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1 Descripción del ambiente de trabajo Entrar y salir de la aplicación Para ingresar a la aplicación Microsoft PowerPoint 97, los pasos que se deben seguir pueden ser los siguientes: A través del botón : 1. Seleccionar el botón Inicio localizado en la barra de tareas de Windows. 2. En el menú que se despliega, señalar la opción Programas. 3. Posteriormente y dependiendo de cómo estén configurados los grupos de programas, puede existir una opción de menú que agrupe las aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, señalar dicha opción la que desplegará un nuevo menú en el que se localiza una opción para Microsoft PowerPoint; y sobre ésta, hacer clic para su ejecución. A través de un Acceso directo: 1. También se puede acceder a PowerPoint utilizando un icono de programa que se localice sobre el escritorio de Windows. En tal caso, hacer doble clic sobre el mismo para ejecutar la aplicación. Ejecutando directamente un archivo asociado a la aplicación: 1. Abrir el Explorador de archivos o Mi PC. 2. Buscar el archivo (representado por el icono que indica el tipo de archivo con extensión *.ppt) que se desea abrir conjuntamente con la aplicación que se utilizó para su creación. 3. Hacer doble clic sobre el archivo. PowerPoint se ejecutará abriendo dicho archivo, o sea presentándolo en pantalla para su posterior manipulación. Cuando se finaliza una sesión de trabajo con PowerPoint, se puede salir de la aplicación con alguna de las siguientes opciones: Seleccionar la opción de menú Archivo, y luego la opción Salir. Hacer doble clic sobre el cuadro Menú de control de la ventana Microsoft PowerPoint. Hacer un clic sobre el botón Cerrar de la ventana Microsoft PowerPoint. Guía del Usuario Página 9

2 Si al salir PowerPoint detecta que se tienen archivos que se han modificado y aún no se han guardado, pedirá confirmación para almacenar o no dichos archivos. Una vez resuelto, la aplicación terminará y se regresará al escritorio de Windows o a otra aplicación que se tenga abierta en ese momento. Ayuda en Microsoft PowerPoint Siempre es bueno saber cómo manejar el sistema de Ayuda de cualquier programa. Una manera de hacer uso del sistema de ayuda de PowerPoint es por medio de la opción Ayuda del menú principal. Éste presentará un menú con distintas opciones donde se podrá escoger cual es el tipo de ayuda requerida. Contenido e índice Al seleccionar la opción Contenido e índice, se despliega un cuadro de diálogo Temas de Ayuda. Este cuadro presenta tres fichas a través de las cuales se puede acceder a las diferentes partes del sistema de ayuda. La ficha Contenido despliega los más importantes niveles de información que presenta el sistema de Ayuda de PowerPoint. Para ver qué temas se encuentran dentro de una categoría específica, hacer doble clic en el icono de libro que la representa. Para ver un tema en particular dentro de ésta, hacer doble clic sobre el mismo. Así mismo si se desea cerrar un libro abierto de la lista, hacer doble clic sobre el mismo. La ficha Índice ofrece una lista de temas de ayuda en orden alfabético. Este índice es bastante útil cuando no se puede localizar un tema de ayuda en particular en el contenido de temas de ayuda. Página 10 Guía del Usuario

3 Para localizar un tema de ayuda en particular, escribir el tema o parte de él en el cuadro Escriba las primeras... Una vez que PowerPoint muestra la entrada del índice seleccionada en la lista, hacer clic en Mostrar o hacer doble clic sobre la entrada. Otra forma de localizar un tema, es desplazándose por la lista de entradas del índice utilizando la barra de desplazamiento, una vez localizado en dicha lista, hay que seleccionarlo y hacer clic en Mostrar o hacer directamente doble clic sobre el mismo. PowerPoint mostrará para el elemento seleccionado un cuadro de temas encontrados (si es que existen). En el mismo, se debe seleccionar el tema deseado y hacer clic en Mostrar o hacer directamente doble clic sobre dicho tema. Tener en cuenta que el sistema de Ayuda de PowerPoint es similar al sistema de Ayuda de Windows y de las otras aplicaciones de Microsoft Office. Sugerencias en pantalla Las sugerencias en pantalla muestran información acerca de los diferentes elementos presentes en la misma. Para ver una sugerencia en pantalla acerca de una opción de un cuadro de diálogo, hacer clic en el botón de signo de interrogación que se muestra y, a continuación, hacer clic sobre la opción que se desee. Si el cuadro de diálogo no presenta este botón, se debe seleccionar la opción deseada y, a continuación, presionar la tecla!. Para que aparezca una sugerencia en pantalla acerca de un comando del menú, un botón de la barra de herramientas o una región de la pantalla, seleccionar el comando Qué es esto? en el menú Ayuda y, a continuación, luego de que el puntero del ratón adopta la forma flecha con un signo de interrogación, hacer clic en el elemento acerca del cual se desee una ayuda. Guía del Usuario Página 11

