Instrucciones para uso de base de datos Datos Maestros Coordinador Agricultura/Producción (incluye Sub-Coordinador)

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1 Instrucciones para uso de base de datos Datos Maestros Coordinador Agricultura/Producción (incluye Sub-Coordinador)

2 Lista de contenidos 1 Mantenimiento de datos maestros Ingresar a la base de datos (Login) Olvidó su contraseña? Cambio de contraseña Datos Maestros Opción: Grupos de empresas coordinadas (Bundles) Opción: Coordinador (Coordinator) Pestaña Coordinator Pestaña Contact person Pestaña Bundles (ver punto 3.1 Bundles) Pestaña Locations... 6 Pestaña identification number Opción: Sub-coordinadores (Sub-coodinator) Agregar, editar o eliminar un sub-coordinador Opción: Asignar emplazamiento a un sub-coordinador (Allocation subcoordinator to location) Opción: Emplazamientos por ámbito de producción (Locations per product scope - SPOTaudits) Opción: Empresas coordinadas (Bundled scheme participants) Opción: Emplazamientos coordinados (Bundled locations) Opción: Registro inspección voluntaria de condiciones sociales y laborales Opción: Inscripción de nuevos emplazamientos (Registration of bundled locations) Paso 1: Datos de la empresa Paso 2: Datos del representante legal Paso 3: Datos del emplazamiento Opción: Registro de empresas con certificación GLOBALGAP o AMA-GAP ( GLOBALGAP or AMA-GAP -tie bundle) Opción: Re-inscripción de emplazamiento (Re-registration of a location) Opción: Medidas correctivas (Corrective actions) Opción: Compartir resultados de condiciones sociales y laborales Opción: Búsqueda de condiciones sociales y laborales Opción: Búqueda de emplazamientos (Search for locations) Opción: Notificaciones (Notes) Nota: Favor no utilizar el botón de Retroceder de su navegador. También tomar en cuenta que no se debe hacer click en ningún botón hasta que la página haya sido completamente descargada. El estado de avance de descarga del website se encuentra visible en su navegador. Nota: En caso de necesitar un espacio a la hora de realizer búsquedas (ej.filtrar por nombre, número de emplazamiento, etc.), por favor introduzca un símbolo de porcentaje (ej. el%huerto). Nota: Por favor tenga en cuenta que a pesar de que estas instrucciones de uso han sido traducidas al español, la base de datos aun no se encuentra en este idioma, razón por la cual se listan los términos en inglés, tal y como se encuentran en la base de datos. Pág. 2 de 20

3 1 Mantenimiento de datos maestros En la Plataforma de Software QS usted como coordinador tiene la opción de: Inscribir o desinscribir empresas (ver puntos 3.7 a 3.9) Registrar a sub-coordinadores (ver punto 3.3) Llevar a cabo monitoreos de residuos y alimento animal (ver documentos aparte con instrucciones para el monitoreo de residos o alimento animal) Coordinador/ Sub-coordinador (3.3) 2 Ingresar a la base de datos (Login) Base de datos _english.html Click en Database Login database login forgot password Escriba su nombre de usuario (user-id) Escriba su contraseña (password) Nombre de usuario (user-id) y contraseña Escriba su nombre de usuario (user- ID) y contraseña 2.1 Olvidó su contraseña? Haga click en Forgot password? Escriba su nombre de usuario en el campo user-id Una nueva contraseña (password) le será enviada por correo electrónico a la dirección que haya sido proporcionada por el representante legal de la entidad coordinadora. Click forgot password? Pág. 3 de 20

4 2.2 Cambio de contraseña Por razones de seguridad de la información se recomienda cambiar inmediatamente la contraseña que le fue asignada y posteriormente cambiar de contraseña regularmente. Click change password Escoger la opción "Change password" Featuresof the menu master data Escribir la contraseña antigua (old password) Escribir la nueva contraseña (new password) Repetir la nueva contraseña (retype password) Enter old password Enter new password Repeat new password 3 Datos Maestros Opción Datos Maestros (Master Data) Master data Pág. 4 de 20

