El Área del Socio de la A.E.K.Y. (Guía de Ayuda) El Área del S

Transcripción

1 Contenido 1. INICIO: AYUDA SOBRE EL AREA DE SOCIOS y SOCIAS DE A.E.K.Y En el menú superior, en Delegaciones : Opción Cambiar Delegación Información personal Actualizar datos personales Mis conocimientos Certificado Socio Mis Centros : Gestión mis centros Edición de un centro, publicación de clases y horarios Mis anuncios Gestión de Mis anuncios Eventos Registrase en un evento... 40

2 1. INICIO: AYUDA SOBRE EL AREA DE SOCIOS y SOCIAS DE A.E.K.Y. NOTA: Dejamos anotado y claro para que no haya dudas, que el área de Socios, es un área de Socios y de Socias. No obstante para no repetir en todo el documento, seguiremos nombrando a esta área como área de socios. Una vez entres en el área de socios, con tu y contraseña de registro, aparece la ventana actual. En la parte superior derecha, tienes un pequeño resumen con tus datos personales: -Nombre y apellidos y entre paréntesis tu nombre espiritual. -Número de socio -Tipo de socio (de pleno derecho o simpatizante) - Fecha de alta y nif -Ficha si o no. Identifica si en secretaría tienen tu expediente en papel, enviado por el alumno. Esta área tiene dos menús. Uno superior para autoservicio del socio/a con datos personales o profesionales de KY, por el que elaboramos este manual de ayuda. Y el menú lateral con datos comunes a todos los socios y socias. AYUDA: tienes este documento de ayuda en formato PDF.

3 IMPORTANTE: si accedes al área de socios desde un ordenador que no sea el tuyo, desconecta desde el botón superior derecho cerrar sesión, continuación de ti, y acceder a tus datos personales. ya que así no se quedará abierta y cualquiera podría entrar a El menú superior está concebido como la zona donde el socio/a puede mantener sus propios dato: Información personal: o Actualizar datos personales: donde podrá actualizar sus datos personales. o Mis conocimientos: donde podrás relacionar cuáles son tus especialidades en el mundo del Yoga o anexos. o Certificado socio: donde podrás obtener un certificado de pertenencia a AEKY. Mis centros: o Gestión Mis centros. Autoservicio de centros, donde podrás ver la lista de centros que tienes asignado, donde das clases, con posibilidad de incorporar centros nuevos, asignarte otro centro o desasignarte centros donde impartes clases o has dejado de darlas, así como poner las clases y horarios de Kundalini Yoga.

4 Mis anuncios: tablón de anuncios para que puedas publicitar tus cursos y talleres relacionadas con nuestra actividad. Delegaciones: Es utilizado para visualizar el contenido del menú lateral. Los datos son diferentes para la Nacional o para cada delegación.

5 Eventos: Permite al socio/a, acceder a un registro de un evento de una forma mas sencilla, sin tener que teclear sus datos personales. Siempre en eventos cuyo registro esté abierto. Importante es que conozcas que toda la información que utilizas en esta área de socios, está encriptada por un protocolo de seguridad que impide el robo de datos. Observa en el navegador el candado que aparece abajo a la derecha o arriba. Es la garantía del certificado de seguridad.

6 También observa que la navegación dentro del área de socios no es sino Es decir https, una s al final, identifica que es una navegación en web segura. Así que estate tranquilo, que tus datos no se pierden ni nadie los ve, solo tú que estás frente a la pantalla (o eso esperamos).

7 2. En el menú superior, en Delegaciones : 2.1. Opción Cambiar Delegación. Puedes seleccionar la delegación que quieras, o la principal, para ver los documentos publicados en la misma en el menú lateral. Observa que arriba a la izquierda te identifica donde estas. En este ejemplo en la Delegación de Catalunya. En ese ejemplo en la Nacional.

8 3 Información personal. 3.1 Actualizar datos personales. En datos personales, al seleccionar esta opción aparece una ventana con 4 solapas: D.personales; Conctacto; Comunicación; Actualizar foto.

9 Aquí se puede mantener los datos que se muestran en pantalla. Si el socio ya tiene la foto escaneada por secretaría (la tenemos en su ficha por solicitud del diploma), aparece a la derecha, sino, en la cuarta solapa se puede cargar. Los campos obligatorios, como se indica abajo, marcados con un * son obligatorios. Aquí tienes la posibilidad de cambiar tu contraseña. Tienes que repetirla por seguridad. Ten en cuenta que para el primer acceso se te ha enviado una contraseña generada automáticamente. Aquí puedes cambiarla, rellena la nueva contraseña donde pone contraseña y la repites donde pone comprobación de contraseña.

