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1 1/7 Antes que nada, gracias por comprar este manual, esperamos que te sea de utilidad. El presente documento tiene varios objetivos: 1.- Controlar las entradas y salidas de dinero. 2.- Cumplir con la regulación fiscal vigente. 3.- Apoyar al contador para la clasificación de los asientos contables. 4.- Generar información útil y confiable. 5.- Facilitar las conciliaciones bancarias. Sirve para: el control de cheques, depósitos y saldos de cuenta. Se tendrá un auxiliar, para cada una de las cuentas de cheques que la empresa tenga. Se entregará el Estado de Cuenta a más tardar el día 5 de cada mes al contador. Se cotejará mensualmente, saldos y movimientos vs con el Estado de Cuenta. 1 Se deberá generar una póliza de egreso o ingreso aun si se realiza por transferencia electrónica 2. Se recomienda evitar operaciones de cargo automático con el banco, como: pagos de tarjetas de crédito, pago de préstamos, teléfonos, seguros, etc. Ya que de estas operaciones no queda un registro, y en consecuencia se pierde su control y se crean confusiones innecesarias. Sirve para: el control de cheques. Deberá elaborarse una póliza cheque (en original 3 y copia), por cada cheque se expida con los datos y en un orden numérico y cronológico: 1. Nombre de la empresa. 2. Fecha. 3. Nombre del beneficiario. 1 En el caso de que se tengan diferencias en la conciliación, éstas se aclararán con el banco, y si proceden, solicitar los comprobantes respectivos. Dichos comprobantes una vez registrados en el auxiliar de bancos, deberán turnarse a contabilidad para que se efectúen los registros correspondientes. 2 La póliza de transferencias electrónicas, debe respetar todos los requisitos mencionados en el apartado Pólizas de Cheques. 3 La original se entrega a El despacho o contador. La copia es del cliente.

2 2/7 4. Importe en número y letra. 5. Número de cheque. 6. Nombre del banco y número de cuenta. 7. Número de póliza. 8. Concepto del pago. 9. Iniciales y firma de la persona que formula. 10. Iniciales y firma de la persona que autoriza. TIP: En ocasiones es más dinámico fotocopiar el cheque o la transferencia. El orden numérico garantiza que no falte ningún cheque. Deberán tener: la fecha, el nombre y firma de la persona que recibe el cheque. TIP: El nombre y firma garantizan que el pago ocurrió, y en caso de que un tercero lo reciba y malamente se lo quede, ud tendrá como comprobar a su proveedor el pago. Todos los cheques deben ser nominativos e incluir la leyenda: Para abono en cuenta del beneficiario. En caso de cancelación de algún cheque, debe expedirse la póliza cheque y anexarse el cheque con la anotación Cancelado. TIP: Si algún cheque se extravía es importante dar aviso al banco. En concepto del pago, deberá ser lo más específico posible, indicando número de facturas, número de notas de crédito etc.; o bien si es un anticipo, pago parcial, liquidación de la factura, etc. En la póliza deberá engrapar los comprobantes respectivos que en todos los casos deberán reunir los requisitos fiscales señalados en la Ley del ISR y en el Código Fiscal.

3 3/7 Los originales de las facturas por compras de activo fijo, deberán ser conservados por la empresa, para poder controlar las reclamaciones por garantía, su seguro, el mantenimiento, su inventario, etc. TIP: Nosotros recomendamos abrir una carpeta o expediente por año para un mejor control. Todos los pagos deben ser por gastos estrictamente indispensables para los fines de la empresa 5, Los pagos superiores a $2, M. N., deberán ser efectuados con cheque nominativo Deberán contener: Los datos de la empresa completos: Nombre, domicilio y RFC Estar elaborados por imprentas autorizadas o factura electrónica y los siguientes requisitos: Impreso el nombre, razón social, domicilio y el RFC de quien los expide 8 : Número de folio 9. Lugar y fecha de expedición. Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen y su valor unitario. El IVA anotado por separado y tasa a la que se realiza la transacción. Valor total consignado en número y letra. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se Facturas, recibos de honorarios, de arrendamiento, notas de crédito, de cargo, remisiones, etc. 5 Art. 31 FRACC. I de La Ley ISR. 6 Art. 31 FRACC. III LISR. 7 El RFC reproducido en 7.5cm por 5cm 8 La leyenda La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales" con letra no menor de ocho puntos. 9 El número de folio necesariamente será impreso. No se aceptan folios hechos a mano, máquina de escribir, ni de computadora.

