Procedimiento Dueño de Formato: Inspector(a) Lean

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1 Procedimiento Dueño de Formato: INSTRUCTIVO DE PLANIFICACION SEMANAL LEAN - LAST PLANNER No. Imagen/Modelo Descripción de la Acción Responsable Qué Utilizar? Comentarios 1 Se identifica la plantilla a utilizar en Kawak. Este formato se descarga y guarda en la carpeta del Proyecto del que procederá a completar. Kawak Asegurarse de siempre descargar la plantilla del kawak. 2 Antes de completar la plantilla darle click en: La pestaña de Fórmulas>Opciones para el Cálculo>Manual Al terminar de completar la plantilla Cliquear en: La pestaña de Fórmulas>Opciones para el Cálculo> Automático El Formato CPL- F-18 tiene una gran cantidad de fórmulas, por lo que dependiendo de la velocidad del computador, el completar el documento puede ser lento; al seleccionar la opción de "Manual" se puede completar el documento más rápido; al terminar, regresarlo a "Automático" y Excel realizará todos los cálculos de las fórmulas. 3 Se debe identificar los Contratistas del proyecto, una vez identificados, se deben buscar en: Carpeta Google Drive > Carpeta Formato > Carpeta de Listado de Contratistas > Documento "Lista de Contratistas y Actividades - Todos los Proyectos" Una vez abierto el Documento " Lista de Contratista y Actividades - Todos los Proyectos", copiar y pegar los Contratistas que estén en el Proyecto en: Documento " Proyecto - Last Planner - fecha" > Pestaña "Lista de Contratistas" > Tabla "Contratistas" Se debe pegar en la Tabla Contratista desde la primera Celda sin dejar espacios en blancos. De no existir en el Documento " Lista de Contratistas y Actividades - Todos los Proyectos" el Contratista del Proyecto, se debe completar el nombre con el Aviso de Operacón de ese Contratista y comunicarse con el Coordinador Lean para indicar pasos a seguir. Aviso de Operación de los Contratistas "Lista de Contratistas y Actividades - Todos los Proyectos" actualizado Se utilizarán como nombre de Contratista la "Razón Social" de cada Contratista, esta información esta disponible en los avisos de operaciones, cuyo responsable es la Secretaria del Proyecto. Es importante copiar y pegar de esta manera el Nombre de los Contratistas para facilitar el Consolidado de Proyectos al Coordinador Lean

2 4 Completar los espacios proyecto, mes, y las fechas que abarca la semana a calificar. En la imagen se observa que las hojas están enumeradas hasta 5 semanas; lo cual indica que por cada libro de Excel con esta plantilla de Last Planner, se puede llevar un Mes de Control y en cada Hoja (#Sem) se llena la información de una de la semana correspondiente de dicho mes. En la parte inferior encontrará una Tabla con los siguientes encabezados: * # : Esta columna enumera automáticamente las actividades que se coloquen, por tanto no hay que completar esta columna. *Actividad: En esta columna se comienza a completar la tabla con las actividades correspondientes a la semana cuidando de completar desde la primera celda de la columna y sin saltarse espacios. *Obra: Se coloca el número de obra a la que pertenece la actividad. *Bloque: Para proyecto de residencias corresponde al Bloque de Casas y para edificios el bloque de edificio donde se realice la actividad (La información esta disponible en el Cuadro de Planificación) Para poder completar la columna actividades se debe tomar en consideración lo siguente: *Unidad: Para proyecto de residencias corresponde al número de casa y para edificios el nivel con el de apartamento donde se realice la actividad. - Revisar el formato de Planificación Intermedia CPL-F-19 actualizado; en la primera semana el Diagrama Gantt marca las tareas que deben desarrollarse. 5 *Responsable: Se escribe el nombre del responsable directo de la actividad; es la persona que puede rendir cuentas en un momento dado, porque no se cumplió por actividad. *Contratista Responsable: Después de seguir el Paso # 3, en esta columna se habilita un menú despegable donde puede seleccionar el Contratista relacionado directamente con la actividad. (Importante seleccionar el contratista del menú despegable y no escribirlo manualmente para facilitar la tarea de Consolidado de Proyectos desarrollado por la Coordinadora Lean). *Fecha Proyectada (Inicio/Fin): Se colocan las fechas de inicio y fin de la actividad a programar que el Contratista se ha comprometido a cumplir. *Rendimiento (Necesario/Unidad): En la subdivisión Necesario se coloca la cantidad numérica para completar la actividad en el periodo propuesto en Fecha Proyectada y en la subdivisión Unidad se coloca la unidad en que se medirá dicha actividad. - Reunión con el Residente donde se le muestra las actividades según la guía de la planificación intermedia y se agregan o modifican las actividades según recomendación del Residente. - Reunión Last Planner Lean: Reunión donde participan todos los capataces de contratistas involucrados, con el objetivo de buscar cualquier restricción que no haya podido ser evaluada en la programación de la actividad y el contratista asume el compromiso de cumplir dicha actividad.

