2. DESCRIPCIÓN DELSERVICIO

Transcripción

1 PLIEGO DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DESARROLLO DE UN ECOSISTEMA LIVING LAB DE INNOVACIÓN Y TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA DEL SECTOR CULTURAL, TURÍSTICO Y DE OCIO PARA PYMES DE LA PROVINCIA DE MÁLAGA PARA LA FUNDACIÓN EOI Nota: versión 2 pliego fecha 06 de junio de Modificaciones: Faltaba el anexo en la versión 1. Número de Expediente: PG_ _LIVINGLAB. 1. INTRODUCCIÓN La Fundación EOI y el Ayuntamiento de Málaga han firmado un convenio para el desarrollo conjunto del Proyecto Ecosistema Living Lab de Innovación y Transferencia Tecnológica del sector cultural, turismo y de ocio de la provincia de Málaga, preferentemente de la ciudad de Málaga. El Proyecto pretende la puesta en marcha y la gestión de un Centro Demostrador Living Lab, donde se impulse la incorporación de soluciones de I+D+i a las empresas de estos sectores y, en particular, las relacionadas con nuevas tecnologías; todo ello, en el contexto de la iniciativa Málaga Smartcity, en la provincia de Málaga. Este proyecto se enmarca en el Programa RISC que desarrolla EOI (Redes de Innovación al Servicio de la Competitividad) y que comprende actividades para favorecer la implantación y desarrollo de iniciativas de I+D+i y transferencia tecnológica en las empresas, especialmente en las pequeñas y medianas empresas, con el fin de mejorar su competitividad. El Ayuntamiento de Málaga viene, desde hace años, apostando por un modelo de desarrollo de la ciudad basado en la innovación. Con la firma de este convenio, ambas partes establecen un marco de colaboración para seguir avanzando en el desarrollo de medidas de apoyo e impulso a la I+D+i con el fin de mejorar la competitividad del tejido empresarial español, y más concretamente, en la región de Málaga. El Living Lab facilitará a las Pymes de la zona servicios de alto valor enfocados al sector de la cultura, ocio y turismo, para elevar la competitividad de las soluciones que desarrollen, mejorar su capacidad de negocio y colaborar en proyectos demostradores con agentes de la oferta y la demanda. Esta estrategia permitirá constituir un eje sobre el que se desarrolle la actividad asociativa, relacional y cooperativa entre las empresas, constituyéndose en valioso elemento de difusión y sensibilización de la competitividad y la innovación. 2. DESCRIPCIÓN DELSERVICIO EOI precisa contratar los servicios de una Asistencia Técnica para la puesta en marcha, la gestión y el desarrollo de un ecosistema Living Lab de innovación y transferencia tecnológica, que lleve a cabo acciones de testeo y networking que ayuden a incorporar actividades de I+D+i y, en particular, nuevas tecnologías en las DMØA195 1

2 Pymes de Málaga del sector cultural, turístico y de ocio, como vía para mejorar su competitividad a través de la innovación. En esta línea, los principales objetivos del Living Lab son: Crear un ecosistema de innovación, en el cual las Pymes participantes interactúen entre sí en proyectos innovadores y se impulse la mejora de la competitividad y el desarrollo económico de las mismas. Promover la implantación en las Pymes del sector de las soluciones tecnológicas más atractivas y eficientes en su comunicación con el usuario/cliente y, que además, configuren a Málaga como referente como Smart City también en su oferta cultural. Dotar a las empresas beneficiarias de un espacio físico a modo de centro demostrador para que, en un entorno real, puedan testar los prototipos y demos que desarrollen. En el proyecto participarán un mínimo de veinticinco (25) beneficiarios y un mínimo de doscientos cincuenta (250) participantes en las actuaciones abiertas del Centro. El servicio busca dotar a EOI de una Oficina Técnica responsable de: El análisis de la situación actual de las Pymes del sector cultural. La captación y selección de Pymes beneficiarias. La coordinación y desarrollo de las actividades del Living Lab. La gestión de la comunicación y de los resultados. La gestión del proyecto y el soporte documental. Se persigue un enfoque práctico, con demostraciones de los productos y servicios de las Pymes, reuniones de trabajo, presentaciones y otras acciones encaminadas a la obtención de resultados. 3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 3.1. FUNCIÓN I: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN TECNOLÓGICA ACTUAL DEL SECTOR CULTURAL, CREATIVO Y TURÍSTICO Y DE LAS NECESIDADES DE LAS PYMES La fase inicial del proyecto requiere el análisis y diagnóstico de la situación actual de los sectores cultural y creativo, turístico y de ocio en el ámbito tecnológico. Los resultados de esta fase serán de gran utilidad a las Pymes de los sectores objetivo y de los agentes del sector cultural para la definición de estrategias y en la implantación posterior de soluciones tecnológicas más atractivas y eficientes en su comunicación con el usuario/cliente. En esta primera fase, se tendrá en cuenta el análisis de las necesidades del usuario y de las Pymes y de las posibilidades tecnológicas adecuadas al sector: Nivel usuario/cliente. Se analizará la demanda de los recursos tecnológicos en el sector cultural, obsolescencia de los mismos, nivel de utilización y de los avances tecnológicos, entre otros aspectos. DMØA195 2

