PONENCIA: SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL H. CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO

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1 H. CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO MICHOACÁN PONENCIA: SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL H. CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO PRESENTADA POR: Lic. Juan Carlos Villegas Medina Jefe del Departamento de Archivo del H. Congreso del Estado de Michoacán de Ocampo EN LA REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS Los archivos en la sociedad del conocimiento Monterrey, Nuevo León 22, 23 y 24 de septiembre de 2004

2 SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL H. CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO INTRODUCCIÓN: LXIX LEGISLATURA: La integración de la LXIX Legislatura del Estado de Michoacán de Ocampo, tuvo un rasgo distintivo, la composición de una Cámara equilibrada entre las distintas fuerzas políticas que representan la ideología política de los michoacanos, quedando distribuida de la siguiente manera: 17 diputados por el Partido Revolucionario Institucional, 17 por el Partido de la Revolución Democrática, 5 del Partido Acción Nacional y 1 del Partido del Trabajo. Constituido de esta manera el Congreso, uno de los primeros de los principales aspectos que se detectó fue la necesidad de pensar en una nueva organización que posibilitara óptimas condiciones que coadyuvaran a mejorar el quehacer legislativo y administrativo del Congreso. El resultado fue la promulgación de la Ley orgánica y de procedimientos del H. Congreso, publicada en la Sección Cuarta del Periódico Oficial, el jueves 13 de marzo de 2003, abrogando a la Ley orgánica del Congreso de Michoacán de fecha 3 de marzo de El objetivo de dicha Ley queda plasmado en su Artículo 1., en el cual se especifica que la Ley tiene por objeto establecer las bases para la organización, funcionamiento y procedimientos del Poder Legislativo.... El efecto fue una reestructuración total en las funciones sustantivas que se llevaban a cabo en el Congreso, éstas modificaron de la misma manera todas sus dependencias de apoyo técnico y administrativo. En consecuencia, las áreas encargadas de gestionar información documental para el Congreso también fueron modificadas, creándose la figura de la Dirección de Biblioteca, Archivo y Asuntos Editoriales, definiendo como parte integral los servicios de Archivo y Biblioteca (Artículo 75, VI y VII). Se aprueba, también, el Reglamento interno de la Secretaría de Servicios Parlamentarios, Secretaría de la cual depende orgánicamente la Dirección, especificando en sus artículos 2, inciso B), III, X y XI, artículo 13, III, IV y IX, artículo 14, 15 y 16, la creación de

3 los departamentos de Archivo, Biblioteca y Asuntos Editoriales, estableciendo sus funciones y atribuciones. MARCO LEGAL: Otro aspecto fundamental que afecto la gestión de información documental del Congreso, fue la publicación de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo y de Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y de sus Municipios. Estos dos ordenamientos legales obligan a que las instituciones cataloguen, registren, sistematicen y difundan su información con el propósito general de garantizar su acceso. Ante esta situación el Congreso adquirió herramientas informáticas que permitieran responder a los desafíos que en tal sentido presentan estas leyes. Con base en lo anteriormente expuesto, procederemos a presentar algunos de los principales resultados obtenidos, correspondientes a la administración de información del Congreso y que son reflejo del contexto al que se ha hecho referencia. En este sentido describiremos qué bases normativas, organizativas, productos y servicios de información se han aplicado, así como aquellas herramientas informáticas que se utilizan en el área de la Biblioteca (automatización de la biblioteca tradicional, gestión del conocimiento y la página de Internet del Congreso) y del Archivo (proyecto de biblioteca digital, automatización del sistema archivístico y publicaciones electrónicas en disco compacto). BIBLIOTECA LIC. EDUARDO RUIZ La organización técnica de la Biblioteca sigue criterios bibliotecarios mundialmente reconocidos. Sus colecciones se clasifican con el sistema Decimal de Dewey, la catalogación descriptiva se realiza con base en las Reglas de catalogación angloamericanas y para la asignación de temas se utilizan los Encabezamientos de materia, compilados por la maestra Gloria Escamilla. La Biblioteca se automatiza con el programa SIABUC (Sistema Integral para la Automatización de Bibliotecas de la Universidad de Colima), que cuenta con los siguientes módulos: Análisis; Consulta; Préstamo, Adquisiciones, Publicaciones y Estadísticas. Cuenta a la fecha con 8421