3 haya podido ser evaluada en la programación de la actividad y el contratista asume el compromiso de cumplir dicha actividad. * Cumple la Fecha de Fin: esta columna se llena con 1 si se cumple completamente la tarea propuesta en el periodo establecido y se coloca 0 si no realiza la tarea de manera completa. * Comentarios: Es obligatorio completarlo cuando se escoge la causa de No Cumplimiento "OTROS". Es una columna donde el puede escribir información relacionada con la actividad evaluada que le servirá de apoyo en la Reunión Last Planner Causas de No Cumplimiento: Es de carácter obligatorio completar estas columnas cuando la actividad es evaluada "0", por no ser completada en el periodo indicado en la Columnas Fecha Proyectada; debe escogerse solo una causa de no cumplimiento que más aplique y llenarse con la letra "x". Descripción de Causas de no Cumplimiento: *Actividad Previa: Hace referencia cuando la actividad no se pudo completar porque la actividad predecesora no esta terminada lo que imposibilito su inicio. *Falta de Material: Se marca cuando la actividad no se completo o no inicio por falta de materiales en obra y donde la responsabilidad de abastecimiento de material recae sobre el contratista. *Herramienta Equipo: Se marca cuando la actividad no se completo o no inicio por falta o daños en Herramientas y/o Equipo donde la responsabilidad de abastecer o mantenimiento de las herramientas y equipo recae sobre el Contratista. *Bajo Rendimiento: Toda actividad que no fue completada por el Contratista, ya sea no pudo brindar el suficiente recurso humano para completar la actividad o que el recurso humano no cumplió con los rendimientos mínimos establecidos para completar la tarea en la Fecha Proyectada. *Ausencia de Personal: Se selecciona cuando el contratista tiene definido su cuadrilla o personal que va a colocar para completar dicha actividad, pero el personal se ausenta total o parcialmente, dando un bajo rendimiento de la cuadrilla e imposibilitando el cumplimiento de la Actividad. 6 *Inicio Tardío: Se marca cuando la actividad no se completó debido a que la entrada de la cuadrilla para realizar la tarea no de dió según el inicio marcado en Fecha Proyectada. Estas columnas buscan explicar el motivo principal por el cual la actividad no fue completada.

4 6 Estas columnas buscan explicar el motivo principal por el cual la actividad no fue completada. *Falta de Diseño: Cuando la actividad no fue completada por cualquier causa relacionada con el diseño, ya sea que en el desarrollo de la actividad se noto un error en diseño, que durante el desarrollo de la actividad se desee realizar un cambio de diseño por lo que se ordena detener el avance de dicha actividad, otros. *Mal Tiempo: Se marca esta causa cuando en la actividad el Clima es un factor que afecta su buen desarrollo e impide su cumplimiento. *Inadecuado Gestión de la Obra: Se marca cuando la obra es responsable directa en proveer los recursos necesarios para el correcto desarrollo de la actividad; esto puede ser cuando en la obra recae la responsabilidad de proveer materiales, equipo, herramientas, cualquier actividad predecesora necesaria para la ejecución de la actividad. *Inadecuada Programación: Se selecciona cuando se programa una actividad cuyas restricciones no se han analizado y liberado por completo lo que imposibilidad el cumplimiento de la tarea. *Otros: Se marca cuando la causa de no cumplimiento no cae sobre ninguna de las causas mencionadas anteriormente. De marcarse esta opción es de carácter obligatorio llenar la Columna "Comentarios" e indicar en que consiste la causa de no cumplimiento. 7 En la imagen se presenta la manera correcta de como completar la Plantilla de Last Planner. No se debe dejar filas vacías entre actividades, se debe escribir desde la primera fila de la tabla.

5 La Plantilla last Planner cuenta con Herramientas de verificación para garantizar que al momento de enviar o revisar información de la Plantilla de Last Planner, este disponible de manera correcta: 8 1. Antes de enviar el documento se debe revisar que la columna de "Cumple fecha de fin?" este toda de color Celeste, 2. Las columnas de causas de No Cumplimiento debe estar completada solo cuando la actividad es no completada, si por error no se ha llenado cuando se ha clasificado como incompleta la actividad, o cualquier otro error, en esa misma fila donde se encuentre el error al lado derecho de la tabla aparecerá la palabra "ERROR" como alerta a verificar lo que este incorrecto. 9 En cada Pestaña de semana en la parte superior de la tabla aparece el Botón " Resumen Semanal" que lleva a otra sección de la misma hoja donde permite visualizar de manera rápida en un resumen, las tareas totales de la semana en el proyecto evaluadas, el PAC del proyecto, las causas de no cumplimiento de mayor incidencia en el proyecto. En la parte inferior del resumen un desglose de los contratistas evaluados en la semana, cuantas tareas en total tenían, cuantas completaron y cuantas no completaron, el Pac. En la sección de causa de no cumplimento se puede visualizar la mayor incidencia de cada contratista. El resumen es de ayuda en las reuniones Lean que se dan todas las semanas con los contratistas del proyecto.

6 La Plantilla Last Planner esta diseñada para contener la información de un mes se debe guardar siguiendo la siguiente nomenclatura: 10 Siglas de Proyecto - Last Planner - Fecha de último día Evaluado del mes Ejemplo: Carpeta Drive Para colocar las Siglas del Proyecto se trata de las iniciales del proyecto; para su uso referirse al Coordinador Lean. TD - Last Planner