UNIVERSIDAD ALBERT EINSTEIN FACULTAD DE INGENIERÍA RESUMEN EJECUTIVO

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1 UNIVERSIDAD ALBERT EINSTEIN FACULTAD DE INGENIERÍA RESUMEN EJECUTIVO DISEÑO DE UNA GUÍA DE LOGÍSTICA PARA EXPORTACIÓN DE PRODUCTOS VÍA TERRESTRE A CENTROAMÉRICA TRABAJO DE GRADUACIÓN PRESENTADO POR: MOISÉS ERNESTO MENDOZA LAZO ERNESTO ANTONIO MIRANDA ALAS NORBERTO ALONSO TURCIOS CHAVEZ MARZO 2005 ANTIGUO CUSCATLAN, LA LIBERTAD, EL SALVADOR, C.A. 1

2 INDICE Parte I. Generalidades Parte II. Marco Teórico Parte III. Diagnóstico Parte IV. Guía de logística para exportación 2

3 PARTE I GENERALIDADES INTRODUCCION En este trabajo se puede encontrar un marco teórico que muestra la importancia que tiene la función logística dentro de la empresa para desarrollar con éxito las operaciones relacionadas con las exportaciones. También se presenta un diagnóstico de la situación actual existente en las empresas exportadoras salvadoreñas respecto a la logística que utilizan para realizar sus actividades de exportación por vía terrestre al área Centroamericana y una descripción detallada del proceso de exportación utilizando las aduanas fronterizas de nuestro país. El estudio realizado nos condujo al resultado final del trabajo, que consiste en una guía de logística para exportación que contiene lo necesario para que un exportador o futuro exportador pueda planificar y evaluar su gestión a la hora de realizar una exportación. Trata aspectos importantes como: desarrollo del ciclo del pedido o ciclo de exportación, objetivos de control en el ciclo de exportación, indicadores de gestión y una guía de tramites y documentos con los que se necesita cumplir para poder realizar una exportación. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Con el objeto de conocer de primera mano los aspectos críticos en las exportaciones terrestres a Centroamérica, se procedió a realizar entrevistas y visitas preliminares de campo. Algunas empresas solicitaron el anonimato, mientras que otras no tuvieron reparo en que se hiciera mención de ellas en el presente trabajo. Entre estas últimas están: Confitería Americana S.A. de C.V., Etiquetas Miguel Safie S.A. de C.V., Fábrica de Brassieres Dany S.A. de C.V. y Productos Instantáneos de Centro América S.A. de C.V. 3

4 Dada la importancia del tema, era necesario primeramente observar y conocer los procesos actuales en detalles para luego contrastarlos con los modelos y planteamientos teóricos existentes en materia logística. En base a la observación realizada, se pudo constatar que algunas de estas no cuentan con la infraestructura, ni el equipo necesario para desarrollar el proceso de exportación de una forma eficiente. Tienen también problemas internos que complican sus exportaciones debido a la escasa profesionalización de sus procesos. Las empresas nacionales tradicionalmente optan por realizar sus procesos In house, o sea, con personal interno, prescindiendo de los servicios de los especialistas en el tema por considerarlos muy caros. Esto ocasiona frecuentemente problemas posteriores. Términos utilizados erróneamente llevan a pérdidas y multas innecesarias. No es lo mismo, por ejemplo, mercadería que mercancía. La mercadería es la que ingresa al país por contrabando, mientras que la mercancía se refiere a la que ingresa por vía legal. Las empresas exportadoras, debido a la carencia de una logística adecuada para exportación, pueden verse afectadas por factores como: procesos ineficientes, problemas de comunicación, falta de información, desaprovechamiento de recursos, mala organización de las actividades u otros, factores que afectan el buen desarrollo del proceso de exportación. Por tal motivo es importante conocer que aspectos son fundamentales en el éxito de la función logística en las empresas, a fin de mejorar también la competitividad de las empresas nacionales en un entorno global. 4