3 Nivel Pyme. Se analizarán los recursos y soluciones tecnológicas que poseen las Pymes y las entidades del sector cultural, nivel de presencia digital, grado de optimización en el posicionamiento SEM/SEO, estrategias de social media, entre otras. Este análisis aportará información sobre los siguientes aspectos: Perfil de industria creativa en Málaga y su conexión con el ámbito cultural y turístico de la ciudad. Expectativas de los usuarios: contenidos digitales culturales esperados por los usuarios de diferentes países. Soportes y tecnologías utilizados. Datos estadísticos de uso de los recursos tecnológicos actuales en un entorno cultural. Tecnologías disponibles y adecuadas al sector cultural. Posibilidades de incorporación de nuevas soluciones tecnológicas al sector. El adjudicatario recopilará y se apoyará en los análisis públicos realizados hasta ahora sobre dicha industria en la ciudad, estudios y documentos públicos (o privados con acceso). Los entregables de esta fase son: Informe con el Análisis de la Situación Tecnológica actual y Situación de las Pymes de los sectores objetivo FUNCIÓN II. CAPTACIÓN Y SELECCIÓN DE BENEFICIARIOS El adjudicatario realizará la difusión, evaluación y selección de los beneficiarios participantes en el Centro Demostrador, de acuerdo a los criterios establecidos por EOI y bajo su supervisión y aprobación. Realizará la identificación de las empresas potenciales de formar parte del proyecto. Propondrá previamente, y validará con EOI, los criterios cualitativos y cuantitativos que caractericen a las empresas de los sectores objetivos, cuya participación pudiera ser interesante para los objetivos de este proyecto Living Lab. Las funciones previstas en esta fase son: Diseñar y ejecutar un Plan de Captación orientado a activar, animar y captar beneficiarios que participen en el proyecto. Estas acciones irán encaminadas a captar tanto beneficiarios como participantes de las actividades públicas en abierto Realizar cuantas acciones sean necesarias para animar las empresas a participar en el proceso de captación. Estas acciones están destinadas a los agentes más relevantes y potenciales beneficiarios, de la oferta y la demanda relacionados con el Living Lab. Se presentarán tanto el Centro Demostrador como sus actividades, individuales y abiertas. Habilitar un Centro de Atención a las empresas, mediante correo electrónico y teléfono, y realizará cuantas actividades sean necesarias hasta alcanzar el número de empresas beneficiarias previsto. DMØA195 3

4 El adjudicatario se compromete a captar y evaluar un mínimo de 33 candidatos que cumplan con los requisitos de la convocatoria pública, para prestar servicio a 25 Pymes beneficiarias y disponer de una lista de reserva de 8 empresas. Estas actuaciones de captación deberán desarrollarse fundamentalmente en los 2 primeros meses desde la firma del contrato. Se entenderá que un candidato ha sido captado cuando haya realizado la solicitud correspondiente, habiéndose aceptado por parte de la Dirección del Proyecto como válida la documentación solicitada, de acuerdo a los criterios de la convocatoria anteriormente mencionada. El adjudicatario se responsabilizará de la revisión y valoración previa a la selección de las solicitudes de los beneficiarios, así como la elaboración de los correspondientes informes de selección de acuerdo a los criterios establecidos por EOI. Igualmente se responsabilizará de que todas las empresas beneficiarias formalicen correctamente la documentación administrativa para participar en el proyecto, de acuerdo a los criterios de la convocatoria pública y EOI. Igualmente de la recogida y custodia documental necesaria para la correcta prestación del servicio. En cuanto a las actividades públicas, el adjudicatario se compromete a atraer un mínimo de 250 beneficiarios pertenecientes a empresas, entidades y asociaciones del sector, en el conjunto de todas las actividades públicas. Para ello, realizará acciones de difusión y de captación de empresas para activar los eventos abiertos que se desarrollen en el proyecto. Resulta crucial la captación de agentes de la demanda y la oferta para la creación de grupos de interés (tecnología, sector, mercado) que faciliten la creación de ecosistemas de negocio y el establecimiento de acuerdos tecnológicos, comerciales o de desarrollo empresarial. El adjudicatario deberá contar con todos los medios materiales y de espacio para el normal desarrollo de la actividad, debiendo ser validados y aprobados previamente por la Dirección de EOI. Los principales entregables de esta fase son: Plan de difusión con el detalle de cada una de las acciones que se realizarán en esta fase como apoyo a la captación y sus elementos soportes, como borrador de nota de prensa divulgativo del proyecto, acciones previstas en redes sociales, agenda de la jornada de difusión, entre otras. Cuadro de valoración recogiendo la relación de empresas que han presentado solicitud para participar según la convocatoria pública, ordenadas según valoración en función de los criterios asignados. En dicho listado, deberán constar además de los datos identificativos de las empresas (nombre, CIF, datos de contacto), aquellos definidos por EOI para la selección de empresas beneficiarias. Asimismo expediente completo de cada empresa que ha participado en la convocatoria. Informes semanales de situación del proceso de captación para la Dirección de EOI, acciones realizadas y previstas. Memoria justificativa final de todas las acciones realizadas. Recogerá los resultados, las acciones llevadas a cabo y deberá reflejar la igualdad de oportunidades para las Pymes, incluyendo los soportes documentales demostrativos de cada acción realizada. En el caso de las jornadas de difusión o presentaciones, deben recopilar los datos de las Pymes DMØA195 4