4 registros, equivalentes a volúmenes, que se pueden consultar por la red interna y por Internet. GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL Para tratar toda aquella documentación que no cae en el campo bibliotecológico y archivístico, se cuenta con el programa NextPage NTX que es un poderoso programa buscador y gestor de contenidos de información de diversas fuentes que nos auxilia a localizar la información que tiene el Congreso en su Página, se presenta en un formato sencillo a través del servidor Web. Los usuarios acceden a NTX a través de un navegador Web, haciendo búsquedas mediante palabras clave, usando lógica booleana para ampliar o restringir los resultados. Puede crear vínculos con múltiples servidores, pasando las búsquedas de un servidor al otro, y retornando los resultados al usuario original, proceso que permite que se puedan montar servidores NXT en múltiples localizaciones y vincularlos mediante una única red lógica. Cada servidor indexa sus datos locales, pero en el proceso de búsqueda se involucran todos los servidores. Permite incorporar multimedia (video, imágenes, texto y sonido). Se pretende con esta herramienta sentar las bases para lograr la sistematización unificada de lo que se da en llamar la gestión del conocimiento aplicado al H. Congreso. Actualmente contiene más de 1000 documentos (texto completo e imagen básicamente), los cuales incluyen la siguiente información: Constituciones Políticas del Estado de 1825, 1858 y Leyes vigentes estatales Reglamentos estatales y municipales Diario de Debates de la LXIX Legislatura Intervenciones en Sesión Comisiones Grupos parlamentarios Boletines Acuerdos Iniciativas Dictámenes Minutas de decreto aprobadas Informes de Gobierno Información de los municipios Seminarios y foros

5 Síntesis informativa Diario Oficial de la Federación Periódico Oficial del Estado Este proyecto fue llamado Sistema de Información Inteligente del H. Congreso de Michoacán. BIBLIOTECA DIGITAL: La Biblioteca Digital que se piensa realizar para el Congreso se concibe como una colección clasificada y catalogada dividida en secciones que permita almacenar en formato digital aquellos recursos documentales propios y relevantes que genera o ha generado el Congreso al tiempo que permita su búsqueda y recuperación. Se están analizando dos herramientas informáticas basados ambas en software libre a fin de decidir en cual de ellas se construirá la Biblioteca Digital del Congreso. Phronesis Una de ellas se llama Phronesis, desarrollado por ITESM, con el apoyo de CONACYT, es su objetivo principal el de permitir la creación de bibliotecas digitales distribuidas en Internet. Permite almacenar documentos en cualquier formato, y puede realizar búsquedas dentro del texto completo de los documentos cuyo formato permita la extracción del texto así como en los metadatos de todos los documentos. Greenstone Software desarrollado para la presentación y construcción de colecciones que permite indexar y hacer búsquedas en texto completo, este sistema también permite navegar a través de metadatos asignados a los documentos digitales. La catalogación de colección de la Biblioteca Digital se realizará utilizando los metadatos Dublin Core. Las secciones que integrarán la colección de la Biblioteca, son las siguientes: Acuerdos

6 Diario de Debates Decretos Dictámenes Iniciativas Minutas Historia legislativa vigente Historia legislativa (Recopilación de leyes, decretos, reglamentos y circulares expedidas en el Estado de Michoacán desde 1824 a la fecha). Legislación vigente Reglamentos Reglamentos de leyes Reglamentos Estatales Reglamentos Interiores Reglamentos Municipales Periódico Oficial del Estado (texto completo desde el 3 de marzo del 2003 a la fecha). PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS EN DISCO COMPACTO Lexmich El Congreso publicó el primer disco compacto en el Estado llamado Lexmich editado en 1994, mismo que contiene la legislación de Estado vigente en aquel entonces. CompilaMich e Historia Legislativa y Parlamentaria del Estado de Michoacán También se ha publicado conjuntamente con la Suprema Corte de Justicia de la Nación dos discos: el CompilaMich publicado en 1997 el cual incluye legislación vigente también; y la Historia Legislativa y Parlamentaria del Estado de Michoacán mismo que incluye en texto completo todas las leyes vigentes, registrando todos los cambios que han sufrido los ordenamientos legales existentes en el Estado. Se puede consultar por texto completo o por artículos, además se pueden hacer búsquedas por palabra o combinación de las mismas. Se incluyen 73 leyes las cuales se pueden copiar o imprimir. Su próxima actualización se realizará en el mes de noviembre. Memoria Digital de la LXIX Legislatura