5 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO La logística juega una parte importante en cualquier actividad económica. Es un factor de rentabilidad y competencia facilitando operaciones más eficientes y efectivas. Por esta razón, en las últimas décadas, muchas empresas alrededor del mundo, han estado adoptando a la logística como una herramienta gerencial clave debido a los resultados que han obtenido al aplicarla. Aparte de que Centroamérica es el mercado más inmediato a nuestro país, cuenta con la facilidad de un Mercado Común Centroamericano. Ello constituye indudablemente en una gran oportunidad para las empresas salvadoreñas de ampliar su mercado, aumentar sus ingresos y al mismo tiempo reactivar la economía de nuestro país. Históricamente, las exportaciones hacia los otros países de Centroamérica se han incrementado considerablemente en los últimos años, En la Tabla No. 1 se puede observar el comportamiento de las exportaciones dirigidas hacia esta área en los años de 2000 a 2003: EXPORTACIONES DE EL SALVADOR HACIA CENTROAMÉRICA 1 PESO NETO KG GUATEMALA 199,531, ,029, ,371, ,592,394 HONDURAS 102,388, ,010, ,282, ,540,419 NICARAGUA 60,645,300 54,990,604 49,938,165 58,558,002 COSTA RICA 25,510,251 27,104,690 36,934,671 41,849,178 TOTALES 388,076, ,135, ,526, ,539,993 TABLA No. 1 Fuente: Centro de Trámites de Exportación (CENTREX) 5

6 Para la exportación de productos hacia Centroamérica, casi en un 100% la modalidad de transporte de carga utilizado por las empresas exportadoras es el terrestre. Esto es así debido a la cercanía existente entre los países, la infraestructura vial y a las buenas relaciones comerciales vigentes entre todos los países. A nivel general, los problemas en los procesos de exportación no se encuentran localizados fuera de la compañía. Los países han abierto sus fronteras, los aranceles son convenientes y la cooperación regional se está consolidando. Los problemas se encuentran básicamente en su gestión interna. Durante el pasado evento del 21 de enero de 2005 Cómo aprovechar la Tecnología para mejorar la competitividad exportadora de las PYMES, auspiciado por la Asociación Centroamericana y del Caribe de Consultores en Comercio Internacional ACACCI- COMPITE, se consultaron a varios expertos en materia aduanal y de comercio. Todos ellos coincidieron en que en realidad no hay ningún problema para el ingreso de productos salvadoreños, sino que lo que ocurre es que las empresas, por desconocimiento u omisión, no cumplen con los requisitos mínimos, dando con ello la impresión de que existen bloqueos y restricciones. Los expertos coincidieron que el problema es básicamente de gestión interna. A continuación, en la Tabla No. 2 se presentan las estadísticas de las exportaciones totales (incluye marítimo, aéreo y terrestre) y de las exportaciones vía terrestre desde El Salvador hacia Centroamérica en los años de Exportaciones de las cinco secciones principales clasificadas por el BCR - CENTREX: metalmecánica, alimentos y bebidas, papel y conexos, agroindustria, materias plásticas y caucho. 6

7 EXPORTACIONES DE EL SALVADOR A CENTROAMÉRICA PESO NETO KG TOTALES 388,076, ,135, ,526, ,539,993 TERRESTRES 387,995, ,746, ,123, ,797,349 TABLA No. 2 Fuente: Centro de Trámites de Exportación (CENTREX) De acuerdo al directorio de la Corporación de Exportadores de El Salvador (COEXPORT) existen 417 empresas registradas. Estas empresas no constituyen la totalidad de las empresas exportadoras del país, pero sí dan una idea del sentir como gremial y son las que pueden integrar y solicitar más eficazmente al gobierno cambios en las políticas nacionales. A pesar de los incrementos en las exportaciones a la región, El Salvador continúa teniendo una balanza comercial desfavorable con los vecinos de la región. De todas formas, una realidad existente es que los países no exportan, sino las empresas. Las empresas nacionales han experimentado en estos últimos años una contracción del mercado. Esta situación ha originado que se busquen mercados vecinos para poder subsistir. Algunas empresas han ido más allá de Centroamérica y se encuentran exportando fuera del área. El proceso de búsqueda de nuevos mercados se realiza en forma desordenada, sin planificación y sin un enfoque a determinados nichos de mercado. El presente trabajo no pretende dar ninguna receta que funcione por igual a todas las empresas, sino que tiene el objeto de mostrar cómo la utilización de un proceso ordenado para la logística puede contribuir notablemente con los objetivos comerciales de la empresa. 7