4 4/7 realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. La fecha de impresión, la vigencia del comprobante, la cual siempre será por dos años e indicar los folios utilizables. El folio y fecha de autorización para impresión de la S.H.C.P., gestionado a través del portal de Internet del SAT. La fecha y número de autorización del impresor que deberá estar publicada en el diario oficial. Están obligadas a retener y enterar los impuestos conforme a los siguientes porcentajes y según las actividades: PAGOS A PERSONAS FÍSICAS HONORARIOS ARRENDAMIENTO PAGOS A PERSONAS FÍSICAS Y PERSONAS MORALES COMPRA DE DESPERDICIOS PAGO DE FLETES PAGO DE COMISIONES COMPRA BIENES A EXTRANJEROS ARRENDAMIENTO DE EXTRANJEROS RETENCIÓN ISR. 10% 10% RETENCIÓN ISR NO NO NO NO 25% RETENCIÓN IVA. 2/3 de IVA 2/3 de IVA RETENCIÓN IVA. 15% 4% 10% 15% 15% En el caso de retenciones, éstas deberán anotarse por separado e indicarse el porcentaje retenido. Sirve para: el control de cobranza. Deberá elaborarse póliza de ingresos con los datos y en un orden numérico y cronológico. Con la clave: PI (PI = Poliza de Ingreso, 01 = año 2001, 021 = orden cronológico). Anotar las iniciales y firma de quien elabora y autoriza. Escribir el nombre del cliente, el importe que se está cobrando, el número de la factura o nota de crédito y en todo caso si se trata de un pago por anticipo, liquidación, pago parcial, etc. A la póliza de ingreso se anexarán las fichas de depósito bancarias y copias de las facturas

5 5/7 cobradas. La suma del importe total de las fichas bancarias, debe coincidir con la suma de la cobranza en la póliza de ingresos. En caso de que su empresa tenga ingresos por más de 5 millones al año, además de entregar a contabilidad las pólizas de ingreso deberá entregar un reporte de cobranza mensual que incluya: o Fecha de Cobro o Banco en donde se recibió el depósito o Num de factura cobrada o Monto Cobrado o Nombre Cliente Además de todos los requisitos señalados en el apartado, se debe considerar: 1. Espacios donde contemple las unidades o piezas, descripción de los bienes y servicios vendidos, así como costo unitario, total parcial, IVA e importe total en número y letra. 2. En el caso de sucursales, deberán incluirse todos los domicilios de éstas, si no fuera suficiente el espacio podrá hacerse al reverso de la factura. 3. El IVA deberá anotarse por separado. 4. Las facturas deberán expedirse en estricto orden cronológico y numérico y entregarse al contador. También, ya sea en excel o en el reporte que emita su sistema de facturación, que incluya: A. Número de Factura B. Fecha C. Cliente D. Monto E. Suma Monto 5. El juego de las facturas deberá contener como mínimo las siguientes copias: A. ORIGINAL - CLIENTE B. 1a. COPIA - CONSECUTIVO CONTABILIDAD - FISCAL C. 2a. COPIA - CONSECUTIVO ARCHIVO DEL CLIENTE D. 3a. COPIA - CONTROL COBRANZA 6 En el caso de cancelación deberá conservarse el original y todas las copias, anotando la leyenda de cancelado. Dicho juego cancelado, se entregará a contabilidad para su control fiscal.

