CONSULTORÍA: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INTERNA DE PROMPEX PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES

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1 CONSULTORÍA: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN INTERNA DE PROMPEX PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES PRIMERA ETAPA: Optimización de los procesos de planeamiento (estratégico y operativo) y soporte al modelo de negocios de PROMPEX 1. Antecedentes En el marco de la estrategia comercial del Gobierno del Perú, cuyo objetivo es duplicar el valor de las exportaciones para el año 2006 con respecto al año 2001, MINCETUR Y PROMPEX, están realizando una importante reforma institucional para lograr este reto, a través de un incremento de eficiencia, productividad y reducción de costos operativos. Algunos aspectos fundamentales que pueden incidir en esta reforma son: PROMPEX ha pasado a formar parte del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo (creado en julio del 2002), mientras que anteriormente estaba adscrita a la Presidencia del Consejo de Ministros. Es una política de Estado trabajar bajo premisas de eficiencia, racionalidad y austeridad. Es política de Estado orientar sus actividades de apoyo hacia la descentralización, poniendo énfasis en las PYMES, así como en la lucha contra la pobreza. Se ha realizado la consultoría, Planeamiento Estratégico del Sector Comercio Exterior para el Viceministerio de Comercio Exterior y PROMPEX, la que ha llevado a PROMPEX a plantearse iniciativas sobre temas de importancia para una gestión eficaz y eficiente (estratégica y operativa) de la institución en el cumplimiento de sus funciones. 2. Objetivos General El objetivo general es contar con un sistema organizacional / administrativo dinámico, eficiente y transparente, por medio del incremento de la eficiencia y productividad, que permita también una reducción de los costos en los servicios que actualmente brinda PROMPEX hacia la comunidad empresarial, en particular, las PYMES y las regiones. 1

2 Específico 1. La ejecución óptima, eficaz, continua, e institucionalización de procesos de planeamiento (estratégico y operativo) y soporte al modelo de negocios de PROMPEX, para el posterior desarrollo efectivo y eficiente de una Intranet. Alcances de la consultoría 1. Desarrollar un Modelo de Negocios (identificación de unidades de negocio, mapeo de procesos y cadena de valor para cada una de ellas) de PROMPEX y su arquitectura de soluciones para los procesos estratégicos y operativos (considerando el flujo de información y los requerimientos tecnológicos). 2. Proponer soluciones para la ejecución óptima y eficaz del proceso de planeamiento (estratégico y operativo) de PROMPEX, en particular, la elaboración de planes institucionales y mecanismos de control operativo, administrativo y presupuestal. 3. Diseñar los Procesos hasta el punto en que queden listos para ser desarrollados en una Intranet institucional. De esta manera, se deberá contar con una secuencia lógica y metodológica que contribuya a una eficiente prestación a los clientes de PROMPEX, en particular, en las PYMES y las regiones. Personal y Perfil requerido Es requisito contar con un equipo de trabajo (empresa consultora) que garantice experiencia en los conocimientos y habilidades requeridos para el desarrollo de esta consultoría. Se requerirá especialización en Planeamiento Estratégico (experiencia con el sector público), Desarrollo Organizacional (diagnóstico, planeación, instrumentación), identificación y optimización de procesos, cultura organizacional y fortalecimiento institucional. En particular es recomendable que el equipo esté conformado por: 1. Un (01) Jefe de Proyecto quien deberá tener maestría, doctorado o especialización en Administración de Empresas, Economía, Ingeniería Industrial o similares; con experiencia profesional no menor de 10 años y experiencia relacionada con los conceptos mencionados en el perfil no menor de 5 años. Deseable con experiencia en gestión en exportaciones (en el ámbito nacional e internacional). 2

3 2. Dos (02) profesionales, con maestría, doctorado o especialización en áreas similares al Jefe de Proyecto, con un mínimo de cinco (05) años de experiencia profesional. Al menos uno de ellos debe tener experiencia en temas de comercio exterior o negocios internacionales. Experiencia en las demás áreas requeridas para el equipo también es recomendable. PROMPEX tiene la responsabilidad de facilitar y realizar las coordinaciones necesarias al interior de la institución para lograr los mejores resultados de esta consultoría. Entregables Se recomienda considerar los siguientes productos: 1. Modelo de negocios: Identificación, evaluación y propuesta para alcanzar mayor efectividad y eficacia de los procesos estratégicos y operativos de PROMPEX. 2. Diseño (arquitectura) de procesos para planeamiento (estratégico y operativo) para ser utilizados en el posterior desarrollo de una Intranet: Estrategia y estructura interna. Revisión y propuesta de documentación interna relacionada. 3. Diseño del manejo de la información: Coherencia de flujos de información, manejo de bases de datos, necesidades de infraestructura y tecnologías de información. 4. Integración de Entregables 1, 2 y 3. Diseño de una solución óptima y eficaz del proceso de planeamiento (estratégico y operativo) de PROMPEX. Debe considerar los planes institucionales (estratégico y operativo), mecanismos de control (operativo, administrativo y presupuestal), generación de indicadores (de gestión, seguimiento, administración de recursos, etc.) y creación de diversos reportes del estado de las actividades o programas institucionales. El trabajo de la consultora debe quedar consolidado en un documento final que deberá leerse de forma fluida, sin descuidar la comprensión del mismo y el análisis profundo. Asimismo, deberá presentar ilustraciones gráficas que plasmen el análisis realizado con proyecciones y comparaciones válidas. La Consultora deberá entregar un: 1) Primer Informe Parcial: deberá contener los entregables indicados en los puntos 1) y 2), mencionados anteriormente. 2) Segundo Informe Parcial: deberá contener revisión de entregables 1 y 2 más presentación de entregables 3 y 4. 3) Informe Final 3