5 3.1 Opción: Grupos de empresas coordinadas (Bundles) Lista completa de empresas coordinadas (Bundles) Bundles Hacer click en la opción de refrescar para descargar la lista de todos los grupos de empresas coordinadas por determinado coordinador Hacer click en la opción de guardar para exportar la lista (en formato csv) Hacer click en Información para ver los datos de determinado grupo o empresa coordinada dentro del grupo Cerrar con 3.2 Opción: Coordinador (Coordinator) Pestaña Coordinator Dirección comercial actual del coordinador Los cambios deben ser autorizados por QS Favor entrar toda la información de forma completa y correcta dado que esta será usada para la elaboración de documentos oficiales y certificados Coordinador Pág. 5 de 20

6 3.2.2 Pestaña Contact person Usuario Las personas de contacto de la entidad coordinadora (usuarios) se ingresan y quedan listados en esta sección. Persona de contacto/ usuario Registro de un nuevo usuario Hacer click en Bajo Type of contact abrir la lista de opciones que se encuentran al hacer click en y escoger una de las opciones, por ejemplo: Persona de contacto de la entidad coordinatora Gestor de crisis Sub-coordinator, de ser necesario (también posible mediante la opción subcoordinator) Coordinador para alimento animal (solo en el caso de agrupar a empresas relevantes) Escribir los datos de usuario de forma completa y correcta Salvar con Cerrar con Editar con Eliminar con Pestaña Bundles (ver punto 3.1 Bundles) Pestaña Locations Al ingresar a esta pestaña usted encontrará la información correspondiente al emplazamiento del coordinador. Pág. 6 de 20

7 Vista detallada del emplazamiento del coordinador Hacer click en para abrir la vista detallada de la información sobre el emplazamiento del coordinador Emplazamientos del coordinador Location En este campo se muestra y actualiza la información correspondiente al emplazamiento del coordinador. Identification numbers En este campo se pueden anotar números internos correspondientes a la localización o emplazamiento del coordinador (opcional). Números de identificación Audit-reports En este campo se pueden observer los reportes de auditoria ingresados para cada emplazamiento del coordinador. Location cut-offs Files Users En este campo se encuentra la información concerniente a bloqueos o suspensiones de los emplazamientos del coordinador, con sus respectivos motivos y plazos. En este espacio se puede cargar documentos con formatos JPG, TIFF, PNG, BMP y PDF. La información concerniente a los usuarios de cada emplazamiento del coordinador se ingresa y actualiza aquí: Gestor de crisis (Crisis manager) Persona de contacto/contacto del asistente de coordinador Button Edit certification scheme Esta opción permite cambiar el esquema de certificación del emplazamiento del coordinador. Pág. 7 de 20

8 Button deregister/register location Esta opción permite inscribir o desinscribir un emplazamiento del coordinador Pestaña identification number En este campo se pueden anotar números internos de identificación correspondientes a la localización o emplazamiento del coordinador (opcional). 3.3 Opción: Sub-coordinadores (Sub-coodinator) En este espacio el coordinador tiene la opción de registrar y actualizar la información de los llamados sub-coordinadores. Sin embargo, es importante mencionar que es el coordinador quien ha firmado el contrato con QS. Los sub-coordinadores reciben su propio acceso a la base de datos y pueden: Sub-coordinadores Actualizar los datos maestros de Nuevos emplazamientos que les han sido asignados por el coordinador Nuevos emplazamientos registrados por ellos mismos (si aplica) implementar los monitoreos de residuos y alimentación animal Agregar, editar o eliminar un sub-coordinador Hacer click en Modificar lista de sub-coordinadores La información de contacto de un sub-coordinador se debe escribir de completa y correcta Marque la opción "send short report" si desea que el sub-coordinador reciba copia de los reportes de auditoria de los emplazamientos que le han sido asignados Marque la opción "Access feed montoring" y/o "Access residue monitoring" si desea que, además del mantenimiento de los datos, el sub-coordinador también implemente el monitoreo de residuos o de alimentación animal de los emplazamientos que le han sido asignados Salvar con Cerrar con Haga click en hacer los para abrir la lista detallada de los sub-coordinadores y cambios necesarios Editar subcoordinadores Pág. 8 de 20