5 participantes, constando al menos denominación de la Pyme, CIF, datos y firma de la/s persona/s que la representa en la jornada, el contenido de la jornada, la documentación y/o otros materiales entregados a las Pymes participantes. Asimismo se deberá aportar fotografías tomadas durante su desarrollo, donde sea visible la identificación de la jornada bajo la normativa de comunicación del Programa Operativo del Fondo Tecnológico FUNCIÓN III: PUESTA EN MARCHA Y GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL LIVING LAB Y DEL CENTRO DEMOSTRADOR Comprende las acciones necesarias para diseñar y coordinar el funcionamiento del Living Lab durante la vigencia de este servicio. Se pondrán en marcha las actuaciones, planificando y programando, de forma detallada y concreta, las actividades de acuerdo con la clasificación siguiente: a) Gestión de acciones de networking y coworking dirigidas a Pymes beneficiarias Se trata de acciones específicas, enfocadas al networking entre las Pymes y entidades participantes con el fin de facilitar la transferencia de conocimiento y la interacción de los participantes en proyectos innovadores. Se realizará a través de sesiones de trabajo con las Pymes y entidades participantes, poniendo en contacto a agentes de la oferta y la demanda. Las sesiones serán de carácter tanto individual, como por grupos de participantes o bien colectivas. La oferta deberá incluir propuesta de estrategia y tipología de actividades que permitan crear un proceso de innovación abierta y cuyo objeto sea estimular la cooperación, la co-creación entre las Pymes beneficiarias, las universidades, centros tecnológicos, expertos y sector público para la identificación y desarrollo de las nuevas soluciones innovadoras que tengan como fin la mejora competitiva de las empresas. El planteamiento ha de ser suficientemente flexible para permitir el ajuste de la programación final a las necesidades y particularidades de los participantes y deberá ser acordada con la Dirección del Proyecto de EOI. b) Gestión de espacios y contenidos del Centro Demostrador El adjudicatario incluirá actividades demostrativas con el fin de dotar a las Pymes y entidades participantes de un espacio donde testar y/o presentar los productos desarrollados. Garantizará el buen desarrollo de las actividades mediante la correcta gestión de los espacios del Centro Demostrador, donde contará con un espacio Living Lab en entorno real, con entrada para todo tipo de público, para la realización de las acciones de testeo de las Pymes y entidades participantes. Al estar enfocado el proyecto a Pymes y entidades del sector cultural, del ocio y del turismo, el espacio donde se lleven a cabo las pruebas de testeo deberá tener un carácter de este tipo, con usuarios que conformen el target objetivo al que irá dirigido el producto en su comercialización y que puedan hacer las pruebas en un entorno real y no inducido. Igualmente, los productos, servicios y soluciones que desarrollen DMØA195 5

6 las empresas, podrán ser testados en un entorno local y real como es un Living Lab, antes de su comercialización a nivel global. Los principales entregables de esta fase son: Integración de subproyectos. Coordinación del montaje de prototipos in situ que puedan ser probados en un entorno real. Informes mensuales de información recabada en el Centro Demostrador de utilidad para las Pymes. c) Programación, desarrollo y coordinación de actividades en abierto El adjudicatario definirá el calendario de actividades del Centro Demostrador Living Lab, identificando sus destinatarios, los recursos y espacios necesarios y los resultados esperados, en el que, además de las actividades dirigidas a las Pymes beneficiarias -según apartado a)-, se identifiquen las actividades para las Pymes participantes en actividades en abierto. El adjudicatario deberá proponer en su oferta al menos 10 actuaciones en abierto, de temáticas relacionadas con el proyecto, destinadas tanto a las empresas participantes como a otro tipo de empresas. Se validará la integración y las sinergias con otras actuaciones impulsadas por instituciones en el ámbito de la iniciativa Málaga Smart City (SCMA). En las actividades propuestas, tanto en abierto como para las Pymes beneficiarias, el papel del adjudicatario se centrará en la coordinación, desarrollo, ejecución y evaluación de las mismas. Realizará la provisión e impartición de los contenidos técnicos y funcionales de las actividades que se programen. Asimismo se encargará de la contratación, a propuesta del adjudicatario, de los especialistas/expertos que pudieran participar como ponentes, previa aprobación por EOI. Se pondrá especial atención en la planificación, seguimiento y control de todas las actuaciones del Centro demostrador del Living Lab, desde el punto de vista del nivel superior de operaciones y, en particular, de los grupos de interés y beneficiarios. El adjudicatario debe especificar en la Propuesta el desglose por tipo de actividades, así como el número de asistentes previstos en cada una de ellas (ver Anexo - Tipología Actividades). El planteamiento ha de ser suficientemente flexible para permitir el ajuste de la programación final a las necesidades y particularidades de los participantes y deberá ser acordada con la Dirección del Proyecto de EOI. El adjudicatario deberá contar con los medios materiales y de espacio para el buen desarrollo de las actividades. Los principales entregables de esta fase son: Diseño y Programa detallado por actividad: objetivos, temática, ponentes. Documentación generada en las mismas. Listas de asistencia. Cualquier otra evidencia de la ejecución de las mismas. DMØA195 6

