MANUAL DEL CASTAÑERO 6 MANUAL DE GESTIÓN EMPRESARIAL

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1 MANUAL DEL CASTAÑERO 6 MANUAL DE GESTIÓN EMPRESARIAL

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4 Manual del castañero 6 Manual de Gestión Empresarial Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica - ACCA. Ed i t o r: Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica ACCA Edición ejecutiva. Miguel Morán Te x t o s: Rosendo Ortega. Consultor - PCC. Re v i s i ó n t é c n i c a: Equipo Técnico del Programa Conservando Castañales - PCC de ACCA. Pedro Flores. Coordinador PCC. Foto g r a fí a s: Miguel Morán / ACCA. Co r r e c c i ó n d e e s tilo: Miguel Morán. Di se ñ o: Hugo Poémape. Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú N 2010-XXXXX Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica ACCA Jr. Cusco 499, Puerto Maldonado Madre de Dios. Primera edición. Noviembre Im p r e s o en: Gráfica Esbelia Quijano S.R.L. Jr. Recuay 243 Breña Lima - Perú. Todos los derechos reservados. Cualquier reproducción total o parcial podrá realizarse mencionando la fuente original. Esta publicación forma parte de la Serie de Manuales para el Castañero editados por ACCA. La presente publicación pudo ser realizada gracias a los apoyos de la COMISIÓN EUROPEA, dentro del proyecto: Manejo Sostenible de los Bosques Naturales de Castaña, Bertholletia excelsa, en la Amazonia de Madre de Dios, Perú. Este proyecto o programa está financiado por la Unión Europea ; y a la Iniciativa para la Conservaci on de la Amazon ia Andina - ICAA de USAID, dentro del proyecto Fortalecimiento Local para la Conservación de la Biodiversidad y Manejo Sostenible de las Tierras en el Complejo de Conservación Madidi Manu. 4 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

5 AGRADECIMIENTOS La Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica - ACCA desea agradecer a los profesionales y técnicos del Programa Conservando Castañales PCC de ACCA; a la Unión Europea y a la Iniciativa para la Conservación de la Amazonía Andina ICAA de USAID por auspiciar la publicación de este manual, y a todos los socios de la nueva empresa PYME La Novia Perú SAC de los sectores de Mavila, Nuevo Pacarán, Shiringayoc y Río Manuripe por sus esfuerzos en consolidar esta primera experiencia empresarial en el sector castañero de Madre de Dios que han servido para inspirar este manual. Los Editores Manual de Gestión Empresarial 5

6 ÍNDICE Presentación...7 CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA EXITOSA...9 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS PARA GESTIONAR UN NEGOCIO A. Planificación Objetivos de largo plazo y corto plazo La estrategia Estrategias genéricas Las políticas del negocio...14 La administración del cambio e innovación...14 B. Organización...15 Estructura del negocio Etapas de la organización del negocio...16 C. Dirección Motivación y liderazgo Otorgar poder (Empowerment) para participación...18 Comunicación...19 Manejo de conflictos...19 D. Control...20 Proceso de Control...21 Tipos de control de las actividades de un negocio...22 Control de calidad total...23 CONCLUSIONES...25 GLOSARIO DE TÉRMINOS Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

7 PRESENTACIÓN La administración de todo negocio o empresa es una labor compleja, no existe una fórmula para asegurar el éxito. Este manual busca contribuir a llenar un vacío de información aplicada en el sector castañero sobre conceptos, modelos, enfoques e instrumentos prácticos para gestionar una empresa. Por ello partiendo de la premisa que toda empresa tiene como clave del éxito al empresario y lo que funciona en un negocio no necesariamente funciona en otro, nos enfocaremos en las principales capacidades que contribuyen al éxito de ella y en las cuatro funciones básicas de la administración de todo negocio como son: la planificación, la organización, la dirección y el control. Asimismo hemos desarrollado algunos conceptos básicos relacionados a cada una de estas funciones para su mejor entendimiento y aplicación que debe conocer toda persona natural o jurídica que se inicia en la aventura de dirigir su propio negocio. La constitución y puesta en funcionamiento de una empresa con productores forestales no maderables constituye aún más un desafío importante; a través de programas de capacitación y publicaciones como éste manual en el que deseamos promover el aprendizaje y la capacitación del entorno empresarial entre los castañeros de la región y de otros que deseen aventurarse en el mundo empresarial. Los Editores. Manual de Gestión Empresarial 7

