PROPUESTA DE PROYECTO ISP CHILE- 25 Enero 2006 Versión Corregida

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1 NORMAS DE BUENAS PRACTICAS DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE FORMULAS MAGISTRALES Y PREPARADOS OFICINALES PROPUESTA DE PROYECTO ISP CHILE- 25 Enero 2006 Versión Corregida Instituto de Salud Pública de Chile Departamento Control Nacional/ Subdepartamento Químico Analítico Unidad de Magistrales

2 INDICE Páginas Introducción 4 Capítulo Preliminar 4 1 Antecedentes Legales 4 2 Objetivos 4 3 Requisitos Básicos de los Preparados 5 3.a) Preparados Magistrales 5 3.b) Preparados Oficinales 5 4 Definiciones 5 Capítulo I PERSONAL 7 I.1 Organización y Funciones 7 I.2 Requisitos 7 I.2.1 Responsabilidades 7 I.2.2 Calificación del Personal 8 I.2.3 Formación y Motivación 8 I.2.4 Higiene y Seguridad del Personal 8 Capítulo II PLANTA FÍSICA, EQUIPOS Y MATERIALES 9 II.1 Requisitos Generales 9 II.2 Requisitos Específicos 9 II.2.1 Recetario 9 II.2.1.a Oficina 9 II.2.1.b Área de Elaboración 9 II.2.1.c Bodega y Sector Independiente de Almacenamiento 11 II.2.2 Locales Anexos 11 Capítulo III RECURSOS, EQUIPOS Y MATERIALES 12 III.1 Requisitos Generales 12 III.2 Requisitos Específicos 12 III.2.1 Características de Equipos y Materiales 12 III.3 Materias Primas y Material de Acondicionamiento 13 III.3.1 Materias Primas 13 III Recepción y Cuarentena 13 III Control de Conformidad Aprobación/Rechazo 13 III Materias Primas Aprobadas 14 III Materias Primas Rechazadas 14 III Etiquetado 14 III Registro 14 III Almacenamiento 14 III.3.2 Agua 14 III.3.3 Material de Acondicionamiento 15 U Magistrales/ GCHC - 2 -

3 Capítulo IV ELABORACIÓN Y NORMAS OPERATIVAS DEL PROCESO 16 IV.1 Flujograma: Procesos y Ciclo de Elaboración de Preparados 16 Magistrales y Oficinales. IV.2 Evaluación de la Receta y Verificación de la Factibilidad 17 IV.3 Revisiones Técnicas Previas a la Elaboración 17 IV.4 Proceso de Elaboración 14 IV.4.1 Insumos 17 IV.4.2 Proceso de Elaboración de Preparados 18 IV.4.3 Categoría de Elaboración 18 Capítulo V GARANTÍA DE CALIDAD Y EL CONTROL DE CALIDAD 19 V.1 Control de Calidad 19 V.1.1 Materias Primas 19 V.1.2 Preparaciones 20 V Preparaciones en Proceso 20 V Preparaciones Terminadas 20 V a Para Preparados Magistrales 20 V b Para Preparados Oficinales 20 V c Rotulación 20 V.2 Reclamos 20 V.3 Autoinspección 21 V.4 Solicitud de Servicios externos a Terceros 21 Capítulo VI DOCUMENTACIÓN 22 VI.1 Documentación Legal 22 VI.2 Documentación Técnica 22 VI.2.1 Documentación Técnica General 23 VI.2.2 Documentación de Materias Primas 23 VI Registro de Ingreso de Materias primas 23 VI Registro de Especificaciones 24 VI Ficha de Control de Calidad 24 VI Documentación del Material de Acondicionamiento 24 VI.2.3 Documentación Relativa a Preparados Magistrales y 25 Oficinales VI Procedimiento Operativo Estándar de Elaboración y 25 Control VI Guía de Elaboración, Control y Registro 25 ANEXOS 26 Listados 26 Ficha 1 28 Referencias Bibliográficas 29 U Magistrales/ GCHC - 3 -

4 NORMAS DE BUENAS PRACTICAS DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE FORMULAS MAGISTRALES Y PREPARADOS OFICINALES (BPEF) INTRODUCCION La garantía de la calidad de los medicamentos fabricados industrialmente está reglamentada por la exigencia de las Normas de Buenas Prácticas de Manufactura para la Industria de productos farmacéuticos. Sin embargo, no existen disposiciones específicas para aquellos preparados elaborados en Farmacias y dado el progresivo empleo de este tipo de productos farmacéuticos, la complejidad de las operaciones procesos y equipos empleados lo existente aplicable a estos preparados se ha hecho insuficiente o no está convenientemente adecuado y actualizado a la realidad nacional actual. Esta característica dificulta, tanto su cumplimiento como su fiscalización y expone a un riesgo al paciente al no poder contar con preparados farmacéuticos seguros confiables y de calidad. El disponer de Normas para la Correcta elaboración de preparados Farmacéuticos Elaborados en Farmacias en nuestro país responde entonces a una necesidad nacional y normalizar esta labor farmacéutica conduce a su mejoramiento. Este tipo de iniciativa también ha surgido en otros países como España, Argentina, Brasil USA, Suiza, Italia, Francia y Cuba. CAPITULO PRELIMINAR 1.-Antecedentes legales El marco legal que rige a la elaboración de preparados magistrales en Chile está estipulado en diferentes cuerpos legales, el Código Sanitario, Reglamento de Farmacias (DS 466) Reglamento de Productos Farmacéuticos (DS 1876) Reglamento de Psicotrópicos y estupefacientes (DS(s) 405 y 404) y Guías que hacen referencia específica a éstos. En los distintos cuerpos legales señalados, se hace mención a los procesos que implica su elaboración en farmacias. 2.- Objetivo Establecer los requisitos de Buenas Prácticas de elaboración de preparados farmacéuticos en Farmacias que describa las condiciones generales mínimas que deben reunir el personal, los locales, Equipos y Materiales, además requerimientos para las materias primas utilizadas, los materiales de acondicionamiento, la elaboración, el control de calidad y su respectiva documentación. Asimismo, contemplar en este documento, todos los aspectos que influyan directa o indirectamente en la calidad de las preparaciones que se realizan en el Sector de la Farmacia destinado a su elaboración, incluyendo también el requerimiento de instrumentos legales (guías, check list, procedimientos, otros) que faciliten el autocontrol por parte de los fabricantes y la tarea de los fiscalizadores. De esta forma se contribuye a garantizar la calidad de los preparados que se elaboran en Recetarios de Farmacias asegurar el acceso al paciente de productos de calidad seguros y efectivos, independiente del lugar en que estos se elaboren. U Magistrales/ GCHC - 4 -