4 El informe final deberá contar con la aprobación de la Dirección Ejecutiva de PROMPEX y del Coordinador General del Programa BID. Para cada entrega se solicitará 8 copias impresas y los archivos correspondientes en copia digital. Los informes serán sustentados ante funcionarios de PROMPEX. Duración y Fecha de Entrega El plazo de la ejecución de la primera etapa de la consultoría será de cuatro (4) meses calendario desde la fecha de suscripción del contrato. En ese sentido, el documento final y los demás entregables deberán ser presentados a más tardar el último día hábil del vencimiento del cuarto mes calendario desde firmado el contrato de locación de servicios. La Consultora deberá entregar el: 1) Primer Informe Parcial: a más tardar 60 días calendarios a partir de la suscripción del contrato. 2) Segundo Informe Parcial a más tardar 90 días calendarios a partir de la suscripción del contrato. 3) Informe Final: a más tardar 120 días calendarios a partir de la suscripción del contrato. Costo estimado de la consultoría y forma de pago El valor referencial de la consultoría, a todo costo (incluyendo impuestos), es hasta cuarenta y cinco mil dólares norteamericanos (US$ 45,000) Los pagos por la prestación de los servicios de consultoría se realizarán de la siguiente manera: A la firma del contrato : 30% A la presentación y aprobación del Primer Informe Parcial 30% A la presentación y aprobación del Informe Final : 40% 4

5 SEGUNDA ETAPA: Diseño, desarrollo e implementación de una Intranet para PROMPEX 1. Objetivos General Diseño, desarrollo e implementación de una Intranet para PROMPEX, en base al trabajo desarrollado en la primera etapa de la Consultoría. Específico Desarrollo de tres módulos principales para el planeamiento (estratégico y operativo) de PROMPEX. Alcances de la consultoría Para el diagnóstico y desarrollo organizacional, la consultoría debe basarse en los resultados de la Primera Etapa del Proyecto Modernización de la gestión Interna de Prompex para el desarrollo de las funciones de Promoción de Exportaciones: Optimización de los procesos de planeamiento (estratégico y operativo) y soporte al modelo de negocios de PROMPEX y considerar los siguientes alcances: 1. Implementación (estructuración, desarrollo de modelos informáticos y programación) de las soluciones propuestas en la primera etapa del Proyecto: Optimización de los procesos de planeamiento (estratégico y operativo) y soporte al modelo de negocios de PROMPEX 2. Las soluciones informáticas deberán ser aplicadas en una Intranet. 3. Se plantea preliminarmente que se desarrollen 3 módulos principales (sujeto a resultados del diagnóstico): Sistema de planificación y control presupuestario: Incluir el Plan Estratégico, Operativo y mecanismos de seguimiento y control, de acuerdo a directivas de PROMPEX. Contabilidad y Finanzas: Consiste en la posibilidad de hacer consultas al actual sistema de contabilidad (su base de datos) para proporcionar estados financieros a la Dirección Ejecutiva, en tiempo real. Procesos administrativos: Trámite documentario, logística (pedidos de compras, inventario, pasajes, 5