7 Memoria de actividades abiertas, que se actualizará mensualmente y al finalizar el servicio. d) Control de asistencia. Recepción de evaluaciones de los participantes. Evaluación de resultados: El adjudicatario será responsable de llevar el control de asistencia en las distintas actividades del Living Lab, así como de la elaboración de las memorias de cada una de las actividades de acuerdo a las indicaciones de la EOI. Además, realizará: La evaluación de resultados por actividad. Para cada actividad desarrollada, se realizará una evaluación de resultados con el fin de analizar el impacto de las mismas y valorar su grado de satisfacción, basándose en las encuestas realizadas a las empresas participantes. Para cada actividad se elaborará un informe de resultados de la actividad. La evaluación global. Se evaluará el resultado global del proyecto, a fin de analizar el impacto global del mismo y que sirva de base para una reflexión y propuesta de continuación del Living Lab. Los principales entregables de esta fase son: Listados de asistencias. Memoria por actividad. Conclusiones sobre la evaluación global FUNCIÓN IV. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN a) Comunicación del Living Lab Se definirá una estrategia de comunicación y posicionamiento de la identidad, misión y ofrecimiento del Living Lab cultural, teniendo en consideración tanto los medios tradicionales como la utilización de redes profesionales y canales de comunicación online. Se planificarán y llevarán a cabo presentaciones y sesiones de difusión de este Centro Demostrador y sus actividades, de carácter tanto individual (destinadas a los agentes más relevantes de la oferta y la demanda de tecnológica relacionadas con el la cultura, creatividad, turismo y el ocio), como abiertas (destinadas a los beneficiarios potenciales). Para lograr la debida eficacia de estas acciones, se solicitará la participación activa de organizaciones intermedias, tales como asociaciones empresariales, sectoriales y locales, medios de comunicación, Colegios Profesionales, Universidades, Parques Tecnológicos y Científicos, etc. Diseñará y pondrá en producción una Web específica que el adjudicatario desarrollará para el proyecto (bajo los criterios e indicaciones de EOI). La web empleada como referencia puede verse en Se responsabilizará de la gestión de la página web, incorporando contenidos de interés así como de la presencia del proyecto en las redes sociales, fundamentalmente, en Twitter, Facebook y Linkedin. DMØA195 7

8 Los principales entregables de esta fase son: Establecimiento de la marca y la estrategia de comunicación para atraer industria creativa y agentes implicados, incluidos ciudadanía y turistas, del Living Lab Cultural. Plan de difusión on line. Web del proyecto. Informes mensuales de actividad. b) Colaboración con las diferentes organizaciones intermedias (Asociaciones empresariales, Administraciones Públicas, Universidades, etc.) y otros agentes participantes e interesados en el proyecto. El adjudicatario se responsabilizará, bajo la supervisión de la Dirección del Proyecto de EOI, de la coordinación e interlocución con terceros (asociaciones sectoriales, empresas beneficiarias, otras asistencias técnicas implicadas en la ejecución del Proyecto). Los principales entregables de esta fase son: Mapa actualizado de agentes implicados y relación de acciones relevantes realizadas con los mismos. c) Difusión de resultados, casos de éxito y buenas prácticas Se actualizará y distribuirá un cuadro de indicadores tanto de las actividades como del impacto de los indicadores socioeconómicos del proyecto, analizando el equipo de gestión las posibles desviaciones y poniendo en marcha soluciones o acciones correctivas. A lo largo del proyecto se elaborarán buenas prácticas, casos de éxito y resultados, para su difusión. El adjudicatario se responsabilizará de lo siguiente: Generación y mantenimiento de Indicadores operativos y socioeconómicos. Recopilación y elaboración de un informe con los principales casos de éxito del proyecto y buenas prácticas. Los principales entregables de esta fase son: Indicadores actualizados. Buenas prácticas y casos de éxito. Propuestas de mejora del proyecto FUNCIÓN V. GESTIÓN DEL PROYECTO Y SOPORTE EN GESTIÓN DOCUMENTAL El adjudicatario se responsabilizará de las siguientes acciones relacionadas con la Gestión del Proyecto, el Plan de Calidad, Riesgos y la Gestión Documental. a) Gestión del Plan del Proyecto. DMØA195 8

9 El adjudicatario deberá elaborar al inicio de la colaboración el Plan de Gestión del Proyecto de acuerdo a las indicaciones de EOI, constituyendo la guía para la ejecución y control del mismo a nivel de organización y coordinación entre el adjudicatario y EOI. Dicho manual recogerá la definición del proyecto, la planificación global, las decisiones tomadas en mecanismos de gestión y ejecución del proyecto, las responsabilidades de cada parte y la línea base de planificación. Se precisará entre otras cosas: Validación del enfoque metodológico con EOI. Planificación del Proyecto. Seguimiento y control. Gestión de riesgos, identificando riesgos del proyecto y proponer acciones correctoras, vigilando especialmente el cumplimiento de plazos. Cumplimiento normativo, aseguramiento del cumplimiento de la legislación de los distintos proveedores (en especial la relativa a normativa laboral, PRL y LOPD). Elaboración de informes de seguimiento y reporte a la Dirección de EOI. Criterios de calidad del proyecto. Estándares de documentación del proyecto, tanto pública como de informes internos. b) Gestión de Calidad del Proyecto. El adjudicatario deberá velar por la calidad de los trabajos y la consecución de objetivos en tiempo y forma, así como por la satisfacción de los beneficiarios. Entre los aspectos a gestionar en el plan de calidad se encuentra: Revisión y supervisión de los planes de los proveedores y colaboradores. Revisión documental y de estándares de identidad corporativa. Informes de revisión a la Dirección de EOI. Seguimiento y cierre de las acciones correctivas derivadas de las incidencias y auditorías internas de proceso y producto realizadas por EOI. Otras funciones que se puedan detectar en el marco de la coordinación de actividades y aseguramiento de la calidad del servicio especificado por EOI. c) Gestión de Incidencias y riesgos. El adjudicatario deberá proporcionar un plan de gestión de incidencias y riesgos, responsabilizándose entre otros aspectos de: Seguimiento y cierre de las incidencias. DMØA195 9

