CIERRE EJERCICIO CON BECONTA

Transcripción

1 CIERRE EJERCICIO CON BECONTA Beroni Informática Pág. 1

2 Proceso de comprobación... 4 Reindexación de ficheros... 4 Recomponer la contabilidad... 5 Recomponer asientos... 5 Recomponer acumulados del Plan General Contable... 5 Comprobación de la configuración del ejercicio que vamos a cerrar y del ejercicio siguiente Comprobar balance de sumas y saldos Comprobar que no existan asientos descuadrados Comprobar que no existan cuentas contables mal concatenadas... 9 Proceso de renumerar apuntes Proceso de cierre del ejercicio Regularización de los grupos 6 y Cierre y apertura del ejercicio Beroni Informática Pág. 2

3 Recuerde hacer copias de seguridad diarias de toda la contabilidad (incluidos sus subdirectorios) antes de empezar a ejecutar el proceso de cierre del ejercicio. Existen dos procesos a seguir para el correcto cierre del ejercicio: 1. PROCESO DE COMPROBACIÓN: Consiste en verificar que todo cuadre, y por tanto, se pueda ejecutar el cierre. Se compone de: 1.1. Reindexación de ficheros: se reindexan todos los ficheros. De esta manera nos aseguramos que no exista ningún fichero dañado (por cortes de fluido eléctrico), ni ningún fichero índice estropeado Recomponer la contabilidad: ejecutando las opciones de: Recomponer asientos Recomponer acumulados del Plan General Contable Comprobación de la configuración del ejercicio que se va a cerrar y del ejercicio siguiente Comprobar balance de sumas y saldos: debe cuadrar a todos los niveles de cuentas. Se compone de: Comprobar que no existan asientos descuadrados Comprobar que no existan cuentas contables mal configuradas Proceso de renumerar apuntes: que los números de asientos sean correlativos. 2.PROCESO DE CIERRE DEL EJERCICIO Regularización de los grupos 6 y Cierre y apertura del ejercicio. Beroni Informática Pág. 3

4 Proceso de comprobación Reindexación de ficheros Reindexaremos TODOS los ficheros. Beroni Informática Pág. 4

5 Pulsar sobre este botón para reindexar Recomponer la contabilidad Recomponer asientos Recomponer acumulados del Plan General Contable Beroni Informática Pág. 5

6 Marcar las opciones y pulsar sobre el botón OK para recomponer la contabilidad Comprobación de la configuración del ejercicio que vamos a cerrar y del ejercicio siguiente. Iremos a Maestros Empresas. Visualizaremos la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 6

7 CÓD. EMPRESA: Teclear el número 1 y pulsaremos <ENTER>. EJERCICIO: Escribiremos el ejercicio que queremos cerrar (XXXX-4 dígitos) y pulsaremos <ENTER>. En este momento nos aparecerá la configuración completa de este ejercicio (nombre de empresa, CIF, mes inicio ejercicio, mes cerrado y directorio, donde se encuentran los datos del ejercicio). MES INICIO EJERCICIO: En este campo SIEMPRE DEBE FIGURAR Enero. En el caso de empresas en que su ejercicio contable, empiece en otro mes diferente deberá figurar éste. Por ejemplo, en empresas en que su ejercicio contable empieza en Octubre, en el mes de inicio, deberá figurar Octubre, y el programa entiende ejercicio como periodo de 12 meses. Sea cual sea el mes de inicio, empezará a contar los 12 meses a partir del mes en que nuestra empresa empiece el ejercicio contable. MES CERRADO: En este campo, SIEMPRE Y PARA TODAS LAS EMPRESAS, debe figurar una línea en blanco (sin letras), de lo contrario debería corregirse. Sólo se utiliza para aquellas empresas que cierran mensualmente la contabilidad. DIRECTORIO: Este campo debe contener \BERONI\BECONTA\XXX (Las 3 X significan: la primera el código de la Empresa y las otras dos, los 2 últimos dígitos del ejercicio). Ejemplo: Directorio \BERONI\BECONTA\112, significa código de empresa 1 y ejercicio 2012, otro ejemplo \BERONI\BECONTA\113, significa código de empresa 1 ejercicio En el caso de que el ejercicio siguiente al que vamos a cerrar esté abierto, deberemos hacer exactamente las mismas comprobaciones. Beroni Informática Pág. 7

8 Comprobar balance de sumas y saldos. Consultaremos el Balance de Sumas y Saldos a todos los niveles (Del 1 al 6), de forma que haya cuadre en todos ellos, y que las sumas de Debe y Haber de los diferentes niveles sean todas iguales. Ejemplo: DEBE HABER SALDO TOTALES NIVEL TOTALES NIVEL TOTALES NIVEL TOTALES NIVEL TOTALES NIVEL TOTALES NIVEL Cuando esto no ocurre así deberemos: Comprobar que no existan asientos descuadrados. Acceder a Apuntes - Asientos Ver asientos (con apuntes) descuadrados: Beroni Informática Pág. 8

