L3 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Transcripción

1 L3 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

2 El término Gestión documental o Gestión de documentos integrada puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los papeles que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnológico más alto, gestión documental se asocia a digitalización de imágenes y a escáneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. Pero gestión documental es esto, y algo más. Para explicar que es un sistema de gestión documental en el entorno empresarial, se debe insistir en dos aspectos importantes: Los objetivos que se pretenden conseguir y el ámbito de aplicación del proyecto. En general un sistema de gestión documental pretende: Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe como encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. Conservar la memoria institucional. Disminución de tiempo por recuperación inmediata información. Hace funcionarios más eficientes con su trabajo. Un sistema de gestión documental integrada obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier entidad existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que no se puede ofrecer soluciones parciales.

3 Con el fin de aprovechar al máximo la aplicación de las tecnologías de la información en la prestación de los servicios, algunas empresas requieren contar con un marco normativo-administrativo de gestión documental que favorezca su desarrollo. En especial se necesita revisar la normatividad que incide en su interacción con todas las dependencias, para facilitar además de los procedimientos tradicionales, el uso de los medios electrónicos para el proceso de correspondencia. Archivos en papel Las generaciones jóvenes han acostumbrado a trabajar sin papeles y en la mayoría de las entidades la gestión de los documentos en papel es un problema grave, no sólo por el espacio que ocupan, sino por la facilidad con que se reproducen copias de los mismos y de alguna manera se han perdido los principios básicos de archivo. La convivencia con los documentos electrónicos, lejos de disminuir su número o su importancia, la ha aumentado. La mayoría de las personas que utilizan las aplicaciones informáticas en el entorno empresarial, consideran que para conservar o archivar un documento electrónico hay que imprimirlo, lo que, unido a las facilidades de impresión, causa habitualmente un gran número de documentos en papel y un altísimo costo en reproducción y organización. El sistema de gestión documental establece: Los documentos que deben conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias, evitando duplicidad. Cómo se deben almacenar los documentos para hacerlos accesibles. La forma en que deben eliminarse todos los demás, es decir los que no tienen valor archivístico.

4 Documentos electrónicos La Mayoría de los documentos que generan las empresas se crean en formato electrónico; sin embargo, los procedimientos para conservarlos y hacerlos accesibles no están normalmente establecidos. Lo habitual, salvo en las instituciones donde se ha implementado un sistema GED (Gestión electrónica de Documentos), es que el documento electrónico sea solamente un estado intermedio que sirve para la elaboración del documento en papel. Siguiendo con este argumento, los documentos electrónicos tienen en las instituciones otra función que agiliza el trabajo y que son usados como plantillas de documentos, para elaboración de documentos. Sin embargo la acumulación de documentos electrónicos en los ordenadores de las empresas, aparece como un nuevo problema que hasta ahora no existía. El espacio en este caso no es tan preocupante, pues la memoria de almacenamiento es cada vez más barata; pero la dificultad para recuperar la información y la generación de copias de seguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestión. Además la facilidad con la que se generan copias de los documentos electrónicos en discos duros y mensajería interna, reproduce un caos todavía mayor que el que producen las copias en papel, agravado con la posibilidad de tener un documento en muchas versiones.

5 La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de Archivo que cumplan con las siguientes funciones: 1) Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos. 2) Controlar la reproducción indiscriminada de copias. 3) Eliminar las copias y versiones de un mismo documento. 4) Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los documentos 5) Establecer un sistema que permita recuperar la información eficazmente. Correo electrónico Mención especial requieren las estrategias que permitan que la información intercambiada mediante correo electrónico o mensajería interna no se pierda y sea accesible para la empresa. Debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicación, el correo electrónico se convierte rápidamente en vehículo de comunicación por excelencia para la toma de decisiones, en negociaciones con clientes y funcionarios.

6 1. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION La organización de los archivos electrónicos debe entenderse como un proceso formal, regido por principios, normas y procedimientos enmarcados dentro de la archivística. 2. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. 3. ARCHIVOS ELECTRONICOS DESORDENADOS

7 En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos de cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información contenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar algún documento que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos nunca aparecen los documentos. 4. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

8 4.1 Series

9 4.2 Subseries Dentro de cada serie se incluyen las subseries: Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries:

10 5. ORGANIZACIÓN EN CD, ZIP, BACKUP, DISCOS DUROS EXTERNOS Al trabajar a diario con información almacenada en disquetes, es muy común que no se tenga la información ordenada adecuadamente para poder facilitar búsqueda de archivos en estos discos. Es bastante frecuente que no se sepa con claridad que información esta contenida en los disquetes y se pierde mucho tiempo en la localización de determinado archivo.