ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATATACION DE MINIMA CUANTIA (Artículo 84 Decreto1510 de 2.013)

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1 Basado en el principio de planeación y en cumplimiento a lo dispuesto en las normas vigentes sobre contratación estatal, especialmente el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013, y atendiendo a lo consagrado en el artículo 25 de la ley 80 de 1993, actuando en mi condición de Jefe de la Oficina de Comunicaciones adscrita a la Dirección Comercial y de Servicio al Cliente de Metro Cali S.A. informo lo siguiente: A.- NECESIDAD DE LA ENTIDAD PARA SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN La Sociedad Metro Cali S.A., tiene dentro de su objeto la ejecución de todas las actividades previas, concomitantes y posteriores para construir y poner en operación el Sistema de Transporte Masivo de la ciudad de Santiago de Cali y su zona de influencia. En desarrollo del objeto social y su actividad misional la entidad podrá ejecutar todos los actos y contratos para el cabal cumplimiento de éste. En desarrollo de su objeto misional, la Oficina de Comunicaciones tiene previsto dentro de sus funciones realizar la compilación de la información divulgada por los medios de comunicación sobre la entidad para la elaboración de informes de monitoreo de manera permanente. Conforme a lo anterior, la Oficina de Comunicaciones adscrita a la Dirección Comercial y de Servicio al Cliente ha identificado la necesidad, entre otras, de desarrollar estrategias de comunicación y de información pública que coadyuven al fortalecimiento de la imagen institucional, buscando así garantizar la difusión de la información de Metro Cali S.A, sobre su funcionamiento, gestión y resultados hacia los diferentes grupos de interés, mediante la definición de políticas de comunicación y la formulación de parámetros que oriente el manejo de la información. En razón a lo expuesto, y para el desarrollo de estas funciones propias de la Oficina de Comunicaciones, se hace necesario contratar un servicio de monitoreo de las noticias que se publiquen en los principales medios de comunicación de forma oportuna y en tiempo real tanto del orden nacional como municipal, lo que constituye en una herramienta valiosa para proyectar los ajustes necesarios en la prestación del servicio del SITM. El monitoreo de medios es una técnica mediante la cual se realiza un seguimiento mediático de un tema, una organización etc, en medios impresos, digitales, tanto regionales como nacionales o locales para su posterior análisis cualitativo y cuantitativo además de poder determinar el impacto positivo o negativo de las noticias, situación necesaria como uno de los indicadores propuestos para los planes de acción. El monitoreo de medios de comunicación se realiza a través de empresas privadas que proveen esto servicios a empresas gubernamentales, organizaciones o individuos, con el fin de llevar a cabo un registro diario de los contenidos seleccionando, valorando y analizando la información publicada en los medios sobre la gestión de la entidad y el servicio prestado a la comunidad; todo ello permitiendo valoraciones cuantitativas y cualitativas precisas. GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 1 de 7

2 Además de lo anterior, la entidad no cuenta con las herramientas tecnológicas necesarias ni con los funcionarios suficientes para adelantar esta función, por lo que se hace necesario la contratación de este servicio mediante la modalidad de mínima cuantía de conformidad con el presupuesto oficial del proceso. B. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES: Contratar el servicio de monitoreo de la información y noticias emitidas a diario en los diferentes medios de comunicación (escritos o impresos, radio, televisión e internet), tanto regionales como nacionales, de forma oportuna, respecto a publicaciones relacionadas con METRO CALI S.A. y SITM MIO B.1-OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 1. Cumplir el objeto estipulado, ajustándose a las disposiciones constitucionales, legales, contractuales, y la propuesta presentada. 2. Atender las observaciones del servidor público que ejerce control y vigilancia. 3. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo. 4. Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia. 5. Las demás que le correspondan acordes con la naturaleza del contrato. 6. Abstenerse de comunicar, divulgar, aportar, y utilizar indebidamente la información de carácter reservado que se le haya confiado o la información que haya conocido en virtud de los asuntos materia del servicio, a ningún título frente a terceros ni en provecho propio. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA 1. Garantizar la oportuna entrega de la información, de conformidad con las exigencias realizadas por Metro Cali S.A. 2. Garantizar que las noticias escaneadas o digitalizadas sean de fácil lectura, descarga, impresión o búsqueda dentro de la plataforma de almacenamiento del monitoreo de impresos, con palabras claves en títulos o en los contenidos de la noticia. Así mismo que los impresos permitan identificar fecha, sección y página, es decir un escáner completo de la página. 3. Garantizar la nitidez de las grabaciones de las noticias transmitidas en radio y televisión. 4. Tener valorización económica de la noticia o información, de acuerdo a los estándares comerciales de cada uno de los medios monitoreados, según tarifas del año. 5. Tener valoración positiva o negativa de cada una de las notas emitidas. GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 2 de 7

