Manual de Usuario. Versión 7400 CGAPW ICAL 2013

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1 Manual de Usuario Versión 7400 CGAPW ICAL 2013 Cierre 2014 Apertura 2015

2 Índice 1. INTRODUCCIÓN ÁMBITO DE APLICACIÓN ICAL CONCEPTO Estructura del modelo normal Novedades de la ICAL Modelo Normal Plan general de Contabilidad pública local ACTIVAR ICAL 2013 EN CGAPW PLUS Conversión de Cuentas automática Creación de la Contabilidad Revisión y conversión de cuentas manual Detección de equivalencias incompletas Documentos favoritos Otras consideraciones CIERRE DE LA CONTABILIDAD 2014 Y APERTURA Revisión y conversión manual de cuentas Fijación de estados Cierre de la contabilidad Apertura de la contabilidad ACCIONES POSTERIORES A LA APERTURA Estado de conciliación y comprobación de saldos Modificación de cadenas: Datos de partida doble: Cuenta

3 6.3. Modificación de cadenas: Datos de partida doble: Cuenta NO ACTIVAR ICAL 2013 EN CGAPW PLUS RD 635/2014. PERÍODO MEDIO DE PAGO Introducción Aplicación en CGAPW: Permisos Aplicación en CGAPW: Datos de Facturas Aplicación en CGAPW: Período Medio de Pago Aplicación en CGAPW: Impresión de la Información PMP XBRL HAP 2015/ INTEGRACIONES Otras consideraciones Compatibilidad Office

4 1. Introducción La versión del programa CGAPW Plus que acompaña a este manual de uso, versión 7400, incluye las adaptaciones correspondientes a la ICAL La ICAL 2013 es la Nueva Instrucción Contable aprobada el 20 de Noviembre del 2013 en las órdenes HAP/1781/2013 y HAP/1782/2013. Vista la complejidad conceptual de la ICAL 2013, es importante el conocimiento contable y operativo para una buena aplicación práctica de estos cambios legislativos y para su correcta contabilización. 4

5 2. Ámbito de aplicación Los Principios generales del modelo normal de contabilidad local establecen en la Regla nº 1 el ámbito de aplicación de la ICAL 2013 (Capítulo 1 Principios generales) REGLA 1. Ámbito de aplicación. 1. Deben aplicar las normas contenidas en la presente Instrucción: a. Los municipios cuyo presupuesto exceda de , así como aquellos cuyo presupuesto no supere este importe pero exceda de y cuya población sea superior a habitantes. b. Las demás entidades locales siempre que su presupuesto exceda de c. Los organismos autónomos dependientes de las entidades locales contempladas en los apartados anteriores. 2. Las entidades locales incluidas en el ámbito de aplicación de la Instrucción del modelo simplificado de contabilidad local podrán aplicar la presente Instrucción. 5 En todo caso, los organismos autónomos deberán aplicar la misma Instrucción de contabilidad que la entidad local de la que dependan. 3. A efectos de lo previsto en el apartado 1 anterior, se tomará como importe del Presupuesto el de las previsiones iniciales de ingresos del último Presupuesto aprobado definitivamente por la entidad local y, en su caso, el de las previsiones iniciales de ingresos que, para la entidad local y sus organismos autónomos, se deduzca del estado de consolidación del Presupuesto a que se refiere el apartado 1.c) del artículo 166 del Texto refundido de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas Locales, correspondiente al último Presupuesto aprobado. 4. La determinación del número de habitantes se efectuará en función de las cifras de población resultantes de la última revisión del padrón municipal. 5. Las sociedades mercantiles dependientes de entidades locales que apliquen esta Instrucción, adaptarán su contabilidad a las disposiciones del Código de Comercio y demás legislación mercantil y al Plan General de Contabilidad o al de Pequeñas y Medianas empresas, siéndoles de aplicación esta Instrucción sólo en lo que se refiere a rendición de cuentas a los órganos de control externo. En este sentido la ICAL 2013 no se aplicará a las entidades dependientes de la Administración autonómica, únicamente será de aplicación a la entidades dependientes de la Administración local. En el caso de que su entidad dependa del gobierno autonómico y no se les aplique la ICAL 2013, debe seguir únicamente las instrucciones del punto nº7 de este manual de usuario.

