DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

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1 INFORME Nro. DFOE-SOC-IF de diciembre, 2014 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE SALUD SOBRE LAS CUENTAS DE ACTIVO FIJO Y DE GASTOS POR SERVICIOS PERSONALES, SERVICIOS NO PERSONALES, MATERIALES Y SUMINISTROS, TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y TRANSFERENCIAS DE CAPITAL DEL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO Página Nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN...1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 1 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 2 LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA... 2 METODOLOGÍA APLICADA... 3 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS...4 RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS REVISADAS... 4 CUENTA DE ACTIVO FIJO... 4 DEBILIDADES EN EL ARCHIVO Y RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTENIDA EN LOS EXPEDIENTES DE LOS VEHÍCULOS OTRA DEBILIDAD QUE PERSISTE... 5 AUSENCIA DE REGISTROS QUE RESPALDAN LAS DIFERENCIAS ENTRE LOS SALDOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA (SIGAF) Y DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (SIBINET) CONCLUSIONES...5

3 2 4. DISPOSICIÓN...6 A LA MBA. SANDRA BARRIENTOS ESCOBAR EN SU CALIDAD DE DIRECTORA ADMINISTRATIVA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO... 6 CONSIDERACIONES FINALES... 6 CUADROS CUADRO 1 CUENTAS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN SELECCIONADAS

4 INFORME Nro. DFOE-SOC-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? El estudio comprende una auditoría financiera en el Ministerio de Salud orientada a examinar las cuentas de Activo Fijo y de gastos por Servicios Personales, Servicios no Personales, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital del ejercicio económico Por qué es importante? El examen de las cuentas mencionadas contribuye al mejoramiento del sistema de control interno, a la confiabilidad de la información financiera-contable y a la transparencia en la gestión del Ministerio. Asimismo, sirve de sustento para que la Contraloría General de la República, emita el dictamen sobre los estados financieros de la Administración Central, en cumplimiento del artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nro Qué encontramos? De conformidad con los resultados obtenidos de la revisión de la información y documentación suministrada, el análisis y pruebas efectuadas, los criterios de materialidad definidos en esta auditoría y las normas aplicables, los saldos de las cuentas de Activo Fijo y las cuentas de gastos por Servicios Personales, Servicios no Personales, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital auditadas, se consideran razonablemente presentadas al periodo en estudio Con respecto a la cuenta contable de Activo Fijo, se identificaron debilidades de control en el archivo y resguardo de la documentación contenida en los expedientes de los vehículos, ya que en algunos casos se encontraba incompleto y sin foliar. Además, persiste la ausencia de registros de respaldo de los saldos de las diferencias que se presentan en las conciliaciones entre el SIGAF-SIBINET, situación que ya había sido señalada por esta Contraloría General mediante el Informe DFOE-SOC-IF , y en cuyo caso se giró la disposición 4.5, la cual a la emisión de la presente auditoría se encuentra en proceso de cumplimiento. Qué sigue? Se dispuso a la Directora Administrativa que defina e implemente acciones concretas para el adecuado archivo de los documentos que deben resguardarse en los expedientes de los vehículos institucionales.

5 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES INFORME NRO. DFOE-SOC-IF AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE SALUD SOBRE LAS CUENTAS DE ACTIVO FIJO Y DE GASTOS POR SERVICIOS PERSONALES, SERVICIOS NO PERSONALES, MATERIALES Y SUMINISTROS, TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y TRANSFERENCIAS DE CAPITAL DEL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. El presente trabajo se llevó a cabo en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nro. 8131, que establece que a más tardar el 1 de marzo el Ministerio de Hacienda deberá remitir a la Contraloría General de la República los estados financieros consolidados de los entes y órganos incluidos en los incisos a) y b) del artículo 1, entre otros, con el propósito de que esta Contraloría remita el informe correspondiente del Resultado Contable del período y su dictamen a la Asamblea Legislativa. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.2. Auditar las cuentas de Activo Fijo y las cuentas de gastos por Servicios Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital correspondientes al ejercicio económico del 2013, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.3. La auditoría comprendió la revisión selectiva de los registros y transacciones de las partidas antes mencionadas, del Ministerio de Salud, correspondientes al período 2013.

