Gestión de la información para el seguimiento de la deuda a través del PROYECTO DE AVISOS DE COBRO. Honduras C. A.

Transcripción

1 Gestión de la información para el seguimiento de la deuda a través del PROYECTO DE AVISOS DE COBRO Honduras C. A. Lic. Mercedes midence Zavala Gerente de Afiliación y Recaudación Mercedes.midence@ihss.hn Lic. Rosa Maria Maradiaga Sub-Gerente de Control Patronal rosa.maradiaga@ihss.hn 1

2 I. INTRODUCCION El proyecto de avisos de Cobro, implementado por el Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS), tiene como objetivo, unificar criterios y estrategias, para lograr la contención y recuperación de la mora a nivel nacional. En este Proyecto se define el método a Seguir para la categorización de la cartera en mora, clasificándola por montos, numero de facturas, antigüedad, controles a utilizar por el personal responsable de la gestión de cobro, la inducción e información que debe proporcionarse al patrono. 2

3 II. ANTECEDENTES PRIMERA ETAPA El inicio de la implementación del proyecto de avisos de cobro fue en julio 2007, las acciones realizadas fueron: 1.- Segmentación de cartera en mora: a.- Pequeños b.- Medianos c.- Grandes Contribuyentes 2.- Envió de Avisos de Cobro SEGUNDA ETAPA En el mes de diciembre del año 2007, analizamos los resultados obtenidos en este año, concluyendo que era necesario efectuar análisis de información en otros factores, para reducir más los índices de morosidad, se efectuaron las acciones siguientes. 3

4 1.- Se decidió continuar con la segmentación de cartera en mora, clasificándola en pequeños, medianos y grandes contribuyentes y el envió de avisos de cobro. 2.- Distribuir la cartera en mora para su tratamiento en: a) Mora nueva b) Mora intermedia c) Histórica 3.-Se efectuó un Diagnostico de causas de mora de empresas, desde el circuito de ingresos de los proceso de : a) inscripción b) facturación c) Recaudación e) Cobranzas 3.- Del análisis de información replanteamos otras estrategias de cobro para la recuperación de la mora obrero Patronal e introducimos 4 innovaciones al proyecto de avisos de cobro.

5 IV. DIAGNOSTICO ANALISIS CAUSAS DE MORA DE EMPRESAS CIRCUITO DE INGRESOS INSCRIPCION Desinformación Desconocimiento productos del IHSS falta capacitación e inducción del nuevo cliente Insatisfacción Patronos inscritos vrs.solvencia. Desconocimiento de su inscripción FACTURACION No recepción de planillas Poco Tiempo para el pago. Olvido de pago de planilla Desconocimiento proceso de altas y bajas Falta notificación de cambio Dirección de la empresa. No solicitan pasividad las empresas que dejan de operar Falta notificar cambio de propietario. GENERACION DE MORA RECAUDACION Falta diseñar propaganda agresiva Falta capacitación Fallas en el sistema de banco No se tiene Centro agresivos de cobro en puntos estratégicos (Ceiba y San Pedro Sula) Demasiada penalización al patrono en mora. No aceptación de Pagos de mora histórica a través de dacion en pago. Mora de patronos que ya han pagado. COBRANZAS Conducta de no pago del patrono Mora de varios años Vigencia de derechos a 60 días Incapacidad de pago del patrono Falta motivación falta implementar nuevas Modalidades de pago. Evasión Escasos gestores de cobro Falta de incentivos al buen pagador Falta equipo y recurso humano especializado en cobranzas. 5