9 Haga click en para eliminar sub-coordinadores Eliminar subcoordinadores 3.4 Opción: Asignar emplazamiento a un sub-coordinador (Allocation sub-coordinator to location) Asignar emplazamiento a sub-coordinador Seleccionar un sub-coordinador con Hacer click en Antes de ejecutar la búsqueda con se pueden especificar los resultados de la misma usando los diferentes filtros, como por ejemplo el ámbito de producción Utilice un signo % para especificar la búsqueda en los campos: nombre, número de emplazamiento Para seleccionar emplazamientos, marque la ventanita frente a cada emplazamiento Nota: Tenga en cuenta que un solo emplazamiento no puede aparecer como asginado a varios sub-coordinadores a la vez. Cuando se cambia la asignación de un emplazamiento a un nuevo sub-coordinator, la asignación al sub-coordinador anterior desaparece automáticamente. Salvar en Cerrar con Pág. 9 de 20

10 3.5 Opción: Emplazamientos por ámbito de producción (Locations per product scope - SPOTaudits) (solo aplica a operaciones ganaderas) En este campo se indica el número de emplazamientos de cada ámbito de producción en los que se debe llevar a cabo una auditoria adicional no anunciada (SPOT audit) (si aplica). 3.6 Opción: Empresas coordinadas (Bundled scheme participants) Empresas coordinadas En este campo se listan los socios del Sistema QS bajo su coordinación. Para cada empresa que participa en el Sistema QS existe un Registro de participante del Sistema (a nivel de la empresa) con un registro de emplazamiento (posiblemente idéntico) (a nivel de cada operación) Antes de ejecutar la búsqueda con especifique los resultados de la misma usando los diferentes filtros. Registro de datos detallado de los socios del Sistema (empresas) Hacer click en para ver la información detallada de cada socio del sistema (a nivel de la empresa) Scheme participant En este espacio se muestran y actualizan los datos maestros de la empresa. Contact person En este espacio se muestran y actualizan los datos de la(s) persona(s) de contacto de la empresa como por ejemplo: Persona de contacto del socio del sistema (Contact person of scheme participant) Representante legal (Legal agent of scheme participant) Gestor de crisis (Crisis manager) Pág. 10 de 20

11 Identification number En este espacio se pueden anotar números internos de la empresa (opcional). Locations En esta sección se muestra y actualiza la información de los emplazamientos de cada empresa. Para agregar un emplazamiento adicional a la empresa hacer click en Escriba los datos de forma completa y correcta o Dado el caso de que el número de emplazamieto (location number) sea idéntico, escribir el número de emplazamiento y tipo de producción (el resto de los datos se cargan automáticamente) salvar con Agregar emplazamiento adicional a empresa Sampling request (sólo para monitoreo de residuos) En este espacio se detallan los requisitos del muestreo de residuos, ej. plazos. 3.7 Opción: Emplazamientos coordinados (Bundled locations) Los emplazamientos que se encuentran bajo su coordinación se listan en esta sección. Antes de proceder con la búsqueda especifique los resultados de la misma utilizando los filtros disponibles, ej. ámbito de producción(s), número de emplazamiento, nombre, etc Emplazamientos coordinados Utilice un signo % para especificar la búsqueda, ej. nombre, número de emplazamiento Lista de emplazamientos coordinados (con filtros disponibles) Exportar los datos Los datos se pueden exportar y procesar en formato Excel. Para exportar todos los emplazamientos, no se debe actualizar la lista con el click en Antes de escoger las opciones o posible especificar los resultados de la búsqueda usando los filtros disponibles. es Pág. 11 de 20

12 Hacer click en emplazamiento para abrir una vista detallada de la información del Vista detallada de emplazamientos coordinados Location En este campo se muestran y actualizan los datos del emplazamiento coordinado. Identification number En este espacio se pueden anotar números internos del emplazamiento (opcional). Audit report En esta sección se pueden ver los reportes de auditoria del emplazamiento. Certified crops (sólo para empresas del ámbito frutas, vegetales, patatas) En esta sección se listan los productos cultivados y certificados por la empresa. Location cut-offs En este espacio se muestran eventuales bloqueos o suspensiones del emplazamiento en el sistema, con sus respectivos motivos y plazos. Sampling request (sólo para monitoreo de residuos) Files Users En espacio contiene la información con respecto a los requisitos de muestreo de residuos, ej. plazos. En esta sección se pueden cargar documentos con formatos JPG, TIFF, PNG, BMP y PDF. Aquí se muestran y actualizan los datos de los usuarios de cada sitio de la empresa: Gestor de crisis (Crisis manager) Persona de contacto del emplazamiento (Contact person of location) Suplente de la persona de contacto (Deputy of the location s contact person) Pág. 12 de 20

