IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

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1 IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS ACCESS es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Una base de datos en ACCESS es el conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar información. Estas herramientas u objetos son: Tablas: permiten almacenar los datos de una forma organizada gracias a su estructura constituida por filas y columnas. Consultas: Dan respuesta a las preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Permiten obtener nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Las consultas se usan para examinar, resumir y analizar la información almacenada en una base de datos. Formularios: Le permiten visualizar, introducir y modificar los datos en pantalla con el formato que se desee. Informes: Son los objetos que le permitirán imprimir los datos almacenados con el aspecto que previamente se haya diseñado. Creación de tablas en una base de datos Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos. A continuación se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita. Qué es una tabla? Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas. Registro o fila Campo o columna 1

2 La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes. En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear. Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos Un inventario de equipo o stock disponible Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos. Crear una tabla en una nueva base de datos Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos. Crear una tabla en una base de datos existente Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos. 2

3 Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla existente Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla nueva Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. 3

4 Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo. Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto. En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos. Si escribe: Antonio Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos: Texto Hipervínculo Número, entero largo Número, entero largo ,99 Número, doble 50000,389 Número, doble 31/12/2006 Fecha/Hora 31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora 10:50:23 Fecha/Hora 10:50 a.m. Fecha/Hora 17:50 Fecha/Hora 12,50 $ Moneda 21,75 Número, doble 4

5 Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos. Definir explícitamente el tipo de datos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos. Haga clic en el tipo de datos que desee. Definir explícitamente el formato En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato. Haga clic en el formato que desee. Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual. Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular. Agregar campos mediante plantillas de campos Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo. 5

6 Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo. Aparece el panel Plantillas de campos. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. El campo aparece en la hoja de datos. Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla. Agregar un campo de una tabla existente Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos. Abrir el panel Lista de campos Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente. La tabla se abre en la vista Hoja de datos. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes. Aparece el panel Lista de campos. 6

7 En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación. Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación. Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos. Agregar un campo desde el panel Lista de campos Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente. 7

8 La tabla se abre en la vista Hoja de datos. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes. Aparece el panel Lista de campos. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. Se inicia el Asistente para búsquedas. Siga las instrucciones para utilizar el asistente. Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos. Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta. Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto. Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos. Definir explícitamente el tipo de datos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos. 8

9 Haga clic en el tipo de datos que desee. Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto. Definir explícitamente el formato En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato. Haga clic en el formato que desee. En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access Tipo de datos Almacena Tamaño Texto Caracteres alfanuméricos Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto. Hasta 255 caracteres. Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar caracteres en un control. Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda. 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica. Fecha/Hora Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora. 8 bytes. 9

10 Moneda Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes). 8 bytes. Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente. 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica. Sí/No Valores booleanos. Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo. 1 bit (8 bits = 1 byte). Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows. Hasta 1 gigabyte. Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Hipervínculo Hipervínculos. Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar caracteres en un control. Asistente para búsquedas En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas. Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna 10

11 Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores. asociada. Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor. Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo. Guardar una tabla Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual. O bien, Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar. Definir la clave principal La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la tabla. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas. 11

12 Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño. Cambiar a la vista Diseño Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. O bien, Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access. Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseño. Establecer o cambiar la clave principal Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal. Quitar la clave principal Abra la tabla en la vista Diseño. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. 12

13 Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal. El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal. Definir las propiedades de los campos Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos. Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la información aparece en las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de propiedades. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla. Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos Abra la tabla en la vista Hoja de datos. Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos: 13

14 Única define la propiedad Indizado. Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí. En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño. Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño. Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño Abra la tabla en la vista Diseño. En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección). Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección. Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad. En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles. Utilice esta propiedad de campo TamañoDelCampo Formato LugaresDecimales NuevosValores MáscaraDeEntrada Título Para Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumérico. Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime. Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números. Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio. Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos. Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las 14

