REGLAMENTO PARA EL USO, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS TELÉFONOS CELULARES DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA Nº MSP

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1 REGLAMENTO PARA EL USO, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS TELÉFONOS CELULARES DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA Nº MSP EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE SEGURIDAD PÚBLICA En el ejercicio de las facultades que les confieren los artículos 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política; 7 de la Ley Orgánica del Ministerio de Seguridad Pública Nº 5482 del 24 de diciembre de 1973; y el 28 inciso 2.b de la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de Considerando: 1º Que por razones de orden institucional, es necesario establecer normas claras y precisas para regular el uso, custodia y conservación de los teléfonos celulares que el Ministerio de Seguridad Pública proporcione o facilite a sus servidores, para el mejor desempeño de sus funciones, tareas y actividades, en beneficio de los usuarios de sus servicios. 2º Que igualmente, debe establecerse una reglamentación detallada de las obligaciones y responsabilidades de quienes se les asignan el uso de teléfonos celulares propiedad del Ministerio de Seguridad Pública. 3º Que al respecto la Contraloría General de la República en sus pronunciamientos números 2875 de 12 de marzo de 1996 y de 1999, indicó la necesidad de que la Administración reglamente el uso de teléfonos celulares dentro de sus diferentes dependencias. Por tanto; DECRETAN: REGLAMENTO PARA EL USO, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS TELÉFONOS CELULARES DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA Nº MSP Artículo 1º Definiciones. Para efectos de este Reglamento se entiende por: a) Departamento Disciplinario Legal: Órgano Director encargado de los procedimientos disciplinarios. b) Encargado de los Servicios Públicos: Servidor o Servidora de la Dirección General del Área Administrativa. c) Funcionario: Servidor o Servidora que presta sus servicios al Ministerio, al que se le asigna un teléfono celular. d) ICE: Instituto Costarricense de Electricidad, proveedor del servicio de telefonía celular. f ) Jefe de Programa: Servidor o Servidora responsable del manejo del plan de gastos de su programa presupuestario aprobado en la Ley de Presupuesto. g) Ministro: Ministro o Ministra de Seguridad Pública. h) Ministerio: Ministerio de Seguridad Pública.

2 i) Teléfono celular: Unidad de comunicación bidireccional de tecnología de celdas y que a su vez debe de contar con una línea de comunicación activa y provista por el proveedor del servicio de teléfono celular. j) Traslado: el paso de un servidor de un puesto a otro. k) Reubicación: el desplazamiento de un servidor con su puesto de un lugar a otro. l) Viceministro: Viceministro o Viceministra de Seguridad Pública. Artículo 2º Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular la utilización racional, custodia y conservación de los teléfonos celulares pertenecientes al Ministerio asignados a determinados servidores como una forma de facilitar el mejor desempeño de sus funciones, tareas y actividades. Artículo 3º Funcionarios a quienes se les asigna teléfono celular. Se encuentran facultados para utilizar teléfono celular propiedad del Ministerio quienes desempeñan los cargos de Ministro, Viceministro, Oficial Mayor y/o Director General del Área Administrativa, Auditor y Subauditor Interno, Director General de la Fuerza Pública y Directores de los Cuerpos Policiales Adscritos al Ministerio. Si por motivo de sus funciones, se requiere que algún otro funcionario cuente con un teléfono celular propiedad del Ministerio, deberá ser autorizado expresamente por el Jefe de programa respectivo, indicando de manera razonada la necesidad ministerial que demanda la asignación del activo. La asignación y uso de los teléfonos celulares deben sujetarse a los principios de razonabilidad, racionalidad y sana administración de los recursos públicos. Artículo 4º Asignación del servicio de telefonía celular. Se asignará solamente una línea y un teléfono celular por funcionario, salvo disposiciones en contrario que contenga el presente Reglamento. El funcionario autorizado para el uso del teléfono o de la línea en su caso, asume el uso del servicio con las responsabilidades y garantías que le otorga este Reglamento. Artículo 5º Custodia y conservación. Los funcionarios a quienes se les asigne un teléfono celular, responderán ante el órgano competente para efectos de responsabilidad disciplinaria y civil, por la custodia y conservación del aparato asignado y de sus respectivos accesorios (baterías, cargadores, estuches, etc), previa realización del debido proceso. Se hace la salvedad del deterioro en el uso normal que sufra el teléfono celular. Artículo 6º Acta de Asignación. Para la asignación y uso de los teléfonos celulares, cada funcionario - usuario del servicio-, deberá suscribir una Acta de Asignación, la cual deberá ser proporcionada por la Sección de Control y Fiscalización de Activos, en el que se indiquen las regulaciones de uso de los mismos. Esta Acta de Asignación deberá considerar al menos, los siguientes aspectos: a) La asignación del teléfono celular, no se considera como parte del salario o beneficio personal, por lo que el funcionario no tendrá derecho alguno a cobrar el uso del teléfono, como parte del pago por concepto de prestaciones laborales. b) La tarifa básica del teléfono celular que se reconocerá, según las disposiciones creadas por este Reglamento. Para el cobro del excedente, el funcionario autorizará expresamente que se le cancele vía deducción automática de la planilla, previo informe al Departamento de Remuneraciones y Compensaciones.

