PARA LA EMPRESA PROALCA C.A. MARINES AGUDO CANONICO

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1 DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA EMPRESA PROALCA C.A. MARINES AGUDO CANONICO UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" Barquisimeto, Mayo del 2002.

2 DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA EMPRESA PROALCA C.A. por MARINES AGUDO CANONICO Trabajo Especial de Grado para optar al Grado de Especialista en Contaduría Mención Costos UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" Decanato de Administración y Contaduría Barquisimeto, Mayo del 2002.

3 DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA EMPRESA PROALCA C.A. por MARINES AGUDO CANONICO Trabajo Especial de Grado Aprobado Rosa Isabel Pérez C.I José Enrique Achue C.I Lizbet Hernández C.I Barquisimeto, 22 del Mayo del 2002.

4 A mis padres, hermanos y esposo quienes son los pilares fundamentales de mi vida.

5 AGRADECIMIENTO A la licenciada Rosa Isabel Pérez quien con su paciencia, dedicación y apoyo incondicional facilitó el desarrollo de la investigación. Al profesor José Achue por sus valiosas y oportunas orientaciones durante todo el proceso de investigación. A la junta directiva de la empresa PROALCA C.A., por autorizar investigación. el desarrollo de la A la licenciada Haide Catarí por apoyar y creer en la necesidad de la investigación. A todo el personal administrativo y productivo que trabaja en la empresa por la colaboración y paciencia durante le proceso de recolección de la información. Al ingeniero Fidel Agudo Canónico por su asesoría en el área de informática y su respaldo al proyecto. A mi madre quien es y será siempre mi gran asesora metodológica.

6 CURRICULUM VITAE Marinés Agudo Canónico Licenciada en Contaduría Pública egresada en 1998 de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado en el primer puesto de la Promoción IX con Mención Magna Cumluade. Profesional con experiencia en el diseño de manuales de funciones, manuales de procedimientos, sistemas contables y sistemas de administrativos adquiridos durante el desempeñó de los siguientes cargos: Gerente administrativo de la empresa DORCA SERVICIOS C.A, período junio 2000-febrero 2001, dedicada al desarrollo de softwares administrativos. Contador en la firma SANCHEZ STRUVE ASOCIADOS C.A, período julio junio 2000 Asistente administrativo en la empresa industrial PREFABRICADOS PIOVESAN C.A. Analista de organización y métodos en la empresa DORCA ASOCIADOS, período noviembre 1996-marzo 1998 Experiencia docente como preparadora docente en la cátedra de contabilidad superior durante los lapsos académicos 95-II, 96-I y 96-I (ganadora en concurso de oposición) y como tutor académica de tesis de pregrado en el área de costos de la Universidad Yacambú durante el período mayo-julio del año Actualmente becaria académica en formación de la Universidad del Zulia Núcleo Punto Fijo (ganadora en concurso de oposición) y participante en la especialización en tributación dictada por la Universidad del Zulia.

7 DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA EMPRESA PROALCA C.A. Marinés Agudo Canónico RESUMEN El propósito de la investigación fue diseñar un sistema de control de costos automatizado para la empresa PROALCA C.A fundamentado en la teoría de costos por absorción y la metodología de costeo por órdenes específicas. El estudio de proyecto siguió un diseño no experimental. La metodología comprendió dos fases: diagnóstico y elaboración del modelo. El diagnóstico se realizó mediante una investigación de campo descriptiva considerando las variables específicas: procesos administrativos, proceso productivo y estructura de costo. La población de la investigación estuvo constituida por los procesos administrativos y procesos productivos. La selección de las unidades de información se hizo utilizando técnicas de muestreo probalístico y no probabilístico. La recolección de la información se llevó a cabo por medio de la observación directa, revisión documental, entrevistas estructuradas y encuesta personalizada. La data se registró en matrices de verificación de procedimientos, guiones de entrevistas y un cuestionario personalizado diseñado por la autora. El análisis de los resultados se realizó mediante la aplicación de técnicas cualitativas, análisis sistemático y descripción narrativa; y por las cuantitativas, las tendencias porcentuales y representaciones en gráficos de barras y circulares. Los resultados obtenidos determinaron: ausencia de formalización de procedimientos administrativos, ausencia de control de mano de obra y gastos indirectos de fabricación, inexistencia de un sistema de costos. La propuesta automatizada comprende el diseño externo y preliminar interno de un sistema de Control de Costos de Producción (C.C.P) con las funciones: acumulación de costos por órdenes específicas; estimación de costos integrales de mano de obra; contabilización de los costos indirectos de fabricación en forma predeterminada; determinación de variaciones entre costos estimados y reales, importación de la información de otros sistemas administrativos. El CCP se adapta a las pequeñas y medianas empresas, sin que el incremento de los gastos administrativos sea mayor que el valor de la información.