8 No existe un camino asegurado para llegar a formar una empresa exitosa. Será el propio empresario el que con olfato y capacitación encuentre el suyo. Foto Miguel Morán/ACCA. 8 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

9 MANUAL DE GESTIÓN EMPRESARIAL CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA EXITOSA Toda empresa tiene como clave del éxito al empresario, y el empresario es la persona que con información, conocimientos, contactos y altos niveles de innovación y creatividad, reúne el dinero, los equipos, las materias primas y el personal adecuado para poner en marcha una empresa para lograr el éxito continuo, prolongado, y que con un alto espíritu emprendedor, es capaz de llevar adelante un sueño sobre la base de un plan previamente establecido. Espíritu emprendedor Capacidad para llevar adelante un sueño Plan de Negocios Empresa exitosa Características de los empresarios exitosos: Las principales características y capacidades fundamentales que contribuyen con el éxito de un empresario son las siguientes: Capacidad para detectar oportunidades. Debe tener la habilidad para detectar oportunidades, es decir, olfato para vi- sualizar un negocio donde los otros solo ven caos, dificultades e incluso amenazas. Para esto debe estar constantemente informado de todos los cambios que se dan en el entorno y listo para actuar. Capacidad para innovar o crear Dentro de un mundo cambiante como el de hoy, debe tener la capacidad de innovar y crear nuevos productos, servicios o procesos para satisfacer de una manera más eficiente las necesidades Manual de Gestión Empresarial 9

10 de sus clientes. Para ello debe estar muy bien informado y utilizar adecuadamente su inteligencia para la innovación. Capacidad para enfrentarse a los cambios del entorno. La vida del empresario esta llena de retos y vicisitudes, pues el entorno empresarial cambia constantemente afectando directa o indirectamente a la organización, por lo tanto, el empresario y la organización deben anticiparse a esos cambios y ser flexibles para adecuarse rápidamente a ese entorno. Algunos factores del entorno que pueden afectar los resultados de la empresa son: el tipo de cambio, las tasas de interés, el índice de inflación, los cambios en los gustos de los clientes, etc. Capacidad para adaptarse a los cambios. Debe ser una persona optimista -que con entusiasmo, esfuerzo, dedicación, El empresario debe meditar siempre antes de tomar alguna decisión. Medir los riesgos, planificar y controlar. Foto: Miguel Morán/ACCA. conocimientos y muchas horas de trabajo- se anticipe al cambio, responda a él y lo explote siendo capaz de convertir una amenaza en una oportunidad. Por ejemplo, durante épocas de baja producción, y por consiguiente bajos ingresos, un empresario optimista verá esta situación como una oportunidad para capacitar e integrar a su personal o hacer mantenimiento a sus maquinas y equipos, es decir siempre estará en búsqueda para sacar provecho de cualquier circunstancia o acontecimiento por más negativo que fuera. Capacidad de dirección Debe ser capaz de liderar el proceso con visión, creación y cambio, es decir no solo debe ser capaz de conducir a un equipo hacia los objetivos planteados, sino también debe ser capaz de inspirar a sus colaboradores para que logren dichos objetivos con entusiasmo y compromiso. Capacidad para tomar riesgos calculados En situaciones con un alto grado de incertidumbre, y que por lo general, no cuenta con toda la información necesaria, un empresario exitoso es el que se preocupa constantemente por reunir información que le permita tomar decisiones con el mayor grado de certidumbre posible. 10 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