10 Informes de estado de incidencias a la Dirección de EOI. d) Soporte a la Gestión Documental y Justificación Administrativa. El adjudicatario deberá responsabilizarse de tener completada, custodiar debidamente y entregar a la Dirección de Proyecto de EOI, toda la documentación necesaria para acreditar el correcto desarrollo de las actividades, de acuerdo a las indicaciones y criterios de EOI y FEDER. El adjudicatario deberá responsabilizarse de las actividades de justificación administrativa del proyecto de acuerdo a las indicaciones y criterios de EOI y FEDER: Registro y clasificación de documentos. Custodia. Control de versiones. Elaboración de las Memorias de Justificación Proyecto según criterios de EOI. Recopilación y custodia de la documentación administrativa de solicitantes y beneficiarios de las acciones. Los resultados principales de esta fase serán: Plan de proyecto inicial y sucesivas actualizaciones. Plan de calidad del proyecto actualizado. Plan de gestión de incidencias y riesgos del proyecto actualizado. Documentos generados en el proyecto en sus distintas versiones. Documentos justificativos generados en el proyecto. 4. FUNCIONES GENERALES DEL SERVICIO 4.1. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Corresponde a EOI supervisar y dirigir los servicios, proponer las modificaciones convenientes y, en su caso, establecer la suspensión de los mismos si existiese causa suficientemente motivada. Durante la ejecución de las acciones objeto del contrato el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a EOI, la información y documentación que ésta solicite para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los servicios, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse en su ejecución DOCUMENTACIÓN MÍNIMA ENTREGABLE. Además de la documentación recogida en el apartado anterior correspondiente a las Funciones a desarrollar, el adjudicatario deberá: DMØA195 10

11 Reportar el avance de los trabajos quincenalmente y poner en común los siguientes pasos y puntos críticos o de decisión. Elaboración quincenal de material para difusión de las actividades desarrolladas en el marco del proyecto, que deberán incorporarse en la web del proyecto. Generar informes periódicos mensuales sobre el servicio prestado (memoria descriptiva de actuaciones) cumpliendo con la normativa de comunicación del Programa Operativo FEDER-Fondo Tecnológico. Elaborar una memoria final del proyecto sobre el servicio prestado por cada una de las actuaciones o eventos desarrollados que incluya una memoria de actuación y justificativa con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos. El adjudicatario deberá garantizar la calidad de los trabajos y la consecución de objetivos en tiempo y forma así como por la satisfacción de las Pymes beneficiarias; el cumplimiento de los criterios en proyectos cofinanciados por FEDER en cuanto a publicidad, difusión de las acciones, imagen, etc.; completar y custodiar debidamente toda la documentación necesaria para acreditar el correcto desarrollo de las actividades. 5. PLANIFICACIÓN TEMPORAL La duración será desde el inicio del contrato hasta la finalización del Proyecto que se prevé para el 6 de febrero de El Proyecto deberá ser presentado por los licitadores con una planificación de acuerdo a esta duración. El adjudicatario podrá proponer una planificación temporal de duración inferior a la estimada inicialmente en el caso que considere, una vez examinados los trabajos, que se puede realizar el Proyecto en una duración menor. Las actuaciones se desarrollarán en Málaga, para lo cual el adjudicatario deberá tener plena disponibilidad para estar permanentemente vinculado al lugar de realización de los trabajos durante la ejecución del Proyecto. Además tendrá disponibilidad para viajar a la sede de EOI en Sevilla cuando fuese requerido (máximo 1 vez por mes durante todo el Proyecto). El adjudicatario deberá estar presente en todas las actividades y eventos que se organicen. 6. EQUIPO DE TRABAJO El adjudicatario deberá llevar a cabo sus tareas mediante un equipo multidisciplinar, estable, con amplia experiencia en la realización de Proyectos similares al ofertado. El equipo de trabajo estará dirigido por un Director de Proyecto, designado por el adjudicatario, que actuará como único interlocutor ante EOI, quien actuará como responsable de la elaboración y entrega de los trabajos, estará integrado en su propia plantilla y tendrá entre sus obligaciones las siguientes: Actuar como interlocutor del adjudicatario frente a EOI, canalizando la comunicación entre la empresa y el personal integrante del equipo adscrito al contrato, de un lado, y EOI, de otro lado, en todo lo relativo a las cuestiones derivadas del a ejecución del contrato. DMØA195 11

