3. PR OCEDI MI ENT O DE CAJA MENOR

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1 3. PR OCEDI MI ENT O DE CAJA MENOR 3.1. APERTURA DE CAJAS MENORES La Vice-rectoría Adminis tr ativa, autoriza la creación de las cajas menores y coordina el trámite para contar con la dis ponibilidad presupuestal y posteriormente Revisoría Fis cal avala tal creación FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL MANEJO El manejo de la caj as menores se harán por parte del ORDENADOR Y EL RESPONSABLE. El Vicerector Administrativo podrá des ignar a cualquier funcionario idóneo para que sea el ORDENADOR y éste nombrará al RESPONSABLE del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto. T odo desembolso que se realice deberá s er aprobado previamente por el ordenador del gasto correspondiente. Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna r azón las compras del bien o servicio debieran realizarla otr os funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día s iguiente hábil.

2 Cuando el responsable de la caj a menor se encuentre en licencia, incapacidad o comisión, el funcionario que haya cons tituido la r es pectiva caj a menor, podrá mediante comunicación, encargar a otr o funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la s ituación; para lo cual se requiere de la entr ega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entr ega de la misma, en presencia de Revisoría Fis cal. De otra par te, cuando se cambie el Responsable de la caj a menor, deberá, hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha. Cuando se presente cualquiera de estos eventos, se deberá infor mar a contabilidad, control de gestión y Revisoría fis cal para actualizar los registros correspondientes CONCEPTOS Y MONTOS El monto máximo se establecerá par a cada caj a menor de acuerdo a la Resolución que para la misma emita Rectoría DOCUMENT OS SOPORTES DE LAS TRANSACCI ONE S Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, deben autorizar previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caj a menor, las cuales deben anexarse junto con la r elación de gastos, la r equis ición de reembolso, para s u correspondiente trámite de reembolso o legalización ante sindicatura.

3 Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto T ributario. Artículo 617. Requisitos de la Factur a de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de la factur a a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la mis ma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expr es amente como Factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio c) Apellidos y nombre o razón social y NI T del que adquiere de los bienes o servicios, junto con la dis cr iminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, g) Valor total de la oper ación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factur a; i) I ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas; Al momento de la expedición de la factur a los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a tr avés de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.

4 Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma cons ecutiva y ascendente. Si el proveedor es persona natur al y no pertenece al régimen común, ni al régimen simplificado deberá diligenciar y firmar el FOR MAT O DE LA FACT UR A DE COMPRA POR CAJA MENOR que la UNAB tiene establecido (Formato en I ntranet) R EEMBOLSOS Y LEGALI ZACI ON DE LA CAJA MENOR Cuando se haya gas tado hasta el 70% del monto autorizado se debe presentar a S indicatur a, una r elación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc, para s u correspondiente trámite de reembolso y registro. Para esta oper ación deberá r egis tr ar s e la legalización del fondo en el formato adjunto, en el cual se registrarán el concepto, nombre, nit o cédula del beneficiario y el valor total Cuando se trate de la legalización definitiva de la caj a menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la mis ma, se debe realizar un arqueo físico por parte de Control de Gestión o Revisoría Fiscal con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

5 1. Que los gastos estén agrupados por rubros del PUC, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. 2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NI T, objeto y cuantía. 3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fis cal que se está legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caj a menor según el caso AR QUEOS DE LA CAJA MENOR Se realizarán arqueos periódicos por funcionarios de Control de Gestión o Revisoría Fis cal, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura. De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, Control de Gestión o Revisoría Fis cal informará de ser pertinente, a la Vicerectoría Administrativa par a las investigaciones administrativas a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes.

6 En los arqueos se debe tener en cuenta que la s uma del efectivo, las Requisiciones en trámite, los cheques de caja menor y los recibos de caja menor, debe ser igual al fondo autorizado para la caj a menor PR OHI BI CI ONES Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores: 1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caj a menor, o de cualquier otra persona. 2. Adquirir elementos que existan en el almacén 3. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio. 4. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la cr eación de la caja menor. 5. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina. 6. Permitir demoras mayores a dos días hábiles para la legalización de recibos provisionales 7. T ramitar compras de bienes y servicios a cr édito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de la caj a menor. 8. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad. Cuando por cualquier circunstancia una caj a menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anter ior haya s ido legalizada en su totalidad.

7 3.8. POLI ZA GL OBAL DE MANEJO Con cargo a la empr es a, la Vicerectoría Adminis tr ativa es responsable de gestionar ante la Compañía de Seguros respectiva, la inclus ión en la Póliza Global de Manejo vigente de los funcionarios a quienes se designe para el manejo de las cajas menores R EI NT EGR OS DEFINITIVOS La ultima s emana de trabajo de Diciembre se realizan arqueos de las cajas menores pero no se reintegra el saldo sobrante, por ser periodo de vacaciones, el responsable de la caj a s er á quien responda por la custodia del dinero hasta la r eintegr ación del periodo de vacaciones. Cuando se decida la cancelación de una caj a menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. EL RECTOR de la UNI VERS I DAD AUT ONOMA DE BUCARAMANGA, delega el control y cumplimiento de estas normas a la oficina de CONT ROL DE GESTION de la UNI VERSI DAD quien estará encar gado de verificar su cumplimiento y de efectuar las pruebas de cumplimiento que considere necesarias. GABR I EL BURGOS MANTILLA R ector UNAB MAR I A VI CT OR I A PUYANA S I L VA Secretaria General

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