13 Company Aquí se puede ver a qué empresa (socio del sistema) se encuentra asignado o pertenece el emplazamiento (sitio o establecimiento). Cerrar con 3.8 Opción: Registro inspección voluntaria de condiciones sociales y laborales (para operaciones de producción de frutas, vegetales, patatas) Registro inspección voluntaria de condiciones sociales y laborales (frutas, vegetales, patatas) Bajo la opción bundled locations Hacer click en para abrir la vista detallada del emplazamiento Un solo emplazamiento Hacer click en social conditions requested Hacer click en social conditions requested Para registrar varios emplazamientos para la inspección voluntaria de las condiciones sociales y laborales: Varios emplazamientos Opción bundled locations Descargar la lista en Excel Marcar con x en la columna social conditions del documento Excel Pág. 13 de 20

14 Salvar como documento con formato.xls Importar a la base de datos usando el botón 3.9 Opción: Inscripción de nuevos emplazamientos (Registration of bundled locations) La inscripción de un nuevo emplazamiento se realiza en tres pasos: Inscripción de nuevos emplazamientos Paso 1: Datos de la empresa Completar la sección company data 1. Completar la información de la empresa Favor anotar la información de la empresa de forma completa y correcta dado que esta será usada en documentos oficiales y certificados. Campo QS-ID (QS-Identification number): Favor no anotar nada en este espacio. El sistema asignará automáticamente el QS-ID Paso 2: Datos del representante legal Completar la sección correspondiente a los datos del representante legal 2. Completar la información del representante legal Favor anotar la información de la empresa de forma completa y correcta dado que esta será usada en documentos oficiales y certificados. Datos de contacto: es obligatorio anotar el teléfono y dirección de Pág. 14 de 20

15 Paso intermedio solo para estándares homologádos! Elegir un esquema de certificación Elección de esquema de certificación Elegir un esquema de certificación Preseleccionado: QS En caso de que el emplazamiento se encuentre certificado por un estándar homologado o reconocido por QS, es necesario cambiar el esquema de certificación, dado que la opción QS se encuentra preseccionada: abra la ventanilla, escoja el esquema de certificación, y de ser necesario ingrese el número de certificación y fecha de vencimiento del certificado Paso 3: Datos del emplazamiento Complete la información del respectivo emplazamiento o sitio de producción de la empresa, ámbito de producción y entidad de certificación Complete los datos del respectivo emplazamiento de la empresa Número de emplazamiento Ámbito de producción Si los datos del emplazamiento son iguales a los de la empresa hacer click en "location data match company data" Entidad de certificación Favor anotar los datos del emplazamiento de forma completa y correcta En el caso de que los datos del emplazamiento sean los mismos que los de la empresa haga click en la opción location data match company data y los datos se completarán automáticamente. Elegir un ámbito de producción: abrir la ventanilla y marcar una opción Elegir un ámbito de producción Elegir una entidad de certificación: abrir la ventanilla y marcar una opción Elegir un entidad de certificación Anotar el número de emplazamiento o dejar el campo en blanco (dependiendo del ámbito de producción): Número único de la empresa debe ser anotado o es generado Pág. 15 de 20

16 Ámbito de producción Ganadería bovina Ganadería porcina Avicultura Transporte de animales Cultivos 1, pastura, producción de forrage Producción de frutas, vegetales, patatas Número de emplazamiento QS En el espacio "location number" es obligatorio anotar el número VVVO 2 (o un número único de la empresa, ej. para agricultura o para empresas extranjeras). El espacio "location number" permanence libre, ya que este será generado automaticamente y posteriormente puede ser cambiado a partir de la sétima posición. El emplazamiento está inscrito Para desinscribir un emplazamiento, busque el emplazamiento a través de la opción "bundeled locations", abra la vista detallada con y active el campo (ubicado en el extremo derecho superior de la pantalla). Desinscribir emplazamiento 3.10 Opción: Registro de empresas con certificación GLOBALGAP o AMA-GAP ( GLOBALGAP or AMA-GAP -tie bundle) (solo aplica a productores con certificados GLOPALGAP o AMA-GAP que desean entregar productos al Sistema QS) Si el coordinador tiene bajo su responsabilidad supervisar a empresas con certificación GLOPALGAP o AMA-GAP y desea inscribirlas al Sistema QS debe proceder de la siguiente manera: Empresas con certificación GLOBALGAP o AMA-GAP 1 Nota: Marcar en caso de desear que la auditoria QS sea reconocida por otro standard con el que QS posee un acuerdo de homologación o reconocimiento (sólo en estos casos se mostrará esta opción). (Nota: SOLO PARA ESTANDARES HOMOLOGADOS: en el campo "certification body" aparecerá preseleccionado el organismo de certificación de su respectivo estándar). 2 El VVVO es el Número de Reglamento de Tráfico de Ganado (en alemán Viehverkehrs-Verordnungs- Nummer). Pág. 16 de 20