8 INDICE CAPITULO Pág. I EL PROBLEMA 1 Planteamiento del Problema 1 Objetivos de la Investigación 6 Justificación 7 Alcances y Limitaciones 8 II MARCO TEÓRICO 10 Antecedentes 10 Bases Teóricas Contabilidad de Costos Teoría de Sistemas Sistemas de Producción Sistemas de Costos Elementos del Costo Sistemas de Información Control Interno Diseño de Sistemas de Información Definición de Términos 53 III MARCO METODOLÓGICO 56 Diseño de la Investigación 56 Población y Muestra 57 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 58 Tratamiento de la Información 59 Operacionalización de las Variables 60 IV ANÁLISIS E INTEPRETACIÓN DE RESULTADOS 71 V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 106 Conclusiones 106 Recomendaciones 107

9 INDICE CAPITULO Pág. VI PROPUESTA 110 Diseño Externo Objetivos del Sistema Descripción del Sistema Alcance del Sistema Funciones del Sistema 112 Diseño Interno Preliminar Estructura de Costo Metodología de Acumulación del Sistema Módulos del Sistema Base de Datos Procedimientos Administrativos 129 BIBLIOGRAFÍA 142 ANEXOS 145 Cuestionario Personalizado 146 Guión de Entrevista Guión de Entrevista Guión de Entrevista Matrices de Verificación 165

10 INDICE DE CUADROS Y MATRICES CUADROS Pág. 1 Procesos Administrativos 66 2 Procesos Productivos 68 3 Estructura de Costos 69 4 Listados de Cargos de Producción 94 5 Costo de Materiales Unitarios por Línea de producción 102 durante el mes Agosto de Nomenclatura de Elementos Tabla de Análisis de Beneficios Contractuales Tabla de Análisis de Política Remuneración Tabla de Calculo de la Hora Hombre Promedio Ponderada 123 MATRICES 1 Matriz de Análisis. Compra de Materiales 72 2 Matriz de Análisis. Control de Inventario de Materiales 73 3 Matriz de Análisis. Control de Horas Hombre Trabajadas 77 4 Matriz de Análisis. Calculo de la Nomina 78 5 Matriz de Análisis. Distribución de los Costos de Mano de 81 Obra 6 Matriz de Análisis. Determinación de los Gastos Indirectos 82 de Fabricación 7 Matriz de Análisis. Contabilización de los Gastos 84 Indirectos de Fabricación 8 Matriz de Análisis. Recepción de Producción en el 85 Almacén 9 Matriz de Análisis. Despacho Matriz de Análisis. Mermas Matriz de Análisis. Procedimiento de Cálculo de Costos de 89 Producción 12 Matriz de Análisis. Sistema de Costo 92

11 INDICE DE GRAFICOS Y FORMATOS GRAFICOS Pág. 1 Costos de Producción y Venta para los meses de Julio y 98 Agosto de Costos de los Materiales para la Línea de Cerdos para los 99 meses de Julio y Agosto de Costos de los Materiales para la Línea de Bovinos para los 100 meses de Julio y Agosto de Costos de los Materiales para la Línea de Aves para los 101 meses de Julio y Agosto de Distribución Porcentual de la Mano de Obra para el 103 período Julio- Agosto de Distribución Porcentual de los Gastos Indirectos de 104 Fabricación para el período Julio- Agosto de Estructura Base de Datos 129 FORMATOS 1 Tabla de Estructura de Costo Ticket de Mezcla Control de Horas Extras Orden de Producción 141