11 Capacidad para tomar decisiones El empresario deberá tomar decisiones constantemente a pesar de la falta de información oportuna y fiable, confiando en su intuición pero también en su racionalidad, fruto de su experiencia, su conocimiento y su visión de futuro. TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS PARA GESTIONAR UN NEGOCIO La gestión de todo negocio implica el desarrollo de cuatro funciones básicas: A. Planificación B. Organización C. Dirección D. Control A. Planificación La planificación constituye la primera función de la administración y consiste en determinar los objetivos que el empresario quiere cumplir con respecto a su negocio. En esta etapa se deben especificar los objetivos de la empresa para un período determinado que servirán para orientar todas las acciones hacia dicho objetivo. El hecho de conocer y precisar los objetivos de la empresa es de por sí una ayuda para alcanzar los resultados esperados. Posibilita la programación de tareas en forma ordenada para un propósito definido, lo que se traduce en un mejor aprovechamiento de los recursos y hacer a la empresa más eficiente. Además, al establecer los objetivos se podrá comparar lo realizado con lo programado, determinar las diferencias y sentar las bases para aplicar medidas correctivas en la ejecución y en la planificación futura. Se planea por tres razones: 1. Para establecer una dirección general para el futuro de la organización, como aumentar las utilidades o lograr una mayor participación del mercado. 2. Para identificar y destinar los recursos de la organización al logro de sus objetivos. 3. Para decidir qué tareas deben realizarse para el logro de esos objetivos. Objetivos de largo plazo y corto plazo Los objetivos son de enorme importancia para la administración de una empresa, debido a que dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos generados. Estos objetivos bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tendrán fuerza motivadora en sí y por ellos mismos. Los objetivos determinan un punto o nivel que se espera alcanzar dentro de Manual de Gestión Empresarial 11

12 un plazo. Esto significa que en un período - un año por ejemplo - se fija un objetivo de producción y de venta para una cierta cantidad de productos. Los objetivos por lo común abarcan períodos de mediano y largo plazo, es decir lapsos superiores a un año. Los planes de largo plazo generalmente se refieren a períodos de tres a cinco años, mientras que los planes de corto plazo son menores a un año. Los plazos deben ser distribuidos en el tiempo, de modo que los logros resulten en un paulatino cumplimiento de objetivos parciales en una exacta dimensión del tiempo. Por ejemplo, el plan de ventas para un año, debe ser expresado en términos mensuales, semanales y diarios. Para ello el empresario debe contar con los programas de trabajo que se identifican mejor con la idea del corto plazo. Estos programas se refieren básicamente a la secuencia de actividades de un período relativamente breve. La estrategia La estrategia de un nuevo negocio representa un camino trazado para alcanzar los objetivos fijados previamente por el empresario. Su formulación constituye un acto creativo que se concreta en un patrón o proceso de decisiones que generan un conjunto de acciones dirigidas a lograr los objetivos fijados por la empresa. La estrategia empresarial a considerar para el nuevo negocio consta de los siguientes componentes: El ámbito o campo de actividad: el empresario debe definir la naturaleza y extensión de la actuación productiva que pretende desarrollar el nuevo negocio y su contribución económica y social al entorno. El empresario debe hacerse las siguientes preguntas Qué clase de producto o servicio ofrecemos?, Para qué mercado?, Con qué tecnología? Las capacidades distintivas: el empresario cuenta con medios materiales e inmateriales, activos tangibles e intangibles para llevar a cabo la estrategia del nuevo negocio. Al combinar los recursos, habilidades y La planificación y la estrategia que deben seguir los empresarios serán muy importantes para el éxito de la empresa. El trabajo en equipo es la clave para ello. Foto: Miguel Morán/ACCA. 12 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

13 conocimientos podrá intentar crear una ventaja respecto a los competidores de su ámbito de actuación y así poder diferenciarse. Las ventajas competitivas: el empresario debe identificar las fuentes de ventajas competitivas que podría generar su negocio para enfrentarse de mejor manera a la competencia. Estas se dividen en dos: las que posibilitan alcanzar costos más bajos y las que permiten diferenciarse de los demás competidores. La sinergia: el empresario debe comprender que la empresa tiene la necesidad de estar en permanente alerta para aprovechar todas las oportunidades que se presenten, ya que sus ventajas pueden ser imitadas por los competidores hasta hacerlas desaparecer. Por lo tanto, el empresario debe tratar de invertir constantemente en renovación o formación de recursos de todo tipo, de manera que estén en disposición de generar alternativas competitivas que perduren en el tiempo convirtiendo a la empresa en viable. Estrategias genéricas Son aquellas estrategias que utiliza el empresario para fortalecer su posición competitiva en el mercado donde desarrolla su actividad comercial; son de tres tipos: a. Estrategia basada en los costos: Esta estrategia denominada de liderazgo en costos o costo mínimo, supone alcanzar una ventaja competitiva en un ámbito elegido por medio de la capacidad de la empresa para lograr un costo inferior al de sus competidores con similar calidad en los productos o servicios. El empresario para poder disminuir los costos de producción puede emplear una óptima tecnología e invertir en recursos para lograr productividad técnica, económica y humana. Además, tiene otras formas de lograr disminuir los costos, que están de acuerdo al tipo de actividad que realiza: economías de escala, aprendizaje acumulado con base en la experiencia, técnicas de producción, el diseño del producto, logística del proceso, el grado de utilización de la capacidad instalada y localización ventajosa. b. Estrategia basada en la diferenciación: Esta estrategia denominada de liderazgo en diferenciación, supone alcanzar una ventaja competitiva ofreciendo cualquier atributo definido que el comprador pueda percibir como único o singular y le empuje a adquirir ese producto. La diferenciación puede realizarse en distintas áreas u operaciones del negocio. A continuación se mencionan algunas de ellas donde el empresario puede desarrollar su diferenciación: Grado de diversidad de la gama o familia de productos ofertada. Diseño o fiabilidad del producto o servicio. Imagen de marca lograda en el mercado. Nivel de innovación e introducción de modificaciones en los productos. Manual de Gestión Empresarial 13