6 Nuevo Proceso De Cobranza 6

7 IV.- NUEVO PROYECTO DE AVISOS DE COBRO El proyecto consta de tres medidas a utilizar para el tratamiento de la mora Medidas disuasivas * Llamadas de cobro por CALL-CENTER a todo patrono en mora. * Envío de Avisos de Cobro a todo patrono que esta en mora * Visitas de Inspectores a toda nueva empresa recién inscrita para inducción. * Llamadas preventivas y de inducción a todo patrono recién inscrito y que no esta en mora, efectuadas por Call-Center * Información al Patrono ( trifolios ) - inducción al patrono - Como afiliarse al IHSS - Colocación de Afiches en empresas - Como invierte el IHSS sus Cotizaciones Medidas persuasivas * Llamadas por Gestores de Cobro * Notificaciones * Requerimientos Medidas Ejecutivas * Elaboración de títulos Ejecutivos * Interposición de Demandas ejecutivas para el pago 7

8 FORMAS DE TRATAMIENTO DE LA MORA NUEVA (1-2 meses) ACCIONES A REALIZAR POR EL CALL CENTER PARA LA MORA NUEVA Recepción del listado de empresas recién inscritas por operadores de Call-center Dos Llamadas telefónicas como medida preventiva, al nuevo patrono - Una proporcionando inducción a las empresas ( fecha máxima de pago de planillas, fecha de altas y bajas, lugares donde realizar sus pagos. el porque deben pagar sus cotizaciones? - Una llamada un día antes de la fecha limite de pago de planillas, recordándole al patrono el pago de su planilla, para no incurrir en recargos. asignación de nuevas sujeciones con mora de 1 meses al operador, durante dos meses son su responsabilidad. ACCIONES A REALIZAR POR LOS GESTORES DE COBRO PARA LA MORA NUEVA Las nuevas inscripciones morosas después de un mese se traslada a los Gestores de cobro y es una cartera de mora prioritaria Es lo que llamamos mora nueva? Acciones o herramientas a utilizar por los Gestores de Cobro son: - Visitas - Llamadas persistentes - Encuestas - Notificaciones - Trifolios ACCIONES DE INSPECTORES Consulta planilla preelaborada sobre Nuevas inscripciones Inducción a Patronos recién inscritos 8

9 FORMAS DE TRATAMIENTO DE LA MORA INTERMEDIA (DE 3-12 MESES) Acciones Por Call Center: Entrega de cartera de mora de 3 4 meses a operadores de Call-Center Llamadas Persistentes de la cartera que será tratada por cada operador por un periodo de 2 meses Cuadro estadístico y de control de la cartera, así como la segmentación por topologías. Los patronos con las tipologias de TC (trasladado a cobro), el seguimiento para investigación se dará por parte de los gestores para seguir con otro procedimiento. Acciones Gestores de Cobro: Entrega de cartera a gestor de Cobro La cartera será ordenada de acuerdo a la Zona y cuadra.(la que solo cuenta con facturas morosas de 5 a 12) Luego se programaran visitas diarias, llevando para esto las herramientas como: formato plan de visitas, notificación de cobro. Cuadro estadístico y de control de la cartera, haciendo la segmentación por tipologias. Todos aquellos patronos serán analizado para determinar su futura situación que puede ser: para tratamiento y para depurar. 9

10 FORMAS DE TRATAMIENTO DE LA MORA HISTORICA ( MAS DE 12 MESES) Acciones Gestores de Acciones Vía Cobros Cobro: Judicial Entrega de la cartera en mora a cada Gestor de Cobro de más de 12 facturas La cartera será ordenada de acuerdo a la Zona y cuadra y Se programaran visitas diarias, llevando para esto las herramientas como: formato plan de visitas, notificación de cobro. Cuadro estadístico y de control de la cartera, haciendo la segmentación por tipologias. Todos aquellos patronos serán analizado para determinar su futura situación que puede ser: para tratamiento y para depurar; muchos de los casos también requerirán que sean nuevamente trasladados al CALL CENTER. Se trasladan casos que no se recuperan por la vía administrativa Se emite títulos ejecutivos Se entablan acciones pree-judiciales, para asegurar el resultado del juicio Se entablan demandas de pago 10