6 Se revisaron los registros efectuados de las transacciones financieras, así como los procedimientos utilizados para efectuar esos registros, y la documentación comprobatoria que los ampara. ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.5. Se contó con la información y documentación requeridas y con la colaboración de los funcionarios de los departamentos ministeriales involucrados en la revisión. LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.6. No se presentaron limitaciones en la ejecución de la presente auditoría. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.7. De acuerdo con el Balance de Comprobación del Poder Ejecutivo para el período 2013, el Ministerio de Salud presenta un activo total de , el cual está constituido por la cuenta contable Activo Fijo; asimismo, un total de gastos por A continuación, se desglosan los saldos de las cuentas auditadas en el siguiente cuadro:

7 La verificación de los expedientes y transacciones, así como la aplicación de procedimientos analíticos y pruebas de control, permiten afirmar que la evidencia de auditoría y los criterios de materialidad definidos proporcionan una base suficiente y apropiada para expresar la opinión sobre las cuentas de Activo Fijo y de gastos por Servicios Personales (Remuneraciones), Servicios No Personales (Servicios), Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital. METODOLOGÍA APLICADA El estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), y demás normativa atinente a los procesos de fiscalización El examen de las cuentas se llevó a cabo con base en muestras obtenidas mediante el software IDEA. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el pasado 10 de diciembre, 2014 en el Ministerio de Salud y estuvieron presentes los siguientes funcionarios: MBA. Sandra Barrientos Escobar, Directora Administrativa y Oficinal Mayor, y designada como representante por parte de la Dra. María Elena López Núñez, Ministra de Salud; MBA. Jorge Enrique Araya Madrigal, Director de la Dirección Financiera Bienes y Servicios; MBA. Adrián Vega Navarro, Jefe Unidad Financiera y el MRH. Javier Abarca Meléndez, Director Desarrollo Humano. Esta actividad se convocó mediante el oficio No (DFOE-SOC-0983) del día 10 de diciembre, El borrador del presente informe se entregó el 12 de diciembre, 2014, en versión digital, a la Dra. María Elena López Núñez, Ministra de Salud, mediante el oficio No (DFOE- SOC-0988) del 11 de diciembre, 2014 con el propósito de que en un plazo no mayor de cuatro días hábiles, se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Servicios Sociales las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido Sobre el particular, se recibió el oficio No. DM del 16 de diciembre, 2014, suscrito por la Dra. María Elena López Núñez, Ministra de Salud, en el que comunica que ese Despacho no tiene observaciones sobre el contenido del borrador del informe entregado.

8 4 2. RESULTADOS RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS REVISADAS 2.1. De acuerdo con los resultados obtenidos de la revisión de la información y documentación suministrada, el análisis y pruebas efectuadas, los criterios de materialidad definidos en esta auditoría y las normas aplicables, los saldos de las cuentas auditadas de Activo fijo y de gastos de Servicios Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital, se consideran razonablemente presentadas al periodo en estudio 2013 y de acuerdo con las normas técnicas aplicables. CUENTA DE ACTIVO FIJO Debilidades en el archivo y resguardo de la documentación contenida en los expedientes de los vehículos En visita realizada a algunas Áreas de Salud, para verificar la compra de vehículos en el periodo 2013, el registro del activo en SIBINET y la documentación de respaldo contenida en los expedientes de los vehículos, se comprobó que en algunos casos la documentación que consta en dichos expedientes se encontró incompleta y sin foliar; y en el mejor de los casos, la documentación faltante se encontró dispersa, en diferentes files Al respecto, se conoció que en algunas de las áreas de salud visitadas, las personas encargadas del resguardo del expediente del vehículo desconocían los procedimientos que se deben realizar para mantener y archivar la documentación La ausencia de una adecuada gestión documental impide el resguardo de la documentación, dificulta la rendición de cuentas y la revisión posterior de las operaciones que se realizan; asimismo, la ausencia de un procedimiento impide dar a conocer a todos los funcionarios la adecuada gestión de la documentación que respalda la información, de acuerdo con lo que lo señala la Norma de Control Interno 4.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público Además, la Norma de Control 5.4 de las citadas Normas, expresa que en relación con la gestión documental, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales. 1 Resolución No. R-CO La Gaceta No. 26 del 6 de febrero de 2009.