14 Flexibilidad de adaptación y rapidez de respuesta al mercado. Servicio brindado al cliente antes y después del momento de la compra. Forma de realizar la distribución hasta el consumidor final. Mediante esta estrategia se pueden lograr márgenes más altos que los normalmente obtenidos por empresas que presentan ofertas poco diferenciadas, siempre que se pueda fijar un precio superior al costo de la diferenciación. c. Estrategia de enfoque o especialización: Esta estrategia de enfoque significa que la empresa decide reducir su ámbito de competencia en el mercado con el objetivo de potenciar mejor sus posibilidades. El negocio se limita a un conjunto de compradores, productos o zonas geográficas. Una vez determinado el ámbito seleccionado, se puede seguir una estrategia basada en una estructura de costos bajos o mediante la diferenciación, lo que permite liderar ese mercado sin alcanzar necesariamente un gran tamaño. Las políticas del negocio Las políticas del negocio se refieren a las fronteras o límites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción. Son las reglas del juego. Las políticas pueden ser explícitas o implícitas. Las políticas explícitas se basan en orientaciones, reglamentos y normas específicas. Las políticas implícitas son reglas obvias que orientan a las personas en caso de conflicto o roces. En una empresa es muy útil contar con políticas generales de actuación y políticas en cada área de operación. Por ejemplo: políticas que se refieren a diversos aspectos de la convivencia dentro de la empresa, estableciendo horarios, derechos, obligaciones y prohibiciones para los trabajadores, etc. La Administración del cambio e innovación. Grandes empresas, negocios pequeños, distritos escolares, gobiernos estatales, municipales y hospitales se están viendo obligados a realizar cambios significativos en su forma de hacer las cosas. Los cambios generados en las empresas y su forma de administrarlas, provienen de fuerzas externas y de fuerzas internas que impulsan el cambio. El empresario debe estar informado siempre de las fuerzas externas como: Introducción de nuevos competidores, nueva tecnología, entorno económico cambiante, entorno social, político y fluctuación de los mercados. También, debe conocer las fuerzas internas que pueden estimular la necesidad del cambio. Estas fuerzas internas tienden a originarse de las operaciones de la empresa o del impacto de los cambios externos. Con respecto a la innovación se dice: innovar o morir. Este es el llamado más fuerte de los empresarios de hoy. En el mundo dinámico de la competencia global, las empresas deben crear nuevos productos y servicios y adoptar tecnologías avanzadas si quieren competir con éxito. 14 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

