Preguntas frecuentes. Versión 1.0. Presidencia de la República Oficina Nacional del Servicio Civil Registro de Vínculos con el Estado

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1 Preguntas frecuentes Versión 1.0 Presidencia de la República Oficina Nacional del Servicio Civil

2 Preguntas Frecuentes Versión 1.0 Tabla de contenido 1. Qué es el RVE? Incluye todo el Estado? Qué pasó con los registros viejos? Qué pasa si en el futuro se crean nuevos registros? Por qué surge el RVE? Cómo se compone el RVE? Qué registros NO se integran en la primera versión? Qué fuentes de datos tiene el RVE? Quienes tienen que registrar en el RVE? Cómo se gestiona el acceso al RVE? Qué roles puedo tener como usuario del RVE?...4 a. Registrador de vínculos...4 b. Consulta de registro (nivel UE)...4 c. Consulta de registro (nivel Organismo)...4 d. Registrador de vínculos masivo Cómo mantengo actualizado los datos? Quién es el referente del Inciso para ONSC? Qué pasa con los usuarios de los registros viejos? A quién consulto por dudas? Cuál fue el plazo para el envío del primer formato de intercambio? Cada cuanto tiempo tengo que registrar las modificaciones? Por qué vías puedo mandar los datos?...6 Dónde se puede encontrar documentación de apoyo?

3 1. Qué es el RVE? El (RVE) es un sistema de información cuyo objetivo es permitir que, tanto la ONSC como los organismos del Estado, puedan dar cumplimiento a los cometidos registrales establecidos en el marco normativo actual en lo que refiere a las personas que se vinculan con el Estado. Un sistema de información es un conjunto de componentes (personas, datos, procesos y tecnologías) que se interrelacionan y trabajan con el objetivo de producir información que satisface necesidades específicas. 2. Incluye todo el Estado? Si, todos los organismos del Estado tienen la obligación de registrar en el RVE los movimientos de su personal en tiempo y forma. Sin embargo, la Dirección de ONSC, a efectos de evitar la doble registración resolvió que para los Incisos de la Administración Central (02 al 15 en la actualidad) el RVE tomará los datos del Sistema de Gestión Humana (SGH). Esto implica que para dichos incisos, bastará con tener actualizado el Módulo Organización y Funcionario de dicho sistema, para que puedan dar por cumplido con sus cargas registrales ante ONSC. La coordinación del Equipo del RVE y del SGH está en constante contacto para asegurarse que este módulo esté completo. Por ello, en principio, a estos incisos sólo se le habilitará usuarios de consulta y no de registración (ver pregunta 11). En el caso de que la ONSC considere que este módulo no está al día, se procederá a la habilitación de usuarios de registro para estos incisos. 3. Qué pasó con los registros viejos? No hay registros viejos y nuevos. Lo que ha cambiado es el soporte o la herramienta a través de la cual estos registros se gestionan. Ahora todos los registros a cargo de la ONSC se encuentran englobados en la misma aplicación web. Por ello, la ONSC entiende que todas las menciones normativas actuales o futuras hechas a estos registros (ejemplo: Registro de Funcionarios Públicos (Art. 4 Ley de 15 de julio de 1985), Registro de Contratos de Becas y Pasantías en la Administración Pública (Art. 626 Ley y Art. 15 Decreto 344/001 de 28 de agosto de 2001), el Registro de Contratos Personales del Estado (Art. 9 Decreto 158/002 de 30 de abril de 2002)) hacen referencia en la actualidad al RVE, donde se encuentran incluidos todos estos. Se recuerda que el Registro de Sumarios NO se integra en esta versión (ver preguntas 6 y 7). 4. Qué pasa si en el futuro se crean nuevos registros? En el caso de que en el futuro una norma cree nuevas cargas registrales a ser llevadas por la ONSC, estás se integrarán también al RVE. 5. Por qué surge el RVE? Surge en el marco de un proceso de modernización del Estado, que consiste entre otras cosas, en el intercambio de toda la información registral que llega a la ONSC a través de un archivo de forma masiva y automática. Con esto se minimizan los errores de digitación por parte de usuarios, además de liberar a los mismos de la tarea de ingresar manualmente grandes volúmenes de información. 2 6