6 6/7 TIP: Si alguna factura se extravía es importante dar aviso al ministerio público. 7 El IVA se debe determinar después de considerar todos los cargos, ya sea por fletes, instalaciones, otros impuestos, etc. También después de todos los descuentos, ya sea por precio, por pronto pago, etc.! " Deben contener los mismos y ser elaboradas por imprentas autorizadas o factura electrónica Deben señalar el motivo o concepto de la devolución, descuento o cancelación. Anotar el nombre, firma y cargo de la persona que autoriza. Anexar los comprobantes respectivos. Datos de la empresa como son: nombre, domicilio y RFC. El juego de la nota de crédito será como sigue: A) ORIGINAL - CLIENTE B) 1a COPIA - CONSECUTIVO CONTABILIDAD FISCAL C) 2a COPIA - CONSECUTIVO ARCHIVO DEL CLIENTE D) 3a COPIA - CONTROL COBRANZA #$ Establecer un monto máximo para pagos por este medio de caja chica. Es exclusiva para gastos menores de la empresa. (No para préstamos al personal, ni para pago de sueldos, comisiones, tiempo extra, etc.). En el caso de vales provisionales, estos deberán ser autorizados. Posteriormente se cambiarán por el comprobante fiscal definitivo (con el que se cancela dicho vale provisional). Sólo debe existir un reembolso por semana y la persona encargada de la caja chica, deberá solicitarlo con antes de que se acabe. Todos los comprobantes deberán estar firmados por la persona autorizada. #$ El fin de la caja chica es evitar la elaboración de cheques en exceso por pagos de menor cuantía.

7 7/7 % La empresa deberá llevar un control de su cobranza y de los saldos de sus clientes. Estos saldos se cotejarán cada vez que sea necesario, con los que reporta contabilidad para su verificación. En caso de diferencias éstas deberán investigarse y posteriormente corregir donde corresponda.! Es importante tomar en cuenta que como requisito de contratación de nuevo personal se debe solicitar lo siguiente: o Copia de identificación oficial o Número de Seguro Social o en su caso número de pre-afiliación o Currículo y Solicitud de Empleo o Comprobante de Domicilio o Firma de contrato laboral o CURP y RFC Es responsabilidad de la empresa guardar esta documentación para cualquier imprevisto que se tenga. De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, existe la obligación de formular nóminas así como recibos de nóminas, por todos los pagos realizados a los trabajadores. Por lo que es necesario elaborar nóminas y recibos cuando se paguen sueldos, tiempo extra, vacaciones, prima vacacional, reparto de utilidades, comisiones, compensaciones, y cualquier otra. Dichos recibos deberán estar firmados de recibido por los trabajadores. Los cálculos del impuesto sobre productos del trabajo, como del seguro social, serán efectuados por personal del despacho o contador quien los proporcionará vía fax o . De los recibos de nómina, el original lo conserva el cliente y una copia se entrega al trabajador. El cliente es responsable de resguardar todos los recibos de sus empleados en un expediente por cada ejercicio fiscal. La administración de la empresa deberá determinar y controlar las variables de las nóminas, mismas que deberán reportarse a contabilidad, con la debida anticipación, para que El despacho o contador esté en posibilidades de elaborar las nóminas correspondientes. Para controlar las variables es necesario que se utilice un sistema de registro de entradas y salidas de cada trabajador ya sea automatizado o por medio de tarjetas checadoras.

8 8/7 &'%% Los avisos de alta y baja de los trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social, así como por las modificaciones de salarios, se deberá tener presente lo siguiente: Proporcionar a El despacho o contador, los datos completos de cada movimiento que tenga el trabajador de acuerdo con el formato que El despacho o contador entregue para tal motivo. El despacho o contador, entregará vía o fax copia del movimiento realizado y guardará en su archivo un tanto. Los datos del trabajador deben ser correctos, ya que de lo contrario, el IMSS no le proporcionará al trabajador el servicio médico y en su caso la ayuda económica. El plazo que señala la Ley del IMSS para presentar dichos avisos es de cinco días hábiles. Control de las entradas, salidas y valuarlo con los métodos permitidos por la LISR y por los PCGA (ART 45-G; BOLETÍN C-4) que son: 1. PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS 2. ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS 3. COSTO IDENTIFICADO 4. COSTO PROMEDIO 5. DETALLISTA Las empresas productivas deberán identificar los inventarios en cuanto a: 1. MATERIA PRIMA 2. PRODUCCIÓN EN PROCESO 3. PRODUCTO TERMINADO Se utilizará el método que mayor convenga a la empresa y el encargado de su valuación informará al despacho sobre la valuación final mensual de dicho inventario. Gracias por su tiempo y estamos a sus órdenes.

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