5 3.- Requisitos Básicos de los Preparados: a) Para Preparado Magistral: Disponer de una receta magistral prescrita por profesional habilitado destinado a un paciente determinado para ser elaborado en forma inmediata. b) Para Preparado Oficinal: Deberá corresponder a fórmula de listado oficial descrito en el Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial. Deberá cumplir los requerimientos de calidad en las materias primas utilizadas, respaldado por análisis vigente. El producto elaborado deberá tener el respaldo de la calidad final con el protocolo de análisis además del análisis que respalda a las materias primas. Tendrá consignado en el rótulo el periodo de validez otorgado, el que no podrá ser superior a 3 meses. Utilizar en la elaboración de estos preparados, materias primas que cuenten con el respaldo de calidad farmacéutica requerido. Para los preparados por simple división se deberá señalar en sus rótulos características que responden a la fecha de su envasado. 4.- Definiciones A los efectos de lo recogido en la presente norma se entiende por: 1. Área de preparación: zona reservada a las operaciones de elaboración y control de Calidad. 2. Calibración: conjunto de operaciones que determinan bajo condiciones especificadas la relación entre los valores indicados por un instrumento o sistema de medición material y los valores conocidos correspondientes a un patrón de referencia. 3. Contaminación cruzada: contaminación de una materia prima o de un preparado con otra materia prima o preparado. 4. Cuarentena: Condición durante la cual las materias primas, los materiales de envase y empaque, los preparados intermedios, los preparados elaborados a granel y los preparados terminados, se encuentran temporalmente con prohibición de su empleo, distribución y dispensación, hasta el informe de autorización o rechazo, según el caso. 5. Documentación de un lote: conjunto de datos relativos al lote preparado, que constituyen la historia de su elaboración, acondicionamiento y control, que deben estar disponibles para cada lote en cualquier momento. 6. Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial: Texto Oficial, dirigido al Químico Farmacéutico de Farmacia, en el que se describen codificadas las monografías de fórmulas oficinales, reconocidas como tales por el Instituto de Salud Pública de Chile para estos fines incluye también otros antecedentes de apoyo técnico y normativo para el profesional elaborador. 7. Lote: Fracción específica e identificada de una partida o serie. U Magistrales/ GCHC - 5 -

6 8. Materia Prima: es toda sustancia, activa o inactiva, que es utilizada en las preparaciones y que interviene directamente en la elaboración de un preparado, sea que ésta permanezca inalterada, sea modificada o eliminada en el transcurso del proceso. 9. Material de acondicionamiento: cualquier material utilizado para contener un preparado en su presentación definitiva. Éste podrá ser primario (interno) o secundario (externo) según esté o no en contacto con la forma farmacéutica correspondiente. 10. Número de lote: combinación característica de números, letras o ambos que identifica específicamente un lote. 11. Partida o serie: cantidad de un producto obtenido en un ciclo de producción a través de etapas continuas y que se caracteriza por su homogeneidad. 12. Proceso de preparación: conjunto de operaciones, de carácter técnico, que comprenden la elaboración del preparado magistral o preparado oficinal bajo una forma farmacéutica determinada, su control y acondicionamiento siguiendo las normas de correcta elaboración. 13. Preparado en proceso: producto que ha pasado por todas las fases de preparación, excepto el acondicionamiento final. 14. Preparado magistral: producto farmacéutico elaborado por el Químico Farmacéutico o bajo su dirección conforme a formula prescrita por el profesional legalmente habilitado para ello. Es un preparado, son preparados en cada caso, para pacientes individuales, en forma inmediata, para uso exclusivo y de duración limitada según las normas técnica y científicas farmacéuticas. 15. Preparado oficinal: Producto farmacéutico, enumerado y descrito en Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial que es elaborado y garantizado por el Químico farmacéutico o bajo su Dirección. 16. Preparado terminado: medicamento que ha pasado por todas las fases de preparación, incluyendo su acondicionamiento en el envase final. 17. Procedimiento: conjunto de operaciones, precauciones y medidas que se deben realizar y/o aplicar a la elaboración de un medicamento, estén relacionadas directa o indirectamente con la actividad realizada. 18. Procedimientos operativos estándar (POE): Instrucciones descritas en el FFOO que han sido autorizadas para un proceso dado, para el desarrollo de operaciones, sea de un producto o de otro material de cualquier naturaleza (operaciones de equipos, su mantención y limpieza, validación, control y protección del medio ambiente, muestreo e inspección). 19. Recetario: Sección aparte, en el interior de la farmacia, destinada al desarrollo de operaciones de elaboración y control de calidad de fórmulas magistrales, oficinales y/o preparados por simple división, en espacio cerrado, debidamente circunscrita y convenientemente equipada para los procesos de acondicionamiento, etiquetado y control de las formas farmacéuticas, asegurando su adecuada conservación y acreditado para la elaboración. 20. Registro: Recopilación manual o informática de todos los datos relativos a la elaboración de preparados magistrales, oficinales y por simple división que permita facilitar su seguimiento, incluida la documentación general, la documentación de materias primas y la del material de acondicionamiento. 21. Sistema integral de la calidad: Infraestructura apropiada acorde con la estructura organizacional, con procedimientos y procesos integrados que aseguren que un producto o servicio cumple satisfactoriamente los requerimientos de calidad esperados. U Magistrales/ GCHC - 6 -