8 Por otra parte, los temas logísticos son novedosos en nuestro medio. No hay suficiente literatura al respecto y la que se encuentra es muy limitada. Incluso en las universidades, el tema logístico no ha sido abordado frecuentemente. Si sumamos la importancia que tiene la logística en nuestros días a la poca información confiable de ella y que esté al alcance del bolsillo promedio, se ve que el tema de estudio tiene una importancia relevante para la sociedad en general. DELIMITACIÓN DEL ESTUDIO. El estudio abarca la logística de exportación de productos por vía terrestre desde El Salvador hacia los otros países del área Centroamericana. Se considera que existen oportunidades de negocios que pueden estarse desaprovechando por una mala gestión de la logística. Dado que la exportación vía terrestre es la más utilizada, el impacto en la optimización de ella será más visible que en otras modalidades. El trabajo se enfoca hacia la pequeña y mediana empresa exportadora salvadoreña. En la investigación preliminar se determinó que las empresas grandes y multinacionales tienen bien definida la función logística y básicamente requieren ayuda más especializada para enfrentar los problemas propios. Las pequeñas y medianas, por el contrario, requieren conocer los procesos desarrollados en el presente estudio para mejorar sus operaciones. El estudio está limitado por las operaciones comprendidas en la logística de entrega, es decir, desde la toma del pedido hasta la entrega del producto al cliente en alguna de las aduanas fronterizas. El proceso de internalización particular en cada uno de los países, desde la aduana hasta la recepción final del cliente distribuidor, escapa a la investigación actual. 8

9 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Proporcionar una guía de logística para la exportación de productos vía terrestre desde El Salvador hacia el área Centroamericana, con la finalidad de que los exportadores o futuros exportadores puedan realizar este proceso eficientemente. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.- Proporcionar un detalle del proceso actual de exportación de productos hacia cualquier país del área centroamericana. 2.- Establecer aquellos procesos críticos dentro de la logística de exportación que puedan contribuir a mejorar la competitividad de las empresas nacionales. 3.- Proporcionar definiciones de términos pertenecientes a la logística internacional que sean de utilidad para el exportador. 4.- Diagnosticar la situación actual de las empresas exportadoras mediante una investigación de campo METODOLOGIA UTILIZADA La metodología utilizada para la realización del presente trabajo se basó fundamentalmente en un trabajo de investigación bibliográfica, documental y de campo. La investigación de campo, pese a ser planeada para realizarse en 59 empresas, tomando como universo las empresas registradas en COEXPORT, no pudo ser 9

10 concluida satisfactoriamente, dado el alto índice de rechazo al realizar el cuestionario diseñado para tal efecto. Ante tal situación y a efectos de abordar la situación desde una perspectiva realista, se utilizó la técnica de entrevista dirigida. Una de las primeras impresiones que se tuvo cuando se comenzó a investigar era que la logística dependía del tamaño de la empresa. Mientras más se adentraba en el estudio, se determinó que la logística no depende del tamaño de la empresa, sino de la naturaleza del producto a exportar. Luego de analizar la parte teórica, se procedió a realizar un diagnóstico de las empresas exportadoras. En base a ambos, el grupo definió el ciclo de exportación, el cual fue la base para la construcción de una guía logística para exportación. Como cada etapa puede tener una naturaleza muy particular en base al producto que se exporta, se decidió colocar en cada una los objetivos específicos y los indicadores logísticos. 10

