones de formato de Word). Observe que mientras trabaje en el cuadro de encabezado o pie de página, el texto regular aparecerá en color gris y no disponible. Paso 4.- Para escribir un pie de página haga clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, que esta disponible en la ventana de documento (el cuarto de derecha a izquierda). De forma similar se escribe en el área de pie de página el texto correspondiente. 134

7 Paso 5.- Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie de página, se regresará al texto del documento. Paso 6.- Se encuentra nuevamente en la vista Normal del documento, en ella no es posible ver los encabezados ni los pies de página. Haga clic en la vista Diseño de impresión, en la esquina inferior izquierda, aparecerá el texto de encabezados y pies en color gris. En la figura 3.44 se muestra Encabezados y pies de página. Figura 3.44 Encabezados y pies de página Numeración de página. Para poner números de página de un documento siga los pasos siguientes: Paso 1.- Seleccione Insertar en la barra de menús. 135

8 Paso 2.- Haga clic en Números de página, aparece el cuadro de diálogo Números de página. La posición que tendrán los números de página, se selecciona en la flecha del cuadro de lista desplegable Posición (Parte inferior o Parte superior). Paso 3.- Seleccione una alineación para los números de página, haga clic en el cuadro de lista desplegable Alineación. Paso 4.- Seleccione Centro. Paso 5.- Haga clic en Aceptar. En la figura 3.45 se muestra Numeración de página. Figura 3.45 Numeración de página Envió de un documento a impresora. Word nos permite ver nuestro documento tal como aparecerá impreso. Si ya esta listo para imprimir, puede enviarse directamente a la impresora que se tiene instalada. Veamos los pasos: 136

9 Paso 1.- Haga clic en el botón Vista preliminar en la barra de herramientas Estándar. Esto nos permite ver nuestro documento tal como aparecerá en la página impresa. Paso 2.- Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar para enviar el documento directamente a la impresora (sin más preguntas). En la figura 3.46 se muestra Envió de un documento a impresora. Figura 3.46 Envió de un documento a impresora Como modificar configuraciones de impresión. Para modificar las configuraciones de impresión: Paso 1.- Seleccione el menú Archivo. Paso 2.- Haga clic en Imprimir, para abrir el cuadro de diálogo imprimir. Observamos que este cuadro de diálogo contiene cuatro grupos fundamentales de opciones: Impresora, Intervalo de páginas, Copias, Zoom y un grupo a la izquierda abajo con dos posibilidades para imprimir. 137

10 Paso 3.- Seleccione Página actual, haga clic en el botón de opción Página actual. Esto imprime la página en la que se encuentra el puntero de inserción del ratón. Paso 4.- Supongamos que se desea imprimir una copia adicional, haga clic en la flecha superior en el área Número de copias. Paso 5.- Haga clic en Aceptar. En la figura 3.47 se muestra como modificar configuraciones de impresión. Figura 3.47 Como modificar configuraciones de impresión Como imprimir elementos especiales. El cuadro de diálogo Imprimir también ofrece otras opciones. Veamos estas: Paso 1.- Haga clic en el botón Opciones que se encuentra en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo Imprimir. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro grupos: Opciones de Impresión, Incluir en el documento, Opciones para el documento activo y Bandeja 138

11 predeterminada. Mediante una serie de casillas de verificación, este cuadro de diálogo le ofrece el control sobre la salida del trabajo de impresión. Paso 2.- En Opciones de Impresión, seleccione Borrador, imprimirá el documento con más rapidez y menor resolución (calidad). Paso 3.- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. Retomará el cuadro de diálogo Impresión. Paso 4.- Haga clic en Aceptar para terminar. En al figura 3.48 se muestra como imprimir elementos especiales. Figura 3.48 Como imprimir elementos especiales Otras opciones de impresión. En ocasiones es útil imprimir elementos como el Resumen, o Comentarios en un documento: Paso 1.- Haga clic en Imprimir. Paso 2.- Haga clic en la flecha del cuadro de lista desplegable Imprimir. 139