7 CAPÍTULO I PERSONAL I.1.- Organización y Funciones -Todo local de Farmacia, que tenga un Recetario, debe disponer de un organigrama el que especifique las jerarquías del Director Técnico y de los Químico Farmacéuticos supervisores, lo que quedará establecido de acuerdo a sus responsabilidades y funciones. Se especificarán los cargos de quienes desempeñen las funciones de elaboración y control de la calidad- El número de profesionales debe estar determinado según los requerimientos del establecimiento, lo que debe quedar estipulado en la autorización otorgada por la autoridad sanitaria. El Químico Farmacéutico que actúe como Director Técnico, debe precisar por escrito las funciones de todo el personal, debe organizar las tareas, preparaciones, procedimientos y supervisar su cumplimiento. Podrá delegar en otros farmacéuticos supervisores algunas de estas funciones. Estará apoyado según los lineamientos establecidos en la política de la empresa y los objetivos de calidad de la Farmacia. El profesional QF supervisor, responsable del Control de la Calidad, tendrá dependencia directa de la Gerencia de Farmacia para apoyar su gestión en lo referente a la planificación de la farmacia en función a la calidad de los preparados que allí se elaboran. Para una buena organización del trabajo, es el Químico Farmacéutico supervisor de elaboración quien debe controlar las distintas etapas de elaboración, y es quien debe precisar claramente y por escrito las atribuciones del personal en cada uno de los procesos. Las funciones de elaboración y control de calidad de cualquier preparado podrán ser asumidas por otra persona calificada que cuente con la formación necesaria para ello, quien estará bajo la supervisión directa y control directo del Químico Farmacéutico responsable del proceso. I.2 Requisitos I.2.1 Responsabilidades. El Químico Farmacéutico (QF) Director Técnico (DT) es quien tiene la responsabilidad de la Farmacia y de las preparaciones que se realicen en la oficina de farmacia a su cargo. Dependiendo de lo autorizado, podrá estar apoyado en las funciones específicas de elaboración y control de estos preparados con profesionales Químico Farmacéuticos supervisores calificados. En la etapa de evaluación farmacéutica, previo a la autorización de elaboración de una receta prescrita, el QF supervisor, encargado de su elaboración, será el responsable, de revisar si ésta cumple con las Buenas Prácticas de Prescripción y con los aspectos legales estipulados en el Reglamento aplicable a la elaboración de preparados magistrales y preparados oficinales en Farmacias (listados y otros). Interpretará la prescripción, verificará las dosis, evaluará que no existan incompatibilidades fisicoquímicas y/o farmacológicas de los ingredientes prescritos y definirá el vehículo, cuando éste no esté prescrito. El profesional QF supervisor, responsable del Control de la Calidad tendrá funciones totalmente independiente de las actividades de elaboración y es quien deberá velar por el control de U Magistrales/ GCHC - 7 -

8 calidad de todos los preparados. Entre sus responsabilidades están: Aprobar o rechazar todas las materias primas, materiales de envase, productos a granel y productos terminados, emitiendo la documentación correspondiente. Las responsabilidades asignadas al personal deben ser explícitas, específicas y no tan numerosas de tal forma de cumplir los objetivos de calidad, mantenerlos y evitar riesgos. En cuanto a la tenencia, custodia y expendio de los Estupefacientes y Psicotrópicos que se utilicen para la elaboración de estos preparados el Director Técnico de la farmacia podrá delegar esta función pero no la responsabilidad. I.2.2.-Calificación del personal -Todo personal que participe en la preparación de productos oficinales o magistrales debe tener la calificación, competencia y experiencia necesaria para la labor que realiza. La calificación del personal dependerá de los requerimientos de cada establecimiento. I Formación y motivación La calidad final del preparado elaborado en farmacia es la consecuencia a la directa relación, capacidad y competencia del Químico Farmacéutico y de sus colaboradores, es entonces fundamental el perfeccionamiento continuo del Químico Farmacéutico, quien deberá a su vez promover la formación científico técnico inicial y continua de las personas que intervienen en las operaciones de elaboración y control. La formación debe ir dirigida a destacar la importancia del estricto conocimiento y cumplimiento de estas normas de correcta elaboración y control de calidad de fórmulas magistrales y preparados oficinales, para conseguir el nivel de calidad exigido. La educación continua del personal debe ser documentada y garantizada por personal interno y externo. I Higiene y Seguridad del Personal. El Químico Farmacéutico supervisor encargado de un proceso determinado, será el responsable de definir por escrito las normas de higiene y de seguridad del personal, tomando como modelo lo descrito en el Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial (FFOO) y dejando claramente establecido, al menos, lo siguiente: a. La prohibición comer, beber, fumar, mascar chicle, y realizar cualquier actividad antihigiénica que pueda contaminar el lugar de preparación. b. Establecer el requerimiento de usar armarios asignados, ubicados en lugar determinado, para guardar la ropa de cambio y sus objetos personales. c. Disponer el uso y técnicas de vestimenta, según el tipo de preparación (delantales, gorros, cubre-calzado, guantes, mascarillas, etc). d. Recambiar la vestimenta en forma regular, cada vez y con la frecuencia que sea necesario. e. Establecer los procedimientos a seguir frente a problemas de salud de las personas, aludiendo desde simples afecciones o lesiones a la piel hasta otro tipo de afecciones más severas, especialmente si éstas son transmisibles. f. Promover los resguardos requeridos para con el tipo de producto y el manipulador, en casos específicos (campanas de flujo laminar, otro) y frente a situaciones de emergencias. g. Definir Normas de seguridad de las instalaciones. U Magistrales/ GCHC - 8 -

