TRAYECTORIA, PROCESOS Y TRANSFORMACIONES DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADAS DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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1 TRAYECTORIA, PROCESOS Y TRANSFORMACIONES DE LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADAS DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA Licda. Yorlenny Madrigal Vargas Mag. Rebecca Vargas Bolaños 1. Introducción Con la celebración del Tercer Congreso Universitario ( ), se plantean cambios en la estructura de la Universidad que van determinados por la especialización de las ciencias y las necesidades de la sociedad costarricense. En ese Congreso se aprueba la creación de la Vicerrectoría de Investigación, la Vicerrectoría de Acción Social y se implementan cambios en el sector académico con la conformación de áreas especializadas como la Facultad de Letras, Ciencias y Ciencias Sociales; además, se forman los institutos y centros de investigación. Para el desarrollo de esta nueva estructura universitaria surgen en el seno de cada área diferentes unidades de información, que por su naturaleza especializada presentan diversos tratamientos y enfoques informativos diversos según la disciplina y las necesidades específicas de cada instancia donde se encuentran adscritas. Algunas de ellas tienen más de 40 años de ofrecer sus servicios de información, por lo que su posicionamiento en la comunidad universitaria y en la sociedad costarricense es un hecho constatable. Estas unidades de información trabajan con objetivos, metodologías y políticas de selección y análisis de información distintos y complementarios con los establecidos en una biblioteca general universitaria con la que, de hecho, han coexistido todos estos años. 1

2 La motivación para el surgimiento de las mismas, fue la demanda de cada entidad a desarrollar sus capacidades de investigación, mejorar sus sistemas de enseñanza y formación, a fin de ajustarlos a las necesidades de desarrollo político, social y económico de la comunidad en la que están inmersas. Éstas han ido integrándose en redes afines a su especialidad, ya que han tomado conciencia que la información aumenta su valor una vez que se intercambie o se consuma y el trabajo en red es uno de los medios más efectivos de comunicar, transferir, intercambiar y suministrar información. Para Tissera (2008, p. 1), las necesidades particulares de cada biblioteca o centro de documentación universitario buscan "diseñar, crear y organizar la información para dar servicios bibliotecario-documentales, con contenidos específicos fáciles de usar y con capacidad de llegar a los diferentes espacios universitarios, lo que hoy día, transforma la función del profesional en bibliotecología acorde con los nuevos servicios. Por lo que se puede decir que estas unidades, más que conformar un sistema de información aislado, deben realizar su trabajo en redes que se articulen alrededor de intereses comunes, para optimizar y potenciar los recursos, ya que es un intercambio entre productores de información, investigadores, instancias homólogas, otras unidades de información y, por supuesto, los usuarios y usuarias. Para las unidades de información especializadas es primordial la consolidación de la red que han conformado, para responder a las exigencias del modelo de investigación transdisciplinaria en la cual se encuentra inmersa la Universidad de Costa Rica. 2. Metodología utilizada y sustento teórico del estudio realizado El tipo de investigación utilizada en el estudio es de tipo básica o fundamental, ya 2

3 que se apoya dentro del contexto teórico y su propósito fundamental es desarrollar teoría sobre amplias generalizaciones o principios (Tamayo y Tamayo, 2003, p. 42). En la metodología se aplicó una primera fase de diagnóstico que permitió identificar las particularidades y componentes necesarios para conformar la red. En una segunda fase se hace una hoja de ruta que implica una propuesta ante el Consejo Universitario del funcionamiento de la red en el año 2010, por otro lado se inscribe el proyecto Consolidación de la Red de Unidades de Información Especializadas (RUIE) de la Universidad de Costa Rica en el Programa de Investigación sobre Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en los Procesos Educativos: Alfabetización Informacional, Digital, Multimedia (ALFIN), Virtualización y Mentorización en Entornos Inmersivos. Por medio del proyecto se han venido cumpliendo algunas de las acciones y objetivos que nos permitan consolidar e institucionalizar la RUIE. Otro esfuerzo que se realizó a fin de dar a conocer ante la comunidad universitaria la realidad de la red fue elaborar una ponencia ante el VI Congreso Universitario titulada Trayectoria, procesos y transformaciones de las unidades de información especializadas de la Universidad de Costa Rica. 3. Desarrollo del tema y resultados En América Latina la conformación de la mayoría de redes se dio dentro del sistema de las Naciones Unidas, por lo que los formatos de intercambio de información bibliográfica utilizados por la mayoría fue el de la CEPAL y bajo la plataforma tecnológica del software libre denominada Micro Isis desarrollada por UNESCO y posteriormente mejorada bajo el nombre de WinIsis, la cual es la base de muchos programas para administrar datos bibliográficos en las bibliotecas. Bajo ese marco, muchas de las unidades de información especializadas de la 3