12 CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema Hoy en día el manejo eficaz de la información dentro de cualquier ente económico constituye un factor para el éxito en el mercado competitivo. "La competencia de la era industrial se está transformando en la competencia de la era de la información", Kaplan y Norton (1997). El proceso de especialización de los procedimientos de control administrativo, mediante los cuales la información financiera, impositiva y de costos es procesada, expresada y analizada en el instante oportuno, le permite a la empresa aprovechar las oportunidades que brinda el medio económico. Los sistemas de control de costos de producción, al igual que cualquier otro tipo de sistema de información, se diseñan para satisfacer las necesidades de las empresas. Un sistema de costos de producción registra, clasifica, procesa y resume todas las actividades relacionadas con la producción. Entre estas actividades, según Neuner y Deakin (1995) se encuentran: los pedidos, la recepción y uso de materiales para la producción, los costos de mano de obra, incluyendo la determinación de las cuotas de salarios y las prestaciones laborales,...el análisis y la aplicación de los costos o gastos indirectos que comprende casi todos los costos de operación de las instalaciones fabriles. Para Vega (1999), los cambios ocurridos en el escenario económico en el que actúan las organizaciones han afectado sus pautas tradicionales de operatividad y gestión. El auge económico de la década de los años setenta, donde existía un mercado cautivo y una alta demanda de bienes y servicios, propició el uso de sistemas de control de costos de producción fundamentados en las filosofías de costeo por absorción o costeo variable. Estos sistemas utilizaban metodologías de acumulación por procesos, u órdenes de trabajo con

13 fines de control y registro, dependiendo de la naturaleza del proceso de manufactura. Las características de estos sistemas de costos obedecían al gran peso financiero de los costos primos (materiales y mano de obra directa) dentro de la estructura de costo del producto, lo que generaba la necesidad de controlar las horas hombre y la eficiencia en el consumo de materiales. En la actualidad, la automatización de procesos cambia tal situación, ya que intensifica el uso de las máquinas (capital de trabajo), reduciendo el gasto de mano de obra directa y garantizando un porcentaje mínimo de desperdicios. Los costos indirectos por mantenimiento, insumos, mano de obra indirecta, entre otros, se incrementan en aquellas empresas donde se adoptan las tecnologías de la nueva era, y por ende surge la necesidad administrativa de controlar dichas erogaciones. "El importante aumento de la mecanización e informatización de los procesos productivos ha provocado que la mano de obra en muchas empresas, pase a ser un mero elemento de control o apoyo a los equipos, pasando así a tener una importancia cuantitativa poco relevante en relación a los costes totales de la actividad productiva ", Álvarez y otros (1996). De esta manera los sistemas tradicionales de costeo son sustituidos por nuevas técnicas, entre las cuales se puede mencionar el costeo basado en actividades (ABC). Esta evolución tecnológica sólo se lleva a cabo en aquellas empresas que tienen acceso a capitales significativos, producto de la acumulación por utilidades sostenidas en años anteriores o de financiamientos bancarios externos, debido a los altos costos de inversión de la tecnología de avanzada. Por tanto la gran mayoría de las empresas clasificadas como medianas o pequeñas, hoy en día se enfrentan a las condiciones perniciosas del mercado con debilidades tecnológicas y de información. Rivas (1998) en su estudio sobre las Características de la Gestión de Costos en las empresas Manufactureras de Alimentos del Municipio Iribarren del Estado Lara, observó que la orientación en las pequeñas y medianas empresas, tenía un enfoque tradicional, en tanto que en las grandes empresas se daban indicios de la aplicación de la información de costos con fines de carácter estratégico.