4 A partir del 18 de enero de 2010, los usuarios habilitados tienen la posibilidad de registrar mediante esta aplicación web uno a uno los casos o en forma masiva mediante archivos de intercambio. Se debe recordar la especial situación de los incisos de Administración Central que registran a través del SGH (ver pregunta 2). 6. Cómo se compone el RVE? Esta primera versión se compone de los registros ya existentes de ONSC (Registro de Funcionarios Públicos, Registro de Contratos Personales con el Estado, Registro de Contratos de Becas y Pasantías en la Administración Pública, Voluntariado, Pases en comisión). 7. Qué registros NO se integran en la primera versión? No se integra en esta primera etapa el Registro General de Sumarios. Este se integrará en futuras versiones. 8. Qué fuentes de datos tiene el RVE? El RVE se compone de los datos que envían los organismos sea masivamente, sea cargando uno a uno los movimientos (ver pregunta 12). Se debe recordar que para la Administración Central, de acuerdo a lo explicado en la pregunta 2, es el SGH el que proporcionará los datos y no los propios Incisos. 9. Quienes tienen que registrar en el RVE? Todos los organismos del Estado tienen la obligación de registrar en el RVE los movimientos de su personal en tiempo y forma. Como ya se aclaró, la salvedad en el mecanismo de envío de los datos son los incisos de Administración Central, para los que bastará con que el módulo Organización & Funcionario del Sistema de Gestión Humana (SGH) esté actualizado, por lo que se evitará la doble registración, ya que el RVE tomará los datos del SGH. En caso de no poder mantener al día el SGH deberá informar al implantador de ese sistema en su Inciso para que comunique al RVE y ahí recién se podrán habilitar usuarios, los que en todo caso deberán ser solicitados por el jerarca máximo del Inciso o quien este designe, o en quien este delegue a tales efectos. Se aclara que los usuarios de consulta podrán gestionarse en todos los casos, siguiendo para ello el procedimiento detallado en el instructivo (ver pregunta 10). 10. Cómo se gestiona el acceso al RVE? Se gestiona tal como lo plantea el instructivo disponible en ingresando a la aplicación del RVE. El procesamiento de la solicitud por parte de ONSC se realizará como mínimo durante las 24 horas hábiles siguientes al momento de recepción de la misma. Este procedimiento se aplica tanto para la gestión de usuarios con roles de registro como con roles de consulta. Dependerá de cada inciso los roles que pueda solicitar. 3 6

5 11. Qué roles puedo tener como usuario del RVE? Hay cuatro tipos de roles distintos: a. Registrador de vínculos Usuarios que pueden registrar nuevos vínculos de su unidad y efectuar cambios en vínculos existentes, así como también realizar consultas dentro del alcance de su unidad. b. Consulta de registro (nivel UE) Usuarios que sólo pueden consultar la información registrada a nivel de cada UE a la cual tengan acceso. c. Consulta de registro (nivel Organismo) Usuarios que pueden consultar la información registrada a nivel de todo el Organismo. d. Registrador de vínculos masivo Específicamente puede enviar a través de la aplicación web archivos de intercambio para actualización masiva del RVE. Un mismo usuario puede tener varios roles, en cuyo caso se acumulan los permisos de los mismos. Se recuerda que en principio los incisos de la Administración Central sólo tienen roles de consulta. 12. Cómo mantengo actualizado los datos? Los datos se actualizan de dos maneras posibles: Por aplicación web ingresando uno a uno los nuevos vínculos o cambios en vínculos existentes Por intercambio de archivo para que lo cual el Inciso deberá tener por lo menos un usuario con rol registrador masivo habilitado Se recuerda que para los Incisos de Administración Central, en principio, la actualización es por intermedio del SGH (ver pregunta 2). 13. Quién es el referente del Inciso para ONSC? El referente es el funcionario designado por el jerarca de cada organismo para que oficie de nexo entre su inciso y los integrantes del Equipo del RVE. Estas designaciones fueron hechas en el correr del año 2009 y seguirán vigentes hasta tanto el Inciso comunique lo contrario a la ONSC. Estas personas pueden o no en el futuro tener roles. Esto es decisión de cada jerarca. A los incisos de la Administración Central no se les solicitó la designación de un referente. El SGH designó un contacto para el RVE a nivel de los 14 Incisos actuales. 4 6

