La Solución Automatizada de Administración de Contenido

Transcripción

1 La Solución Automatizada de Administración de Contenido

2 CONTENTVERSE 8 CARACTERÍSTICAS Este documento es una mirada general a las facilidades incluidas en el Administrador de Contenido Contentverse. Este grupo básico de facilidades muestra porqué Contentverse es la opción preferida por las empresas pequeñas y medianas. A diferencia de otros sistemas, las facilidades que se describen están incluidas en Contentverse. PREGUNTE ANTES DE DECIDIR: Su actual solución de contenido, le ofrece todas las facilidades que se describen a continuación, por un mismo precio? La mayoría de los otros sistemas de Administración de Documentos requieren pagos extras para licenciar facilidades que son estándares en Contentverse. Sabemos que la solución total que ofrecemos puede rivalizar con cualquier producto competitivo tanto en facilidades como en costo. Facilidad Cualquier Formato de Archivo Ambiente Flexible Basado en Java Archivo de Tamaño Mínimo para Máximo Almacenamiento Fácil Uso A diferencia de otros sistemas de Administración de Documentos, Contentverse es compatible con más de 400 formatos de archivos. Usando el visor de Contentverse, que viene incluido en Contentverse, se puede visualizar cualquier archivo sin importar si la aplicación original está instalada. Contentverse es el único Sistema de Administración de Documentos que puede instalarse en Windows, Linux, (SuSe / RedHat), y otros ambientes. Usando las tecnologías más probadas y actuales de compresión, Contentverse ofrece opciones para el almacenamiento de archivos significativamente más pequeños que los productos competitivos, Otra característica de Contentverse es su facilidad de uso. El costo de entrenamiento y las llamadas a soporte son bajos porque Contentverse tiene un diseño simple y directo y una vez que se aprende es muy simple. Muy apropiado para las PYMES. Estructura tipo gabinete para archivadores, fácilmente reconocible y que emula su actual sistema de archivadores. Alta tasa de adopción Interfaz refinada, con el look Microsoft Orientado al usuario final Compatible con múltiples servidores (Windows, Linux) Almacena cualquier formato de archivo

3 Facilidad Familiar Revisión de Versiones Cualquiera que use Windows puede usar Contentverse, ya que fue diseñado para trabajar de la misma forma que el popular sistema operativo. Estilo familiar de Microsoft Soporta Drag-n-Drop Clic derecho para opciones, import Reconoce automáticamente la estructura de archivo Windows facilitando el import Cuando se hace un cambio a un documento, automáticamente se guarda una nueva versión, de manera que el usuario puede hacer seguimiento de cada versión del documento. Esta facilidad puede desactivarse basada en el tipo de documento y se pueden agregar comentarios a las modificaciones. Workflow Independiente del Hardware Seguridad Búsqueda de Texto en Documentos con Cualquier Formato Anotaciones Redacciones Servidor Web Workflow es un adicional disponible para Contentverse que automáticamente entrega documentos a las partes interesadas. Puede hacerse de forma serial o paralela y como cualquier característica de Contentverse, es muy fácil de usar. La información se puede almacenar donde el usuario quiera. Contentverse es totalmente compatible y flexible. Contentverse es el sistema de administración de documentos más seguro disponible en el mercado. La seguridad se presenta en varios niveles, incluyendo los siguientes: Encriptación a nivel de pagina Redacción flexible (ver sección Redacciones más abajo) Los archivos almacenados están disponibles en su formato nativo, pero almacenados en formato encriptado. Esto significa que nadie puede abrir los archivos sin la autenticación en Contentverse La Seguridad es determinada por el administrador para cada nivel de Contentverse. Se conceden permisos basados en ubicaciones específicas o gabinetes completos. Auditoría hace seguimiento de cada acción en Contentverse. Prevención de impresión de pantalla Una vez que los documentos importados son procesados por el OCR, su contenido queda disponible para búsqueda. Ahora encontrar un documento es simple porque el nombre de archivo/metadata ya no es el único campo disponible para la búsqueda. Esto es muy popular con usuarios finales que pueden buscar texto destacado a nivel de página. Para búsquedas más específicas se puede hacer búsqueda Booleana. Una facilidad que es común en programas más caros es el sistema de anotaciones, que en Contentverse está incluido. Esto le permite al usuario retocar una Imagen, Timbre (anulado, pagado, esto lo define el usuario), Pegar Nota, Destacar, Hyperlink, y Redactar. Esta anotación permite redacciones protegidas por password en documentos con información sensible. Usando esta facilidad dentro de Contentverse, la información se puede guardar, pero no se puede borrar permanentemente. Permite a los usuarios conectarse al servidor de Administración de Documentos vía IE y Firefox. Esta es otra facilidad que viene standard con Contentverse. Luce idéntica para el Cliente PC y permite la mayoría de las funciones.