15 En la empresa, los empresarios y administradores deben estimular la creatividad con el objetivo de desarrollar en los trabajadores habilidades para combinar ideas de manera única para la solución de problemas. Por lo tanto, la innovación es el proceso de tomar esta idea creativa y convertirla en un producto, servicio o método de operación. Es así como una empresa innovadora se caracterizará por su capacidad para canalizar sus impulsos creativos en resultados útiles. B. Organización Una vez definidos los objetivos, la empresa debe organizarse, es decir, se plantea el problema de cómo hacer y qué elementos y condiciones son necesarias para obtener el resultado propuesto y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para conseguir dicho resultado de un modo eficiente. Por lo tanto, organizar significa determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones. Estructura del negocio La estructura del negocio depende de la organización formal de la empresa que son las relaciones de los diferentes cargos en función de la autoridad, responsabilidad y poder. Esta relación esta representada por el organigrama de la empresa, que es un gráfico donde se representan los diversos cargos por rectángulos unidos por líneas, que revisten importancia porque definen las relaciones de autoridad y poder dentro de la empresa. Los niveles altos se colocan en la parte superior del gráfico y viceversa, tal como se aprecia en el siguiente ejemplo de un organigrama sencillo: Para comprender mejor el concepto de organización formal definiremos antes los siguientes conceptos: autoridad, responsabilidad y poder. - Autoridad: es el derecho otorgado a una persona para requerir de otra que cumpla ciertos deberes en una determinada forma y dentro de un cierto plazo. La primera persona se llama superior y la segunda persona subordinado. - La responsabilidad: es la acción de responder o rendir cuenta por la ejecución de una tarea. - Poder: es una especie de autoridad ganada o adquirida sea por la especialización de la función desarrollada o por las características personales de quién la detenta y por designación de una persona de mayor jerarquía administrativa o económica. Manual de Gestión Empresarial 15

16 Con estos conceptos claros, podemos establecer que las líneas que unen los rectángulos del organigrama son de dos clases: las que señalan las relaciones de autoridad entre supervisor y subordinados (autoridad de línea), y las líneas que representan el poder que es la autoridad de tipo asesor, son cargos que no están formalmente nombrados dentro de la empresa y su función es asesorar al empresario en diferentes materias como: contabilidad, personal, asesoría jurídica, costos, etc. Lo que un empresario nunca debe hacer es cruzarse de manos. Debe anticiparse siempre a todo tipo de situaciones. Foto Miguel Morán/ACCA. Etapas de la organización del negocio Para realizar el proceso organizativo se deben seguir los siguientes pasos: a. Determinación de objetivos: supone el planteamiento de objetivos que provienen de la etapa de planificación. Antes de organizar debemos saber para qué hacerlo y qué se espera de ello. b. División del trabajo global en operaciones parciales: el plan de la empresa nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar para cumplir los objetivos. Y esas actividades deben ser descritas con cierto detalle. c. Agrupación de las operaciones parciales de la empresa en unidades administrativas: una vez definidas las actividades y operaciones que integrará cada una, se procede a la agrupación de éstas en unidades de trabajo o centros de operación según diversos criterios que dependen de los objetivos que se haya fijado la empresa. Los criterios más comunes de agrupación son los siguientes: Por Funciones: se agrupan las operaciones de acuerdo a las funciones básicas de la empresa. Por Producto: se agrupan las operaciones en centros de trabajo diferentes por tipos de productos o líneas de productos. Por Territorio: se agrupan las operaciones de acuerdo al área geográfica donde se localiza la unidad de venta. Por Cliente: se agrupan las operaciones de acuerdo al tipo de cliente que tiene la empresa. d. Definición de obligaciones y responsabilidades: se especifica lo que se espera de cada unidad o cargo como aporte al logro de los objetivos en cuanto a deberes y responsabilidades. También se determina el conjunto de características personales, conocimientos, experiencias y habilidades que deben exigirse a las personas que realizarán las tareas. 16 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