9 CAPITULO II PLANTA FÍSICA, EQUIPOS Y MATERIALES II.1.-Requisitos Generales: El lugar físico cumplirá con el requerimiento de la legislación vigente y calificación para realizar determinadas preparaciones (Ver anexo. Debe estar delimitado y circunscrito según: la forma galénica a elaborar el tipo de preparado y la cantidad que se elabora, o sea al número de unidades, peso o volumen. Tanto las instalaciones como el material instrumental e implementos, serán los adecuados y quedarán definidos a la categoría de elaboración autorizada. Se tendrá presente que, para determinadas preparaciones que por su naturaleza sea requerido, se podrá exigir precauciones complementarias. La preparación y el control de los productos se efectuarán siempre en áreas independientes. II.2.- Requisitos específicos II Recetario Sector debidamente circunscrito de la Farmacia, destinado a la preparación de productos farmacéuticos, el cual debe disponer de: a) una oficina b) área independiente de elaboración Sección de preparación Sección de control de calidad, Sectores de apoyo anexos a los laboratorios, c) bodega y sector independiente de almacenamiento. a) Oficina Espacio físico aparte, dentro del Recetario, destinado a las labores técnico administrativas del Químico Farmacéutico, convenientemente equipada con los elementos que faciliten su labor profesional. Deberá considerar estantes para el archivo de la documentación recibida y emitida, considerando entre ésta la documentación reglamentaria, el Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial y otros textos de consulta útil para las preparaciones. b) Área de Elaboración Sección de elaboración La sección de elaboración, debe estar adecuadamente diseñada y distribuida en función al tipo de preparaciones, a la cantidad que se pretenda elaborar y a la tecnología necesaria para ello, de tal forma de evitar la confusión, la contaminación durante las operaciones de preparación y asegurar una eficaz supervisión por parte del Químico Farmacéutico. En carácter orientativo, la superficie no debería ser menor a 12 m 2. Deben existir áreas diferenciadas para la elaboración de los distintos tipos de U Magistrales/ GCHC - 9 -

10 preparados magistrales y oficinales, sean éstos sólidos, semisólidos, líquidos, estarán diseñadas en función de la cantidad que se pretenda elaborar, con la capacidad adecuada. El área estéril debe estar diferenciada y separada del área no estéril. Las superficies (suelos, paredes, techos) deben ser lisas y sin grietas que permitan una fácil limpieza y desinfección. Se debe contar con adecuada protección contra insectos, roedores y otros. La superficie de trabajo en espacio suficiente, debe ser de material liso e impermeable, fácil de limpiar y desinfectar (cuando corresponda), inerte a sustancias agresivas. Se debe disponer de zona diferenciada donde ubicar el material, recipientes y utensilios pendientes de la limpieza. Asimismo, se debe disponer de las condiciones sanitarias adecuadas para la eliminación de basuras, aguas y sustancias de desecho residual. La zona de vestuario debe estar directamente conectada con el Laboratorio de preparación. El laboratorio de preparación debe estar adecuadamente equipado de agua potable, de fuentes de energía, sistemas de ventilación, equipos de extracción de aire, filtros para mantener un ambiente limpio libre de contaminación para las preparaciones y evitar el riesgo de exposición para el operador. La temperatura y humedad relativa ambiental deben quedar determinadas según la naturaleza de los productos. Se debe evitar la exposición de materias primas a luz directa durante procesos de elaboración. Sección de Control de Calidad -El diseño y las dimensiones de esta sección, si ésta existe en el Recetario, será tal, que sean adecuados para todas las operaciones que en él se realizan. Estará ubicado en un sitio independiente con el espacio suficiente que permita su adecuado funcionamiento, y permitir la instalación de los equipos e instrumentos requeridos, en forma adecuado, dejando el espacio suficiente entre uno y otro y con las condiciones de resguardo que técnicamente se requieran para cada cual. Debe estar dotado de un refrigerador con termómetro de máxima y mínima. En general, la estructura del laboratorio de elaboración y el de control de calidad deben estar conforme a la normativa vigente y debe responder a los requerimientos de la garantía de calidad. Sectores de apoyo y anexos a áreas de elaboración y control de calidad Sala de balanzas Se dispondrá de sala de balanzas independiente, en espacio cerrado circunscrito, en su defecto, se ubicarán en lugares alejado de corrientes de aire. Estará ubicada sobre mesa horizontal independiente y fijada al piso para evitar, en lo posible, las vibraciones. Si se dispone de mas de una balanza, debe tenerse en cuenta el espacio suficiente para facilitar la labor técnica del operador aunque debe estar apoyada en mesón de trabajo independiente, fijado al piso, para evitar las vibraciones. U Magistrales/ GCHC

11 Sala de lavado del material -Se debe disponer de un sector separado contiguo a los laboratorios, para el lavado del material, el que estará provisto de grifería de agua fría y caliente equipado con lavatorio de material liso y resistente, (idealmente de acero inoxidable) con sifón antiretorno. -Se dispondrá de una superficie de trabajo contiguo al lavatorio, de material liso e impermeable, inerte a colorantes y sustancias o solventes agresivos -Se dispondrá en esta sala de Estufa de secado para el material, de tamaño suficiente para la cantidad usualmente requerida para este proceso. La definición del espacio y su tamaño, dependerá de la cantidad de material usualmente utilizado. Sólo aquellas Farmacias con Recetarios muy pequeños, podrán ser eximidas de estas exigencias, no obstante deberán delimitar estos espacios para realizar estas tareas específicas. c) Bodega y sector independiente de almacenamiento Las materias primas y material de acondicionamiento deben ser almacenados en bodega especialmente adecuada, diseñada y equipada para este fin. Este sector estará provisto de una adecuada iluminación, ventilación y condiciones de temperatura y humedad determinada según la naturaleza de los productos que se manejen. Se dispondrá además de un refrigerador con termómetro de máxima y mínima, el que estará destinado al almacenamiento de productos termolábiles, sean éstos materia prima, producto a granel o cualquier producto que por su naturaleza requiera de una temperatura controlada. En general el área de elaboración debe estar equipada de armarios y estanterías con capacidad tal que permitan mantener limpios, protegido del polvo y de la luz el material requerido(si procede) para las preparaciones, la misma precaución para almacenar los productos termolábiles, sean estos materias primas, productos a granel o producto terminado. II.2.2. Locales anexos El baño no tendrá acceso directo desde la zona de preparación. Es conveniente disponer como requerimiento, la vigilancia por el mantenimiento y limpieza regular de vestuarios, baños y lavamanos destinados al personal. Se dispondrán de las medidas necesarias tendientes a prevenir los riesgos de contaminación del personal durante los procesos de elaboración, como el uso de toallas desechables, jabón líquido, entre otros. U Magistrales/ GCHC