14 Además de ello, dichas organizaciones carecen de las características estructurales y organizativas necesarias para aplicar las nuevas técnicas de costeo. Así lo afirma, Sánchez (1996) en su investigación sobre La Calidad Total en la Zona Industrial de Barquisimeto Estado Lara. En este estudio descriptivo, de la gestión de calidad y los elementos que inciden en el aseguramiento interno de la pequeña y mediana industria, determinó que estas organizaciones poseen como debilidades la indefinición de políticas y objetivos de calidad; la carencia de estructuras organizacionales y sistemas productivos, tecnológicos y de información eficientes; así como la insuficiencia de recursos humanos aptos para la aplicación de las nuevas técnicas de costeo. Ante la necesidad sentida de control de costos y de gestión administrativa en las medianas y pequeñas empresas, existe en el mercado nacional un gran número de programas administrativos para procesar operaciones bancarias, contables, financieras, de personal y de control, los cuales son adquiridos por las gerencias de las compañías con fines financieros y fiscales. Ejemplo de ellos son los productos informáticos SAINT, ADA, Valery, Data Pro, Premium Soft, Pro400 Information System. Las características esenciales de estos sistemas computarizados son el desarrollo de un modelo general, que luego es adaptado a los requerimientos particulares de cada empresa durante la fase de implantación, y precios de adquisición accesibles a pequeños y medianos productores. Murdick (1990) afirma que en las organizaciones pequeñas mucha de la información financiera necesaria para los administradores, es similar a la información solicitada por los usuarios externos, lo que conduce al diseño de sistemas que generan información externa, impidiendo con ello a los gerentes poseer informes internos útiles para la toma de decisiones. La adaptación de los sistemas informáticos dependerá del grado de flexibilidad que posea el diseño. Sin embargo existen actividades o transacciones que no pueden ser procesadas en la forma que la especificidad de la empresa lo requiere, debido a la conformación presentada por el software.

15 El proceso de controlar los costos de producción desde el punto de vista contable, es un área administrativa atípica en lo que a automatización de procesos se refiere. Porque no existe un patrón universal de los elementos que componen los bienes y servicios generados para todas las empresas. El diseño de sistemas automatizados para el control de los costos de producción se ha visto limitado a la creación de softwares a la medida del cliente, lo cual involucra costos elevados de adquisición, que no pueden ser financiados por cualquier tipo de empresa. Las grandes empresas, consorcios o corporaciones son los agentes económicos que utilizan sistemas automatizados de control de costos de producción, que en la mayoría de los casos se encuentran integrados al resto de los programas administrativos y contables. Los sistemas Flexline, Baam y SAP son ejemplos de software de control de gestión para grandes empresas, utilizados en el país. Mientras las grandes empresas controlan la inversión en la producción en forma automatizada, un gran porcentaje de los medianos y pequeños productores, se limitan a controlar la inversión en la producción de forma manual y empírica, a pesar de que la competencia le exija calidad y precios competitivos. Aunque el volumen de información de una mediana o pequeña empresa resulta ser menor que el de las grandes compañías, la determinación de sus costos deben seguir procedimientos administrativos automatizados. El sector Agroindustrial esta constituido en noventa y dos por ciento (92%) por pequeños y medianos productores. De acuerdo con datos publicados por OCEI para el año mil novecientos noventa y siete (1997), la categoría alimentos, bebidas y tabaco, esta compuesta en un ochenta y dos por ciento (82%) por pequeños productores, lo que equivale a dos mil ochocientos veintinueve (2.829) empresas; en un doce por ciento (12%) por medianas empresas lo que corresponde a cuatrocientos ocho (408) productores y sólo el seis por ciento (6%), representado por ciento ochenta y nueve (183) entes, son grandes compañías o corporaciones.