12 Apoyar a la EOI en la promoción del Proyecto y captación de las empresas beneficiarias. Distribuir el trabajo entre el personal encargado de la ejecución del contrato, e impartir a dichos trabajadores las órdenes e instrucciones de trabajo que sean necesarias en relación con la prestación del servicio contratado. Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de las funciones que tiene encomendadas, así como controlar la asistencia del dicho personal al puesto de trabajo. Incorporar al equipo de trabajo a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo. Organizar el régimen de vacaciones del personal adscrito a la ejecución del contrato, debiendo a tal efecto coordinarse adecuadamente el adjudicatario con EOI, a efectos de no alterar el buen funcionamiento del servicio. Informar a EOI del grado de cumplimiento y evolución del Proyecto, garantizando el cumplimiento de plazos y requisitos de servicio. Informar a EOI acerca de las variaciones, ocasionales o permanentes, en la composición del equipo de trabajo adscrito a la ejecución del contrato así como de cualquier incidencia que afecte o pueda afectar al Proyecto, proponiendo las medidas para su corrección o las medidas preventivas que correspondan. Emisión de informes y mejora continua de la calidad del servicio. Emisión de un informe indicando las medidas de control impuestas y las acciones a llevar a cabo que sean necesarias cuando las desviaciones del Proyecto así lo requieran. Velar por el cumplimiento de las medidas de protección de datos personales, confidencialidad, custodia de la documentación y de cualquier otra normativa de aplicación al Proyecto. Convocar las reuniones y comités de seguimiento necesarias para la buena marcha del Proyecto o con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante su ejecución. Asistir a las reuniones y Comités de seguimiento necesarios convocados por EOI para la buena marcha del Proyecto o con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante su ejecución. Emitir las certificaciones parciales de recepción de los trabajos a realizar. Todas aquellas correspondientes a la buena marcha del servicio. El licitador deberá incorporar en el Modelo Organizativo contemplado en su oferta información del equipo destinado a la prestación de todos los servicios a ser prestados (administración, servicios adicionales, definición de procesos, gestores ). Se harán constar los siguientes puntos: Identificación de los perfiles profesionales, con su formación y experiencia. Funciones a realizar por cada uno de los perfiles profesionales en el ámbito del servicio a prestar, atribuciones básicas y operaciones propias. DMØA195 12

13 Indicación de las necesidades de colaboración con personal de EOI que se consideran necesarias, incluyendo su alcance estimado. Equipo inicial propuesto y su perfil asociado. El equipo de consultoría debe presentar una dotación mínima de dos (2) personas, incluyendo un Director de Proyecto con una dedicación de, al menos, un 50%, cuyas funciones y responsabilidades son las anteriormente descritas y un consultor sénior con una dedicación exclusiva del 100% al Proyecto: Perfil Director del Proyecto: - Titulación superior. - Experiencia de, al menos, 10 años en gestión de proyectos, con experiencia en varios de los ámbitos del emprendimiento, innovación abierta y tecnología, así como en proyectos cofinanciados con fondos europeos. Perfil Consultor Senior: - Titulación superior. - Experiencia de, al menos, 8 años en emprendimiento, innovación abierta, tecnología, creatividad aplicada, diseño y gestión de productos y servicios del sector cultura, turismo y ocio. - Experiencia demostrada en tecnología, comunicación y diseño en proyectos culturales nacionales internacionales, museología, gestión de Living Labs y acceso a iniciativas Europeas. Se acreditará mediante la aportación del curriculum vitae de los perfiles indicados, que incluya detalle de los Proyectos y tipos de servicios prestados similares a los descritos en los pliegos. Se considera especialmente importante la gestión del cambio en el caso de los recursos humanos y la estabilidad del mismo durante la ejecución del contrato. Cualquier modificación futura que el adjudicatario considere necesario llevar a cabo en la composición del equipo que presta el servicio (como consecuencia, por ejemplo, de un cambio en la línea de gestión del servicio) habrá de ser propuesta y justificada a EOI, con carácter previo, a su aplicación. EOI se reserva el derecho a exigir el cambio de algún miembro del equipo del adjudicatario, de manera suficientemente justificada, por entender que su intervención supone merma en la calidad de servicio percibida. EOI podrá proponer la sustitución de parte del personal asignado, en cuyo caso, el adjudicatario procederá a realizarla sin que ello suponga coste adicional alguno. Será responsabilidad del adjudicatario disponer del número de recursos necesario para la realización del servicio con el cumplimiento del nivel de servicio acordado, sin repercusión económica para EOI. Asimismo, el adjudicatario deberá mantener perfectamente formado a los recursos personales asignados al servicio en las funciones y conocimientos derivados de su puesto de trabajo. DMØA195 13

14 7. MEDIOS TÉCNICOS El licitador deberá incluir en este apartado una descripción completa de la infraestructura de que dispone para la prestación del servicio, en las condiciones descritas en este pliego. Asimismo, se incluirá una relación y descripción de las herramientas de gestión propuestas por el licitador para dar respuesta a los requisitos del servicio. 8. GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Se debe indicar como se realizará la gestión y seguimiento del Proyecto (estructura de gestión, responsables técnicos y administrativos, flujos de información, etc.). Deben estar muy bien definidos los flujos de información que se establecerán durante el desarrollo del Proyecto (informes de progreso y seguimiento o cualquier otro entregable). En la oferta se deberá incluir el Plan de Calidad propuesto y Plan de Contingencia ante situaciones extraordinarias, incluyendo un Acuerdo de Calidad de Servicio propuesto, que contenga valores concretos de: - Tiempos de solución de incidencias. - Controles de calidad. - Indicadores propuestos para la consecución de los objetivos de EOI. EOI designará un responsable del contrato. Las funciones de éste serán, con carácter general, las derivadas de la dirección, comprobación, informe y vigilancia de la correcta realización de los trabajos y, en especial, las que le asigne EOI, tales como: - Actuar como interlocutor principal frente al adjudicatario en todo lo relativo a las cuestiones derivadas del a ejecución del contrato. - Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de las funciones que tiene encomendadas, así como controlar la ejecución del contrato. - Vigilar el cumplimiento de las medidas de protección de datos personales, confidencialidad, custodia de la documentación y de cualquier otra normativa de aplicación al Proyecto. - Convocar las reuniones y Comités de seguimiento necesarios para la buena marcha del Proyecto o con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante su ejecución. - Velar por el cumplimiento de los trabajos a realizar. - Incorporar al equipo de trabajo a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo. - Emitir las certificaciones parciales de recepción de los trabajos a realizar. Asimismo, EOI se reserva el derecho a realizar todos aquellos controles e inspecciones que crea oportuno con el fin de garantizar el cumplimiento del contrato. El adjudicatario, durante la ejecución del contrato, deberá entregar informes periódicos recogiendo los principales datos sobre su actividad. DMØA195 14