9 5 OTRA DEBILIDAD QUE PERSISTE Ausencia de registros que respaldan las diferencias entre los saldos del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (SIBINET) 2.6. De acuerdo con las conciliaciones que prepara ese Ministerio relativas a los saldos acumulados entre el SIGAF y el SIBINET al 31 de diciembre del 2013, se presentaron diferencias en las conciliaciones elaboradas por el Ministerio; no obstante no se logró identificar los registros que permiten respaldar esas conciliaciones. Al respecto, en el Informe DFOE-SOC-IF se estableció una disposición para que se incorporaran esos respaldos en las conciliaciones, como se transcribe a continuación: 4.5 Incorporar los respaldos en las conciliaciones de los saldos entre el SIGAF y el SIBINET, con el fin de detallar los saldos que componen las partidas conciliatorias y justificar apropiadamente las diferencias identificadas con el soporte correspondiente, considerando que el enunciado debe ser preciso a efecto de que se identifique su naturaleza y composición. Lo anterior, tomando como insumo la información que suministren los usuarios encargados de registrar y controlar los bienes en el SIBNET, la cual deberá ser analizada y consolidada A la fecha, esta disposición se encuentra en proceso de cumplimiento. 3. CONCLUSIONES 3.1. El Ministerio de Salud presenta de manera razonable los saldos de las cuentas de Activo Fijo y de gastos por Servicios Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital, correspondientes al año que finalizó el 31 de diciembre de Se observaron debilidades en el archivo y resguardo de la documentación contenida en los expedientes de los vehículos institucionales, por parte de algunas áreas de salud, lo que dificultó la localización de respaldos para verificar la operación de los vehículos e impidió tener certeza sobre la integridad de la documentación contenida en dichos expedientes La ausencia de registros que permitan respaldar los saldos de las diferencias que se presentan en las conciliaciones entre los sistemas SIGAF y el SIBINET, al 31 de diciembre

10 6 del 2013, es una situación que persiste. Al respecto, en el Informe DFOE-SOC-IF se emitió la disposición 4.5, y ésta se encuentra en proceso de cumplimiento. 4. DISPOSICIÓN 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emite la siguiente disposición, la cual es de acatamiento obligatorio y deberá ser cumplida dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de la disposición emitida, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tal disposición. A LA MBA. SANDRA BARRIENTOS ESCOBAR EN SU CALIDAD DE DIRECTORA ADMINISTRATIVA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.3. Definir e implementar acciones concretas para el adecuado archivo de los documentos que deben resguardarse en los expedientes de los vehículos institucionales. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General de la República, a más tardar al 31 de marzo de 2015, una certificación en la que consten las acciones definidas y se informe sobre su implementación y comunicación a los funcionarios responsables. Ver los párrafos del 2.2 al 2.5 del presente documento. CONSIDERACIONES FINALES 4.4. La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de la disposición anterior, deberá remitirse, en los términos antes fijados, al Área de Fiscalización de Servicios Sociales de la Contraloría General de la República. Ese Ministerio debe designar y comunicar a esa Área, en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir del recibo de la comunicación del informe, el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que fungirá como el contacto oficial con esa Área con autoridad para informar sobre el avance y cumplimiento de la disposición correspondiente De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el presente informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán interponerse dentro del tercer día a partir de la

11 7 sesión de Junta Directiva inmediata posterior al recibo de la comunicación del presente informe, correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica INFORME NRO. DFOE-EC-IF-14-2013 20 DE DICIEMBRE DE 2013 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA LIQUIDACIÓN

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