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1 CONTROL DE CAMBIOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 30/11/2012 Página: 1 de 12 Versión Fecha Descripción de la modificación 01 07/10/2008 Inicial. Anteriormente estaba dentro del 02 20/10/2010 Procedimiento de Instalación y Configuración de y Hardware, cambio nombre y codificación de formato, inclusión de normatividad, cambio responsables, objetivo y alcance /09/ /11/2012 Se modifica Alcance, insumos, Productos, se elimina recuadro de Normatividad, se ajustan Definiciones, Responsabilidad y _Autoridad, Lineamientos o Políticas, Descripción del Procedimiento y Flujograma. Se elimina formato hoja de vida equipo de computo formato TI- PCAHS-FM-01 Modifico nombre del proceso, Código del Procedimiento, Ajuste de definiciones, responsables, flujograma e inclusión de normatividad.

2 Fecha: 30/11/2012 Página: 2 de 12 AUTORIZACION VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

3 Fecha: 30/11/2012 Página: 3 de OBJETIVO Establecer las pautas y pasos a seguir para la adecuada administración del software y hardware instalado en los equipos de la UAESP. 2. ALCANCE El procedimiento Inicia con la recepción y evaluación de la necesidad reportada por el usuario en lo relacionado con hardware y/o software y finaliza con la entrega del equipo de cómputo. 3. INSUMOS Requerimientos de Usuario (IS). Inventario de software y hardware de la Unidad (IS). Manual de Procesos y Procedimientos- Proceso de Gestión de Recursos Físicos.(IS) Herramienta de Gestión de Inventarios Aranda Asset Managment.(IS) 4. PRODUCTOS Componentes y/o hardware instalados y en funcionamiento (IS) Actualización del Inventario de activos de la Unidad (IS) Reporte Hoja de vida electrónica de equipos de computo (IS) 5. NORMATIVIDAD Ver Normograma

4 Fecha: 30/11/2012 Página: 4 de DEFINICIONES Aranda Asset Managment: Herramienta tecnológica que permite mantener en Tiempo Real un Inventario actualizado y detallado de hardware, software, periféricos y licenciamiento correspondiente a los equipos de computo de una organización. Hoja de Vida Electrónica del Equipo: Archivo donde se registra y almacena en forma digital la información correspondiente al equipo de cómputo. Se registran los mantenimientos, actualizaciones y traslados para mantener un mejor control de la Infraestructura Tecnológica de la Unidad. Inventario. Relación detallada de las existencias físicas que hay en la Unidad. Esta cuenta acumula el valor de los bienes disponibles para su retiro, donde siempre se registrará el costo de la compra. Licencia: Contrato que autoriza la utilización de un software especifico cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas. Mesa de Ayuda: Herramienta tecnológica que permite hacer registro, control, seguimiento y generación de alternativas para la solución oportuna de servicios de soporte generados por los usuarios. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Establecer, dirigir y controlar la gestión tecnológica de la Unidad Subdirección Administrativa y Financiera Autoriza la adquisición de software y hardware Emite concepto técnico relacionado con las solicitudes realizadas. Instala nuevo software y hardware adquirido.

5 Fecha: 30/11/2012 Página: 5 de 12 Verifica y actualiza la información correspondiente a Hardware y instalado en los equipos de cómputo de la entidad a través de herramientas de gestión de inventarios. Valida que el software instalado en la Unidad corresponda al adquirido y licenciado. Almacenista General de Gestión de Apoyo Logístico. Verifica la no existencia de los elementos solicitados. Genera el Certificado de No existencia GRF-PCAI-FM-02, Suministra información de los inventarios de software y hardware para el cruce de información con los componentes instalados en los equipos. 8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN - Toda adquisición e instalación de hardware y software debe estar acorde a la normatividad vigente que garantice la legalidad del insumo o bien. - Toda adquisición e instalación de hardware y software debe estar acorde a las Políticas de Seguridad de la Información de la Unidad establecidas por el Comité de Seguridad. - Para la adquisición de hardware y software se debe solicitara a la Subdirección Administrativa y Financiera - Gestión de Apoyo Logístico la no existencia en almacén y la autorización para compras.

6 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 30/11/2012 Página: 6 de 12 No. Actividad Descripción de la actividad Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control 1 Generar necesidad la A través de Comunicación Oficial Interna o Correo Electrónico dirigido a manifiesta la necesidad de mejorar o adquirir software y reportar la lentitud o daño del hardware al Director, Subdirector o Jefe de Oficina de la dependencia a la que pertenece para que éste la evalúe. Todas las dependencias Funcionarios Comunicació n Oficial Interna y/o Correo Electrónico 2 Solicitar concepto técnico Solicita por Comunicación Oficial Interna a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el concepto técnico respecto a la adquisición de software o mejoramiento del hardware, indicando las razones por las cuales se hace la solicitud. Todas las dependencias Director, Subdirectores o Jefes de Oficina Comunicació n Oficial Interna 3 Generar concepto técnico Evalúa la viabilidad técnica de la solicitud. En caso de no ser procedente, se informa mediante comunicación oficial interna y/o correo electrónico al Directo, Subdirector o Jefe de Oficina de la dependencia que la realizó. En caso contrario se envía comunicación oficial interna y/o correo electrónico avalando la solicitud con las características técnicas del componente solicitado. Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacion es Comunicació n Oficial Interna y/o Correo Electrónico. Verificación técnica de la solicitud