4 Descripción de la pantalla de PowerPoint Cuando se ingresa a PowerPoint, es decir, cuando existe la posibilidad de crear y manipular objetos a través de los menús y herramientas que proporciona el programa, se dice que uno se encuentra en el ambiente PowerPoint. PowerPoint 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows y los elementos que se visualizan en la misma son muy parecidos a los que se muestran en las otras aplicaciones de Office. La vista por defecto que proporciona PowerPoint es la vista Diapositiva. Barra de Título Barra de Menú Reglas Barra de Herramientas Modos de visualización Barra de Estado Barra de desplazamiento Barra de título. La barra de título situada en la parte superior de la ventana indica el nombre de la aplicación y el nombre del archivo de presentación que se encuentra abierto o que se esté editando en ese momento. PowerPoint asigna a la presentación que no se ha guardado un nombre de presentación determinado Presentación 1, y mantiene este nombre hasta que se la guarde con el nombre que se especifique. Si se abriera una segunda presentación en blanco, se la nombraría como Presentación 2, y así sucesivamente con todas las presentaciones que se comiencen. Además se visualizan en esta barra: a la izquierda, el icono del Menú de control que contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana; y a la derecha los botones correspondientes a estas acciones. Página 12 Guía del Usuario

5 Barra de Menú. La barra de menú, que se encuentra situada debajo de la barra de título de la ventana, presenta los diferentes menús disponibles para la aplicación. Cada menú contiene una lista de diversos comandos que se utilizarán según las necesidades. A la derecha de alguna de las opciones de los distintos menús, se muestra la combinación de teclas que ejecutan de forma directa algunos de estos comandos. Otras opciones de menú tienen representado el botón localizado en algunas de las barras de herramientas. Barra de Herramientas. Las barras de herramientas contienen botones de acceso rápido de las operaciones más comunes o frecuentes que se pueden realizar. Estos permiten acceder o ejecutar una determinada acción u operación sin tener que recorrer las diferentes opciones en los distintos menús desplegables. PowerPoint dispone de varias barras de herramientas que pueden utilizarse para fines diversos. Dependiendo de la acción que se este efectuando en determinado momento, PowerPoint activa o desactiva la visualización de las barras de herramientas asociadas al elemento que se está creando, modificando, consultando, etc. Además las barras de herramientas pueden ser modificadas o personalizadas por el usuario según sus necesidades. Barra de Estado. La barra de estado, que se encuentra situada en la parte inferior de la ventana de la aplicación, muestra el tipo de visualización actual, la plantilla de diseño que se está utilizando y la acción que se está desarrollando en ese momento (escribir, guardar, imprimir, etc.). Opciones de visualización. En la parte inferior de la pantalla se muestran los botones que corresponden a los cinco modos diferentes de visualización para trabajar con una presentación. Cada uno de ellos proporciona una perspectiva distinta del trabajo ofreciendo capacidades diferentes. Las barras de desplazamiento. Las barras horizontal y vertical situadas en la parte inferior y a la derecha de la ventana respectivamente, permiten desplazarse a lo largo y ancho de la pantalla de forma rápida y sencilla cuando el contenido no se visualiza por completo. Las reglas. Las reglas permiten visualizar y configurar los márgenes, las tabulaciones y las sangrías de párrafo. Así mismo permiten mover y alinear los objetos con toda precisión. Guía del Usuario Página 13

6 Vistas de una presentación A través de las diferentes vistas o modos de visualización que presenta PowerPoint se pueden observar los distintos elementos que componen una presentación y por consiguiente trabajar con ellos. Para acceder a las distintas posibilidades de modos de visualización, seleccionar la opción de menú Ver, donde se muestran las diferentes opciones de vistas para la presentación. Vista Diapositiva En esta vista se puede agregar texto, imágenes y todo tipo de objeto que se deseen insertar a las diapositivas, una a una. Se puede ver la diapositiva entera, o bien cambiar el zoom para aumentar aquella parte de la imagen en que se desee trabajar. Esta representación es la que aparece por defecto al comenzar la aplicación. En esta vista se encuentran a disposición todas las herramientas de diseño y tratamiento de objetos gráficos disponibles. Además de pueden agregar elementos visuales generados con otras aplicaciones. Vista Esquema En esta vista se pueden organizar mejor las ideas para la presentación desarrollando rápidamente el contenido de la misma, se podrá ver cómo los puntos principales se desarrollan de una diapositiva a otra. En esta vista se encuentran a disposición herramientas que permiten trabajar con el esquema de las diapositivas, las que permiten mover diapositivas o texto, cambiar los niveles de sangría de los títulos y del texto, y mostrar sólo los títulos de las diapositivas entre otras. Además es la mejor configuración para trabajar texto dado que permite manipularlo de una diapositiva a otra. Página 14 Guía del Usuario