11 PARTE II MARCO TEORICO Parte importante de la investigación es el conocimiento de lo que significa el término logística, es decir, cómo se define, en qué campos se aplica, cuáles son sus características y qué busca alcanzar, ya que esto es la base utilizada para el desarrollo de la guía de logística para la exportación de productos vía terrestre a Centroamérica. Dentro de la logística se involucran todas las operaciones que determinan el movimiento de materiales y productos, como son: localización de unidades de producción y almacenes, aprovisionamiento, gestión de flujos físicos en el proceso de fabricación, embalaje, almacenamiento y control de inventarios, manejo de productos en unidades de carga y preparación de lotes a clientes, transportistas y diseño de la ruta para la distribución física. Adicionalmente, la logística también significa evaluar la existencia de intermediarios en el proceso. Se estudian los flujos de productos, información y fondos en los procesos descritos anteriormente. Definición de Logística: Es el proceso de planeación, instrumentación y control eficiente y efectivo en costo del flujo y almacenamiento de materias primas, de los inventarios de productos en proceso y terminados, así como el flujo de la información respectiva desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el propósito de cumplir con los requerimientos de los clientes. El objetivo principal de la logística es la satisfacción de las necesidades en bienes y servicios de un cliente, en calidad, cantidad, lugar y tiempo; teniendo en cuenta lo siguiente: MAXIMIZANDO Satisfacción del cliente y flexibilidad de respuesta MINIMIZANDO Tiempos y costo 11

12 PARTE III DIAGNOSTICO Una vez se determinó el tamaño de la muestra para la investigación, la cual fue seleccionada aleatoreamente de un universo de empresas exportadoras a Centroamérica afiliadas a la Corporación de Exportadores de El Salvador (COEXPORT), se procedió a recolectar información dentro de las empresas, mediante el uso de una encuesta, ésta fue complementada posteriormente con una entrevista dirigida con el fin de obtener información apegada a la realidad. Las encuestas y entrevistas fueron dirigidas a los encargados del área de logística en las empresas y en las empresas donde no existía esta área, la entrevista se dirigió a la persona encargada de las exportaciones. El formato de la entrevista y de la encuesta se planteo en base al modelo logístico de Latin American Logistic Center (LALC), este modelo logístico toma en cuenta todas las funciones logísticas dentro de la empresa y busca analizar dentro de estas, todos los factores importantes para lograr el mejoramiento y desempeño eficiente de estas funciones. En base a la información recolectada y según lo que se pudo observar dentro de las empresas, a través de las visitas de campo realizadas, se elaboró un diagnóstico de la situación actual de las empresas exportadoras consultadas, lo que dio origen a ciertos planteamientos de los cuales a continuación se mencionan los más importantes: ASPECTOS ORGANIZACIONALES En las empresas exportadoras no existe homogeneidad respecto a su estructura organizacional y aproximadamente un 50% de las empresas no cuentan con un área o dependencia de logística que se encargue de la coordinación de los factores involucrados en la exportación, por lo que el proceso de exportación muchas veces no se lleva a cabo con un nivel de 12