9 Si existen asientos con apuntes descuadrados, deberemos arreglarlos todos. Comprobar que no existan cuentas contables mal concatenadas Acceder a Maestros Cuentas contables: Visualizaremos la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 9

10 Dentro de esta opción y siempre estando en el ejercicio correcto pulsaremos el botón, (botón de errores), y el programa nos enseñará la pantalla: Si la respuesta es afirmativa, se ejecutará el proceso de coherencia de las cuentas contables, y visualizaremos una lista con los errores que ha encontrado el programa. Una vez arreglados los errores accederemos a UTILIDADES del menú principal de Beconta y a Recomponer la contabilidad. Dentro de esta opción ejecutaremos Recomponer Asientos y Recomponer acumulados del Plan General Contable (las dos a la vez). Como hemos visto en el apartado 1. Si aún así el Balance de Sumas y Saldos contiene descuadres, DEBEN LISTARSE TODO EL P.G.C y comprobar una a una la definición de las cuentas. La correcta definición de las cuentas contables debe seguir la directriz de: (Ejemplo) Beroni Informática Pág. 10

11 CUENTA CONTABLE DESCRIPCIÓN Cta. Mayor Nivel Tipo M M M M M A T RECUERDEN TODAS LAS CUENTAS DEFINIDAS CON LA T (Trabajo) DEBEN TENER NIVEL 6. Si el PGC esta correctamente definido y no existen apuntes descuadrados El Balance de Sumas y Saldos cuadra a la perfección. Proceso de renumerar apuntes. Acceder a Utilidades Recomponer la contabilidad. Dentro de esta opción ejecutaremos Renumerar apuntes. Beroni Informática Pág. 11

12 Regularización de los grupos 6 y 7 Proceso de cierre del ejercicio Acceder a Cierre Regularización grupos 6 y 7: Visualizaremos la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 12

13 Una vez dentro, comprobaremos que en el campo Ejerc. ponga el año que vamos a cerrar y en el campo Diario ponga el 1. Sino es así salimos de esta pantalla y de Beconta y volveremos a entrar cambiando el ejercicio desde la entrada. CTA. CONTABLE: Teclearemos la cuenta de pérdidas y ganancias de trabajo ( ). DOCUMENTO: Teclearemos lo que para nosotros sea lo más conveniente, por ejemplo los 4 dígitos del ejercicio que vamos a regularizar (2012), o la palabra REGULARIZ. CONCEPTO CONTABLE: Teclearemos el que tengamos asignado, sino lo recordamos pulsaremos <F2> y veremos los conceptos contables que tenemos creados y le asignaremos el que corresponda. DESCRIPCIÓN: Teclearemos la más conveniente. Por ejemplo: REGULARIZACION MES HASTA: Aparecerá por defecto el mes correspondiente a 12 meses después del mes que se haya introducido en Mes inicio ejercicio, en la opción Maestros Empresas. Una vez introducidos todos estos datos, pulsar sobre el botón la siguiente pantalla:, y se visualizará Beroni Informática Pág. 13

14 Al aceptar, el programa nos muestra este mensaje: Si la respuesta es afirmativa, el programa nos enseñará este mensaje: Ahora ya podemos cerrar y abrir los ejercicios correspondientes. Cierre y apertura del ejercicio. Antes de ejecutar esta opción y sólo en el caso de que tengan el ejercicio siguiente ya abierto deben de comprobar que no tengan ningún asiento como número 1, ya que el asiento de apertura automático se graba en el asiento 1 y si el programa ya encuentra en este asiento algunos apuntes, deduce que ya se ha introducido el asiento de apertura manualmente, por tanto no graba nada. Si tienen Beroni Informática Pág. 14

15 alguno y no es realmente el asiento de apertura, deben borrarlo y volverlo a introducir manualmente. Igualmente si hubiera un asiento 0, deben borrarlo y volverlo a crear. Acceder a Cierre Cierre y apertura ejercicio: Visualizaremos la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 15