6 3. ICAL Concepto 3.1. ESTRUCTURA DEL MODELO NORMAL Artículo Único: Aprobación de la ICAL Modelo Normal. DISPOSICIONES TRANSITORIAS: Primera: Proceso de apertura de la contabilidad en el año Segunda: Información a incluir (especialidades de las cuentas de 2015) Tercera: Información sobre costes e indicadores de gestión (y excepciones en las cuentas anuales de 2015 y 2016). Cuarta: Normativa de aplicación a las cuentas anteriores a DISPOSICION DEROGATORIA UNICA: Derogación de la normativa anterior y de la Orden 4041/2004 (ICAL de 2004) DISPOSICION FINAL UNICA: Entrada en vigor (2015) 3.2. NOVEDADES DE LA ICAL MODELO NORMAL. Adaptación a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Tiene un contenido más breve y elimina reiteraciones. Mantenimiento del ámbito de aplicación. Utilización vinculante de cuentas de tercer orden (5 dígitos) Definición del tratamiento contable de las operaciones (cómo, cuándo, y cuánto) en el PGCP Local. Sistematización de operaciones de inicio y fin de ejercicio en el PGCP Local Regulación de las magnitudes presupuestarias en las Cuentas Anuales del PGCP Local. Utilización de medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

7 Conservación de justificantes y registros que deban enviarse a un archivo histórico de documentos. Desaparecen algunas Áreas de especial trascendencia, las Operaciones de inicio y fin de ejercicio y las Magnitudes de carácter presupuestario PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA LOCAL Adaptación del sistema contable local a las NIC-SP. Armonización del PGCP Local con el PGCP de 2010 y el PGC de Incrementa la información proporcionada por las cuentas anuales del PGCP Local de Incorpora un tratamiento contable de operaciones no contempladas en la anterior normativa Introducción del marco conceptual Cambios en las Normas de valoración Nuevas cuentas anuales de las entidades locales Información sobre costes de las actividades desarrolladas en la memoria Contabilización de las operaciones atendiendo a la realidad económica y no sólo a la forma jurídica. Desaparición de la jerarquía de los principios contables. Definición de los elementos de las cuentas anuales. El Grupo 0 del plan de cuentas es opcional Contabilización directa de ciertos ingresos y gastos en el PATRIMONIO NETO (grupos 8 y 9 del PGCP Local) Nuevos criterios de valoración: Valor razonable, Valor en uso, Importe recuperable y coste amortizado

8 4. Activar ICAL 2013 en CGAPW Plus 4.1. CONVERSIÓN DE CUENTAS AUTOMÁTICA Desde la versión de CGAPW, el primer paso que debemos llevar a cabo antes de crear la contabilidad del ejercicio 2015 es adecuarnos al Nuevo Plan de Contabilidad Pública Local. Para ello, debe efectuarse la conversión de las cuentas del Plan general contable. Esta conversión de cuentas se podrá realizar de forma automática. Desde CGAPW TABLAS PLAN GENERAL DE CUENTAS, nos situaremos en la contabilidad del ejercicio Desde Herramientas, generaremos las relaciones con el nuevo plan contable. 8 Se pedirá confirmación del proceso:

9 El proceso se ejecutará automáticamente y finalizará con el siguiente mensaje: 4.2. CREACIÓN DE LA CONTABILIDAD Una vez realizada la Tabla de conversión desde el Plan General de cuentas del 2014, el siguiente paso corresponde a la creación de la contabilidad del ejercicio Para ello, desde CGAPW Contabilidades: Archivo Nuevo Se procederá a crear la comtabilidad del Ejercicio 2015 de forma automática.

10 Un vez creada la contabilidad del ejercicio 2015, podremos comprobar que se ha procedido a la creación del ejercicio 2015 en base a la ICAL Podemos verificarlo desde la pestaña Situación entrando en la contabilidad

11 4.3. REVISIÓN Y CONVERSIÓN DE CUENTAS MANUAL Una vez finalizado el proceso de conversión de cuentas y creada la contabilidad del ejercicio 2015 ( puntos 3.1 y 3.2 ), podemos comprobar como cada cuenta del PGC tiene su enlace correspondiente. Observamos, por ejemplo, como la cuenta de Maquinaria asociada a la cuenta 223 [ICAL 2004], tiene su conversión con la cuenta 214 [ICAL 2013] 11 La conversión de cuentas es óptima para aquellas cuentas que admiten asiento, es decir para aquellas cuentas que no tienen divisionarias en el ejercicio DETECCIÓN DE EQUIVALENCIAS INCOMPLETAS Tal y como se informa en el apartado 3.3, hay cuentas que no se convierten de forma automática dado que las cuentas [ICAL 2013] tienen divisionarias respecto a las cuentas [ICAL 2004]. Para obtener un listado detallado de todas las cuentas con su correspondiente conversión, podemos ir a CGAPPW TABLAS PLAN GENERAL DE CUENTAS. Aquí podremos extraer el listado de cuentas según conversión: Desde Herramientas seleccionaremos la opción: Imprimir

12 Tenemos la opción de extraer un listado con de todas la cuentas y su correspondiente conversión. En este caso se muestra un listado con todas las cuentas y su conversión correspondiente (incluyendo aquellas cuentas sobre las que falta alguna acción manual para completar el proceso) 12 En segundo lugar tenemos la opción de extraer un listado con las cuentas pendientes de conversión y sobre las cuales se deberá proceder a su conversión manual tal y como se indicaba en el punto 2.3.