13 eficiencia deseable. No existe un responsable de vigilar todo el proceso desde que comienza hasta que termina, sino que todas las visiones que se tienen de los pedidos son fraccionadas. Las empresas exportadoras no tienen establecidos manuales de procedimientos que puedan ser aplicables a las actividades de exportación, lo que da lugar a variaciones en los procesos y errores en los mismos. INFRAESTRUCTURA Aproximadamente un 50% de las empresas exportadoras cuentan con recursos tecnológicos o software de apoyo, para llevar un mejor control de las actividades de exportación, ya sean estos, programas ya establecidos o programas diseñados y desarrollados exclusivamente para las actividades de una empresa determinada. Según lo que se pudo observar, las empresas cuentan con áreas para realizar el despacho y almacenamiento de los productos, pero estas son insuficientes, tienen poco espacio, mala distribución o no son apropiadas. Equipos de apoyo como montacargas, grúas, elevadores, bandas transportadoras, a pesar de su gran utilidad, no son muy utilizados por las empresas exportadoras debido a los altos precios de estos equipos y por la insuficiencia de espacio que se tiene para su utilización. SISTEMAS DE INFORMACION Los principales problemas que se presentan dentro de las empresas durante el proceso de exportación son: 1. No existe un buen flujo de información entre las dependencias e incluso a veces existe falta de comunicación total, lo que genera descoordinación y en consecuencia deficiencias en el desarrollo de las actividades, 2. Se tienen errores en la elaboración de los documentos de 13

14 exportación o a veces existen equivocaciones en la toma de los pedidos, lo que crea grandes inconvenientes. La gran mayoría de empresas exportadoras utilizan el Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICEX) para realizar sus exportaciones. MONITOREO Y SEGUIMIENTO La mayoría de empresas exportadoras no tienen establecidos indicadores que les permitan conocer el grado de eficiencia con que se esta desarrollando el proceso de exportación (tiempo total de servicio, tiempo por actividad, cliente satisfecho), lo que no permite conocer los puntos donde deben tomarse medidas para el mejoramiento de los procesos o actividades. TRANSPORTE Las empresas exportadoras en su mayoría contratan el transporte para sus exportaciones y al contratarlo no realizan ningún contrato formal con sus proveedores de transporte Las empresas exportadoras por lo general no utilizan custodio o algún dispositivo de seguridad durante el transporte de carga y tampoco tienen monitoreo de la carga. La mayoría de empresas adquieren una póliza con una compañía aseguradora para dar cobertura por cualquier siniestro al transportar el producto. También se considero parte importante dentro de la investigación lo concerniente a las aduanas fronterizas del país, por lo que se visitaron las aduanas mas importantes y se realizaron entrevistas informales a personal aduanero y usuarios de la aduana. Se identificaron ciertas situaciones de las cuales se mencionan algunas de ellas: 14

15 La tramitación de paso en ventanilla de aduana muchas veces no es fácil, ya que se generan largas colas por la insuficiencia de personal aduanero, la mayoría de veces, solo hay un delegado de cada país recibiendo documentación y aunque el chequeo de documentos no lleva mas de 10 minutos, haciendo la cola en un día de alto trafico una persona puede llevarse hasta 1.5 horas. En los casos que la aduana exige verificación de carga, aunque esta se encuentre en posición y lista para ser revisada, la persona encargada de tal verificación no se presenta con prontitud a efectuarla, lo que genera perdida de tiempo, pueden ser esperas de hasta 20 minutos. En caso de que el sistema informático en la aduana falle no puede realizarse ningún trámite y el usuario deberá esperar hasta que el sistema vuelva. Esto puede resultar en una espera de hasta 2 hrs. Los empleados de aduana no tiene conocimiento conceptual de lo que representa la Unión Aduanera y no tienen claro los cambios que se darán en un futuro. No existe coordinación, ni trabajo en equipo, entre los delegados salvadoreños y delegados del país vecino, lo que ocasiona que aunque un delegado aduanero haga bien su trabajo, el otro no lo continúa oportunamente. Las tres situaciones que ocasionan más pérdida de tiempo en el paso por la aduana son: 1. Cuando las empresas importadoras no han realizado pago de impuestos o fumigación de la mercadería, 2. Cuando se va el sistema en aduana, 3. Cuando existen errores en los documentos de exportación. 15