3 c) El teléfono celular será utilizado exclusivamente para las funciones que realiza el servidor en razón de su cargo. d) No se autoriza realizar llamadas internacionales de los teléfonos celulares asignados por parte del Ministerio excepto en los casos establecidos en el artículo 16 del presente Reglamento. e) Cuando se asigne un teléfono celular, el funcionario responsable deberá tenerlo encendido y presentarse o comunicarse, cuando se le requiera, con la salvedad señalada en el artículo 9 del presente Reglamento. f) En el caso de extravío, robo, daño u otra situación similar atribuible al funcionario, el funcionario responsable no estará exento del proceso que corresponda a efectos de determinar la posible responsabilidad administrativa, civil o disciplinaria. En todo caso, el funcionario puede proponer en la comparecencia del procedimiento disciplinario y como medida alternativa la reposición del aparato telefónico o del accesorio extraviado, robado o dañado. En caso que fuera aceptada dicha medida, se archivará el expediente. g) Los motivos de retiro del uso del teléfono celular según se establece en el artículo 19 del presente Reglamento. Artículo 7º De la firma del Acta de Asignación. Confeccionada el Acta de Asignación, la firmarán el Jefe de Programa y el funcionario a quien se le asignará el teléfono celular. El aparato y los accesorios se entregan posteriormente a la formalización de dicha acta. Artículo 8º De la responsabilidad del funcionario. El funcionario que tenga asignado un teléfono celular es responsable de su custodia, conservación, uso correcto y racional, conforme lo dispone este Reglamento. En el caso que se presente una actividad delictual con respecto al extravío, robo o daños del teléfono celular sus accesorios o ambos, el funcionario responsable deberá presentar la denuncia respectiva ante el Organismo de Investigación Judicial (OIJ) en el caso que la misma fuera procedente e informar de inmediato a la Sección de Fiscalización y Activos, al Jefe de Programa respectivo y al Encargado de los Servicios Públicos, el cual gestionará, cuando corresponda, la suspensión inmediata del servicio ante el ICE. Lo anterior no excluye responsabilidad administrativa, civil o disciplinaria, en que pudiera incurrir el funcionario. Artículo 9º Uso del teléfono celular en vacaciones o incapacidad. Corresponde al superior inmediato determinar la conveniencia de suspender el servicio telefónico al funcionario que tenga autorizado el mismo, cuando éste se encuentre de vacaciones o incapacitado por más de cinco días hábiles. En el caso que el superior inmediato decida suspender el servicio al funcionario autorizado se pondrá el teléfono y sus accesorios en custodia del Departamento de Proveeduría, por medio de la Sección de Control y Fiscalización de Activos y se le comunicará de la medida al Encargado de los Servicios Públicos. Artículo 10. Control de teléfonos asignados. El Departamento de Proveeduría, por medio de la Sección de Control y Fiscalización y Activos, deberá llevar un registro actualizado de los teléfonos celulares asignados. En dicho registro se consignarán los siguientes datos: número telefónico, marca, serie, modelo, patrimonio, costo y estado del teléfono asignado, así como el nombre, apellidos, número de cédula, cargo del funcionario a quien se le asignó, fecha de asignación y código o número de identificación del acta de asignación respectiva, así como la Unidad, Departamento o Dirección a la que pertenece.