12 Paso 3.- Seleccione entre la lista de elementos que aparece Resumen. Esta opción imprime una serie de datos sobre el documento. Paso 4.- Haga clic en Aceptar. La figura 3.49 muestra Otras opciones de impresión. Figura 3.49 Otras opciones de impresión. 3.8 Tablas y Columnas. En la figura 3.50 se muestran los temas de estudio de este punto: 140

13 Figura 3.50 Tablas y columnas Como insertar una tabla. Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas. Para insertar una tabla en nuestro documento, hay que hacer los pasos siguientes: Paso 1.- Coloque el puntero de inserción en la parte del documento donde desee colocar la tabla; seleccione el menú Tabla. Paso 2.- Haga clic en Insertar. Paso 3.- Seleccione Tabla en el menú en cascada que aparece. Paso 4.- Se pueden utilizar las flechas de los cuadros numéricos Número de columnas y Número de filas, para seleccionar estas. Escriba 4 filas y 3 columnas. Al terminar haga clic en Aceptar. Se puede también seleccionar este número de filas y columnas como predeterminado para nuevas tablas. La tabla se insertará en el documento. La figura 3.51 muestra como insertar una tabla. 141

14 Figura 3.51 Como insertar una tabla Como dibujar una tabla. Una alternativa para insertar la tabla en el documento es dibujarla, para ello se emplea una herramienta de dibujo, con la que también se puede agregar filas y columnas a la tabla. Cuando dibuje una tabla, se verá que al principio no tiene ninguna fila ni columna y deberá crear manualmente las filas y columnas utilizando una herramienta especial: Dibujar tabla. Si bien puede construir una tabla altamente personalizada con este método, se verá que no es tan rápido como insertar la tabla con un número de filas. Para dibujar una tabla en un documento, realice los siguientes pasos: Paso 1.- Seleccione el menú Tabla. Paso 2.- Haga clic en Dibujar tabla. Aparece la barra de herramientas Tablas y bordes. Paso 3.- Haga clic sobre el lápiz en la barra de herramientas. El puntero del ratón se convertirá en una herramienta de dibujo con forma de lápiz. Observe una tabla creada con este método. 142

15 Esta barra de herramientas nos permite agregar filas y columnas, y crear tablas muy personalizadas. La figura 3.52 muestra como dibujar una tabla. Figura 3.52 Como dibujar una tabla Como navegar e introducir texto en una tabla. Es fácil insertar texto en una tabla: Paso 1.- Haga clic en la primera celda de la tabla (la primera fila y la primera columna de la tabla) y escriba su texto. Paso 2.- Para pasar a la siguiente celda, oprima la tecla Tab. De esta forma puede seguir moviéndose por las celdas de la tabla oprimiendo la tecla Tab y escribiendo su texto. Existen otras combinaciones de teclas para desplazarse por la tabla. La figura 3.53 muestra como navegar e introducir un texto. 143

16 Figura 3.53 Como navegar e introducir texto en una tabla Como modificar propiedades de una tabla. Modificar las propiedades de una tabla implica cosas como, variar el ancho de una columna o el alto de una fila, dar formato a los diversos bordes de una tabla, con diferentes grosores o colores de línea. Para manejar las propiedades de una tabla emplearemos el cuadro de diálogo Propiedades de tabla. Seguiremos los pasos siguientes: Paso 1.- Tenemos una tabla en nuestro documento y el menú Tabla se encuentra seleccionado. El puntero de inserción se encuentra en la celda 1. Haga clic en Propiedades de tabla, aparece el cuadro de diálogo Propiedades de tabla. Paso 2.- Haga clic en la pestaña Celda, observe que el cuadro de diálogo tiene la posibilidad de modificar: Tabla, Fila y Columna. Paso 3.- Haga clic sobre la figura marcada como Centro, observe que ya estaba seleccionado un ancho de 3 centímetros. Paso 4.- Haga clic en la pestaña Tabla. 144