3 6. Envío de boletín diario con el monitoreo de medios de comunicación y medios digitales, correspondiente al día anterior y antes de las 9:00 AM a la base de datos suministrada por el supervisor del contrato. 7. Entrega de informe mensual de monitoreo de información, medios e Internet (redes sociales y páginas web), durante los tres primeros días hábiles del mes siguiente al periodo objeto de monitoreo, con valoración positiva o negativa de cada nota por medio, categoría del medio (impresos prensa, revistas, otros; radio, TV, digitales (on line, redes sociales, otros) y región. Además valoración económica y análisis de contenidos. Esto tipo presentación y formato editable en Excel. Este informe debe permitir identificar, por separado a todo el monitoreo, el free press logrado por boletines de prensa emitidos por la entidad (los boletines se enviaran previamente a la persona natural o jurídica seleccionada en la licitación). Terminado el contrato, deberá entregar un informe completo de la gestión del periodo del objeto contractual, con las mismas condiciones del informe mensual y durante los cinco primeros días hábiles después de terminado el contrato. 8. Envío de alertas en caso de noticias negativas que se estén dando en tiempo real a través de correo electrónico y mensaje de texto, para mínimo cinco personas definidas por el supervisor del contrato. 9. El contratista se obliga para con la entidad a permitir el ingreso de los autorizados a su página web para revisar y descargar las noticias relacionadas con el objeto de este contrato. De esta manera se debe tener un sitio web que permita visualizar las noticias en tiempo real o de días anteriores 10. Enviar mensualmente un C.D. con todas las noticias emitidas en el mes inmediatamente anterior, y durante los tres primeros días hábiles del periodo, con análisis cuantitativo y cualitativo. 11. El monitoreo de la información y noticias deberá tener un mínimo de 10 palabras claves. 12. El boletín diario y el informe mensual y anual, deberá estar categorizado por asuntos o temas, previamente definidos por el Supervisor en el momento de adjudicarse la licitación. 13. El monitoreo de información y medios, debe incluir los medios asignados por el supervisor del contrato, luego de adjudicada la invitación publica al proveedor y debe incluir los medios impresos, radiales, televisivos y digitales de Cali, así como los principales de Colombia. 14. El monitoreo a las redes sociales debe incluir como mínimo facebook, twitter y you tube. 15. Envío trimestral de base de datos de periodistas que cubren fuente objeto del contratante por regiones y medios. C. PLAZO DE EJECUCIÓN A partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución hasta el 30 de diciembre de D.- LUGAR DE EJECUCIÓN Por regla general se ejecutará en las instalaciones propias del contratista pero eventualmente se puede ejecutar en las instalaciones de Metro Cali S.A. GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 3 de 7

4 F. ESPECIFICACIONES TECNICAS: Monitoreo 24 horas al día y 7 días a la semana, alertas y avisos en tiempo real. Un servicio por medio del cual se pueda tener acceso en corto tiempo a documentos de archivo audiovisual para medir la percepción que la población pueda estar teniendo de METRO CALI S.A. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS DE OBLIGATORIEDAD 1. El proponente deberá acreditar su experiencia mediante la presentación como mínimo de tres (3) certificaciones expedidas por el contratante de contratos suscritos y ejecutados durante los últimos tres (3) años, cuyo objeto incluya las actividades descritas en la presente contratación, cuya sumatoria sea igual o superior al doble del valor del presupuesto oficial de esta contratación, con indicación de fecha de inicio y terminación, valor de la obra, objeto, calidad del servicio. NOTA: Para la evaluación de este aspecto se tendrá en cuenta las certificaciones aportadas por los oferentes las cuales deben contener como mínimo la siguiente información: - Nombre - Valor y Objeto del contrato el cual debe corresponder con los servicios ofertados en el Presente proceso de selección. - Documento que especifique el cumplimiento del contrato y si dentro de la ejecución del mismo se presentaron o no observaciones (DE CALIDAD O CUMPLIMIENTO) y si las mismas fueron subsanadas. 2. El contratista debe disponer de una página o link que pueda ser consultado vía internet, y solo por aquellas personas que designe el supervisor del contrato, y desde ahí visualizar la información o los resultados del monitoreo en tiempo real realizado para la Entidad. 3. El contratista deberá tener sucursal o agencia en la ciudad de Santiago de Cali, lo que permitirá un acceso inmediato a los registros y soportes adicionales que requiera la entidad, y fluirá la efectiva dirección, y seguimiento de la información en caso de ser requerido para abordar temas específicos relacionados con el objeto contratado. G. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACION El presupuesto oficial de la presente contratación se ha estimado en la suma de Treinta y un millón de pesos m/ce ($ ), en consideración a los requerimientos técnicos y cantidades a suministrar del contrato a celebrar, para lo cual se solicitaron cotizaciones y se promediaron los valores mensuales aproximados, los cuales se relacionan a continuación: GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 4 de 7