4 Se debe de consignar en el citado registro todos los cambios que se presenten tanto en el estado físico del teléfono, su descripción o del funcionario al que le fue asignado. La Sección de Control y Fiscalización de Activos, deberá de comunicar al Encargado de los Servicios Públicos el número telefónico celular asignado, así como el nombre, apellidos y el número de cédula de identidad del funcionario a quien corresponde, así como cualquier cambio que se pueda presentar. Artículo 11. Obligación de entregar el teléfono. En caso de cese de funciones, el funcionario a quien se le asignó un teléfono celular, deberá devolverlo a la Sección de Control y Fiscalización de Activos, en el mismo estado de conservación en el que le fue entregado, - excepto el deterioro razonable de el uso que se le ha dado-, en un plazo máximo de dos días hábiles antes de su retiro. De lo contrario, se le apercibirá por una vez, y de persistir la negativa, se remitirán las diligencias al órgano competente, a efectos de que proceda como corresponda. La Sección de Control y Fiscalización de Activos deberá remitir a la Dirección de Recursos Humanos, listados actualizados de servidores a quienes se les asigna un teléfono celular propiedad del Ministerio, a efectos de que, en caso de registrarse movimiento de ese personal, dicha Dirección lo informe a su vez a esa Sección, para el efectivo cumplimiento de lo dispuesto en el párrafo anterior. Cuando el funcionario que tenga asignado un teléfono celular es traslado o reubicado, deberá de comunicar de inmediato a su Jefe de Programa, para que sea éste el que valore la necesidad que el funcionario siga utilizando el teléfono celular asignado. En caso que el Jefe de Programa decida retirar el uso del teléfono celular, deberá de comunicarlo al funcionario, siendo que éste debe de seguir el procedimiento establecido en el primer párrafo de este artículo. En todo caso, cuando sea devuelto el teléfono celular, la Sección de Control y Fiscalización de Activos, le comunicará al Encargado de los Servicios Públicos. Artículo 12. Salario en especie. La asignación del teléfono no se considera como parte del salario o beneficio personal, por lo que el funcionario no tendrá derecho alguno a cobrar el uso del teléfono, como parte del pago por concepto de prestaciones laborales. Artículo 13. Uso exclusivo. El teléfono celular es de uso exclusivo del funcionario a quien se le asigna, y se limita a ser utilizado en las funciones que le han sido asignadas en razón de su cargo. Artículo 14. Restricción de asignación. A excepción del Ministro, Viceministros, Oficial Mayor y/o Director General del Área Administrativa, Director General de la Fuerza Pública y los Directores de los Cuerpos Policiales Adscritos al Ministerio de Seguridad Pública, ningún funcionario podrá tener asignado más de un teléfono celular. Artículo 15. Tarifa telefónica a reconocer por el Ministerio. El Ministro, los Viceministros, Oficial Mayor y/o Director General del Área Administrativa, Auditor y Subauditor Interno, Director General de la Fuerza Pública y Directores de los Cuerpos Policiales Adscritos al Ministerio, tendrán acceso a llamadas tanto entrantes como salientes, nacionales e internacionales sin ninguna restricción en cuanto al monto de tarifa y tiempo. Lo anterior siempre y cuando el uso del teléfono celular sea en cuestiones propias de su cargo. En caso que sea autorizado otro funcionario distinto a los establecidos en este artículo, al uso de teléfono celular como lo establece el artículo 3º párrafo segundo de éste reglamento, tendrá derecho a diez tarifas básicas mensuales por concepto de llamadas nacionales.