6 viáticos, etc.), archivo general, formatos diversos (órdenes de pedido de bienes, servicios, etc.) 4. La consultoría deberá viabilizar la vinculación de esta Intranet al Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que es una aplicación proporcionada por el MEF y de uso obligatorio para las entidades gubernamentales. 5. La consultoría deberá proponer soluciones de comunicación e integración entre PROMPEX y MINCETUR, manteniendo niveles de seguridad adecuados. Personal y Perfil requerido Es requisito contar con un equipo de trabajo que garantice experiencia en los conocimientos y habilidades requeridos para el desarrollo de esta consultoría: Experiencia en administración, planificación, presupuesto y control en entidades públicas. Experiencia en diseño, desarrollo e implementación de una Intranet y de Programas Aplicativos (software) a ser instalados en PROMPEX, de acuerdo a los requerimientos precisados en la Primera Etapa del proyecto: Optimización de los procesos de planeamiento (estratégico y operativo) y soporte al modelo de negocios de PROMPEX. En particular es recomendable que el equipo esté conformado por: 1. Un (01) Jefe de Proyecto quien deberá tener maestría, doctorado o especialización en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, de Sistemas o Gestión de Proyectos, con experiencia profesional no menor de 10 años y experiencia relacionada con los conceptos mencionados en el perfil, no menor de 5 años. 2. Dos (02) profesionales, con maestría, doctorado o especialización en áreas similares al Jefe de Proyecto, con un mínimo de cinco (05) años de experiencia profesional en diseño, desarrollo e implementación de Intranets y manejo de bases de datos. Experiencia en las demás áreas requeridas para el equipo también es recomendable. PROMPEX y MINCETUR tienen la responsabilidad de facilitar y realizar las coordinaciones necesarias al interior de cada institución para lograr los mejores resultados de este trabajo. Entregables Se deberán elaborar los siguientes entregables: 6

7 1. Elaboración de un Flujo de Trabajo ( Workflow ) general e integral, a partir del cual se base la propuesta de sistematización y automatización para el desarrollo de la Intranet para PROMPEX. 2. Elaboración de una propuesta de programa aplicativo (software) para el sistema informático integrado de automatización de los procesos administrativos mencionados en Alcances. Debe realizarse sobre una plataforma de Intranet en PROMPEX creando los permisos de acuerdo al perfil del usuario. Asimismo, considerar un diseño modular y escalable de servicios, actualizables según las necesidades de los usuarios. Nota: La consultoría deberá viabilizar la vinculación de esta Intranet al Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que es una aplicación proporcionada por el MEF y de uso obligatorio para las entidades gubernamentales. 3. Instalación y puesta en operación de la Intranet en PROMPEX. 4. Sesiones de capacitación para usuarios. Tomando en cuenta la complejidad del producto final, la Consultora, en coordinación con PROMPEX deberá fijar la cantidad de personas que se capacitarán y la duración de las sesiones de capacitación. El trabajo de la empresa consultora ( Workflow ) debe quedar consolidado en un documento final que deberá leerse de forma fluida, sin descuidar la comprensión del mismo y el análisis profundo. Asimismo, deberá presentar ilustraciones gráficas que plasmen el análisis realizado con proyecciones y comparaciones válidas. La consultora deberá entregar: 1. Informe Parcial del Flujo de Trabajo ( Workflow ) y propuesta del programa aplicativo; En este informe se deberá entregar el diagnóstico y recomendaciones para la automatización de los procesos que sean necesarios para el desarrollo de una Intranet. 2. Informe Parcial, instalación y pruebas de la Intranet. 3. Informe Final, instalación y pruebas de la Intranet, y desarrollo de sesiones de capacitación. A más tardar 120 días calendarios a partir de la entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. Los programas de la Intranet deberán estar instalados y funcionando adecuadamente. Se deberá incluir copias de respaldo (backup). 4. Desarrollar sesiones de capacitación al personal e PROMPEX para usos de Intranet 7

8 El informe final deberá contar con la aprobación del Director Ejecutivo de PROMPEX y del Coordinador General del Programa BID. Para cada entrega se solicitará 8 copias impresas y los archivos correspondientes en copia digital. Duración y Fecha de Entrega El plazo de la ejecución de la segunda etapa de la consultoría será de cuatro (4) meses calendario desde la fecha de entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. En ese sentido, el documento final y los demás entregables deberán ser presentados a más tardar el último día hábil del vencimiento del cuarto mes calendario desde la entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. La consultora deberá entregar: 1. Informe Parcial del Flujo de Trabajo ( Workflow ) y propuesta del programa aplicativo; a más tardar 30 días calendarios a partir de la entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. 2. Informe Parcial, instalación y pruebas de la Intranet. A más tardar 90 días calendarios a partir de la entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. 3. Informe Final, instalación y pruebas de la Intranet. A más tardar 120 días calendarios a partir de la entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. 4. Sesiones de capacitación. A más tardar 120 días calendarios a partir de la entrega del Informe Final de la Primera Etapa de la Consultoría. Costo estimado de la consultoría y forma de pago El valor referencial a todo costo (incluyendo impuestos) es hasta cuarenta y cinco mil dólares norteamericanos (US$ 45,000) Los pagos por la prestación de los servicios de consultoría se realizarán de la siguiente manera: A la firma del contrato: 30% A la entrega y aprobación del Informe Parcial: 30% A la entrega y aprobación del Informe Final: 40% NOTA: La duración de las dos etapas de esta Consultoría alcanza los 240 días como máximo y el presupuesto total para el desarrollo de las 2 etapas es de US$ 90,000. 8