12 CAPITULO III RECURSOS, EQUIPOS Y MATERIALES III.1. Requisitos Generales Para un proceso de elaboración, se dispondrá de equipos de un tamaño y diseño simple y adecuado para asegurar la correcta operación de los mismos y la correcta elaboración de los preparados. Estarán ubicados de tal forma que no obstaculicen el movimiento del personal y su manejo estará restringido al personal calificado y autorizado para ello. III.2- Requisitos específicos III.2.1 Características referidas a equipos y materiales Es importante que el material a utilizar sea: a) Del tamaño adecuado a los fines de uso al que está destinado. Ha de estar sometido a una mantención periódica y adecuada calibración. Se verificará, cada vez, previo al inicio de un proceso de elaboración o control de calidad, si se dispone de los medios adecuados para ello y se adecuará al tipo de preparado que se va a elaborar. b) De un diseño tal que se pueda lavar desinfectar y esterilizar fácilmente si es necesario. Se tendrá presente que ninguna de las superficies que estarán en contacto con el producto, puedan afectar la calidad del producto o de sus componentes. c) Verificar que ningún elemento que se utilice para el adecuado funcionamiento o mantención del aparato, instrumento o accesorio pueda reaccionar o contaminar el producto o sus componentes. Se tendrá especial cuidado en que todos los elementos que entren en directo contacto con un producto determinado, sean éstos instrumentos, otro accesorio o material, estén siempre convenientemente limpios antes de ser utilizados para el proceso de otro producto, para evitar así las contaminaciones de un producto a otro. El instrumental y otros accesorios que intervienen en la elaboración y el control de calidad deben mantenerse limpio y en buenas condiciones de funcionamiento. Tanto las operaciones de limpieza como su mantenimiento debe estar caracterizada por su efectividad, se realizará según Procedimientos Operativos Estandar que se especificarán por escrito. Se dispondrá que la limpieza se realice inmediatamente después su uso. Todo instrumento de medición ha de ser controlado y calibrado periódicamente según lo especifica el fabricante de tal forma de asegurar la exactitud de las lecturas, valores que deben ser registrados y conservados por un periodo de tiempo determinado. Es recomendable, antes de iniciar cualquiera medición o lectura, verificar su funcionamiento, especialmente las balanzas. El Recetario de cualquier farmacia debe asegurarse de disponer de los elementos mínimos requeridos para la elaboración y control de calidad de un determinado tipo de preparado magistral u oficinal para garantizar su calidad Ver listado Anexo al final. El equipamiento defectuoso, de ser posible, se trasladará fuera de las áreas de elaboración y control de calidad o al menos identificarse claramente como tal, registrando la fecha de su último uso. U Magistrales/ GCHC

13 III.3- Materias Primas y Material de Acondicionamiento El Químico Farmacéutico debe tener especial cuidado de la procedencia y calidad de las materias primas y material de acondicionamiento a utilizar en la elaboración de fórmulas magistrales y preparados oficinales. Las materias primas a ser utilizadas en la elaboración de preparados magistrales y oficinales se deberán ajustar a todos los requerimientos y limitaciones señalados en la reglamentación vigente referida a estos productos. Las posibilidades de suministros farmacéuticos son: Materias primas, sean estas principios activos y/ o excipientes adquiridas a Droguerías autorizadas y Agua, como importante elemento utilizado para la preparación de preparados magistrales y oficinales Material de acondicionamiento III.3.1 Materias primas Para los principios activos y excipientes se procederá según se describe a continuación: III Recepción y Cuarentena. En la etapa de recepción se debe verificar la integridad, aspecto y etiquetado de los envases. Como etapa siguiente, deberán registrarse y poner en cuarentena, en espacio determinado para ello, hasta su aprobación o rechazo. Este lugar estará separado, delimitado y señalizado para este fin. Para evitar confusiones, se dispondrá de un etiquetado especial del producto que permita distinguir las etapas de cuarentena y de conformidad o aprobación. Se dispondrá así mismo, de un lugar especifico destinado al almacenamiento de las materias primas aprobadas por el control de calidad. III Control de conformidad /Aprobación o rechazo. Las materias primas utilizadas para la elaboración de preparados magistrales y oficinales cumplirán los requisitos señalados en los textos reconocidos como oficiales. Existen dos situaciones a enfrentar: La materia prima es controlada por Laboratorio Externo de Control de calidad oficialmente autorizado por el ISP. En este caso se requerirá verificar, como mínimo, la identidad de las materias primas con alguna prueba analítica. Se registrará el número de referencia de control y boletín de análisis, proveniente de un centro autorizado respaldado bajo la firma del Director Técnico. Estos documentos y el resultado encontrado se archivarán junto al dossier de información. U Magistrales/ GCHC

14 La materia prima no está controlada por un centro autorizado. En este caso, la responsabilidad recae en el Químico Farmacéutico responsable de la Farmacia, quien tendrá la responsabilidad de realizar el control analítico completo de las materias primas suministradas, para verificar que cumplen con las exigencias contempladas en los textos oficiales vigentes en Chile, según lo señalado el Reglamento del Sistema Nacional de Control de productos farmacéuticos aprobado según Decreto Supremo 1876/95 en su artículo 45. También deberá registrar en ficha de control de calidad las operaciones y resultados de análisis efectuados a estas materias primas. Posterior a la aprobación o rechazo: Terminado el proceso anterior, cualquiera sea la situación, efectuado el control, el Químico Farmacéutico procederá de la forma siguiente: III Materias primas aprobadas: Se le dará un número de registro interno, propio al Recetario de la farmacia, el que será anotado en la etiqueta del envase que lo contiene. Posterior a ello se les dará el almacenamiento más adecuado, acogiendo las indicaciones entregadas por el proveedor. III Materias primas rechazadas: Se procederá a devolverlas al proveedor, o en su defecto, eliminarlas. Considerar para ello el riesgo en su manejo y peligrosidad. Mientras tanto, se mantendrán en lugar separado debidamente etiquetadas, dejando registro de su eliminación si así corresponde. III Etiquetado. En forma clara legible y precisa, constará como mínimo: a. Nombre de la materia prima, expresada con su denominación química o genérica. b. Número de registro interno otorgado, el que indicará que la materia prima ha sido controlada y aceptada y que permitirá constatar en cualquier momento, acudiendo al registro, el origen y la cantidad de la materia prima considerada. c. Fecha de vencimiento o, en su defecto, del próximo control analítico. d. Condiciones especiales de almacenaje, si las precisa. e. Cantidad y pureza III Registro. Se acogerá lo señalado en el punto Se cuidará de mantener un archivo ordenado con la ficha de control, el boletín de análisis, datos y detalles del etiquetado. III Almacenamiento. Se tendrá especial precaución respecto a las condiciones que aseguren a la materia prima una adecuada conservación tanto fisicoquímica como microbiológica, cuidando de evitar la ausencia de contaminación cruzada El Químico Farmacéutico debe vigilar la rotación del stock aprobado, asegurándose de su eliminación si están fuera de la fecha de vencimiento. El almacenamiento de aquellas sustancias tóxicas, inflamables, peligrosas, altamente activas así como el de sustancias controladas, requerirán condiciones especiales según lo señala la reglamentación vigente. U Magistrales/ GCHC