16 PARTE IV GUIA DE LOGISTICA PARA EXPORTACIÓN Una vez realizado el diagnostico y habiendo identificado las áreas donde las empresas tienen mayores dificultades se procedió al desarrollo de una guía de logística para exportación, guía que esta basada en la experiencia que las empresas investigadas tienen en el ciclo de exportación actual y que proporciona una serie de indicadores básicos que podrán utilizarse para el control de todas las etapas que conforman el ciclo con el fin de realizar el proceso de exportación con éxito, dicho ciclo esta conformado por 9 etapas e inicia con la toma del pedido al cliente y finaliza con la confirmación de entrega del pedido. Esquemáticamente el ciclo de exportación se representa de la siguiente manera: CICLO DE EXPORTACIÓN EMPRESA EXPORTADORA 1. Toma del pedido 9. Confirmación de entrega del pedido 2. Confirmación del pedido y términos de compra-venta 8. Recepción del pedido por parte del cliente 3. Preparación de documentos de exportación 7. Transporte hacia el cliente 4. Preparación y despacho del pedido 6. Realización de Trámites aduanales 5. Transporte hacia Aduana 16

17 Para cada una de estas etapas se presentan los factores que deben tomarse en cuenta para lograr un proceso eficiente y sin errores, además se establece un objetivo de control, al cual la empresa debe enfocarse si quiere desarrollar con éxito el proceso exportación. A continuación se presenta un breve resumen de lo que conforma cada etapa del ciclo de exportación: 1. TOMA DEL PEDIDO. Objetivo: Identificar al cliente y sus necesidades. Esta etapa comprende la identificación del cliente y el establecimiento de sus necesidades o requerimientos. 2. CONFIRMACIÓN DEL PEDIDO Y TERMINOS DE COMPRA-VENTA. Objetivo: Establecer los términos mediante los cuales se llevará acabo la exportación. Esta etapa comprende las actividades de cotización y confirmación del pedido. 3. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DE EXPORTACION. Objetivo: preparar los documentos de exportación en base a los requerimientos del pedido. Esta etapa comprende la preparación de todos los requisitos necesarios para realizar la exportación de un producto, entre los cuales tenemos: Autorizaciones por parte de las instituciones competentes según el tipo producto, Certificados fitosanitarios o zoosanitarios, Formulario Único Aduanero Centroamericano, Manifiesto de carga, Factura de exportación, Documento de Transito Internacional. 4. PREPARACIÓN Y DESPACHO DEL PEDIDO. Objetivo: Preparar y despachar el producto según documentos de exportación. Esta etapa comprende la selección del producto a despachar, traslado del producto al área de despacho, carga del producto. 17

18 5. TRANSPORTE HACIA ADUANA. Objetivo: transportar y asegurar que la mercadería llegue a la aduana fronteriza salvadoreña. Esta etapa comprende el movimiento físico de la carga a través de un vehículo apropiado, y monitoreo del mismo, desde las instalaciones de la empresa exportadora hasta la aduana fronteriza salvadoreña. 6. REALIZACION DE TRÁMITES ADUANALES. Objetivo: realizar los trámites para la exportación en la aduana fronteriza salvadoreña en el menor tiempo posible. Esta etapa comprende la presentación y chequeo de documentos en aduana, chequeo de carga de ser necesario, contacto con agente aduanal (si existe) y salida de aduana. 7. TRANSPORTE HACIA EL CLIENTE. Objetivo: transportar y asegurar la entrega del pedido al cliente. Esta etapa comprende el movimiento físico de la carga a través de un vehículo apropiado, y monitoreo del mismo desde la aduana salvadoreña hasta el destino final. 8. ENTREGA DEL PEDIDO AL CLIENTE. Objetivo: Entregar el pedido en el lugar y tiempo requeridos por el cliente. Esta etapa comprende la entrega del producto y la verificación del mismo. 9. CONFIRMACION DE ENTREGA DEL PEDIDO. Objetivo: Asegurarse de que el pedido llego a su destino según los requerimientos. Comprende la confirmación por parte del cliente de que recibió el producto a conformidad. 18