7 Fecha: 30/11/2012 Página: 7 de 12 No. Actividad Descripción de la actividad 4 5 Solicitar Hardware y/o Adquirir el Hardware y/o Realiza la solicitud al personal de Gestión de Recursos Físicos a través del formato Solicitud de Bienes o Elementos GALO-PCAI-FM-01, quienes emiten el Certificado de No Existencia con el formato GALO-PCAI-FM-02. Anexando el reporte técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones En caso de que el bien pueda ser adquirido por caja menor se realiza la compra directa considerando que esta no debe superar el rubro establecido por la Subdirección Administrativa y Financiera En caso contrario se informa a la dependencia que solicita por medio de comunicación oficial interna que debe iniciar un proceso de licitación para la adquisición de los bienes de acuerdo a la normatividad vigente en la Unidad. Área Responsable Todas las dependencias Subdirección Administrativa y Financiera Cargo responsable Director, Subdirectores y Jefes de Oficina Subdirector(a) Administrativo (a) Registros Formato de Solicitud de Bienes o Elementos GALO-PCAI- FM-01 Certificado de No Existencia GALO-PCAI- FM-02 Factura Compra Bien de del Comunicació n Oficial Interna Punto de Control

8 Fecha: 30/11/2012 Página: 8 de 12 No. Actividad Descripción de la actividad Recibir el bien adquirido Instalar el Hardware y/o correspondient e Crear o Actualizar Hoja de Vida Electrónica En cuanto el bien sea adquirido, este ingresa al inventario de la entidad de acuerdo al procedimiento almacén ingreso correspondiente a Gestión de Recursos Físicos. Posteriormente se procede a entregar al área solicitante para su instalación siguiendo el procedimiento pertinente de Gestión de Recursos Físicos a través del Formato de Egreso de Bienes o Elementos GALO-PCAE-FM-01 Solicita el apoyo respectivo al profesional de Soporte de la Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones por medio de correo electrónico a la dirección de para realizar su instalación. Se Instala el o Hardware correspondiente. De ser necesario brinda orientación y/o capacitación básica al usuario para su uso. En Caso de Hardware nuevo se crea la Hoja de Vida Electrónica del Equipo. La información de la misma se soporta en los registros de la herramienta de Gestión de Inventarios. De igual forma si se trata de una instalación y/o actualización de software se actualiza la Hoja de Vida electrónica correspondiente al equipo a través de la información que brinda en tiempo real la herramienta de Gestión de inventarios. Área Responsable Subdirección Administrativa y Financiera- Recursos Físicos Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacion es Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacion es Cargo responsable Almacenista General Técnico Operativo Registros Egreso de Bienes o Elementos- GALO- PCAE-FM- 01 Hoja de Vida Electrónica. Punto de Control Verificar Egreso de Bienes o Elementos- GALO-PCAE- FM-01 firmado por el Director que recibe Verificar el Hardware o Instalado Adecuadame nte Verificar Hoja de Vida Electrónica del Equipo

9 Fecha: 30/11/2012 Página: 9 de 12 No. Actividad Descripción de la actividad 9 10 Validar uso de Recibir Equipo Computo. de Se Verifica que el software instalado en los equipos de la Unidad sean los legalmente adquiridos. Para esto se requiere realizar una comparación de los registros existentes por Gestión de Recursos Físicos con la información instalada en el equipo. Se genera la información del software instalado a través de la herramienta de Gestión de Inventarios y se compara con la información suministrada por Gestión de Recursos Físicos. En caso de encontrar software no autorizado, se procede a eliminarlo del equipo. Esta actividad es realizada una vez al año y de ser necesario se incrementa su frecuencia. En caso de que un funcionario o contratista finalice su vinculación, entrega su equipo de cómputo al de Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones quien verifica la integridad y el buen estado del equipo, junto con la información que el usuario debe entregar como producto de su contrato Una vez verificado el equipo y realizado el backups se firmara el formato de paz y salvo por retiro GTH-PCSVIR- FM-05 Área Responsable Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacion es Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacion es Cargo responsable Registros Base de Datos Aplicativo de Gestión de Inventarios. Punto de Control Verificar Base de Aplicativo de Gestión de Inventarios. Paz y Salvo Verificar por Retiro Formato de GTH- Paz y salvo PCSVIR-FMfirmado 05

10 10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 30/11/2012 Página: 10 de 12 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Todas las Dependencias Funcionarios Todas las Depedencias Director, subdirector y Jefes de Oficina Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones Subdirección Administrativa y Financiera Subdirector(a) Administrativo(a) Subdirección Administrativa y Financiera Almacenista General Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones Técnico Operativo Inicio Solicitar concepto técnico Generar concepto técnico Adquirir el Hardware y/o Recibir el bien adquirido Generar la necesidad Comunicación Oficial Interna y/o Correo 4 Comunicación Oficial Interna Comunicación Oficial Internay/o Correo Electrónico Factura de Compra del Bien. Comunicación Oficial Interna Egreso de Bienes o Elementos- GALO- PCAE-FM-01 Solicitar Hardware y/o Formato de Solicitud de Bienes o Elementos GALO- PCAI-FM-01 Certificado de No Existencia GALO- PCAI-FM-02 7 Instalar el Hardware y/o correspondiente 1/2

11 Fecha: 30/11/2012 Página: 11 de 12 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Todas las Dependencias Todas las Depedencias Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones Subdirección Administrativa y Financiera Subdirección Administrativa y Financiera Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones Funcionarios Director, subdirector y Jefes de Oficina Subdirector(a) Administrativo(a) Almacenista General Técnico Operativo P/2 9 8 Validar Uso de Crear o Actualizar Hoja de Vida Electrónica Base de Datos Aplicativo de Gestión de Inventarios Hoja de Vida Electrónica. 10 Recibir Equipo de Computo. Paz y Salvo por Retiro GTH-PCSVIR-FM-05 Fin

12 Fecha: 30/11/2012 Página: 12 de ANEXOS N/A

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