17 Paso 5.- Haga clic en Bordes y sombreados. Se presenta un nuevo cuadro de diálogo. Observe que el color ya seleccionado es rojo. Paso 6.- Haga clic en la cuadricula Todos. Observe que la Tabla aparece con bordes rojos y todos los textos están al centro. Paso 7.- Haga clic en Aceptar. En la figura 3.54 se muestra como modificar propiedades de una tabla. Figura 3.54 Como modificar propiedades de una tabla Bordes de una tabla. Una forma rápida de modificar los bordes de una tabla es utilizar el comando para modificar bordes que aparecen en la Barra de herramientas Formato. Veamos los pasos: Paso 1.- Seleccione Tabla en la barra de menús. Paso 2.- Haga clic en Seleccionar. Paso 3.- Seleccione Tabla en el menú en cascada que aparece. Para que esto funcione hemos supuesto que el punto de inserción se encontraba en la celda 1. Paso 4.- Haga clic en la Barra de herramientas Estándar, en el icono Tablas y Bordes, representado por un lápiz sobre una cuadricula. 145

18 Paso 5.- Haga clic en la pestaña junto al icono que representa los tipos de Bordes. Paso 6.- Seleccione el icono que representa todos los bordes. La figura 3.55 muestra bordes de una tabla. Figura 3.55 Bordes de una tabla Como formatear automáticamente una tabla. Una forma muy eficiente de modificar las propiedades de una tabla es emplear la posibilidad de formatearla automáticamente. Veamos: Paso 1.- Haga clic en Autoformato de tablas. Hay que seleccionar el menú tabla y que el punto de inserción se encuentra en la celda 1. Se presenta el cuadro de diálogo Autoformato de tablas. Observe que en la vista previa aparece como quedaría la tabla en Básico 1. Paso 2.- Haga clic en Vistoso 2, observe la apariencia que adquiriría la tabla. Paso 3.- Haga clic en Aceptar. La figura 3.56 muestra como formatear automáticamente una tabla. 146

19 Figura 3.56 Como formatear automáticamente una tabla Columnas. Word permite insertar y modificar columnas para crear folletos y otros documentos especiales, las columnas que se utilizan en Word se conocen como columnas tipo periódico. Esto significa que si divide su página en dos columnas, cuando llene de texto la primera, el texto continuará en la segunda. Para colocar las columnas una al lado de otra, utilice una tabla. Si lo que desea es crear columnas con párrafos de información uno junto al otro, ponga el texto en una tabla formateada sin un borde visible Como crear columnas. Para insertar columnas en un documento siga estos pasos: Paso 1.- Seleccione el menú Formato. Anterior a este paso el puntero de inserción se coloca donde deseamos que empiecen las columnas. 147

20 Paso 2.- Haga clic en Columnas, se presenta el cuadro de diálogo columnas. Paso 3.- En el cuadro de diálogo seleccione en Preestablecidas el cuadro que simboliza Dos columnas. Paso 4.- Inserte una línea vertical entre las columnas, marque la casilla Línea entre columnas, observe que el texto aparece dividido entre dos columnas. La figura 3.57 muestra como crear columnas. Figura 3.57 Como crear columnas Como editar columnas. Para editar cualquiera de las configuraciones de columna del documento, como el número de columna o el ancho de éstas, se puede uno regresar al cuadro de diálogo Columnas: Paso 1.- Debe ubicar el punto de inserción en la sección que contiene las columnas a modificar, seleccione Columnas. Paso 2- Dentro de Preestablecidas seleccione Tres columnas. Observe que Columnas nos permite variar el ancho de cada columna y el espacio entre ellas. 148

21 En la figura 3.58 se muestra como editar columnas. Figura 3.58 Como editar columnas. 3.9 Gráficos en Word. La figura 3.59 muestra los temas de estudio de este punto. Figura 3.59 Gráficos en Word. 149

22 3.9.1 Como insertar un gráfico. Para agregar un gráfico a nuestro documento, sólo se tiene que identificar el lugar donde se desea colocar la imagen y luego seleccionar un archivo gráfico específico. Para agregar un gráfico, dé los pasos siguientes: Paso 1.- Coloque el punto de inserción donde quiera que aparezca el gráfico en el documento. Abra el menú Insertar. Paso 2.- Seleccione Imagen. Paso 3.- Seleccione Desde archivo en el menú en cascada. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen. Paso 4.- Puede utilizar el cuadro de lista desplegable Buscar en: para localizar la unidad o la carpeta que contiene el archivo de imagen. Paso 5.- Haga clic en el botón insertar, que se encuentra en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Insertar imagen. La imagen se insertará en el documento. La figura 3.60 muestra como insertar un gráfico en Word. Figura 3.60 Como insertar un gráfico en Word. 150