4 Universidad de Costa Rica, adoptaron la metodología e ingresaron a participar en diferentes redes afines a sus intereses, lo cual les permitió fortalecer sus colecciones aumentando el valor de su información, mejorando servicios y visibilizando sus bases de datos en sitios de interés a nivel centroamericano y latinoamericano. Muchos años y experiencia en el manejo de la información documental a nivel mundial han venido mostrando que el modelo de red en el que los nodos (unidades de información) son independientes es mucho más eficiente y estable que un modelo de sistema centralizado, porque en éste último, siempre se corre el riesgo que cuando el nodo central se cae, la información de toda la red queda inaccesible. Por otra parte, el modelo de sistema centralizado, además de vertical, crea dependencias y vuelve más costosas las operaciones, pues se debe preveer una mayor seguridad ya que si el sistema se daña podría producir destrucción total o parcial de la información, o que provoca retrasos de alto costo. En la actualidad, lo importante es que los usuarios tengan acceso permanente a la información a través de una interconexión donde se muestre un conjunto organizado de información disponible con todos los componentes vinculados. El software con el que cuentan las unidades de información especializadas, se ha vuelto insuficiente dados los cambios acelerados en la tecnología para la gestión de la información. Por ello nos hemos avocado a buscar soluciones acordes con las políticas universitarias en cuanto a software libre, y así hacer frente a los nuevos requerimientos de una gestión moderna de la información. 3.1 Propuesta de cambio Desde el año 2003 las unidades de información especializadas hemos venido trabajando en forma conjunta para apoyarnos en aspectos técnicos, metodológicos y 4

5 de servicios, basándonos en la experiencia del CUUICS -Comunidad de Unidades de Información Especializadas en Ciencias Sociales- en donde participan varias de las unidades de información. Esa es la estructura por la que abogamos, un marco de trabajo colectivo que permita independencia en las políticas y los procesos e interrelación en el acceso y los servicios, respetando los ámbitos en que cada unidad se desenvuelve, sus objetivos, sus recursos técnicos o humanos. 3.2 Propuesta estructural a. Independencia de las unidades Se busca un tipo de gestión con un marco de independencia y descentralización, en el cual cada unidad pueda desenvolverse según sus necesidades ya que al homogenizar se desvirtúa y hasta se pierde la especificidad y nuestro espíritu es apostar a que se brinden servicios especializados. b. Autonomía funcional Cada unidad por pertenecer a áreas diferentes tiene su dinámica de trabajo propia, acorde con las necesidades de los usuarios a quienes sirve. Se necesita por lo tanto, independencia de acción para poder responder adecuadamente a los objetivos que se ha propuesto. c. Autonomía organizacional Las unidades de información especializadas pertenecen, por lo general, a Facultades, Institutos o Centros de Investigación. Se busca que su único ligamen organizacional sea con aquella unidad a la que se encuentra adscrita, esto con el fin de evitar una duplicidad de mando que provocaría conflictos laborales y diferencias en la toma de decisiones. 5

6 Es necesario establecer una política de desarrollo tecnológico institucional para unidades de información, que evite la dependencia de tecnologías privativas, y que ese recurso se utilice en la capacitación del recurso humano, para que pueda incursionar y desarrollarse en el uso de las tecnologías y aplicaciones gratuitas, logrando así un mayores competencias para enfrentar los retos tecnológicos y dar mejores servicios. Asimismo, permitiría compartir en nuestro país y la región tecnologías en el manejo de la información cumpliendo con uno de los principios de la Universidad de contribuir con la transformación que la sociedad necesita para el logro del bien común. d. Participación en redes y alianzas estratégicas a nivel universitario, nacionales e internacional La autonomía funcional lleva a que las unidades puedan dialogar y complementarse con otros sistemas afines. Este punto es muy importante, pues no contar con autonomía funcional impediría establecer alianzas estratégicas con sistemas especializados de instituciones homólogas para el intercambio de bases, productos, benchmarking, herramientas de trabajo, aísla la unidad y la confina a no tener futuros intercambios a nivel centroamericano y latinoamericano. Entre más se participe en redes, mayor será la visibilidad de nuestros recursos. La centralización de bases de datos de tipo general y especializadas en una sola plataforma conlleva a la anulación de la especialización y a la imposibilidad de un intercambio fructífero, por lo que es necesario mantener su separación. e. OPAC - plataforma de acceso a base de datos común cooperativa e independiente Se busca la utilización de protocolos abiertos de interoperabilidad que permitan el cosechamiento e intercambio de información independientemente de la aplicación 6