13 13 En este listado se muestran la cuentas ICAL 2004 (columna de la izquierda) y el enlace correspondiente con las cuentas ICAL 2013 (columna de la derecha). En este caso se muestran las cuentas pendientes de conversión dado que las cuentas ICAL 2013 tienen divisionarias respecto las cuentas ICAL En estos casos deberemos realizar la conversión de cuentas de forma manual. En los casos en los que las cuentas ICAL 2013 tengan divisionarias respecto a las cuentas ICAL 2004, habrá que efectuar una conversión manual. Ejemplo: La cuenta 282 de Amortización acumulada del inmovilizado material tiene su enlace con las siguientes cuentas del grupo 281: 2810 Amortización acumulada de terrenos y bienes naturales 2811 Amortización acumulada de construcciones

14 2812 Amortización acumulada de infraestructuras 2813 Amortización acumulada de bienes del patrimonio histórico 2814 Amortización acumulada de maquinaria y utillaje 2815 Amortización acumulada de instalaciones técnicas y otras instalaciones 2816 Amortización acumulada de mobiliario 2817 Amortización acumulada de equipos para procesos de información 2818 Amortización acumulada de elementos de transporte 2819 Amortización acumulada de otro inmovilizado material En este caso la conversión de cuentas no se ha efectuado de forma automática y deberá realizarse una última acción manual para completar la conversión seleccionando una de las cuentas propuestas. 14 Para ello, nos situamos en la cuenta 282 del PGC del ejercicio 2014 y en su correspondiente cuenta de conversión 281, pulsamos F4 para abrir las cuentas de conversión: La relación únicamente se podrá realizar con una de las cuentas propuestas, por lo que solo podremos seleccionar una de las cuentas divisionarias. (Seleccionamos por ejemplo la cuenta 2814 como cuenta de conversión)

15 Nota: Será después del cierre del ejercicio 2014 y del proceso automático de Apertura de la contabilidad 2015 cuando se podrán traspasar los saldos de la cuenta 2814 a las diferentes cuentas del grupo 281. Este proceso se podrá realizar desde CGAPW UTILIDADES MODIFICACIÓN DE CADENAS: Datos de partida doble: Cuenta) En cualquier caso no será una acción que se podrá hacer con la actual versión 7000 de CGAPW, si no con una versión posterior que nos permitirá hacer el Cierre del Ejercicio 2014 y la Apertura automática del ejercicio Finalizado el proceso de conversión de cuentas, ya podemos trabajar con la contabilidad del ejercicio 2015 (en Transitorio), y al mismo tiempo seguir trabajando con el ejercicio DOCUMENTOS FAVORITOS Una de las novedades más relevantes de la ICAL 2013 se encuentra en el desglose de las cuentas del Plan General de cuentas: Por ejemplo: Grupo 4 Acreedores y deudores Cuentas 40. Acreedores presupuestarios Desaparece la cuenta 408 "acreedores por devolución de ingresos indebidos". Se mantienen las cuentas 400 y 401 como en el plan anterior si bien se desglosan con el siguiente contenido: Operaciones de gestión Otras cuentas a pagar Deudas con entidades del grupo, multigrupo y asociadas Otras deudas La cuenta 401 tiene el mismo desglose

16 Tratamiento presupuestario Capítulos 1 a 4 y 7 del presupuesto de gastos / cuenta 4000 Capítulos 6 y 8 del presupuesto de gastos / cuenta 4001 Capítulo 9 del presupuesto de gastos / cuenta 4003 En relación a la cuenta 4002 sería necesario presupuestariamente tener aplicaciones separadas por estos tipos de deudas. En este sentido, si hasta el 2014 teníamos el ADO 001, su correspondencia a partir del ejercicio 2015 no es de un único documento contable sino de 4 documentos contables según el tratamiento presupuestario: ADO 001, ADO002, ADO 003 y ADO 004: [ICAL 2004] [ICAL 2013] ADO ADO ADO 011 ADO 012 ADO 013 según tratamiento presupuestario. Esta situación se repetirá con el resto de Documentos contables.

17 Para facilitarles el cambio se han definido los siguientes documentos contables como favoritos OTRAS CONSIDERACIONES - Desde la versión 7000 de CGAPW se permite compaginar la contabilización durante el ejercicio Transitorio De esta forma, es posible seguir trabajando con la contabilidad del ejercicio 2014 [ICAL 2004], junto con la contabilidad del ejercicio 2015 [ICAL 2013]. Ambos ejercicios estarán abiertos.