23 3.9.2 Como modificar gráficos. Para modificar las imágenes que inserte en sus documentos, puede utilizar el cuadro de diálogo Formato de Imagen que contiene diferentes botones que permiten modificar diversos parámetros de la imagen. Para ello siga los pasos siguientes: Paso 1.- Haga clic en la imagen que aparece en el documento para seleccionarla. Observe que aparece un marco alrededor de ella. Paso 2.- Haga clic en Formato en la barra de menús. Paso 3.- Seleccione Imagen. Aparece el cuadro de diálogo Formato de imagen. Paso 4.- Haga clic en la pestaña Diseño. Paso 5.- Seleccione en Estilo de ajuste, Cuadrado. Paso 6.- Haga clic en Aceptar. Observe el ajuste alrededor de la imagen. La figura 3.61 muestra como modificar gráficos. Figura 3.61 Como modificar gráficos. 151

24 3.9.3 Uso de imágenes prediseñadas. Word ofrece una colección de imágenes prediseñadas que podemos utilizar en los documentos, para insertar imágenes prediseñadas a continuación siga los pasos: Paso 1.- Partimos que ya esta ubicado el punto de inserción donde desee que aparezca la imagen, seleccione el menú Insertar imagen prediseñada. Paso 2.- Haga clic en Imagen. Paso 3.- Seleccione Imágenes prediseñadas en el menú en cascada. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen prediseñada. Paso 4.- Seleccione una categoría de imágenes en particular. Seleccione animales. Paso 5.- Haga clic en la imagen del león. Aparecerá un menú contextual con iconos. Paso 6.- Haga clic en el icono insertar clip, el primero de arriba abajo, la imagen del león aparecerá en su documento. La figura 3.62 muestra uso de imágenes prediseñadas. Figura 3.62Uso de imágenes prediseñadas. 152

25 3.9.4 Uso de la barra de herramientas de dibujo. Podemos crear nuestros propios gráficos en los documentos utilizando las herramientas de dibujo que proporciona la barra de herramientas de dibujo de Word. Paso 1.- Seleccione el menú Ver. Paso 2.- Seleccione Barra de herramientas, en la parte inferior apareció la nueva barra de herramientas. Paso 3.- Haga clic en el icono Color de relleno (lo identifica un bote de pintura). Paso 4.- En el cuadro de colores que aparece seleccione anaranjado. Observe el efecto del color de relleno en la imagen. La figura 3.63 muestra uso de la barra de herramientas dibujo. Figura 3.63 Uso de la barra de herramientas dibujo. 153

26 3.9.5 Insertar imágenes desde escáneres y cámaras digitales. Al computador podemos conectar un dispositivo de entrada específico, como un escáner o una cámara digital, y utilizarlo para digitalizar una imagen o tomar una fotografía, que será insertada en nuestro documento. Para ello observe los pasos a continuación: Paso 1.- Seleccione el menú Insertar, el puntero de inserción esta en el lugar del documento donde se desea colocar la imagen. Paso 2.- Haga clic en Imagen. Paso 3.- Seleccione Desde escáner o cámara, aparecerá el cuadro de diálogo insertar imagen desde escáner o cámara. Paso 4.- Si se tiene más de un dispositivo conectado al computador deberá hacer clic en la flecha del cuadro de lista desplegable Dispositivo. Y seleccionar el dispositivo que utilizará para capturar la imagen. Paso 5.- Haga clic en el botón Insertar. El dispositivo digitalizará la imagen o tomará una fotografía de ella (si se está empleando una cámara digital), y la colocará en nuestro documento. La figura 3.64 muestra como insertar imágenes desde escáneres o cámara digital. Figura 3.64 Insertar imágenes desde escáneres y cámaras digitales. 154