15 9. OBLIGACIONES FORMALES EOI ejercerá de una manera directa y continuada la comprobación, coordinación y supervisión de la correcta realización de los trabajos. EOI se reserva el derecho de modificar los trabajos en caso de no estar cumpliendo los objetivos indicados. El contrato implica que el adjudicatario se responsabilizará, por sí mismo y ante EOI, del cumplimiento íntegro y satisfactorio de la totalidad de las prestaciones objeto del mismo. Por ello los licitadores deberán disponer de la organización, medios técnicos, materiales y humanos suficientes que permitan acometer y realizar perfectamente la totalidad del servicio que constituye el objeto del contrato, respondiendo con su organización incluso de aquellos que deban ser subcontratados. La organización y estructura empresarial serán por tanto coherentes y adaptadas a la naturaleza y características del objeto del contrato y de sus diferentes prestaciones. El adjudicatario deberá contratar al personal que resulte preciso para atender el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso existirá vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución de este contrato por el adjudicatario y EOI, por cuanto el personal queda expresamente sometido al poder direccional y de organización del adjudicatario (artículo 43 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores). Tanto EOI como el adjudicatario durante el tiempo que dure el contrato y sus prorrogas, mantendrán la confidencialidad de los datos e información intercambiados entre ellos, incluyendo información objeto de derecho de autor, patentes, técnicas, modelos, invenciones, conocimiento experto, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles de diseño, información financiera, lista de clientes, inversionistas, empleados, relaciones de negocios y contractuales, pronósticos de negocios, planes de mercadeo y cualquier información revelada sobre terceras personas. Es especialmente importante garantizar la confidencialidad de las personas que presten el servicio, en cualquier tipo de información a la que tengan acceso en el desarrollo de su actividad. 10. DILIGENCIA EXIGIBLE El adjudicatario ejecutará el contrato en los términos previstos en este pliego, realizando de manera competente y profesional el objeto del contrato, cumpliendo los niveles de calidad exigidos y cuidando diligentemente los materiales, documentos, etc. que tuviera que utilizar como consecuencia del contrato. A estos efectos, el adjudicatario responderá de la calidad del trabajo desarrollado con la diligencia exigible a un profesional experto en la realización de las tareas objeto del contrato. El adjudicatario responderá de la corrección y precisión de los documentos que aporte a EOI en ejecución del contrato y avisará sin dilación a EOI cuando detecte un error para que pueda adoptar las medidas y acciones correctoras que estime oportunas. El adjudicatario responderá de los daños y perjuicios que se deriven para EOI, o para el personal de dicha entidad, de las reclamaciones que pueda realizar un tercero, y que tengan su causa, directa o indirecta, en errores del adjudicatario, en la ejecución del contrato o que deriven de la falta de diligencia referida en el presente apartado. DMØA195 15

16 11. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES El adjudicatario queda obligado al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de prevención de riesgos laborales. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del adjudicatario no derivará en responsabilidad alguna para EOI. El adjudicatario estará obligado a cumplir las instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo donde se preste el Servicio y las medidas que deban aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia que EOI establezca. Asimismo, el adjudicatario colaborará en la aplicación de la normativa de prevención de Riesgos Laborales, en especial en el establecimiento de los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a protección, prevención e información sobre riegos laborales, en los términos establecidos en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales. El adjudicatario informará a EOI y, en su caso, a todas las empresas que presten servicios de forma concurrente en el centro de trabajo donde se realicen las actividades objeto del Servicio, de los riesgos específicos de las actividades que desarrolle que puedan afectar a cualquier trabajador de EOI o en su caso, del resto de empresas concurrentes en el citado centro de trabajo. La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia. En el caso de que los riesgos que se generen se califiquen como graves o muy graves, la información se facilitará por escrito. El Profesional deberá comunicar de inmediato toda situación de emergencia susceptible de afectar a la salud o la seguridad de los trabajadores de EOI y, en su caso, del resto de empresas presentes en citado centro de trabajo en el que se realicen las actividades objeto del Servicio. El adjudicatario deberá tener en cuenta en la planificación de su actividad preventiva con respecto al Servicio, la información facilitada por EOI y en su caso por el resto de empresas presentes en el centro de trabajo referido anteriormente, sobre los Riesgos Laborales que se puedan producir durante la prestación de dichos servicios. Antes del inicio de la actividad objeto del Servicio, EOI exigirá al adjudicatario que le acrediten por escrito que han realizado para dichas actividades, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. EOI, con carácter previo al inicio de las actuaciones objeto del contrato, pondrá a disposición del adjudicatario el Manual de Autoprotección de Riesgos Laborales a efectos de que pueda cumplir las obligaciones establecidas en el presente apartado. 12. PENALIZACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL SERVICIO EOI podrá inspeccionar tanto al personal del adjudicatario como su trabajo en cualquiera de los aspectos establecidos, así como comprobar el servicio realizado cuando lo considere oportuno. DMØA195 16