18 5. Cierre de la contabilidad 2014 y Apertura REVISIÓN Y CONVERSIÓN MANUAL DE CUENTAS Antes de iniciar el proceso de Cierre y Apertura es necesario que esté realizado el proceso de conversión de cuentas tal y como se detalla en los puntos 4.1, 4.2 y 4.3 de este manual de usuario FIJACIÓN DE ESTADOS Des de CGAPW ESTADOS Y CUENTAS ANUALES FIJACIÓN DE ESTADOS. Seleccionamos la contabilidad 2014 y marcamos en el calendario la fecha 31/12/2014. Seleccionamos todos los estados y finalizaremos el proceso automático de fijación de estados. Como en cada ejercicio, el programa recordará las acciones a realizar antes de la Fijación de Estados:

19 CIERRE DE LA CONTABILIDAD 2014 Finalizada la fijación de estados, ya podemos realizar el proceso automático de Cierre y Apertura de la Contabilidad. Des de CGAPW Cierre / Apertura Regularización y Cierre, seleccionamos la contabilidad del ejercicio 2014 y el proceso de Cierre se realizará de forma automática:

20 20 Finalizando con el siguiente mensaje: 5.4. APERTURA DE LA CONTABILIDAD 2015 Una vez realizado el proceso de Cierre de la contabilidad del ejercicio 2014, ya estamos en disposición de poder efectuar la Apertura automática del ejercicio Desde CGAPW Cierre /Apertura accedemos al icono de Apertura.

21 En este punto seleccionamos la contabilidad del ejercicio 2015 desde Seleccionar contabilidad y a continuación Aceptar Si en este punto se detectan cuentas del PGC 2014 pendientes de convertir (puntos 4.1, 4.2 y 4.3 de esta manual de usuario), se mostrará el siguiente diálogo con las cuentas a convertir: 21 Completada la conversión de cuentas pendiente, será posible iniciar el proceso automático de Apertura. Finalmente, superadas las Fases de Apertura, el proceso finalizará con un recalculo y los siguientes mensajes:

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23 6. Acciones posteriores a la Apertura ESTADO DE CONCILIACIÓN Y COMPROBACIÓN DE SALDOS. Como cada ejercicio, una vez realizado el proceso de Apertura es necesario comparar la situación Final de cierre del ejercicio (en esta caso 2014) con la situación inicial del ejercicio de Apertura (en este caso 2015). 23 En primer lugar se pueden comparar los Balances de Situación del 2014 (a fecha 31/12/2014) con el Balance de Situación inicial del ejercicio Desde la Contabilidad del ejercicio 2014: Desde la contabilidad del ejercicio 2015:

24 En esta ocasión, con motivo de la conversión de cuentas del ejercicio 2014 (ICAL 2004) a las cuentas del 2015 (ICAL 2013), las cuentas de PGC del 2014 difieren de las del Por esto motivo la comparación de saldos entre la situación final del 2014 y la inicial del 2015 la deberemos realizar con el ESTADO DE CONCILIACIÓN (nuevo estado que aparece en la Impresión de estados del 2015)

25 En segundo lugar se puede comprobar que los derechos pendientes de cobro y las obligaciones pendientes de pago a final de ejercicio coincidan con los derechos pendientes de cobro y las obligaciones pendientes de pago a fecha inicial del ejercicio de Apertura. 25 Para realizar estas comprobaciones: CGAPW Informes: Informes Pendientes de cobro Aceptar Seleccionar la contabilidad del ejercicio cerrado 2014 y Buscar. Al hacer la vista preliminar del resultado aparece el informe con los saldos de los derechos pendientes de cobro

26 Repetir el proceso para obtener el informe de los derechos pendientes de cobro con fecha inicial En este caso, seleccionamos la contabilidad del ejercicio 2015, marcando la opción de solo operaciones de apertura (inicial). Los saldos de los dos ejercicios deberían coincidir. 26 Para comprobar las obligaciones pendientes de pago repetir el proceso con el informe Pendientes de pago MODIFICACIÓN DE CADENAS: DATOS DE PARTIDA DOBLE: CUENTA. Atendiendo al nuevo Plan General de cuentas según la ICAL 2013, el grupo 4 presenta la siguiente estructura en función del capítulo: Desarrollo de la cuenta 400x Acreedores Presupuestarios 4000 Operaciones de gestión (Cap. 1 / 2 / 4 / 7 ) 4001 Otras cuentas a pagar (Cap. 8) 4002 Deudas con entidades del GMA (Cap. 3 / 6 / 9) 4003 Otras deudas (Cap. 3 / 6 / 9)

27 Desarrollo de la cuenta 430x Deudores Presupuestarios 4300 Operaciones de gestión (Cap. 1 / 2 / 3 / 4 / 5 no financiero / 7) 4301 Otras cuentas a cobrar (Cap. 9) 4302 Inversiones financieras en entidades del GMA (Cap. 6 / 8 / 5 financiero) 4303 Otras inversiones financieras (Cap. 6 / 8 / 5 financiero) No existe la clasificación según la naturaleza del ingreso o tipos de liquidación Dado que la conversión de cuentas presupuestarias del grupo 4 se ha realizado con el siguiente criterio: Todos los saldos pendientes de pago (ABD) y pendientes de cobro (ABI), independientemente de capítulo al que estén imputados, estarán abiertos en la contabilidad 2015 con una cuenta presupuestaria correspondiente a operaciones de gestión (4001 o 4310) En este punto, y con el objetivo de adecuar la cuenta presupuestaria de los pendientes de pago y de cobro al capítulo correspondiente, se deberá efectuar una modificación de las cuentas de PGC. Desde CGAPW UTILIDADES MODIFICACIÓN DE CADENAS: Seleccionamos la opción de Datos de partida doble: Cuenta:

28 Así, por ejemplo, si tenemos operaciones de pendientes de pago (ABD 003) en la cuenta 4010 (operaciones de gestión), y se trata de un pendiente de pago presupuestario que según la ICAL 2013 debe ir imputado a una cuenta presupuestaria 4013 (Otras deudas (Cap. 3 / 6 / 9), haremos el siguiente cambio: 28 Si hacemos Siguiente, podemos informar las operaciones a modificar:

29 29 Si hacemos Siguiente, sin informar detalle de operaciones a modificar, aparecerán todas las operaciones sobre las que poder hacer el cambio.

30 Únicamente se deberían marcar las operaciones a modificar, y el cambio se haría de forma automática para todas las operaciones seleccionadas. Este sería el resultado de la relación de operaciones modificadas MODIFICACIÓN DE CADENAS: DATOS DE PARTIDA DOBLE: CUENTA. Atendiendo a la Orden HAP/419/2014, de 14 de marzo, por la que se modifica la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales. La definición de los programas se estructura de manera más ajustada. Cuando se ha creado la contabilidad del ejercicio 2015, se han dado de alta de forma automática las nuevas clasificaciones por programas. CGAPW TABLAS TABLAS PRESUPUESTARIAS CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Programas. Durante el Ejercicio Transitorio 2015, los pagos e ingresos de ejercicios anteriores se han contabilizado según la estructura antigua del 2014.

31 Después del cierre 2014 y la apertura automática 2015 se deberá efectuar una modificación de cadenas presupuestarias para adecuar los programas a la nueva estructura. NO HAY TABLA DE CONVERSIÓN AUTOMÁTICA. Desde CGAPW UTILIDADES MODIFICACIÓN DE CADENAS: Seleccionamos la opción de Aplicación presupuestaria 31 En la aplicación presupuestaria actual, informaremos la partida presupuestaria de ejercicios cerrados (estructura antigua), y en la aplicación presupuestaria nueva, informaremos la partida presupuestaria de ejercicios cerrados (estructura nueva).

32 Si hacemos Siguiente, podemos informar las operaciones a modificar: 32 Si hacemos Siguiente, sin informar detalle de operaciones a modificar, aparecerán todas las operaciones sobre las que poder hacer el cambio.

33 33 Únicamente se deberían marcar las operaciones a modificar, y el cambio se haría de forma automática para todas las operaciones seleccionadas.

34 7. NO Activar ICAL 2013 en CGAPW Plus La presente instrucción [ICAL 2013] no será de aplicación para aquellas entidades que tengan su dependencia con el gobierno autonómico. A tal efecto, aquellas entidades que deben seguir trabajando con la ICAL 2004 y no entran en el ámbito de aplicación de la [ICAL 2013], no efectuarán la Tabla de conversión de cuentas y deberán proceder a la creación del Ejercicio 2015 de la siguiente forma: Una vez instalada la versión 7000 de CGAPW Plus: Desde CGAPW Contabilidades: 34 Entraremos en la contabilidad del 2014 y desmarcaremos la siguiente opción: Desmarcada la opción de Último ejercicio de aplicación del PGCPAL basado en la ICAL 2004, podemos proceder a crear la Contabilidad del Ejercicio 2015.

35 Desde CGAPW Contabilidades: Archivo_ Nuevo 35 En este punto se habrá creado la contabilidad del ejericio 2015 sin aplicación de la ICAL 2013.

36 6. RD 635/2014. Período medio de pago 6.1. INTRODUCCIÓN La Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, introduce el concepto de periodo medio de pago (a partir de ahora, PMP) como una expresión de tiempo de pago o atraso en el pago de la deuda comercial, de forma que todas las Administraciones Públicas, en nuevo ejercicio de transparencia, tendrán que hacer público su periodo medio de pago que tendrán que calcular de acuerdo con una metodología común. 36 El PMP se define en el Real Decreto 635/2014, de 25 de julio, como la medida en el pago comercial en términos económicos. Puede tomar un valor negativo, tanto en las operaciones pagadas como en las pendientes de pago, si la Administración paga antes de 30 días naturales desde la presentación de las facturas o certificaciones de obra o si al final del periodo de entrega de la información aún no han transcurrido los 30 días. Es necesario presentar la información trimestral antes del día 30 del mes siguiente a la finalización del trimestre APLICACIÓN EN CGAPW: PERMISOS Es MUI IMPORTANTE tener en cuenta que el único usuario que, por defecto, puede efectuar la Rendición del Período Medio de Pago, la obtención de la información y la modificación de datos de facturas, es el usuario que tiene el Perfil Interventor. Desde la Gestión de Usuarios de la aplicación de ABSIS se permite la creación de usuarios y perfiles. Por defecto, en el programa, el usuario que tiene el perfil INTERVENTOR es el único que tiene los permisos en Registro de Facturas, dentro de Morosidad, de consultar / modificar los datos de facturas y de acceder a generar/consultar/eliminar rendiciones del Periodo Medio de Pago. Si se quiere, existe la posibilidad de activar estas opciones en otros perfiles que se puedan crear o que ya estén creados desde la Gestión de Usuarios, para tener los permisos correspondientes.