5 Artículo 16. Llamadas Internacionales. En caso de ser estrictamente necesaria la utilización del servicio de llamadas internacionales por otros funcionarios, con acceso al uso de teléfono celular propiedad del Ministerio, podrá el Jefe de Programa autorizar dicho servicio, de manera limitada, y mediante resolución debidamente fundamentada. En todo caso, estos funcionarios tendrán derecho a 180 minutos mensuales por concepto de llamadas internacionales. Artículo 17. Del pago de los Servicios Telefónicos. El Encargado de los Servicios Públicos, será el responsable de llevar el control de consumo, en forma separada de cada uno de los teléfonos celulares y tramitar el pago ante el Jefe de Programa correspondiente de los servicios de los teléfonos celulares pertenecientes al Ministerio, en forma mensual de acuerdo con los recibos de cobro presentados por el ICE, para lo cual llevará registros actualizados. Artículo 18. Cobro del excedente. El Ministerio cubrirá el monto por el servicio hasta los límites máximos indicados en los numerales anteriores. Cuando exceda del límite autorizado, el Encargado de los Servicios Públicos, comunicará al funcionario el monto excedido, otorgándole tres días hábiles para que presente de forma escrita los alegatos que tenga a bien hacer y las pruebas que correspondan. Vencido el plazo dicho, sin que el funcionario se apersone ante el Encargado dicho o que sus argumentos no sean de recibo, el mencionado órgano comunicará al Departamento de Remuneraciones y Compensaciones el monto excedido por el funcionario, para que el mismo sea deducido de su salario. En todo caso, el Encargado de los Servicios Públicos, podrá solicitar al ICE el desglose de las llamadas que se efectuaron del teléfono celular asignado, cuando exista indicios razonables que se esta dando un uso indebido al mismo. En caso que del desglose se desprenda la realización de llamadas telefónicas que no se encuentran relacionadas con las funciones propias del cargo, el Encargado de los Servicios Públicos, remitirá un informe detallado de la situación, acompañado con las pruebas oportunas, al Departamento Disciplinario Legal, para que se proceda a realizar las diligencias pertinentes y así establecer las sanciones que correspondan, en el caso que fueran procedentes. Artículo 19. Retiro del teléfono celular. El Jefe de Programa tiene la facultad para retirar en cualquier momento el uso del teléfono celular a los funcionarios respectivos, sea por haber desaparecido la necesidad institucional, por limitaciones presupuestarias, o por cualquier otra razón de conveniencia u oportunidad que discrecionalmente determine. Artículo 20. Sanciones. En caso de incumplimiento de las disposiciones señaladas en este Reglamento, se pondrá en conocimiento del asunto al Departamento Disciplinario Legal, a efecto de que proceda conforme corresponda. Cuando se inicie un procedimiento administrativo contra el funcionario, por extravió, robo, daño u otra situación similar del aparato telefónico o sus accesorios, el funcionario encausado puede proponer en la comparecencia del procedimiento disciplinario y como medida alternativa la reposición del aparato telefónico o del accesorio extraviado, robado o dañado. En caso que fuera aceptada dicha medida, se archivará el expediente. Artículo 21. Rige a partir de su publicación. Transitorio único: En el plazo de ocho días hábiles contado a partir de la publicación del presente reglamento, la Sección de Control y Fiscalización de Activos remitirá a los respectivos Jefes de Programa, un listado de los funcionarios a los cuales se les tenga asignado un teléfono celular y

6 que no se encuentren dentro de los funcionarios descritos en el artículo 3 párrafo primero de este reglamento. Posteriormente en un plazo de quince días hábiles el Jefe de Programa comunicará a la Sección de Control y Fiscalización de Activos y al Encargado de los Servicios Públicos los nombres de los funcionarios que continuarán con la asignación del teléfono celular y a quienes se le autorizará el acceso a llamadas internacionales, mismos que tendrán ocho días hábiles para firmar el Acta de Asignación, contados a partir que dicha Sección le comunique lo correspondiente. Así mismo, el Jefe de Programa comunicará dentro del mismo plazo ya señalado de quince días, a los funcionarios que se les revocará la asignación del teléfono celular, los cuales tendrán que entregar el aparato telefónico con todos sus accesorios, a la Sección de Control y Fiscalización de Activos en un plazo de dos días hábiles después de haber sido notificados de la decisión. De estos comunicados, se enviará una copia a la Sección ya mencionada y al Encargado de los Servicios Públicos. Vencido el plazo, sin que el funcionario haya entregado el teléfono celular, se suspenderá el servicio celular y se remitirá el caso al Departamento Disciplinario Legal para lo que corresponda en Derecho. Dado en la Presidencia de la República, San José a los veintidós días del mes de marzo del dos mil siete. ÓSCAR ARIAS SÁNCHEZ. El Ministro de Seguridad Pública, Lic. Fernando Berrocal Soto. 1 vez. (S P Nº 06951). C (D ). Publicado en La Gaceta Nº 106 del día lunes 4 de junio del 2007.

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