16 Dentro de este universo se encuentra la compañía anónima PROALCA, ubicada en la Zona Industrial III de Barquisimeto. Su objetivo fundamental, según consta en el registro de comercio, es la producción, distribución, almacenamiento y comercialización de productos agrícolas y pecuarios, así como también la elaboración, comercialización y distribución de alimentos concentrados para animales. Esta empresa posee actualmente un capital suscrito y pagado de cuarenta y un millones de bolívares (Bs ,00), representado en una capacidad instalada de procesamiento de cincuenta y siete mil seiscientas toneladas ( toneladas métricas) por año, pero que considerando los factores de mantenimiento, pérdidas de tiempo laboral, depresión del mercado, fallas eléctricas, entre otros, sólo trabaja hoy a un veintiún por ciento (21%) de su capacidad, lo que equivale a una producción de doce mil toneladas ( toneladas métricas) anuales. Los productos elaborados por la compañía son dirigidos a criadores y distribuidores nacionales, concentrándose en la captura de los mercados de los estados Lara, Yaracuy, Portuguesa y Zulia. La empresa posee tres líneas de producción: alimentos para cerdos, alimentos para pollos y alimentos para bovinos. Los insumos del proceso productivo son: maíz, harina de soya, afrecho de trigo, subproducto de maíz, harina de carne, melaza, sales, carbonato de calcio, harina de arroz, fosfato de calcio, sal y minerales. Las cantidades utilizadas dependen de la formulación de cada presentación a comercializar. Considerando que algunos de los materiales utilizados en el proceso son de producción estacional, se hace imperante la necesidad de la programación y aseguramiento de la materia prima. En consecuencia el control de los costos de producción constituye la herramienta informativa esencial para la definición de políticas de comercialización tendientes a garantizar los niveles de rendimiento. Por lo antes expuesto y en función de que resulta importante para la empresa PROALCA C.A. disponer de un sistema de costos automatizados, la presente investigación

17 tuvo como propósito diseñar un sistema automatizado de control de costos adecuado a las características productivas, administrativas y de comercialización que le permita controlar los costos de producción de forma organizada, rápida y sencilla. Objetivos de la Investigación Objetivo General Elaborar un diagnóstico de la situación administrativa, productiva y de costo de la empresa PROALCA C.A. Diseñar un sistema de control de costos automatizado adecuado a las características de la empresa productora de alimentos concentrados para animales PROALCA C.A. Objetivos Específicos Analizar los procedimientos administrativos inherentes al control de los materiales utilizados en la empresa. Analizar los procedimientos administrativos necesarios para la elaboración de la nómina. Analizar los procedimientos administrativos utilizados por la gerencia para el control de los gastos indirectos de fabricación. Analizar los procedimientos administrativos relacionados con el control de inventario de productos terminados actualmente adoptado por la empresa. Analizar la metodología utilizada por la empresa para determinar el costo de producción de cada producto. Describir el proceso productivo para las tres líneas de productos. Describir una estructura de costo actual de la empresa. Determinar el proceso de acumulación de costos acorde con el proceso productivo. Determinar los procedimientos administrativos necesarios para la recolección de la información requerida por el sistema. Diseñar los formularios de recolección de la información necesaria para el sistema.

18 Diseñar la base de datos requerida para la automatización del proceso. Estructurar los módulos del sistema automatizado de control de costos de producción. Justificación La función principal de un sistema de costos es distribuir la inversión realizada por la compañía en cada una de las etapas o actividades de la producción, para determinar el valor unitario del bien elaborado o servicio prestado. Esta distribución puede ser ejecutada sobre la base de procesos electrónicos de acumulación de datos. Dicha metodología ofrece como ventajas la reducción del gasto administrativo en la recopilación de la información; el incremento de los niveles de seguridad, precisión y rapidez en el procesamiento de la información y la facilidad de generar reportes detallados o generalizados en cualquier momento. Un sistema computarizado de costos de producción constituye una herramienta de control y planificación gerencial que ofrece la posibilidad de evaluar escenarios actuales y futuros con la finalidad de aplicar correctivos y preveer cambios. Los medianos y pequeños productores requieren de mecanismos que establezcan la relación existente entre los costos y los márgenes de utilidad. En un mercado donde los parámetros para fijación de los precios de ventas son definidos por las grandes compañías, la relación costo-beneficio es vital para el resto de los agentes oferentes. El conocimiento de la estructura de costos, fundamenta el planteamiento y análisis de medidas preventivas o correctivas, que podría aplicar la gerencia, en virtud de las fluctuaciones de las fuerzas del mercado. Por tal motivo es imprescindible accionar procedimientos rápidos y efectivos que calculen los costos unitarios de operación. En una economía de crisis y mercados restringidos, la inversión en organización y control administrativo no puede influir en forma negativa sobre la capacidad financiera de los pequeños y medianos productores. Adquirir sistemas integrados de control de costos de