10 En la solapa de Contacto, se visualizan mas datos. Mantén correctamente tus datos si cambias de domicilio, teléfono, , etc. En esta solapa se rellenan mas datos de contacto. Los marcados con un asterisco, son obligatorios. Ten en cuenta que las comunicaciones por carta utilizan estos datos, así que mantén actualizados correctamente los mismos. Si tenemos que comunicarnos contigo de cualquier forma, es fundamental que estos datos estén al día. El teléfono principal es obligatorio. Al menos utiliza este para que podamos comunicar contigo en caso de necesidad. El 1, es con el que te has registrado. En caso de cambiarlo, se cambiará el registro automáticamente y la próxima vez que entres en el área de socios ya lo tendrás que hacer con el nuevo que has puesto.

11 En la solapa de comunición se puede poner la cuenta bancaria para domiciliar el recibo. Es importante que tu cuenta sea una cuenta valida en la que seas titular y no devuelvan el recibo de tu cuota. Si deseas recibir las comunicaciones de aeky por carta debes marcar el check, si no, apare por defecto envíos por , aunque igualmente podrás recibir por . Aparecen otros datos de consulta. Si el socio desea cambiar algún dato que no puede hacerlo en estas pantallas, debe mandar un a secretaría. -El nombre de tu formador -El nº de revistas que tienes solicitados. -La fecha del último cobro, así como el importe del mismo.

12 En la solapa de actualizar foto, puede seleccionar una y subirla a la web. En la pantalla de foto, se puede poner una foto si el socio no la tiene o la quieres cambiar. Ten en cuenta que solo se admiten archivos de tipo GIF o JPG de hasta 100kb máximo Es importante que sepas que hasta que no termines con las 4 solapas, no hace falta que pulses el botón actualizar que aparece en cada una de las solapas. Aparece en todas por si solo actualizas datos en una de ellas y quieres finalizar. En cualquier caso, al pulsar el botón actualizar, debes saber que el mantenimiento de tus datos personales se cierra, quedando actualizados los cambios

13 3.2 Mis conocimientos. En información personal, al seleccionar mis conocimientos, aparece la ventana:

14 Hemos creado una base de conocimientos de socios que ponemos a tu disposición, con el fin de que informes al resto de tus compañeros-socios, si así lo deseas, sobre cuáles son tus especialidades en el mundo del Yoga o anexos, por si te necesitan. De momentos estos conocimientos solo los ves tu, es decir son privados para el socio, y solo desde la administración de AEKY, podemos acceder a los conocimientos de todos los socios. Esto nos permitirá buscar un profesor o varios, cuando nos soliciten alguna especialidad. Está en estudio la apertura del listado de los conocimientos de todos los socios a cada socio, en función a la legalidad y a la voluntad de los socios. Si te pedimos que si añades un tipo de conocimiento nuevo, sea con un nombre coherente. Depuraremos la base de datos para mejorar la información. Puedes hacer varias cosas en esta pantalla. Asociar uno de los conocimientos que ya hay, a ti. En este caso pulsa el botón de Consultar para ver el contenido. Y si es el que buscar, puedes dar al botón de asociar. En ese momento queda asociado, apareciendo el botón de desasociar si lo quieres quitar. Es decir que los conocimientos que tienes asociados, aparece el botón desasociar. Puedes crear uno nuevo si no encuentras ninguno, mediante el botón Nuevo conocimiento Es poco y fácil, te pide los dos datos.

15 Al confirmar aparece en la lista y solo tienes que utilizar si quieres el buscador superior para encontrarlo y asociártelo.

16 Recuerda que la lista de conocimientos es la que vamos aportando los socios y socias. Una vez creado el conocimiento base, éste servirá para otros socios, es decir, se trata de que el conocimiento sea creado para ser reutilizado por otros socios. En este sentido, hemos pensado que un socio lo crea, y se lo asigna, pero que cualquier socio pueda acceder a ver los conocimientos base creados por otros socios, de tal forma que también se lo pueda asignar y así no duplicar esta base de conocimientos. Recuerda, los conocimientos que tienes asignados, una vez los creas y te los asignas, salen en tu lista con la opción desasociar. Si sale Asociar, es que no los tienes asociados. 3.3 Certificado Socio.