15 III Agua. Los recetarios deben estar abastecidos por agua potable que cumplan con las normas sanitarias vigentes. Esta, debe estar en continua presión positiva, el sistema de cañerías libres deberá estar libre de defectos y de contaminación. Por tratarse de uno de los elementos básicos en la elaboración de estos preparados, es el Químico Farmacéutico quien debe velar por asegurar en la Farmacia el uso de agua purificada, en conformidad a los requerimientos estipulados para la elaboración de un producto farmacéutico. La producción y purificación del agua en el propio establecimiento será tal, que permita dar cumplimiento a lo estipulado en el F.F.O.O. o alguna Farmacopea oficial. Los envases de reserva de agua deben estar limpios, libre de contaminantes, protegidos de insectos y roedores. Los controles de calidad fisicoquímicos y microbiológicos, deben realizarse en forma periódica, dejando adecuadamente documentado sus registros. Estos se pueden realizar en la misma Farmacia o por un Laboratorio externo de control de calidad autorizado. III.3.3. Material de Acondicionamiento. Para el Material de Acondicionamiento, entendiéndose como tal, el material de envase y empaque primario y etiquetas, se procederá de forma similar a lo descrito en el punto 6.5.1, serán registrados, verificados previo a su ingreso y almacenados en lugar y condiciones apropiadas. Todo material preimpreso restante no vigente, deberá destruirse dejando registrada su eliminación. U Magistrales/ GCHC

16 CAPITULO IV ELABORACIÓN Y NORMAS OPERATIVAS DEL PROCESO Las técnicas y procedimientos de trabajo utilizados en este proceso serán normalizados en conformidad con lo señalado en el FFOO, u otros textos oficiales vigentes y con las normas de correcta elaboración y control de calidad. La farmacia se ajustará a las condiciones previamente establecidas para un determinado Recetario. Se anotarán todas las operaciones realizadas durante la elaboración, información que quedará documentada. Se tendrá siempre presente que, antes de la preparación de una fórmula magistral o preparado oficinal, se revisarán todos los procedimientos de trabajo relacionados con su elaboración. Una adecuada organización del proceso evita errores, confusiones, omisiones o contaminaciones. Especial atención se tendrá sobre todos aquellos factores que puedan afectar a la estabilidad del preparado. IV.1. Flujograma: U Magistrales/ GCHC

17 IV.2.-Evaluación de la receta y verificación de la factibilidad. Previo al inicio de elaboración de un preparado, el Químico Farmacéutico responsable deberá evaluar la idoneidad de la preparación y la factibilidad de ello. Comprobará lo siguiente: La validez de la receta, si cumple según lo dispuesto en las Buenas Prácticas de Prescripción y lo legalmente estipulado en la reglamentación vigente, según lo cual se aprobará o rechazará su elaboración. La factibilidad legal, las condiciones y equipamiento requerido para la elaboración del preparado. IV.3.-Revisiones técnicas previas a la elaboración. 1. No tener en el área de trabajo otro producto, ni material ni documento ajeno a la preparación que se va a elaborar. 2. Disponer en el área de trabajo, de la documentación y material o equipamiento necesario, así como de las materias primas, de las que verificará el etiquetado, las condiciones de peligrosidad, toxicidad y el vencimiento. 3. Asegurarse que tanto el material o equipamiento a emplear funcionan adecuadamente. Verificar fechas de último control y calibrado de aparatos de medición y análisis. Especial cuidado se tendrá con las balanzas. 4. La limpieza tanto del área como de los elementos a utilizar, material y equipamiento. IV.4.- Proceso de Elaboración. Se llevará a cabo siguiendo los procedimientos descritos en la monografía específica del FFOO o texto oficialmente reconocido en Chile y acogiendo lo establecido en esta norma. IV Insumos. 1. Materias Primas: Las materias primas deben ser correctamente pesadas, medidas o subdivididas si es necesario por el farmacéutico o bajo su directo control. Para los principios activos se tendrá especial cuidado en las equivalencias de sales y bases y el cálculo numérico, poniendo especial atención a las cifras significativas, lo que será realizado o visado por el Químico Farmacéutico. Si éstas son tóxicas o de alta actividad farmacológica y/o estrecho margen terapéutico, el Químico Farmacéutico comprobará la pesada o medida. Siempre se utilizarán los procedimientos técnicos generales y se tomarán las precauciones necesarias en cuanto al riesgo del operador. 2. Material de Acondicionamiento estará limpio y en buenas condiciones. Será el adecuado, en función de la naturaleza, forma farmacéutica y estabilidad de la fórmula magistral o preparado oficinal, para garantizar su correcta conservación dentro del plazo de validez. 3. Agua. Se utilizará como materia prima el agua purificada. U Magistrales/ GCHC