37 6.3. APLICACIÓN EN CGAPW: DATOS DE FACTURAS En primer lugar hay que tener en cuenta que las Operaciones que se seleccionen para el cálculo del PMP son las facturas expedidas desde el 1 de enero del 2014 que consten en el registro contable de facturas y las certificaciones mensuales de obras aprobadas a partir de la misma fecha. Considerar, también, que quedan excluidas las obligaciones entre Administraciones Públicas y las pagadas con cargo al Fondo para la Financiación de los Pagos a Proveedores. También quedan excluidas las propuestas de pago objeto de retención como consecuencia de embargos, mandamientos de ejecución, procedimientos administrativos de compensación o actos análogos dictados por órganos judiciales o administrativos. Antes de generar el Periodo Medio de Pago, existe la posibilidad de modificar los datos de facturas para que el cálculo sea lo más correcto posible. Se modificarán los datos sólo en el caso que sea necesario, para identificar la factura con las características e información que respondan a la realidad. 37 Desde CGAPW PLUS REFA- MOROSIDAD - DATOS FACTURAS: Están disponibles todas las facturas registradas en la aplicación, sean cabeceras o bien entradas en el Registro de Facturas, estén contabilizadas o no. Son las de la contabilidad 2014 o posterior. Se muestras las propias de la contabilidad en curso y las de ejercicios anteriores que estén pendientes de pago. Puede utilizarse las opciones de filtro para escoger las facturas que se quieren visualizar o modificar.

38 38 El conjunto de facturas que se muestran se pueden exportar a excel, pulsando el botón derecho del ratón y marcando la opción Exportar. Para modificar una factura, se puede selecciónar la línea:

39 39 I a continuació prémer l opció Modificar Dades Factura del menú d Eines: Existe la posibilidad de marcar las siguientes opciones, en caso de que la factura responda al concepto que se indica: - Certificación de Obra

40 - Con cargo al fondo de Financiación de pagos a proveedores. - Factura retenida - Factura excluida temporalmente de la rendición También se puede informar un valor diferente en los datos siguientes: - Tercero excluido modificado en caso que el tercero de la factura se tenga que excluir del cálculo del PMP. Por defecto se muestra Automático. - Fecha de Registro modificada en caso que sea necesario introducir una corrección en la fecha de registro de la factura. - Fecha de Aprobación modificada en caso que sea necesario introducir una corrección en la fecha de aprobación de la factura. - Factura pagada modificada Por defecto se muestra Automático 40 - Fecha de pago modificada en caso que sea necesario introducir una corrección en la fecha de pago de la factura.

41 6.4. APLICACIÓN EN CGAPW: PERÍODO MEDIO DE PAGO Tal como se indica en el Real Decreto 635/2014, donde se establece la metodología de cálculo del PMP de las facturas, así como la obligación de remitir esta información periódicamente, en el CAGAPW PLUS existe la opción CGA MOROSIDAD PERIODO MEDIO DE PAGO: 41 Esta opción permite obtener el PMP, para cada uno de los periodos en los que sea obligatorio, guardando qué facturas se utilizaron, en cada caso para realizar los cálculos. Los citados cálculos o rendiciones se guardan y se pueden recalcular tantas veces como se quiera, pero siempre se guardan todos los cálculos que se tienen que realizar, para garantizar como se calcula en cada momento. Para cada rendición se guardan además de los valores calculados de los indicadores que exige la ley, las facturas y los datos de éstas que se han utilizado en el cálculo, que implica guardar no sólo las facturas sino también los datos de éstas, ya que han podido ser modificadas por la entidad a través de la opción anterior de Datos de Facturas y, por tanto, en un segundo cálculo dar valores diferentes. Los cálculos pueden realizarse para 3 tipos de periodos diferentes: Mensual, Trimestral y Anual. Para cada uno de los periodos, sólo puede existir una rendición guardada que esté activa. Si en el momento de realizar una rendición ya existe, se pregunta si se quiere anular y si se responde que SI, se marca como anulada la existente y se añade la nueva como activa.