17 Emite un archivo en formato PDF, con el Nombre y DNI del socio-a, certificando su pertenencia a la Asociación como socio-a vigente a día de la fecha. Entendemos que el socio-a puede imprimir este documento y mostrar en aquellos sitios que necesite acreditarse para por ejemplo obtener descuentos a socios de AEKY. Si tienes tu foto subida la imprime a la dercha. Dependiendo del tipo de navegar de internet que utilices y el modo de configuración que tienes para ver documentos o descargarlos, te podrá pedir que los descargues automáticamente o no.

18 4 Mis Centros : 4.1 Gestión mis centros.

19 NOTA: opción solo habilitada a socios de pleno derecho. Al acceder nos presenta la pantalla vacia.

20 Basado en la consulta de centros de la web. Un socio-a puede dar de alta un centro y en ese momento, de forma automática, el centro que da asignado al socioa. También de forma automática, queda publicado en web de AEKY en el apartado donde practicar. También un socio puede asignarse un centro existente. Esto es porque puede haber mas de un socio dando clases en dicho centro. En primer lugar, apare la ventana vacía. Pulsa en el mapa, en la provincia donde das clases. Tienes 2 botones, nuevo centro y asociar a centro existente Si el centro existe, no hace falta que crees uno nuevo, pulsa asociar a centro existente para ver la lista.

21 Nos muestra la lista de centros y ahí podemos asociarnos el centros donde damos nuestras clases de Kundalini yoga. Puedes utilizar el buscador superior con criterios de búsqueda por nombre, localidad, calle o barrio. Hacer click en el + para añadir el centro a la lista de centros donde el socio imparte clases.

22 Si pones el puntero del cursor o ratón, encima de +, aparece un literal que dice Asociarme a este centro como profesor que imparte clases en él. Si te lo asignas o asocias pulsando el mas, se refresca la pantalla apareciendo un -, significando que ese centro está asignado a este socio. Si quieres quitarlo, haz click en el - para descartar la asociación entre el socio y el centro (no da clases en ese centro). En ese momento se refrescará la pantalla, quitando el - y poniendo el + de nuevo.

23 Observa que el centro asociado, en la columna derecha tiene editar y no +info. Los centros no asociados al socioa conectado al área de socios, aparecen como +info, ya que solo se permite visualizarlos si no están asignados. Nota que si pones el puntero del cursor encima del -, aparece un texto Descartar asociación con este centro como profesor que imparte clases en él. Por lo tanto si haces click encima, el sistema de desasigna el centro. Si no hay otros profesores, el centro se marca de baja. En el momento de quitar la asociación de un socio a un centro, si el centro no tiene otros socios asociados, el centro se marca de baja y se deja de publicar automáticamente. En esta misma pantalla, si un centro no tiene socios asignados, una vez los ha tenido, queda marcado sin socios en rojo al final del nombre del centro. Esto permite elegirlo para incorporarlo de nuevo a lista de socios activos. Puedes seleccionar otra provincia, o buscar con el buscador avanzado. Ten en cuenta que si te asocias un centro, como el sistema te permite editarlo, si cambias algún dato, automáticamente al actualizar la pantalla, estos nuevos datos, son los que se publican en la web. También automáticamente el resto de profesores que tengan dicho centro asociado, reciben un con el profesor que ha realizado los cambios y los datos cambiados. Si pulsas ver solo mis centros, aparece solo la lista de centros con lo que ha puesto relación entre el socio y el centro (da clases en dicho centro). Aquí, en tus centros asignados, es donde puedes modificar los datos de un centro existente. Utiliza el botón editar que aparece a la derecha. Hay que tener en cuenta que en un centro puede haber varios socios dando clases, por lo que cada socio puede asignarse el centro.