18 IV.4.2.-En el proceso de elaboración de un preparado determinado, se observará lo siguiente: 1. Se dispondrá de los insumos aprobados, de procedencia conocida, de los procedimientos operativos estándar y de la guía de elaboración. En esta última quedará claramente descrito la lista de componentes, identificado el proveedor, la procedencia, la cantidad a elaborar, el orden de adición de componentes y la descripción del proceso. 2. Se dará cumplimiento a la correspondiente guía de elaboración, en un dossier para cada lote, identificado por el número del lote, el que reflejará el estricto cumplimiento de cada subproceso y que permitirá además, en todo momento, la reconstrucción del historial de la elaboración. Quedará entonces, reflejado en esta guía, todos los subprocesos hasta alcanzar el proceso completo. 3. Se procederá según los procedimientos operativos estándar descritos en el F.F.O.O. para cada tipo de forma farmacéutica a elaborar. 4. Se tendrá especial cuidado en lo siguiente: a. Los recipientes y material utilizado durante la elaboración, deben estar correctamente etiquetados, permitiendo, en todo momento, la identificación completa de las materias primas, productos intermedios o terminados y la fase en que se encuentra la elaboración. b. No se realizarán de forma simultánea o consecutiva en la misma área de elaboración productos distintos, salvo que no haya peligro de confusión ni contaminación cruzada. c. Si se trata de una preparado inyectable, se identificarán los puntos críticos, de máximo riesgo de contaminación u otro. d. El material excedente y material desechable se eliminará inmediatamente terminado el proceso tomando las precauciones que corresponda, si se trata de un material de peligroso o de riesgo. Se ubicará en el lugar específico determinado para ello. 5. Las operaciones de etiquetado se llevarán a cabo teniendo especial cuidado de evitar errores y o confusiones. Su contenido será según lo describe la normativa vigente. IV.4.3 La categoría de elaboración estará determinada por el grado de cumplimiento a requisitos específicos establecidos para cada cual, según lo describe documento anexo a estas normas. U Magistrales/ GCHC

19 CAPITULO V GARANTÍA DE CALIDAD Y EL CONTROL DE CALIDAD. Los principios generales de un sistema de Garantía de calidad incorpora dentro de si las BPM. El Recetario de Farmacia debe poseer un manual de BPM que incluya el control de calidad. El principal objetivo de un sistema de garantía de calidad es que se cumplan a cabalidad las BPM, es el poder asegurar que los productos y servicios estén dentro de los patrones exigidos y acordados y que los procesos que conllevan a su elaboración estén totalmente documentados y monitorizados. Abarcará desde la adquisición de materias primas y sus controles, que estarán validados, los procedimientos de limpieza escritos, la disponibilidad de equipos adecuados para una elaboración en Farmacias, su calibración y correcta manipulación. Todo esto, estrechamente controlado a través de auditorias internas y con la existencia de un programa de entrenamiento continuo del personal. Para los preparados elaborados se establecerán los plazos de validez; las instrucciones para el uso y almacenamiento de las fórmulas elaboradas. Se tendrá presente para ello que: -La calidad, eficacia del preparado depende de la competencia científica del Q.F, de su continua interacción con el médico prescriptor y con el paciente. -La calidad y la eficacia del preparado depende del correcto uso de los componentes, del cálculo y de las operaciones. -Los procedimientos establecidos son necesarios y se deben cumplir Se debe asegurar que los medicamentos sean almacenados, elaborados, distribuidos y dispensados de forma tal que su calidad sea la adecuada hasta su entrega al paciente. V.1.-Control de calidad. V.1.1 -Materias primas. Debe existir el espacio independiente para el desarrollo de esta actividad y un profesional capacitado para realizar el control de calidad. Se contará con las fuentes de consultas para cumplir adecuadamente las funciones del control de calidad (FFOO, Farmacopea, especificaciones, etc.). Los procesos de control de calidad de las materias primas, material de acondicionamiento y fórmulas manipuladas deben ser debidamente validados. Frente a las materias primas se procederá de la forma siguiente: a) En la recepción de materias primas verificar rótulos y embalajes. b) Verificar para cada cual, la existencia, de certificados de análisis claros y validados. c) Comprobar la pureza e integridad de todas las materias primas. d) Registrar por escrito los resultados de los análisis realizados a materias primas (solubilidad, ph, pto. Fusión, etc.). e) Mantener limpios los recipientes utilizados para el envasado y tener especial cuidado en evitar la presencia de cualquier contaminante como fragmentos de vidrio y/o partículas metálicas y eliminarlos en caso de estar presentes. Estos tampoco podrán presentar fisuras y tendrán que cerrar herméticamente. U Magistrales/ GCHC

20 V.1.2.-Preparaciones. V Preparaciones en Proceso. Todos los procesos deben ser validados, debido a que pueden ser causa de variabilidad en el producto final, como por Ej.: variación en el peso de las cápsulas, control de uniformidad y homogeneidad del mezclado, control visual y ph de soluciones. V Preparaciones terminadas. El control de calidad de las preparaciones terminadas se realiza mediante el cumplimiento de procedimientos señalados en el Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial (F.F.O.O.), los textos oficiales y según lo descrito en esta norma en punto 6.8. La responsabilidad de la aprobación o rechazo del preparado farmacéutico elaborado recae en el QF responsable. En el Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial se encontrarán descritos, por forma farmacéutica, los controles mínimos requeridos para los preparados terminados. V a Para los preparados magistrales. El control de calidad dependerá de la F.F (cápsulas, soluciones, cremas, etc.), y se requerirá, como mínimo, las características organolépticas, volumen o peso contenido promedio. V b Para los preparados oficinales. Será muestreado cada lote del producto terminado, se determinará su análisis, el que incluirá identidad y valoración, según lo describe el F.F.O.O. La Farmacia guardará y conservará un mínimo de dos contramuestras de cada lote, con el tamaño suficiente para permitir un examen completo de los preparados oficinales, en un lugar apropiado, hasta 6 meses después de su período de validez. V c Rotulación: Todo producto elaborado en Farmacias debe señalar en el rótulo el período de validez y especificar las condiciones de conservación. Para los preparados oficinales el periodo de validez a indicar será el establecido en la monografía oficinal del Formulario Farmacéutico Oficinal Oficial. Para las fórmulas magistrales el período de validez será de un mes, a partir de su fecha de elaboración. Los preparados magistrales estériles se deberán regir según disposiciones específicas para este tipo de preparados. Ver Anexo de Preparados Magistrales Estériles. V.2.- Reclamos. Todo reclamo referente a la calidad de los preparados, debe ser registrado y analizado. Los reclamos sobre la calidad de las preparaciones debe incluir: nombre del paciente, nombre del médico prescriptor, nombre del producto, Nº de clave o Rp, nombre del responsable del reclamo y Rut de éste. Todos los reclamos deben ser investigados dejando registro de sus conclusiones, lo que será de acceso a la autoridad sanitaria, si esto es requerido. U Magistrales/ GCHC