19 INDICADORES DE GESTION PARA EL CICLO DE EXPORTACIÓN Los indicadores de gestión son tasas, relaciones o medidas entre dos variables, son utilizados para evaluar el desempeño de una actividad o proceso y el uso de estos nos permiten hacer comparaciones, nos muestran el comportamiento e identifican la rentabilidad, duración y calidad del proceso. En busca de mejores formas de hacer o de corregir métodos para lograr ser más competitivos, a continuación se presentan indicadores que pueden ser utilizados en la logística de exportación de mercancías: SERVICIO AL CLIENTE NOMBRE DESCRIPCIÓN FORMULA Consiste en calcular el Pedidos entregados Nivel de cumplimiento de nivel de efectividad en fuera de tiempo entregas las entregas de mercancías. Total de pedidos Nivel de error en la toma de pedidos Calidad de la facturación % de Notas Crédito Pendientes por Facturar Consiste en calcular el porcentaje de pedidos que se tomaron con errores Numero y porcentajes de facturas con error por cliente y agregación de los mismos Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas Consiste en calcular el número de pedidos no facturados dentro del total de facturas entregados Total de pedidos tomados con errores Total de pedidos ingresados Facturas emitidas con errores Total de facturas emitidas Total de Notas de Crédito. Total de facturas generadas Total de pedidos pendientes de facturar. Total de pedidos facturados. 19

20 Pedidos entregados completos Ciclo de la orden de compra Nivel de pedidos que fueron concretizados = ventas perdidas Porcentaje de quejas efectuadas por los clientes Nivel de error en las cotizaciones Mide el nivel de cumplimiento de la empresa en la entrega de productos completos al cliente Este indicador controla el tiempo que transcurre entre el momento en que el cliente realiza el pedido y el momento en que este recibe el producto Consiste en calcular el porcentaje de pedidos que fueron procesados Consiste en calcular el porcentaje de quejas recibidas por los clientes respecto a los pedidos realizados. Consiste en calcular el porcentaje de cotizaciones con errores Cantidad de entregas completas. Cantidad de producto solicitado. Promedio de los tiempos de atención a los pedidos. Entregados/recibidos en el período Total de cotizaciones aceptadas Total de cotizaciones realizadas Total de quejas Total de pedidos realizados Total de cotizaciones con errores Total de cotizaciones realizadas INVENTARIOS INDICADOR DESCRIPCION FORMULA Índice de duración de mercancías en el inventario Rotación de inventario Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del ultimo periodo. Indica cuanto dura el inventario que se tiene. Nos indica el número de veces que el inventario a sido renovado en un periodo determinado de tiempo. Inventario final x 30dias Ventas promedio Número de unidades vendidas Inventario promedio 20

21 Exactitud del inventario Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico. Valor diferencia ($) Valor total de os inventarios ALMACENAMIENTO INDICADOR DESCRIPCION FORMULA Consiste en relacionar el Costo de Costo de costo del almacenamiento almacenamiento por almacenamiento y el unidad número unidades Número de unidades almacenadas en un almacenadas periodo determinado. Porcentaje de manejo Costo total operativo Costo por unidad por unidad sobre los bodega despachada gastos operativos del centro de distribución. Unidades despachadas TRANSPORTE INDICADOR DESCRIPCION FORMULA Medir el costo unitario Costo transporte propio Comparativo del de transportar una por unidad transporte unidad respecto al Rentabilidad vs. gasto ofrecido por los Costo de contratar transportes del medio. transporte por unidad Nivel de utilización de los camiones Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso. Capacidad real utilizada Capacidad real camión (kg,mt3) 21