24 Una vez que todos los socios se han desasignado el centro, el último socio que se quite la relación con el mismo, provocará que el centro se marque de baja y por lo tanto en ese momento se deja de publicar el centro en la web. No te preocupes, si cualquier socio quiere asociar de nuevo el centro, tendrá la posibilidad de hacerlo en cualquier momento ya que en la lista de asociar a centro existente aparecen también los centros de baja como se ha explicado anteriormente y marcado como se ha explicado antes. Se reactivan en el momento de que un socio se relaciona como profesor con el mismo. En este sentido, ten en cuenta que cuando un centro está marcado de baja, es decir no tiene profesores socios relacionados, no se publica en la web. También has de saber que el centro tiene una vigencia de publicación en la web de 1 año. Durante el mes anterior a su fin de vigencia, se mandarán hasta 3 a la cuenta de del centro. 1 mes antes, 15 días antes y el día de vencimiento, comunicando el fin de vigencia y en su caso dando posibilidad de renovación. Solo hay que pulsar el enlace del recibido para que se renueve automáticamente por otro año Pasada la fecha de fin vigencia, si no se renueva la vigencia, se marca de baja automáticamente También el socio puede dar de alta un centro, y automáticamente se queda relacionado. Puedes proceder a crear el centro y se quedará asignado automáticamente a ti. Utiliza el botón de nuevo centro. Rellena los datos obligatorios al menos Edición de un centro, publicación de clases y horarios. Dentro de la edición de un centro, se permite publicar las clases de kundalini yoga y horarios del mismo. Un sitio donde podrás informar de las clases de Kundalini Yoga que se hacen en el centro. En el alta de centro no se permite introducir los datos de las clases y horarios, pero si en el mantenimiento una vez creado el centro, dentro de la opción editar. En las distintas solapas, podrás rellenar los datos del centro: Básico, con el nombre y el de contacto. La pagina web, si quieres que aparezca publicada en la web, deberás contactar con el webmaster para comprobar la reciprocidad en tu página web. Avanzado, con la dirección y datos de contacto. Fotografía, te permite poner tu logo o una foto de tu centro. Clases, para publicar tus clases de Kundalini yoga y sus horarios Ubicación, para ver en google map donde se encuentra tu centro, en función a los datos de dirección que has introducido.

25 Te solicita datos del nuevo centro. Vas rellenando solapas

26 Y al pulsar nuevo abajo, se queda creado, asociado al socio-a y publicado en web. La fotografía, la podrás poner cuando ya hayas creado el centro.

27 Pulsa editar y ya te aparece la solapa para subir tu foto o logo. Te muestro a continuación la pantallas ejemplo de clases:

28 En la solapa Clases, aparece la lista de clases (vacía al inicio), en la que podrás hacer click en el botón nueva clase, en la parte inferior. Abrirá una nueva ventana *Identificador: es un texto libre de 10 caracteres alfanumérico, con la que podrás identificar tu clase de forma abreviada. *Descripción: para que puedas poner más texto descriptivo de la clase. *Fecha inicio y fecha fin: el calendario de inicio y fin. Ten en cuenta que puedes poner todo un año, por ejemplo para clases regulares, ya que luego podrás especificar el horario de la misma. Para tu ayuda tienes los botones de calendario a la derecha. *Sadhana: si marcas esta casilla, saldrá tu clase de sadhana gratuita en la primera página de la web de aeky, en el menú lateral, junto a todas las sadhanas que los socios hayan publicado. Para finalizar, pulsa el botón nuevo, con el fin de que se grabe la información. RECUERDA: Además si la clase es Sadhana, se publica automáticamente en la pantalla principal de la web (explicado al final del documento).

29 Para modificar la clase, pulsa el botón editar. Para publicar los horarios, pulsa el botón horarios, por el que te aparecerá una nueva ventana:

30 Igualmente aquí, pulsa el botón nuevo horario, para acceder a crearlo. Cuando ya existe, tienes el botón editar y borrar. Nuevo horario: Rellena los datos: -el o los días que se haga dicha clase. -El horario, de inicio y fin en esos días. Si la clase tiene distintos horarios en distintos días, no queda otro remedio que publicites otra clase, una para cada horario. La descripción ya mas centrada en lo que se da en la clase en dicho horario, por ejemplo clase regular de KY, clase de avanzado, para embarazadas, para niños, etc. Pulsa el botón Nuevo para crear el horario de la clase.

31 Por el botón de Borrar en la lista de horarios, si quieres borrar, te presenta una pantalla de confirmación: Pulsa el botón Borrar, y eliminas el horario.

32 Por el botón de Editar en la lista de horarios, te presenta una pantalla para modificar: Haz los cambios y pulsa el botón Actualizar. Tienes tu clase y horarios disponibles.

33 Ubicación en mapa, según la dirección comunicada del centro. En función a la dirección del centro, te muestra la ubicación con google maps, de tal forma que luego en la web, podrá verse en tu centro, esta ubicación. No tienes que hacer nada, solo verificar que sale bien. Así debe ser según la dirección que has puesto.

34 RECUERDA: Dentro de la edición de un centro, en la parte superior, aparecen solapas. Debajo de todo, hay un botón Grabar, que solo vale para los datos del centro como tal y no para las clases y horarios, ya que estos han quedado actualizados en sus propias ventanas.