16 En esta pantalla comprobaremos que en el campo Ejerc. ponga el año que vamos a cerrar y en el campo Diario ponga el 1. Si no es así salimos de esta pantalla y de Beconta y volveremos a entrar cambiando el ejercicio desde la entrada. En esta pantalla hay 2 bloques de datos: a) Datos del CIERRE del ejercicio. DOCUMENTO: Teclearemos lo que queramos (por ejemplo los 4 dígitos del ejercicio que cerramos, 2012). CPTO. CONTABLE: Teclearemos el que tengamos asignado, sino lo recordamos pulsaremos <F2> y veremos los conceptos contables que tenemos creados y le asignaremos el que corresponda. DESCRIPCIÓN: Teclearemos lo más conveniente, por ejemplo: CIERRE EJERCICIO + año que estamos cerrando (por ejemplo 2012). b) Datos de la APERTURA del nuevo ejercicio. Beroni Informática Pág. 16

17 DOCUMENTO: Teclearemos lo que queramos (por ejemplo los 4 dígitos del ejercicio nuevo). CPTO. CONTABLE: Teclearemos el que tengamos asignado, sino lo recordamos pulsaremos F2 y veremos los conceptos contables que tenemos creados y le asignaremos el que corresponda. DESCRIPCIÓN: Teclearemos lo más conveniente, por ejemplo: APERTURA EJERCICIO + el año que estamos abriendo. DIRECTORIO: Este campo debe contener \BERONI\BECONTA\XXX (Las 3 X significan la primera el código de la Empresa y otras dos, los 2 últimos dígitos del ejercicio). Ejemplo: Directorio \BERONI\BECONTA\112, significa código de empresa 1 y ejercicio 2012, otro ejemplo \BERONI\BECONTA\113, significa código de empresa 1 ejercicio En este caso, debe de contener el código de empresa 1 y los 2 últimos dígitos del ejercicio nuevo. Si no es así se debe abandonar el proceso de cierre del ejercicio. Una vez introducidos todos estos datos, pulsar sobre el botón la siguiente pantalla:, y se visualizará Al aceptar, el programa nos muestra el siguiente mensaje: Beroni Informática Pág. 17

18 Este mensaje solamente aparecerá, en el caso que ya hayamos creado el nuevo ejercicio (2013). Por lo tanto únicamente se creará el asiento de apertura de este ejercicio. Esto es lo normal, ya que si, por ejemplo, cierra el ejercicio en Abril, ha tenido que haber podido trabajar con el nuevo ejercicio desde Enero hasta Abril, por lo tanto ha tenido que estar abierto anteriormente. Al aceptar, visualizaremos el siguiente mensaje: Si la respuesta es afirmativa, el programa nos enseñará este mensaje: Una vez concluida esta opción debe comprobar que realmente tienen como los 2 últimos asientos del ejercicio cerrado el de Regularización y el de Cierre y en el ejercicio nuevo deben tener como número 1 el de apertura. Si esto no es así, debe Beroni Informática Pág. 18

19 RESTAURAR COPIAS DE SEGURIDAD DE CONTABILIDAD Y SE VUELVE A COMPROBAR TODO. Se pueden dar dos casos, si tenemos que restaurar copias de seguridad: En el caso de que el NUEVO EJERCICIO YA ESTUVIERA ABIERTO (en este ejemplo el año 2013) antes de iniciar el proceso de cierre (año 2012), al restaurar las copias de seguridad, la contabilidad vuelve exactamente al estado en que se encontraba antes de cerrar el ejercicio (año 2012). Es decir, podremos volver a realizar todas las comprobaciones aquí explicadas, solamente restaurando las copias de seguridad de la contabilidad. En el caso de que el NUEVO EJERCICIO NO ESTUVIERA ABIERTO, (en este ejemplo el año 2013) antes de iniciar el proceso de cierre (año 2012), caso que no es normal en las Agencias de Viajes, el programa al cerrar el año, nos genera el directorio BERONI\BECONTA\113. Al restaurar copias, se volverá a la situación anterior al cierre, y este directorio no estaba creado en ese momento, por lo que TENDREMOS QUE BORRARLO. Para borrar el ejercicio del año 2013, deberemos entrar en la opción Maestros - Empresas. Beroni Informática Pág. 19

20 Una vez dentro de esta opción, deberemos comprobar que estamos dentro del ejercicio CÓD. EMPRESA: Teclear el número 1. EJERCICIO: Teclear el número del ejercicio que queremos borrar, en este caso MES INICIO EJERCICIO: En este campo SIEMPRE DEBE FIGURAR Enero. MES CERRADO: Este campo SIEMPRE debe figurar en blanco. DIRECTORIO: Deberá aparecer BERONI\BECONTA\113 (código de empresa 1, ejercicio 2013). Una vez que todos los datos sean correctos, pulsar sobre el botón 2013, quedará borrado., y el ejercicio Ahora podremos volver a hacer todas las comprobaciones que se explican en páginas anteriores. Recuerde antes de volver a efectuar el cierre del ejercicio, hacer COPIAS DE SEGURIDAD DE TODA LA CONTABILIDAD. Beroni Informática Pág. 20