19 producción, no sólo genera costos de licencias significativos, sino que acarrea gastos de asesoría y mantenimiento adicionales a los desembolsos iniciales, a la par de que desecha paquetes administrativos hasta el momento manejados en la organización. El diseño de un programa que permita utilizar las plataformas informáticas de los sistemas administrativos accesibles del mercado brindaría a las pequeñas y medianas organizaciones la posibilidad de conocer sus costos de producción, aprovechando al máximo los recursos financieros, humanos y técnicos instalados en las empresas. La elaboración del diseño de un sistema automatizado para el control de los costos de producción, acorde con las características y necesidades básicas de la mediana empresa, es una investigación claramente justificada por el esquema anteriormente presentado. La creación del fundamento conceptual y lógico del sistema, es un estudio que fusiona conocimientos contables e informáticos que estructuran un software de aplicación capaz de satisfacer la demanda administrativa de la mediana empresa. Alcances y Limitaciones. Desde el punto de vista de una gestión de proyecto, el diseño del software se realiza en dos fases. La primera de ellas, comprende el diseño preliminar o externo del programa. En esta fase se definen los requerimientos de información, los formatos de los reportes a emitir, las características funcionales y la estructura general del producto (programa). El diseño externo se preocupa del refinamiento de los requisitos anteriores, así como la definición estructural del sistema. En la segunda fase, se concibe el diseño de detalle, diseño arquitectónico o diseño interno, que consiste en definir la estructura de datos interna, los detalles de procesamiento, las representaciones algorítmicas, y todo lo relacionado con el proceso de programación. La investigación estuvo orientada a elaborar el diseño externo de un sistema de control costos automatizado para la empresa productora de alimentos concentrados para animales

20 PROALCA C.A. Este comprende objetivos, descripción, alcance y las funciones del sistema planteado. El proceso de diseño se apoyó en los resultados del diagnostico de la situación administrativa, productiva y de costo de la empresa. Este diagnóstico comprendió una revisión exhaustiva de los actuales procesos administrativos, con su correspondiente análisis, de forma tal que pudieron definirse mejoras que garanticen la eficiencia y eficacia de los mismos. Posteriormente se procedió a describir el proceso productivo, para identificar los elementos del costo de cada uno de los productos, información en la cual se fundamentará el diseño de la estructura de costo. Los requerimientos mínimos de información procesables por el sistema, se obtuvieron mediante los procedimientos administrativos y formularios idóneos que se diseñaron. La definición de estos requisitos tuvo como objetivo especificar los requerimientos externos, funcionales y de desempeño del sistema. El diseño interno del sistema automatizado abarco sólo la fase preliminar, que incluye la determinación de la estructura de costo, la metodología, los módulos, las base de datos y los procedimientos administrativos y formularios de captura de la información. Esta estructura conceptual a futuro puede ser concluida por un profesional de la informática, que mediante la programación en el lenguaje apropiado cree un software de aplicación. El sistema automatizado permite tomar información financiera de paquetes administrativos comercializados en el mercado y procesar la información necesaria de costos para brindar el costo unitario por tipo de producto definidos por la empresa, sin necesidad de realizar una inversión financiera significativa en un sistema administrativo integrado.

21 CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes de la Investigación La globalización, el incremento de la competencia, la selectividad de la demanda, el incremento de los niveles de calidad en la producción, además de la notable crisis económica que atraviesa el país, constituyen factores determinantes en la creciente necesidad de controles productivos, financieros y administrativos que hoy día impera en la gran mayoría de las empresas venezolanas. La necesidad de controlar los costos de producción en PROALCA C.A., es una inquietud que no sólo ha surgido de las presiones del mercado y las vivencias del control administrativo, sino que también ha sido reseñada en la investigación de Escobar y otros (1998) durante el desarrollo de una Propuesta para mejorar la Calidad y Productividad de esta organización. La propuesta se fundamento en un estudio de campo descriptivo, donde se determinó que los sistemas blandos o gerenciales (sistemas de controles administrativos, financieros, entre otros) no generaban la información necesaria para la gerencia. El diseño de un sistema de información tiene como finalidad la construcción de un modelo. El proceso por el cual se desarrolla el modelo combina intuición, experiencias en la construcción de entidades similares, principios teóricos y un conjunto de criterios que faciliten el discernimiento sobre la calidad y fluidez de los procedimientos analizados, Pressman (1992). Este proceso se evidencia en el gran número de investigaciones contables dirigidas a definir modelos de costos aplicables a las industrias manufactureras y de servicios. En este sentido, Mora (1997) propuso un diseño de un Sistema de Contabilidad de Costos para la empresa Industrias Lácteas la Fe, C.A., en el cual contemplo el desarrollo de modelos, normas y procedimientos adecuados, para recoger, registrar y reportar los datos