5 OBJETO Contratar el servicio de monitoreo de noticias en medios de comunicación (radio AM y FM, noticieros en Televisión, prensa nacional, regional e internacional y en Internet) teniendo en cuenta las noticias regionales, nacionales e internacionales, de manera oportuna referentes Metro Cali S.A. Cantidad Competencias PLUS PUNTO CARDINAL SIGLO DATA Intermedios Babel 8 MESES $ $ $ $ $ PRESUPUESTO OFICIAL $ Adicional al valor promediado anteriormente, se contempla un valor adicional por monitoreo de redes sociales. Del valor estimado de la contratación se encuentran incluidos todos los impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales que se causen por la celebración, ejecución y liquidación del contrato. El valor antes mencionado, deberá cubrir todos los gastos directos e indirectos inherentes al cumplimiento satisfactorio del contrato. H. FORMA DE PAGO Metro Cali S. A. realizará pagos mensuales iguales y sucesivos, previa certificación de recibo a satisfacción de los servicios expedida por el supervisor del contrato, y la certificación del cumplimiento de las obligaciones de carácter parafiscal y de seguridad social de la personas naturales que efectivamente desarrollen el objeto del presente contrato, dichos pagos corresponderán al valor total del contrato, dividido por los meses de ejecución, a la cual se le deducen las sumas por concepto de impuestos y/o contribuciones aplicables. I. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE AMPARA LA CONTRATACIÓN La presente contratación y su valor se encuentran amparadas en el certificado de disponibilidad presupuestal No de 26 de febrero de 2014, siendo el valor del Certificado de Disponibilidad la suma de treinta y un millón de pesos ($ ) M/CTE J. LUGAR DE EJECUCION Para efectos contractuales el domicilio pactado será la ciudad de Santiago de Cali. K. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN SU SELECCIÓN GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 5 de 7

6 Teniendo en cuenta la cuantía del proceso y en vista que no supera el 10% de la menor cuantía de Metro Cali S.A., la modalidad de selección a adoptar es la de mínima cuantía, en cumplimiento con del Artículo 94 de la ley 1474 de 2010, transparencia en contratación de mínima cuantía, mediante el cual se adiciona el artículo 2 de la ley 1150 de 2007, estableciendo la modalidad de selección de mínima cuantía y de conformidad con lo establecido con el capítulo V del decreto 1510 de julio de M. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial de la presente contratación, se ha estimado en la suma de treinta y un millón de pesos ($ ) M/CTE, para lo cual se solicitará a la Dirección Financiera y Administrativa la respectiva expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, con cargo al presupuesto de la presente vigencia fiscal. Para determinar el valor estimado del contrato, de conformidad con las actividades encaminadas al cumplimiento del mismo, se ha tomado como base los precios de mercado tomando el promedio del valor cotizado dentro de las cinco cotizaciones allegadas, al ser este el precio más favorable para la entidad acogiéndose a las condiciones del mercado. N. ANALISIS DEL RIESGO Y DE LAS GARANTIAS EN LA CONTRATACIÓN En cumplimiento del artículo 17 del Decreto 1510 de 2.013, con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión al desarrollo del proceso contractual, la entidad evaluó los posibles riesgos y determinación de garantías que se requieren en las diferentes etapas del proceso contractual, encontrando que para el presente proceso los riesgos que se pueden presentar son los siguientes: Incumplimiento en las obligaciones contractuales por parte del contratista. Falla en los equipos tecnológicos que impidan obtener oportunamente la información GARANTIAS A CONSTITUIR: De acuerdo con el artículo 7 del decreto 1510 de la entidad es libre de exigir o no las garantías para esta clase de procesos de mínima cuantía, sin embargo atendiendo el futuro contrato, el plazo contractual y la forma de pago, el contratista constituirá una garantía consistente en una póliza que cubra los siguientes amparos: 1. Cumplimiento: por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. 2. Pago de salarios y prestaciones: por cuantía del 10% del valor del contrato y su vigencia será igual al plazo de ejecución del contrato y tres años más. GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 6 de 7

7 3. Calidad del servicio. Por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. Dado en Santiago de Cali, el diez (10) días del mes de marzo de Atentamente, (ORIGINAL FIRMADO) ANDRÉS CADAVID CADAVID Jefe Oficina de Comunicaciones. GJ-M-01-F-05 Versión: 5.0 Fecha: 11/12/2013 Página 7 de 7

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