42 La opción de generar el PMP es multiejercicio, permitiendo visualizar y calcular la información de los diferentes años de la contabilidad de un mismo ente. Para generar una nueva rendición o cálculo del PMP, hay que hacer Nuevo desde el icono o menú. 42 Se abrirá un cuadro de diálogo donde indicar los valores para la nueva rendición a realizar:

43 Si se selecciona Trimestral, en el Período puede indicarse: 01/02/03/04. Se generan los cálculos al clicar en Aceptar : Caundo acaba se muestran los datos calculados en pantalla. Es necesario clicar en Guardar : 43 Para abrir las rendiciones ya guardadas hay que clicar en Abrir :

44 44 Seleccionando una rendición se abren los datos guardados de las facturas que la componen y los cálculos realizados APLICACIÓN EN CGAPW: IMPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN PMP Después de realizar el cálculo de una rendición se puede imprimir la información relacionada con el PMP y que se debe presentar al MINHAP. Si se escoge Abrir se muestran las rendiciones guardadas. Marcando la que se quiere listar, debajo se encuentra el icono Mostrar Informe que nos permite visualizar la información:

45 45 En el informe se muestran los siguientes datos para cada rendición: - Año - Tipo Período - Perìodo - Estado (vigente/ anulada) - Periodo medio de pago - Ratio de operaciones pagadas

46 - Ratio de operaciones pendientes de pago También existe la posibilidad de exportar a excel todos los datos guardados incluidas las facturas que componen los cálculos: 46 Obteniendo un Excel con 2 hojas. En la primera de las cuales se encuentra el resumen de la rendición: Y en la segunda hoja, se muestran las facturas que intervienen en los cálculos anteriores:

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48 7. XBRL HAP 2015/2012 Desde la versión 7000 de CGAPW la rendición de cuentas al MINHAP según la orden HAP 2015/2012 existe la posibilidad de generar el fichero XBRL de ejecución trimestral. En esta nueva versión 7300 además se incluye la nueva taxonomía XBRL TRIMLOC 2015 (para la captura de la ejecución trimestral de 2015) que introduce pequeños cambios respecto a TRIMLOC v1. Las especificaciones están disponibles en el siguiente enlace: ES/Areas%20Tematicas/Administracion%20Electronica/OVEELL/noticias/Paginas/TRIMLOC201 5.aspx 48 Las entidades menores de habitantes, para el primer, segundo y tercer trimestre de 2015, sólo tendrán que remitir información relacionada con las actualizaciones de su plan de tesorería y detalle de las operaciones de deuda viva. Dicha información no está incluida en TRIMLOC por lo que deberán aportarla mediante los formularios de la aplicación de captura. La información que contiene el modelo de «Remanente de Tesorería» no cambia en 2015 respecto a 2014 (la única diferencia es la ubicación dentro del modelo del dato de «Cobros realizados pendientes de aplicación definitiva» y de «Pagos realizados pendientes de aplicación definitiva»). En Trimestrales de 2015 se seguirá utilizando el modelo de «Remanente de Tesorería» de Por tanto la taxonomía XBRL TRIMLOC 2015 no cambia, para dicho modelo, en relación a la taxonomía TRIMLOC versión 1 (utilizada en Trimestrales 2014). Ni tampoco cambia en la aplicación de Trimestrales 2015 el modelo para rellenar los datos por pantalla Recordamos que esta información se realiza desde la opción FACILITA que se encuentra en el menú principal de CGAPW, o des de CGAPW Cierre/Apertura: Rendición de Cuentas:

49 49 Al entrar en esta opción, se abre un asistente que permite realizar varias rendiciones: Paso 1 En primer lugar se deberá seleccionar la contabilidad.

50 A continuación se deberá especificar el código del ente según la codificación del MINHAP. Este código se puede consultar en la Oficina Virtual para la coordinación financiera con la Entidades Locales: Se selecciona la opción realizar la conversión de clasificaciones según se desee realizar o no conversión de clasificaciones: Si las clasificaciones presupuestarias utilizadas son estrictamente las especificadas en la orden EHA/3565/2008 por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales, no será necesario realizar la conversión, por el contrario se deberá realizar ya que si no la web del ministerio no admitirá los datos. A excepción del capítulo 5 de gastos que se ha añadido recientemente. 50 Paso 2 En el caso que se haya marcado realizar la conversión de clasificaciones, el segundo paso del asistente es el que permite establecer esta conversión.

51 51 Paso 3 El siguiente paso del asistente, es uno de los pasos que solo aparece si se tiene instalada la licencia del módulo de rendiciones. Es el paso que corresponde a los Ajustes a realizar según la aplicación del sistema europeo de cuentas (SEC).