17 Buscar y elegir al emplazamiento correspondiente Elegir al emplazamiento GLOBALGAP/AMA- GAP Marcar el emplazamiento deseado Marque el emplazamiento correspondiente. Ingrese los datos del grupo (bundle) Nombre del bundle Nomre del grupo (bundle) Anote el nombre del grupo (bundle). El grupo (Bundle) ha sido creado. Favor informar a QS vía correo electrónico! 3.11 Opción: Re-inscripción de emplazamiento (Re-registration of a location) Re-inscripción de emplazamientos des-inscritos Emplazamientos que han sido previamente coordinados por usted o por otro coodinador no deben ser completamente inscritos de nuevo sino que deben ser re-inscritos. Emplazamientos que han sido des-inscritos pueden ser re-inscritos aquí Re-inscripción de emplazamientos desinscritos Pág. 17 de 20

18 Ingrese número de emplazamiento y ámbito de producción Ingrese número de emplazamiento (location number) y ámbito de producción (production scope) Ingrese el número de emplazamiento de la empresa desinscrita Elija el ámbito de producción de la empresa desinscrita (Nota: la opción (450) Preperation aparecerá pre-seleccionada). Elegir emplazamiento con Elegir nuevo ámbito de producción Elegir emplazamiento Elegir ámbito de producción La empresa ha sido re-inscrita y aparecerá en la lista de emplazamientos coordinados "bundled locations" Opción: Medidas correctivas (Corrective actions) En este espacio se presenta una lista de todas las no conformidades y medidas correctvas acordadas durante las auditorias a los emplazamientos agrupados. Medidas correctivas Pág. 18 de 20

19 Lista de acciones correctivas Activar el filtro escribiendo el nombre, número de emplazamiento o código postal entre signos de porcentaje (%) Afine su búsqueda (utilizando el filtro) Refrescar la lista Es posible exportar la lista en formato Excel 3.13 Opción: Compartir resultados de condiciones sociales y laborales (Solo para emplazamientos de producción de frutas, vegetales, patatas) Compartir resultados de condiciones sociales y laborales Los coordinadores pueden hacer los resultados de la inspección voluntaria de las condiciones sociales y laborales visibles a los participantes del sistema QS, previo acuerdo con el productor. Hacer click en Hacer click en Seleccionar el participante del sistema cuya inspección desea compartir Adicionar socio del Sistema a lista de favoritos Seleccionar emplazamientos Abrir perfil del participante del sistema con Elegir los emplazamientos con Salvar con Pág. 19 de 20

20 3.14 Opción: Búsqueda de condiciones sociales y laborales ~ Productor ~ Otros (solo aplica para emplazamientos de producción de frutas, vegetales, patatas) Este espacio permite buscar a productores (mediante su número de emplazamiento, nombre, dirección u otro) que están registrados para la inspección voluntaria de las condiciones sociales y laborales. Usted podrá ver los resultados de aquellos emplazamientos que han decidido compartir sus resultados a través del botón 3.15 Opción: Búqueda de emplazamientos (Search for locations) Este espacio le permite realizar la búsqueda de determinado emplazamiento autorizado mediante su respectivo número de emplazamiento (location number) y también ver la dirección del mismo Opción: Notificaciones (Notes) En determinadas situationes de riesgo, como por ejemplo durante crisis, los socios del sistema que se encuentran bloqueados se pueden visualizar inmeditamente mediante un log-in en la base de datos de QS y bajo la opción "master data/notes". La notificación es realizada por QS a lo interno del Sistema. Búsqueda interna de emplazamientos Notificaciones QS Qualität und Sicherheit GmbH Director: Dr. Hermann-Josef Nienhoff Schedestraße 1-3, Bonn Tel Fax info@q-s.de Datos Maestros Coordinator Agricultura/Producción Pág. 20 de 20