17 e. Asignación de personal: los cargos y unidades de trabajo requieren ser dotadas de personal especializado para realizar sus funciones y para ello se contrata al personal idóneo para estos cargos. f. Delegación de autoridad: se hace necesario entregar al personal autoridad para que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones. C. Dirección Dirigir una empresa es la acción de lograr que todos los miembros del grupo humano y el personal se propongan alcanzar los objetivos de acuerdo a los planes y la organización. En una empresa cumplen con la función de dirección todos aquellos que tienen a su cargo un grupo de personas es decir que tienen subordinados. Su actividad es lograr que ese grupo de personas alcance los objetivos que se les ha fijado. Motivación y liderazgo Motivar significa persuadir o inducir, es decir, convencer a otros para que hagan lo que queremos que hagan. Mirado desde el punto de vista del subordinado, nada es más grato que hacer lo que se desea y no lo que le piden, por eso es tan importante que el supervisor logre transmitirle su propia convicción, su propia motivación. Las reuniones interpersonales entre los ejecutivos y los trabajadores de la empresa son un factor importante para la toma de decisiones y dan nuevas perspectivas a través de una comunicación directa. Foto Miguel Morán/ACCA. La motivación se vincula con el comportamiento de las personas y es un elemento vital de la administración. La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo porque desea hacerlo. Por lo tanto, la tarea del empresario es crear condiciones de trabajo que favorezcan el deseo entusiasta. La motivación varía según las personas. Depende de factores tales como la personalidad, las preferencias, deseos, las necesidades, la ambición, la educación, la edad y otras variables particulares de los individuos. Un empresario que no está motivado hacia el progreso y éxito difícilmente podrá motivar a los demás. La motivación surge del deseo intenso y del convencimiento profundo y sincero de lograr un cierto objetivo, superando todos los obstáculos que se pueden interponer. Manual de Gestión Empresarial 17

18 Liderazgo se refiere a la capacidad de influir y apoyar a los demás para que trabajen entusiastamente en favor del cumplimiento de objetivos. Es el factor decisivo que contribuye a que los individuos o grupos identifiquen sus metas y que después los motivará y asistirá en el cumplimiento de los objetivos. El liderazgo exitoso depende más de la conducta, habilidades y acciones apropiadas que de los rasgos personales. Por lo tanto el empresario debe potenciar los siguientes rasgos para poder liderar su empresa y su equipo de trabajo: - Honestidad e integridad - Capacidad cognoscitiva - Carisma - Impulso personal - Flexibilidad y capacidad de adaptación - Afectividad positiva - Creatividad y originalidad - Conocimientos de administración - Seguridad en uno mismo - Deseo de dirigir Otorgar poder (Empowerment) para participación El proceso de otorgar poder implica del empresario ofrecer mayor autonomía a los trabajadores, compartiendo con ellos información relevante y dándoles control sobre los factores que influyen en su desempeño laboral. El empresario puede utilizar el proceso de poder para que los trabajadores se sientan facultados para enfrentar diversas situaciones y capacitados para asumir el control de los problemas que se les presentan. Es importante que los trabajadores se sientan integrados a la empresa a través de este proceso por las siguientes razones: - Ayuda a los trabajadores a obtener el dominio de sus labores. - Permite más control, concediendo a los trabajadores discrecionalidad sobre su desempeño laboral y responsabilidad sobre sus resultados. - Ofrece exitosos modelos a seguir, permitiendo a los trabajadores que observen a compañeros que ya se desempeñan exitosamente en sus labores. - Hace uso del reforzamiento y la persuasión social, ofreciendo elogios, aliento y retroalimentación verbal diseñada para fortalecer la seguridad de los trabajadores en sí mismos. - Brinda apoyo emocional mediante la reducción de la tensión y la angustia gracias a una mejor definición de funciones, ayuda en las tareas y atención honesta. Cuando el empresario concede parte del poder, los trabajadores comienzan a darse cuenta de que son competentes y se les valora, de que sus labores tienen significado e impacto y de que cuentan con oportunidades de usar su talento. Entonces, es más probable que sus esfuerzos rindan el tipo de desempeño que valora la empresa. La participación, es el involucramiento mental y emocional de las personas en situaciones grupales que los estimula a contribuir en favor de las metas del grupo y a compartir la responsabilidad sobre ellas. Los empresarios participati- 18 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