21 Cuando un lote de productos tiene deficiencias en la calidad, se debe comunicar a las autoridades sanitarias competentes. V.3- Autoinspección (Auditorias). a) La auto inspección en Recetarios de Farmacias debe realizarse, para asegurar el cumplimiento de las BPEF. c) La Farmacia designará a los auditores internos, constituidos por un grupo de personal experto en materia de calidad de los medicamentos o en su defecto podrá solicitar auditores externos. d) La auto inspección para verificar cumplimiento de las BPEF se hará periódicamente. Las conclusiones deben ser documentadas y archivadas. Su frecuencia será no menor a un año, dependiendo del procedimiento de auto inspección establecido, para evaluar la efectividad y aplicabilidad de esta regulación. d) Las conclusiones resultantes a las auto inspecciones, originaran medidas correctivas y preventivas, los que deben ser corregidas y/o consideradas para lograr el objetivo de mejorar la calidad de los productos. V.4.-Solicitud de Servicios Externos a terceros. En conformidad con lo establecido en la legislación vigente, cuando la realización de alguna fase de la producción de una preparación o de su control analítico se encomiende a otra entidad, se hará bajo un contrato en el que deberán establecerse claramente las obligaciones de cada parte. U Magistrales/ GCHC

22 CAPITULO VI DOCUMENTACIÓN. VI.1.-Documentación legal. Se dispondrá en la farmacia de: La Licencia o Certificado de autorización para el funcionamiento del Recetario, otorgado por la autoridad sanitaria, especificando la categoría de elaboración autorizada. El certificado de cumplimiento de las Buenas Prácticas de elaboración farmacéutica. Permisos especiales para el manejo de sustancias especiales. El libro de Recetas, Libro o registros oficial de elaboración específicos y otros, los que deben estar adecuadamente organizados y actualizados. Respaldo de la calificación del personal. La mantención de archivos de la documentación técnica de respaldo a las funciones de elaboración, control de calidad, y autoinspección organizados de tal forma que faciliten el seguimiento ante cualquier desvío de la calidad detectado. VI.2.-Documentación técnica. La documentación constituye una parte fundamental del sistema de garantía de calidad de los medicamentos preparados en la oficina de farmacia. Constituyen los registros escritos que evitan los errores inherentes a la comunicación oral o inadecuada interpretación o consecuentes a olvidos de datos no retenidos en la memoria. Permiten, al finalizar las operaciones, la reconstrucción histórica de cada preparación. También existe actualmente la opción de registros a través de medios informáticos, no obstante esta información debe estar periódicamente revisada y respaldada. Los documentos, en aquellos casos que se disponga más de un farmacéutico, podrán ser elaborados por cualquiera de ellos, pero tendrán que ser ratificados por el farmacéutico responsable del mismo, puesto al día periódicamente y, si fuese necesario introducir modificaciones, éstas también estarán fechadas y firmadas. La documentación fuera de uso ha de ser retirada para evitar confusiones. Los documentos deben ser elaborados revisados y distribuidos según una metodología establecida, firmados por el personal autorizado y por el profesional responsable. Ningún documento técnico podrá debe ser modificado si no cuenta con la autorización previa del responsable técnico. Los registros electrónicos se adecuarán a las exigencias establecidas por la autoridad sanitaria. Las características de estos documentos, se adecuarán a lo señalado en el F.F.O.O. y según lo descrito a continuación: Tendrán un título que exprese claramente su objetivo y contenido. Deberán estar escritos de forma tal que sean perfectamente legibles. Se redactarán de forma clara y concisa, debiendo ser fácilmente comprensibles por el personal que los va a manejar y estar en todo momento a su disposición. Deberán ser elaborados, fechados y firmados por el farmacéutico. Se archivarán y conservarán hasta, al menos, seis meses después del período de validez del preparado, sin perjuicio de aquellos casos regulados por normativa específica. U Magistrales/ GCHC

23 Si contienen Psicotrópicos y estupefacientes, deben ser archivados por 2 años. Se tendrán los registros en versión original, en 3 copias, ya sea como fotocopias, u otro medio, etc.) Serán de acceso a las autoridades sanitarias si estos son solicitados. La documentación básica estará constituida por: VI.2.1.-Documentación técnica general. VI Documentación relativa a las materias primas. VI.2.3.-Documentación relativa a las fórmulas magistrales y preparados oficinales. VI.2.1. Documentación técnica general. Constará, de Procedimientos generales (PG), destinados a otorgar al farmacéutico, las pautas de funcionamiento general del Recetario de la Farmacia. Se describe como mínimo. Procedimientos operativos estándar de limpieza de la zona o local de preparación y de materiales, indicando la frecuencia y los productos a utilizar. Procedimientos operativos estándar de mantenimiento y calibración del material y los equipos, así como sus programas de ejecución. Normas de higiene del personal. Atribuciones del personal que interviene en la elaboración. VI.2.2. Documentación de materias primas. Constará de los siguientes documentos: VI Registro de ingreso de materias primas. VI Registro de Especificaciones. VI Ficha de control de calidad ( ver ). VI Registro de ingreso materias primas. Es el conjunto mínimo de datos que se requiere para la identificación de cada materia prima que exista en la oficina de farmacia o servicio farmacéutico. Debe contener los datos siguientes: a. Número de registro interno. b. Nombre de la materia prima, expresada con su denominación química o genérica (Denominación.Común.Internacional). c. Proveedor. d. Número del lote. e. Número del control de calidad de la oficina de farmacia del proveedor o de un laboratorio de control de calidad acreditado. f. Fecha de recepción. g. Cantidad y número de envases. i Fecha de vencimiento, en su defecto, del próximo control analítico. j. Decisión de aceptación o rechazo, fechada y firmada por el Químico Farmacéutico. U Magistrales/ GCHC