27 3.10 Word y páginas Web. La figura 3.65 muestra los temas de estudio de esta sección. Figura 3.65 Temas de estudio de esta sección Como guardar un documento como página Web. Un modo simple de guardar un documento como página Web es crear un archivo HTM a partir del documento de Word. El documento así creado se podrá visualizar en un explorador Web. Aunque se guarde el archivo en formato HTM, se puede seguir abriéndolo en Word y editarlo como se quiera. Para ello dé los pasos a continuación: Paso 1.- De un documento creado en Word, seleccione el menú Archivo. Paso 2.- Seleccione Guardar como página Web. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Paso 3.- Haga clic en Aceptar. Observe que se puede seleccionar la ubicación donde desea guardar la página Web creada, sirviéndose del cuadro desplegable Guardar en. También puede escribir un nombre para el documento HTML en el cuadro nombre de archivo. El formato de documento HTM ya está seleccionado en el cuadro Guardar como tipo. La figura 3.66 muestra como guardar un documento como página Web. 155

28 Figura 3.66 Como guardar un documento como página Web Como agregar hipervínculos a una página Web. Para agregar hipervínculos a un documento siga los pasos: Paso 1.- Seleccione el texto (o imagen) donde desee crear el hipervínculo. Haga clic en el menú Insertar. Paso 2.- Seleccione Hipervínculo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Paso 3.- Escriba, en el campo correspondiente, el nombre del archivo o de la página Web a la que se realizará el salto. Haga clic en Aceptar. Observe como se resalta el hipervínculo en el documento. La figura 3.67 muestra como agregar hipervínculos en un documento Word. 156

29 Figura 3.67 Como agregar hipervínculos a un documento Vista previa de una página Web. A medida que trabajamos, podemos revisar nuestras páginas Web utilizando Internet Explorer, para ello siga los pasos siguientes: Paso 1.- Seleccione el menú Archivo. Paso 2.- Seleccione el comando Vista previa de la página Web. La página del documento se abrirá en la ventana del Internet Explorer. Paso 3.- Cuando termine de ver la página Web en el Internet Explorer, haga clic en el botón Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Regresaremos a nuestro documento Word. En la figura 3.68 se muestran los pasos para obtener la vista previa de una página Web. 157

30 Figura 3.68 Vista previa de una página Web Correspondencia, Fax. La figura 3.69 muestra los temas de estudio de esta sección. Figura 3.69 Temas de estudio de esta sección Como enviar desde Word. Si se tiene un programa para enviar y recibir correo electrónico en la computadora, se pueden enviar documentos de Word como datos adjuntos. Paso 1.- Seleccionar Archivo. 158

31 Paso 2.- Seleccione Enviar a, se abre un menú en cascada. Paso 3.- Seleccione Destinatario de correo, como datos adjuntos. Se abrirá una ventana con el Microsoft Outlook. En ella, se podrá seleccionar el destinatario del . Hacer clic en Enviar. Paso 4.- Hacer clic en Aceptar. La figura 3.70 muestra como enviar desde Word. Figura 3.70 Como enviar desde Word Combinar correspondencia. Word permite combinar una carta modelo, con una lista de nombres, direcciones y plantillas para sobres o etiqueta postal. Esto nos permite crear rápidamente documentos para envíos masivos, personalizados para cada uno de los destinatarios de la lista. Combinar correspondencia implica: Crear el Documento Principal: Este será la carta modelo que se quiere distribuir a una lista. Crear lista de Distribución: Esta será el denominado Origen de datos. Insertar los denominados códigos de campo: Estos se colocan en un lugar del Documento Principal y actúan como campos de una Base de Datos que se llama Origen de Datos. 159

32 Combinar los documentos: Una vez que haya designado un documento principal y un origen de datos, y haya insertado los campos de combinación en el documento principal, se combinan los documentos. Para especificar el Documento Principal: Paso 1.- El Documento Principal es un documento que hemos creado previamente en Word. Este documento ya esta abierto. Seleccionar el menú Herramientas. Paso 2.- Haga clic en el comando Combinar correspondencia. Aparecerá el cuadro de diálogo Combinar correspondencia. Paso 3.- Bajo el paso del cuadro de diálogo (Documento Principal), haga clic en el botón crear. Paso 4.- En la lista que aparece, seleccione Cartas modelo. Paso 5.- Seleccione Ventana activa, pues hemos abierto el documento que deseamos especificar como principal. Observe que el paso siguiente fuera especifica el Origen de datos. La figura 3.71 muestra Combinar correspondencia: Documento Principal. Figura 3.71 Combinar correspondencia: Documento Principal. Para especificar el Origen de datos: Paso 1.- Hacer clic en Obtener datos, debajo del número 2. Paso 2.- Seleccione Crear origen de datos en el menú que aparece. Observe que ya hemos incluido campos como Nombre, Apellidos, Ciudad. También existe el botón Quitar campo. 160