6 14. Qué pasa con los usuarios de los registros viejos? A partir del 15 de enero de 2010 los usuarios que a esa fecha estaban habilitados para el ingreso a los registros viejos fueron deshabilitados. Esto fue notificado a cada uno vía mail en tiempo y forma, como así fuera también comunicado al jerarca de cada Inciso por nota de la Dirección de ONSC. Estas personas pueden o no ser las mismas que los referentes nombrados oportunamente para el RVE por cada organismo (ver pregunta 13) y pueden o no tener usuarios en el RVE según lo decida así el jerarca del Inciso. 15. A quién consulto por dudas? Las dudas serán remitidas al Equipo del RVE de ONSC por medio de la casilla o a los teléfonos: 150 internos 3122 ó 3147, ó Cuál fue el plazo para el envío del primer formato de intercambio? El plazo para el envío del primer formato de intercambio fue el 30 de setiembre de No obstante, los organismos que no han enviado el primer archivo deberán hacerlo cuanto antes al correo electrónico Debe recordarse la especial situación de los Incisos de la Administración Central (ver pregunta 2). 17. Cada cuanto tiempo tengo que registrar las modificaciones? Luego de entregado el primer archivo, el Organismo podrá enviar tantos archivos de actualización como desee o registrar manualmente uno a uno las modificaciones a medida que vayan ocurriendo. No obstante, cada 6 meses al menos, el Organismo deberá enviar un archivo de actualización si es que existen nuevos vínculos o cambios de los ya registrados que no hayan sido informados al RVE, ni por archivos anteriores, ni por la aplicación Web. Las fechas de envío son dentro de los 10 días corridos siguientes al 30 de junio y al 31 de diciembre. La información deberá estar actualizada a esas fechas. Se aclara que esto es sin perjuicio de los plazos legales establecidos para la registración de determinados tipos de vínculos (ejemplo becarios) los que deberán registrarse en tiempo y forma. Debe recordarse que esto no es así en el caso de los Incisos de Administración Central ya que la interconexión de ambos sistemas permitirá la actualización diaria. Ejemplo: supongamos que el Organismo el 01/01/2010 envía a ONSC el archivo inicial con todos sus vínculos vigentes. Luego el 10/03/2010 se producen en el Organismo cambios en los vínculos que deben actualizar en el RVE y deciden enviarlo a través de un archivo (por ejemplo porque son muchos casos y se dificulta actualizarlos uno a uno vía Web). Luego el 01/04/2010, el Organismo ingresa vía Web por ejemplo un nuevo becario. Si al 30/06/2010 (cuando se cumplen 6 meses del envío del 01/01/2010) el Organismo tuvo algún cambio que no fue informado, deberá o bien registrarlo vía Web, o bien enviar el archivo con las actualizaciones dentro de los primeros 10 días corridos siguientes. 5 6

7 18. Por qué vías puedo mandar los datos? Los Incisos de la Administración Central: a efectos de evitar la doble registración y siempre que tengan el módulo Organización y Funcionarios del Sistema de Gestión Humana (SGH) al día, no tendrán que mandar los datos, pues el RVE los tomará directamente de dicho sistema. Para los Incisos que no son de la Administración Central: aquellos que han enviado ya la primer carga de datos, el medio para actualizarlos de ahora en más es vía web en la página de ONSC, ingresando al RVE. Para aquellos que NO han enviado sus datos aún, deberán hacerlo por a la casilla Bastará con indicar en el asunto y cuerpo del mail un texto breve que referencie que se trata del envío del archivo de intercambio para realizar la actualización del RVE. 19. Dónde se puede encontrar documentación de apoyo? Toda la documentación de apoyo para realizar la tarea estará colgada de la página web de ONSC, ingresando al RVE. No obstante podrá solicitar al Equipo del RVE de ONSC que le haga llegar los documentos que necesite (ver pregunta 15). 6 6

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