División de Gestión de Recursos Tecnológicos Adquisición de Licencias de Software para el Data Center

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1 1 de 5 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: N.A. Gestión Administrativa Gestión de Recursos Tecnológicos Los responsables (cargo o rol), están definidos en el ítem 6. Contenido de éste procedimiento Controlar y administrar el software legal en el Data Center de la División de TIC. Inicia con la solicitud de Adquisición de licencias del Sw requerido para la prestación de los Servicios en el Data Center de la Div TIC, y Termina con la instalación del Sw licenciado. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control 1 Realiza la solicitud para adquirir licencias de Sw requerido para la prestación de los Servicios en el Data Center de la Div TIC, por medio de correo electrónico o de forma escrita. 2 Da aval de la solicitud presentada. Jefe de Div TIC Correo electrónico o Documento de solicitud, cada vez que sea Visto Bueno, 3 Realiza solicitud del CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) debidamente justificado, ante Vicerrectoría Administrativa. Ver procedimiento PA-GA-5.2-PR-6 Egresos presupuestales. Jefe de Div TIC, secretaria Oficio remisorio, 4 Recepciona la solicitud del CDP aprobada y adjuntar la documentación necesaria para compra o licitación según sea el caso por normatividad interna de la Universidad y enviar a Vicerrectoría Administrativa., Secretaria y Jefe de Div TIC Oficio remisorio a la vicerrectoría Administrativa con los Documentos,

2 2 de 5 5 Recibe autorización de la compra directa o licitación correspondiente. Vicerrectoría Administrativa, secretaria y Jefe de la División de TIC Oficio de remisorio de aprobación de compra, cada vez que sea 6 Realiza la compra directa o licitación correspondiente. Área Inventarios y Adquisiciones Producto Sw o licencias 7 Recibe o descarga el Producto Sw o licencias respectivas. NOTA 1: Según el caso diligenciar Formato de Ingreso a Inventarios. Ver procedimiento PA-GA PR-14 Operación De Bodega. 8 Instalar el Producto Sw o licencias respectivas. OBSERVACIONES: Ingenieros Área de Registro en el Sistema de Recursos Físicos Bitácora de Registro, cada vez que sea Para la actividad 4, ver procedimiento según la cuantía de la compra: PA-GA-5.4-PR-2 - Apoyo en la Adquisición de bienes hasta 100 SMMLV PA-GA-5.4-PR-5 - Apoyo a la adquisición de bienes e insumos por licitación pública (Superiores a 100 SMLV) PA-GA-5.4-PR-7 Apoyo en la adquisición de bienes e Insumos importados 7. FORMATOS: N/A 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: SW: Software

3 3 de 5 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓ N: No CÓDIGO MODIFICACIONES PA-GA-5.3-PR-18 Construcción del procedimiento 10. ANEXOS: Anexo A. Convenciones de procedimientos Anexo B. Diagrama de flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Cargo: Fecha: REVISION Responsable Subproceso Cargo: Jefe División de TIC Fecha: APROBACION Responsable Proceso: Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

4 4 de 5 Anexo A. Convenciones de procedimientos SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

5 5 de 5 Anexo B. Diagrama de flujo del procedimiento COORDINADOR AREA DE SERVICIOS Y SERVIDORES DE INTERNET INGENIEROS AREA DE SERVICIOS Y SERVIDORES DE INTERNET JEFE DIVISION DE GESTION DE TIC VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA INICIO Realiza oficio de solicitud para adquirir licencias de Software requerido para la prestación de los Servicios en el Data Center mediante oficio o correo elctrónico Solicitud Entrega la solicitud al Jefe de División de TIC Recibe y revisa documentación El documento necesita ajustes? SI No Notifica cambios o modificaciones Da aval de la solicitud presentada y Suscribe documento Notifica cambios o modificaciones Realizar solicitud del CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) debidamente justificado, ante Vicerrectoría Administrativa Recibe Documentación y realiza tramite correspondiente «Ver procedimiento PA-GA-5.2-PR-6 Egresos presupuestales» Recepciona la solicitud del CDP aprobada y adjuntar la documentación necesaria para compra o licitación según sea el caso por normatividad interna de la Universidad CDP Enviar a Vicerrectoría Administrativa «Ver procedimiento PA-GA PR-1 Tramite y entrega de comunicaciones internas y externas» Recibe autorización de la compra directa o licitación correspondiente. Notifica al adquisiciones e inventarios mediante oficio de aprobación de compra «Ver procedimiento PA-GA PR-1 Tramite y entrega de comunicaciones internas y externas» Oficio de aprobación de compra Recibir y Revisan aprobación de compra Realiza la compra directa o licitación correspondiente El Software adquirido se entrega en medio físico? NO Registra ingreso del elemento «Ver procedimiento PA-GA PR-14» SI Reciben notificación, descargan el software si es e instalan el Producto Sw o licencias respectivas Notifica A la División de TICS FIN