7 El mes de agosto el Congreso aprobó la realización de este disco cuyo objetivo principal es el de reflejar el quehacer realizado por dicha Legislatura durante su gestión. El contenido del disco incluirá la siguiente información: datos biográficos de los legisladores; Comisiones y Comités; Diario de Debates; el cual se arreglará por años, meses, días y sesiones, y además contará con un índice que permita acceder a través de hipervínculos, a iniciativas, intervenciones de diputados, decretos, dictámenes, sesiones y ordenes del día. Se incluirá también las leyes y reglamentos vigentes y por separado las leyes que la LXIX Legislatura ha aprobado durante su administración. El acceso a la información se hará por texto completo o bien por búsquedas a través de palabras o combinación de las mismas. Para la edición de discos compactos el Congreso ha adquirido un programa muy completo llamado Folio Views. SISTEMA ARCHIVÍSTICO DEL H. CONGRESO: El pasado 31 de agosto del año en curso el Congreso presentó el programa Albalá el cual ha sido adquirido para gestionar integralmente su sistema archivístico (el que se constituye por 40 archivos de diputados, 112 de trámite, el de Concentración y el Histórico). La aplicación de dicho software posibilitará administrar de manera ágil y versátil los documentos y expedientes que se producen en sus archivos. El objetivo fundamental que se persigue con la puesta en práctica de este proyecto es lograr la organización y descripción de los fondos archivísticos existentes en el Congreso con el propósito de almacenar la información en soporte electrónico, además del papel tradicional, de cara a obtener unas mejores condiciones de conservación de documentación importante y de ofrecer un servicio de difusión, por medio de Internet, de la información que se decida de libre acceso al conjunto de los ciudadanos. De manera general esta herramienta permitirá: organizar y describir los fondos documentales existentes en los archivos del Congreso; homogeneizar la descripción de estos fondos a través de cuadros de clasificación uniformes dado el carácter semejante de la documentación a describir; integrar diferentes archivos y depósitos en un único sistema de información; facilitar la difusión de contenidos y dar acceso a una consulta integrada de los fondos a través de tecnología Web, vía Internet; asegurar un mayor control de la seguridad, la integridad y la conservación de los documentos originales, almacenando en soporte

8 electrónico la parte de las piezas documentales que interesen y dotar al personal a cargo de los archivos de la formación necesaria para la correcta utilización de la herramienta informática. En resumen, se pretende contar con una herramienta informática que de manera general permita adecuarse a todas las necesidades de gestión que se nos presentan en nuestro sistema archivístico, que a la vez se base en normas internacionalmente reconocidas que garantice su permanencia, y que a la vez nos permita el control, descripción, conservación y disponibilidad de los recursos documentales (en todos sus soportes papel, imagen y texto electrónico) existentes en los archivos del H. Congreso, así como el de su consulta tanto interna (Intranet, red local) como externa (Internet). MÓDULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA ALBALÁ: DESCRIPCIÓN: Con base en la ISAD (Norma Internacional para la Descripción Archivística) y la ISAAR (Norma Internacional Sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias) CONSULTA: (búsqueda jerárquica a través de cuadro de clasificación; Por texto libre en cualquier nivel y campo ISAD; por texto libre ajustada a campos ISAD; consulta a partir de autoridades; consulta al cuadro de organización de los fondos. GESTIÓN DOCUMENTAL: Control del ciclo vital de los documentos; transferencia o eliminación, junto con las piezas documentales, de las descripciones; implantación en todo el sistema de archivos, desde archivos administrativos hasta archivos históricos GESTIÓN DE USUARIOS: Acceso al documento de forma rápida, cómoda y eficaz; control de seguridad, integridad y conservación de los documentos originales; racionalización de los recursos del archivo para ofrecer un mejor servicio; ayuda para la programación y evaluación del servicio; control y registro de los usuarios (externos o de la propia organización) y de las consultas y préstamos que realizan; impresos de control y administrativos; certificados e informes; y estadísticas. MULTIMEDIA: Integración de cualquier objeto multimedia con las descripciones archivísticas; asociación a las descripciones archivísticas objetos multimedia (por grupos o individualmente); gestión completa, captura, almacenamiento, búsqueda y extracción; incorporación de