7 Vista Clasificador de diapositivas En esta vista se puede ver la presentación de forma íntegra pudiendo apreciar su flujo. A su vez se facilita la tarea de agregar, eliminar y mover diapositivas. En esta vista se encuentran a disposición herramientas que permiten configurar los intervalos en la presentación, así como para seleccionar transiciones animadas para pasar de una diapositiva a otra. Con el Zoom se puede controlar el tamaño y el número de diapositivas visibles en pantalla. Vista Página de notas En esta vista se pueden escribir las notas del orador que se desee utilizar durante la presentación, diapositiva a diapositiva. Además se puede imprimir una copia de las mismas de forma de mantenerlas como referencia a la hora de la disertación, de esta forma el orador dispone de información más amplia que la que está observando el auditorio. La diapositiva se visualiza como una imagen no pudiéndola modificar. En la zona de notas si se puede dibujar y escribir como en el modo de ver diapositivas. Presentación con diapositivas Esta vista produce la ejecución misma de la presentación en pantalla completa. El comienzo será por la diapositiva actual si encuentra en la vista Diapositiva, o por la diapositiva seleccionada si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas. En esta vista se pueden apreciar los efectos de transición e intervalos de tiempo que se determinaron para las diapositivas de la presentación así como los efectos de animación establecidos a sus componentes. Para salir de la presentación con diapositivas y volver a la vista anterior sólo basta con presionar la tecla X. Guía del Usuario Página 15

8 También se puede cambiar el modo o vista de la presentación utilizando los botones de la barra de modos de visualización que aparecen en la esquina inferior izquierda de la presentación (a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal). Acercamiento o alejamiento de la pantalla Se puede controlar la visualización en pantalla, realizando un acercamiento para facilitar el diseño de determinados elementos o realizando un alejamiento para obtener una vista más integra del elemento sobre el que se esté trabajando. A esta propiedad se le denomina Zoom. El zoom de la pantalla puede ser modificado realizando uno de los siguientes procedimientos: Utilizando el botón Zoom de la barra de herramientas Estándar, se puede cambiar el porcentaje especificado basta con seleccionarlo de la lista que se despliega o bien puede escribirse el nuevo porcentaje en dicho cuadro. Utilizando la opción Zoom en el menú Ver, se despliega un cuadro de diálogo a través del cual puede definirse el nuevo porcentaje. En la vista Esquema y en la vista Clasificador de diapositivas se encuentra restringido el porcentaje de zoom. Uso de las guías y las reglas Las guías se utilizan para facilitar la colocación y alineación de objetos en las diapositivas. Si las guías no se encuentran visibles, seleccionar la opción Guías en el menú Ver para que aparezcan en pantalla. Para agregar o eliminar una guía, se debe realizar el siguiente procedimiento: Para agregar una guía se debe mantener presionada la tecla C mientras se arrastra una guía existente. Para eliminar una guía se la debe arrastrar fuera de la diapositiva. Las guías sólo se encuentran disponibles en la vista Diapositiva y en la vista Página de notas. Como se ha mencionado, las reglas permiten visualizar y configurar los Página 16 Guía del Usuario

9 márgenes, las tabulaciones y las sangrías de párrafo. Así mismo permiten mover y alinear los objetos con toda precisión. Si las reglas no se encuentran visibles, seleccionar la opción Reglas en el menú Ver para que aparezcan en pantalla. Puntero sobre guía horizontal Guía vertical Guía horizontal Las reglas sólo se encuentran disponibles en la vista Diapositiva y en la vista Página de notas, en el borde superior e izquierdo de la ventana de diapositiva. Al mover el puntero o una herramienta de dibujo, su movimiento se traza en las reglas para indicar con exactitud en qué punto de la diapositiva se encuentra. El aspecto de la regla cambia según el elemento seleccionado en la diapositiva. Si se selecciona una imagen o una autoforma, el punto de origen de la regla estará en el centro. Si selecciona texto, su origen estará a la izquierda. Marcadores de sangría Regla horizontal Regla vertical Objeto seleccionado Al seleccionar texto dentro de un cuadro de texto, la regla mostrará los marcadores de sangría y las tabulaciones del texto. Cada cuadro de texto tiene su Guía del Usuario Página 17

10 propia regla, y su propia configuración de sangría y de tabulación. Página 18 Guía del Usuario

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