11 LOGROS OBTENIDOS 1. Los ingresos obtenidos en el 2006 fue de 2,532 millones y en el 2007 fue de millones, obteniendo un incremento del 14% originado por gestión de cobro y sujeción de patronos. 2. La gestión de Cobros empresa privada en el año 2006 fue de 281 millones y en el 2007 fue de 321 millones, obteniendo un incremento del 14% por Gestión de Cobro 3. La mora nueva de patronos inscritos en el año 2007, fue de un promedio del 41 % en numero de casos y del 14 % en facturación del total de patronos inscritos y en el año 2008 se redujo a un 11 % en numero de casos y a un 6% de facturación del total de patronos inscritos en los meses de enero y febrero 11

12 ORGANIGRAMA GERENCIA DE AFILIACION Y RECAUDACION Dirección Ejecutiva Subdirección Ejecutiva Gerencia de Afiliación y Recaudación Subgerencia de Control Patronal Sección Afiliación Subgerencia de Recaudación y Recuperaciones Sección Planilla Preelaborada Sección Cobranzas Vía Administrativa Sección Cobranzas Vía Judicial Área Régimen Especial y de Afiliación Progresiva Área Carnetización Área Call Center Regionales 12

13 ANEXOS Herramientas utilizadas para el tratamiento y segmentación de las mora en su distintas categorías 13

14 Nombre de la empresa: AVISOS DE COBRO LAINEZ ZELAYA OSWALDO Inscripción Patronal zona: 7 cuadra Señor patrono: El Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS), le hace saber que su empresa mantiene una deuda en concepto de Cotizaciones Obrero Patronales por el mes de ABRIL del año 2008; la cual asciende a LPS , la cual no incluye recargos y multas establecidos en la ley; ni la mora Obrero Patronal de meses anteriores. Por lo que le solicitamos, avocarse a las Agencias Bancarias autorizadas por el Instituto, para la cancelación de su deuda anterior junto con la planilla que actualmente le esta siendo entregada; para mayor información presentarse a las oficinas del IHSS. TEGUCIGALPA 09 DE MAYO DEL 2008 Firma Representante del IHSS 14

15 Segmentación de cartera por montos 15

16 REPORTES ESTADISTICOS PC = patrono contactado PN = patrono notificado NE= numero equivocado CND = contacto no disponible 16

17 Formas de tratamiento de la mora Historica 17

18 NOTIFICACION Tegucigalpa, M.D.C. de del año. No. Patronal: Razón Social: El Instituto Hondureño de Seguridad Social, le hace saber que su empresa presenta un saldo de morosidad de L.( ) por concepto de Cotizaciones Obrero Patronales, cuyo valor no incluye el monto que corresponde a multas e interés legales establecidos en la Ley; por lo que solicitamos que en el termino de cinco días hábiles, contados a partir de la presente notificación, se presente al departamento de convenios del IHSS; ubicado en el Edificio Administrativo de barrio abajo en la ciudad de Tegucigalpa. Lo anterior con el fin de llegar a un acuerdo mutuo, por la vía administrativa a fin de evitarle cargos adicionales en concepto de costos judiciales, de no atender esta notificación se procederá a la recuperación de estos valores a través de la vía judicial Para mayor información puede llamar al departamento de Cobros Judiciales Con el Abg. Alberto Rubio a los números , , y ; para concertar una cita y así elaborar un plan de pagos. (F) Visitador 18

19 No. Patronal: PLAN DE VISITA Razón social: Representante Legal: Dirección: Fecha de la visita Hora de Visita: Atendido Concluido Tipo de Negociación que se Concreto: Convenio Fecha Hora Efectivo Fecha Hora Observaciones: Nombre: Cargo: REQUIERE Nueva visita Requerimiento Llamada Plan de pago Prima Fracc. FECHA Actualización datos Nueva Razón social: Dirección: Teléfono: Fax: Correo electrónico: Rtn: Fijos: Firma 19