7 utilizada y la ubicación física del servidor y que la información pueda ser localizada y visualizada desde diversos puntos de búsqueda, incluyendo una interfaz o catálogo común. Ya se tiene la experiencia exitosa del CUUICS- Comunidad de Universitaria de Información en Ciencias Sociales-, en la cual convergen bases de datos de la Universidad de Costa Rica, y de la Universidad Nacional. Este es un ejemplo de unión de bases independientes, puestas a trabajar de manera tal que permite que usuarios de otras instancias puedan hacer uso de ella. Cada unidad desarrolla estudios y productos en forma independiente, al tiempo que permite que sus bases de datos puedan ser accedidas por nacionales y extranjeros. f. Independencia en toma de decisiones Es imprescindible que cada unidad, de acuerdo con la instancia a la que sirve, tome las decisiones concernientes a la gestión de los recursos con los que se cuenta, sean estos activos institucionales, como por ejemplo los libros, no importando su procedencia- compra, canje o donación-, los recursos humanos, los económicos o los de infraestructura, entre otros. g. Comités consultivos Cada unidad participante en la red de unidades de información especializadas, debe contar con un Comité Consultivo propio, que conozca la idiosincrasia del medio en el cual se encuentra inmersa, para que la toma de decisiones vaya encaminada a la satisfacción de necesidades acorde con los objetivos de la instancia mayor, sea esta Facultad, Escuela, etc. 7

8 h. Asignación de presupuesto Las unidades de información especializadas cuenta hasta el momento solo con pequeñas asignaciones presupuestarias por parte de las Facultades o Centros a los que pertenecen, pero sería importante que del presupuesto general que la Universidad asigna a las bibliotecas, se destinara una partida específica a cada una de las unidades especializadas debido al rol que han venido desempeñando en el desarrollo de la investigación científica y en la transmisión del conocimiento. 3.3 Propuesta funcional a. Especialización Desde hace ya bastante tiempo la Universidad se encamina hacia escenarios muy cambiantes, en los que toman cada vez más relevancia las especializaciones, los planes de estudio interdisciplinarios o transdisciplinarios tanto a nivel de licenciatura como de maestría, a trabajos finales en que convergen varias disciplinas afines. Esto obliga necesariamente a que nuestras unidades de información se enrumben por la misma senda y no se pierda lo que hasta ahora se ha logrado ante la poca especificidad de las bibliotecas de carácter general. b. Independencia en procesos técnicos La especialización obliga a que los procesos de catalogación, indización y clasificación de documentos sea exhaustivo. Los procesos técnicos en una biblioteca universitaria general no se realizan de la misma manera que en una especializada, una centralización de procesos no es conveniente e implicaría una duplicación, pues las bibliotecas especializadas se verían obligadas a reprocesar sus ítemes con los criterios que le exige su dinámica de trabajo y la interacción con usuarios de las especialidades que atiende. c. Utilización de herramientas especializadas para el análisis 8

9 El análisis de los documentos exige el uso de herramientas también especializadas como los tesauros (listas jerarquizadas de términos), o vocabularios propios de las disciplinas a las cuales se refieren los documentos. Una verdadera especialización del recurso humano solo se logra con la interacción con los usuarios y el contacto con los especialistas. d. Uso de software libre Atendiendo las directrices emanadas por el Consejo Universitario en su sesión 5574 del 13 de setiembre del 2011 se adoptará el software libre para el trabajo de la red de bibliotecas especializadas, para evitar a la Universidad la dependencia tecnológica y la alta erogación económica en software comercial, para invertir en otros rubros tales como acceso abierto a recursos informativos, compra de materiales y capacitación del personal, entre otros. e. Control de activos propios Las bibliotecas que conforman la Red de unidades de información tienen el personal profesional idóneo por lo que deberían llevar el control de sus propios activos. Todas las unidades deberían dar un informe a la Oficina de Control de activos de la Universidad de todos los recursos con los que cuentan sean estos libros donados, comprados o canjeados, equipo y mobiliario. f. Cooperación entre unidades En la Red se ha tratado de trabajar en forma cooperativa y coordinada. La elección del software que hemos hecho permitirá aún más la realización de esta práctica, ya que automáticamente con la anuencia entre unidades se podrán cosechar los registros. Esto implicaría un ahorro considerable de tiempo y de recursos, ya que se procesaría el material una sola vez. Asimismo, se facilitaría la diseminación de información y el préstamo interbibliotecario que hemos venido realizando entre 9