33 Paso 3.- Agreguemos un nuevo campo: Dirección. Haga clic en Agregar campo. Paso 4.- Haga clic en Aceptar. La figura 3.72 muestra especificar Origen de datos. Figura 3.72 Origen de datos. Para especificar Códigos de campo: Antes de insertar los códigos de campo, modifiquemos el origen de datos, para incluir al menos un registro. Paso 1.- Haga clic en Modificar origen de datos. Paso 2.- Seleccione el fichero que contiene el Origen de datos. Aparece la ficha de datos. Paso 3.- Escriba Nombre y apellidos y haga clic en Aceptar. Ya estamos listos para insertar los códigos en el Documento Principal. Observe que en el Documento Principal apareció la barra de herramientas Combinar correspondencia, y hay un botón para insertar campos de combinación. 161

34 Paso 4.- Haga clic en el botón insertar campos de combinación. Observe que el punto de inserción se colocó previamente en el lugar que se desea insertar los campos. Paso 5.- Aparece un menú con los nombres de los campos. Haga clic en Nombre y luego en Apellidos. Observe que en el documento principal aparecen los <<códigos>>, pero estos no especifican ningún Nombre en particular. La figura 3.73 muestra como especificar códigos de campo. Figura 3.73 Especificar códigos de campo. Combinar documentos: Una vez que hayamos designado un Documento Principal y un Origen de Datos, y hayamos insertado los <<campos de combinación>> en el Documento Principal, estaremos listos para terminar el proceso, combinando el Documento Principal con el Origen de Datos. 162

35 Hay dos alternativas: 1 Combinar los documentos y enviarlos a la impresora. 2 Generar un nuevo documento. Paso 1.- En el Documento Principal que ya contiene los campos de combinación. Haga clic en Combinar, en la barra de herramientas Combinar correspondencia. Paso 2.- Haga clic en el botón Combinar. Observe que estamos combinando en un nuevo documento. El resultado es una carta tipo que se puede enviar a todas las personas que incorpore en el documento de Origen de Datos. La figura 3.74 muestra combinar documentos. Figura 3.74 Combinar documentos Sobres y etiquetas postales. Resulta simple crear sobres y etiquetas postales empleando el asistente correspondiente. Para ello: 163

36 Paso 1.- Seleccione el menú Archivo. Paso 2.- Haga clic en el comando Nuevo; aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. Paso 3.- En éste seleccione la ficha Cartas y faxes y haga clic en Asistente para sobres. Paso 4.- Seleccione Crear sobre. Paso 5.- Escriba los Datos de Dirección y Remitente y luego oprima Imprimir. De forma similar pudiera seleccionarse la Opción Crear sobres para una lista de correspondencia, que funciona de manera similar a lo que se mencionó al combinar correspondencia. En la figura 3.75 se muestran los pasos para crear Sobres y etiquetas postales. Figura 3.75 Sobres y etiquetas postales Como enviar un documento vía Fax. La ventaja de enviar faxes directamente desde nuestra computadora es que así no se necesita imprimir el documento y contar con una máquina de fax estándar. 164

37 Para enviar un documento vía fax, haga lo siguiente: Paso 1.- Seleccione el menú Archivo. Paso 2.- Haga clic en Enviar Paso 3.- Seleccione Destinatario de fax en el submenú que se despliega. Se iniciará el Asistente para faxes de Word. Paso 4.- El Asistente para faxes nos guiará por el proceso de enviar el documento actual vía fax. Hacer clic en el siguiente para continuar el proceso. Paso 5.- En la siguiente pantalla del asistente, una serie de botones de opción nos permiten seleccionar si enviará el documento actual o sólo una cubierta con una nota. Seleccione Con cubierta y hacer clic en Siguiente para continuar. 165

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