9 objetos multimedia desde, un periférico conectado (escáner, cámara, etc.), un fichero ya almacenado en algún dispositivo, o una aplicación externa. Web: Acceso del usuario externo para consulta en modo OPAC. CONFIGURACIÓN: Información descriptiva de archivos del sistema; personalización del cuadro de organización de los fondos del archivo; definición de perfiles de acceso; mantenimiento de valores de tablas auxiliares; configuración de la visualización y de las pantallas ISAD para descripciones, consultas, Web; configuración de salidas impresas; herramientas de administración de la aplicación. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL CONGRESO: El Congreso adopta para la organización de sus archivos principios fundamentales de procedencia y respeto al orden original. Y para la descripción de los mismos emplea las normas ISAD y la ISAAR Archivo Histórico Se encuentran descritos 17,600 expedientes los cuales originalmente se capturaron en el programa MicroISIS. Se arregla cronológicamente por legislaturas y cuenta con las siguientes series documentales: decretos, acuerdos, amparos y varios. Estos expedientes se encuentran ya incorporados al sistema Albalá. Las etapas que siguen para el Archivo Histórico son las de realizar los extractos de cada uno de los documentos que integran los expedientes, digitalizar o microfilmar los expedientes para incorporarlos al módulo multimedia del programa, a fin de que se pueda consultar su imagen y finalmente la transcripción de aquellos documentos cuya tipografía es manuscrita. Archivos administrativos: Archivos de trámite Se cuenta con 152 archivos de trámite, la actividad principal que se está implantando en cada una de las oficinas del Congreso es de la descripción y registro preliminar de todos los documentos y expedientes de las oficinas que inician a través de la opción OfiWeb del programa

10 Albalá al fin de lograr que cada oficina del Congreso registre y ordene los documentos que reciba o genere durante un año calendario en el archivo de trámite, de acuerdo con el artículo 11, fracción II de la Ley de Archivos Archivo de Concentración De acuerdo con la Ley precitada los archivos de oficina tienen los documentos y expedientes sólo un año, teniendo que trasferirlos a los archivos de concentración con la única excepción de aquellos cuyo trámite sigue su curso, por lo cual se esta iniciando la transferencia de los archivos de trámite de las oficinas del Congreso al Archivo de Concentración. Esquema general de clasificación sistema: Clasificación orgánico-funcional Arreglo por legislatura que se constituyen en fondos Dividido por dos subfondos 1 Fondo legislativo Proceso legislativo (decretos, iniciativas, minutas y dictámenes) Estructura orgánica (pleno, comisiones y comités y diputados 2 Fondo administrativo Secretaría de Servicios Parlamentarios Áreas subordinadas y sus funciones Secretaría de Administración y Finanzas Áreas subordinadas y sus funciones Coordinación de Comunicación Social Áreas subordinadas y sus funciones Contraloría Interna Áreas subordinadas y sus funciones Auditoría Superior de Michoacán Áreas subordinadas y sus funciones Coordinación de Atención Ciudadana y Gestoría

11 Áreas subordinadas y sus funciones Se tienen contemplados los siguientes niveles: fondos, subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries y los niveles físicos de caja, expediente y documentos.

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