10 instancias afines con el propósito de satisfacer las demandas de nuestros usuarios. g. Elaboración de instrumentos técnicos en forma cooperativa Compartir una especialización permite trabajar con las mismas herramientas las cuales se van adaptando según la evolución de las ciencias. En forma conjunta con unidades de otras universidades, se han venido desarrollando instrumentos propios que permiten la normalización y el trabajo con los mismos parámetros, lo que facilita el posterior intercambio de información. h. Clasificación acorde a las necesidades La clasificación en las unidades de información especializadas se ha realizado tomando en cuenta la dinámica y las necesidades de cada una, ya que los sistemas generales, en la mayoría de los casos, no son aplicables debido a su generalidad. 3.4 Propuesta de servicios a. Servicios especializados Para que las unidades de información especializadas podamos dar servicios requerimos tener control de la base de datos, lo que aunado al conocimiento de los usuarios, nos permitirá gestionarlos con base en los cambios que se produzcan y a la dinámica de las unidades a las que pertenecemos, tomando en cuenta para ello el contexto internacional y las necesidades específicas de nuestros usuarios, por ejemplo en alfabetización informacional y a través de una adecuada diseminación selectiva de información y de otros servicios como digitalización de documentos en diferentes formatos, sitios web con información de su interés, y, conformación de repositorios especializados, entre otros. 10

11 b. Independencia en estudios de usuarios, análisis métricos La independencia de la base de datos juega un papel primordial para la realización de estudios de usuarios y análisis métricos, ya que es a través de las estadísticas de uso de los sistemas que se obtienen los insumos para monitorear el comportamiento de los usuarios y poder así tomar decisiones con respecto a la gestión de las unidades de información. c. Independencia en la gestión del préstamo La independencia es necesaria, ya que cada unidad tiene sus propias disposiciones de préstamo, como plazos, categorías de usuarios, tipologías de documentos, entre otros, las cuales se han establecido a lo largo de la interacción con sus usuarios. Asimismo, las unidades modernas requieren de aplicaciones y bases de datos que permitan la gestión de los préstamos que se realizan, los cuales se encaminan cada día más a una independencia del usuario para que sea él mismo quien realice sus transacciones. El software de gestión elegido busca ir implementando esta posibilidad, así como una mayor interacción del usuario utilizando las nuevas tecnologías y las posibilidades de la Web 2.0 para abrir canales que le permitan exponer opiniones que ayuden a otros usuarios. 4. Conclusiones y aportes La propuesta de la red ha permitido que las unidades especializadas de información que cuentan con muy pocos recursos económicos para su operación se fortalezca en formas de trabajo, capacitación y herramientas de libre acceso que les permita seguir operando eficientemente con tecnologías de tercera generación centradas en el usuario, lo que les permite ya no solo ser consumidores pasivos de información sino creadores de contenido en una comunidad virtual. 11

12 No todas las unidades han avanzado al mismo ritmo debido a las dificultades propias de las unidades participantes, por falta de recurso humano, ya que algunas de ellas cuentan solo con un profesional para a atender los servicios, sin embargo se le ha dado el acompañamiento para que pueda participar del proceso. El fin de la creación de la RUIE, es que se dé una mayor eficiencia en uso de recurso al tener una mayor visibilizarían y que genere vínculos de personas e instancias para el desarrollo de las actividades académicas y de investigación en cada centro participante. Con el uso de la red se busca promover y fortalecer el quehacer de los centros de trabajo participantes en la misma. En la actualidad es necesario poner en práctica estructuras que potencien una mayor articulación y vinculación entre unidades, internet ha marcado la pauta del tipo de estructura que se requiere en la actualidad, su concepción y funcionamiento ha desechado modelos de red que se dieron antaño, de ahí que ha sido una de las revoluciones de nuestra época y ha marcado el comienzo de una etapa histórica. La red busca a través de su estructura y políticas caminar al lado de las directrices que han promulgado las instancias superiores universitarias al dar énfasis a los estudios multidisciplinarios y transdisciplinarios, a través del análisis especializado de documentos; así como a aquellas que buscan el acceso abierto y la democratización de la información. Es necesario establecer una normalización de políticas de información que lejos de hacernos más dependientes permita que los profesionales puedan desarrollar más competencias acordes con las demandas actuales de la comunidad universitaria y la sociedad costarricense. 12

13 Referencias Madrigal Vargas, Yorlenny; Arguedas Ferreto, Leda y Vargas Bolaños, Rebecca. (2014). Trayectoria, procesos y transformaciones de las Unidades de Información Especializadas de la Universidad de Costa Rica. VII Congreso Universitario, Ciudad Universitaria "Rodrigo Facio", 21 de marzo. Tamayo y Tamayo, Mario. (2003). El proceso de la investigación científica. México: Limusa. Tissera, María del Rosario. (2008). Repositorios institucionales en bibliotecas académicas. Recuperado de 13