15 etiquetas de los formularios, informes y consultas. ValorPredeterminado ReglaDeValidación TextoDeValidación Requerido PermitirLongitudCero Indizado CompresiónUnicode ModoIME ModoDeOracionesIME EtiquetasInteligentes SóloAnexar FormatoDeTexto AlineaciónDelTexto Precisión Escala Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros. Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo. Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión ReglaDeValidación. Exigir que se especifiquen datos en un campo. Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice. Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (> caracteres) Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. Anexar una tarjeta inteligente al campo. Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo. Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar sólo texto. Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control. Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. 15

16 Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en propiedad para mostrar el generador correspondiente. situado junto al cuadro de Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual. O bien, Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores. Propiedad TamañoDelCampo Descripción Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, utilice el tipo de datos Memo. Número Seleccione una de las opciones siguientes: Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es de un solo byte. Entero: para valores numéricos comprendidos entre y El requisito de almacenamiento es de dos bytes. Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre ,648 y ,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes. Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra tabla. Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre - 3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes. Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre - 1,797 x y +1,797 x y hasta 15 dígitos significativos. El 16

17 requisito de almacenamiento es de ocho bytes. Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo.accdb no admite la réplica. Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9, x 1027 y +9, x El requisito de almacenamiento es de 12 bytes. Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes: Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 hasta cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en Incremento, y entre ,648 y ,647 cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes. Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo.accdb no admite la réplica. Propiedad Formato Texto Número Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información, vea Formato de datos en tablas, formularios e informes. Seleccione una de las opciones siguientes: Número general: muestra el número tal como se escribe. Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789. Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales. Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $. Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro, independientemente del símbolo especificado en las opciones de configuración regional y de idioma. Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales. Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79. 17

18 Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda. Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales. Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%. Científico: muestra el valor en la notación científica estándar. Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03. Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos: Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la configuración de fecha corta y hora larga. Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control. Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14- jul-06, por ejemplo). Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control. Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control. Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59. Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 23 y los minutos entre 0 y 59. Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes: Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso. 18

19 Sí/No: muestra el valor como Sí o No. Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado. Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes. Propiedad NuevosValores Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos Autonumérico): Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo registro. Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada nuevo registro. Definir las propiedades de las tablas Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla. Definir una propiedad de tabla Abra la tabla en la vista Diseño. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. Se muestra la hoja de propiedades de la tabla. Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir. Escriba un valor para la propiedad. En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles. Utilice esta propiedad de tabla Descripción Para Proporcionar una descripción de la tabla. 19

20 PresentaciónPredeterminada ReglaDeValidación TextoDeValidación Filtro OrdenarPor NombreHojaSecundariaDeDatos VincularCamposSecundarios VincularCamposPrincipales AltoHojaSecundariaDeDatos HojaSecundariaDeDatosExpandida Orientación MostrarVistasEnSharePoint FiltrarAlCargar Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrirse la tabla. Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se modifique un registro. Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de ReglaDeValidación. Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos. Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos. Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos. Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta tabla. Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos. Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse. Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la tabla. Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint. Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos. 20

21 OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos. Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y desea obtener ayuda, haga clic en para mostrar el Generador de expresiones.. situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual. O bien, Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. A continuación se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas. Qué es una clave principal? Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave ajena. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla. 21

22 Clave principal Clave ajena A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas. Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño. Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar. 22

23 Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales. En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta. Agregar una clave principal autonumérica Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. 4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla. 5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente. 6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico. 7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios. Definir la clave principal 23

24 Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. 4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal. Quitar la clave principal Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 24

25 3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación. Eliminar una relación de tabla 1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas. 2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones. 3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar. 4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR. 5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar. 4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. 5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal. 6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal. 25

26 El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal. Cambiar la clave principal Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos: 1. Quite la clave principal existente. 2. Defina la clave principal existente. Crear, modificar o eliminar una relación Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias. Crear una relación de tabla Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño 26

27 del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo. Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones. 4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 27

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