22 de costos de producción necesarios para la toma de decisiones. Estos modelos se realizaron considerando las características determinadas por el investigador durante la fase diagnóstico y las políticas administrativas de la organización. Dentro del mismo enfoque metodológico, un año después Romero (1998) llevó a cabo un Diseño de una Metodología de Acumulación de Costos para las Plantas de Refinería Cardón, del Complejo Refinador Paraguaná, PDVSA, Manufactura y Mercadeo. La investigación tuvo como objetivos el diseño de una metodología de acumulación de costos para las Plantas de la Refinería Cardón Amuay, del Complejo Refinador Paraguaná. Este estudio partió de un análisis de la situación administrativa actual de las Plantas con la respectiva descripción del proceso productivo, sobre el cual se logró identificar el sistema de acumulación de costos por procesos, como el más acorde para el proceso productivo de la empresa. La metodología de costeo siguió los parámetros generales dictaminados por la gerencia administrativa general de Petróleos de Venezuela, y constituyó una plataforma para la implementación del sistema gerencial SAP. La investigación planteo una metodología de costeo automatizada, para la cual utilizó como herramienta de desarrollo del programa, el Microsoft Access. Al respecto, es necesario señalar que el diseño del sistema automatizado de datos planteado en esta investigación, seguirá el patrón metodológico anteriormente descrito y pretende concluir en un diseño conceptual para la generación de una herramienta informática que permita a la mediana empresa, representado en el caso particular que se analiza, por PROALCA, determinar sus costos de producción. Bases Teóricas 1. Contabilidad de Costos En una sociedad tecnológica la rapidez de los procesos obliga a los niveles gerenciales a estar preparados e informados para aprovechar cualquier cambio del medio,

23 de lo contrario, el precio de una decisión errada puede ser fatal para la organización. Para Sáez y otros (1993) las empresas piden hoy más que nunca que los sistemas contables sean capaces de suministrar información adecuada para abordar cuestiones nuevas y diversas. La actividad productiva de cualquier empresa lleva consigo la aplicación de unos medios productivos que permitan la obtención de unos bienes y servicios a través de un proceso adecuado, Sáez y otros (op.cit). Los costos son aquellas erogaciones monetarias que realiza cualquier ente económico para adquirir esos medios productivos. El proceso de producción involucra una transformación en la que se le agrega a los materiales incorporados un valor adicional, necesario de cuantificar y valorar. En virtud de esta necesidad, existe dentro de la teoría contable una rama encargada de recoger, registrar y reportar la información financiera relacionada con los procesos productivos de las empresas, llamada Contabilidad de Costos. La creciente complejidad de los procesos productivos junto a la ya descrita necesidad de información, han llevado a muchos autores del área, entre ellos a Horngren (1996) a definir la Contabilidad de Costos. Este conocedor de la materia, define a la Contabilidad de Costos como el suprasistema contable que comprende a la contabilidad administrativa, a la vez que cumple funciones de valoración de inventarios. A este respecto Sáez y otros (op.cit) son muchos más específicos debido a que expresan dos definiciones de la Contabilidad de Costos considerando dos puntos de vistas, el financiero y el de gestión. La Contabilidad de Costos enmarcada en el ámbito financiero, es un sistema de información, que permite la valoración de los bienes y servicios derivados la actividad productiva, cumpliendo con ello con los principios contables generalmente aceptados. Mientras que la Contabilidad de Costos desde el punto de vista de gestión, es un sistema de información acerca de la actividad productiva de la empresa, que genera información relevante y oportuna para la planeación de las actividades.

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