19 vos consultan a sus trabajadores, con ello los hacen intervenir en problemas y decisiones para un efectivo trabajo en equipo. Estos empresarios no son autócratas, pero tampoco empresarios liberales que abandonan sus responsabilidades administrativas. Los empresarios participativos retienen para sí la responsabilidad última sobre la operación del negocio. Comunicación Se puede afirmar que la dirección o supervisión de los subordinados es básicamente un problema de comunicación. Cuando el capataz discute con su cuadrilla la forma en que van a desarrollar el trabajo asignado, él se está comunicando. En general, toda acción que se desarrolla dentro de la empresa implica una comunicación. Es a través de la comunicación, cómo los diferentes miembros de una empresa reciben los objetivos para los cuales trabajarán, las informaciones necesarias para el desempeño de su tarea, la evaluación de las mismas, etc. La finalidad esencial de la dirección consiste en orientar a los subordinados, darles información, inspeccionar su trabajo y los métodos que usan, pedir informaciones y adoptar las acciones necesarias para solucionar los problemas. Desde el punto de vista de la empresa lo que interesa es que a través de la comunicación, la información llegue a una determinada persona y que ésta actúe de acuerdo con lo que en ella se dice. Por lo tanto, se puede afirmar que habrá comunicación cuando el receptor sepa lo que desea la persona que le envía el mensaje. En general siempre que nos comunicamos no sólo cuando estamos dando instrucciones, también estamos persiguiendo un objetivo estamos tratando de que la persona que recibe el mensaje actúe de una manera determinada, sea esta acción física o no. La comunicación efectiva en la empresa significa que cuando nos comunicamos, no sólo debemos preocuparnos de que la persona que recibe el mensaje lo reciba, sino también que acepte y decida actuar de acuerdo con el mensaje. En el proceso de comunicación el individuo receptor puede analizar críticamente el mensaje recibido y transmitir observaciones para mejorar las actividades de la empresa y su papel, por lo tanto debe ser participativo. La comunicación es un proceso continuo que encierra las siguientes etapas: - Preparar el mensaje: el emisor prepara lo que va a decir. - Ubicar al receptor: la persona a quién se le enviará el mensaje. - Ver el medio de comunicación: canal comunicacional, cómo se dirá: conversación, carta, llamado telefónico, etc. - Ver cómo actuó el receptor: el receptor aceptó o rechazó el mensaje. Manejo de conflictos El conflicto en la empresa es toda situación en la que dos o más personas se sienten en oposición. Es un proceso interpersonal que surge de desacuerdos sobre objetivos por alcanzar o los Manual de Gestión Empresarial 19

20 métodos por emplear para cumplir esos objetivos. El conflicto puede ocurrir con un trabajador, entre personas o grupos y entre empresas en competencia y con autoridades externas. Conflicto intrapersonal: El conflicto intrapersonal surge del interior mismo de la persona, como resultado de la adopción de roles contrapuestos. Por ejemplo, Juan puede concebirse a sí mismo como admirador de un equipo responsable de proteger y multiplicar los recursos de éste más que como miembro del personal ejecutivo encargado de reducir los costos de operación. Conflicto interpersonal: Los conflictos interpersonales son un serio problema para muchas personas dado que afectan profundamente las emociones. En ellas se impone la necesidad de proteger la identidad y autoestima contra los daños que los demás podrían provocar en ellas. Cuando la identidad se ve amenazada, ocurren trastornos graves y las relaciones se deterioran. En ocasiones, los temperamentos de dos personas son incompatibles y sus personalidades chocan. En otros casos los conflictos son producto de fallas de comunicación o diferencias de percepción. Conflicto intergrupal: Los conflictos intergrupales se producen debido a que cada grupo se propone debilitar al otro, obtener poder y mejorar su imagen. Generalmente este conflicto se origina en causas como puntos de vista diferentes, lealtades grupales y competencia por recursos. Es importante para el empresario saber las causas que generan conflictos de cualquier tipo con el objetivo de poder manejarlos de manera adecuada para solucionarlos. Las principales causas son: cambio organizacional, choques de personalidad, diferentes sistemas de valores, amenazas al status, percepciones contrastantes y falta de confianza. D. Control Siempre que se unen personas para llevar a cabo una tarea con el fin de alcanzar un objetivo determinado, aparece la necesidad de establecer alguna forma de control de las actividades. Las órdenes pueden ser mal interpretadas, algunas reglas o procedimientos pueden ser violados; es posible que sin darnos cuenta, nos estemos alejando de los objetivos propuestos. Es necesario, entonces, establecer elementos de control para buscar la forma de evitar las desviaciones del plan establecido. La función control consiste en aquellas actividades que se llevan a cabo con el fin de forzar las acciones para que se desarrollen conforme a los planes preestablecidos. Lo más importante de la función control es evitar que sucedan distorsiones o desviaciones de los cambios. Esta es la idea de control preventivo. Es mejor establecer sistemas de control que detecten de inmediato cuando nos estamos desviando del plan. La función control 20 Serie Manuales para el Castañero de la Asociación para la Conservación de la Cuenca Amazónica

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