4 Facilidad Métodos de Input Fácil para Compartir Documentos Retención de Registros Auditoría de Seguimiento Integración Directa con MS Office Integración Directa con Aplicaciones Novell Integración Directa con Aplicaciones Novell Permiten ingresar cientos de documentos indexados de una vez. Existen varias formas para agregar páginas. Clic derecho, enviar a Clic derecho, agregar página Drag-n-Drop desde el PC Drag-n-Drop desde la Bandeja de Entrada Escaneo directo a Contentverse Guardar directamente desde Microsoft Office Integración con GroupWise Integración con MFP (Impresora Multi Funcional) La Bandeja de Ingreso Global utiliza la inversión existente de una compañía importando archivos directamente desde la estructura de archivo existente. Contentverse hace fácil compartir documentos y ofrece al usuario varias opciones diferentes para hacerlo. Si tiene los derechos de Seguridad, el usuario puede escoger compartir los documentos de las siguientes formas: Fax Imprimir Exportar Enviar a Check Out Adicionalmente, al sacar páginas se puede escribir un Mini Visor para cualquier dispositivo de almacenamiento de manera que el receptor pueda ver las imágenes. Si se envía un entre 2 usuarios Contentverse, se puede insertar un Puntero de Referencia en el para hacer un link a otro documento en el sistema. Permite al usuario tomar una acción específica sobre un documento después de un periodo o basado en un valor encontrado en el documento. Esto ahorra tiempo de borrado de contenido antiguo. Las opciones incluyen: Hacerlo de solo lectura Mover el documento a otra carpeta Generar informe impreso Borrar Borrar Permanente No tomar acción Les da a los administradores la habilidad para auditar que acciones se llevan a cabo y por cuales usuarios. Monitorear cuando un documento fue impreso, visualizado, almacenado o movido. Permite guardar directo en Contentverse o guardar para un indexado posterior en su formato nativo. Integración con GroupWise vía Agente GroupWise, utilización de edirectory. Guardar directamente desde GroupWise en Contentverse como también buscar por contenido desde GroupWise. Integración con GroupWise vía Agente GroupWise, utilización de edirectory. Guardar directamente desde GroupWise en Contentverse como también buscar por contenido desde GroupWise.

5 Facilidad Utilizar las Inversiones Previas Accesos Directos Servicios de Notificación Búsqueda en Bases de Datos Carpeta MS Outlook Propiedades de la Carpeta Mini Visor Importación Automatizada de Datos Habilitador de Aplicaciones Acceso Web Auto Población de Campos Índices No hay necesidad de empezar desde cero. Si una compañía ya ha hecho una inversión en tiempo y dinero en programas e integración, Contentverse trabajará con esas inversiones. Soporta escáneres compatibles con TWAIN Soporta escáneres compatibles con ISIS Es independiente del Hardware Integración con MS Office Integración con Novell GroupWise Se pueden crear accesos directos a cualquier carpeta dentro de Contentverse. En vez de hacer todo el camino a ubicaciones comunes, el usuario puede crear un acceso directo que automáticamente abre la ubicación especificada. Las Notificaciones de Contentverse es un servicio que monitoreará un Sistema Contentverse por acciones particulares y notifica a usuarios específicos cuando ocurren esas acciones. Las notificaciones se envían vía . Permite la extracción fácil de datos desde Fuentes de datos existentes. Permite que reglas de Outlook encaminen documentos instantánea / automáticamente a Contentverse con un simple drag and drop. Esta facilidad le será familiar a cualquiera que haya usado Outlookt. Esta facilidad permite asignar valores índices estáticos a todos los documentos de una carpeta en particular, y permite al Admin establecer los valores por defecto, haciendo más fácil el uso del sistema. Estándar con Contentverse, el remitente puede sacar o copiar documentos para propósitos de auditoria en un maletín como una carpeta del sistema de archivo. Los documentos pueden ser revisados, guardados y devueltos a Contentverse. Si un documento se saca de Contentverse, se puede incluir un Mini Visor en el maletín de manera que las imágenes se puedan ver de forma segura fuera de Contentverse. Permite a los usuarios almacenar documentos en Contentverse provenientes de varias fuentes externas. Deja los documentos listos para las necesidades del negocio, lo cual ahorra tiempo y dinero. El Habilitador de Aplicaciones de Contentverse permite la integración con software de terceros sin la necesidad de entender lenguajes de software y programación. Los usuarios autorizados tendrán acceso a los documentos desde cualquier navegador web con conectividad web, incluyendo Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome, y más. Esto significa que los teléfonos inteligentes y tabletas también pueden acceder a Contentverse vía Web Access. Contentverse permite la auto población de campos índices usando OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para agilizar la importación y facilitarle el día.

6 En adición... En adición a las facilidades estándares que vienen incluidas con Contentverse, también están disponibles las siguientes facilidades Add-On Facilidades Features Adicionales for Contentverse para Contentverse Guardar Directamente desde MFP esignature Computhink tiene acuerdos con varios fabricantes de MFP (Impresoras Multi Funcionales) y Escaners para ofrecerle almacenamientos directo a Contentverse desde esos dispositivos. Consulte por más detalles. Firmar digitalmente documentos en Contentverse, de acuerdo a las regulaciones. Questions? Visit our website at or feel free to contact one of our representatives by at sayhello@computhink.com or by phone at (630)