17 En caso de incumplimiento de las estipulaciones establecidas, se comunicará por escrito al adjudicatario haciendo constar la anomalía detectada. El adjudicatario vendrá obligada a la corrección de las irregularidades o alteraciones que se produjesen en el servicio en un plazo inferior a 24h (salvo si existe causa justificada al respecto), pudiendo ser penalizada por EOI mediante la reducción de factura, descontando de la misma el tiempo transcurrido desde que se dio el aviso hasta que el adjudicatario tomo las medidas oportunas para su restitución. 13. OFERTA TÉCNICA La Oferta técnica deberá acreditar un dominio conceptual, metodológico y técnico adecuado para la ejecución del contrato y reflejar capacidad técnica probada para dar servicio en el desarrollo del objeto previsto y para la consecución de los objetivos marcados. En la Oferta técnica se deberá entregar una Propuesta de trabajo incluyendo un plan de trabajo y cronograma que identifique las fases en que se desarrollarán los trabajos, sus hitos y productos entregables de una manera ordenada en el tiempo. La Oferta Técnica deberá incluir la información necesaria para la completa descripción técnica del Proyecto, incluyendo: Descripción del Proyecto relacionándolo directamente con los objetivos. Enumerar todos los recursos necesarios para la realización del Proyecto: recursos humanos, fungible, aparatos y equipos, datos, etc. También se deben indicar las posibles colaboraciones externas necesarias para el desarrollo del Proyecto. Enunciar el equipo de trabajo previsto (al menos con categorías profesionales o perfiles). Dicha propuesta deberá reflejar claramente todos los apartados a valorar: Calidad técnica. En cuanto a calidad técnica de la oferta se valorará la respuesta a los requisitos establecidos, entendiendo que estos requisitos constituyen un nivel mínimo de cumplimiento, por lo que la oferta deberá incluir cualesquiera otras prestaciones que faciliten la satisfacción de la necesidad de EOI. La Calidad Técnica se valorará de la siguiente manera: Calidad de la solución técnica propuesta. o o Contenido de cada fase del Proyecto. Enfoque global, grado de innovación de la solución aportada y adecuación a las características de las Pymes. Metodología de trabajo: o o o Detalle de metodología, en especial en las actividades dirigidas a beneficiarios, herramientas que dan soporte a la metodología, entregables a las Pymes, tiempos. Detalle y enfoque de las actividades públicas propuestas. Planificación en el desarrollo de las actividades. DMØA195 17

18 Plan de soporte a la captación de beneficiarios Gestión y seguimiento del proyecto. En cuanto a gestión y seguimiento del proyecto, se valorará la respuesta a los requisitos establecidos, entendiendo que estos constituyen un nivel mínimo de cumplimiento, por lo que la oferta deberá incluir cualesquiera otras prestaciones que faciliten la satisfacción de la necesidad de EOI. Se valorarán: Procedimientos de gestión del proyecto y procedimientos de coordinación con EOI. Plan de calidad, riesgos y contingencia. Indicadores de consecución de objetivos de EOI, tanto operativos por cada fase como de impacto socio-económico del proyecto. La Oferta se debe presentar de acuerdo a lo indicado en el punto 4.2. (SOBRE 2, CRITERIOS QUE DEPENDEN DE UN JUICIO DE VALOR) del Pliego de Clausulas Particulares. DMØA195 18

19 ANEXO Para el diseño del Plan de Actividades del Living Lab, se muestra la siguiente clasificación de posibles actividades (clasificación orientativa e ilustrativa de ejemplos de actividades) 1. Convocatoria a. Abierta a cualquier persona o entidad interesada b. Destinada a los beneficiarios c. Destinada a los grupos de interés 2. Tipo a. Diagnóstico competitivo y empresarial del sector b. Proyecto demostradores. c. Presentación de soluciones. d. Evaluación de resultados por beneficiario. e. Evento (foros, mesas redondas, grupos de interés, grupos internacionales que puedan participar e intercambiar experiências dentro de este Centro de Excelência, visita guiada, etc.). 3. Tipología / Modalidad a. Presencial. b. Telemático. Línea preferente. Tecnologías Movilidad inteligente (NFC, contactless, etc.) Sensores y telemedida. Redes (wifi, wimax). Desarrollo Apps Videoconferencia, videostreaming, ETC. De las actividades citadas, se diferenciará entre las siguientes: Actividades orientadas a la sensibilización, difusión y concienciación, así como desarrollo de competencias básicas en transferencia tecnológica y co-working: Showroom de tendencias: foros sectoriales y multisectoriales para la presentación de tendencias, casos de éxito, mejores prácticas e iniciativas innovadoras. Innovación abierta mediante la realización de actividades dirigidas a estimular la cooperación, la interacción, la co-creación entre empresas, universidades, centros tecnológicos, expertos y sector público, para la DMØA195 19

20 identificación y desarrollo de nuevas soluciones innovadoras para la mejora competitiva de las empresas. Talleres para facilitar el acceso a Open Calls europeas en los que mostrar cómo se accede a iniciativas europeas, que facilitará la transferencia tecnológica e innovaciones. Demolab: espacio de interacción entre cliente y empresa para exponer y experimentar productos, servicios y casos de éxito Programas de encuentros empresariales, sectoriales y multisectoriales que se desarrollarán en el Centro como eventos. DMØA195 20