35 5 Mis anuncios. 6.1 Gestión de Mis anuncios. NOVEDAD 2014-Noviembre: mira al final de este punto, donde puedes publicar anuncios de tipo oferta de trabajo, para profesor/a de KY. Donde se incluye Gestión mis anuncios, quedando publicados automáticamente en la pantalla principal de la web (explicado al final del documento). Se trata de que los socios-as puedan publicar sus cursos y talleres de Kundalini Yoga o relacionados según las enseñanzas de Yogui Bhajan. Esta opción está pensada para que puedas publicitar tu mismo los cursos y talleres en la web, Al pulsar gestión de mis anuncios, te sale una nueva ventana:

36 Desde la que podrás pulsar el botón nuevo anuncio, para crearlo. Rellena el asunto, escoge el tema de la lista desplegable, rellena la descripción ampliada, la fecha inicio de publicación (para la fecha, tienes un botón donde escoger a modo de calendario) y los meses que estará publicado el anuncio. Así de fácil.., pulsa el botón nuevo, y en ese momento ya está publicado el anuncio en la página principal de la web de AEKY, en el apartado de actividades de socios.

37 Una vez terminado, al volver a la lista de tus anuncios, los podrás borrar (te presenta igualmente una ventana de confirmación que tras pulsar Borrar, lo elimina, o bien el botón de editar para poder modificarlo. Si quieres que aparezca un enlace a tu web, o una foto, puedes enviar un al webmaster y te publicaremos. Si nos envías una foto y un link de una foto en tu web, todo es posible. Sería deseable que en tu web, haya un enlace a la página web de la Asociación, en el apartado de enlaces Ampliación Noviembre Hasta este momento solo se podían publicar cursos o talleres. Se amplia para poder publicar ofertas trabajo. Pero ten en cuenta por favor, que todos son para Kundalini yoga, no para otros tipos. No ofertes un curso o taller que no sea de enseñanzas de Yogui Bhajan, esto es MUY IMPORTANTE, porque puede crear conflictos. En cuanto a una oferta de trabajo, igualmente debe ser para ofertar trabajos o bien de clases de Kundalini yoga, o bien relacionados con esta enseñanza directamente. El funcionamiento es el siguiente: -En la lista desplegable de tema, elige oferta de trabajo y rellena igualmente los datos. Este anuncio no se publica en la web, como el resto de anuncios. Al dar de alta tu anuncio, secretaría recibirá automáticamente una notificación de tu alta. Secretaría debe validar dicho anuncio y si lo valida por lo tanto, asignará para qué Delegación es en concreto o si es para toda la Asociación. Es conveniente por lo tanto que informes de los datos de contacto y para qué ámbito es el anuncio, si solo para Madrid, solo para Barcelona (por ejemplo), solo para Galicia o solo para Burgos, etc. O si es para todos los socios y socias de Aeky. De esta forma, secretaría podrá tomar la decisión correcta y no tendrá que contactar contigo para aclararlo. Dicho anuncio, una vez validado por secretaría: Será publicado en el área de socios en un nuevo apartado Automáticamente se enviará por la noche, un a todos los socios de dicha delegación o Nacional. Y publicado en la marquesina de novedades de la web Proceso automático de envio de s a socios: Cada noche a las 4 de la madrugada, el sistema verifica si hay ofertas de trabajo del día anterior nuevas confirmadas por secretaría, y si es así, se manda un automáticamente a todos los socios vigentes de la delegación (o nacional) que ha marcado en secretaria.

38 Si el socio ha modificado el anuncio posteriormente a que secretaría, haya confirmado, y antes de la hora de envío de masivo, no saldrá el anuncio, porque ha perdido la marca de validado. Si el socio modifica el anuncio después de que haya salido el masivo a los socios, igualmente ha quedado sin marca de valido por secretaría. Es importante que secretaría lo vuelva a validar porque si no tiene marca no se publica en el área de socios ni en novedades de extranet, aunque haya salido el masivo. El nuevo apartado del área de socios es el siguiente: Si seleccionas dicho enlace, se muestran las ofertas vigentes.

39 El anuncio además de enviarse por una vez sea validado por secretaría, y aparecer publicado en el área de socios, también se avisa en la marquesina de novedades de la web, durante el plazo de vigencia determinado en el propio anuncio. Este es el ejemplo de cómo queda. Se copia el texto de la oferta de trabajo:

40 6 Eventos. 6.1 Registrase en un evento. Permite al socio-a acceder de una forma directa al registro de algún evento en marcha. Pulsa la lista desplegable y te presenta los eventos con registro abierto. Elige uno.

41 Y pulsa ir al evento. Te pasará a una nueva ventana, en la que te ahorra el formulario de datos personales del registro, sin tener que teclear tus datos.