netbox es un software de Gestión Documental, que almacena todos sus documentos en formato digital, haciendo posible la consulta y gestión de sus

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Domingo Roldán Paz
hace 8 años
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1 netbox es un software de Gestión Documental, que almacena todos sus documentos en formato digital, haciendo posible la consulta y gestión de sus documentos mediante un entorno Web para el acceso a través de su Red Local, Intranet y/o Internet.

consulta y gestión de sus documentos mediante un entorno Web

2 Conceptos sobre Gestión Documental Presentación netbox Índice

3 Resumiendo, podemos definirlo como el software que nos permite - Digitalizar la información (similar a tomar una fotografía). Conversión a fichero digital. - Reconocer valores en el contenido del documento. - Identificar el tipo de documento. - Almacenar la información de forma estructurada. - Indexar la documentación en base a criterios. - Recuperar y buscar la información de forma ágil y flexible. - Explotar los datos introducidos mediante mailings, gráficas de los documentos, ya sean en papel o en formato digital. Qué es un gestor documental?

- Almacenar la información de forma estructurada. - Indexar la documentación en base a criterios.

4 Archivo manual netbox Reducción de costes netbox indexa y clasifica docs/hora (300 DPI B/N) Distintas formas de trabajar

5 Inconvenientes archivo clásico - Superficie útil desaprovechada, suciedad y deterioro - Tiempo de archivado y de recuperación - Falta de confidencialidad - Seguridad física - Dificultad de acceso a la información desde sucursales - Imposibilidad de clasificar la información por multitud de criterios Ventajas Gestor Documental - El conocimiento reside en la organización, no en los individuos - Agiliza y genera flujo en las comunicaciones corporativas - Posibilita la generación de flujos de trabajo (Work Flow) - Seguridad y niveles de protección de datos - Rápido acceso la información por contenidos - Ahorro en recursos humanos y en espacio de almacenamiento En 1 m2 caben 40 carpetas Si 1 doc en B/N a 200 dpi A4 en TIFF = 50kb (*) Coste por 1000 documentos en A4 Comparativa

individuos - Agiliza y genera flujo en las comunicaciones corporativas - Posibilita la generación de flujos de trabajo (Work Flow) - Seguridad y niveles de protección de datos - Rápido acceso la

6 - Departamentos de facturación Tratamiento de la facturación de proveedores - Cooperativas Centralización de las facturas / albaranes con posibilidad de acceso de forma distribuida - Copisterías Reventa de los servicios de digitalización de documentos - Estudios de diseño Almacenamiento de fotografías - Gestorías, notarios, etc - En definitiva, a todos los usuarios con un volumen grande de documentación. A quien beneficia?

servicios de digitalización de documentos - Estudios de diseño Almacenamiento de fotografías - Gestorías,

7 Características: - Amplias posibilidades de validación - Sistema flexible y abierto - Posibilidades de WF adaptables - Facilidad de uso - Rentabilidad inmediata - Explotación de datos mediante gráficas y estadísticas - Control y seguridad de usuarios El objetivo es leer, interpretar, identificar y clasificar un documento cómo lo haría una persona con la ventaja que netbox no duerme, no descansa ni necesita ir al WC. Esquema

estadísticas - Control y seguridad de usuarios El objetivo es leer, interpretar, identificar y clasificar

8 Configurando el sistema Trabajando con netbox Opciones avanzadas Índice netbox

9 Organización y estructuración de la información - Organización de la información de forma jerárquica - Definición de criterios por repositorio - Opciones de duplicación de repositorios - Sistema abierto y flexible Configurando el sistema

Definición de criterios por repositorio - Opciones de

10 Creación de plantillas - Identificación automática de plantillas - Definición de zonas para captura de datos - Control de máscaras por campo (Códigos de barras, campos fecha, numéricos, DNI/NIF, etc ) Configurando el sistema

- Control de máscaras por campo (Códigos de barras,

11 Plantillas automáticas mediante FULL TEXT - Control de palabras clave - Búsqueda y captura automática de valores - Campos especiales Configurando el sistema

12 Permisos de usuario - Control y agrupación de usuarios por grupos / departamentos - Niveles de acceso (Insertar, recuperar, modificar, validar, etc ) - Plantillas de usuarios para duplicación de perfiles - Ágil e intuitivo (Mediante asistente) Configurando el sistema

modificar, validar, etc ) - Plantillas de usuarios para

13 Empezar - Múltiples trabajos simultáneos - Programación de tareas - Integración con máquinas RICOH - Integración con ScannerVision - Click&Run Trabajando con netbox

14 Digitalización - Conversión de los documentos en formato digital - Conversión en múltiples formatos (TIFF, PDF, etc ) - Capacidad de trabajo por lotes de faenas - Trabajos simultáneos 1200 documentos x hora Trabajando con netbox

etc ) - Capacidad de trabajo por lotes de faenas -

15 OCR - SCANVISION - Preprocesos de imagen / campo - Reconocimiento de caracteres especiales (Cursivas, negritas, etc ) - Correcciones de problemas al escanear (Rectificar angulación de imagen, eliminación de rayas y puntos, etc ) Trabajando con netbox

etc ) - Correcciones de problemas al escanear (Rectificar

16 Identificación s Facturas Contratos Presupuestos - Por documento en base a valores (Detección NIF, Valor campo IVA, Nombre de proveedor, etc ) - Por documento en base a configuración de plantillas (Planos, documentos administrativos como multas, etc ) Trabajando con netbox

de proveedor, etc ) - Por documento en base a configuración de

17 Validación automática - Integración con aplicaciones externas - Toma de decisiones en base a otras fuentes - Proceso personalizado por proyecto, abierto y dinámico - Automatismos por trabajo / tarea Trabajando con netbox

- Proceso personalizado por proyecto, abierto y

18 Indexación - Almacenamiento estructurado de la documentación - Posibilidad de búsqueda por todo el contenido del documento - Facilidad y rapidez en la búsqueda Trabajando con netbox

19 Revisión manual - Revisión por Web o en la misma Aplicación - Estados en los documentos (Pendientes, validados, etc ) - Amplias posibilidades de personalización del Flujo de Trabajo de la organización (Envío entre departamentos o personas, ) - Actualización automática de las plantillas OCR Trabajando con netbox

personalización del Flujo de Trabajo de la organización (Envío entre

20 Consultas - Localización de un documento entre 2 millones en menos de 4 segundos. - Búsquedas por múltiples criterios y entre rangos (Fechas, Importes, etc ) - Visualización en formato PDF - Exportaciones de los resultados a Excel Trabajando con netbox

21 Data Entry Archivos PC - Interfaz gráfica ágil e intuitiva para inserción de datos manual - Posibilidad de enviar al repositorio archivos ( s, PowerPoints, Words, Excels, PDFs, etc ) Opciones avanzadas

22 Explotación de datos - Gráficas en base a contenidos (Listados de facturación o venta) - Listados y gráficos de incorporaciones (Útil para revender el producto) - Exportación a Excel y JPG Opciones avanzadas

23 Conectividad - Traspaso de datos entre sucursales - Centralización de la documentación - Integración en webs corporativas Opciones avanzadas

24 Control y registro de incorporaciones - Desagregar incorporaciones completas - Exportación a CD/DVD por lotes de incorporación Opciones avanzadas

25 Conectividad con ERPs - Exportar / Importar documentos a Sistemas externos (ERP s, NAVISION, etc ) mediante ficheros de intercambio de información de texto separado por comas Opciones avanzadas

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