52 52 En este paso se pueden especificar los ajustes, si alguno de ellos la aplicación automáticamente lo puede calcular, ya aparece el importe propuesto. Pero son ajustes que la entidad podrá modificar o especificar manualmente, ya que muchos no se pueden calcular directamente con los datos existentes en la contabilidad, especialmente por lo que se refiere a los ajustes aplicados a nivel del presupuesto. Los 3 primeros ajustes, los que corresponden al ajuste por recaudación de ingresos, tienen la posibilidad de poder especificar un porcentaje, que una vez especificado, la aplicación automáticamente calculara este porcentaje respecto a las previsiones iniciales de ingreso del presupuesto del respectivo capitulo. Aunque el importe se calcule automáticamente, si la entidad lo desea modificar, se puede especificar un importe manualmente. En los importes que se especifican en los ajustes, es importante el signo del importe (+/-), ya que según sea un signo u otro el ajuste representa un aumento (+) o disminución (-) de la capacidad de financiación. En todos los campos de importe, existe una ayuda con F4 que en el caso que la aplicación pueda calcular automáticamente el importe, lo calcula y lo pone en el respectivo campo.

53 Al final de este documento, se añade un capitulo que incluye una pequeña ayuda para poder determinar que ajustes SEC debe realizar la entidad. Paso 4 Este paso, es el que corresponde a la Regla del gasto, y contiene todos los ajustes a realizar según las especificaciones realizada por el MINHAP. 53 Algunos de los importes ya aparecen automáticamente, algunos son calculados directamente, y otros corresponden a ajustes SEC introducidos en el anterior paso del asistente. Corresponden a los campos sombreados en gris. El importe de la suma de los capítulos del 1 al 7 del ejercicio 2012, aparece automáticamente un importe, sino aparece se puede pulsar F4 y la aplicación lo calcula. Pero para calcularlo toma el importe de las Obligaciones reconocidas del 2012 que haya en la contabilidad del 2012 en el momento de realizar la rendición, según las instrucciones del ministerio, en la regla del gasto se ha de conformar con el importe de la liquidación del 2012, por lo que si la

54 contabilidad del 2012 aún no está finalizada, el importe que se propone automáticamente puede no ser correcto, y será la entidad que deberá realizar la estimación del importe que resultaría de la liquidación del Como en el caso de los ajustes SEC, todos los campos, incluso los sombreados en gris, tienen la ayuda con F4, que si es posible, calcula automáticamente el importe de ese campo. Paso 5 Después del paso de la regla del gasto, se accede a los datos de las plantillas de personal. 54 El ministerio ha separado en sectores la información del personal de la entidad. Cada entidad deberá configurar los sectores en los que pueda tener personal.

55 En el caso de la entidades locales (Ayuntamientos, patronatos..) lo habitual es que tengan datos en dos sectores : Administración general y resto de sectores Policía Local Para cada uno de los sectores, se deberá especificar que aplicaciones presupuestarias determinan las dotaciones presupuestaras del personal de este sector. Para ello, en la parte superior hay una tabla para especificar que orgánicas y programas componen cada uno de los sectores. 55 Como en otras tablas de la aplicación, los campos de Cl.orgánica y Cl.Programa tienen una ayuda con F4. En la parte inferior, para cada uno de los sectores se deberá especificar el número de efectivos separados por los grupos de personal especificados. Estos grupos de personal son los que ha definido el MINHAP en las instrucciones de rendición de esta información.

56 Paso 6 En este paso se pueden marcar que ficheros (XBRL) y que listados se desean generar. 56 Por defecto aparecen todos marcados, si alguno de los ficheros o listados no se desea generar, se desmarcará la opción. Paso 7 El último paso del asistente, permite que se especifique la carpeta de destino donde deseamos guardar los ficheros y listado :

57 57 Los ficheros se generan en la unidad y carpeta especificada. Se genera un fichero XBRL con los datos de ejecución presupuestaria, y PDF para cada uno de los formularios. Los listados que se generan tienen el mismo formato que los publicados por el ministerio y que corresponden a los formularios que tiene la web del MINHAP en la que se debe efectuar la rendición. Para realizar estos listados el módulo toma datos de la contabilidad, y aquellos ajustes entrados en el asistente de rendición.

58 8. Integraciones 8.1. OTRAS CONSIDERACIONES Posibilidad de gestionar su documentación a través de Alfresco (plataforma abierta de gestión de documentos) COMPATIBILIDAD OFFICE Desde la versión 7000 de CGAPW Plus ya es accesible la funcionalidad de Rendición de Cuentas [Rendiciones IGAE] con Office 2010 y Office 2013 (32 y 64 bits) Si precisa de información detallada de los requisitos de activación y/o funcionamiento para activar cualquiera de las nuevas funcionalidades, no dude en solicitar información a nuestro servicio de atención al cliente, preferiblemente a través de la dirección de correo electrónico: contable@absis.es

59 ABS Informática, S.L. C/ Álava, San Engracia, 151 AbsisDeleg: Planta 3. P.3 Planta 7, Ofic. 1 Lleida / Valencia Barcelona Madrid A Coruña / Sevilla Tarragona / Girona T T F F abs@absis.es abscentro@absis.es