22 COSTOS INDICADOR DESCRIPCION FORMULA Consiste en calcular el costo del transporte por unidad de producto Costo de transporte por unidad Costo por metro cuadrado Costos Logísticos Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega Esta pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma. Número de productos enviados Costo total del transporte Costo total operativo bodega x100 Área del almacenamiento Costos totales logísticos Ventas totales de la compañía REQUISITOS Y TRÁMITES DE EXPORTACIÓN Al final de la guía logística para exportación se presento una guía de trámites y requisitos de exportación para que el exportador pueda guiarse también en esta área. Esta guía contiene los aspectos siguientes: o Trámite para registrarse como exportador o Trámites de exportación que se realizan en el Centro de Trámites de Exportación (CENTREX) o Precio de trámites y documentos emitidos en el CENTREX o Productos que requieren autorización de otras instituciones previo a realizar trámites de exportación en el CENTREX o Matriz resumen de requisitos por producto o Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICEX) o Tiempo requerido para los trámites en el CETNREX 22

23 CONCLUSIONES Las empresas exportadoras en su mayoría realizan el proceso de exportación de manera empírica o tradicional, en la cual el proceso prácticamente sigue una guía de trámites y documentos que se realiza paso a paso y donde cada una de las áreas involucradas en éste proceso trabaja en forma aislada, realizando cada área diferentes funciones de forma independiente. Este planteamiento nos indica que la mayoría de empresas aún no poseen definida una función logística que les permita visualizar las áreas de la empresa como un todo integrador, que interrelacione los flujos de información y la realización de tareas para alcanzar un objetivo común, una exportación exitosa. Otro punto importante que debe tomarse en cuenta es que la mayoría de empresas exportadoras no cuentan con la infraestructura física ni tecnológica apropiada para lograr la máxima eficiencia en el desarrollo del proceso de exportación, lo cual es un impedimento claro para el mejoramiento de los procesos, la modernización y el aumento de la capacidad competitiva de la empresa. Tomando como base el proceso de exportación actual que se realiza en las empresas investigadas, se definió lo que denominamos como Ciclo de Exportación o Ciclo del Pedido, dentro de este ciclo se identificaron como los puntos más críticos y donde las empresas deben colocar su mirada respecto al establecimiento de controles e indicadores que les permita minimizar sino mas bien eliminar los fallos dentro de estos. Puntos críticos en el ciclo de exportación: Confirmación del pedido y establecimiento de términos de compra-venta. Preparación de documentos de exportación. Preparación y despacho del pedido. 23

24 No importa el esfuerzo que se realice por mejorar la función logística de la empresa si no contamos con un sistema de información que integre la información de la empresa y provea la información necesaria y precisa en el tiempo oportuno, ya que en este caso ese esfuerzo podría ser desperdiciado. Un buen sistema de información puede ser la herramienta clave para empezar a lograr eficiencia dentro de la empresa. Si las empresas no cuentan con la capacidad de desarrollar un sistema logístico viable que haga eficiente sus actividades entorno a las exportaciones, estas deben considerar la contratación de especialistas en el tema, que si bien es cierto esto representa una inversión monetaria inicial, esta se reproducirá en incontables ahorros futuros por la utilización de una logística de exportación eficiente y sin errores, ya que una logística inadecuada trae consigo procesos ineficientes, problemas de comunicación, falta de información, desaprovechamiento de recursos, mala organización y otros factores que afectan el desarrollo de la empresa. Al inicio de la investigación se pensó que la logística dependía del tamaño de la empresa, es decir, que la logística no era la misma para una empresa grande que para una mediana o una pequeña, pero al final de la investigación se puede concluir que la logística depende del tipo de producto a exportar y sus características, ya que no es lo mismo tratar con un producto frágil que con un producto rústico, con un producto perecedero que con otro no perecedero. En fin, la logística debe constituir parte fundamental dentro de la parte operativa de la empresa. La buena gestión logística buscará siempre proveer del producto correcto, en la cantidad requerida, en el lugar indicado, en el tiempo exigido y al menor costo posible. 24